NC電器有限公司文件和數(shù)據(jù)控制程序

河南NC電器有限公司編制：NC審批：AC文件號：QB/G1-01版本/修訂A/0第1頁共5頁標(biāo)題：文件和數(shù)據(jù)控制程序生效日期：2021年3月28日1.目的對與公司認(rèn)證產(chǎn)品有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保各相關(guān)場所使用的檔均為有效檔。2.范圍適用于與認(rèn)證產(chǎn)品質(zhì)量的相關(guān)過程有效運(yùn)作和控制需要的文件和數(shù)據(jù)。3.職責(zé)3．1總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)質(zhì)量管理體系程序。3．2質(zhì)檢部負(fù)責(zé)審核質(zhì)量管理體系程序。3．3各部門負(fù)責(zé)各自部門文件和數(shù)據(jù)的編制、使用、發(fā)放和保管。3．4質(zhì)檢部組織相關(guān)人員對相關(guān)的文件和資料定期評審。3．5辦公室負(fù)責(zé)收集國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等與認(rèn)證有關(guān)的外來文件和資料。4.程序4．1文件和資料的分類4．1．1文件和資料分為兩大類：即第一級文件和資料和第二級文件和資料。第一級文件和數(shù)據(jù)是質(zhì)量管理體系程序。4．1．2第二級文件和數(shù)據(jù)包括：部門管理標(biāo)準(zhǔn)；認(rèn)證制度檔；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（國家標(biāo)準(zhǔn)、部版標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、公司標(biāo)準(zhǔn)及作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗規(guī)范等）；部門質(zhì)量記錄文件和數(shù)據(jù)等。這一類文件和資料由辦公室保存原件并對公司內(nèi)的最新文件和資料及匯總，各相關(guān)部門自行保存相關(guān)文件和數(shù)據(jù)；4．2文件和資料的保管4．2．1質(zhì)量管理體系程序文件及公司管理類文件和數(shù)據(jù)由辦公室歸檔保存。4．2．2技術(shù)類文件和數(shù)據(jù)，如國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品圖紙、樣品、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、采購技術(shù)文件和數(shù)據(jù)等由質(zhì)檢部編制、收集，交辦公室歸檔保存。4．3文件和資料的編號4．3．1質(zhì)量體系文件和數(shù)據(jù)的編號認(rèn)證程序文件：QB/-順序號版本/修訂狀態(tài)。例如QB/G1-01，表示廠編制的第1份CCC管理程序文件。A/0，A表示初始版本，第一次換版為B版，以后依次類推為C版、D版、……0表示修改次數(shù)，當(dāng)修改超過五次時，版本則直接上升一級。即由A升為B質(zhì)量記錄：程序文件號-記錄順序號；外來記錄直接使用。其它質(zhì)量文件和數(shù)據(jù)，文件代號-文件和數(shù)據(jù)順序號-年號。4．3．2文件代號規(guī)定如下：G代表管理檔，J代表技術(shù)檔。4．4文件和資料的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放文件和數(shù)據(jù)發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn)，以確保文件和數(shù)據(jù)是適宜的：質(zhì)量管理體系程序文件由質(zhì)檢部組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人編寫，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后由辦公室發(fā)放，填寫《文件發(fā)放審批記錄表》；各部門工作文件由各部門組織內(nèi)部人員自行編寫、審核、匯總，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后由辦公室統(tǒng)一發(fā)放，發(fā)放時填寫《文件發(fā)放審批記錄表》；4．5文件和資料的受控狀況文件和資料分為“受控”和“非受控”兩大類，凡與廠CCC管理和產(chǎn)品控制有關(guān)的文件和數(shù)據(jù)應(yīng)為受控文件和資料。文件和數(shù)據(jù)發(fā)放前，應(yīng)加蓋“受控文件”章，便于識別。4．6文件和數(shù)據(jù)的更改CCC管理程序更改由使用部門提出，填寫《檔更改通知單》，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后由質(zhì)檢部更改。更改應(yīng)作出明確的標(biāo)識，便于識別。以確保有效文件和數(shù)據(jù)的唯一性。各部門的文件和數(shù)據(jù)如有更改由相應(yīng)部門授權(quán)部門內(nèi)部人員執(zhí)行，填寫《檔更改通知單》，經(jīng)原審批部門審批后進(jìn)行更改。4．7文件和資料的領(lǐng)用新文件和數(shù)據(jù)下發(fā)時，文件和數(shù)據(jù)領(lǐng)到部門應(yīng)在《文件發(fā)放審批記錄表》上進(jìn)行簽字。文件和數(shù)據(jù)在使用過程中因破損而需重新領(lǐng)用新文件和數(shù)據(jù)，應(yīng)持舊文件和數(shù)據(jù)到文件和數(shù)據(jù)歸口部門換取。因文件和數(shù)據(jù)丟失而需重新領(lǐng)取，應(yīng)寫明理由，辦公室予以補(bǔ)發(fā)新文件和數(shù)據(jù)。4．8文件和資料保存、作廢與銷毀4．8．1文件和資料的保存文件和數(shù)據(jù)要分類擺放整齊，便予檢索，并放在干燥、通風(fēng)、安全的地方；各部門對領(lǐng)到的文件和數(shù)據(jù)由本部門內(nèi)部自行保管。辦公室要不定期地對各部門文件和數(shù)據(jù)保管情況進(jìn)行檢查；任何人不得在受控文件和數(shù)據(jù)上亂涂畫改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件和數(shù)據(jù)的清晰，易于識別和檢索。4．8．2文件和資料的作廢銷毀所有失效或作廢文件和數(shù)據(jù)由該文件和數(shù)據(jù)發(fā)放部門及時從使用場所撤出，加蓋“作廢”章，確保防止作廢文件和數(shù)據(jù)的非預(yù)期使用；為某種原因需保留的任何已作廢檔，都應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)標(biāo)識，加蓋“作廢保留”印章；對要銷毀的作廢文件和數(shù)據(jù)經(jīng)文件和數(shù)據(jù)原批準(zhǔn)人審批后，統(tǒng)一由辦公室銷毀。4．9外來文件和數(shù)據(jù)的控制4．9．1與公司質(zhì)量管理和產(chǎn)品質(zhì)量控制有關(guān)的外來文件和數(shù)據(jù)包括：國家標(biāo)準(zhǔn)、部版標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、顧客提供的圖紙、檢測報告等。這些文件和數(shù)據(jù)由質(zhì)檢部統(tǒng)一收集并及時交辦公室統(tǒng)一管理。4．9．2質(zhì)檢部應(yīng)經(jīng)常到技術(shù)監(jiān)督部門查看、收集、了解公司適應(yīng)的相關(guān)國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，以確保文件和數(shù)據(jù)的有效性，并予以登記。4．10檔的復(fù)制受控體系檔的復(fù)制由辦公室檔管理員負(fù)責(zé)進(jìn)行，受控發(fā)放并登記檔編號。廠內(nèi)其它部