辦公用品管理流程

辦公用品管理流程

1辦公用品管理的目的與原則

1.1目的：辦公用品管理的目的在于規(guī)范公司辦公用品申領(lǐng)、選購(gòu)、保管、

發(fā)放及統(tǒng)計(jì)流程，有效限制公司辦公成本，防止奢侈，實(shí)現(xiàn)各部門辦公資

源共享最大化。

1.2原則：堅(jiān)持以舊換新，以壞換新，杜絕重復(fù)領(lǐng)取、順手牽羊現(xiàn)象；做到辦

公用品臺(tái)賬清晰，心中有數(shù)。

2辦公用品申領(lǐng)流程

2.1提出領(lǐng)用申請(qǐng)：每周五前，部門員工依據(jù)個(gè)人辦公用品運(yùn)用狀況，書面提

出辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)。申領(lǐng)領(lǐng)原則如下：

?非易耗品，如訂書機(jī)、計(jì)算器、文件夾、筆筒等需以壞換新，原則上一

人只能領(lǐng)取一次。

?易耗品，如簽字筆、筆記本、鉛筆等需以舊換新，原則上除財(cái)務(wù)部外每

人一月2支簽字筆。

?其他部門公用辦公用品，如打印紙等由申領(lǐng)人統(tǒng)一申領(lǐng)。

2.2申領(lǐng)人審核并匯總：部門申領(lǐng)人于每周五下班前，對(duì)部門辦公用品申領(lǐng)進(jìn)

行審核，收集已舊已壞辦公用品；匯總部門辦公用品申領(lǐng)，列出申領(lǐng)清單

（見附件2-1）。

2.30A至行政綜合部：部門申領(lǐng)人對(duì)部門辦公用品審核并匯總列出清單后，

于周五下班前通過0A將申領(lǐng)清單傳至行政綜合部辦公用品管理人員。

2.4行政綜合部審核并記錄：行政綜合部辦公用品管理人員收到各部門辦公用

品申領(lǐng)清單后，進(jìn)行審核記錄。公司無庫(kù)存的需于周二中午以前選購(gòu)到

位。

3辦公用品選購(gòu)流程

3.1辦公用品擬購(gòu)清單及申請(qǐng)：行政綜合部依據(jù)各部門申領(lǐng)清單，結(jié)合辦公用

品庫(kù)存狀況，理出擬購(gòu)清單，向行政綜合部部長(zhǎng)及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出選購(gòu)申

請(qǐng)，選購(gòu)申請(qǐng)包括選購(gòu)物品、選購(gòu)數(shù)量、費(fèi)用預(yù)算等（見附件2-2）。

3.2簽署看法：行政綜合部部長(zhǎng)及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)就辦公用品擬購(gòu)申請(qǐng)簽署看法。

3.3詢價(jià)、比價(jià)：行政綜合部選購(gòu)人員應(yīng)就欲選購(gòu)物品進(jìn)行詢價(jià)、比

價(jià)，確定合作供應(yīng)商，并與其建立長(zhǎng)期合作伙伴關(guān)系，便于日后常規(guī)性選

購(gòu)的實(shí)惠政策。

3.4交易：行政綜合部選購(gòu)人員與供應(yīng)商確定擬購(gòu)物品價(jià)格、質(zhì)量后予以交

易，對(duì)于大件物品，如辦公打印紙、維達(dá)卷筒紙等考慮供應(yīng)商送貨。

3.5電腦錄入，物品入庫(kù)：行政綜合部辦公用品管理員將選購(gòu)回公司的

辦公用品就名稱、品種、型號(hào)、價(jià)格、選購(gòu)日期等進(jìn)行電腦入庫(kù)，建立

臺(tái)帳（見附件2-3）；將選購(gòu)物品分類入庫(kù)保管。

4辦公用品發(fā)放流程

4.1發(fā)放物品準(zhǔn)備：每周二下午為辦公用品發(fā)放時(shí)間，行政綜合部在每周二上

午準(zhǔn)備所需發(fā)放的物品。

4.2領(lǐng)取辦公用品并登記：部門申領(lǐng)人每周二下午前往行政綜合部，依據(jù)所在

部門申領(lǐng)清單領(lǐng)取辦公用品，將收集的己壞已舊辦公用品交予行政綜合部

辦公用品管理者，并依據(jù)行政綜合部要求予以簽字登記（見附件2-4）。

4.3部門員工領(lǐng)取辦公用品：部門申領(lǐng)人領(lǐng)取部門辦公用品后，部門員工向部

門申領(lǐng)人領(lǐng)取各自辦公用品。部門可依據(jù)部門規(guī)模考慮簽字登記。

5辦公用品統(tǒng)計(jì)流程

5.1每周統(tǒng)計(jì)：行政綜合部辦公用品管理人員在每周的辦公用品領(lǐng)取發(fā)放過程

中即可就辦公用品進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，做到賬物一樣。

5.2每月盤點(diǎn)：行政綜合部辦公用品管理人員在月末進(jìn)行辦公用品全面盤點(diǎn)，

提前增加庫(kù)存，削減選購(gòu)次數(shù)，盡可能一月集中選購(gòu)一次。對(duì)盤點(diǎn)過

程中發(fā)覺的差異找尋緣由，使賬物一樣，對(duì)盤點(diǎn)過程中發(fā)覺的其他異樣狀

況上報(bào)部長(zhǎng)。

5.3月統(tǒng)計(jì)報(bào)表：行政綜合部辦公用品管理人員月底出統(tǒng)計(jì)報(bào)表，包括物品編

號(hào)、物品名稱、規(guī)格型號(hào)、價(jià)格、領(lǐng)用數(shù)量、庫(kù)存量及領(lǐng)用部門等信息（見

附件2-5）。

5.4批閱并簽署看法：行政綜合部部長(zhǎng)對(duì)每月辦公用品報(bào)表進(jìn)行批閱，發(fā)覺問

題簽署相關(guān)看法。

附件2-1：辦公用品申領(lǐng)清單

申領(lǐng)部門申領(lǐng)人申領(lǐng)時(shí)間

序號(hào)物品名稱規(guī)格數(shù)量用途

附件2-2：辦公用品擬購(gòu)審批表

填表時(shí)間:

序號(hào)物品名稱規(guī)格數(shù)量預(yù)算特殊要求

訂購(gòu)緣由

行政綜合部看法

主管領(lǐng)導(dǎo)看法

附件2-3：辦公用品臺(tái)賬

編號(hào)數(shù)量單價(jià)入庫(kù)時(shí)間備注

物品

武漢南國(guó)置業(yè)股份有限公司

附件2-4：辦公用品領(lǐng)取登記表

編號(hào)物品名稱規(guī)格數(shù)量運(yùn)用部門領(lǐng)取人領(lǐng)取時(shí)間備注

附件2-5：辦公用品月統(tǒng)計(jì)報(bào)表

編號(hào)物品名稱規(guī)格單價(jià)月末庫(kù)存本月領(lǐng)用數(shù)量領(lǐng)用物品總