備品備件管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)

備品備件庫(kù)房物資管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)營(yíng)銷服務(wù)中心2023年12月目錄一、庫(kù)存管理概述 6（一）相關(guān)定義 6（二）管理目的 6（三）常用物資分類 61.調(diào)試類物資 62.三包物資 63.維護(hù)類物資 7二、庫(kù)存物資管理 7（一）物資管理員職責(zé) 71.提供合格備件 72.做好統(tǒng)計(jì)反饋 73.減少資金占用 74.編制修訂標(biāo)準(zhǔn) 75.組織驗(yàn)收鑒定 86.制定更換周期 8（二）備品備件儲(chǔ)備 81.常用備件 82.不常用備件 83.備品備件放置 94.備品備件更新 9（三）備品備件入庫(kù) 91.核對(duì)物資計(jì)劃 92.核對(duì)物資規(guī)格 93.更新庫(kù)存系統(tǒng) 10（四）備品備件領(lǐng)取 101.備品備件申請(qǐng) 102.備品備件審核 103.備品備件領(lǐng)取 104.備品備件出庫(kù) 105.備品備件發(fā)貨 11（五）備品備件報(bào)廢 111.客戶物資回收 112.三包物資回收 113.需檢測(cè)確定物資 114.備品備件報(bào)廢 12（六）質(zhì)量保障 121.選擇合格供應(yīng)商 122.定期檢測(cè)質(zhì)量 12三、庫(kù)存臺(tái)帳管理 12（一）服務(wù)類型劃分 121.調(diào)試類信息 132.三包類信息 133.維護(hù)類信息 13（二）庫(kù)房臺(tái)帳建設(shè) 131.物資庫(kù)存臺(tái)帳 132.物資發(fā)貨臺(tái)帳 133.物資回收臺(tái)帳 144.物資報(bào)廢臺(tái)帳 14四、庫(kù)存報(bào)表管理 14（一）月度報(bào)表管理 141.物資領(lǐng)用報(bào)表 142.物資預(yù)警報(bào)表 15（二）考核指標(biāo)統(tǒng)計(jì) 151.按期發(fā)貨率 152.延遲發(fā)貨率 15（三）定期優(yōu)化分析 151.數(shù)據(jù)分析 152.持續(xù)改進(jìn) 163.定期評(píng)審 16一、庫(kù)存管理概述（一）相關(guān)定義1.備件定義在售后維修工作中，為了縮短修理停歇時(shí)間，按照儲(chǔ)備原則事先準(zhǔn)備的各種零部件，統(tǒng)稱為備件。2.備品備件管理是指?jìng)浼挠?jì)劃、生產(chǎn)、訂貨、供應(yīng)、儲(chǔ)備的知識(shí)與管理，它是設(shè)備維修資源管理的主要內(nèi)容。3.備品備件定義為了及時(shí)滿足設(shè)備的維修需要，縮短維修停機(jī)時(shí)間，減少停機(jī)損失，盡快恢復(fù)設(shè)備原有功能，需要將設(shè)備中容易磨損的各種零、部件，事先加工、采購(gòu)和儲(chǔ)備好。這些根據(jù)設(shè)備磨損規(guī)律和零件使用壽命實(shí)現(xiàn)按一定數(shù)量?jī)?chǔ)備的零件稱為備品備件。（二）管理目的為進(jìn)一步規(guī)范公司備品備件的時(shí)效性、統(tǒng)一性管理，明確設(shè)備備件從申報(bào)、采購(gòu)、入庫(kù)、保管、發(fā)放領(lǐng)用的制度及管理職責(zé)，以保證用戶設(shè)備正常維修和檢修計(jì)劃的順利進(jìn)行。（三）常用物資分類按照時(shí)間跨度可以分為調(diào)試類配件、三包類和維護(hù)類備件1.調(diào)試類物資指安裝調(diào)試過(guò)程中、由于設(shè)計(jì)錯(cuò)誤、設(shè)計(jì)更改、客戶更改、發(fā)貨缺失導(dǎo)致增加的物資。時(shí)間段橫跨調(diào)試初期至投運(yùn)結(jié)束。2.三包物資從設(shè)備正式投運(yùn)至質(zhì)保期結(jié)束期間，由于元件缺陷、元件損壞而導(dǎo)致增加的物資。3.維護(hù)類物資指質(zhì)保期過(guò)后，由于元件損壞或元件壽命終止而導(dǎo)致增加的物資。此類物資通常指的是需要收費(fèi)的物資。按照設(shè)備備件的使用壽命和重要程度，可以將設(shè)備備件分為：1.事故備件：使用壽命長(zhǎng)，或只需更換小部件就能長(zhǎng)期使用的整機(jī)（備機(jī)）或部件，一般情況下，采購(gòu)周期大于六個(gè)月，價(jià)格較貴，無(wú)重大人為或自然因素不易損傷的整機(jī)或部件，簡(jiǎn)稱為“A”類備件；2.常規(guī)備件：采購(gòu)周期在六個(gè)月至三個(gè)月之間，備件的使用壽命較長(zhǎng)且可預(yù)知或預(yù)測(cè)，從而可制定出備件更新的周期或修復(fù)的周期，簡(jiǎn)稱為“B”類備件；3.易損易耗備件：采購(gòu)周期小于三個(gè)月，使用壽命較短，價(jià)格較低，較難確定其更換周期，且少有修復(fù)價(jià)值，簡(jiǎn)稱為“C”類備件。（四）物資管理員職責(zé)1.提供合格備件及時(shí)有效地向維修人員提供合格的備品備件，并做好備件保管供應(yīng)工作；2.做好統(tǒng)計(jì)反饋?zhàn)龊脗淦穫浼褂们闆r的信息收集和反饋工作；3.減少資金占用在保證備件供應(yīng)的前提下，盡可能減少備件的資金占用量。備件管理人員應(yīng)努力做好備件的計(jì)劃、生產(chǎn)、采購(gòu)、供應(yīng)、保管等工作，壓縮備件儲(chǔ)備資金，降低備件管理成本；4.編制修訂標(biāo)準(zhǔn)定期編制和修訂備品備件管理標(biāo)準(zhǔn)；5.組織驗(yàn)收鑒定組織有關(guān)部門(mén)對(duì)到備品備件進(jìn)行驗(yàn)收、鑒定工作，并填寫(xiě)驗(yàn)收單。6.制定更換周期根據(jù)備件的使用壽命和保存環(huán)境，確定備品備件的使用周期及更換周期。并對(duì)庫(kù)存時(shí)間較長(zhǎng)的備件進(jìn)行預(yù)警，適時(shí)進(jìn)行換用或退庫(kù)。二、庫(kù)存物資管理（一）備品備件儲(chǔ)備安全庫(kù)存是指為了防止因不確定因素導(dǎo)致的需求增加或完成周期延長(zhǎng)而設(shè)置的緩沖存貨。庫(kù)存管理還需要考慮到庫(kù)存成本和資金占用等問(wèn)題，確保庫(kù)存量的合理性和經(jīng)濟(jì)性。1.常用備件此類備件為易消耗品，使用量較大，平時(shí)需要加強(qiáng)儲(chǔ)備，其儲(chǔ)備量應(yīng)能保障50-60%的用量。使用周期低于一年或易損件原則按照50%備用，非易損件或更換周期較長(zhǎng)按照20%—10%備用。2.不常用備件此類備件可根據(jù)使用量進(jìn)行儲(chǔ)備或者及時(shí)采購(gòu)，但對(duì)于采購(gòu)周期較長(zhǎng)的，應(yīng)提前進(jìn)行評(píng)估，以確保儲(chǔ)備的物資在正常使用壽命周期內(nèi)。3.備品備件放置備品備件依據(jù)不同類型分架放置，并貼上標(biāo)簽。標(biāo)簽要清晰、完整且貼在醒目的位置。重的備件盡量放在底層，輕的且頻率不高的備品備件可以放置在頂層。4.備品備件更新倉(cāng)庫(kù)管理人員需要定期檢查庫(kù)存數(shù)量，發(fā)現(xiàn)數(shù)量異常時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)采購(gòu)人員或生產(chǎn)計(jì)劃編制人員。對(duì)于使用率較高或庫(kù)存較少的備件要及時(shí)制定采購(gòu)計(jì)劃，按時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充，確保滿足使用要求。（二）備品備件采購(gòu)1.正常計(jì)劃申報(bào)需要采購(gòu)的所有備品備件需填寫(xiě)材料計(jì)劃單，逐級(jí)申報(bào)審批后由供應(yīng)部在規(guī)定時(shí)間內(nèi)組織采購(gòu)。2.緊急物資申報(bào)發(fā)生因備件損壞造成客戶停產(chǎn)，且?guī)旆繘](méi)有備用物資時(shí)，售后部門(mén)可啟用緊急物資采購(gòu)程序。（三）備品備件入庫(kù)1.核對(duì)物資計(jì)劃物資入庫(kù)時(shí)，物資管理員應(yīng)按照制定的采購(gòu)計(jì)劃清單進(jìn)行核對(duì)，查清楚那些已采購(gòu)，那些未采購(gòu)，并落實(shí)原因和到貨計(jì)劃。2.核對(duì)物資規(guī)格物資入庫(kù)時(shí)，需要核對(duì)物資的品名、規(guī)格、數(shù)量及外包裝是否完好無(wú)損，同時(shí)核對(duì)物資生產(chǎn)日期，防止購(gòu)買(mǎi)過(guò)期產(chǎn)品。3.更新庫(kù)存系統(tǒng)在對(duì)入庫(kù)物資核對(duì)完后，物資管理員應(yīng)及時(shí)將庫(kù)存物資更新情況錄入庫(kù)存系統(tǒng)。（四）備品備件領(lǐng)取1.備品備件申請(qǐng)所有需要領(lǐng)取備件的項(xiàng)目，都需要填寫(xiě)申請(qǐng)單，填寫(xiě)者需要說(shuō)明備件更換的原因、名稱、型號(hào)、規(guī)格、必要時(shí)可以填上廠家，同時(shí)需要注明備品備件的分類，是調(diào)試類、三包類或者是維護(hù)類。2.備品備件審核接到備品備件申請(qǐng)后，需要設(shè)專人進(jìn)行審核，對(duì)物資的需求及去向進(jìn)行核對(duì)和確認(rèn)，必要時(shí)向用戶進(jìn)行確認(rèn)或者向營(yíng)銷進(jìn)行核對(duì)。此部分工作一般由專責(zé)進(jìn)行審核。3.備品備件領(lǐng)取備品備件的領(lǐng)取需要有專用的物資領(lǐng)取單，此物資領(lǐng)取單需要有相關(guān)主管簽字后方可生效。4.備品備件出庫(kù)物資管理員應(yīng)按照審批的發(fā)貨申請(qǐng)單進(jìn)行物資發(fā)放，物資的出庫(kù)按照先入先出原則進(jìn)行選擇，以充分保證物資的有效期。5.備品備件發(fā)貨發(fā)貨時(shí)，物資管理員應(yīng)注明發(fā)貨物資清單，明確說(shuō)明發(fā)貨物資數(shù)量、規(guī)格型號(hào)及名稱。對(duì)于可以自提的，由申請(qǐng)人進(jìn)行領(lǐng)取；對(duì)于直發(fā)現(xiàn)場(chǎng)的，在物資發(fā)出時(shí)，應(yīng)電話告知收貨人注意查收物資。（五）備品備件報(bào)廢1.客戶物資回收對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)更換的備件，如果是客戶買(mǎi)單的備件，則不需要回收，如果客戶提出維修要求，這服務(wù)人員負(fù)責(zé)將備件發(fā)回公司服務(wù)部門(mén)，由服務(wù)部門(mén)發(fā)送相關(guān)部門(mén)進(jìn)行維修。2.三包物資回收對(duì)于三包期更換的備品備件或其他物資，服務(wù)人員應(yīng)負(fù)責(zé)將該物資寄回公司服務(wù)部門(mén)進(jìn)行處置。對(duì)于退貨產(chǎn)品，需要審核退貨單或相關(guān)憑證，并記錄退庫(kù)或退貨產(chǎn)品的數(shù)量和質(zhì)量狀況。3.需檢測(cè)確定物資對(duì)于不確定原因需要進(jìn)行檢測(cè)的物資，應(yīng)在公司相關(guān)部門(mén)檢測(cè)確定無(wú)效后，方可走報(bào)廢流程進(jìn)行處置；對(duì)于檢測(cè)后，經(jīng)修理仍可使用的物資可作為物資進(jìn)行儲(chǔ)備，以應(yīng)對(duì)下一次使用。4.備品備件修復(fù)經(jīng)鑒定確認(rèn)可以修復(fù)使用的必須安排修復(fù)使用，生產(chǎn)單位能夠修復(fù)的由生產(chǎn)單位組織自行修復(fù)，生產(chǎn)單位不能修復(fù)的由供應(yīng)商修復(fù)。5.備品備件報(bào)廢對(duì)于檢測(cè)后，經(jīng)確定無(wú)法進(jìn)行修復(fù)的備件，應(yīng)交給相關(guān)部門(mén)走報(bào)廢流程，元件的報(bào)廢流程應(yīng)有主管人員審核。（六）質(zhì)量保障1.選擇合格供應(yīng)商根據(jù)需求，制定詳細(xì)的備品備件采購(gòu)計(jì)劃。該計(jì)劃應(yīng)包括采購(gòu)的種類、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間等信息。同時(shí)，需要考慮到供應(yīng)商的能力、信譽(yù)等因素，確保采購(gòu)的備品備件符合要求。2.定期檢測(cè)質(zhì)量在采購(gòu)和管理過(guò)程中，需要嚴(yán)格控制備品備件的質(zhì)量，確保其符合設(shè)備運(yùn)行的要求。還需要對(duì)備品備件進(jìn)行定期的質(zhì)量檢測(cè)和抽檢，確保其質(zhì)量的穩(wěn)定性和可靠性。3.備品備件驗(yàn)收備品備件到廠，對(duì)外包裝驗(yàn)收、核實(shí)型號(hào)數(shù)量，屬于重點(diǎn)、關(guān)鍵、大型設(shè)備備件生產(chǎn)單位現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收；非重點(diǎn)、關(guān)鍵、大型備品備件，生產(chǎn)單位進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收。三、庫(kù)存臺(tái)帳管理（一）服務(wù)類型劃分根據(jù)服務(wù)信息所處的階段，我們可以將信息劃分為三類。1.調(diào)試類信息此信息指的是從設(shè)備運(yùn)抵現(xiàn)場(chǎng)后開(kāi)始的安裝配線及調(diào)試活動(dòng)，以設(shè)備正式投運(yùn)為結(jié)束點(diǎn)。對(duì)電源類產(chǎn)品來(lái)說(shuō)，調(diào)試類信息包含投運(yùn)前的通訊調(diào)試、故障消缺、投運(yùn)等工作。2.三包類信息此類信息指的是設(shè)備投運(yùn)后至質(zhì)保期結(jié)束期間發(fā)生的服務(wù)需求，此期間的信息統(tǒng)稱為三包型信息。3.維護(hù)類信息此類信息指的是設(shè)備質(zhì)保期過(guò)后直到設(shè)備生命周期結(jié)束期間的服務(wù)需求信息。統(tǒng)稱為維護(hù)類信息。（二）庫(kù)房臺(tái)帳建設(shè)1.物資庫(kù)存臺(tái)帳物資管理員應(yīng)對(duì)庫(kù)房現(xiàn)存物資進(jìn)行編號(hào)并記錄在帳，明確標(biāo)明物資名稱、規(guī)格、型號(hào)，生產(chǎn)日期、生產(chǎn)廠家、單價(jià)及存儲(chǔ)位置。2.物資發(fā)貨臺(tái)帳發(fā)貨物資管理員應(yīng)建立發(fā)貨物資臺(tái)帳，清楚統(tǒng)計(jì)物資領(lǐng)用人、物資審批人、領(lǐng)用時(shí)間，并對(duì)物資名稱、規(guī)格、型號(hào)，生產(chǎn)日期、生產(chǎn)廠家、單價(jià)、數(shù)量、目標(biāo)工程、目標(biāo)合同進(jìn)行登記，同時(shí)標(biāo)明物資單價(jià)，總價(jià)。3.物資回收臺(tái)帳物資管理員應(yīng)建立公司回收物資管理臺(tái)帳，清楚記錄回收物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量以及返回人，并統(tǒng)計(jì)應(yīng)回未回物資數(shù)量，并及時(shí)進(jìn)行相關(guān)預(yù)警。4.物資報(bào)廢臺(tái)帳明確記錄備品備件報(bào)廢過(guò)程，統(tǒng)計(jì)記錄報(bào)廢名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、審批人、檢測(cè)人，必要時(shí)說(shuō)明生產(chǎn)廠家。四、庫(kù)存報(bào)表管理（一）月度報(bào)表管理1.物資領(lǐng)用報(bào)表物資管理員應(yīng)按月對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，并按月輸出月度領(lǐng)用物資的成本統(tǒng)計(jì)，以及當(dāng)月累計(jì)領(lǐng)用物資數(shù)量及金額，并形成月度統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.物資預(yù)警報(bào)表對(duì)月度消耗物資進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，對(duì)下月使用物資進(jìn)行預(yù)測(cè)，提醒物資管理員及時(shí)補(bǔ)充消耗物資，滿足正常消耗。（二）考核指標(biāo)統(tǒng)計(jì)1.按期發(fā)貨率物資管理員應(yīng)按月對(duì)發(fā)貨物資的及時(shí)性進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，明確及時(shí)發(fā)貨數(shù)量，并計(jì)算及時(shí)發(fā)貨的數(shù)量比例、金額比例，并顯示普通客戶按期比例，重點(diǎn)客戶按期比例。2.延遲發(fā)貨率物資管理員應(yīng)按月對(duì)發(fā)貨物資的及時(shí)性進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，明確延遲發(fā)貨數(shù)量，并計(jì)算延遲發(fā)貨的數(shù)量比例、金額比例，并顯示普通客戶延遲比例，重點(diǎn)客戶延遲比例。（三）定期優(yōu)化分析1.數(shù)據(jù)分析數(shù)據(jù)分析是備品備件管理的重要環(huán)節(jié)之一。通過(guò)對(duì)采購(gòu)、庫(kù)存、質(zhì)量等方面的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和分析，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題，優(yōu)化管理流程和提高效率。同時(shí)，數(shù)據(jù)分析還可以為企業(yè)的決