某集團(tuán)管理中心工作手冊

頁11檔案管理管控制度編11.1.1為加強對集團(tuán)各類檔案的規(guī)范管理管控，確保檔案保管和使用的安全，提高利用效率，更好地為集團(tuán)經(jīng)營管理管控服務(wù)，為適應(yīng)公司發(fā)展要求，特制定本制度。11.1.2本制度所稱的檔案是指公司成立以來，在建司、經(jīng)營、管理管控工作和活動中形成的，具有備用、備查價值的各類資質(zhì)證照，文書、公文、公函，合同合約、圖紙，影像、實物等不同形式的歷史記錄。11.1.3檔案工作的基本原則：集中統(tǒng)1地管理管控集團(tuán)系統(tǒng)檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于各項工作的利用。11.1.4根據(jù)公司現(xiàn)階段管理管控特點制定本制度，管理管控范圍暫不包括人事檔案、會計檔案和資金類檔案，須由公司相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)制定三類專項檔案的具體管理管控辦法，集團(tuán)管理管控中心具有監(jiān)督和指導(dǎo)的責(zé)任。11.2檔案管理管控機構(gòu)及主要職責(zé)11.2.1管理管控模式：管理管控中心是集團(tuán)系統(tǒng)檔案工作的主要管理管控部門，采取集團(tuán)總部直管模式，即集團(tuán)管理管控中心和下屬子公司人事行政部兼職檔案管理管控人員在檔案管理管控業(yè)務(wù)上管理管控和考核等工作均由集團(tuán)管理管控部直線管理管控。11.2.2管理管控中心管理管控檔案范圍：主要有綜合類檔案和技術(shù)類檔案。綜合類檔案主要包括：行政文書、管理管控監(jiān)察、經(jīng)營管理管控、營銷策劃、相關(guān)計劃管理管控、行政廣告和銷售合同合約、資產(chǎn)、聲像、實物等檔案。技術(shù)類檔案主要包括：各工程相關(guān)項目的開發(fā)報建、招投標(biāo)和預(yù)決算檔案，以及工程管理管控性材料、工程相關(guān)項目合同合約、施工中形成的技術(shù)文件材料和竣工技術(shù)文件等檔案。11.2.3重要檔案基本管理管控要求：預(yù)決算、招投標(biāo)、研發(fā)設(shè)計、工程和品牌宣傳等專業(yè)性很強的部門必須設(shè)置專門的檔案室或檔案柜，并根據(jù)需要可設(shè)專職人員保管，其它部門根據(jù)管理管控需要必須設(shè)固定的兼職檔案管理管控員。11.2.4管理管控中心檔案管理管控主要職責(zé)：貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度，確定集團(tuán)系統(tǒng)全宗編號原則和檔案分類體系。統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作，加強檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。監(jiān)督落實同步歸檔制度，指導(dǎo)各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作。維護(hù)檔案的完整和安全，做好安全防范、修復(fù)和保護(hù)工作。推行集團(tuán)系統(tǒng)檔案管理管控系統(tǒng)信息化建設(shè)。11.3檔案的歸檔、立卷和移交11.3.1檔案歸檔范圍及歸檔時間綜合檔案和部分技術(shù)類檔案歸檔范圍、歸檔時間和歸檔責(zé)任部門見附表1，工程建設(shè)檔案歸檔范圍參照建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（BG/T50328-2001）及各地方規(guī)定。對于公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，向管理管控部移交，集中管理管控，任何個人不得據(jù)為己、拒絕移交。必須嚴(yán)格按照歸檔時間進(jìn)行歸檔。如無正當(dāng)理由延遲歸檔者，扣罰歸檔經(jīng)辦人或部門專兼職資料員100元/天，該部門負(fù)責(zé)人50元/天。連續(xù)延遲時間超過3天者，對相關(guān)人員進(jìn)行失職問責(zé)。11.3.2歸檔要求歸檔專業(yè)技術(shù)要求：歸檔的文件原則上1律為原件，凡有原件的文件，不能以復(fù)印件歸檔。熱敏傳真紙不能直接歸檔，要盡量追加原件，必要時存復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處。歸檔的文件材料應(yīng)對照歸檔范圍完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)收集，工程技術(shù)類檔案應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存，文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件，盡量以相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料1并歸檔保存。聲像類、實物類檔案要清晰完整，符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，并按歸檔要求提供拍攝合適的內(nèi)容、時間、背景、作者等信息。相關(guān)工作要求：如因工作需要不能及時歸檔，應(yīng)主動向管理管控中心備案，并安排專人妥善保存，待使用完畢后立即歸檔。原則上，檔案取得后未存檔之前，部門人員不得先行使用，否則，如因此項原因?qū)е碌臋n案遺失、損壞等，1律對當(dāng)事人和部門負(fù)責(zé)人失職問責(zé)嚴(yán)肅處理。集團(tuán)下屬新成立的子公司，取得公司營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、公司章程和印章印模后3個工作日以內(nèi)，必須即時到管理管控中心歸檔，待新公司人事行政部成立后，如因?qū)嶋H情況確實需要新公司自行保管證照及印章的，在征得集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)書面批示后，集團(tuán)管理管控中心可將相應(yīng)文件的掃描件留存?zhèn)浒?，相關(guān)資料原件可移交新公司人事行政部管理管控。11.3.3檔案立卷立卷原則：綜合檔案按性質(zhì)、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律，當(dāng)年立前1年的卷，并預(yù)立當(dāng)年的卷。技術(shù)檔案立竣工工程卷，在建工程資料要整理成冊。立卷時間：綜合檔案室立卷時間為每年年末或次年年初。技術(shù)檔案在該相關(guān)項目開發(fā)報建工作完成后立即開始立卷，該工程相關(guān)項目完工后45天內(nèi)完成組卷工作。各部門專兼職資料管理管控員應(yīng)注重日常收集和整理，按照歸檔范圍督促部門人員及時歸檔，并做好檔案預(yù)立卷工作。11.3.4檔案移交檔案對外移交要求：按照政府規(guī)定辦理檔案對外移交時，須上報董事會成員審批。凡政府部門批復(fù)的文件及附圖，在政府有關(guān)部門需回收時，檔案中心須留存復(fù)印件備查。本公司內(nèi)部檔案移交流程見附表2。移交要求：管理管控中心接收檔案時，應(yīng)根據(jù)移交目錄，與移交人共同逐頁清點，雙方在移交目錄的每1頁均要簽名確認(rèn)。對重要、機密類的案卷，更需要仔細(xì)核對，經(jīng)查驗無誤方可辦理簽收手續(xù)。全部移交手續(xù)辦理完畢后，移交部門和管理管控中心負(fù)責(zé)人均簽署“同意”意見，檔案移交工作視為完成，移交中的所有記錄均須存檔。對調(diào)出、離職等人員，在辦理調(diào)離手續(xù)前，必須清還檔案。沒有管理管控中心檔案員簽字，人力資源中心門不得辦理調(diào)離手續(xù)。11.3.5電子檔案管理管控歸檔范圍及相關(guān)要求詳見《電子文件歸檔及管理管控辦法》11.3.6檔案的利用1）檔案借閱基本程序僅在管理管控中心檔案員處查閱1般數(shù)據(jù)和信息，辦理普通登記手續(xù)即可，查閱重要密級資料，須按借閱管理管控權(quán)限呈相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，且必須在檔案室當(dāng)場查閱后歸還，不得私自帶出復(fù)印。集團(tuán)本部借閱、各公司之間互調(diào)檔案，以及部門之間檔案資料借閱的具體工作參照工作流程。2）檔案借閱事項規(guī)定借閱檔案必須按時歸還，并及時辦理清戶手續(xù)。逾期無法歸還應(yīng)提前辦理延期使用手續(xù)。無故延遲歸還的，扣罰借用人50元/天，扣罰相關(guān)部門負(fù)責(zé)人30元/天。借閱檔案最長應(yīng)在7個工作日內(nèi)歸還，因故不能按期歸還者，需到管理管控中心辦理續(xù)借登記，累計借閱時間超過20天以上，須上報集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批。如檔案管理管控員發(fā)現(xiàn)資料未按規(guī)定時間上交，可報請公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)下發(fā)《檔案資料催交通知書》（附表6）限期上交。對無故嚴(yán)重超出歸檔時間的行為，公司追究承辦單位責(zé)任，視情節(jié)給予200-2000元的罰款，造成嚴(yán)重后果的，根據(jù)集團(tuán)和公司人力資源相關(guān)管理管控規(guī)定，給予相應(yīng)處分。借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料，保證完整無損，不得拆散、抽換、圈點、劃線、涂改或作其它任何標(biāo)記。嚴(yán)格遵守保密制度，妥善保管所借檔案，做到不丟失、不泄密。涉及管理管控監(jiān)察部門根據(jù)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)指示開展具有查處辦案性質(zhì)的工作，憑集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)書面簽批意見即可至檔案保管部門調(diào)閱相關(guān)檔案，各檔案員即可辦理。試用期員工原則上不允許借閱檔案原件，如確因工作需要借閱的，需其部門負(fù)責(zé)人在檔案借閱記錄上簽字表示同意，并由此負(fù)責(zé)人承擔(dān)后果。節(jié)假日前和工作發(fā)生變動時，必須及時歸還檔案。借閱的檔案，1旦發(fā)生損壞、丟失或失密，應(yīng)立即向管理管控部報備，按公司規(guī)定失職問責(zé)處理。密級檔案材料原則上不借出，如確因工作需要，須經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)同意方可借出，且試用期員工無權(quán)借閱密級檔案。外單位借閱檔案，應(yīng)持蓋有該單位公章的介紹信，寫明借閱合適的內(nèi)容，經(jīng)集團(tuán)董事會領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由相關(guān)部門人員帶領(lǐng)方可借閱。實物檔案1般不外借，聲像檔案只能以復(fù)制件形式提供。檔案資料借閱審批權(quán)限（含原件和復(fù)印件），詳見附表3。集團(tuán)公司絕密類的檔案1律不得復(fù)制。復(fù)印完畢須注明用途，根據(jù)情況加蓋“再復(fù)印無效”印章。檔案密級確定與管理管控公司檔案密級分為絕密、機密和秘密三類，密級事項劃分表見附表4。密級檔案保管要求如下：未經(jīng)具備相應(yīng)管理管控權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄。查閱機密檔案資料，只能在閱覽室內(nèi)查閱。屬于集團(tuán)公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，必須由專人負(fù)責(zé)執(zhí)行。采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司，檔案由各部門負(fù)責(zé)保密。須在設(shè)備完好的保險裝置中保存密級檔案，且檔案室內(nèi)門、柜應(yīng)做到隨開隨鎖。檔案室的檔案材料要定期清查，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)，查明情況嚴(yán)肅處理。不準(zhǔn)在私人交往、通信、網(wǎng)絡(luò)中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴久孛埽粶?zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密。檔案屬下列情況之1者，不與開放利用：涉及公司商業(yè)機密；涉及公司專利或技術(shù)秘密；涉及公司員工個人隱私；檔案形成部門規(guī)定限制使用。檔案統(tǒng)計管理管控中心應(yīng)在每年年終對檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。統(tǒng)計工作必須做到實事求是，如實反映情況，務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，符合客觀實際，不得虛報、瞞報、漏報和偽造。11.4檔案保管和鑒定11.4.1檔案庫房設(shè)置及管理管控規(guī)定集團(tuán)本部、各二級子公司公司均應(yīng)設(shè)置獨立的檔案柜，并保證安全。檔案柜根據(jù)需要設(shè)置專職或兼職管理管控員管理管控，無關(guān)人員1律不得開啟檔案柜。檔案管理管控員離開檔案柜要隨手關(guān)好櫥柜，確保檔案安全。檔案柜應(yīng)按照“十防”進(jìn)行管理管控，即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜，盡可能全面妥善保管好各類檔案，并定期檢查、通風(fēng)。檔案柜嚴(yán)禁存放與檔案無關(guān)的物品，嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)防火災(zāi)。定期對檔案柜進(jìn)行檢查，每半年進(jìn)行1次全面盤查，對設(shè)施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞情況等做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。11.4.2檔案鑒定與銷毀流程檔案1經(jīng)立卷、歸檔，未經(jīng)鑒定小組鑒定，未報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由管理管控部負(fù)責(zé)人組織，管理管控部與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組。不屬于歸檔范圍的文件資料鑒定與銷毀流程和已入庫檔案的鑒定銷毀流程見附表5。檔案鑒定要求經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價值時，應(yīng)繼續(xù)保存至次年再進(jìn)行鑒定。技術(shù)檔案鑒定時，需附工程技術(shù)部門的專業(yè)意見。鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價值，要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見。11.4.3檔案銷毀規(guī)定經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理管控部門負(fù)責(zé)妥善安排，不得作其它用途或當(dāng)作廢紙出售。銷毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核所銷毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人分別在銷毀清冊上簽字。檔案室應(yīng)及時做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請、報告、銷毀清冊等材料應(yīng)立卷歸檔、長久保存。11.4.4檔案保管期限檔案按其價值確定保管期限為永久、長期和短期等，本公司各類檔案具體保管期限見相關(guān)文件管理管控規(guī)定。11.5獎罰11.5.1獎勵：集團(tuán)管理管控中心每半年1次對各單位和部門的檔案管理管控工作進(jìn)行全面檢查，對于在檔案管理管控過程中做出成績和貢獻(xiàn)，或者進(jìn)步非常突出的單位、部門或個人，整理相關(guān)材料上報集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)，給予相應(yīng)表彰和獎勵。11.5.2罰則工作不負(fù)責(zé)任，未認(rèn)真貫徹執(zhí)行集團(tuán)公司管理管控中心工作要求，導(dǎo)致檔案管理管控工作混亂，根據(jù)實地檢查情況，對于檔案管理管控具體工作人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)給予相應(yīng)行政和經(jīng)濟(jì)處分。檔案保管期限內(nèi)，檔案嚴(yán)重缺失，或因管理管控、使用不當(dāng)，造成檔案材料損壞、遺失等；未根據(jù)集團(tuán)統(tǒng)1制度規(guī)定制定本公司管理管控細(xì)則，導(dǎo)致工作流程不清晰，關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作失控等；未按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行歸檔、借閱、移交、銷毀等各項工作流程規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)，檔案管理管控人員擅自外借檔案材料等；未按照集團(tuán)統(tǒng)1全宗編號規(guī)定編排目錄，立卷歸檔不及時，且目錄與合適的內(nèi)容嚴(yán)重不符等；未組織專兼職檔案資料管理管控人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)，導(dǎo)致本公司整體管理管控水平偏低，各項檢查嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)等；專兼職管理管控員態(tài)度不端正，工作責(zé)任心不強，未按要求管理管控本單位或本部門的檔案資料，經(jīng)檢查管理管控混亂等。因管理管控或使用不當(dāng)，違反公司檔案保密規(guī)定，造成檔案（保密）信息外泄；或者未經(jīng)允許，私自將檔案材料抄錄、復(fù)制與轉(zhuǎn)借他人等情況，公司將根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重性給予相應(yīng)處分。11.6附則11.6.1下屬公司及各地區(qū)公司人事行政部參照本制度制定本公司檔案管理管控細(xì)則，交集團(tuán)管理管控中心審定后報本公司總裁、董事長審批執(zhí)行。11.6.2本制度自印發(fā)之日起實行，由管理管控中心負(fù)責(zé)解釋和修訂。11.7附表電子文檔歸檔及管理管控辦法12.1總則12.1.1為加強本公司的電腦文檔和聲像檔案，特制定本辦法。12.1.2本辦法規(guī)定了公司電腦文檔和聲像檔案存儲方式，以達(dá)到充分利用網(wǎng)絡(luò)資源。保護(hù)計算機的目的。12.1.3本公司的聲像檔案是指本公司各部門或個人在社會實踐活動中直接形成的對國家、社會和公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。12.1.4聲像檔案1般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)等文字說明兩部分組成。1.5聲像檔案是本公司全宗的組成部分，必須由檔案主管部門實行集中統(tǒng)1管理管控。12.2電腦文檔的存放管理管控制度12.2.1與工作相關(guān)的文件必須保存在D盤以使用者為姓名的目錄中。12.2.2個人文件必須保存在E盤以使用者為姓名的目錄中。12.2.3不得將任何文件存放在C盤系統(tǒng)目錄中及系統(tǒng)桌面與我的文檔中。12.2.4需要完全共享的文件放在服務(wù)器上個人文件夾中。12.2.5服務(wù)器上對個人和他人沒用的文件放回本地計算機和刪除，以節(jié)省服務(wù)器的空間。12.2.6不得刪除不屬于自己的文件，以免造成不必要的損失。12.2.7需要對個人文件夾進(jìn)行權(quán)限限制的請聯(lián)系網(wǎng)管。12.2.8未按規(guī)定而造成的文件丟失等原因，后果自負(fù)。12.3聲像檔案資料的收集12.3.1收集范圍反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料；各級領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動的聲像資料；本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料。涉及本公司和郵電系統(tǒng)權(quán)益的聲像資料。其它單位形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料。其它具有保存價值的聲像資料。12.3.2收集時間聲像檔案資料應(yīng)在形成后1個月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時歸檔；如有特殊情況可以適當(dāng)延長歸檔時間。檔案部門應(yīng)隨時收集零散的具體保存價值的聲像資料。12.3.3收集要求錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費用不予報銷，以防散失；接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件；聲像資料的合適的內(nèi)容要真實，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。12.3.4聲像檔案資料的征集檔案部門有責(zé)任隨時征集重要聲像資料；在征集的聲像資料中，凡涉及國家和全國郵電部門重大事件的，應(yīng)向郵電部辦公廳檔案處報送目錄。聲像檔案費用的報銷本公司各部或個人凡按本辦法第四條形成聲像檔案的費用，只要將檔案資料按要求向檔案歸檔，經(jīng)檔案室簽字認(rèn)可，財務(wù)部門應(yīng)給予核報費用。12.4聲像檔案的整理12.4.1聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來，便于保管和利用。12.4.2第二條聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé)，檔案部門協(xié)助。12.4.3分類、編號12.4.4照片檔案按年代、問題分類。同屬1類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。底片在全宗內(nèi)編流水號。格式：全宗號-流水號。12.4.5錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問題分類，按合適的內(nèi)容編號。同1合適的內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為1個案卷，編1個案卷號，然后每盤再依次編排序號。6編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號。格式為(檔案形態(tài))檔號/(檔案形態(tài))檔號。12.4.7保管期限：應(yīng)視其合適的內(nèi)容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。12.4.8文字說明的編寫文字說明基本合適的內(nèi)容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。編寫文字說明的要求：準(zhǔn)確揭示檔案材料的合適的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注相關(guān)項目正確齊全；照片的自然張(合適的內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、報像帶按案卷編寫文字說明。1組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說明：文字簡潔、語言通順；時間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。編制格照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號-文字說明-參見號-攝制時間-攝制者。錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標(biāo)注頁。按要求逐項填寫。案卷要求將具有共同主題合適的內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。卷內(nèi)目錄：照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄；錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)備考表，用于說明卷內(nèi)聲像材料的整理、變動情況。編目聲像檔案的著錄依照BG3792.5-85《檔案、著錄規(guī)則》進(jìn)行。12.5聲像檔案的開發(fā)利用1編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。12.5.2建立聲像檔案借閱，利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的機密程度，確定利用范圍。12.5.3具有專利的聲像檔案，外單位利用時，應(yīng)按《中華人民共和國專利法》的有關(guān)規(guī)定辦理。已移交檔案館的，所得專利收益，原則上應(yīng)撥給原移交單位，檔案館收取保管費。12.5.4聲像檔案原版1般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借；外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由檔案室負(fù)責(zé)辦理，并按有關(guān)規(guī)定收費，實行有償服務(wù)。如在借用中造成損壞，則由借用單位負(fù)責(zé)賠償。12.5.5在不影響保密的前提下，各單位可利用聲像檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)在的聲像檔案。聲像檔案的保管聲像檔案入庫前要進(jìn)行檢查，對已被污損的，要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。保管條件底片、膠片庫溫度應(yīng)保持在13-15℃之間，相對濕度應(yīng)保持35%-45%；照片庫溫應(yīng)保持14-24℃，相對濕度應(yīng)保持37.5%-67.5%；錄音、錄像帶庫溫應(yīng)保持18-24℃，相對濕度應(yīng)保持40%-60%。底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場，磁場盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好不用鐵皮柜。對庫存的照片檔案，要兩年檢查1次。歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔單位同意，報經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記造冊。建立健全聲像檔案統(tǒng)計制度，做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項統(tǒng)計工作。附則本辦法自頒布之日起執(zhí)行。本辦法由集團(tuán)公司管理管控中心負(fù)責(zé)解釋。

印章管理管控制度13.1總則13.1.1為規(guī)范集團(tuán)及下屬子公司的印章管理管控，防范經(jīng)營管理管控風(fēng)險，結(jié)合工作實際，特制定本規(guī)定。13.1.2本規(guī)定適用于集團(tuán)及各二級子公司。13.1.3本規(guī)定中的印章是指集團(tuán)及子公司的公章、合同合約章、法人代表名章、董事會章和部門章。財務(wù)印章（財務(wù)專用章、法定代表人印章、發(fā)票專用章及各類結(jié)算專用章等）的管理管控按集團(tuán)財務(wù)部的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。13.1.4印章由集團(tuán)管理管控部（以下簡稱“管理管控部”）、各二級子公司人事行政部門負(fù)責(zé)管理管控，集團(tuán)管理管控部對集團(tuán)及下屬子公司的印章管理管控工作實施統(tǒng)1制度建設(shè)、人員培訓(xùn)、督察考核等常規(guī)管理管控。13.2印章管理管控員13.2.1印章管理管控員是履行印章管理管控職責(zé)的主要責(zé)任人，負(fù)責(zé)印章的日常管理管控和使用。財務(wù)人員不得兼任印章管理管控員。13.2.2印章管理管控員實行“AB角”制度，即在印章管理管控員因出差或其他原因離開崗位較長時間時，由備選人員擔(dān)任臨時印章管理管控員，行使印章管理管控員的職責(zé)。13.2.3印章管理管控員平時應(yīng)對臨時印章管理管控員做好印章管理管控制度和操作流程的培訓(xùn)。印章管理管控員對臨時印章管理管控員的印章管理管控及使用承擔(dān)連帶責(zé)任。13.2.4印章管理管控員及臨時印章管理管控員由各公司選報，各公司行政、人力資源部門填寫《印章管理管控員選報審批表》（附表1）后逐級上報，由集團(tuán)董事長批準(zhǔn)。子公司不得自行任命或撤換印章管理管控員。13.2.5印章管理管控員及臨時印章管理管控員須在《印章管理管控員選報審批表》上與集團(tuán)簽訂責(zé)任狀以明確其職責(zé)，印章管理管控員上崗前應(yīng)學(xué)習(xí)本辦法及其他相關(guān)規(guī)章制度，接受管理管控部開展的崗前培訓(xùn)。13.2.6印章管理管控員辦理離職手續(xù)時，應(yīng)向公司行政、人力資源部門做出書面承諾，對其在擔(dān)任印章管理管控員期間未記錄于《印章使用登記簿》的用印，愿意承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任。離任和接任的印章管理管控員應(yīng)在《印章使用登記簿》封面上簽名交接，并注明交接日期。13.3印章的刻制和繳銷13.3.1嚴(yán)格按照《印章刻制、繳銷申請表》（附表二）的要求，寫明印章刻制的原因、使用范圍、樣式、尺寸等合適的內(nèi)容后逐級報批。13.3.2管理管控部將經(jīng)逐級審批的《印章刻制、繳銷申請表》報集團(tuán)董事長批準(zhǔn)。13.3.3經(jīng)董事長批準(zhǔn)的印章刻制、繳銷，由管理管控部負(fù)責(zé)辦理，并填寫《印章管理管控檔案表》（附表三）報管理管控部備案。13.3.4各公司人事行政部門向集團(tuán)管理管控部申領(lǐng)有集團(tuán)標(biāo)記的《印章使用登記簿》（另發(fā)），印章可啟用?！队≌率褂玫怯洸尽酚杉瘓F(tuán)統(tǒng)1制作下發(fā)，不得使用其他文本代替，其領(lǐng)用實行“以舊換新”原則，使用完畢的《印章使用登記簿》應(yīng)上交管理管控部保管。13.3.5印章刻制過程中如有以下情況的，集團(tuán)將嚴(yán)格追究其經(jīng)濟(jì)、行政和法律責(zé)任：未按照國家及公安部法律法規(guī)規(guī)定的程序刻制印章的；未經(jīng)批準(zhǔn)擅自刻制印章的；偽造印章的。13.3.6因機構(gòu)撤銷、合并、更名，或由于印章樣式改變，印章久用致使字跡不清等原因停用印章時，應(yīng)辦理繳銷手續(xù)，其程序為：各公司人事行政部門及時填寫《印章刻制、繳銷申請表》并逐級報批；集團(tuán)管理管控中心將經(jīng)逐級審批的《印章刻制、繳銷申請表》報集團(tuán)董事長核準(zhǔn)；13.3.7印章繳回管理管控部封存或銷毀，印章應(yīng)由兩人以上共同銷毀。任何公司和個人都不得私自保留廢棄印章。13.4印章的保存和管理管控13.4.1公章、合同合約章、部門章、法人章、董事會章由印章管理管控員統(tǒng)1保管。13.4.2印章的用印批準(zhǔn)人和印章保管人不得為同1人。公章、合同合約章與財務(wù)印章的保管人不得為同1人。13.4.3印章管理管控員應(yīng)注意印章的日常保養(yǎng)及清潔，延長印章的使用壽命，保持印跡清晰。13.4.4印章管理管控員對印章必須妥善保管，不準(zhǔn)隨便將印章放在桌子上，離開或不用時必須將印章收存鎖好，有條件的應(yīng)存放于保險柜中，以防丟失，若丟失應(yīng)立即向管理管控部報告。13.5印章的使用13.5.1用印必須登記，除《印章使用登記簿》之外，根據(jù)用印文件的不同情況，可分別使用《印章使用申請單》（附表四）、《合同合約會簽審批單》、《發(fā)文稿紙》等作為用印依據(jù)，經(jīng)批準(zhǔn)的用印，申請人用印時應(yīng)在《印章使用登記簿》上登記備案，但批準(zhǔn)人不需在《印章使用登記簿》上簽字。13.5.2合同合約用印與其他類別用印應(yīng)分別登記，同1公司可登記在1本《印章使用登記簿》上，根據(jù)工作實際需要以標(biāo)簽注明合同合約類、發(fā)文類、其它類等不同類別。13.5.3印章管理管控員必須親自用印，用印前應(yīng)當(dāng)按照批準(zhǔn)人的審批意見，審查用印文件的審批流程、文件合適的內(nèi)容、格式等，確認(rèn)無誤后方可用印。用印時要求圖章清晰、端正，位置適當(dāng)（1般應(yīng)蓋在文件的落款與日期之間，騎年壓月處），對兩頁以上的文件原則上應(yīng)加蓋騎縫章。13.5.4印章原則上不得外借，如有特殊情況確需借用，須由借章人員填寫《印章外借申請表》（附表五），經(jīng)管理管控部報集團(tuán)董事長核準(zhǔn)。13.5.51般情況下印章管理管控員應(yīng)作為監(jiān)管人與借章人員1并辦理印章外借期間的用印事項，由于特殊情況印章管理管控員不能作為監(jiān)管人時，則由公司委派1名人員作為監(jiān)管人，印章由監(jiān)管人保管，用印時監(jiān)管人與借章人員應(yīng)同時在場，對印章的使用合適的內(nèi)容予以審核。借章人員與監(jiān)管人對印章外借期間的用印風(fēng)險承擔(dān)1切責(zé)任。13.5.6印章外借使用完畢后，應(yīng)及時辦理歸還手續(xù)。印章管理管控員須督促借章人員按時歸還外借的印章。13.5.7印章管理管控員對下列用印申請，應(yīng)當(dāng)拒絕或暫緩辦理：未經(jīng)批準(zhǔn)人簽字核準(zhǔn)的；批準(zhǔn)人越權(quán)審批的；超出規(guī)定的使用范圍的；規(guī)章制度未作出規(guī)定的。對于上述情況的用印申請，印章管理管控員應(yīng)立即向管理管控中心報告。13.6使用范圍及審批權(quán)限13.6.1紅頭文件用印按照集團(tuán)《文件編號及格式規(guī)范》的規(guī)定履行報批手續(xù)，以經(jīng)公司董事長簽發(fā)的發(fā)文稿紙作為用印依據(jù)。13.6.2合同合約用印按照集團(tuán)《合同合約管理管控辦法制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，以《合同合約會簽審批單》作為用印依據(jù)。合同合約履行過程中對合同合約權(quán)利義務(wù)產(chǎn)生影響的文件用印，審批程序與合同合約用印1致。13.6.3訴訟、仲裁、行政處罰等法律文書、行政文書用印，經(jīng)法務(wù)部、法律顧問審核后，由集團(tuán)副總裁核準(zhǔn)。13.6.4辦理企業(yè)設(shè)立、變更、注銷登記等工商事務(wù)用印，按照集團(tuán)《工商事務(wù)辦理規(guī)定》的要求履行報批手續(xù)，以集團(tuán)董事長簽發(fā)的《企業(yè)內(nèi)部工作底稿》及簽署的工商登記材料作為用印依據(jù)。13.6.5向政府有關(guān)部門報送的文件用印，由各部門分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)。但對于具備下列條件之1的文件由集團(tuán)董事長核準(zhǔn)：涉及對外承諾的；可能導(dǎo)致集團(tuán)、子公司承擔(dān)經(jīng)濟(jì)、法律責(zé)任的；對相關(guān)項目運營帶來較大影響的；子公司總經(jīng)理無法承擔(dān)由此帶來的后果的。13.6.6對外出具的具有擔(dān)保性質(zhì)的文件用印，經(jīng)法律顧問審核后逐級報批，報集團(tuán)董事長核準(zhǔn)。13.6.7辦理銀行開、銷戶、變更手續(xù)需用印的，按照集團(tuán)《財務(wù)管理管控制度（試行）》中關(guān)于銀行存款管理管控的相關(guān)規(guī)定履行報批手續(xù)，以集團(tuán)董事長批準(zhǔn)的《單位銀行賬戶開/銷戶/變更申請表》作為用印依據(jù)。13.6.8對外出具財務(wù)報表（包括對外提供有關(guān)資料）需用印的，逐級報批至集團(tuán)財務(wù)負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)。13.6.9工程招投標(biāo)、工程結(jié)算審價等文件用印，按照集團(tuán)《工程招投標(biāo)、采購管理管控辦法》及《成本控制管理管控制度》規(guī)定的審批程序履行報批手續(xù)，由總裁、董事長核準(zhǔn)。其他工程建設(shè)相關(guān)文件、表單、工程資料的用印，按照集團(tuán)工程管理管控相關(guān)制度的規(guī)定履行報批手續(xù)，由總裁、董事長核準(zhǔn)。13.6.10辦理人力資源工作（包括錄用、退工、養(yǎng)老金、公積金申報等）需用印的，由人力資源部經(jīng)辦，由分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)。涉及用印批準(zhǔn)人自身的人力資源相關(guān)事務(wù)用印須報上1級主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)，不得自行批準(zhǔn)用印。涉及董事會任免的人員由董事會核準(zhǔn)，涉及集團(tuán)統(tǒng)1任免人員由集團(tuán)董事長核準(zhǔn)。13.6.11外出聯(lián)系工作需開具公司證明、介紹信的用印，履行審批手續(xù)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，由管理管控部核準(zhǔn)。13.6.12員工辦理公派或因私出國（境）手續(xù)用印，履行審批手續(xù)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，由管理管控部核準(zhǔn)。13.6.13員工因私開具有關(guān)證明用印，履行審批手續(xù)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，證明所涉及合適的內(nèi)容之專業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，由管理管控部核準(zhǔn)。涉及用印批準(zhǔn)人需因私開具有關(guān)證明的應(yīng)報上1級主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)，不得自行批準(zhǔn)用印。不得開具與事實不符的證明。13.6.14車輛辦理檢車、保險等相關(guān)手續(xù)的用印，由管理管控部分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)。13.6.15不得在空白紙張、證明、表格上用印，不得在合適的內(nèi)容殘缺可能引發(fā)事端的文件上用印。不得開具空白證明或介紹信。13.6.16董事會章僅限處理股東會、董事會事務(wù)使用，由集團(tuán)董事長核準(zhǔn)用印。13.6.17部門章嚴(yán)格限于在集團(tuán)內(nèi)部的工作聯(lián)系或?qū)ν廪k理1般事務(wù)性工作，絕對不可用于對外簽訂具有經(jīng)濟(jì)合適的內(nèi)容的任何形式的委托書、意向書、合同合約或其他任何具有行政效力、法律后果的文件。13.6.18日常工作中應(yīng)盡量減少印章的使用頻率，可以簽名確認(rèn)的文件應(yīng)避免使用印章。13.7檔案管理管控13.7.1集團(tuán)管理管控部及各公司行政部門應(yīng)如實填寫《印章管理管控檔案表》，記錄本單位各類印章的刻制、使用、繳銷等情況，并及時報集團(tuán)管理管控部備案。13.7.2管理管控部應(yīng)建立集團(tuán)及各公司印章管理管控員管理管控檔案，記載印章管理管控員選報、獎懲、離任等信息。13.7.3印章管理管控員應(yīng)妥善保管《印章使用登記薄》及其他用印依據(jù)（《印章使用申請單》、《合同合約會簽審批單》、《發(fā)文稿紙》等），以備核查。13.7.4印章管理管控員應(yīng)在每月5日前將上個月的《印章使用申請單》、《合同合約會簽審批表》、《發(fā)文稿紙》等其他用印依據(jù)分類裝訂管理管控、備查。13.7.5《印章使用登記簿》的領(lǐng)用實行“以舊換新”原則，使用完畢的《印章使用登記簿》應(yīng)上交管理管控中心統(tǒng)1存檔。13.7.6用印文件按照集團(tuán)《檔案管理管控制度》的要求由相關(guān)部門負(fù)責(zé)存檔，印章管理管控員應(yīng)記錄用印文件的存檔情況，以便查詢。13.8管理管控責(zé)任13.8.1印章管理管控員、用印批準(zhǔn)人必須嚴(yán)格按本規(guī)定操作執(zhí)行，違者將根據(jù)情節(jié)輕重給予扣罰相當(dāng)3個月考核工資或1個月工資以上金額的經(jīng)濟(jì)處罰或記大過以上直至辭退的處分，并承擔(dān)因過失或過錯而造成的全部經(jīng)濟(jì)損失，性質(zhì)特別嚴(yán)重觸犯刑律的，將依法追究法律責(zé)任。印章管理管控員對不符合用印條件仍違規(guī)操作，或明知他人違規(guī)用印而未加以有效制止的，或?qū)τ糜∩暾埲怂峤坏牟牧衔幢M職審查而草率用印的，不論是否造成實際損失均應(yīng)接受上述處分、處罰；造成集團(tuán)或子公司損失的，由印章管理管控員負(fù)責(zé)賠償1切損失。13.8.2各公司至少每半年開展1次印章管理管控自查，并將自查情況報管理管控中心。管理管控中心每年對各單位印章管理管控情況開展1-2次檢查評比，集團(tuán)將對“年度印章管理管控先進(jìn)單位”和“年度印章管理管控先進(jìn)個人”的業(yè)績納入年度考核中。13.8.3各公司印章管理管控工作納入單位以及單位負(fù)責(zé)人的業(yè)績考核體系，印章管理管控工作被評為不合格的，不得參評當(dāng)年度集團(tuán)的任何榮譽獎項，并對責(zé)任人酌情處理。13.9附則13.9.1各二級子公司參照本規(guī)定制定相關(guān)管理管控細(xì)則，報集團(tuán)管理管控部備案，本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行，原印章管理管控相關(guān)規(guī)定同時廢止。13.9.2本規(guī)定由集團(tuán)管理管控中心負(fù)責(zé)解釋。13.10附表文件管理管控制度14.1總則14.1.1為加強對各類文件的統(tǒng)1管理管控，減少文件數(shù)量，提高發(fā)文質(zhì)量和組織管理管控工作的效率，充分發(fā)揮文件在各項工作中的先導(dǎo)作用，結(jié)合集團(tuán)公司的實際情況，制訂本制度。14.1.2本制度所稱“文件”是指集團(tuán)公司的所有文本文件和電子文件，包括：14.1.3外來文件；集團(tuán)公司公文文件；集團(tuán)公司管理管控體系文件；工作記錄。14.1.7本辦法適用于集團(tuán)公司本部內(nèi)部文件和外來文件的擬定、收發(fā)、保管、作廢等工作的管理管控。14.1.8集團(tuán)公司各類文件由管理管控部歸口管理管控，子公司負(fù)責(zé)與其業(yè)務(wù)有關(guān)的文件的管理管控。收文的管理管控14.2.1外來文件包括：14.2.2法規(guī)性文件，包括國家、省、市頒布的相關(guān)法律、條例、通知以及行業(yè)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等。14.2.3行業(yè)主管部門和相關(guān)單位的來函、來文；14.2.4商務(wù)信函、通知。14.2.5集團(tuán)公司各級人員在外出時應(yīng)注意收集與集團(tuán)公司及個人業(yè)務(wù)有關(guān)法規(guī)性文件。獲得外來文件后，當(dāng)事人應(yīng)識別文件的合適的內(nèi)容、性質(zhì)。涉及其它部門、人員業(yè)務(wù)的，應(yīng)主動告知其它部門和個人，并在取回文件后7日內(nèi)將文件原件交集團(tuán)公司管理管控中心，個人可根據(jù)需要保存文件復(fù)印件。據(jù)為己有或逾期不報的，集團(tuán)公司給予口頭警告處分。14.2.6各部門、子公司每月向管理管控中心報送《外來文件登記表》。文件接收人員對上級來文拆封后應(yīng)及時附上《收文處理傳閱單》，并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交管理管控部辦理正常手續(xù)。管理管控部匯總后，以適當(dāng)方式予以公布，以便外來文件在集團(tuán)公司的共享利用。14.2.7集團(tuán)公司管理管控中心應(yīng)指定專人下載法規(guī)性文件，并根據(jù)文件合適的內(nèi)容打印、分發(fā)給集團(tuán)公司高層管理管控人員和有關(guān)部門、子公司負(fù)責(zé)人。集團(tuán)公司各部門、子公司負(fù)責(zé)人應(yīng)在本單位內(nèi)指定專人下載與本單位職責(zé)相關(guān)的法規(guī)性文件，并根據(jù)文件合適的內(nèi)容轉(zhuǎn)交給管理管控部和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。14.2.8文件接收人員在接收行業(yè)主管部門和相關(guān)單位的來函、來文時，應(yīng)注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀的函件可拒絕簽收。簽收后的來函、來文應(yīng)在當(dāng)日內(nèi)交管理管控部，由管理管控部經(jīng)理拆封。管理管控部經(jīng)理根據(jù)文件合適的內(nèi)容，送交集團(tuán)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門、子公司，并在《外來文件登記表》上做好登記。14.2.9文件接收人員在收到各類商務(wù)信函后，根據(jù)信封的合適的內(nèi)容分別采取以下處理方式：注明收件人姓名或職務(wù)的，應(yīng)直接交收件人；注明接收部門的，應(yīng)直接交部門；收件人是集團(tuán)公司的，全部交管理管控中心處理。14.2.10任何人員嚴(yán)禁拆看其他人員的信函。錯投或誤拆的，應(yīng)及時轉(zhuǎn)交收件人。私自拆看他人信函的，收件人可追究當(dāng)事人的民事責(zé)任。14.2.11文件的閱批與分轉(zhuǎn)14.2.12凡正式文件均需由管理管控部經(jīng)理根據(jù)文件合適的內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由行政助理分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，1般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要月即辦。14.2.131般函、電、單據(jù)等，分別由管理管控中心行政助理直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。14.2.14為加速文件運轉(zhuǎn)，行政助理應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天（特殊情況例外）。14.2.15傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露合適的內(nèi)容。14.2.16閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交管理管控部，閱批文件1般不得超過2天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。14.2.17閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附表，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。14.2.18管理管控中心行政助理對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得管理管控中心同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。發(fā)文的管理管控14.3.1公文文件是指以集團(tuán)公司名義發(fā)出的通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報等。文書文件是集團(tuán)公司在經(jīng)營管理管控過程中所形成的具有約束力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)貫徹上級方針、政策，發(fā)布規(guī)章制度，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作、報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具。14.3.2集團(tuán)公司發(fā)文1般由承辦部門擬稿，管理管控中心審核、統(tǒng)1編號，報總裁簽批后發(fā)文。14.3.3發(fā)文的用途（1）集團(tuán)公司內(nèi)部發(fā)文主要用途：1、公布集團(tuán)公司規(guī)章制度；2、轉(zhuǎn)發(fā)主管部門文件；3、公布集團(tuán)公司體制機構(gòu)變動或人事任免事項；4、公布集團(tuán)公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理管控等工作的決定；5、發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；6、其它有關(guān)集團(tuán)公司的重大事項。（二）集團(tuán)公司對外發(fā)文主要用途：1、對行業(yè)主管部門呈報申請、請示報告等；同業(yè)務(wù)關(guān)系單位聯(lián)系有關(guān)工作聯(lián)系事宜。14.3.4發(fā)文程序集團(tuán)公司各部門需要發(fā)文，應(yīng)事先向分管領(lǐng)導(dǎo)提出申請。分管領(lǐng)導(dǎo)同意發(fā)文時，承辦部門根據(jù)實際需要草擬文件初稿，草擬文稿必須從集團(tuán)公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標(biāo)點符號正確、書寫工整。文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附擬稿紙，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期。管理管控中心應(yīng)根據(jù)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)的要求和集團(tuán)公司有關(guān)規(guī)定，對文稿進(jìn)行審核和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、合適的內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿。經(jīng)管理管控中心審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對文稿合適的內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)。需要會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送有關(guān)部門會簽。文稿審核會簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定請集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交管理管控中心經(jīng)理統(tǒng)1編號，印發(fā)。文件發(fā)放時，做好發(fā)放記錄。公文的格式、字體、字號等應(yīng)遵循管理管控部核準(zhǔn)無誤后由總裁簽發(fā)。公文的歸檔、保管、借閱等參見《檔案管理管控辦法》（編號：的有關(guān)規(guī)定。集團(tuán)公司管理管控體系文件集團(tuán)公司管理管控體系文件是指集團(tuán)公司為完善治理結(jié)構(gòu)、規(guī)范內(nèi)部管理管控而頒布、下發(fā)的各類規(guī)章制度、規(guī)程、程序、作業(yè)指導(dǎo)書等制度性文本文件，包括：集團(tuán)公司章程、專業(yè)委員會議事規(guī)則等集團(tuán)公司治理文件；集團(tuán)公司全面管理管控體系文件，包括但不限于管理管控部工作手冊、人力資源管理管控手冊、相關(guān)項目管理管控手冊、財務(wù)管理管控手冊等。集團(tuán)公司其他為規(guī)范各項工作過程或相關(guān)項目開發(fā)流程而起草的規(guī)程、程序、作業(yè)指導(dǎo)書等。集團(tuán)公司管理管控體系文件由集團(tuán)公司管理管控部聯(lián)合各項制度的主控部門溝通起草。根據(jù)實際需要，集團(tuán)公司可以聘請專業(yè)管理管控咨詢集團(tuán)公司協(xié)助建立集團(tuán)公司的管理管控體系文件或某1方面的規(guī)章制度文件。聘請專業(yè)管理管控咨詢集團(tuán)公司時，集團(tuán)公司管理管控部負(fù)責(zé)咨詢期間的溝通、協(xié)調(diào)。管理管控體系文件的評審、會簽起草完成后管理管控體系文件按照體系文件評審會簽表必須進(jìn)行評審、會簽。集團(tuán)公司管理管控部負(fù)責(zé)組織文件的主控部門和相關(guān)部門的人員進(jìn)行文件的討論、修改和會簽，或者提請集團(tuán)公司總裁、董事長進(jìn)行會議討論。文件的主控部門起草公文，集團(tuán)公司人力資源部審核后，呈交總裁、董事長簽發(fā)“頒布令”。管理管控部負(fù)責(zé)將頒布后管理管控體系文件進(jìn)行匯編裝訂成冊，1份交人力資源部，1份存集團(tuán)檔案。工作記錄工作記錄是指在日常經(jīng)營管理管控工作中形成的可驗證、可追溯的各種報告、合適的方案、記錄表單等。與業(yè)務(wù)有關(guān)的報告、合適的方案書等由各部門、子公司負(fù)責(zé)留存，負(fù)責(zé)記錄表單格式的設(shè)計和修改。集團(tuán)公司管理管控部負(fù)責(zé)與管理管控體系文件有關(guān)的記錄表單的統(tǒng)1管理管控，包括編制、印刷和發(fā)放使用，并在體系文件評審中檢查記錄表單的及時性、真確性和有效性。14.4附則14.4.1文件送達(dá)集團(tuán)公司對外送達(dá)文件時，應(yīng)由接收人在《文件送達(dá)簽收單》上簽字。在交接文件時，不能當(dāng)面交接的，應(yīng)電話告知接受人。集團(tuán)公司文本文件可以電子文件形式進(jìn)行下發(fā)、保存，電子文件與文本文件的效力等同。集團(tuán)公司各類文件的立卷、歸檔、保管、借閱、保密、銷毀等執(zhí)行《檔案管理管控辦法》的有關(guān)規(guī)定。合同合約、協(xié)議等特殊文件的管理管控執(zhí)行《經(jīng)濟(jì)合同合約管理管控制度》的有關(guān)規(guī)定。集團(tuán)公司各二級子公司應(yīng)遵照集團(tuán)公司《檔案管理管控制度》的規(guī)定將相關(guān)文件向集團(tuán)公司報送歸檔。14.4.2本制度由管理管控中心負(fù)責(zé)解釋。14.4.3本制度自頒布之日起施行。15經(jīng)濟(jì)合同合約管理管控制度15.1總則15.1.1為了加強集團(tuán)公司、子公司經(jīng)濟(jì)合同合約的管理管控，提高集團(tuán)公司履約意識和履約能力，有效防范法律風(fēng)險，維護(hù)集團(tuán)公司的品牌形象，保障集團(tuán)公司的合法權(quán)益，與供方建立起“互信共贏”的合作伙伴關(guān)系，為構(gòu)建長期穩(wěn)定的“供方資源鏈”奠定基礎(chǔ)，制定本辦法。15.1.2本辦法所稱經(jīng)濟(jì)合同合約，是指集團(tuán)公司、子公司與其他平等民事主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，包括但不限于具有上述合適的內(nèi)容的“合同合約”、“協(xié)議”、“承諾函”、“確認(rèn)函”、“解除合同合約通知”、“招標(biāo)文件”、“中標(biāo)通知書”等，但勞動合同合約除外。15.1.3本辦法適用于以集團(tuán)公司名義和子公司對外簽署的所有經(jīng)濟(jì)合同合約的管理管控，包括與各類供方簽署的采購合同合約、承包合同合約、委托合同合約及其它合同合約。15.1.4術(shù)語本辦法所稱承辦部門，是指按集團(tuán)公司確定的部門職責(zé)分工規(guī)定具體負(fù)責(zé)合同合約的締約談判及合同合約簽訂后具體執(zhí)行（或者監(jiān)督執(zhí)行）合同合約的部門、子公司。本辦法所稱承辦人，是指合同合約承辦部門、子公司中具體負(fù)責(zé)合同合約的締約談判及合同合約簽署后具體執(zhí)行（或者監(jiān)督執(zhí)行）的人。本辦法所稱法律顧問，是指集團(tuán)公司律師或聘請的律師事務(wù)所的派出代表。本辦法所稱內(nèi)部合同合約范本，是指由集團(tuán)公司各職能部門起草并經(jīng)法律顧問審核認(rèn)可后在集團(tuán)公司范圍內(nèi)使用的統(tǒng)1標(biāo)準(zhǔn)合同合約。本辦法所稱壟斷性合同合約，是指集團(tuán)公司與具有壟斷地位的組織簽訂的合同合約，包括但不限于國有土地使用權(quán)出讓合同合約、供用電合同合約、供用水合同合約、供用氣合同合約等。本辦法所稱合同合約審批人，是指依集團(tuán)公司規(guī)定行使合同合約審批權(quán)的人。15.1.5集團(tuán)公司和各二級子公司所有合同合約的簽訂、履行、變更、解除、合同合約爭議的處理、合同合約資料的保管、獎懲等，均應(yīng)遵守本辦法。15.2合同合約分類及訂立流程15.2.1合同合約分類集團(tuán)公司及子公司對外簽署的經(jīng)濟(jì)合同合約分為A、B、C、D、E、F、G七大類，分別采用不同的格式合同合約，集團(tuán)公司提供格式電子文本，以便于各部門及各二級子公司使用。15.2.2A類合同合約1、下列合同合約（包括補充協(xié)議）為A類合同合約：（1）商品房預(yù)售、銷售合同合約；（2）商品房出租合同合約。2、A類合同合約制定流程（1）相關(guān)項目公司根據(jù)不同相關(guān)項目、房屋具體情況與營銷代理機構(gòu)共同擬訂主合同合約及補充協(xié)議范本；（2）法律顧問意見；（3）總裁組織有關(guān)部門及人員（包括法律顧問）進(jìn)行專題研討；（4）董事長審定；（5）各相關(guān)項目（營銷代理機構(gòu)）使用該范本與客戶訂立合同合約。3、A類合同合約經(jīng)在集團(tuán)公司審查備案后各相關(guān)項目可以直接使用，但上述主合同合約及補充協(xié)議發(fā)生變化時，須報集團(tuán)公司重新審查批準(zhǔn)后使用。重新審查批準(zhǔn)程序如下：（1）營銷代理機構(gòu)代表客戶提出主合同合約及補充協(xié)議范本的修改意見或擬訂附表協(xié)議；（2）相關(guān)項目公司提出意見；（3）法律顧問意見；（4）總裁提出意見；（5）董事長審定；（6）各相關(guān)項目（營銷代理機構(gòu)）使用該范本訂立合同合約。4、A類合同合約重新審查批準(zhǔn)的，相關(guān)項目公司應(yīng)將A類合同合約評審意見交有關(guān)部門和人員評審后交集團(tuán)公司管理管控部留存。15.2.3B類合同合約1、下列合同合約為B類經(jīng)濟(jì)合同合約：（1）相關(guān)項目（不限于房地產(chǎn)相關(guān)項目）合作合同合約；（2）土地購置合同合約；（3）土地出讓合同合約；（4）相關(guān)項目拆遷合同合約；（5）拆遷補償安置合同合約；（6）對外投資合同合約；（7）對外擔(dān)保合同合約；（8）銀行貸款合同合約；（9）房屋、車輛等大型固定資產(chǎn)購置合同合約；（10）涉及集團(tuán)公司或的較重要的知識產(chǎn)權(quán)合同合約；（11）其它集團(tuán)公司認(rèn)為可能對公司權(quán)益產(chǎn)生較大影響的合同合約。2、B類經(jīng)濟(jì)合同合約必須經(jīng)過集團(tuán)公司嚴(yán)格的評審。合同合約訂立流程如下：（1）承辦部門、子公司負(fù)責(zé)人擬訂、填制合同合約或修改合同合約另1方擬訂提交的合同合約文本；（4）法律顧問意見；（3）財務(wù)管理管控中心總經(jīng)理意見；（4）分管副總裁意見；（6）董事長或總裁審批。3、B類合同合約需由承辦部門、子公司負(fù)責(zé)流轉(zhuǎn)評審并填制《合同合約/協(xié)議會簽蓋章申請單》。4、B類經(jīng)濟(jì)合同合約涉及集團(tuán)公司重大權(quán)益的，應(yīng)執(zhí)行《公司章程》的有關(guān)規(guī)定。在評審和簽署合同合約時應(yīng)遵照有關(guān)會議決議。15.2.4C類合同合約C類合同合約主要是與建設(shè)施工相關(guān)的設(shè)計、勘察、施工和監(jiān)理合同合約，分為C1、C2、C3、C4四小類。（1）C1類合同合約1、C1類合同合約是標(biāo)的額在50萬元（含50萬元）以上的建設(shè)工程施工合同合約。2、C1類合同合約訂立流程如下：（1）公開或邀請招標(biāo)；（2）相關(guān)項目公司總經(jīng)理洽商、填制合同合約；（3）成本控制部經(jīng)理意見；（4）法律顧問意見；（5）財務(wù)管理管控中心總經(jīng)理意見；（6）分管工程副總裁意見；（7）董事長審批；（8）簽訂合同合約；（9）成本控制部備案。3、C1類合同合約需由相關(guān)項目公司負(fù)責(zé)流轉(zhuǎn)評審并填制《合同合約評審表》。4、C1類合同合約必須采用國家或行業(yè)統(tǒng)1標(biāo)準(zhǔn)合同合約，合同合約的專用條約條款部分由相關(guān)項目公司負(fù)責(zé)擬訂（禁止使用合同合約另1方提供的格式合同合約），其中技術(shù)條約條款應(yīng)征詢規(guī)劃技術(shù)部意見或共同洽商。（二）C2類合同合約1、C2類合同合約是標(biāo)的額在50萬元（不含50萬）以下的建設(shè)工程施工合同合約或勞務(wù)合同合約。2、C2類合同合約訂立流程如下：（1）邀請招標(biāo)或議標(biāo)；（2）相關(guān)項目公司洽商、填制合同合約；（3）相關(guān)項目公司總經(jīng)理批準(zhǔn)；（4）簽訂合同合約；（5）成本控制部備案。3、C2類合同合約可不進(jìn)行評審。4、C2類合同合約應(yīng)盡量采用國家或行業(yè)統(tǒng)1標(biāo)準(zhǔn)合同合約，合同合約的專用條約條款部分由相關(guān)項目公司負(fù)責(zé)擬訂（禁止使用合同合約另1方提供的格式合同合約）。（三）C3類合同合約1、C3類合同合約包括建設(shè)工程規(guī)劃設(shè)計合同合約和建設(shè)工程勘察合同合約。2、C3類合同合約訂立流程如下：（1）邀請招標(biāo)或議標(biāo)；（2）規(guī)劃技術(shù)部經(jīng)理擬訂、填制合同合約或修改合同合約另1方擬訂提交的合同合約文本；（3）相關(guān)項目公司總經(jīng)理意見；（4）法律顧問意見；（5）財務(wù)管理管控中心總經(jīng)理意見；（6）分管工程副總裁意見；（7）總裁審批；（8）簽訂合同合約；（9）成本控制部備案。3、C3類合同合約需由規(guī)劃技術(shù)部負(fù)責(zé)流轉(zhuǎn)評審并填制《合同合約評審表》。（四）C4類合同合約1、C4類合同合約是指建設(shè)工程施工圖設(shè)計合同合約和建設(shè)監(jiān)理合同合約。2、C4類合同合約訂立流程如下：（1）邀請招標(biāo)或議標(biāo)；（2）相關(guān)項目公司洽商、填制合同合約；（3）相關(guān)項目公司總經(jīng)理批準(zhǔn)；（4）簽訂合同合約；（5）成本控制部備案。3、C4類合同合約可不進(jìn)行評審。4、C4類合同合約應(yīng)盡量采用國家或行業(yè)統(tǒng)1標(biāo)準(zhǔn)合同合約，合同合約的專用條約條款部分由相關(guān)項目公司負(fù)責(zé)擬訂，其中技術(shù)條約條款應(yīng)征詢規(guī)劃技術(shù)部意見或共同洽商。15.2.5D類合同合約D類合同合約主要是建設(shè)工程設(shè)備、材料采購合同合約，根據(jù)標(biāo)的額大小，分為D1、D2兩小類。（1）D1類合同合約1、D1類合同合約是標(biāo)的額在10萬元（含10萬）以上的材料設(shè)備采購合同合約。2、D1類合同合約訂立流程如下：（1）公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)；（2）相關(guān)項目公司總經(jīng)理洽商、填制合同合約；（3）成本控制部經(jīng)理意見；（4）法律顧問意見；（5）財務(wù)管理管控中心總經(jīng)理意見；（6）分管工程副總裁意見；（7）總裁審批；（8）簽訂合同合約；（9）成本控制部備案。3、D1類合同合約需由相關(guān)項目公司負(fù)責(zé)流轉(zhuǎn)評審并填制《合同合約評審表》。4、D1類合同合約必須采用國家或行業(yè)統(tǒng)1標(biāo)準(zhǔn)合同合約，合同合約的專用條約條款部分由相關(guān)項目公司負(fù)責(zé)擬訂，其中技術(shù)條約條款應(yīng)征詢規(guī)劃技術(shù)部意見或共同洽商。（二）D2類合同合約1、D2類合同合約是標(biāo)的額在10萬元以下（不含10萬元）的設(shè)備、材料采購合同合約。2、D2類合同合約訂立流程如下：（1）邀請招標(biāo)或議標(biāo)；（2）相關(guān)項目公司洽商、填制合同合約；（3）相關(guān)項目公司總經(jīng)理批準(zhǔn)；（4）簽訂合同合約；（5）成本控制部備案。3、D2類合同合約可不進(jìn)行評審。4、D2類合同合約應(yīng)盡量采用集團(tuán)公司制訂的統(tǒng)1標(biāo)準(zhǔn)合同合約，合同合約的專用條約條款部分由相關(guān)項目公司負(fù)責(zé)擬訂。15.2.6E類合同合約1、E類合同合約是委托、代理和中介服務(wù)類合同合約，包括：（1）可行性研究服務(wù)合同合約；（2）市場調(diào)研服務(wù)合同合約；（3）營銷策劃與銷售代理合同合約；（4）廣告（報紙、雜志、電視、廣播、網(wǎng)絡(luò)、戶外、路牌等）策劃代理、印刷制作、模型制作合同合約；（5）招標(biāo)代理、造價咨詢（標(biāo)底編制）、工程預(yù)（決）算審計合同合約；（6）管理管控咨詢；（7）人才服務(wù)、培訓(xùn)合同合約；（8）法律服務(wù)合同合約；（9）會計、財務(wù)審計合同合約；（10）物業(yè)顧問、物業(yè)管理管控合同合約；（11）其他委托代理和中介服務(wù)類合同合約。2、E類合同合約訂立流程如下：（1）按《供方管理管控手冊》規(guī)定的方式選擇供方；（2）承辦部門、子公司負(fù)責(zé)人意見；（3）法律顧問意見（10萬元以上）；（4）財務(wù)管理管控中心總經(jīng)理意見（10萬元以上）；（5）分管副總裁意見；（6）董事長或總裁審批；（7）簽訂合同合約。3、E類合同合約需由承辦部門、子公司負(fù)責(zé)流轉(zhuǎn)評審并填制《合同合約評審表》。4、財務(wù)管理管控中心總經(jīng)理和法律顧問負(fù)責(zé)10萬元（含10萬）以上合同合約的評審；10萬元（不含10萬）以下的合同合約可不經(jīng)過法律顧問評審，承辦部門、子公司認(rèn)為有必要的，可以送交集團(tuán)公司法律顧問進(jìn)行審查。5、E類合同合約應(yīng)盡量使用集團(tuán)公司的合同合約文本（由承辦部門擬訂，法律顧問審核），盡量避免使用合同合約另1方提供的格式合同合約。15.2.7F類合同合約1、F類合同合約為用量較少的合同合約，包括：（1）1萬元以上的和解、賠償、補償、維修等客戶服務(wù)業(yè)務(wù)訂立合同合約；（2）1萬元以上的計算機系統(tǒng)建立與維護(hù)合同合約；（3）1萬元以上的辦公用品批量采購合同合約；（4）1萬元以上的固定資產(chǎn)購置合同合約；（5）1萬元以上的其它有名或無名合同合約。2、F類合同合約訂立流程如下：（1）承辦部門、子公司負(fù)責(zé)人意見；（2）分管副總裁意見；（3）總裁審批；（4）簽訂合同合約；3、F類合同合約可不進(jìn)行評審。4、承辦部門、子公司認(rèn)為有必要的（特別是客戶服務(wù)業(yè)務(wù)訂立合同合約），可以送交集團(tuán)公司法律顧問進(jìn)行審查；客戶服務(wù)業(yè)務(wù)類合同合約須經(jīng)法律顧問審查。注：F類合同合約在規(guī)定金額以下的業(yè)務(wù)事宜可不訂立合同合約，雙方以口頭或其他形式約定既可，但需口頭向分管副總裁匯報，經(jīng)批準(zhǔn)后實施。15.2.8G類合同合約1、G類合同合約是未涉及金額的合同合約和與有關(guān)產(chǎn)權(quán)單位、個人簽訂的合同合約（如管線施工破路合同合約、伐樹補償合同合約、擾民補償合同合約等）。2、G類合同合約訂立流程如下：（1）承辦部門、子公司負(fù)責(zé)人意見；（2）分管副總裁意見；（3）總裁審批；（4）簽訂合同合約。G類合同合約可不進(jìn)行評審。15.3合同合約簽訂集團(tuán)公司對外簽署的經(jīng)濟(jì)合同合約文本，本辦法規(guī)定應(yīng)由集團(tuán)公司承辦部門、子公司起草的，承辦部門、子公司負(fù)責(zé)人應(yīng)起草或指導(dǎo)、監(jiān)督承辦人起草。除了允許使用合同合約另1方提供的格式合同合約的，嚴(yán)禁照抄照搬另1方提供的格式合同合約。下列合同合約可以使用標(biāo)準(zhǔn)合同合約范本：政府有關(guān)部門要求使用統(tǒng)1標(biāo)準(zhǔn)合同合約的，如建設(shè)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理合同合約、商品房買賣合同合約，應(yīng)按規(guī)定要求使用標(biāo)準(zhǔn)合同合約。集團(tuán)公司在標(biāo)準(zhǔn)合同合約之外采用補充協(xié)議的，由承辦部門、子公司起草補充協(xié)議，并交集團(tuán)公司法律顧問審核。政府有關(guān)部門未要求使用標(biāo)準(zhǔn)合同合約而集團(tuán)公司有內(nèi)部成熟的合同合約范本的，應(yīng)采用集團(tuán)公司制定的統(tǒng)1合同合約范本。集團(tuán)公司管理管控部負(fù)責(zé)集團(tuán)公司所有統(tǒng)1合同合約范本制訂工作，包括各類合同合約的收集、整理、編制和下發(fā)使用，其中工程類（C、D類）規(guī)范合同合約文本由成本合約部負(fù)責(zé)組織編制和控制管理管控。涉及集團(tuán)公司重大權(quán)益的合同合約，包括但不限于房地產(chǎn)相關(guān)項目合作開發(fā)合同合約、房地產(chǎn)相關(guān)項目轉(zhuǎn)讓合同合約、股權(quán)轉(zhuǎn)讓或受讓合同合約、企業(yè)兼并合同合約、商品房買賣合同合約補充協(xié)議等合同合約等，可由承辦部門、子公司提請總裁同意后交法律法律顧問起草。無論合同合約條約條款由誰起草及是否使用合同合約范本或集團(tuán)公司統(tǒng)1合同合約范本，確定合同合約條約條款的基本要求是合適的內(nèi)容合法、完備、公平、執(zhí)行主動、不存在法律風(fēng)險。締約談判前，承辦人應(yīng)先查清對方的主體資格。對于個人，應(yīng)要求其提供證明居民身份證、戶口簿、港澳臺人士回鄉(xiāng)證、外籍人士護(hù)照等反映其身份狀況方面的復(fù)印件材料，并注意與原件相核對，以核實其真實身份。對于單位，應(yīng)要求對方提供經(jīng)年度檢驗合格的營業(yè)執(zhí)照、非企業(yè)單位法人證等證件復(fù)印件，對于實行資質(zhì)管理管控的行業(yè)（如勘察、設(shè)計、建筑安裝工程施工、監(jiān)理等行業(yè)），還應(yīng)要求對方提供年度檢驗合格的資質(zhì)等級證書復(fù)印件，并應(yīng)與其提供的原件相核對（只有復(fù)印件的，由其單位加蓋公章，注明“與原件1致”字樣），以核實其經(jīng)營范圍及締約能力。承辦人對合同合約另1方主體資格有疑問的，可提交相關(guān)材料交由法律顧問進(jìn)行資格審查。必要時向有關(guān)部門調(diào)查。締約談判締約談判前，承辦部門、子公司應(yīng)先行征詢分管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)意見，并提前通知相關(guān)人員參與談判。談判時，由承辦部門、子公司負(fù)責(zé)主談。涉及技術(shù)指標(biāo)的，承辦部門、子公司必須邀請集團(tuán)公司技術(shù)負(fù)責(zé)人或部門參與；屬于重要合同合約的，或者分管領(lǐng)導(dǎo)有指示的，或者認(rèn)為有必要的，應(yīng)邀請集團(tuán)公司法律顧問參與。集團(tuán)公司實行合同合約條約條款先行審查制度：承辦人在確定合同合約條約條款、對方加蓋公章前，應(yīng)將擬采用的合同合約條約條款連同對方當(dāng)事人主體資格證明材料，1并移交本部門、子公司負(fù)責(zé)人審查（重要合同合約提請法律顧問審查），在進(jìn)1步修改合同合約條約條款后再履行其它合同合約評審手續(xù)。承辦人在依上述規(guī)定確定合同合約條約條款后，對于需進(jìn)行流轉(zhuǎn)評審的應(yīng)填寫《合同合約審批表》（格式附后），并備齊合同合約附表，再報有關(guān)人員審批。承辦人簽訂合同合約前，應(yīng)首先甄別合同合約類型。難以甄別的，應(yīng)向集團(tuán)公司咨詢。合同合約審批表的填制承辦人在《合同合約審批表》中，應(yīng)就合同合約簽訂的必要性、合同合約價款是否合理、合同合約合適的內(nèi)容是否完備、公平及其它需要說明的問題提出意見。承辦部門、子公司負(fù)責(zé)人在《合同合約審批表》中，應(yīng)就合同合約價款是否合理、合同合約合適的內(nèi)容是否完備、公平等問題提出意見；對有關(guān)專業(yè)合適的內(nèi)容不是非常熟悉的，可提請相關(guān)專業(yè)部門提出意見，接到請求的相關(guān)專業(yè)部門有義務(wù)就此發(fā)表書面意見。承辦部門、子公司負(fù)責(zé)人同意簽約后轉(zhuǎn)入下1道審批程序，否則退回。成本控制部經(jīng)理在《合同合約審批表》中，主要就合同合約價款提出主導(dǎo)意見，同意簽約后轉(zhuǎn)入下1道審批程序，否則予以退回。法律顧問在《合同合約審批表》中，應(yīng)就合同合約主體是否合格、合同合約條約條款是否合法、完備、公平、是否存在法律風(fēng)險等問題提出意見，同意合同合約條約條款后轉(zhuǎn)入下1道審批環(huán)節(jié)，否則予以退回。財務(wù)管理管控中心總經(jīng)理在《合同合約審批表》中，主要就合同合約付款條件是否合理，合同合約價款是否準(zhǔn)確、稅收條約條款是否合法、票據(jù)是否及時等問題提出意見，同意簽約后轉(zhuǎn)入下1道審批程序，否則予以退回。分管副總裁主要就合同合約簽訂的必要性、合同合約價款是否合理、合同合約合適的內(nèi)容是否完備、公平等問題提出意見，同意簽約后轉(zhuǎn)董事長或總裁審批，否則予以退回。董事長或總裁為合同合約批準(zhǔn)人，其同意簽約后，合同合約審批程序即完成。注：總裁不是法人代表的，應(yīng)有法人代表授權(quán)或報法人代表最終批準(zhǔn)。承辦人不便（如在相關(guān)項目現(xiàn)場上班、出差等）分別提交審批的，可將合同合約及《合同合約審批表》交付給管理管控部，由管理管控部負(fù)責(zé)合同合約評審的內(nèi)部流轉(zhuǎn)，并將評審情況通知承辦人。合同合約已經(jīng)在集團(tuán)公司總裁辦公會上通過（會議）評審的，合同合約可不再進(jìn)行逐級內(nèi)部評審，但須總裁審批。合同合約涉及工程造價和材料價格的，在成本控制部經(jīng)理評審前先交由造價工程師評審。簽字原則上集團(tuán)公司所有對外簽署的經(jīng)濟(jì)合同合約均應(yīng)先由合同合約另1方蓋章、簽字。合同合約批準(zhǔn)人同意簽約后，即在合同合約文本上簽字。如由其他人簽署合同合約的，其必須持有法人代表簽發(fā)、并由集團(tuán)公司蓋章的授權(quán)委托書，否則簽字人無權(quán)簽約。法人代表因特殊情況不能及時書面委托的，可電話委托，但事后應(yīng)補辦授權(quán)委托手續(xù)。合同合約蓋章合同合約經(jīng)簽字批準(zhǔn)后，承辦人應(yīng)負(fù)責(zé)落實合同合約的蓋章手續(xù)。禁止出現(xiàn)只有集團(tuán)公司蓋章而無合同合約簽字人簽字的合同合約。集團(tuán)公司管理管控部印章管理管控人員負(fù)責(zé)蓋章前的合同合約復(fù)核：在蓋章前應(yīng)要求承辦人提交已經(jīng)合同合約審批人批準(zhǔn)簽約的《合同合約審批表》，并注意察看合同合約上本公司簽字人是否與上述規(guī)定相符。如發(fā)現(xiàn)不符，不得在合同合約上加蓋集團(tuán)公司印章。對方當(dāng)事人如果是單位，其合同合約簽字人應(yīng)為其法定代表人（適用于法人單位）或負(fù)責(zé)人（適用于不具備法人資格但有營業(yè)執(zhí)照的單位），該法定代表人或負(fù)責(zé)人原則上應(yīng)與其營業(yè)執(zhí)照或其他主體資格證明文件上載明的1致；如不1致，承辦人應(yīng)要求對方提供法定代表人或負(fù)責(zé)人身份證明書。如對方簽約人非對方法定代表人或負(fù)責(zé)人，承辦人在簽署合同合約前應(yīng)要求對方提供由其法定代表人或負(fù)責(zé)人簽署的授權(quán)委托書原件并留存，否則不能認(rèn)可對方簽字的效力。如根據(jù)法律及合同合約約定，合同合約生效需履行規(guī)定的批準(zhǔn)、登記、公證等手續(xù)的，承辦人應(yīng)在合同合約簽訂后落實本公司的上述手續(xù)，并應(yīng)要求對方履行上述手續(xù)，以促成合同合約的生效。合同合約保管集團(tuán)公司持有的合同合約原件份數(shù)至少應(yīng)為兩份，其中1份由承辦部門、子公司留存，另1份交財務(wù)部。其他副本或復(fù)印件送成本控制部和其他相關(guān)部門留存查用。如合同合約涉及應(yīng)報批準(zhǔn)、登記后生效及合同合約涉及擔(dān)保人等第三人的，還應(yīng)相應(yīng)增加用于報批、登記、提交擔(dān)保人等第三人的合同合約原件份數(shù)。承辦人認(rèn)為有必要的，可以抄錄合同合約部分條約條款或保留合同合約復(fù)印件。成本控制部負(fù)責(zé)所有C、D工程類合同合約的備案管理管控和登記建帳，對合同合約實施動態(tài)管理管控；合同合約編號合同合約編號由集團(tuán)管理管控部負(fù)責(zé)。合同合約分A、B、C、D、E、F、G七類編號。編號規(guī)則為：合同合約分類號+8位數(shù)年月日+4位數(shù)順序號。合同合約終止前，承辦人應(yīng)妥善保管合同合約資料（包括但不限于合同合約、補充協(xié)議、往來函件、通知、合同合約審批表等所有合同合約資料），不得遺失、損毀、隱匿、轉(zhuǎn)移、對外泄露。合同合約終止后，承辦人應(yīng)及時整理合同合約資料并移送集團(tuán)公司管理管控部歸檔。合同合約的履行合同合約生效后，在對方當(dāng)事人沒有違約的情況下，承辦部門、子公司及承辦人應(yīng)嚴(yán)格按合同合約履行，并監(jiān)督合同合約另1方履行合同合約，妥善地處理合同合約事務(wù)，盡力維護(hù)集團(tuán)公司利益和商業(yè)信譽。各部門、子公司應(yīng)建立本部門的合同合約臺帳（包括付款記錄）。合同合約履行過程中，承辦部門、子公司及承辦人應(yīng)注意觀察和了解對方當(dāng)事人在主體資格及履約能力方面已發(fā)生或可能發(fā)生的不利變化，并及時向集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。對于合同合約約定應(yīng)當(dāng)由本公司先履行債務(wù)的，承辦部門、子公司及承辦人如發(fā)現(xiàn)對方有下列情形之1，應(yīng)立即將此事向集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)將在聽取法律顧問意見后決定是否中止履行合同合約：經(jīng)營狀況嚴(yán)重惡化；轉(zhuǎn)移財產(chǎn)、抽逃資金，以逃避債務(wù)；喪失商業(yè)信譽；有喪失或者可能喪失履行債務(wù)能力的其他情形。合同合約的變更、解除已簽約的合同合約，如有任何變更，承辦人應(yīng)按本制度規(guī)定在變更協(xié)議報批前，將變更協(xié)議條約條款提交法律顧問進(jìn)行審查，并應(yīng)在合同合約條約條款確定后，依本辦法規(guī)定填寫《合同合約審批表》報集團(tuán)公司審批。合同合約的單方解除，如由本集團(tuán)公司提出，承辦部門、子公司應(yīng)在發(fā)出解除合同合約通知書前，報集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。合同合約的單方解除，如由對方提出，承辦部門、子公司應(yīng)在收到相關(guān)解除通知后立即將相關(guān)情況向集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)將在聽取承辦部門、法律顧問意見后做出決定。雙方協(xié)商解除合同合約的，按合同合約爭議處理。合同合約糾紛的處理經(jīng)濟(jì)合同合約糾紛涉及訴訟、仲裁的，均由集團(tuán)公司管理管控部，具體由法律顧問負(fù)責(zé)處理。承辦部門、子公司在集團(tuán)公司法律顧問的指導(dǎo)下負(fù)責(zé)相關(guān)的具體工作。合同合約履行過程中如發(fā)生爭議，承辦人應(yīng)填寫《合同合約爭議報告表》（格式附后），及時向集團(tuán)公司報告。承辦人應(yīng)根據(jù)審批意見與對方協(xié)商解決，必要時可邀請法律顧問參加協(xié)商。合同合約爭議協(xié)商不成，集團(tuán)公司決定以訴訟、仲裁方式解決的，承辦人應(yīng)及時整理合同合約資料，并將整理后的合同合約資料原件移交管理管控部，由管理管控部配合法律顧問起訴、應(yīng)訴。仲裁、訴訟結(jié)果應(yīng)經(jīng)董事長或總裁確認(rèn)。違規(guī)責(zé)任違反本辦法規(guī)定，承辦人未起草或照抄照搬另1方提供的格式合同合約的，集團(tuán)公司給予承辦人200元的罰款，并給予承辦部門、子公司負(fù)責(zé)人100元的罰款。違反本辦法有關(guān)規(guī)定未按程序?qū)徟?，由集團(tuán)公司給予100～200元/次的罰款。情節(jié)嚴(yán)重的，集團(tuán)公司可另給予警告、嚴(yán)重警告、扣罰當(dāng)月績效工資處理。以下情形集團(tuán)公司有權(quán)追究承辦人的法律責(zé)任，并可解除勞動合同合約：未經(jīng)審批，擅自對外簽署合同合約或擅自承諾客戶，與客戶訂立商品房買賣合同合約補充協(xié)議的；收受對方賄賂的；沒有授權(quán)書又沒有口頭授權(quán)而簽批合同合約的；其它損害集團(tuán)公司權(quán)益的行為。合同合約蓋章（復(fù)核）人在無合同合約簽字人簽字的合同合約上蓋章的，給予200元/次的罰款。附則集團(tuán)公司各級人員應(yīng)不斷提高法律意識，增強法律觀念。管理管控部及法律顧問應(yīng)注意收集、有相關(guān)計劃地擬制集團(tuán)公司的內(nèi)部合同合約范本文本，盡快建立起集團(tuán)公司規(guī)范合同合約文本資料庫。本辦法由集團(tuán)公司管理管控中心負(fù)責(zé)解釋。本辦法未作規(guī)定或與國家法律法規(guī)有沖突的，應(yīng)遵守國家相關(guān)規(guī)定。本辦法自頒布之日起執(zhí)行。備注：可附相關(guān)資料或附頁說明

16.出差管理管控制度16.1總則16.1.1為規(guī)范邊城發(fā)展集團(tuán)有限公司（以下簡稱“集團(tuán)公司”）員工因公出差的審批程序、權(quán)限和報銷標(biāo)準(zhǔn)，特制定本辦法。16.1.2本標(biāo)準(zhǔn)適用于集團(tuán)公司所有員工(外派人員除外)。16.2出差管理管控16.2.1集團(tuán)公司員工因公出差，按以下情況填寫《員工出差審批單》，本條第4款情形除外：出差1天的填報審批單，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；出差1天以上的，報分管領(lǐng)導(dǎo)（副總裁或總經(jīng)理）批準(zhǔn)；超過3天的，由集團(tuán)總裁辦批準(zhǔn)。經(jīng)理級以上員工出差1律報總裁辦備案。出差審批單作為借款和報銷差旅費用的依據(jù)，隨同報銷憑證由財務(wù)部門留存。如屬外出培訓(xùn)申請，可不必另行填寫出差審批單，憑培訓(xùn)申請表辦理借款與報銷差旅費用的依據(jù)，隨同報銷憑證由財務(wù)部門留存。出差不計差旅津貼的且當(dāng)日往返，不需填報審批單，但每次出差應(yīng)得到部門負(fù)責(zé)人的許可。外地長期相關(guān)項目需經(jīng)常往返的，1次審批，當(dāng)次出差由部門負(fù)責(zé)人許可。16.2.2出差交通工具以快捷便利為原則，兼顧經(jīng)濟(jì)實用，選擇適當(dāng)?shù)慕煌üぞ摺２块T負(fù)責(zé)人以上人員出差，可乘坐火車軟座或飛機；其余員工乘坐火車硬座或硬臥，如遇出差任務(wù)緊急，經(jīng)總裁室同意后可乘坐飛機。乘坐火車自晚8點至次日晨7點之間連續(xù)乘車6小時以上的，或連續(xù)乘車12小時以上的，可購?fù)P鋪票。副經(jīng)理級及以上人員訂票工作由行政辦公室相關(guān)行政人員代為辦理各項訂票、酒店等手續(xù)，費用由出差人員自行支付。16.2.3差旅費報銷標(biāo)準(zhǔn)及補貼各類費用報銷限額標(biāo)準(zhǔn)單位：元/天級別1類地區(qū)二類地區(qū)三類地區(qū)住宿標(biāo)準(zhǔn)上限集團(tuán)副總裁、二級公司董事長級及以上600500400集團(tuán)副總監(jiān)級、二級公司總經(jīng)理級及以上450400350集團(tuán)副經(jīng)理級及以上3002502001般員工250200150市內(nèi)交通費報銷上限806040出差津貼1008060備注：①1類地區(qū)指北京、上海、廣州、深圳、珠海、廈門、重慶、杭州；②二類地區(qū)指1類地區(qū)以外的直轄市、省會城市；③三類地區(qū)指1、二類以外地區(qū)；④出差津貼指無票據(jù)報銷額，包含伙食補貼、通訊補貼及外出津貼等。港澳臺及境外出差補貼不屬本管理管控制度范圍，在出差申請單中單獨報批。交通費：往返路途交通費，含合理的票費；市內(nèi)交通費在限額標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)按實報銷，費用超過標(biāo)準(zhǔn)部分的，如無特殊原因，應(yīng)由出差人員自行承擔(dān)。住宿費：住宿費用在限額標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)的，按發(fā)票據(jù)實報銷；費用超過標(biāo)準(zhǔn)部分的，由出差人員自行承擔(dān)。異地公司(辦事處)提供員工宿舍的，住宿費用不報。同性別兩人出差住宿費按1人標(biāo)準(zhǔn)核定，三人出差住宿費按兩人標(biāo)準(zhǔn)核定，以此類推。級別不同人員同宿，按高級別人員標(biāo)準(zhǔn)核定。因出差外地，借宿親友處，無發(fā)票報銷，可按相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的50%發(fā)給住宿補貼,不得額外報銷借宿發(fā)生的交通費用。出差津貼：員工出差到異地公司的午餐，原則上自理。出差或在途不足1天（以8小時/天計），出差津貼分別按50%標(biāo)準(zhǔn)報銷。在外地長期工作者，離寧或返寧在途日（當(dāng)日未承擔(dān)實質(zhì)工作的），按上述第2款標(biāo)準(zhǔn)報銷出差津貼；休息日不計發(fā)出差津貼。16.2.4集團(tuán)副總裁級（含）以上高管人員不計發(fā)出差津貼。16.3其他16.3.1出差應(yīng)講求辦事效率，出差天數(shù)不得超過批準(zhǔn)天數(shù)，因特殊原因需延長者，必須報總裁室同意。16.3.2員工經(jīng)常出差的地區(qū)，如集團(tuán)各下屬公司（辦事處）所在地，由各所屬公司（辦事處）簽訂協(xié)議酒店，享受優(yōu)惠價格，或指定住宿地點，出差前通過各所屬公司預(yù)訂房間。16.3.3員工出差不按批準(zhǔn)路線、繞道或順道游覽、探親訪友者，繞道超時其差旅費用不予報銷，所用時間按事假處理。16.3.4外出參加會議、學(xué)習(xí)、進(jìn)修等公司已交納會務(wù)費的，不再報銷相應(yīng)費用，往返交通費和途中出差津貼可根據(jù)第五條標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。16.3.5員工出差返回后，應(yīng)在5天內(nèi)填好差旅費報銷單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，部門經(jīng)理以上由副總裁審核簽字（出差前應(yīng)報備），到財務(wù)部報銷，結(jié)清所借款項。超過15天不辦理報銷手續(xù)者，全部借款從所借員工的工資中暫扣。16.3.6各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)了解出差人員實際狀況，對差旅費的核定進(jìn)行嚴(yán)格審批，管理管控中心對審批情況進(jìn)行不定期抽查。16.3.7駕駛員出差的，在出差津貼和公里數(shù)補貼兩種合適的方案中擇1方式報銷，不得同時申報。16.4罰責(zé)以下行為視同虛報：1、提供虛假發(fā)票；2、業(yè)務(wù)行為不存在或夸大其事實，刻意降低工作效率的；16.4.1第1次虛報的，對虛報的金額不予報銷，并處以虛報金額2倍的罰款；16.4.2第二次虛報的，處以虛報金額5倍罰款，并全公司通報；16.4.3對第三次重犯的，無論金額大小，1律解除勞動合同合約，并扣除所在公司未結(jié)清的費用；16.4.4對有