文件和記錄控制培訓

文件和記錄控制1目的及意義文件和記錄是什么文件和記錄的具體要求疑問解答4123Contents2適用范圍：適用于所有與管理體系有關的文件和記錄控制。目的及意義31-文件一致并有效2-記錄及時并正確有章可依，標準規(guī)范有跡可循，客觀證據(jù)文件和記錄是什么4管理手冊表單/記錄QR作業(yè)標準WI程序文件QP1級2級3級4級按級別分：公司的文件可分為以下4類WI：指技術文件、質量計劃、作業(yè)指導書、工藝文件等按控制分：公司的文件可分為以下2類受控文件非受控文件有受控章無受控章有編號有編號1級-管理手冊是什么

管理手冊來源與構成：ISO9001：2008《質量管理體系———要求》ISO14001：2004《環(huán)境管理體系———要求及使用指南》CNCA-02C-024：2008《機動車輛類強制性認證實施規(guī)則—摩托車產(chǎn)品》《摩托車生產(chǎn)準入管理辦法實施細則》5版

本：B版修訂狀態(tài)：2次文件編號：SK-01日期：2016年06月13日公司的實際情況行業(yè)特點產(chǎn)品類型遵循適用有效原則客戶為什么信任？客戶憑什么下單？客戶長久合作選誰？2級-程序文件是什么程序文件貫穿整個生產(chǎn)前、生產(chǎn)中、生產(chǎn)后全過程6設計/生產(chǎn)運輸銷售經(jīng)銷商采購生產(chǎn)部配套部質管部…我們要做什么？鏡子-查漏補缺！3級-作業(yè)標準是什么

作業(yè)標準來源與構成：7我們如何做？標尺-標準、統(tǒng)一、無差異來源：由程序文件派生的包括：技術文件、質量計劃、工作指引、工藝文件等程序文件要求作業(yè)標準編制SK-02-15設計和開發(fā)控制程序《零件檢驗作業(yè)基準書》質管部SK-02-08人力資源控制程序《崗位說明書》各部門SK-02-17采購及顧客財產(chǎn)控制程序《合格供應商評定標準》配套部SK-02-18生產(chǎn)和服務提供控制程序《技術通知單》、工藝文件和作業(yè)指導書技術開發(fā)部4級-記錄表單是什么來源：由作業(yè)標準派生的各種表單8SK-02-15設計和開發(fā)控制程序SK-02-08人力資源控制程序SK-02-17采購及顧客財產(chǎn)控制程序SK-02-18生產(chǎn)和服務提供控制程序6.1市場調查表（經(jīng)銷商）6．1崗位說明書6．1供應商調查評審一覽表5．1生產(chǎn)線日計劃6.2市場調查表（消費者）6．2培訓需求調查表6．2試裝委托單5．2生產(chǎn)設備臺賬6.3市場調查信息反饋報告6．3年度培訓計劃表6．3合格供應商名錄5．3設備定期檢查計劃6.4產(chǎn)品可行性分析報告6．4培訓申請表6．4質量信息反饋、處理單5．4設備故障報修單6.5新產(chǎn)品設計開發(fā)任務書6．5培訓效果反饋表6．5采購訂單5．5設備維修記錄表6.6新產(chǎn)品開發(fā)建議書6．6供貨協(xié)議5．6點檢表6.7效果圖信息反饋報告6．7合格供應商評定標準5．7銷售訂單6.8評審記錄6．8請購單5．8工作聯(lián)絡單6.9評審報告6．9質量保證協(xié)議5．9生產(chǎn)領料單6.10設計變更單6．10采購入庫/退貨單5．10生產(chǎn)過程一致性檢查表6.11總體設計布局圖6．11技術協(xié)議書5．11來料異常通知單6.12設計計算書6．12供應商考核評定表5．12技術通知單6.13設計技術條件及標準5．13零部件匯總表6.14零部件匯總表…5．14出口訂單評審表我們做了的證據(jù)呢？客戶：看-問-聽文件和記錄是什么9客戶為什么信任？客戶憑什么下單？客戶長久合作選誰？我們要做什么？鏡子-查漏補缺！小結：形成良性循環(huán)我們做了的證據(jù)呢？客戶：看-問-聽我們如何做？標尺-標準、統(tǒng)一、無差異

明確職責1.辦公部負責管理手冊、程序文件的發(fā)放、更改控制和管理，內部審核和管理評審記錄的管理以及對過期記錄的統(tǒng)一銷毀。2.各部門負責本部門文件的編寫、控制和管理及記錄的控制和管理。文件和記錄的具體要求

文件類型、文件編號、正文構成要素、格式字體、審批及受控…編寫發(fā)放發(fā)放對象、發(fā)放/回收登記使用分類與檢索、貯存管理、更改、作廢11

文件類型、文件編號、正文構成要素、格式字體、審批及受控…編寫12辦公部統(tǒng)一負責文件和資料的分類和編號工作。

文件類型、文件編號、正文構成要素、格式字體、審批及受控…編寫13文件類別編號方法備注管理手冊SK-01程序文件SK-02-$$“$$”表示順序號，如：01、02…

作業(yè)標準SK-03-&&##$$由程序文件派生的作業(yè)標準，包括技術文件、質量計劃、工作指引、工藝文件等；“&&”表示部門字母號別；“##”表示車間區(qū)別碼，如01表示一車間；“$$”表示順序號，如：01,02,03…。各種表單SK-04-&&##$$△△□□□

×由作業(yè)標準派生的各種表單，“&&”表示部門字母號別；“##”表示車間區(qū)別碼，“$$”表示記錄文件的類別識別碼，如在配套部記錄文件中09為采購計劃表，10為采購合同，11為送貨計劃；“△△”表示記錄文件形成的年份，“□□”表示當年形成的同類文件的流水順序號，“×”表示相關主文件的基礎上形成補充文件或次生文件順序號，如：某某供貨合同的編號為SK-04-BT021013009,代表的是：森科、記錄文件、二車間配套部、供貨合同、2013年簽訂、第9份，如果在這份合同簽訂后，雙方又在此基礎上簽訂了補充合同，則此補充合同沿用主合同前面的文件編號，另行在“×”項中，第一份補充合同則編號為01，第二份為02，依此類推；還有一類次生文件，編號時與補充合同一并沿用同樣規(guī)則，按形成的時間排序，如《質量保證協(xié)議》，其形成的前提也是針對的某具體供貨合同，屬于與此合同相關的次生文件。外來文件WL-&&&-$$$$1.“&&&”表示順序號，如：001,002,003…；2.“$$$$”表示年號，如：2011,2012,2013…產(chǎn)品企業(yè)標準Q/LGV-$$$$“$$$$”表示順序號，如：0001,0002,0003…產(chǎn)品圖樣ERP零件代碼對應

文件類型、文件編號、正文構成要素、格式字體、審批及受控…編寫14各種文件編號、版次應寫在每頁的右上角********工業(yè)有限公司受控文件E（）（）

文件類型、文件編號、正文構成要素、格式字體、審批及受控…編寫**********工業(yè)有限公司受控文件Y（）（）15發(fā)放發(fā)放對象、發(fā)放/回收登記管理手冊程序文件辦公部發(fā)放產(chǎn)品技術文件技術開發(fā)部發(fā)放記錄：《文件發(fā)放登記表》《文件回收登記表》《文件補發(fā)申請表》《收文登記表》適用于外來文件其它各部門的文件辦公部統(tǒng)一編號后發(fā)放外來文件辦公部發(fā)放16使用分類與檢索、貯存管理、更改、作廢1）字跡清楚、內容完整、數(shù)據(jù)準確，不得有其它與記錄無關的圖文，記錄不能涂改，只能用筆劃改并由更改人簽名確認，防止損壞和丟失。2）注明記錄日期，記錄者簽名，有審批要求的需經(jīng)審批后才生效。辦公部將各職能部門的記錄匯總成《記錄一覽表》，表中標明記錄的編號、標識部門、保存期。各部門辦公部各部門各職能部門按照統(tǒng)一編號和標識原則,將本部門的記錄編目和標識，并按規(guī)定的保存期收集。17使用分類與檢索、貯存管理、更改、作廢1按月整理成冊2貼上封面2.1記錄名稱2.2記錄時間2.3保存期限