合同管理制度及流程草案

總則第一條為了促進公司協(xié)議管理的制度化、規(guī)范化，防止和減少經(jīng)濟糾紛，維護公司的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國協(xié)議法》及有關法律、法規(guī)，并結(jié)合公司的實際情況，制定公司《協(xié)議管理制度》（以下簡稱“本制度”）。第二條本制度所稱的協(xié)議是指在平常經(jīng)營管理中，公司、經(jīng)公司授權(quán)的各部門依法與其他自然人、法人、組織之間采用書面形式訂立的，為明確各方的權(quán)利義務，具有法律約束力的協(xié)議、協(xié)議、備忘錄及有關修改前述文獻的文書、圖表、傳真等各類協(xié)議文獻，以及具有協(xié)議性質(zhì)的意向書、協(xié)議書等其他書面文獻。第三條本制度所稱的協(xié)議管理是指公司協(xié)議管理機構(gòu)有權(quán)對上述第二條所指書面文獻進行審查、監(jiān)督、管理，涉及法律征詢、資信調(diào)查、意向接觸、商務談判、協(xié)議的簽訂、履行、變更與解除及糾紛解決等過程和環(huán)節(jié)。協(xié)議的管理機構(gòu)及人員職責第四條公司協(xié)議管理采用分級負責和專職管理相結(jié)合的形式。協(xié)議管理的機構(gòu)和人員涉及：副總經(jīng)理、協(xié)議預算部經(jīng)理、協(xié)議經(jīng)辦部門/人員、法律顧問及相關職能部門等。協(xié)議預算部是本公司各類協(xié)議的管理部門。協(xié)議體系（詳附件）由協(xié)議預算部建立。第五條副總經(jīng)理、協(xié)議經(jīng)辦部門/人員、法律顧問及相關職能部門等在其職責范圍內(nèi)和公司總經(jīng)理授權(quán)范圍內(nèi)做好協(xié)議管理工作。第六條協(xié)議管理機構(gòu)及人員的職責涉及但不限于：協(xié)議預算部負責組織起草公司經(jīng)濟類協(xié)議的標準文本；負責公司經(jīng)濟類協(xié)議管理（涉及協(xié)議審核、協(xié)議發(fā)放、協(xié)議付款審核、協(xié)議變更審核、協(xié)議結(jié)算辦法、監(jiān)督協(xié)議執(zhí)行等），協(xié)議由協(xié)議預算部專人管理，建立公司協(xié)議臺帳，將各協(xié)議與項目成本費用唯一相應，進行協(xié)議動態(tài)管理。法律顧問負責公司協(xié)議的平常審核管理工作，并指導協(xié)議預算部組織起草經(jīng)濟類協(xié)議文本。財務部從財務角度審核公司經(jīng)濟類協(xié)議、監(jiān)督協(xié)議執(zhí)行、辦理協(xié)議付款。協(xié)議經(jīng)辦部門負責組織擬訂本部門經(jīng)辦的協(xié)議，及時提請有關部門（人員）審查其經(jīng)辦協(xié)議，并監(jiān)督、跟蹤有關協(xié)議的執(zhí)行，及時向有關部門反饋協(xié)議實際履行情況、發(fā)生的問題并提出初步解決問題的建議。必要時向有關部門做協(xié)議交底。保管其經(jīng)辦的協(xié)議文本資料及與履行、變更、解除該協(xié)議有關的資料（包括信函、電報、電話記錄、視聽資料、會議談判署名筆錄等），并及時在所在部門歸檔存查。第七條凡公司協(xié)議的簽訂、變更、撤消、解除都應當經(jīng)公司法律顧問審查并履行必要的會審程序，按管理權(quán)限進行審批。協(xié)議的簽署、履行及反饋第八條簽訂協(xié)議，必須遵守國家法律、法規(guī)，堅持“平等互利、協(xié)商一致、等價有償、誠實信用”的原則，依法維護本公司的利益。第九條凡進行經(jīng)濟協(xié)作類活動都必須簽訂書面協(xié)議，并必須采用統(tǒng)一的經(jīng)濟協(xié)議文本，使雙方在履行中都有合法依據(jù)。重大協(xié)議除書面簽訂外，視具體情況進行法律公證或鑒定。第十條當事人協(xié)商一致批準的有關修改協(xié)議的文書、圖表、傳真等是協(xié)議的組成部分。第十一條簽訂協(xié)議必須符合下列程序：1、前期調(diào)查。簽約人在簽訂經(jīng)濟協(xié)議之前，必須認真了解對方當事人的情況。涉及：對方單位是否具有法人資格、有否經(jīng)營權(quán)、有否履約能力及其資信情況，對方簽約人是否法定代表人或法人委托人及其代理權(quán)限。做到既要考慮本方的經(jīng)濟效益，又要考慮對方的條件和實際能力，防止上當被騙，防止簽訂無效經(jīng)濟協(xié)議，保證所簽協(xié)議有效、有利。2、前期談判工作。協(xié)議的前期談判工作由該協(xié)議的主辦部門和協(xié)議承辦人員負責，公司法律顧問可酌情參與談判工作，重大協(xié)議可由公司分管副總經(jīng)理主持談判，并可根據(jù)實際情況聘請相關中介機構(gòu)參與對簽約對象的資信調(diào)查及評估工作。3、草擬協(xié)議文本。由協(xié)議承辦人員將草擬協(xié)議文本經(jīng)所在部門初審后轉(zhuǎn)送相關部門進行會審。公司的工程部、預算部、總工辦、財務部、總經(jīng)理或授權(quán)人、法律顧問是公司一切對外協(xié)議的必經(jīng)會審部門/人員，公司專業(yè)部門根據(jù)需要參與相關協(xié)議的會審工作。會審后報公司分管副總經(jīng)理審批后報總經(jīng)理審定。協(xié)議主辦部門和承辦人員應按照公司制訂規(guī)定履行協(xié)議會審程序（會審表詳附件）。簽署協(xié)議。協(xié)議審批通過后，由協(xié)議主辦部門負責組織與乙方簽訂正式協(xié)議，并報協(xié)議預算部。其中由項目部執(zhí)行的協(xié)議，還需要由協(xié)議主辦部門組織向項目部進行協(xié)議交底。第十二條對特別重大或有爭議的協(xié)議，應經(jīng)公司總經(jīng)理批準并指定有關部門對該協(xié)議進行合理性和效益性審查。第十三條協(xié)議需要公證、簽證的，經(jīng)審查后，由公司法律顧問安排向法定機關申請辦理。第十四條經(jīng)濟協(xié)議依法成立，即具有法律約束力，必須嚴格遵守，全面履行經(jīng)濟協(xié)議規(guī)定的條款，未經(jīng)合法程序，任何人不得擅自變更或解除。第十五條協(xié)議依法簽訂生效后，公司有關部門、人員根據(jù)本制度的規(guī)定及時檢查跟蹤了解履行情況。發(fā)生問題應及時提出解決方案，并快速解決。第十六條協(xié)議經(jīng)辦部門應根據(jù)協(xié)議履行的具體情況建立協(xié)議預警機制，將協(xié)議劃分為履行完畢；正常履行；橙色預警；紅色預警等四類進行管理。其中，履行完畢類協(xié)議指該協(xié)議已如約履行完畢，協(xié)議各方無爭議；正常履行類協(xié)議指該協(xié)議簽署后處在如約履行狀態(tài)；橙色預警類協(xié)議指該協(xié)議履行中協(xié)議各方已存在爭議，或協(xié)議已存在違約情形；紅色預警類協(xié)議指該協(xié)議履行中已出現(xiàn)嚴重違約，或雙方存在較為嚴重的爭議，也許需通過法律途徑解決爭議。第十七條協(xié)議執(zhí)行部門在協(xié)議履行過程中應注意：涉及工期、造價、質(zhì)量的決定應以書面形式記錄和確認。涉及雙方往來函件的，如以公司名義發(fā)出時，應以法律規(guī)定的有效方式發(fā)送，并規(guī)定對方工作人員簽收并保存發(fā)出的憑證，如對方拒收應立即改為特快專遞方式重發(fā)，填寫郵政特快專遞時在備注中寫明函件的簡要內(nèi)容，并將發(fā)送憑證報協(xié)議管理員存檔；如接受對方文獻時，則應為文本原件并有對方的簽字蓋章確認。第十八條在協(xié)議執(zhí)行過程中，協(xié)議預算部應及時對協(xié)議的履行情況進行監(jiān)督檢查、并定期對協(xié)議執(zhí)行情況進行分析。第四章協(xié)議的變更和解除第十九條協(xié)議變更、轉(zhuǎn)讓及解除必須采用書面形式，區(qū)分不同情況按下列規(guī)定審批。變更協(xié)議范圍和付款條件、轉(zhuǎn)讓協(xié)議義務、解除協(xié)議的，應采用補充協(xié)議的形式，按協(xié)議起草和審批的相關規(guī)定審批。工程類協(xié)議可采用設計變更和現(xiàn)場簽證方式進行協(xié)議變更，按《設計變更管理流程》或《工程簽證管理流程》的規(guī)定執(zhí)行。協(xié)議變更、轉(zhuǎn)讓或解除后協(xié)議執(zhí)行部門應在10日內(nèi)完畢修改、存檔和告知，方式和范圍同協(xié)議存檔、備案的相關規(guī)定。各部門應對原協(xié)議文本進行標記，以免錯誤地執(zhí)行原協(xié)議。第五章協(xié)議的付款第二十條根據(jù)協(xié)議條款具有付款條件后，由協(xié)議執(zhí)行部門根據(jù)公司《付款管理流程》提出付款申請并辦理相關手續(xù)。第六章協(xié)議的歸檔及借閱第二十一條協(xié)議預算部負責公司所有協(xié)議的歸檔管理。公司所有對外簽署的協(xié)議均應至少在協(xié)議預算部存檔原件一份（含協(xié)議附件），同時該協(xié)議所有會簽審查的會簽審批單及各部門修改意見的原件也應同時在協(xié)議預算部存檔。協(xié)議經(jīng)辦部門簽完協(xié)議后，應準確、及時地將協(xié)議原件交至協(xié)議預算部。由協(xié)議預算部統(tǒng)一編號下發(fā)財務部，工程部如需協(xié)議由協(xié)議預算部負責人批準將商務部分或相關部分復印交工程部。有關協(xié)議的保密管理，按公司的規(guī)定執(zhí)行。如法律規(guī)定或?qū)嶋H需要，協(xié)議必須呈報上級主管部門見證，批準或報工商管理部門鑒定，公證處公證，招投標等，相關人員必須在協(xié)議預算部辦理有關手續(xù)。對于履行完畢類協(xié)議正常歸檔備查；對于正常履行類協(xié)議將協(xié)議的重要內(nèi)容建立電子信息檔案，以便隨時查閱并監(jiān)控協(xié)議的履約；對于橙色預警類協(xié)議應加強防范，可根據(jù)情況邀請公司法律顧問參與采用防止措施；對于紅色預警類協(xié)議應由法律顧問參與解決，并積極搜集證據(jù)防范也許產(chǎn)生的法律糾紛。第七章協(xié)議的違約及糾紛解決第二十二條協(xié)議簽訂后進入執(zhí)行階段，各職能部門經(jīng)辦人員應隨時跟蹤協(xié)議的履行情況，發(fā)現(xiàn)協(xié)議對方也許發(fā)生違約、不能履約或延遲履約等行為的，或公司自身也許無法履行或延遲履行協(xié)議的，應及時報告領導解決。第二十三條針對協(xié)議對方違約的情形，可采用以下措施解決。1．規(guī)定協(xié)議對方繼續(xù)履行協(xié)議。繼續(xù)履行協(xié)議是違約對方必須承擔的法律義務，也是本公司享有的法定權(quán)利。不管違約對方是否情愿，只要存在繼續(xù)履行的也許性，本公司就有權(quán)規(guī)定違約對方繼續(xù)履行原協(xié)議約定的義務。2．規(guī)定協(xié)議對方支付違約金。協(xié)議對方違約的，本公司可按照協(xié)議約定規(guī)定違約對方支付違約金。3．規(guī)定定金擔保。協(xié)議對方違約，本公司可按照協(xié)議約定及《中華人民共和國擔保法》向?qū)Ψ绞杖《ń鹱鳛閭鶛?quán)的擔保。違約對方履行債務后，可將定金抵作價款或者收回，違約對方不履行約定債務的，無權(quán)規(guī)定返還定金。4．規(guī)定補償損失。協(xié)議對方因不履行協(xié)議義務或者履行協(xié)議義務不符合約定，給本公司導致?lián)p失的，本公司有權(quán)提出索賠，具體補償金額可由業(yè)務經(jīng)辦部門會同法律顧問與協(xié)議對方協(xié)商擬定。第5條公司自身違約的，業(yè)務經(jīng)辦部門或人員應與協(xié)議對方協(xié)商解決辦法，將解決辦法以書面形式上報總經(jīng)理，經(jīng)批準后承擔相應責任、履行有關義務。第二十四條協(xié)議糾紛解決：1、協(xié)議履行過程中發(fā)生糾紛的，業(yè)務經(jīng)辦人員應在規(guī)定期效內(nèi)與協(xié)議對方協(xié)商談判，并及時報告主管領導。2、經(jīng)雙方協(xié)商達成一致意見的，雙方簽訂書面補充協(xié)議，由雙方法定代表人或其授權(quán)人簽章并加蓋單位印章后生效。3、協(xié)議糾紛經(jīng)協(xié)商無法解決的，應依協(xié)議約定選擇仲裁或訴訟方式解決。4、公司法律顧問會同相關部門研究仲裁或訴訟方案，報總經(jīng)理批準后實行。5、糾紛解決過程中，公司任何部門或個人未經(jīng)授權(quán)，不得向協(xié)議對方做出實質(zhì)性答復或承諾。第八章附則第二十五條公司協(xié)議專用章由專人管理，在加蓋協(xié)議專用印章前檢查協(xié)議流轉(zhuǎn)程序是否完備，以督促協(xié)議流程程序的貫徹，并防控法律風險。第二十六條除公司授權(quán)的人員外，其別人員無權(quán)代表本公司對外簽訂各類協(xié)議。第二十七條本制度不合用于商品房買賣協(xié)議的簽訂與管理。第二十八條本制度由公司董事會修訂并解釋。第二十九條本制度自董事會通過之日起生效，自2023年月日起執(zhí)行。附件：協(xié)議管理流程、工程協(xié)議交底表、協(xié)議會審表、協(xié)議體系2023年2月1日

協(xié)議管理流程圖合合同終止協(xié)議管理流程（注：加急協(xié)議各經(jīng)辦部門須注明）合同談判合同審核合同簽訂履行監(jiān)控合同付款合同變更或解除知識管理文獻總經(jīng)理副總財務管理部協(xié)議預算部相關部門協(xié)議經(jīng)辦部門時限協(xié)議談判協(xié)議草擬標準協(xié)議文本審核審核審核審核審批YYYY協(xié)議會簽N簽訂協(xié)議Y協(xié)議編號、簽章、歸檔及發(fā)放協(xié)議交底及備案協(xié)議存檔協(xié)議履行監(jiān)控協(xié)議履行監(jiān)控協(xié)議履行監(jiān)控協(xié)議付款審核審批審核審核審核YYYYNN協(xié)議付款YY協(xié)議變更或解除草擬審核審核審核審核審批簽訂變更或解除協(xié)議協(xié)議編號、簽章、歸檔及發(fā)放協(xié)議存檔協(xié)議備案協(xié)議變更或解除會簽YYYYYN協(xié)議履行完畢協(xié)議結(jié)算確認協(xié)議付款完畢標準協(xié)議文本協(xié)議會簽單工程協(xié)議交底表7天7天2天10天7天提出采購物資項目或?qū)嵭械墓こ添椖繀f(xié)議會簽單參與協(xié)議談判

工程協(xié)議交底表交底時間：交底方式：編號：[]協(xié)議名稱協(xié)議編號關聯(lián)各方單位名稱現(xiàn)場代表聯(lián)系方式重要職責甲方乙方丙方其他關聯(lián)方施工范圍技術要點產(chǎn)品介紹特殊的技術規(guī)定組織要點供貨期結(jié)算條件工期及進場計劃驗收經(jīng)濟要點承包方式總價或暫定總價付款設計變更收方簽證施工配合費結(jié)算辦理規(guī)定質(zhì)保金違約