檔案管理工作條例

檔案管理工作條例一、總則（一）為了加強(qiáng)學(xué)院檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案，為學(xué)院各項(xiàng)工作服務(wù)根《中華人民共和國(guó)檔案法（以下簡(jiǎn)《檔案法、合學(xué)院實(shí)際，制定本條例。（二）本條例所稱檔案，是指學(xué)院在從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其它各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)院和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字圖表數(shù)據(jù)像等不同載體的文件材料。（三）學(xué)院檔案記錄和反映了學(xué)院建立、建設(shè)和發(fā)展的歷史過(guò)程，是學(xué)院各項(xiàng)工作的重要組成部分之一是評(píng)估和衡量學(xué)院教育質(zhì)量和管理水平的重要要基礎(chǔ)工作。（四）學(xué)院各門(mén)類、不同載體的檔案必須遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理、維護(hù)檔案完整真實(shí)與安全便于開(kāi)發(fā)利用的原則任何部門(mén)和個(gè)人不得將應(yīng)歸檔的材料截留在部門(mén)或據(jù)為己有。（五學(xué)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)把檔案工作納入學(xué)院規(guī)劃和計(jì)劃列入各部門(mén)有關(guān)人員崗位職責(zé)各部門(mén)必須加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理將文件材料的工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。二、管理體制（一學(xué)院成立檔案管理工作委員會(huì)由學(xué)院主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任主任領(lǐng)導(dǎo)全院檔案工作。（二院辦公室是學(xué)院檔案管理的職能機(jī)構(gòu)主管全院檔案工作對(duì)全院案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃組織協(xié)調(diào)監(jiān)督和指導(dǎo)它既是學(xué)院檔案工作的職能管部門(mén)又是永久保存和提供利用本校檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)根據(jù)需要在件成熟的部門(mén)設(shè)檔案分室，分室工作受學(xué)院辦公室指導(dǎo)。的負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人。檔案人員具體承辦本部門(mén)的檔案工作。三、檔案工作人員、經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房、設(shè)備（一）檔案室工作人員要認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家的方針政策，熱愛(ài)檔案事業(yè)忠于職守、嚴(yán)守機(jī)密、勇于創(chuàng)新、具備檔案專業(yè)知識(shí)和一定的科學(xué)文化知識(shí)。（二檔案工作所需經(jīng)費(fèi)由學(xué)院?jiǎn)为?dú)立項(xiàng)列入學(xué)院年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算學(xué)院各職能部門(mén)應(yīng)對(duì)用于保存本部門(mén)歸檔文件所需的檔案裝具等設(shè)備在經(jīng)費(fèi)上給予支持，并為本部門(mén)檔案管理人員提供必要的工作條件。檔案管理要求的檔案庫(kù)房。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)有抗震、防盜、防火、防水、防潮、防塵、防高溫防強(qiáng)光存放聲像等特殊載體檔案，應(yīng)設(shè)有專門(mén)庫(kù)房，并配置恒溫、恒濕設(shè)施。（四根據(jù)需要學(xué)院應(yīng)有計(jì)劃地為檔案部門(mén)配置計(jì)算機(jī)復(fù)印機(jī)照相機(jī)、掃描儀、攝像機(jī)等設(shè)備，使檔案管理現(xiàn)代化同學(xué)院管理現(xiàn)代化同步發(fā)展。四、文件材料的歸檔、移交和接收（一學(xué)院實(shí)行文件材料形成部門(mén)和課題組立卷的制度各部門(mén)應(yīng)歸檔的文件材料由文件材料形成者配合本部門(mén)兼職檔案員按照文件材料的形成規(guī)律整理負(fù)責(zé)各部門(mén)立卷的業(yè)務(wù)指導(dǎo)及檔案質(zhì)量的檢查、驗(yàn)收工作。等14件材料的歸檔范圍和保管期限《山西旅游職業(yè)學(xué)院各立卷部門(mén)檔案歸檔范圍保管期限》執(zhí)行。凡屬應(yīng)歸檔的文件材料必須按規(guī)定及時(shí)歸檔。（三對(duì)于反映學(xué)院歷次重大活動(dòng)和校容校貌的聲像材（包括錄音帶錄收集工作的正常開(kāi)展，學(xué)院實(shí)行聲像材料先移交后報(bào)銷的工作制度。（四有關(guān)部門(mén)對(duì)科研成果基建竣工貴重儀器設(shè)備及其他技術(shù)項(xiàng)目進(jìn)行鑒定驗(yàn)收時(shí)必須通知檔案室相關(guān)人員參加以便對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料進(jìn)行審查驗(yàn)收、簽署驗(yàn)收意見(jiàn)。沒(méi)有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料的項(xiàng)目不予鑒定驗(yàn)收、不予評(píng)獎(jiǎng)、不予申報(bào)成果。以科技?xì)w檔檔號(hào)，作為評(píng)審職稱的依據(jù)。（五檔案室應(yīng)通過(guò)征集代管接受捐贈(zèng)等形式管理學(xué)院個(gè)人在非職務(wù)活動(dòng)中形成的重要文件材料，并注意征集與學(xué)院有關(guān)的各種檔案資料。（六檔案歸檔時(shí)間黨政部門(mén)和能按年度歸檔部門(mén)的文件材料在次年六前歸檔教學(xué)部門(mén)和能按教學(xué)年度歸檔部門(mén)的文件材料應(yīng)在次年寒假前歸檔科研基建等部門(mén)應(yīng)在項(xiàng)目完成并通過(guò)鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔儀器設(shè)備在箱驗(yàn)收后歸檔。執(zhí)一份備查。五、檔案管理（一學(xué)院各種門(mén)類載體的檔案原則上應(yīng)由學(xué)院檔案室統(tǒng)一管理對(duì)某需特殊條件保管或利用頻繁且具有一定獨(dú)立性的檔案根據(jù)實(shí)際需要經(jīng)學(xué)院檔案管理工作委員會(huì)審議批準(zhǔn)后可設(shè)置分室但必須專人負(fù)責(zé)實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)級(jí)管理。（二）學(xué)院檔案室對(duì)接收進(jìn)檔案室的檔案按全宗進(jìn)行分類、編目、排上架。（三檔案室應(yīng)定期做好檔案的鑒定工作對(duì)保管期限已滿的檔案應(yīng)組有關(guān)專業(yè)人員和檔案人員按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定凡需銷毀的檔案按有關(guān)要執(zhí)行。（四）檔案室必須做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)統(tǒng)計(jì)檔案的收進(jìn)、移出、利用、銷毀等各種數(shù)據(jù)，按照有關(guān)規(guī)定，向上級(jí)部門(mén)報(bào)送檔案基本情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)。（五檔案室應(yīng)會(huì)同有關(guān)部門(mén)定期進(jìn)行檔案密級(jí)的審查根據(jù)具體情況及時(shí)調(diào)整密級(jí)。（六檔案室應(yīng)做好檔案保護(hù)工作建立庫(kù)房管理和檢查制度實(shí)行專人跡褪色的檔案要及時(shí)修復(fù)或復(fù)制在定期檢查檔案時(shí)遇有特殊情況應(yīng)向院案管理工作委員會(huì)匯報(bào)，及時(shí)處理。（七檔案是學(xué)院科學(xué)管理正確決策的重要信息資源為了充分發(fā)揮檔案信息資源的作用學(xué)院應(yīng)將檔案室納入學(xué)院自動(dòng)化信息管理網(wǎng)絡(luò)使檔案室現(xiàn)代化管理同學(xué)院現(xiàn)代化管理同步發(fā)展以適應(yīng)檔案科學(xué)管理需要符合高校教育管理信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)要求同時(shí)學(xué)院各部門(mén)也應(yīng)積極推進(jìn)檔案計(jì)算機(jī)管理按照檔案室統(tǒng)一要求建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。六、檔案的利用、開(kāi)放和編研（一）檔案室應(yīng)按照《檔案法》的規(guī)定，向全院開(kāi)放屬于開(kāi)放范圍的檔案。但檔案屬下列情況之一者不宜開(kāi)放：1、涉及黨和國(guó)家秘密的；2、涉及專利或技術(shù)秘密的；3、涉及個(gè)人隱私的；4、檔案形成部門(mén)規(guī)定限制利用的。（二檔案室應(yīng)設(shè)立專門(mén)的閱檔室并提供全宗指南檔案室指南和各種檢索工具檔案室工作人員應(yīng)熟悉室藏檔案了解學(xué)院各項(xiàng)工作的需要加強(qiáng)內(nèi)外信息的綜合開(kāi)發(fā)利用，發(fā)揮檔案的信息功能，發(fā)揮有關(guān)部門(mén)的助手和參謀作用，最大限度滿足利用者的需要，提高社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。（三）利用本院檔案，均應(yīng)按規(guī)定辦理利用手續(xù)：1、本院工作人員因工作需要可憑工作證到檔案室查閱。2、借閱非保密檔案；院工作人員因公并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意查閱涉密檔案，檔案室負(fù)責(zé)人審查后，須經(jīng)院檔案管理工作委員會(huì)主任或院長(zhǎng)批準(zhǔn)；3條1?2款規(guī)定辦理；4、社會(huì)各部門(mén)或個(gè)人查閱非保密檔案，需持合法證明經(jīng)檔案室批準(zhǔn)；查閱秘密檔案須經(jīng)院長(zhǎng)或檔案管理工作委員會(huì)批準(zhǔn)非本院工作人員檔案概不出。5、查閱、借用檔案不得丟失、污染、折疊、涂改和轉(zhuǎn)借；對(duì)借出檔案，檔告學(xué)院檔案管理工作委員會(huì)處理。（四院檔案室應(yīng)加強(qiáng)檔案編研工作大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源根據(jù)學(xué)院和社會(huì)的需要有計(jì)劃地對(duì)檔案資料進(jìn)行研究和整理編輯出版各種匯編資料和編研成果，為學(xué)院教學(xué)、科研和管理工作服務(wù)，為社會(huì)各方面工作服務(wù)。（五院檔案室積極參加本系統(tǒng)本地區(qū)的檔案協(xié)（學(xué)會(huì)研究會(huì)活動(dòng)，不斷提高學(xué)術(shù)水平。（六院檔案室應(yīng)發(fā)揮其科學(xué)文化功能利用所藏資料開(kāi)展檔案宣傳教育工作，創(chuàng)造條件逐步把檔案室辦成學(xué)院和社會(huì)的思想宣傳工作基地。七、檔案的鑒定和銷毀（一檔案鑒定工作在主管院長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下由檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)組成鑒定小組其職責(zé)是調(diào)整密級(jí)和保管期限提出銷毀無(wú)保存價(jià)值檔案的意見(jiàn)寫(xiě)出定情況報(bào)告。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期，劃定的原則是：1、凡是反映學(xué)院主要職能部門(mén)活動(dòng)，基本歷史面貌的各項(xiàng)工作，具有長(zhǎng)利用查考價(jià)值的檔案，列為永久保存；2、凡是在一定時(shí)間內(nèi)學(xué)院進(jìn)行各項(xiàng)工作需要利用查考的檔案，根據(jù)情況列為長(zhǎng)期或短期保存。長(zhǎng)期為16～50為15年以下；3介于永久與長(zhǎng)期或長(zhǎng)期與短期兩種保管期限之間的檔案一般從長(zhǎng)劃定。兩人以上進(jìn)行監(jiān)督批準(zhǔn)人監(jiān)銷人都要在銷毀檔案清冊(cè)上簽字未經(jīng)鑒定和準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。八、考核、獎(jiǎng)勵(lì)和處罰（一學(xué)院建立檔案工作的檢查考核和評(píng)估制度每?jī)赡暧蓪W(xué)院檔案管理工作委員會(huì)布置由院檔案室具體組織對(duì)各部門(mén)的檔案工作進(jìn)行考評(píng)對(duì)于在年度歸檔工作中表現(xiàn)突出的集體和個(gè)人、檔案編研及服務(wù)工作優(yōu)秀者給予獎(jiǎng)勵(lì)。（二）學(xué)院對(duì)考評(píng)優(yōu)秀者或有下列事跡之一的給予獎(jiǎng)勵(lì)1、對(duì)檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績(jī)的；2、對(duì)檔案的保護(hù)和現(xiàn)代化管理做出顯著成績(jī)的；3、對(duì)檔案學(xué)研究做出重大貢獻(xiàn)的；4、將重要或者珍貴檔案捐贈(zèng)給學(xué)院的；5、同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭(zhēng)表現(xiàn)突出的。（三有下列行為之一者院檔案管理工作委員會(huì)可視情節(jié)輕重《檔案法》規(guī)定的程序報(bào)學(xué)院建議直接負(fù)責(zé)人所在部門(mén)給予行政處分造成損失的可根據(jù)檔案價(jià)值和數(shù)量責(zé)令賠償情節(jié)嚴(yán)重觸犯刑律的還應(yīng)依法追究法律責(zé)任。1、損毀、丟失屬