保險代理公司行政管理制度

目

錄MB-Ad-01印章管理規(guī)定---------------------------------------------2

MB-Ad-01-01印鑒使用申請表--------------------------------5MB-Ad-02會議管理規(guī)定---------------------------------------------6MB-Ad-02-01會議告知單------------------------------------9MB-Ad-02-02會議備忘錄------------------------------------10MB-Ad-02-03會議簽到表------------------------------------MB-Ad-03辦公用品/設備管理規(guī)定------------------------------------11

MB-Ad-03-01辦公用品/設備請購表-------------------------14

MB-Ad-03-02耐用辦公用品/設備明細表---------------------15

MJ-D-03-03易耗辦公用品/設備明細表-------------------------16

MB-Ad-03-04辦公用品/設備領用臺帳-------------------------

MB-Ad-03-05辦公用品/設備管理標記卡------------------------

MB-Ad-03-06辦公用品/設備維修保養(yǎng)登記表------------------MB-Ad-04出差管理規(guī)定---------------------------------------------19

MB-Ad-04-01請假/出差申請單-------------------------------

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管理制度文獻印

章

管

理

規(guī)

定文獻編號MB-Ad-01編

制

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次1版1次日

期

2023/8日期日期

生效日期

1

目的規(guī)范公司印章的使用、保管，保障公司的利益。

2

合用范圍本規(guī)定合用于公司印章及部門印章的使用與管理。

3

印章的種類3．1公章/法人章：公司向工商行政主管機關登記的公司印章及法人章。3．2指定業(yè)務專用的印章如協(xié)議專用章、財務專用章等；3．2部門章：刻有公司部門名稱的印章。

4

印章的保管4．1公司和業(yè)務專用章、部門章由人力資源部專人負責保管及用印；4．2印章如有遺失，印章保管人應立即報告公司領導并到公安等相關政府部門辦理報失備案手續(xù)及依法公告作廢手續(xù)。

5

印章的使用范圍5．1對與公司經(jīng)營權有重大關聯(lián)、涉及政策性問題或以公司名義對行政、稅務、金融等政府機構的行文，蓋公司公章。5．2以公司名義發(fā)布的各類規(guī)章制度，對國家機關或社會團隊及其他公司簽發(fā)的證明文獻，蓋公司公章。5．3各部門在經(jīng)辦業(yè)務的權責范圍內(nèi)的行文及收文，蓋部門章。

6

印章的蓋用程序6．1文獻需要用印時，應先填寫“印鑒使用申請表”，經(jīng)主管核準并依據(jù)審批權限獲得相關領導批準后，連同經(jīng)審核的文獻等交給印章保管人用

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印；6．2用印人除了在文稿、文獻上用印外，還需在印鑒使用申請表上加蓋所使用的印章存檔。6．3用印的審批權限6．3．1公司公章由總經(jīng)理批準，但以下兩種情況除外：--公司進行平常的業(yè)務活動除協(xié)議（涉及用工協(xié)議，采購協(xié)議）簽擬、融資、資金支付等涉及公司重大利益的事項時必須獲得公司總經(jīng)理的書面批準才干用印外，其余需使用公司章的，由營運副總經(jīng)理審核批準；--在出具公司員工人事證明資料、辦理公司人事平常業(yè)務需使用公司公章時，由人力資源部經(jīng)理審核批準。6．3．2部門章由部門經(jīng)理批準，人力資源部經(jīng)理核準；6．4印章異地使用審批權限公司公章原則上不得帶離公司使用，若需帶離，按以下權限審批：6．4．1部門章必須獲得總經(jīng)理的電話指示或書面批準，才干被帶離使用；6．4．2公司公章必須獲得公司法人代表的電話指示或書面批準，才干被帶離公司使用；6．4．3公司法人代表將公司公章帶離公司應辦理書面手續(xù)；6．4．4所有電話指示事后應補辦簽批手續(xù)，以備查核；6．4．5公章被帶離期間，由攜帶人全權承擔印章的保管及使用的責任；6．4．6帶離印章應在《印鑒使用申請表》中注明帶往地點，并按期及時歸還辦公室保管人，寫明歸還日期。7

責任與處罰

7．1公司印章由專人保管，如有遺失或誤用，由印章保管部門負責人及保管人分別負全責。7．2印章保管人對未按審批權限獲得批準用印的文獻，不得擅自用印。如有違反，視情節(jié)輕重給予相應的行政及經(jīng)濟處罰（行政處分：

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警告、降職、開除；經(jīng)濟處罰：降薪、補償10%-100%的經(jīng)濟損失）。7．3印章保管人雖經(jīng)批準但超過規(guī)定的印章使用范圍用印并給公司導致經(jīng)濟損失的，印章保管人及批準用印人除要承受行政處分（警告、降職、開除）外，還要補償相應的經(jīng)濟損失（其中印章保管人承擔10%，批準人承擔90%）。

8

附則8．1本管理規(guī)定由公司人力資源部擬訂，其解釋權及修改權歸公司人力資源部。8．2本管理規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理審核批準后，自公布之日起執(zhí)行。

9

相關表格9．1《印鑒使用申請表》（MB-Ad-01-01）

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印鑒使用申請表

NO.申請部門

申請日期

蓋印份數(shù)

文獻名稱

用印事由用印種類印鑒留底

申

請

人主

管審

批印章保管人核準并用印

說明：印章使用必須按照公司《印章管理規(guī)定》的蓋用程序?qū)徟?/p>

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管理制度文獻會

議

管

理

規(guī)

定文獻編號MB-Ad-02編

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期

2023/8日期日期

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1

目的發(fā)明良好會風，提高會議效率，保證會議起到共同參與、集思廣益的作用。

2

合用范圍公司總部各類會議。

3

會議種類

3．1例會3．1．1周會

每周星期五下午，由營運副總經(jīng)理或其委托人主持。除偶數(shù)周的例會公司總部全體員工均需參與外，其余各周例會僅由各部門經(jīng)理及各區(qū)域負責人參與。3．1．2年度會議

每年春節(jié)前夕的適當時間召開，由總經(jīng)理主持，公司總部及各區(qū)域重要管理人員參與。3．2其他會議涉及各種專業(yè)會議、專門會議、部門內(nèi)部會議等的非例會會議。其召開應經(jīng)部門經(jīng)理以上領導核準，涉及多個部門的應經(jīng)副總經(jīng)理以上領導核準。

4

會議模式

4．1每一次會議都應取得實質(zhì)的成效：或解決問題，或使與會者受到培訓、

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獲得教益。4．2會議應有明確的議題。議題由組織者在會前擬定并下發(fā)至相關與會者作準備。

4．3會議主持者的作用是調(diào)動氣氛、控制會議進程，對議案作出最后的決策，并盡力避免一言堂式的訓示性發(fā)言。

5

會議程序5．1每次會議由公司人力資源部負責召集（部門內(nèi)部會議除外）。5．2會議召集者應提前與公司領導溝通以擬定會議重要議題并形成《會議告知單》（MB-Ad-03-01）。5．3會議邀請函應提前一天發(fā)出（緊急會議除外），相關人員必須做好充足準備，就議題提出解決問題的方案和途徑，供與會人員共同討論和甄選，避免形成無任何建設性意見的“問題會議”。會議期間，與會者亦可就急需解決的事項提請會議討論。5．4會議主持者最后提出自己的意見并作出決策；5．5會議結束后由人力資源部形成《會議備忘錄》（MB-Ad-03-02），并在一個工作日內(nèi)下發(fā)至相關人員以便執(zhí)行會議決策。

6

會議紀律

6．1與會者應提前到場并在《會議簽到表》（MB-Ad-03-03）上簽到，因特殊因素而遲到、缺席、半途退席時，應向會議召集人請假，說明合法理由。無端遲到或半途退席，按考勤制度的遲到或早退解決。

6．2會議的發(fā)言或討論應集中于規(guī)定議題，在規(guī)定議題完畢后才允許就急需解決的事項進行討論；6．3會議期間應將手機調(diào)至震動狀態(tài)，不接打電話，不抽煙；特殊情況到場外聯(lián)絡；6．4與會者須按規(guī)定保守會議秘密。7

附則

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7．1本管理規(guī)定由人力資源部擬訂，其解釋權及修改權歸人力資源部。7．2本管理規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理審核批準后，自公布之日起執(zhí)行。

8

相關文獻

8．1《會議告知單》（MB-Ad-03-01）

8．2《會議備忘錄》（MB-Ad-03-02）

8．3《會議簽到表》（MB-Ad-03-03）

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會議通知單

致：由：關于：召開

會議的告知日期：

會議時間：會議地點：會議主持：會議記錄：會議議程：

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會議備忘錄

致：關于：

年

月

日的會議紀要參與人員：見會議簽到表主持：

記錄：

簽發(fā)：

日期：內(nèi)容：(一)通報事項

(二)決定事項

(三)督辦事項

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會議簽到表

會議名稱：

地點：

時間：

年

月

日姓名單位（部門）備

注

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管理制度文獻辦公用品/設備管理規(guī)定文獻編號MB-Ad-03編

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1

目的

規(guī)范辦公用品/設備的購買、領用行為，減少能源消耗，控制公司的辦公費用。

2

合用范圍本管理規(guī)定合用于公司辦公用品/設備的購買、領用和管理。

3

職責

公司各部門使用的辦公用品/設備統(tǒng)一由人力資源部委派專人負責購買、保管、分類登記及發(fā)放。

4

類別辦公用品/設備分為耐用辦公用品設備和易耗辦公用品/設備。4．1耐用辦公用品設備：適合長期使用的辦公用品/設備。該類辦公用品/設備在員工離職時必須交還公司；或，該類辦公用品/設備因故障需重新領用時須“以舊換新”。如硒鼓、白板擦、剪刀、美工刀、訂書器、打孔器、計算器、直尺、文獻盒、文獻夾、軟盤、U盤、辦公臺、辦公椅、計算機、碎紙機、復印機、掃描儀、電話、手機、電話卡、手機卡等。

4．2易耗辦公用品設備：短時間即易損耗的辦公用品/設備。該類辦公用品/設備在員工用完后可到人力資源部登記領取。如簽字筆、白板筆、圓珠筆、鉛筆、鉛芯、膠（棒）、膠帶、回形（大頭）針、印刷品、復寫紙、報事貼、筆記本、訂書釘、夾子、……等。5

請購程序5．1各部門應于每月25日前提出下月辦公用品/設備需求計劃，填寫《辦公用品請購表》（MB-Ad-03-01），按審批權限取得批準后于每月25日前交到公司人力廣州美邦保險代理有限公司

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資源部。但臨時性的急需申購除外。5．2人力資源部綜合各部門的計劃，動態(tài)掌握所需辦公用品/設備的數(shù)量和

種類，階段性申請統(tǒng)一購買。5．3人力資源部應及時對購買的辦公用品/設備登記入庫，并按耐用辦公用品/設備及易耗辦公用品/設備的類別作好分類造冊的工作（MB-Ad-03-02）。

6

請購審批權限6．1所有辦公用品/設備的請購須由請購部門的負責人簽字確認，經(jīng)人力資源部經(jīng)理審核后按如下權限審批：1）凡購買單價低于300元的辦公用品/設備，報運營副總經(jīng)理批準，交人力資源部采購；2）凡購買單價超過300元的辦公用品/設備，報總經(jīng)理批準，交人力資源部采購。6．2特殊及急需的情況下，假如未能取得上述有審批權限的領導書面簽批，可由其電話或口頭指示人力資部負責辦公用品/設備采購的人員，事后再補辦書面審批手續(xù)。

7

領用7．1每個工作日上午9：00—10：00為司總部人員領用辦公用品/設備的時間，如無特殊因素，其他時間人力資源部人員有權拒絕領用。各分支機構可在其負責人每周參與工作例會時集中領取。7．2人力資源部設立《辦公用品/設備領用臺帳》（MJ-D-03-04），所有員工領用辦公用品/設備須辦理登記手續(xù)。7．2．1公司總部員工領用辦公用品/設備時，必須同時在《辦公用品/設備領用臺帳》上簽字確認。7．2．2各分支機構員工領用辦公用品/設備，也須在《辦公用品/設備領用臺帳》上簽字確認。各分支機構的負責人必須于每月底最后一周參與工作例會時將本月的辦公用品/設備領用臺帳統(tǒng)一收集齊全交公司人力資源部備查。

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7．3人力資源部負責人對有關購買、領用程序進行監(jiān)督，并對不正常的采購及領用提出批評，嚴重情況下，可提請公司領導對相關負責人進行處罰，直至開除。

8

辦公用品/設備的購置、使用與管理8．1購置辦公用品/設備時，必須選用安全、低耗、環(huán)保、對員工健康無重大影響的物品。8．3購置回來的大型辦公設備如電腦、打印機、掃描儀、空調(diào)、網(wǎng)絡設備必須由信息技術部進行驗收并填寫《購置設備驗收表》（MB-Ad-03-05），其相關的產(chǎn)品質(zhì)量合格證、產(chǎn)品使用說明書、保修卡交人力資源部統(tǒng)一保存。8．4對于在使用過程中存在危險因素的辦公用品/設備如碎紙機、復印機、電腦及其他需使用電源的辦公設備，人力資源部負責在設備上標貼使用說明，以盡也許杜絕辦公設備對員工人體所導致的傷害。8．5耐用辦公設備實行專人使用專人管理與集中使用統(tǒng)一管理相結合的辦法。屬于專人使用專人管理的辦公用品/設備如電腦、掃描儀等，在設備上張貼《辦公設備標記卡》（MB-Ad-03-06）作為標記，標明該設備的性能現(xiàn)況、設備購置時間、使用與維護負責人；屬于集中使用統(tǒng)一管理的辦公設備如打印機、復印機、大型裝訂/打孔機等，由人力資源部負責平常維護/維修管理，信息技術部配合相關設備的維護維修。人力資源部設立專門的《辦公設備維修/保養(yǎng)登記表》（MB-Ad-03-07），記載需出外維護/維修設備的維護/維修時間、更換的零部件、維護維修費用以及經(jīng)辦人等信息。8．6報廢、廢棄的辦公設備如電腦主機/顯示器、損壞的辦公臺/辦公椅等，經(jīng)公司相關部門甄別確認不再具有使用價值并由運營副總經(jīng)理批準后由人力資源部統(tǒng)一處置。人力資源部對所處置的報廢/廢棄的辦公設備必須登記在冊。《報廢、廢棄的辦公設備處置登記表》（MB-Ad-03-08）

9

附件

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編號：MB-Ad-03

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9．1本管理規(guī)定由人力資源部擬訂，其解釋權及修改權歸人力資源部。

9．2本管理規(guī)定經(jīng)公司總經(jīng)理審核批準后，自公布之日起執(zhí)行。10

相關表格

10．1《辦公用品/設備請購表》（MB-Ad-03-01）

10．2《耐用辦公用品/設備明細表》（MB-Ad-03-02）

10．3《易耗辦公用品/設備明細表》（MB-Ad-03-03）10．4《辦公用品/設備領用臺帳》（MB-Ad-03-04）10．5《購置設備驗收表》（MB-Ad-03-05）10．6《辦公設備管理標記卡》（MB-Ad-03-06）10．7《辦公設備維修/保養(yǎng)登記表》（MB-Ad-03-07）10．8《設備報廢申請表》（MB-Ad-03-08）

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編號：MB-Ad-03-01GUANGZHOUMABANGINSURANCEAGCEGENTCO.LTD.

辦公用品請購表

編號：請

購

部

門

請

購

日

期

請

購

內(nèi)

容序號品

名規(guī)

格數(shù)

量1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

部門負責人：

人力資源部審核：

批準：

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編號：MB-Ad-03-02

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耐用辦公用品明細表

編號：品

名規(guī)

格數(shù)

量采購日期

制表人：

日

期：

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編號：MB-Ad-03-03GUANGZHOUMABANGINSURANCEAGCEGENTCO.LTD.

易耗辦公用品明細表

編號：品

名規(guī)

格數(shù)

量采購日期

,;

制表人：

日

期：

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編號：MB-Ad-03-04

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辦公用品/設備領用臺帳員工姓名：

編號：品

名規(guī)

格數(shù)

量簽

領領用日期備注

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購置設備驗收表序號：

設備名稱

型號

規(guī)格

生產(chǎn)廠家

出廠日期

設備編號

試機情況：隨機附件及資料清點情況：使用部門驗收意見：簽章：

年

月

日信息技術部驗收意見：簽章：

年

月

日

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編號：MB-Ad-03-06

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辦公設備管理標記卡

編號：設備名稱

購置日期

保修期限

規(guī)格（配置）

標記日期

設備狀況

使用部門

負責人

辦公設備管理標記卡

編號：設備名稱

購置日期

保修期限

規(guī)格（配置）

標記日期

設備狀況

使用部門

負責人

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編號：MB-Ad-03-07

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辦公設備維修\保養(yǎng)記錄設備名稱

規(guī)格型號

使用部門/操者

序號維修/保養(yǎng)日期維修/保養(yǎng)項目維修保養(yǎng)結果維修人員/單位經(jīng)辦人簽字1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

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編號：MB-Ad-03-08GUANGZHOUMABANGINSURANCEAGCEGENTCO.LTD.

設備報廢申請表NO：設備名稱

規(guī)格型號

出廠編號

設備編號

啟用時間

申請時間

報廢因素：

申報部門：年

月

日主管部門意見：

簽章：年

月

日主管領導意見：

簽章：年

月

日備注：

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編號：MB-Ad-04

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管理制度文獻出

差

管

理

規(guī)

定文獻編號MB-Ad-04編

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1

目的規(guī)范公司職工出差活動，合理控制成本。

2

出差類別職工出差分“短途出差”和“遠途出差”。2．1“短途出差”為離開本市但當天可往返的出差；2．2“遠途出差”為必須在外住宿、當天不能往返的出差；

3

出差申請程序3．1出差前應填寫出差申請單（MB-Ad-03），出差期限由派遣人員依據(jù)情況需要，事前給予擬定。3．2出差申請的審批權限規(guī)定如下：職工出差經(jīng)直接上級初核，分管副總批準，最后報總經(jīng)理批準并轉人力資源部備案；員工出差申請雖經(jīng)批準但未轉人力資源部備案的，人力資源部有權按曠工論處。

3．3出差途中除了因病或遭遇意外事故/或因工作因素，需要延長時間的，應電話請示核準人，不得因私或借故遲延出差時間。否則，超過核定出差期限的出差費用不予報銷，并視情節(jié)輕重給予解決（情節(jié)特別嚴重者開除）。因病延長出差時間應在事后提供縣級以上醫(yī)院證明。

4