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文檔簡介
校園網(wǎng)系統(tǒng)集成項(xiàng)目中的范圍變更控制目錄摘要 2關(guān)鍵詞 2前言 21、項(xiàng)目中的范圍管理和范圍變更 32、“多網(wǎng)合一”型數(shù)字化校園網(wǎng)系統(tǒng)集成項(xiàng)目中的范圍變更 42.1信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目范圍變更的分類 42.2“多網(wǎng)合一”型數(shù)字化校園網(wǎng)系統(tǒng)集成項(xiàng)目中常見的范圍變更 52.3“多網(wǎng)合一”型數(shù)字化校園網(wǎng)系統(tǒng)集成項(xiàng)目中范圍變更的性質(zhì)及影響 63、變化與控制 74、反饋管理 95、結(jié)論 10參考文獻(xiàn) 10
校園網(wǎng)系統(tǒng)集成項(xiàng)目中的范圍變更控制摘要越來越多的中小學(xué)、職業(yè)學(xué)校在建設(shè)或規(guī)劃“多網(wǎng)合一”模式的數(shù)字化校園網(wǎng)系統(tǒng),這是一種典型的綜合性系統(tǒng)集成項(xiàng)目。但在工程實(shí)施過程中,由于該類型項(xiàng)目的特性所致,合同約定的項(xiàng)目范圍經(jīng)常發(fā)生變更,并直接影響項(xiàng)目的進(jìn)度、成本、質(zhì)量等關(guān)鍵因素。項(xiàng)目經(jīng)理通過反饋管理機(jī)制,可以妥善控制或引導(dǎo)需求范圍的變化,以達(dá)成目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。關(guān)鍵詞多網(wǎng)合一校園網(wǎng)范圍變更總結(jié)變化控制反饋前言越來越多的中小學(xué)、職業(yè)學(xué)校在建設(shè)或規(guī)劃“多網(wǎng)合一”模式的數(shù)字化校園網(wǎng)系統(tǒng),這是一種典型的綜合性系統(tǒng)集成項(xiàng)目。對(duì)于計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目經(jīng)理而言,管理該類型的項(xiàng)目建設(shè),卻是一件喜憂參半的事情。各地中小學(xué)、職業(yè)中專數(shù)量龐大,目前國家對(duì)該等級(jí)教育的投入在快速增長,“數(shù)字化校園”概念也在深入推廣,從而將促使“多網(wǎng)合一”模式的數(shù)字化校園網(wǎng)系統(tǒng)集成項(xiàng)目的大量投資建設(shè),商機(jī)無限。但在工程實(shí)施過程中,由于該類型項(xiàng)目的特性所致,合同約定的項(xiàng)目范圍經(jīng)常發(fā)生變更,并直接影響項(xiàng)目的進(jìn)度、成本、質(zhì)量等關(guān)鍵因素?!岸嗑W(wǎng)合一”模式下的數(shù)字化校園網(wǎng)系統(tǒng)集成項(xiàng)目,一般包含了以下建設(shè)內(nèi)容:學(xué)校自身網(wǎng)站建立與服務(wù)提供;外網(wǎng)聯(lián)接與服務(wù)提供;實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化多媒體教學(xué)服務(wù)功能(有時(shí)還包括遠(yuǎn)程教學(xué)、數(shù)字廣播系統(tǒng));內(nèi)部程控電話(有時(shí)還包括電視電話會(huì)議等);電子監(jiān)控與安全防范系統(tǒng);數(shù)字電視(有時(shí)包括學(xué)校自建的校園電視臺(tái));一卡通系統(tǒng)(有時(shí)含遠(yuǎn)程智能計(jì)量計(jì)費(fèi)管理系統(tǒng),甚至還可能包括物業(yè)管理系統(tǒng));主控室(或網(wǎng)絡(luò)中心機(jī)房)的建設(shè)(或升級(jí)改造);輔助系統(tǒng)(如防雷接地、保護(hù)電源等)。從表面功能上來看,即使是不同的學(xué)校,也都具有很大的類似性。但也應(yīng)看到,該類型的系統(tǒng)集成項(xiàng)目,還具有以下三個(gè)方面的特點(diǎn):1、因?yàn)楦鞣N因素的制約,不同的學(xué)校,其建設(shè)內(nèi)容、時(shí)機(jī)選擇、資金投入都不盡相同;對(duì)承建方的選擇也不是單一的。2、與項(xiàng)目建設(shè)、工程實(shí)施相關(guān)的各類建筑,多數(shù)原已建成,“多網(wǎng)合一”的某些功能也可能原已具備,因此,盡管“多網(wǎng)合一”型數(shù)字化校園網(wǎng)系統(tǒng)集成項(xiàng)目在多數(shù)情況是作為“新項(xiàng)目”來建設(shè)的,但該類型項(xiàng)目同時(shí)也就具有了升級(jí)改造性項(xiàng)目的部分特點(diǎn)。3、學(xué)校作為合同甲方,不僅扮演建設(shè)方(直接投資建設(shè)方或者投資方的委托建設(shè)方)、經(jīng)營方的角色,還經(jīng)常充當(dāng)設(shè)計(jì)方;項(xiàng)目經(jīng)理所在的公司(具備信息系統(tǒng)集成資質(zhì))作為合同乙方,在項(xiàng)目建設(shè)的部分階段中甚至是全過程中,是承建方(實(shí)施者),也是受學(xué)校委托的設(shè)計(jì)方(而且,設(shè)計(jì)往往不是全面授權(quán)的)。上述三大特點(diǎn),必然導(dǎo)致在項(xiàng)目建設(shè)過程中,需求經(jīng)常發(fā)生變更,由此牽涉到合同范圍(標(biāo)的)的不斷變更。本文將依據(jù)項(xiàng)目管理的基本理論知識(shí)和反饋機(jī)制原理,并借鑒系統(tǒng)集成工程項(xiàng)目實(shí)施管理當(dāng)中獲取的經(jīng)驗(yàn)?zāi)酥两逃?xùn),討論如何應(yīng)對(duì)項(xiàng)目范圍的變更,控制或引導(dǎo)變化,確?!岸嗑W(wǎng)合一”型數(shù)字化校園網(wǎng)系統(tǒng)集成項(xiàng)目目標(biāo)的成功實(shí)現(xiàn)。1、項(xiàng)目中的范圍管理和范圍變更根據(jù)PMI(項(xiàng)目管理協(xié)會(huì))的定義,項(xiàng)目管理就是“將管理知識(shí)、技術(shù)、工具和方法綜合運(yùn)用到任何一個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)上,以期符合項(xiàng)目需求”。根據(jù)《中國項(xiàng)目管理知識(shí)體系》的描述,項(xiàng)目的范圍是指項(xiàng)目的最終成果和產(chǎn)生該成果需要做的工作,既不欠缺也不多余。項(xiàng)目范圍必須是明確和可以驗(yàn)證的。但一般的建設(shè)性工程合同(或協(xié)議),對(duì)于項(xiàng)目范圍的約定,往往不僅是指合同(或協(xié)議)中相應(yīng)明確的條款,也包括不言而喻的要求、甚至是隱含的需求,比如沒有明示、但規(guī)定的用途或已知的預(yù)期用途所必需的要求,還包括與項(xiàng)目實(shí)施及建設(shè)成果有關(guān)的法律法規(guī)要求?;陧?xiàng)目生命周期的框架模型,范圍管理包括用以保證項(xiàng)目能按要求的范圍完成所涉及的所有過程,包括范圍核準(zhǔn)、范圍規(guī)劃、范圍定義、范圍變更控制和范圍核實(shí)。項(xiàng)目范圍管理包括的程序,要求能確保該項(xiàng)目所覆蓋的整體工作要求和單項(xiàng)工作要求,從而可以促使項(xiàng)目任務(wù)成功地完成。項(xiàng)目范圍受進(jìn)度、費(fèi)用、質(zhì)量以及用戶需求變更等各種因素影響;同時(shí),范圍變更又會(huì)要求對(duì)上述各方面作出相應(yīng)的變更。因此,必須結(jié)合項(xiàng)目整體的控制和管理來進(jìn)行。范圍管理計(jì)劃描述如何管理和變更項(xiàng)目范圍,包括對(duì)可能發(fā)生范圍變更的原因、頻率和變更量的評(píng)估、對(duì)變更的分類,以及對(duì)實(shí)施變更的程序規(guī)定等。范圍變更管理是對(duì)項(xiàng)目存在的或潛在的變化,采用相應(yīng)的策略和方法予以處理。變更管理通過變更控制系統(tǒng)實(shí)現(xiàn),并與項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)一起通盤考慮。變更管理涉及文檔管理、風(fēng)險(xiǎn)分析、構(gòu)型(配置)管理、變更控制授權(quán)和變更流程制訂等。范圍變更控制是關(guān)于:(a)影響造成項(xiàng)目變化的因素,并盡量使這些因素向有利的方面發(fā)展;(b)判斷項(xiàng)目變更范圍是否已經(jīng)發(fā)生;(c)一旦范圍變更已經(jīng)發(fā)生,就要采取實(shí)際的處理措施。圖(1)范圍變更管理很少有項(xiàng)目能按合同的要求完全精確地運(yùn)轉(zhuǎn)。范圍變更控制必需與其他控制管理程序(時(shí)間控制、成本控制、質(zhì)量控制及其他控制)結(jié)合在一起。為范圍變更控制準(zhǔn)備的工具和技術(shù)包括范圍變化控制系統(tǒng)、績效測量、附加規(guī)劃。2、“多網(wǎng)合一”型數(shù)字化校園網(wǎng)系統(tǒng)集成項(xiàng)目中的范圍變更2.1信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目范圍變更的分類合同性質(zhì)的信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目,依據(jù)其范圍變化的內(nèi)容,可劃分為七大類:整體性變更這種類型的變更,有時(shí)簡直是災(zāi)難性的。其關(guān)鍵成因,除了通常所知道的原因外,往往是簽訂合同的時(shí)候,項(xiàng)目范圍描述不清楚。工作量變更是指合同甲方要求乙方完成超出其在項(xiàng)目實(shí)施估算的工作或超出原合同工作范圍的工作的一種活動(dòng)。是最為普遍的工程項(xiàng)目范圍變更現(xiàn)象。工作量變更主要表現(xiàn)為兩種形式:一是附加工程,是指那些完成合同所必不可少的工程,有可能在合同范圍之內(nèi)或之外。缺失則會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目建設(shè)不能發(fā)揮預(yù)期的作用,乙方必須按變更要求來完成。二是額外工程,未包括在合同范圍內(nèi),即使沒有,系統(tǒng)仍可正常運(yùn)行并發(fā)揮效益,可見額外工程是一個(gè)“新增的工程項(xiàng)目”,而不是原合同范圍內(nèi)的一個(gè)“新的工程項(xiàng)目”。系統(tǒng)功能變更各方對(duì)項(xiàng)目中系統(tǒng)功能的局部改變而提出的變更。設(shè)計(jì)變更各方對(duì)設(shè)計(jì)圖紙任何部分的修改或補(bǔ)充,都屬于設(shè)計(jì)變更類。實(shí)施條件的變更是指由于實(shí)際的現(xiàn)場條件不同于招標(biāo)文件中、合同中描述的現(xiàn)場條件,因此為了使工程項(xiàng)目順利進(jìn)行,甲方要求乙方增加一些必要的工作來實(shí)現(xiàn)合同規(guī)定的條件。實(shí)施變更實(shí)施變更,這里是一個(gè)狹義的概念,主要是在項(xiàng)目建設(shè)過程中,現(xiàn)場施工順序改變或者調(diào)整,可能是應(yīng)建設(shè)方的要求,或承建方進(jìn)行通過分析后提出的有利于目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的實(shí)施方案變更建議等。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)變更甲方出于成本、進(jìn)度等因素的考慮,會(huì)要求乙方提高或降低工程質(zhì)量的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和改變材料質(zhì)量或類型選擇;或者由于工程質(zhì)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的改變和實(shí)施。2.2“多網(wǎng)合一”型數(shù)字化校園網(wǎng)系統(tǒng)集成項(xiàng)目中常見的范圍變更當(dāng)一個(gè)“多網(wǎng)合一”型數(shù)字化校園網(wǎng)系統(tǒng)集成項(xiàng)目按照合同要求執(zhí)行時(shí),在工程建設(shè)實(shí)施過程中,項(xiàng)目范圍經(jīng)常發(fā)生變更。信息點(diǎn)位數(shù)量與分布位置的變化,是最為常見的。某地職業(yè)技術(shù)學(xué)院的“多網(wǎng)合一”型校園網(wǎng)項(xiàng)目,在工程建設(shè)實(shí)施1個(gè)月后,甲方提出的信息點(diǎn)位數(shù)量變化之統(tǒng)計(jì)結(jié)果,如表(1)所示:對(duì)比項(xiàng)信息點(diǎn)類型合同數(shù)量(個(gè))工程實(shí)施后,階段性累計(jì)之變更數(shù)量第10天第20天第30天數(shù)據(jù)信息點(diǎn)556+41+91+363語音信息點(diǎn)190+20-1電子監(jiān)控點(diǎn)位101-5-7-8數(shù)字廣播點(diǎn)位154-21-21-32一卡通終端93+1+3+7表(1)信息點(diǎn)位數(shù)量變更之統(tǒng)計(jì)表網(wǎng)絡(luò)化多媒體教學(xué)功能、遠(yuǎn)程教學(xué)(遠(yuǎn)程教育)功能,是“多網(wǎng)合一”型校園網(wǎng)綜合應(yīng)用的核心功能之一,是突出的優(yōu)勢。但是,即便在合同中已有明確約定,包括對(duì)相關(guān)技術(shù)要求與功能的說明,以及相應(yīng)設(shè)備(含硬件、系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件)與材料的配置清單與合同價(jià)格,但甲方會(huì)因?yàn)槭茏陨項(xiàng)l件(或條件變化)的限制,有時(shí),會(huì)突然提出暫緩實(shí)施,而且“緩”的時(shí)間長。近2年,某公司3次碰到類似變更。而防雷接地系統(tǒng)則往往受到第三方(當(dāng)?shù)貧庀蟛块T)的制約,往往也有可能發(fā)生新的變更。某縣民族中學(xué)在進(jìn)行“多網(wǎng)合一”型校園網(wǎng)系統(tǒng)集成項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí),當(dāng)?shù)貧庀缶志驼J(rèn)為學(xué)校的《招標(biāo)文件》、及中標(biāo)單位的《設(shè)計(jì)方案》中關(guān)于防雷接地系統(tǒng)的說明本身就是不符合規(guī)范要求的。某中學(xué)在組織項(xiàng)目實(shí)施時(shí),單是13條光纖的敷設(shè),前后就更改了21次方案。2.3“多網(wǎng)合一”型數(shù)字化校園網(wǎng)系統(tǒng)集成項(xiàng)目中范圍變更的性質(zhì)及影響依據(jù)變更性質(zhì)、及影響,可以劃分為重大變更、重要變更和一般變更。重大變更是指一定限額以上的涉及設(shè)計(jì)方案、實(shí)施方案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模和項(xiàng)目驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容的變動(dòng)。重要變更是指一定限額區(qū)間內(nèi)的不屬于重大變更的較大變更。一般變更是指一定限額以下的設(shè)計(jì)差錯(cuò)、設(shè)計(jì)遺漏。依據(jù)緊急度不同,還可以劃分為緊急情況下的變更和非緊急情況下的變更。緊急情況下變更和非緊急情況下變更是依據(jù)不立即進(jìn)行工程變更所帶來的后果嚴(yán)重性進(jìn)行區(qū)分的。在“多網(wǎng)合一”型數(shù)字化校園網(wǎng)系統(tǒng)集成項(xiàng)目實(shí)施過程中,范圍變更產(chǎn)生的原因機(jī)理及表現(xiàn)形式是很多樣化的、有是甚至非常復(fù)雜,項(xiàng)目經(jīng)理首先應(yīng)識(shí)別不同種類的變更,通過采取不同控制方法,設(shè)定不同的變更處理程序及不同的審批權(quán)限,有效地控制“多網(wǎng)合一”型數(shù)字化校園網(wǎng)系統(tǒng)集成項(xiàng)目的范圍變更。3、變化與控制系統(tǒng)集成項(xiàng)目實(shí)施過程中的出現(xiàn)的任何一種類型的范圍變更,都可以歸結(jié)為:變化。對(duì)項(xiàng)目范圍變更的管理,就是對(duì)變化的有效控制。我們可以把變化論、控制論的原理應(yīng)用到“多網(wǎng)合一”型數(shù)字化校園網(wǎng)系統(tǒng)集成項(xiàng)目的實(shí)施管理當(dāng)中去。我們總結(jié)認(rèn)為,變化中隱藏了關(guān)鍵點(diǎn)?!岸嗑W(wǎng)合一”型數(shù)字化校園網(wǎng)系統(tǒng)集成項(xiàng)目中的變化有較多的不確定因素,對(duì)變化的控制就有諸多風(fēng)險(xiǎn)因素,主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面:一是對(duì)技術(shù)變化控制方面的風(fēng)險(xiǎn);二是對(duì)系統(tǒng)應(yīng)用功能變化控制方面的風(fēng)險(xiǎn);三是對(duì)實(shí)施過程變化控制的風(fēng)險(xiǎn)。一個(gè)系統(tǒng)集成項(xiàng)目經(jīng)理,必須要堅(jiān)持歸納、總結(jié)系統(tǒng)集成工程項(xiàng)目實(shí)施過程中的變化。變化總是直接指向:項(xiàng)目干系人。所以,首先要明了作為建設(shè)方的學(xué)校在項(xiàng)目實(shí)施過程中所處的位置和作用。如圖(2)所示。學(xué)校方面和承建方(尤其是項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì))對(duì)設(shè)計(jì)方案、合同所約定的需求理解有時(shí)是不一致的。這種情況較常見。雖然校方已經(jīng)確認(rèn)了與項(xiàng)目范圍相關(guān)的說明文件,項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)也是完全按照這些文件規(guī)定的內(nèi)容做的,但是學(xué)校方面還是不停的要求變更。同一件事情,學(xué)校方面不同的領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)責(zé)任人的認(rèn)知、和項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)的認(rèn)知是不可能完全一致的。項(xiàng)目范圍的定義是制定WBS工作分解結(jié)構(gòu),項(xiàng)目估算,進(jìn)度安排。項(xiàng)目變更,跟蹤控制,基線比較的基礎(chǔ)。項(xiàng)目計(jì)劃階段項(xiàng)目范圍必須明確,項(xiàng)目管理過程只應(yīng)該做該做的事情,因此范圍既不能遺漏也不能鍍金。圖(2)學(xué)校在項(xiàng)目實(shí)施過程中所處的位置和作用項(xiàng)目經(jīng)理需要清晰地了解在項(xiàng)目執(zhí)行過程中的職責(zé)和任務(wù):●識(shí)別項(xiàng)目環(huán)境變化,做出調(diào)整措施;●有效地跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展;●積極應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)問題;●管理團(tuán)隊(duì)。我們認(rèn)為,所謂對(duì)變化的控制,就是在于從時(shí)間的序列、從事物發(fā)展變化的角度來看待問題。針對(duì)同一個(gè)問題,沿著不同的方向去思考,在思考中,不墨守陳規(guī),不拘泥于傳統(tǒng),不受已有知識(shí)束縛,沒有固定范圍的局限,故而能夠探求不同的、特異的解決問題的方法。它能使我們的思路擺脫舊的聯(lián)系,克服心理定勢,跳出“常識(shí)”框框,以前所未有的新觀點(diǎn)去洞察、分析事物,作出新的創(chuàng)見。同時(shí),以合同項(xiàng)目的范圍為依據(jù),根據(jù)系統(tǒng)現(xiàn)有特點(diǎn)、學(xué)校方面對(duì)變化的承受限度,對(duì)所有的方法做出判斷,經(jīng)過反復(fù)沉淀、驗(yàn)證、集中導(dǎo)向,最終做出最佳的抉擇。與校方共同協(xié)商制定需求變更的控制方案。這樣,學(xué)校方面一般會(huì)予以認(rèn)可,并會(huì)在后期的實(shí)施過程中鼎力支持,項(xiàng)目實(shí)施得以順利推進(jìn);同時(shí)也為公司提供了有價(jià)值的需求信息。4、反饋管理控制的基礎(chǔ)在于規(guī)則。建立起規(guī)范的項(xiàng)目管理機(jī)制和運(yùn)行機(jī)制,用制度管理項(xiàng)目,這是夯實(shí)項(xiàng)目管理的基準(zhǔn)點(diǎn)。我們在一開始,就應(yīng)當(dāng)制定出合同管理、技術(shù)管理、質(zhì)量管理、施工安全、設(shè)備管理、物資采購、環(huán)境保護(hù)、員工培訓(xùn)及獎(jiǎng)罰措施等一系列管理制度,從不同角度、不同側(cè)面,規(guī)范對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程的嚴(yán)格控制,有章可循,有責(zé)可查。比如,合同中所規(guī)定的項(xiàng)目范圍以及甲方確認(rèn)的計(jì)劃等都屬于項(xiàng)目中要控制的范疇,另外還包括實(shí)際執(zhí)行情況的差距和原因分析。在規(guī)則的基礎(chǔ)上,對(duì)變化的控制,關(guān)鍵在于反饋。國內(nèi)某著名IT公司,其管理訣竅之一,就是反饋,而且,所有的控制都形成閉環(huán)。流程沒有對(duì)錯(cuò),方法沒有好壞,關(guān)鍵在于是否執(zhí)行,是否有反饋。系統(tǒng)集成工程項(xiàng)目建設(shè)當(dāng)中,項(xiàng)目經(jīng)理必須全程監(jiān)督實(shí)施。即使建立了完善的審批制度與管理程序,項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)理仍然要認(rèn)真監(jiān)督重要項(xiàng)目,以確保項(xiàng)目實(shí)施不出現(xiàn)大的波折。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該盡可能要求項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中的所有成員定期或不定期提交項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告。因?yàn)轫?xiàng)目團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人都會(huì)根據(jù)自己的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和能力,就所承擔(dān)的不同工作、不同項(xiàng)目階段,提出不同的問題和建議,這樣能夠從不同側(cè)面來總結(jié)項(xiàng)目,更好地為下一階段或以后的項(xiàng)目提供有意義的參考。另外,項(xiàng)目過程中各種因數(shù)不斷變化,公司領(lǐng)導(dǎo)或項(xiàng)目總監(jiān)也必須定期聽取項(xiàng)目經(jīng)理的匯報(bào),就是聽取該系統(tǒng)集成工程項(xiàng)目實(shí)施情況的客觀的、精確的匯報(bào),時(shí)刻與項(xiàng)目的進(jìn)展和變化保持同步,這樣,在必要的時(shí)候,就能夠及時(shí)給予項(xiàng)目經(jīng)理切實(shí)的指導(dǎo)和幫助。在工程項(xiàng)目的全壽命管理中,由于各參與方在不同的階段參與項(xiàng)目的建設(shè),因而在各參與方組織內(nèi)部和組織間產(chǎn)生了大量的管理和時(shí)間維度的信息。成功的項(xiàng)目管理必須依賴于這些信息利用的有效性和效率,而將項(xiàng)目管理的信息從不同角度不同層面進(jìn)行集成。微軟公司的三大看家本領(lǐng)之一
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