實施檔案統(tǒng)一管理工作方案

實施檔案統(tǒng)一管理工作方案檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展中起著不可替代的作用但企業(yè)檔案的價值并不經(jīng)常以貨幣量化的形式直接體現(xiàn)出來更多的是滲透凝結(jié)在企業(yè)日常的各項活動中的檔案統(tǒng)一管理是在堅持和發(fā)展可持續(xù)發(fā)展理念的前提下吸收了檔案管理的前端控制和全程管理思想，實現(xiàn)文檔一體化科檔一體化最終形成集團(tuán)檔案管理的規(guī)范化系統(tǒng)化，在集團(tuán)范圍內(nèi)優(yōu)化配置檔案資源為目標(biāo)形成集團(tuán)檔案管理的規(guī)模化集約化優(yōu)勢使集團(tuán)檔案信息資源隨著企業(yè)利益共同體的建立真正成為一個系統(tǒng)的整體。檔案館經(jīng)過多年來的檔案數(shù)字化建設(shè)，已建立起60多萬條數(shù)據(jù)的檔案資源庫同時對主要生產(chǎn)單位的檔案資源進(jìn)行了整合完全實現(xiàn)了各單位通過網(wǎng)絡(luò)查詢檔案充分滿足各方面的檔案利用需求檔案統(tǒng)一管理工作牽涉到每一個單位需根據(jù)統(tǒng)管單位工作特點重建管理流程優(yōu)化和規(guī)范管理為進(jìn)一步推動和實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理積極有效推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化工作和數(shù)字化檔案館建設(shè)盡快完成各單位的檔案移交接收工作，特制定本實施工作方案。一、統(tǒng)管后實現(xiàn)的目標(biāo)(一)實現(xiàn)整個檔案業(yè)務(wù)流程的全面自動化實行專業(yè)化管理，提供專業(yè)化的優(yōu)質(zhì)服務(wù)；(二)建成各類數(shù)字檔案信息資源庫并對數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的組織和挖掘為企業(yè)的生產(chǎn)管理決策提供高質(zhì)量的檔案利用服務(wù)；(三)提供先進(jìn)的檔案利用手段讓企業(yè)內(nèi)部檔案利用者通過企業(yè)局域網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng)在任何時刻任何地點較好地享有檔案信息利用服務(wù)；(四)檔案實體集中管理節(jié)省庫房面積降低管理成本；(五)實現(xiàn)檔案歸檔率100%，同時有效地促進(jìn)企業(yè)整體管理水平提高。二、管理模檔案實現(xiàn)一級管理使檔案機構(gòu)集中人員集中業(yè)務(wù)（檔案實體集中全方位提供檔案利用服務(wù)檔案管理全方位采用計算機管理檔案的檢索全文瀏覽和業(yè)務(wù)管理全部通過計算機完成屆時檔案館將建立起一個完整的檔案實體管理中心、現(xiàn)行文件利用中心和數(shù)字檔案館。(一)檔案實體管理模式新的檔案實體管理模式是在集團(tuán)公司范圍內(nèi)只保管紙質(zhì)檔案一套不再重復(fù)多份保管同時納入統(tǒng)管范圍內(nèi)的各單位均不再保存檔案紙質(zhì)檔案的收集整理立卷和歸檔工作全部由檔案館組織完成建檔檔案實體均采取專業(yè)化管理，各門類檔案均配置相關(guān)專業(yè)的人員進(jìn)行管理。(二)數(shù)字檔案館運行模式檔案館已建立的企業(yè)數(shù)字檔案館既不是模仿紙質(zhì)檔案為主體的實體檔案館也不是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后形成的封閉的檔案信息庫而是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上把分散于不同載體不同地理位置的檔案信息資源以數(shù)字化的形式存儲以高度有序的企業(yè)綜合檔案信息資源為處理核心為企業(yè)生產(chǎn)管理和決策提供可靠的檔案信息服務(wù)的超大規(guī)模分布式數(shù)字信息系統(tǒng)其運行模式主要包括數(shù)字加工與服務(wù)管理、檔案信息服務(wù)兩方面。1、數(shù)字加工與服務(wù)管理模式求的人員對原有和即將產(chǎn)生的檔案進(jìn)行數(shù)字化同時對分散于各處的檔案信息資源進(jìn)行收集整理數(shù)字化后錄入到現(xiàn)行電子檔案管理系統(tǒng)。2、檔案信息服務(wù)模式檔案工作統(tǒng)管后提供檔案信息的利用服務(wù)就顯得特別突出將根據(jù)具體情況靈活采取以下形式來滿足利用者的需求：①網(wǎng)案的數(shù)字化以及檔案館與各二級單位的檔案整合工作已完全實現(xiàn)檔案的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)查詢；②建服務(wù)利用者提出需求后檔案館應(yīng)快速反應(yīng)最遲在半個工作日之內(nèi)或更短時間內(nèi)把檔案復(fù)制件或電子文件送到利用者手中；③制場提供給技術(shù)人員使用檔案復(fù)制件僅限于設(shè)備圖光盤數(shù)據(jù)僅限于設(shè)備隨機資料。④充分利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)繼續(xù)完善檔案館網(wǎng)上主頁內(nèi)容現(xiàn)行文件中心實行新信息上網(wǎng)發(fā)布電子郵件服務(wù)、聯(lián)機公共目錄查詢等；開展檔案信息咨詢服務(wù)，定向、定題為用戶進(jìn)行交互式信息咨詢并運用跟蹤反饋搜索代理代查代譯等方式代用戶查詢傳遞信息運用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案信息進(jìn)行加工提煉和深層次開發(fā)提供更多二次三次加工的信息產(chǎn)品拓展檔案館的服務(wù)功能提高檔案服務(wù)質(zhì)量。四、管理機構(gòu)設(shè)置(一)在集團(tuán)公司設(shè)立綜合性的檔案管理機構(gòu) 檔案館(國家檔案局注冊編號為：XXXXX)，堅持檔案的綜合管理思想把分散的檔案信息集中起來建立起現(xiàn)代化的檔案信息數(shù)據(jù)庫，并把其管理納入到整個企業(yè)管理中加以完善；(二)除設(shè)計檔案分庫(設(shè)于設(shè)計院)、人事檔案分庫(由人事部管理)機構(gòu)和檔案管理崗位保留外，其它各單位檔案資料室和檔案員崗位取消設(shè)計檔案分庫由本單位改建成檔案資料室按要求自行管理人事檔案管理逐步過渡最終由檔案館統(tǒng)一管理；(三)股份公司及各子公司檔案均委托集團(tuán)公司檔案進(jìn)行數(shù)字化管理網(wǎng)絡(luò)提供利用檔案實體定期移交檔案館管理；(四)檔案館內(nèi)部組織機構(gòu)按建檔管理、檔案實體管理、數(shù)字化檔案館三個模塊組成，具體如下圖：五、統(tǒng)管范圍除設(shè)計院外，其它各單位均納入本次檔案統(tǒng)管范圍；特別說明：(一)原設(shè)立的各二級單位綜合檔案資料室和機關(guān)部的資料室不再當(dāng)作檔案保管場所；(二)基建技改工程前期資料施工資料工程預(yù)結(jié)算資料設(shè)計院設(shè)計檔案(不含對外設(shè)計檔案人事部的勞資檔檢檔案等也納入本次統(tǒng)管范圍；(三)施工過程的工程檔案管理直接納入檔案館的統(tǒng)管理范圍。六、檔案統(tǒng)管工作的組織和實施(一)人員編制的核定和人員招聘、培訓(xùn)已完成；(二)工作分工：1)納入統(tǒng)管范圍內(nèi)單位必須完成的工作1、提交本單位固定資產(chǎn)清單和設(shè)備清單的電子版件便于建立設(shè)備檔案組織檔案數(shù)據(jù)該項工作要求在接到檔案館發(fā)出的開展檔案整合通知后10個工作日內(nèi)完成；2、全面督促本單位管理人員和專業(yè)技術(shù)人員清理自己保留的圖紙和技術(shù)資料并移交檔案館歸檔保存該項工作要求在接到檔案館發(fā)出的開展檔案整合通知后15個工作日內(nèi)完成；3、對歸檔入庫(是指本單位的檔案資料室)的檔案由檔案館全面接收各單位應(yīng)指定專人配合并創(chuàng)造相應(yīng)的檔案整合、移交接收條件；4、安排技術(shù)人員配合檔案館人員做好本單位檔案源的配置工作；5、安排人員配合檔案館做好備件圖的清理歸檔標(biāo)識等工作。2)檔案館必須完成的工作1、編制檔案統(tǒng)管工作計劃(請見附件一)，認(rèn)真組織實施；2、編制各單位檔案整合(數(shù)字化整合工作流程請見附件)及接收檔案的工作計劃，認(rèn)真組織實施；3、組織充足人員完成統(tǒng)管范圍內(nèi)單位的檔案數(shù)字化及檔案整合工作；4、對統(tǒng)管范圍內(nèi)單位的管理人員和技術(shù)人員進(jìn)行全員性培訓(xùn)和考核使其達(dá)到能快速查找檔案和利用檔案的上年目地；5、全面接收統(tǒng)管范圍內(nèi)的檔案；6、履行統(tǒng)管后各單位檔案收集、整理、提供利用以及檔案咨詢等職責(zé)；7、針對檔案統(tǒng)管后的工作情況，及時編制各項管理辦法或細(xì)則，便于指導(dǎo)和開展工作。(三)檔案資源整合，全面接收進(jìn)館目前已全面完成檔案統(tǒng)管的單位有一鋼廠高線廠寬板廠，其它單位按檔案館提出的要求按期完成。對在整合過程中檔案原件和復(fù)制件的管理按以下方案進(jìn)行：1、原件（紙質(zhì)檔案）管理紙質(zhì)檔案由原來的兩套制管理改為一套制管理已保存的經(jīng)檔案館整合后的這套紙質(zhì)檔案，包括圖紙和技術(shù)資料，稱之為“原件，由檔案館全面接收進(jìn)館管理，一般不作借出使用。2、復(fù)制件（紙質(zhì)檔案）管理這里所指的“復(fù)制件”是相對于“原件”而言“復(fù)制件主要是指用于日常生產(chǎn)維護(hù)的工藝設(shè)備檔案資料。復(fù)制件由檔案館作出標(biāo)識，由使用單位直接配置到各專業(yè)崗位技術(shù)人員手中，供專業(yè)人員日常使用，不納入檔案管理范疇，不作集中管理要求。復(fù)制件的制作由需求單位提出制作內(nèi)容，經(jīng)檔案館審定后配合完成復(fù)制件制作的具體工作。復(fù)制件的制作費用由使用單位承擔(dān)，列入各單位的生產(chǎn)成本。七、統(tǒng)管工作要求(一)統(tǒng)管工作是否完成以單位雙方負(fù)責(zé)人在檔案交文據(jù)簽字同意后為準(zhǔn)在沒有與檔案館完成檔案交接工作前(以雙方負(fù)責(zé)人簽字為準(zhǔn)各單位必須指定專人仍然要履行檔案管理職責(zé)確保檔案保管安全及時提供檔案利用并配合檔案統(tǒng)管工作的實施；(二在沒有新的檔案管理制度或辦法細(xì)則頒發(fā)前的檔案管理仍執(zhí)行現(xiàn)有的管理制度或辦法、細(xì)則；(三檔案統(tǒng)管工作的實施是