CJJT117-2017 建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范

前

根據(jù)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部《關(guān)于印發(fā)(2014年工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

規(guī)范制訂、修訂計(jì)劃〉的通知))(建標(biāo)[20l3J169號(hào))的要求，

編制組經(jīng)廣泛調(diào)查研究，認(rèn)真總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，參考有關(guān)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)

和國(guó)外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)，并在廣泛征求意見基礎(chǔ)上，修訂了本規(guī)范。

本規(guī)范的主要技術(shù)內(nèi)容是:1.總則;2.術(shù)語(yǔ);3.基本規(guī)

定;4.電子文件形成;5.電子文件歸檔;6.電子檔案移交和接

收;7.電子檔案保管;8.電子檔案利用。

本規(guī)范修訂的主要技術(shù)內(nèi)容是:1.按照電子文件生命周期

管理的要求進(jìn)行了調(diào)整;2.增加了電子文件形成與歸檔過程中

的創(chuàng)建與保存、文件分類、捕獲和固化;增加了電子文件歸檔后

的安全保護(hù);增加了電子檔案移交目錄、電子檔案移交與接收證

明書、保管期滿檔案續(xù)存清冊(cè)等方面內(nèi)容;3.刪除了電子文件

代碼標(biāo)識(shí)、電子文件收集積累的程序、電子文件的匯總、電子檔

案的統(tǒng)計(jì)、電子文件(檔案)案卷(或項(xiàng)目)級(jí)登記表、電子文

件(檔案)文件級(jí)登記表、電子文件更改記錄表等內(nèi)容;4.修

訂了歸檔范圍、歸檔文件格式、整理、歸檔要求、檢測(cè)、移交、

接收、存儲(chǔ)備份等方面內(nèi)容，整合了電子檔案的脫機(jī)保管與有效

存儲(chǔ)。

本規(guī)范由住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部負(fù)責(zé)管理，由住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部

科技與產(chǎn)業(yè)化發(fā)展中心負(fù)責(zé)具體技術(shù)內(nèi)容的解釋。執(zhí)行過程中如

有意見或建議，請(qǐng)寄送住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部科技與產(chǎn)業(yè)化發(fā)展中心

(地址:北京市海淀區(qū)三里河路9號(hào)，郵政編碼:100835)。

本規(guī)范主編單位:住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部科技與產(chǎn)業(yè)化發(fā)展

中心

本規(guī)范參編單位:中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院

4

南京市城市建設(shè)檔案館

大連市城市建設(shè)檔案館

中國(guó)建筑設(shè)計(jì)研究院

北京市規(guī)劃管理信息中心

北京市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)委員會(huì)城建研

究中心

珠海市城市建設(shè)檔案館

珠海市測(cè)繪院

江西省城市建設(shè)檔案館

南昌市城市建設(shè)檔案館

上?，F(xiàn)代建筑設(shè)計(jì)集團(tuán)

上海建工集團(tuán)

上海房屋狀況信息中心

蕪湖市城市建設(shè)檔案館

陜西省城建檔案辦公室

中鐵二十局(集團(tuán))有限公司

深圳市世紀(jì)偉圖科技開發(fā)有限公司

唐山永進(jìn)科技有限公司

華為技術(shù)有限公司

本規(guī)范主要起草人員:姜中橋周健民王恩江黃飛

李琦樊兵歐陽(yáng)志宏劉越男

許利峰程子韜曹吉昌王策

劉志清于佩平丁建勛辛平文

姚剛高承勇王國(guó)儉龔劍

姚臻吳聯(lián)成崔麗梅張進(jìn)

楊明

本規(guī)范主要審查人員:王良城王立建陶水龍聶曼影

張國(guó)強(qiáng)張斌謝東曉白石

王瑛盧建北

5

Contents

1GeneralProvisions………........……............................1

2Terms…………........……..................…….........…….2

3BasicRequirements…………6

4CreationofElectronicDocuments........……..........……8

4.1CreatingandSaving…………8

4.2DocumentsClassification……9

5FilingofElectronicDocuments………….................….11

5.1FilingRange………………11

5.2FormatofFilingDocuments………………11

5.3CaptureandFixing…………12

5.4Arrangernent………………12

5.5FilingRequirements…………..………….13

5.6Examination………………13

6TransferringandReceivingofElectronlcRecords.........16

6.1Transferring………………16

6.2Receiving…………………16

7Pres巳rvationofElectronicRecords…………........…….18

7.1StorageandBackup………18

7.2Migration…………………19

7.3Safeguarding………·……..20

7.4AppraisalandDestruction…………………20

8AccessandUseofElectronicRecords…………….........22

AppendixAPatternforStorageMediumLabelofFiling

Documents........……………….23

AppendixBListofTransferredElectronicRecords.........24

8

AppendixCCertificateofTransferandReceivingof

ElectronicRecords……………........………….26

AppendixDRegistrationFormforElectronicRecords

Conversion…….....…………….27

AppendixERegistrationFormforElectronicRecords

Migration……….......…….......…………….28

AppendixFDestructionListofCustoclyExpj_ration

Records……………........……….........…….29

AppendixGRenewListofCustodyExpiration

Records…………........…….........………….31

ExplanationofWordingi口ThisCod巳.......................…….32

ListofQuotedStandards………........……….33

Addition:ExplanationofProvisions…........……………….35

9

2術(shù)語(yǔ)

2.0.1建設(shè)電子文件electronicdocumentsofconstruction

在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中形成的，可依靠計(jì)算機(jī)等

數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字格式的信息

記錄。簡(jiǎn)稱電子文件。

2.0.2建設(shè)業(yè)務(wù)管理電子文件electronicdocumentsofcon-

structionprofessionaladministration

住房和城鄉(xiāng)建設(shè)各行業(yè)、專業(yè)管理部門(包括城鄉(xiāng)規(guī)劃、城

市建設(shè)、村鎮(zhèn)建設(shè)、建筑業(yè)、住宅房地產(chǎn)業(yè)、勘察設(shè)計(jì)咨詢業(yè)、

市政公用事業(yè)等行政管理部門，以及供水、排水、燃?xì)?、熱力?/p>

園林、綠化、市政、公用、市容、環(huán)衛(wèi)、公共客運(yùn)、規(guī)劃、勘

察、設(shè)計(jì)、抗震、人防等專業(yè)管理單位)在業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)

活動(dòng)中形成的，可依靠計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通

信網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字格式的信息記錄。簡(jiǎn)稱業(yè)務(wù)管理電子文件。

2.0.3建設(shè)工程電子文件electronicdocumentsofconstruc-

tlonengll1eenng

在工程建設(shè)過程中形成的，可依靠計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、

處理，井，可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字格式的信息記錄。簡(jiǎn)稱工程

電子文件。

2.0.4建設(shè)電子檔案electronicrecordsofconstruction

具有保存和利用價(jià)值并歸檔的建設(shè)電子文件，主要包括建設(shè)

業(yè)務(wù)管理電子檔案和建設(shè)工程電子檔案。簡(jiǎn)稱電子檔案。

2.0.5電子文件管理系統(tǒng)electronicdocumentmanagement

syste自1

電子文件形成單位用來(lái)對(duì)電子文件的捕獲、登記、分類、存

儲(chǔ)、利用、處置和維護(hù)等進(jìn)行管理和控制的信息系統(tǒng)。

2

2.0.6業(yè)務(wù)系統(tǒng)businesssystem

建設(shè)電子文件形成單位在開展各種業(yè)務(wù)工作時(shí)，用于處理業(yè)

務(wù)工作、管理業(yè)務(wù)信息的專業(yè)信息系統(tǒng)。

2.0.7城建檔案管理機(jī)掏urban-ruraldevelopmentarchives

orgaUlzatlOn

管理本地區(qū)城建檔案工作的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)收集、保管和提

供利用城建檔案的城建檔案館、城建檔案室及其他機(jī)構(gòu)。

2.0.8單份文件síngledocument

單獨(dú)的一份文件，是電子文件的基本保存單位。

2.0.9復(fù)合文件compounddocument

由具有特別緊密聯(lián)系的多個(gè)單份電子文件組合而成的電子

文件。

2.0.10分類方案classificationscheme

電子文件形成單位根據(jù)機(jī)掏、職能、業(yè)務(wù)、主題等因素，按

照一定的結(jié)構(gòu)層次，對(duì)電子文件作出的類目劃分。

2.0.11類目category

對(duì)建設(shè)電子文件按照機(jī)構(gòu)、職能、業(yè)務(wù)、主題等因素劃分出

的、具有一定聯(lián)系的一組文件，也稱類。

2.0.12捕獲capture

在電子信息系統(tǒng)環(huán)境下，適時(shí)獲取電子文件及其元數(shù)據(jù)，并

將其納入電子文件管理系統(tǒng)的方法和過程。

2.0.13分類classification

依據(jù)分類方案中所規(guī)定的邏輯結(jié)構(gòu)、方法和程序規(guī)則，按照

類目對(duì)電子文件進(jìn)行分門別類的系統(tǒng)標(biāo)識(shí)過程。

2.0.14固化fixing

為避免建設(shè)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息等存在的動(dòng)態(tài)

因素造成信息缺損的現(xiàn)象，而將其轉(zhuǎn)換為不可逆的只讀方式的過

程。它是將電子文件及其信息固定下來(lái)的操作過程。

2.0.15封裝encapsulation

將電子文件及其元數(shù)據(jù)采用關(guān)聯(lián)、嵌入等方式，按指定結(jié)構(gòu)

3

打包的過程。

2.0.16在線歸檔on-linefiling

通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，將建設(shè)電子文件及元數(shù)據(jù)歸檔的過程。

2.0.17離線歸檔'off-linefiling

將建設(shè)電子文件及元數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到可脫機(jī)保存的存儲(chǔ)媒體上歸

檔的過程。

2.0.18處置disposition

根據(jù)鑒定結(jié)果，按照電子文件處置規(guī)定或其他工具，對(duì)電子

文件實(shí)施留存、銷毀或移交的一系列過程。

2.0.19移交transfer

建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)、專業(yè)管理部門和建設(shè)工程檔案形成單位按

規(guī)定將電子檔案送城建檔案管理機(jī)構(gòu)保存的過程。

2.0.20接收reception

城建檔案管理機(jī)構(gòu)按規(guī)定收存有關(guān)單位移交的電子檔案的

過程。

2.0.21遷移migration

在保證建設(shè)電子文件真實(shí)性、完整性、可用性、安全性的前

提下，將文件從一個(gè)系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到另一個(gè)系統(tǒng)，或從一個(gè)存儲(chǔ)媒體

轉(zhuǎn)換到另一種存儲(chǔ)媒體的過程。

2.0.22格式轉(zhuǎn)換formatconversion

將電子文件從一種格式轉(zhuǎn)換為另一種格式，或由專用格式轉(zhuǎn)

換為相對(duì)穩(wěn)定的通用格式或版式格式的過程。

2.0.23電子簽名electronicsignature

數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附，用于識(shí)別簽名人身份并

表明簽名人認(rèn)可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)。

2.0.24電子簽章electronicstamping

利用圖像處理技術(shù)將電子簽名操作轉(zhuǎn)化為與紙質(zhì)文件蓋章操

作相同的可視效果，是電子簽名的一種表現(xiàn)形式。

2.0.25城建檔案信息管理系統(tǒng)urban-ruralconstructionar-

chivesinformationmanagementsystem

4

城建檔案管理機(jī)構(gòu)用于接收、存儲(chǔ)、管理城建檔案信息，并

提供檢索和利用的信息系統(tǒng)。

2.0.26檢測(cè)detection

按照一定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子文件和電子檔案的準(zhǔn)確性、完整性、

可用性和安全性進(jìn)行測(cè)試、核驗(yàn)的過程。

5

案管理機(jī)構(gòu)移交。

3.0.5在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、測(cè)

量等各參建單位應(yīng)將本單位形成的工程電子文件捕獲、整理和歸

檔，并向建設(shè)單位交付。

3.0.6城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)建設(shè)行業(yè)信息化現(xiàn)狀，及時(shí)提

出建設(shè)電子文件歸檔的技術(shù)性指導(dǎo)意見，對(duì)電子文件的全過程管

理進(jìn)行指導(dǎo)，并加強(qiáng)對(duì)電子文件的前端控制。

3.0.7電子文件和電子檔案的形成、保管和提供利用單位應(yīng)采

取有效的技術(shù)手段和管理措施，確保其信息、安全和保密。

7

4電子文件形成

4.1創(chuàng)建與保存

4.1.1形成電子文件時(shí)，應(yīng)根據(jù)電子文件的內(nèi)容及特征，提煉

出題名。在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中創(chuàng)建電子文件時(shí)，應(yīng)自動(dòng)或人工對(duì)電子文

件賦予題名。

4.1.2電子文件形成單位使用的有關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，應(yīng)具備記錄電

子文件處理、審批、分發(fā)等過程元數(shù)據(jù)的功能。

4.1.3電子文件應(yīng)以單份文件或→個(gè)復(fù)合文件為一個(gè)保存單位。

4.1.4多個(gè)具有緊密聯(lián)系的單份文件可組合成一個(gè)復(fù)合文件，

并應(yīng)符合下列規(guī)定:

1正文與附件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文與

回復(fù)文件、正文與鏈接文件，應(yīng)分別作為2個(gè)或2個(gè)以上的單份

文件保存，也可作為1個(gè)復(fù)合文件保存;

2采用CAD技術(shù)形成的電子文件應(yīng)以一個(gè)圖幅為1個(gè)單份

文件;多個(gè)圖幅組成的電子圖可作為1個(gè)或多個(gè)單份文件，也可

作為1個(gè)復(fù)合文件保存;

3建設(shè)工程中，N天的施工日志可作為N個(gè)單份文件，也

可作為1個(gè)復(fù)合文件保存;N個(gè)檢測(cè)報(bào)告、試驗(yàn)報(bào)告、檢驗(yàn)批質(zhì)

量驗(yàn)收記錄等，可作為N份電子文件保存，也可作為1個(gè)復(fù)合

文件保存;

4應(yīng)記錄重要文件的主要修改過程和辦理情況，對(duì)有參考

價(jià)值的不同稿本，可作為多個(gè)單份文件或1個(gè)復(fù)合文件保存。

4.1.5電子文件形成單位應(yīng)在其業(yè)務(wù)系統(tǒng)中對(duì)復(fù)合文件的每個(gè)

單份文件建立關(guān)聯(lián)。也可采取下列方式將復(fù)合文件聯(lián)系在一起:

1將組成復(fù)合文件的單份文件保存在同一文件夾內(nèi);

2將組成復(fù)合文件的單份文件賦予相同的題名，并在題名

8

后加01、02、03等阿拉伯?dāng)?shù)字加以區(qū)分。

4.1.6電子文件形成后，不應(yīng)被非正常修改、獲取和刪除。

4.1.7形成電子文件的業(yè)務(wù)系統(tǒng)和個(gè)人應(yīng)隨時(shí)保存電子文件，

并根據(jù)文件重要程度，定期備份電子文件。

4.1.8電子文件的離線備份應(yīng)存儲(chǔ)于移動(dòng)硬盤、光盤、磁帶等

能夠脫機(jī)保存的存儲(chǔ)媒體上。

4.2文件分類

4.2.1電子文件形成、積累過程中，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)對(duì)

電子文件進(jìn)行分類保存。

4.2.2電子文件形成單位應(yīng)根據(jù)本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、工作職能、

業(yè)務(wù)范圍、專業(yè)性質(zhì)、工程項(xiàng)目等，預(yù)先設(shè)置電子文件分類

方案。

4.2.3電子文件分類方案應(yīng)根據(jù)需要設(shè)置→級(jí)至N級(jí)類目(圖

4.2.3)。類目級(jí)別不直超過9級(jí)。

r-!?級(jí)類目1

il__!一」

|JJ級(jí)類自1

L」[旦___J

三級(jí)類目~-+jN級(jí)炎目i

J1l-J一」

lJ...|

:l一____J

IJJ級(jí)類目1

l一一'___J

圖4.2.3電子文件分類方案層級(jí)結(jié)構(gòu)

4.2.4電子文件分類方案的設(shè)計(jì)，應(yīng)統(tǒng)籌考慮文件歸檔和電子

檔案管理要求，與電子檔案分類體系一體化設(shè)計(jì)，并應(yīng)保持一定

9

的穩(wěn)定性、連續(xù)性。

4.2.5業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子文件管理系統(tǒng)，應(yīng)支持按層級(jí)方式來(lái)組

織分類方案和管理電子文件，并應(yīng)支持按分類方案中的類目提供

元數(shù)據(jù)描述。

.10

5電子文件歸檔

5.1歸檔范圍

5.1.1電子文件形成單位應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)范圍和工作性質(zhì)，制定本

單位電子文件歸檔范圍和保管期限。

5.1.2工程電子文件的歸檔范圍應(yīng)按現(xiàn)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程

文件歸檔規(guī)范))GB/T50328執(zhí)行。

5.1.3業(yè)務(wù)管理電子文件的歸檔范圍應(yīng)按國(guó)家現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定

執(zhí)行。

5.2歸檔文件格式

5.2.1歸檔的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換為表5.2.1所列文件格式。

表5.2.1歸檔電子文件格式

文件類別中各式

OFD、ooc、以X:X、XLS、XLSX、

文本(表格)文件

POF/A、XML、TXT、RTF

圖像文件JPEG、TIFF

圖形文件OWG、PDF/A、SVG

視頻文件AVS、AVI，MPEG2、νIPEG4

音頻文件AVS、WAV、A1F、MlD、MP3

數(shù)據(jù)庫(kù)文件SQl"DOL、DBF、MDB、ORA

虛擬現(xiàn)實(shí)/30圖像文件WRL、30S、VRML、X3D、lFC、RVT、DGN

地理信息數(shù)據(jù)文件OXF、SHP、SOB

5.2.2專用軟件產(chǎn)生的其他格式的電子文件，應(yīng)轉(zhuǎn)換成本規(guī)范

表5.2.1規(guī)定的文件格式。

5.2.3無(wú)法轉(zhuǎn)換的電子文件，應(yīng)記錄足夠的技術(shù)環(huán)境元數(shù)據(jù)，

11

進(jìn)行命名，命名規(guī)則為:000類目目錄、000文件目錄。

5.4.2電子文件形成單位的業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置歸檔整理功能，并

能按預(yù)先設(shè)置的電子文件分類方案，對(duì)各級(jí)類目和文件的元數(shù)據(jù)

進(jìn)行捕獲和整理。

5.5歸檔要求

5.5.1電子文件形成單位應(yīng)定期將電子文件整理后歸檔。

5.5.2電子文件歸檔可采用在線歸檔方式或離線歸檔方式，并

應(yīng)采取措施確保歸檔電子文件的安全存儲(chǔ)。

5.5.3業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件應(yīng)以數(shù)據(jù)庫(kù)環(huán)境為依托進(jìn)行歸

檔，維持?jǐn)?shù)據(jù)原始面貌;或?qū)?shù)據(jù)文件轉(zhuǎn)換為可脫離數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)

讀取的數(shù)據(jù)表文件歸檔。

5.5.4電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)一并歸檔。

5.5.5電子文件形成者應(yīng)采用可靠的電子簽名等手段保障歸檔

電子文件的真實(shí)性。

5.5.6經(jīng)信息技術(shù)手段加密的電子文件應(yīng)在解密后再歸檔，壓

縮電子文件應(yīng)與解壓縮軟件一并歸檔。

5.5.7電子文件格式轉(zhuǎn)換后，向本單位檔案管理部門移交時(shí)，

應(yīng)將轉(zhuǎn)換前和轉(zhuǎn)換后兩種格式的電子文件一并歸檔;向城建檔案

管理機(jī)構(gòu)移交時(shí)，可只移交轉(zhuǎn)換后的電子檔案。

5.5.8電子文件離線歸檔，按優(yōu)先順序，可采用移動(dòng)硬盤、閃

存盤、光盤、磁帶等存儲(chǔ)。

5.5.9歸檔文件存儲(chǔ)媒體的外表應(yīng)粘貼標(biāo)簽，標(biāo)簽中應(yīng)包含移

交單位、移交日期、存儲(chǔ)媒體順序號(hào)、文件內(nèi)容等。

5.6檢測(cè)

5.6.1在歸檔工作的下列環(huán)節(jié)，電子文件交接雙方均應(yīng)對(duì)電子

文件進(jìn)行檢測(cè)，檢測(cè)合格后方可歸檔交接:

1電子文件形成部門在向本單位檔案管理部門歸檔電子文

件之前，以及本單位檔案管理部門在接收電子文件時(shí);

13

2業(yè)務(wù)管理電子文件形成單位、工程建設(shè)單位向城建檔案

管理機(jī)構(gòu)移交電子檔案前，以及城建檔案管理機(jī)構(gòu)在接收電子檔

案時(shí);

3勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、測(cè)量等單位向建設(shè)單位交付

電子檔案前，以及建設(shè)單位接收電子檔案時(shí)。

5.6.2對(duì)電子文件的檢測(cè)，應(yīng)從可用性、完整性、安全性等方

面展開，并應(yīng)符合下列規(guī)定:

1對(duì)電子文件可用性的檢測(cè)，應(yīng)重點(diǎn)檢測(cè)下列內(nèi)容:

1)離線移交的存儲(chǔ)媒體外觀是否完好元損，是否可以通

過I!O測(cè)試;

2)在線移交的數(shù)據(jù)'包是否可以完整解包;

3)電子文件格式是否符合本規(guī)范表5.2.1的規(guī)定i

4)電子檔案移交目錄、電子檔案全文是否可以正常打開

和瀏覽;

5)電子檔案元數(shù)據(jù)是否可以正常展現(xiàn)和瀏覽。

2對(duì)電子文件完整性的檢測(cè)，應(yīng)重點(diǎn)檢測(cè)下列內(nèi)容:

1)電子檔案移交目錄的填寫內(nèi)容是否完整;

2)電子檔案數(shù)量與移交目錄中記錄的數(shù)量是否一致;

3)電子檔案元數(shù)據(jù)是否齊全、完整。

3對(duì)電子文件安全性的檢測(cè)，應(yīng)重點(diǎn)檢測(cè)下列內(nèi)容:

1)是否存在惡意程序，是否感染木馬或病毒;

2)是否存有與電子檔案移交無(wú)關(guān)的數(shù)據(jù);

3)存儲(chǔ)媒體出廠時(shí)間是否超過使用年限。

5.6.3對(duì)電子文件主要技術(shù)指標(biāo)的檢測(cè)結(jié)果應(yīng)符合下列規(guī)定:

1電子檔案移交目錄應(yīng)達(dá)到:必填字段100%，目錄重復(fù)

性0%.字段內(nèi)容規(guī)范性100%，涉密關(guān)鍵字檢查100%。

2文本類電子文件應(yīng)達(dá)到:完整性100%，可讀性100%，

重復(fù)文件0%。

3多媒體類電子文件應(yīng)達(dá)到:分段隨機(jī)播放可播放100%.

完整性100%.可讀性100%，重復(fù)文件0%。

14

4通過紙質(zhì)文件數(shù)字化采集到的電子文件，應(yīng)達(dá)到現(xiàn)行行

業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范))DA/T31的技術(shù)要求。

15

6電子檔案移交和接收

6.1移交

6.1.1業(yè)務(wù)管理電子文件形成單位應(yīng)按有關(guān)規(guī)定，每1年~5

年定期向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交電子檔案。

6.1.2列入城建檔案管理機(jī)構(gòu)接收范圍的建設(shè)工程，建設(shè)單位

應(yīng)按規(guī)定向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交一套符合要求的工程電子檔

案。建設(shè)單位組織工程竣工驗(yàn)收前，當(dāng)?shù)爻墙n案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)

工程電子檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。

6.1.3電子檔案移交方式，可采用在錢或離線方式進(jìn)行，交接

雙方可根據(jù)實(shí)際情況選擇確定。

6.1.4對(duì)擴(kuò)建、改建和維修工程，建設(shè)單位應(yīng)組織設(shè)計(jì)、施工、

監(jiān)理單位將工程中產(chǎn)生的電子檔案向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交。

6.1.5移交的電子檔案的存儲(chǔ)格式和存儲(chǔ)媒體應(yīng)符合本規(guī)范第

5.2.1條和第5.5.8條的規(guī)定。

6.1.6電子檔案移交之前，移交單位應(yīng)確定電子檔案的密級(jí)。

屬于國(guó)家秘密的電子檔案應(yīng)使用專用保密存儲(chǔ)媒體存儲(chǔ)，并應(yīng)按

國(guó)家現(xiàn)行有關(guān)保密規(guī)定辦理移交手續(xù)。

6.1.7電子檔案移交之前，移交單位應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備移交的電子檔案

進(jìn)行檢測(cè)，全部合格后方可移交。

6.2接收

6.2.1接收電子檔案時(shí)，接收單位應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行檢測(cè)。檢

測(cè)內(nèi)容與要求應(yīng)符合本規(guī)范第5.6.2條和第5.6.3條的要求。檢

測(cè)不合格的，應(yīng)退回移交單位重新處理。

6.2.2接收和移交電子檔案應(yīng)辦理交接手續(xù)，交接手續(xù)應(yīng)符合

下列規(guī)定:

16

1移交單位應(yīng)提交電子檔案移交目錄，電子檔案移交目錄

應(yīng)符合本規(guī)范附錄B的要求。

2移交和接收雙方應(yīng)填寫電子檔案移交與接收證明書，電

子檔案移交與接收證明書應(yīng)符合本規(guī)范附錄C的要求，并可采

用電子形式、以電子簽名方式予以確認(rèn)。

3電子檔案移交與接收證明書和電子檔案移交目錄一式兩

份，一份由移交單位保存，一份由接收單位保存。

17

7電子檔案保管

7.1存儲(chǔ)與備份

7.1.1電子檔案保管單位應(yīng)對(duì)在線存儲(chǔ)和離線存儲(chǔ)的電子檔案

進(jìn)行保管;應(yīng)配備符合規(guī)定的計(jì)算機(jī)機(jī)房、硬件設(shè)備、信息管理

系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的有效管理。

7.1.2保管電子檔案存儲(chǔ)媒體，應(yīng)符合下列規(guī)定:

1電子檔案磁性存儲(chǔ)媒體宜放人防磁柜中保存;

2單片、單個(gè)存儲(chǔ)媒體應(yīng)裝在盤、盒等包裝中，包裝應(yīng)清

潔無(wú)塵，并豎立存放，且避免擠壓;

3環(huán)境溫度應(yīng)保持在140C~240C之間，晝夜溫度變化不超

過+20C;相對(duì)濕度應(yīng)保持在35%~45%之間，相對(duì)濕度晝夜變

化不超過士5%;

4存儲(chǔ)媒體應(yīng)與有害氣體隔離;

5存放地點(diǎn)應(yīng)做到防火、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防濕、

防高溫、防光和防振動(dòng)。

7.1.3電子檔案保管單位應(yīng)定期檢查電子檔案讀取、處理設(shè)備。

設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)電子檔案存儲(chǔ)媒體與新設(shè)備的兼容性，如

不兼容，應(yīng)進(jìn)行存儲(chǔ)媒體轉(zhuǎn)換，原存儲(chǔ)媒體保留時(shí)間不應(yīng)少于

3年。

7.1.4電子檔案保管單位對(duì)保存的電子檔案，應(yīng)進(jìn)行定期檢查。

檢查應(yīng)符合下列規(guī)定:

1檢查方法應(yīng)包括人工抽檢和機(jī)讀檢測(cè);

2對(duì)脫機(jī)保存的電子檔案.應(yīng)根據(jù)不同存儲(chǔ)媒體的壽命，

定期進(jìn)行人工抽檢;

3對(duì)系統(tǒng)中運(yùn)轉(zhuǎn)的在線數(shù)據(jù)，應(yīng)定期進(jìn)行機(jī)讀檢測(cè);

4在定期檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施。

18

7.1.5對(duì)脫機(jī)備份的電子檔案，電子檔案保管單位宜根據(jù)存儲(chǔ)

媒體的壽命，定期轉(zhuǎn)存電子檔案。轉(zhuǎn)存時(shí)應(yīng)進(jìn)行登記，登記內(nèi)容

應(yīng)按本規(guī)范附錄D的規(guī)定填寫。

7.1.6城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期備份電子檔案。備份應(yīng)符合下

列規(guī)定:

1應(yīng)采取本地備份和異地備份并行的工作策略;

2應(yīng)同時(shí)備份保障數(shù)據(jù)恢復(fù)的管理系統(tǒng)與應(yīng)用軟件。

7.1.7對(duì)電子檔案內(nèi)容的備份可根據(jù)實(shí)際情況選擇完全備份、

差異備份或增量備份。

7.1.8備份方式可采用數(shù)據(jù)脫機(jī)備份或數(shù)據(jù)熱備份;數(shù)據(jù)熱備

份所采用的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)確保數(shù)據(jù)安全。

7.1.9對(duì)于備份的數(shù)據(jù)每年應(yīng)安排一次恢復(fù)演練，備份數(shù)據(jù)應(yīng)

可恢復(fù)。

7.2遷移

7.2.1在計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)升級(jí)或更新之后，存儲(chǔ)媒體過時(shí)或

電子檔案編碼方式、存儲(chǔ)格式淘汰之前，電子檔案保管單位應(yīng)將

電子檔案遷移到新的系統(tǒng)、媒體或進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，保證其可被持

續(xù)訪問和利用。

7.2.2電子檔案遷移之前，電子檔案保管單位應(yīng)明確遷移的要

求、策略和方法。

7.2.3電子檔案保管單位應(yīng)在電子檔案遷移之后，開展數(shù)據(jù)校

驗(yàn)，對(duì)照檢驗(yàn)遷移前后電子檔案內(nèi)容的一致性，以及電子檔案信

息的可用性。

7.2.4電子檔案保管單位應(yīng)對(duì)遷移的操作人員、時(shí)間、過程和

結(jié)果進(jìn)行完整記錄，記錄應(yīng)按本規(guī)范附錄E的規(guī)定填寫。

7.2.5永久保管的電子檔案在格式遷移后，其原始格式宜保留

一定年限。

19

7.3安全保護(hù)

7.3.1電子文件管理系統(tǒng)和城建檔案信息管理系統(tǒng)的安全等級(jí)

保護(hù)定級(jí)工作，應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定的要求。

7.3.2電子檔案保管單位應(yīng)采取下列措施滿足電子檔案基本安

全要求:

1技術(shù)上應(yīng)對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全、設(shè)備安全、

系統(tǒng)安全、應(yīng)用安全和數(shù)據(jù)安全等進(jìn)行保護(hù);

2管理上應(yīng)制定運(yùn)行維護(hù)、安全管理制度，設(shè)置安全管理

崗位，落實(shí)計(jì)算機(jī)機(jī)房日常管理、系統(tǒng)運(yùn)行安全等責(zé)任保障

機(jī)制。

7.3.3電子檔案存儲(chǔ)媒體運(yùn)行和保管的環(huán)境應(yīng)符合現(xiàn)行國(guó)家標(biāo)

準(zhǔn)《計(jì)算機(jī)場(chǎng)地通用規(guī)范))GB/T2887和《計(jì)算機(jī)場(chǎng)地安全要

求))GB/T9361的規(guī)定。

7.3.4電子檔案保管單位應(yīng)根據(jù)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、系統(tǒng)主機(jī)和信息應(yīng)

用，采取身份鑒別、訪問控制、資源控制、安全審計(jì)、邊界完整

性檢查、人侵防范、惡意代碼防范、剩余信息保護(hù)、通信完整

性、通信保密'性、抗抵賴、軟件容錯(cuò)等保護(hù)信息安全的措施。

7.3.5電子檔案保管單位應(yīng)制定電子簽名管理制度，加強(qiáng)對(duì)電

子印章的管理。

7.4鑒定銷毀

7.4.1電子檔案保管單位對(duì)電子檔案的鑒定應(yīng)包括下列內(nèi)容:

1對(duì)保管期滿的檔案重新判斷保存價(jià)值，確無(wú)繼續(xù)保存價(jià)

值的，列入銷毀范圍，仍有保存和利用價(jià)值的，列入續(xù)存范圍;

2對(duì)保密期滿的電子檔案進(jìn)行解密。

7.4.2電子檔案鑒定應(yīng)按國(guó)家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定和

本單位檔案歸檔范圍及保管期限表執(zhí)行，并應(yīng)按下列程序辦理:

1電子檔案保管單位應(yīng)組織成立由檔案管理人員和有關(guān)職

能部門組成的鑒定小組，并應(yīng)成立由檔案保管單位和文件形成單

20

位負(fù)責(zé)人組成的鑒定委員會(huì);

2對(duì)保管期滿、失去保存和利用價(jià)值的電子檔案，鑒定小

組應(yīng)提出銷毀意見，并編制保管期滿檔案銷毀清冊(cè)，銷毀清冊(cè)應(yīng)

符合本規(guī)范附錄F的要求;

3對(duì)保管期滿、仍有保存和利用價(jià)值的電子檔案，鑒定小

組應(yīng)重新劃定保管期限，編制保管期滿檔案續(xù)存清冊(cè)，續(xù)存清冊(cè)

應(yīng)符合本規(guī)范附錄G的要求;

4鑒定小組應(yīng)將電子檔案鑒定工作情況寫成報(bào)告，并應(yīng)將

保管期滿檔案銷毀清冊(cè)、保管期滿檔案續(xù)存清冊(cè)一同提交鑒定委

員會(huì)討論;

5鑒定委員會(huì)應(yīng)研究時(shí)論，形成審查意見;

6電子檔案保管單位應(yīng)將鑒定委員會(huì)審查意見報(bào)上級(jí)有關(guān)

主管部門批準(zhǔn)。

7.4.3對(duì)批準(zhǔn)銷毀的電子檔案應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)刪除相關(guān)數(shù)據(jù)，

對(duì)光盤等存儲(chǔ)媒體應(yīng)進(jìn)行物理銷毀，銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。

7.4.4非保密建設(shè)電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除。屬于保密范圍的

電子檔案被銷毀時(shí)，按《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》有關(guān)

規(guī)定執(zhí)行。

21

8電子檔案利用

8.0.1電子檔案保管單位應(yīng)建立檢索系統(tǒng)，向利用者提供在線

和離線等多種形式的電子檔案利用和信息服務(wù)。

8.0.2當(dāng)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)布電子檔案信息或在線利用電子檔

案時(shí)，應(yīng)遵守國(guó)家相關(guān)保密規(guī)定。

8.0.3在線利用系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置權(quán)限控制措施，實(shí)行審批和登記程

序，建立可溯糠的審計(jì)跟蹤記錄。電子檔案不得超授權(quán)范圍利

用、復(fù)制或公布。

8.0.4電子檔案保管單位應(yīng)建立專門的電子檔案利用數(shù)據(jù)庫(kù)，

與長(zhǎng)期保存的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)分離。

8.0.5脫機(jī)電子檔案存儲(chǔ)媒體和人庫(kù)的電子檔案存儲(chǔ)媒體不得

外借，當(dāng)利用時(shí)應(yīng)使用復(fù)制件;未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位或人員不得

擅自復(fù)制、修改、轉(zhuǎn)送他人。

22

附錄A歸檔文件存儲(chǔ)媒體標(biāo)簽式樣

A.O.l歸檔文件存儲(chǔ)媒體的標(biāo)簽上應(yīng)包含移交單位、移交日

期、媒體順序號(hào)、文件內(nèi)容、格式等信息，標(biāo)簽式樣宜符合表

.O.1的規(guī)定。

表A.O.l歸檔文件存儲(chǔ)媒體標(biāo)簽式樣

移交單位

移交日期|存儲(chǔ)媒體順序號(hào)|

文件內(nèi)容

文件中各式

23

附錄B電子檔案移交目錄

B.0.1電子檔案移交目錄中應(yīng)包括序號(hào)、文件類別、文件題

名、文件編號(hào)、責(zé)任者、日期、備注等內(nèi)容，移交目錄式樣應(yīng)符

合表B.O.l的規(guī)定。

表8.0.1電子檔案移交目錄

|序號(hào)|文件類別|文件題名|文件編號(hào)|責(zé)任者|日期|備注

B.0.2電子檔案移交目錄中的填寫，應(yīng)符合下列規(guī)定:

1序號(hào)應(yīng)以一份文件為單位編寫，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次

標(biāo)注。

2文件類別應(yīng)填寫到文件所屬的二級(jí)類目。

3文件題名應(yīng)填寫文件標(biāo)題的全稱。當(dāng)文件元標(biāo)題時(shí)，應(yīng)

根據(jù)內(nèi)容擬寫標(biāo)題，擬寫標(biāo)題外應(yīng)加"[J"符號(hào)。

4文件編號(hào)應(yīng)填寫文件形成單位的發(fā)文號(hào)或圖紙的圖號(hào)。

5責(zé)任者應(yīng)填寫文件的直接形成單位或個(gè)人。有多個(gè)責(zé)任

者時(shí)，應(yīng)選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用"等"代替。

24

6日期應(yīng)填寫文件的形成日期或文件的起止日期，竣工圖

應(yīng)填寫編制日期。日期中"年"應(yīng)用四位數(shù)字表示，"月"和

"日"應(yīng)分別用兩位數(shù)字表示。

7備注應(yīng)填寫需要說(shuō)明的問題。

25

附錄C電子檔案移交與接收證明書

C.0.1電子檔案移交與接收證明書應(yīng)包括所交接電子檔案的基

本情況和交接雙方單位名稱及簽章等內(nèi)容，式樣應(yīng)符合表c.O.1

的規(guī)定。

表C.0.1電子檔案移交與接收證明書

電子檔案基-本情況

檔案內(nèi)容

移交檔案數(shù)量份(件)

移交檔案數(shù)據(jù)最G

移交媒體類型、規(guī)格、數(shù)量

附:移交目錄

交接雙方單位名稱

移交單位接收單位

代表人:代表人:

單位蓋章單位蓋章

年月日年月日

C.0.2電子檔案與接收證明書的填寫應(yīng)符合下列規(guī)定:

1電子檔案基本情況應(yīng)由移交單位填寫;

2檔案內(nèi)容應(yīng)填寫交接檔案記述反映的主要內(nèi)容或者類別i

3移交文件數(shù)據(jù)量應(yīng)以G為單位，精確到小數(shù)點(diǎn)后3位;

4移交媒體類型應(yīng)填寫所移交的電子檔案存儲(chǔ)媒體的類別

(如光盤、移動(dòng)硬盤等);在線移交時(shí)，應(yīng)填寫"在線"。

26

附錄D電子檔案轉(zhuǎn)存登記表

表D電子檔案轉(zhuǎn)存登記表

原存11(.媒體類型和數(shù)雖:

檔案容量:

原存{諸如在體

1鐺案內(nèi)容描述.

轉(zhuǎn)存登記

轉(zhuǎn)有，厲的存儲(chǔ)媒體類型和l數(shù)盤z

檔案容盤和內(nèi)容校驗(yàn).

存儲(chǔ)媒體更新

與兼容性檢測(cè)

轉(zhuǎn)存厲的存儲(chǔ)媒體兼容性檢測(cè):

登記

填表人(簽名):審核人(簽名):單位(蓋章):

年月日年月日年月日

27

附錄E電子檔案遷移登記表

表E電子檔案遷移登記表

硬件系統(tǒng):

原系統(tǒng)系統(tǒng)軟件，

設(shè)備情況應(yīng)用軟件:

存儲(chǔ)設(shè)備:

硬件系統(tǒng):

目標(biāo)系統(tǒng)系統(tǒng)軟件:

設(shè)備情況應(yīng)用軟件:

存儲(chǔ)設(shè)備:

原格式:

被遷移目標(biāo)格式:

電子檔案情況遷移數(shù)量:

遷移時(shí)間:

硬件系統(tǒng)查驗(yàn):

系統(tǒng)軟件查驗(yàn):

應(yīng)用軟件查驗(yàn):

迂移位測(cè)情況

存儲(chǔ)媒體查驗(yàn):

電子檔案內(nèi)容查驗(yàn):

電子檔案形態(tài)查驗(yàn):

遷移者(簽名):遷移檢驗(yàn)者(簽名):單位(蓋章):

年月日年月日年月日

28

附錄F保管期滿檔案銷毀清冊(cè)

F.O.l保管期滿檔案銷毀清冊(cè)式樣應(yīng)符合表F.0.1的規(guī)定。

表F.O.l保管期滿檔案銷毀清冊(cè)

文件文件保管到銷毀

序號(hào)文件題名責(zé)任者日期鑒定人

檔號(hào)編號(hào)期日意見

F.O.2保管期滿檔案銷毀清冊(cè)內(nèi)容的填寫，應(yīng)符合下列規(guī)定:

1序號(hào)應(yīng)以一份文件為單位編寫，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依

次標(biāo)注。

2文件檔號(hào)應(yīng)填寫檔案保管單位所賦予的編碼。

3文件題名應(yīng)填寫文件標(biāo)題的全稱。當(dāng)文件無(wú)標(biāo)題時(shí)，應(yīng)

根據(jù)內(nèi)容擬寫標(biāo)題，擬寫標(biāo)題外應(yīng)加"[J"符號(hào)。

4文件編號(hào)應(yīng)填寫文件形成單位的發(fā)文號(hào)或圖紙的圖號(hào)。

5責(zé)任者應(yīng)填寫文件的直接形成單位或個(gè)人。有多個(gè)責(zé)任

者時(shí)，應(yīng)選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用"等"代替。

6日期應(yīng)填寫文件的形成日期或文件的起止日期，竣工圖

29

應(yīng)填寫編制日期。日期中"年"應(yīng)用四位數(shù)字表示，"月"和

"日"應(yīng)分別用兩位數(shù)字表示。

7保管到期日應(yīng)填寫文件保管到期的年、月、日。

8銷毀意見應(yīng)填寫"銷毀"。

9鑒定人應(yīng)填寫主要鑒定工作人員。

30

附錄G保管期滿檔案續(xù)存清冊(cè)

G.O.l保管期滿檔案續(xù)存清冊(cè)式樣應(yīng)符合表G.O.l的規(guī)定。

表G.O.l保管期滿檔案續(xù)存清冊(cè)

重新劃

文件文件保管

序號(hào)文件題目責(zé)任者日J(rèn)tlJ定的保鑒定人

襠號(hào)編號(hào)到期日

管期|輟

31

本規(guī)范用詞說(shuō)明

1為便于在執(zhí)行本規(guī)范條文時(shí)區(qū)別對(duì)待，本規(guī)范對(duì)條文要

求嚴(yán)格程度不同的用詞說(shuō)明如下:

1)表示很嚴(yán)格，非這樣做不可的:

正面詞采用"必須"，反面詞采用"嚴(yán)禁";

2)表示嚴(yán)格，在正常情況下均應(yīng)這樣做的:

正面詞采用"應(yīng)"，反面詞采用"不應(yīng)"或"不得";

3)表示允許稍有選擇，在條件許可時(shí)首先這樣做的:

正面詞采用"宜飛反面詞采用"不宜";

4)表示有選擇，在一定條件下可以這樣做的，采用

"可"。

2條文中指明應(yīng)按其他有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行的寫法為"應(yīng)符

合……的規(guī)定"或"應(yīng)按……執(zhí)行"。

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引用標(biāo)準(zhǔn)名錄

'且句，"咱

《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范