X礦業(yè)裝備制造企業(yè)管理制度匯編

頁第1章第3章文明辦公規(guī)定為給員工創(chuàng)造一個安靜、舒適、整潔、衛(wèi)生文明的辦公環(huán)境，提高公司對外形象，特制定本規(guī)定。第一條本規(guī)定適用范圍為公司全體員工。第二條公司員工都應樹立公德意識，嚴格自律，養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習慣，愛護公共環(huán)境。第三條員工應隨時清潔自己的辦公區(qū)域，保持桌面整潔，會議室使用后應及時規(guī)整桌椅并清掃干凈。第四條員工不得在非吸煙區(qū)域吸煙，不隨地吐痰，不亂扔紙屑、煙頭、包裝、材料等雜物，不亂涂亂畫。第五條員工不得在工作時間及辦公區(qū)域內進食。第六條員工應愛護企業(yè)報刊、雜志，閱讀后應及時歸還到指定地點。報紙應放在報夾上，不得隨意亂扔報紙。第七條垃圾入簍，廢舊文件銷毀，洗手間用后應及時沖洗。第八條公司相關職能部門應隨時檢查并督促辦公場所的清潔工作，進行現場管理管控，發(fā)現問題及時指出并跟進處理結果。第九條違反上述規(guī)定，視情節(jié)輕重，根據公司績效考評具體辦法進行處理。本規(guī)定由綜合辦公室負責解釋。第1章第3章第2章第3章員工形象禮儀規(guī)范第一條員工著裝規(guī)范

1、員工衣著應當合乎公司形象及部門形象，原則上員工穿著及修飾應穩(wěn)重大方、整齊清爽、干凈利落，工作時間應統(tǒng)一著裝。在重要場合按要求著裝。 2、員工衣著要求得體、協(xié)調、整潔、悅目。3、上衣、褲子、領帶、手帕等最好相配，衣服平整，符合時節(jié)。4、西裝左胸前口袋不放手帕以外的任何東西，禁止兩手下垂插入下口袋中。5、男士長袖襯衫要塞在褲腰內，袖子最好不要卷起，長褲有腰攀，應穿上腰帶或背帶。6、女士宜化淡妝，勿戴過多飾品，裙裝應配過膝長襪；領口過低、過短的衣服不宜穿著。第二條員工社交談吐規(guī)范1、在公司交談請講普通話，交談中善于傾聽，不隨便打斷他人談話，不魯莽提問，不問及他人隱私，不要語言糾纏不休或語帶諷刺，更勿出言不遜，惡語傷人。2、與客戶交談誠懇、熱情、不卑不亢，語言流利、準確。業(yè)務之外，注意話題健康、客觀。3、與同行交談，注意措辭分寸，謙虛謹慎，維護公司形象，不互相傾軋，客觀正派，不涉及同行機密。第三條員工舉止行為規(guī)范1、遵守考勤制度，準時上、下班，不遲到、早退。病假、事假需及時申請或通知部門主管，填報請假單。2、上班時間禁止在非吸煙區(qū)域吸煙，保持良好精神狀態(tài)，精力充沛，精神飽滿，樂觀進取。3、對待上司要尊重，對待同事要熱情，處理工作保持頭腦冷靜，提倡微笑待人，微笑服務。4、開誠布公，坦誠待人，平等尊重，團結協(xié)作，不將個人喜好帶進工作中，不拉幫結派、黨同伐異。5、熱情接待每一位來賓，不以貌取人，不盛氣凌人，與客人約見要準時，如另有客人來訪需等待時，應主動道歉。6、保持良好坐姿、行姿，切勿高聲呼叫他人。7、出入會議室或上司辦公室，主動敲門示意，進入房間隨手關門。第四條員工日?；顒有袨橐?guī)范1、員工上班時間要始終以飽滿的熱情，盡職盡責，真誠協(xié)作，高效、快捷地向顧客提供最佳服務。員工應具備優(yōu)良的道德品質，有事必報，有錯必改，不得文過飾非，陽奉陰違，誣陷他人。2、接打電話規(guī)范（1）員工電話行為應符合規(guī)范，注意控制語氣、語態(tài)、語調、語言親切、簡練、有禮、客氣。（2）及時接聽，勿讓鈴聲超過三遍，遲接電話須表示歉意。（3）使用代表公司的規(guī)范用語問好，例如“您好”等。（4）仔細、耐心傾聽對方講話，決不要打斷對方解釋。（5）準確記錄、轉告電話合適的內容，主動幫助解決顧客要求，及時轉告并督促同時回電。（6）談話結束，表示謝意，等待對方先掛電話。（7）工作時間與業(yè)務無關電話應簡短扼要，精細工作期間禁止接聽電話，如有急事，由管理管控人員轉告。3、接收名片規(guī)范（1）名片是員工對外交往的工具之一，使用名片，應講究一定禮節(jié)。（2）主動向對方遞送名片，遞送時身體稍欠，使用雙手，從正面向對方遞送。（3）接取對方名片同樣欠身，雙手，接過名片后認真看一遍，誦讀對方姓名、職務，妥善保留。（4）談判時，應將對方名片排列在桌上，對照再認，結束后放入口袋或公文包保管。（5）如果客戶率先遞出名片，應表示謝意，再遞送自己的名片。第五條員工工作證胸牌使用規(guī)范1、由公司發(fā)給工作證和胸牌，員工要隨時攜帶工作證，員工在工作時，必須佩帶胸牌。2、工作證、胸牌如有遺失、被盜，應立即向部門報告，經部門領導簽字，可到綜合辦公室、人力資源部補領，如因長久磨損，應及時以舊換新。第六條宴請規(guī)范1、衣冠整潔，準時到場。2、宴請地點要適合客戶的喜好，最好由客戶選定。3、陪客人數不宜超過客人數，如果只有一位客人，可有兩位陪客。4、分清主次位置，領客人就座后方可就座進餐。5、進餐時舉止文明，不能醉酒失態(tài)。6、注意協(xié)調氣氛，力求和諧友好，熱烈，但不要喧賓奪主。7、不要在客戶面前領取收據或付款。8、不可留下客戶先行離開，等客戶離席后，方可離席。第七條工作現場行為規(guī)范1、養(yǎng)成講衛(wèi)生的美德，不隨地吐痰，不丟紙屑、果皮、煙頭和雜物，不亂涂、亂畫。2、辦公室保持整潔，無污痕，文件入櫥或擺放整齊。3、正確使用并愛惜飲用水器具，保持潔凈。4、經常擦洗綠化植物，保持環(huán)境怡人。5、車間保持井然有序，物品堆放整齊。第3章第3章會議管理管控制度為了加強公司會議管理管控，提高會議形式的行政決策效率，達到集思廣益、促進溝通、統(tǒng)一思想的目的，特制定本制度。第一條會議種類（一）董事會議1、出席人員：公司董事會成員、董事會秘書2、會議合適的內容：

=1\*GB2⑴公司重大事項決策=2\*GB2⑵公司章程的修改=3\*GB2⑶公司注冊資本增加、轉讓=4\*GB2⑷公司重大變動事項=5\*GB2⑸公司生產經營年度方針目標的制定=6\*GB2⑹其它需經董事會研究決定的事項3、會議組織：公司綜合辦公室4、會議周期：根據董事長提議召開5、會議主持人：公司董事長2、會議合適的內容：

=1\*GB2⑴組織實施公司董事會決議；=2\*GB2⑵擬訂公司生產經營相關計劃、技術創(chuàng)新和投資合適的方案；=3\*GB2⑶制訂公司的發(fā)展規(guī)劃；=4\*GB2⑷擬訂公司內部管理管控機構設置合適的方案及基本管理管控制度；=5\*GB2⑸提出公司年度財務預算合適的方案、決算合適的方案、利潤分配合適的方案及彌補虧損合適的方案；=6\*GB2⑹決定總經理有任免權的人員任免事宜，提出總經理有聘任或免職建議權的人員任免建議；=7\*GB2⑺對公司章程規(guī)定的或經董事會授權由總經理負責的人事、財務、資產、技術、市場、相關項目籌劃等方面重大事項作出決策；=8\*GB2⑻根據總經理提議，對某公司重大事項進行專門研究和部署。3、會議組織：公司綜合辦公室4、會議周期：由總經理根據情況決定召開5、主持人：總經理6、會議紀要：綜合辦公室（三）公司辦公例會2、會議合適的內容：

=1\*GB2⑴總結公司上周工作相關計劃完成情況；=2\*GB2⑵研究部署本周工作；=3\*GB2⑶討論公司重大問題，提出解決合適的方案；=4\*GB2⑷專題研究公司工作進度中的某一重大問題或突發(fā)事宜。3、會議組織：綜合辦公室4、會議周期：每周一次5、會議主持人：總經理或總經理委托的副總經理（四）經營活動分析會1、出席人員：公司總經理、副總經理、總工程師、總會計師、總經理助理、各部門主任。2、會議合適的內容：

=1\*GB2⑴匯報公司上月生產經營相關計劃執(zhí)行情況；=2\*GB2⑵確定公司本月生產經營相關計劃；=3\*GB2⑶預測本月生產經營相關計劃進展情況；=4\*GB2⑷研究上月獎勵有關事宜；=5\*GB2⑸分析經營活動成果，評價公司各方面工作狀況，提出改進措施。3、會議組織：綜合辦公室4、會議周期：每月上旬末，下旬初5、會議主持人：主管經營工作的副總經理6、會議紀要：綜合辦公室（五）生產調度會（含安全、消防、生產、技術、質量分析）1、出席人員：公司副總經理、總工程師、綜合辦公室、生產部、市場部、技術中心、總師辦、品管部、采供部、各車間主任。2、會議合適的內容：=1\*GB2⑴調度平衡生產進度，研究解決生產管理管控部門、車間不能自行解決的重大問題。=2\*GB2⑵研究日常技術準備工作及原輔材料、備品備件準備工作。=3\*GB2⑶匯報總結安全生產、治安、消防工作情況，檢查分析事故隱患，研究確定安全防范措施。=4\*GB2⑷匯報總結產品質量情況，討論分析主要原輔材料質量及備品備件質量，研究提出改進措施。3、會議組織：生產部4、會議周期：每周一次5、會議主持人：生產副總6、會議紀要：生產部（此會議紀要應報綜合辦公室備案）（六）公司績效考評會議1、出席人員：公司績效考評領導組成員2、會議合適的內容：對公司各部門工作情況進行綜合考評，并對總經理工作指示及公司會議安排事項的督辦完成情況提出績效考評意見。3、會議組織：人力資源部4、會議周期：每月一次5、會議主持人：總經理助理6、會議紀要：人力資源部（此會議紀要應報綜合辦公室備案）（七）公司年度工作會議（年中工作會議）1、出席人員：總經理、黨委（副）書記、副總經理、總工程師、總會計師、總經理助理、各部門主任。2、會議合適的內容：

=1\*GB2⑴總結公司上半年工作完成情況；

=2\*GB2⑵對下半年公司工作做出安排部署；3、會議組織：綜合辦公室4、會議主持人：總經理5、會議紀要：綜合辦公室（八）公司資金協(xié)調會議1、出席人員：副總經理、總工程師、總會計師、總經理助理、綜合辦公室、財務部、采供部、市場部、銷售部。2、會議合適的內容：

對公司月度、季度資金收支作出協(xié)調相關計劃。3、會議組織：財務部4、會議主持人：總會計師第二條會議管理管控部門（一）公司綜合辦公室統(tǒng)一管理管控公司各種會議。（二）會務工作主要由綜合辦公室承辦，其它部門主辦的會議，綜合辦公室應予以協(xié)辦。（三）公司財務部應加強對會議開支合適的方案的審核，減少不合理費用。（四）除其它部門主辦的會議資料各自進行其檔案管理管控外，會議資料由綜合辦公室統(tǒng)一整理、立卷，存檔。（五）綜合辦公室每月初應對公司各例會和各種臨時會議，統(tǒng)一平衡并制定會議相關計劃，分發(fā)給公司主要管理管控人員及有關人員。（六）對于準備不充分、重復性或無重大作用的會議，綜合辦公室有權拒絕安排。（七）對于參加人員相同、合適的內容相近、時間相近的幾個會議，綜合辦公室有權安排合并召開。第三條會議程序（一）會前準備1、對于定期的常規(guī)會議，在會前應明確該次會議主題和臨時出席、列席人員。對無定期的重要大型會議，承辦人應提出會議報告，該報告包括：①會議議項②會議目標③會議時間④會議地點⑤會議財務支出預算⑥招待工作說明⑦目前籌備進展情況⑧可能存在的問題、解決合適的方案及要求⑨籌備時間進度表。待該報告由綜合辦公室報請總經理批準后方可執(zhí)行。2、會議通知：根據會議要求打印會議通知，并提前發(fā)送。3、會議承辦人應及時準備會議場所、會議文件或資料。必要時要進行會場布置、設備調試。4、在會議進行中要做好記錄。第四條會議管理管控規(guī)定（一）會風管理管控1、會議必須準時召開，不得無故拖延和推遲，參會人員無特殊原因不能請假。2、會議應集中于規(guī)定議題，盡量在預計時間內結束，不得無節(jié)制地跑題海侃，與會人員應知無不言，集思廣益，不可從頭到尾保持沉默。3、維護正常的會議秩序，開會期間不得私下說話、議論，嚴格遵守會議紀律，不得隨意走動和離席。4、會議期間一般應停止使用手機，特殊情況應到場外聯(lián)絡。5、嚴守會議紀律，保守會議秘密，在會議決議未正式公布之前，不得私自泄露會議合適的內容，影響決議實施。（二）會議事務處理1、公司辦公例會會議紀要、決議，由綜合辦公室整理成文。2、綜合辦公室根據會議合適的內容的需要在規(guī)定的24小時內完成整理工作。3、會議紀要和決議形成后，由與會成員簽字確認。4、會議紀要發(fā)放前應填寫《會議紀要發(fā)放審批單》，審批單合適的內容包括：紀要編號、發(fā)放范圍、主管領導、審批意見。5、會議紀要應有文號，發(fā)放時應填定《文件簽收記錄表》并由接收人收簽。6、會議紀要應分類存檔，并按重要程度確定保存期限。7、會議紀要、會議決議作為重要文件，備忘已研究決定的工作事項，發(fā)至參加會議全體人員，以便對照落實和制定實施措施。本辦法由公司綜合辦公室負責解釋。第4章對外接待工作制度為了規(guī)范公司的對外接待工作，提高接待工作質量，加強管理管控，力求樹立良好的公司社會形象，特制定本制度。第一條接待原則公務接待工作要堅持適度大方的原則，嚴格執(zhí)行接待標準，接待人員要發(fā)揚無私奉獻、樂于服務他人的精神，做到認真負責、熱情周到、不卑不亢、言行得體、嚴守機密，使接待工作既讓來賓滿意，又不奢侈浪費。第二條接待職能部門綜合辦公室作為公司負責接待的職能部門，遇到重大接待工作或重要活動時，要由綜合辦公室協(xié)調其他職能部門共同做好此項工作。第三條接待工作要求（一）樹立來賓至上、為來賓服務的思想，對來賓的食、住、行都要安排妥當。（二）接待人員要服務周到、態(tài)度謙虛、用語文明、工作負責。（三）接待工作要制定周密的接待相關計劃，特別是大型接待活動，要有具體合適的方案，責任落實到人。（四）在接待來賓過程中要認真做好安全、保衛(wèi)工作。（五）接待人員要提高接待工作效率，主動協(xié)助來賓辦理各項事務，使來賓感到工作和生活都很滿意。第四條接待規(guī)程（一）重要業(yè)務單位領導或外單位同級領導來我公司拜訪，上級機關派員到我公司傳達重要指示及兄弟單位領導到公司商談重要事宜，由公司領導陪同。（二）上級或主管部門領導來視察，由公司領導出面看望或陪同用餐。（三）一般性業(yè)務聯(lián)系或其他單位來員辦理業(yè)務，公司陪同人員應與來賓職務大體相當。第五條接待程序（一）接待準備工作：國內、外賓客來訪，接待人員要準確掌握賓客或領導乘坐的交通工具和抵離時間，提前通知和安排有關人員做好接送準備工作，接待人員要根據來訪者的目的、規(guī)格及興趣選擇確定活動合適的內容，擬定接待合適的方案。（二）接待服務工作：提前接待客人，安排好客人起居生活及商務活動的日程，安排領導看望客人；組織好客人活動，安排宴請，并根據需要準備紀念品。（三）接待收尾工作：安排好來賓返程事宜，協(xié)助客人結算，征求客人對接待工作的意見，提醒客人帶好自己的物品，送客人到車站（或機場）。第六條接待活動的管理管控（一）接待活動原則上由綜合辦公室統(tǒng)一安排。（二）接待宴請用餐標準：來公司辦理公務需要用餐的人員原則上以工作餐為主，就餐在公司食堂小餐廳，標準為20-30元/人，因業(yè)務關系需要提高標準時，執(zhí)行標準為：重大業(yè)務活動或上級領導機關來賓或公司領導出席宴請時300元/人，一般業(yè)務活動或兄弟單位來賓150元/人。第七條業(yè)務招待費的管理管控（一）綜合辦公室負責公司業(yè)務招待費的管理管控、審核和報批。（二）公司年度業(yè)務招待費總額，由財務部根據公司年度經營相關計劃進行測算，按規(guī)定標準下達。財務部對全公司的公務接待費用進行監(jiān)督檢查。（三）業(yè)務招待費的使用范圍：上級領導帶隊檢查指導、調查研究和了解情況；兄弟單位與我公司進行工作交流等發(fā)生的費用；其他單位來員或對外交往中發(fā)生的必要的招待費；經公司主要領導批準的其它接待活動。（四）業(yè)務招待費使用規(guī)定：各部門使用業(yè)務招待費時，可在公司食堂招待的，由綜合辦公室開具客飯單。需在市內招待的，必須先提出申請，說明事由及所需金額。由綜合辦公室報總經理同意后，方可支出業(yè)務招待費，否則不予報銷。公司領導需在公司外使用業(yè)務招待費時，須事先征求總經理同意，綜合辦公室備案后方可支出業(yè)務招待費。使用業(yè)務招待費一般先墊資后報銷。(五)業(yè)務招待費用審批報銷程序：公司各部門實際發(fā)生的業(yè)務招待費應由部門負責人簽字后，由綜合辦公室審核登記，請示總經理批示后，財務部門辦理報銷手續(xù)。（六）業(yè)務招待費的報銷：各部門業(yè)務招待費的報銷，部門主任作為報銷人，綜合辦公室主任作為部門負責人。公司領導業(yè)務招待費的報銷，由綜合辦公室負責辦理報銷手續(xù)，在報銷單上公司領導本人須在報銷人一欄簽字。每張報銷粘貼憑證上，必須粘貼同一時間，同一飯店的發(fā)票，并說明事由。第八條紀念品的管理管控（一）紀念品的使用范圍。主要用于公司領導對外的公務、接待、出訪等活動。（二）紀念品的購置。由綜合辦公室根據需要統(tǒng)一購置辦理。綜合辦公室本制度由公司綜合辦公室負責解釋。第5章檔案管理管控辦法為進一步規(guī)范公司的檔案管理管控工作，提高工作效率和工作質量，特制定本辦法。第一條檔案范圍（一）黨群工作形成的文件材料1、黨務綜合性工作、黨員代表大會或黨組織其他有關會議。2、黨組織建設、黨員和黨員干部管理管控、黨紀監(jiān)察工作、重要政治活動或事件。3、宣傳及思想政治工作、企業(yè)文化和精神文明建設、統(tǒng)戰(zhàn)工作。4、職工代表大會、工會工作、共青團工作、女工工作。5、專業(yè)學會、協(xié)會工作，群眾團體活動。（二）、行政管理管控工作形成的文件材料1、企業(yè)籌備期的相關項目立項報告、可行性研究、初步設計、施工圖設計以及相關建設條件的申請、批準，企業(yè)章程。2、企業(yè)領導班子（包括董事會、股東會、監(jiān)事會和經理層，下同）構成及變更，企業(yè)內部機構及變更。3、企業(yè)領導班子活動。4、綜合性行政事務，企業(yè)事務公開，文秘、機要、保密、信訪工作，印鑒的管理管控。5、法律事務，紀檢監(jiān)察，公證工作。6、審計工作。7、職工人事管理管控，勞動合同合約管理管控，勞動工資和社會保險，職務任免，職稱評聘。8、職工教育與培訓工作。9、醫(yī)療衛(wèi)生工作。10、后勤福利，住房管理管控。11、公安保衛(wèi)，綜合治理，防范自然災害。12、外事工作。（三）、經營管理管控工作形成的文件材料1、企業(yè)改革，經營戰(zhàn)略決策。2、相關計劃管理管控，責任制管理管控，各種統(tǒng)計報表，企業(yè)綜合性統(tǒng)計分析。3、資產管理管控，房地產管理管控，資本運作，對外投資、股權管理管控，多種經營管理管控，產權變動、清產核資。4、屬企業(yè)所有的知識產權和商業(yè)秘密及其管理管控。5、企業(yè)信用管理管控，形象宣傳。6、商務合同合約正本及與合同合約有關的補充材料，有關的資信調查等。7、財務管理管控，資金管理管控，成本價格管理管控，會計管理管控。8、物資采購、保存、供應和流通。9、經營業(yè)務管理管控，服務質量管理管控。10、境外相關項目管理管控。11、招投標相關項目管理管控。（四）、生產技術管理管控工作形成的文件材料1、生產準備、生產組織、調度工作。2、質量管理管控，質量檢測和質量控制工作。3、能源管理管控。4、企業(yè)管理管控現代化和信息化建設、科技管理管控。5、生產安全，消防工作，交通管理管控。6、環(huán)境保護、檢測與控制。7、計量工作。8、標準化工作。9、檔案、圖書、情報工作。（五）、產品生產或業(yè)務開發(fā)工作形成的文件材料1、產品的市場調研、立項論證、設計。2、產品的工藝、工裝、試制、加工制造。3、產品的檢驗、包裝。4、產品的銷售與售后服務。5、產品鑒定、評優(yōu)。6、產品質量事故分析及處理。（六）、科學技術研究工作形成的文件材料1、科研相關項目的調研、申報立項。2、科研相關項目的研究、試驗。3、科研相關項目的總結、鑒定。4、科研相關項目的報獎、推廣應用。（七）、基本建設和技術改造工作形成的文件材料1、基建相關項目和技術改造相關項目的立項、可行性研究、初設、施工圖設計、勘探、測繪、招標、投標、征遷工作，以及建設外部條件的落實情況、土地、水、電、環(huán)保等建設單位相關項目管理管控工作。2、基建相關項目和技術改造相關項目的設計。3、基建相關項目和技術改造相關項目的施工。4、基建相關項目和技術改造相關項目的監(jiān)理。5、基建相關項目和技術改造相關項目的竣工和驗收。6、基建相關項目和技術改造相關項目的評獎、創(chuàng)優(yōu)。7、基建相關項目的使用、維修、改建、擴建。8、事故分析和處理。（八）、設備儀器管理管控形成的文件材料1、購置設備、儀器的立項審批，購置合同合約。2、設備、儀器的開箱驗收或接收。3、設備、儀器的安裝調試。4、設備、儀器的使用、維護和改造、報廢。5、事故分析和處理。（九）、會計工作形成的文件材料1、會計憑證。2、會計賬簿。3、財務報告及報表。4、其他文件材料。（十）、職工個人管理管控形成的文件材料1、職工（包括離退休職工、死亡職工）的履歷材料。2、職工的鑒定、考核。3、職工的專業(yè)技術職務評聘。4、職工的獎勵與處分。5、職工的工資、保險、福利待遇等。6、職工的培訓與崗位技能評定等。7、其他記載個人重要社會活動的文件材料。（十一）、聲像檔案（十二）、榮譽實物檔案（十三）、電子檔案第二條檔案管理管控體制公司檔案工作，可實行集中與分散管理管控相結合的體制。由綜合辦公室負責主體檔案的管理管控，并對其他部門檔案管理管控工作進行督促和指導。（二）各部門形成的檔案材料由本部門負責管理管控，并由綜合辦公室留存。（三）公司應有庫房或場地和必要的設施及保護設備來保管檔案，確保檔案的安全。第三條立卷歸檔制度1、文書處理、文件材料立卷歸檔工作，由文秘人員負責，受分管領導和上級有關部門監(jiān)督、檢查和指導。2、文秘人員應及時做好文件收發(fā)、印刷、傳遞和歸檔，做到準確、周密、及時迅速。3、歸檔范圍：凡是本單位各項工作活動中直接形成的，具有查考利用價值的各種門類和載體的文件材料都屬歸檔范圍。（詳見檔案保管期限表）4、歸檔要求：歸檔的文件材料必須收集齊全，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管使用，應準確的劃分保管期限，分年度、分級分類、靈活運用“六個”特征組卷、整理。卷內文件排列系統(tǒng)，編目清楚、完整，案卷標題文字簡練，準確揭示卷內文件合適的內容，案卷裝訂整齊、結實。5、歸檔時間：每年文件材料辦理完畢后，要在次年六月底前整理結束，編制好案卷目錄和目錄說明，及時移交檔案室，排列上架保管，并辦好交接手續(xù)。第四條檔案統(tǒng)計制度1、認真貫徹執(zhí)行<<統(tǒng)計法>>及上級有關統(tǒng)計工作的規(guī)章，依法統(tǒng)計。2、檔案統(tǒng)計工作，由檔案員負責，受本級統(tǒng)計部門和上級檔案部門的指導與監(jiān)督。3、檔案統(tǒng)計必須實事求是，杜絕虛報、瞞報和偽造等不良行為。4、及時進行檔案的收進、移出、整理、保管、鑒定、銷毀等數量和狀況的登記，做到案底清楚，物帳相符。5、及時、準確上報檔案工作統(tǒng)計年報和其他專項統(tǒng)計，科學及時地做好統(tǒng)計分析，為領導決策提供可靠依據。第五條檔案鑒定銷毀制度1、建立和健全檔案鑒定工作組織機構，及時剔出、銷毀已失去保存價值的檔案。2、堅持辨證唯物主義和歷史唯物主義觀點，全面地、歷史地、發(fā)展地、實事求是地研究分析，鑒定檔案的保存價值。3、鑒定檔案必須以黨和國家各級部門頒發(fā)的檔案保管期限表為依據，不得隨意銷毀。4、需要銷毀的檔案，應編造銷毀清冊，報經上級主管部門或分管領導人批準。5、銷毀檔案必須有兩人以上監(jiān)銷。監(jiān)銷者應依據銷毀清冊認真核對合適的內容與數量，鑒銷后要在清冊上注明銷毀日期和方式，并簽字以示負責。6、及時做好銷毀檔案善后工作。第六條檔案庫房管理管控制度1、綜合檔案室工作人員應嚴格遵守黨和國家安全保密規(guī)定，忠于職守，加強庫房管理管控，維護檔案完整與安全。2、庫房是存放檔案的要地，非綜合檔案室工作人員，未經許可，不得擅自入內。3、庫內嚴禁煙火，嚴禁存放易燃、易爆及腐化物品。落實消防措施，嚴防火災事故發(fā)生。4、進庫的檔案及箱柜，在入庫前必須認真清點，仔細檢查，確認完整齊全和無蟲霉后才準予入庫。5、檔案庫房必須落實防高溫、防潮、防光、防火、防盜、防塵、防霉、防蟲、防有害氣體等防護措施，創(chuàng)造良好的保護環(huán)境。保持庫房通風、干燥、清潔、整齊和適宜的溫度，定時做好溫、濕度記錄，庫房溫濕度基本應控制在1424℃，相對濕度基本應控制在45—60℃。6、庫房柜架統(tǒng)一編號，并編制《檔案存放索引》，使檔案存放條理化，便于查找檔案。7、堅持安全檢查制度。（1）每天下班前要切斷庫房的電源、關好門窗；（2）節(jié)假日、寒暑假前加強安全保密工作檢查，催還借出的檔案材料，并將全部檔案柜上鎖。（3）每年年底對庫內檔案進行一次全面清查，發(fā)現問題，及時處理，確保檔案安全。第七條檔案庫房消防安全制度1、檔案人員應參加消防安全教育，消防業(yè)務技術培訓，掌握消防知識，能靈活運用消防滅火器材。2、配備滅火消防器材，定期檢查器材性能狀況，及時進行調換與維修。3、庫房內嚴禁吸煙和堆放其他雜物。4、定期檢查庫房電路及設備，及時進行維修保養(yǎng)。5、必須做到庫房隨時關燈，及時關閉設備和電源。6、發(fā)現火患及時報告，并采取緊急措施，妥善進行處置，保障檔案的安全。7、火警電話“１１９”。第八條檔案保密制度1、庫房鑰匙由專人負責保管和使用，必要時保密檔案實行專人專柜管理管控。2、秘密的檔案要有明顯標記，便于區(qū)別和限制利用。3、利用保密檔案，應嚴格審批手續(xù)。接待人員必須實行有效監(jiān)督，不得隨意擴大利用范圍和摘抄復印。4、保密檔案一律不準外借，不得隨意亂放和在庫房外過夜。5、根據有關保密規(guī)定，及時調整檔案保密范圍，實行降密、解密直至向全社會開放。6、檔案管理管控人員要嚴格遵守黨和國家有關保密工作的法律、法規(guī)、規(guī)章制度，不隨意翻看，摘抄保密檔案合適的內容，嚴禁泄露檔案秘密。第九條檔案保管制度1、檔案是黨和國家的寶貴財富，檔案庫房是保管檔案的重地。2、庫房要牢固，裝有防盜設施。3、非管理管控人員不得擅自進入庫房，庫房鑰匙要專人保管，做到人走、燈熄、隨手關門。4、庫房內應配置“八防”設備，及時存放藥品，使用和維修防塵、通風、去濕設備，有效控制庫房內的溫濕度。5、檔案裝具排列有序，接收檔案要及時排列編目上架，做到整齊、有序，便于查找利用。6、進庫檔案要及時進行登記入帳，定期檢查清點，破損檔案及時修復，發(fā)現遺失檔案要及時報告，立即組織人員進行查找，確保庫房檔案資料無破損無遺失。7、檔案員調離崗位時，要及時辦好檔案資料、檢索工具、編研資料的交接手續(xù)。第十條檔案資料查、借閱制度1、本室檔案、資料主要供本單位領導和有關人員使用。2、查閱檔案、資料須首先填寫<<檔案借閱及利用效果登記表>>，未履行登記手續(xù)者，檔案室拒絕提供檔案、資料。3、查閱檔案應在檔案室，因特殊情況需要借出時，須經分管領導人批準，辦理好借閱手續(xù)，方可出借。檔案、資料的借出時間不得超過七天。確需繼續(xù)借閱，要辦理續(xù)借手續(xù)。4、查閱時禁止吸煙，要愛護檔案、資料，嚴禁在檔案資料上劃線、打勾、作記號、折角；嚴禁涂改和拆撕檔案、資料。違者視情節(jié)輕重追究責任。5、外單位人員查閱檔案，必須持有單位介紹信（注明身份、查閱合適的內容和用途），并經領導批準，才可查閱。閱檔后，介紹信留本室備查。6、查閱檔案、資料者有義務將利用效果反饋檔案室。以利總結檔案利用工作規(guī)律，更好地為各項工作服務。7、凡借閱會議記錄及保密檔案，必須經主管領導審查批準才能借閱。第十一條檔案科技文件材料修改、補充制度1、修改、補充科技文件、底圖，必須填寫修改、補充申請書，并經領導審批后，方可修改。任何單位、部門和個人不得擅自改動。2、修改底圖時，必須在底圖上加填修改欄，注明承辦部門、修改合適的內容、日期、并需修改人和批準人簽字。3、底圖修改后，必須對有關藍圖作相應的修改，準確反映科技活動的演變過程。4、底圖修改合適的內容較少時，可直接在圖面上“扛改”或“刮改”。并在修改處注明“修改標記”。修改合適的內容較多時，應另制新圖，原來圖紙作廢。新圖列入原圖紙目錄，并注明所代替的原圖圖號。5、科技文件、底圖修改、補充，必須做到正確、完整、統(tǒng)一、清晰。第十二條聲像檔案管理管控制度1、聲像檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，必須由檔案室集中統(tǒng)一管理管控。2、歸檔范圍（１）上級領導來局視察工作或從事其它活動所形成的聲像材料；（２）本局各種重要會議所形成的聲像材料；（３）各項工程建設中形成的聲像材料；（４）各種生產、科技、科研、技改、產品推廣應用等活動中形成的聲像材料；（５）重大（典型）事件、事故、災害所形成的聲像材料；（６）本局榮獲上級領導機關授予的獎狀、獎杯、證書的照片；（７）各種宣傳、教育等活動中形成的聲像材料。3、歸檔要求（１）聲像文件材料由各承辦單位或經辦人負責收集、整理。需注明背景、時間、地點、人物、合適的內容、攝影者等六要素。在辦理完畢后一個月內向檔案室移交；（２）檔案室整理后應單獨組卷、編目，便于查閱利用。4、保管要求，專用箱、柜單獨存放保管，定期進行檢查、倒帶、嚴格控制溫濕度，確保聲像檔案的安全。第十三條檔案人員職業(yè)道德要求1、忠于職守：堅持四項基本原則，模范遵守和執(zhí)行<<檔案法>>及其規(guī)章，熱愛檔案工作，忠于黨和人民的檔案事業(yè)，精通檔案業(yè)務，恪守盡職。2、維護史實：據實歸檔，用檔，杜絕涂改和偽造檔案；尊重史實，維護歷史面貌，保障檔案的完整與安全。3、埋頭苦干:發(fā)揚刻苦學習，開拓創(chuàng)新，勇于進取，艱苦奮斗的精神，樹立無私奉獻、默默無聞、甘當無名英雄的工作態(tài)度，勤奮工作，為黨和人民鞠躬盡粹。4、優(yōu)質服務:堅守崗位，堅持原則，嚴格執(zhí)行各項制度，熱情和藹、耐心細致接待利用者，積極主動地提供各類檔案為各項工作服務。第十四條檔案員崗位責任制1、認真執(zhí)行<<檔案法>>及檔案工作各項規(guī)章制度，堅持集中統(tǒng)一管理管控的原則，遵守保密紀律。2、負責本單位形成的各種門類、載體的檔案資料的收集和平時立卷，并及時完成每年度檔案的立卷歸檔和檔案的接收工作。3、負責本單位系統(tǒng)檔案工作業(yè)務檢查指導和監(jiān)督。4、負責管理管控好本單位各種門類、載體檔案和圖書資料并積極提供利用。5、協(xié)助其他崗位完成突擊性工作和領導交辦的其他任務。6、有權處理本職范圍的具體工作問題。7、有權向領導提出做好本單位檔案工作建議。8、有權糾正和制止違反檔案保密法規(guī)制度的行為，協(xié)助查處違法行為。第十五條設備開箱驗收管理管控制度1、依據國家有關規(guī)定，結合本單位的實際情況制定本制度。2、本制度適用于本單位的設備開箱驗收管理管控工作。3、設備開箱驗收工作是科技檔案收集工作的一個重要環(huán)節(jié)。4、檔案室要會同有關單位做好設備的開箱驗收工作。5、隨設備裝箱的技術文件（包括圖紙、說明書、測試記錄、合格證等），是本廠的公共財產，是設備運行、檢修時的重要依據，由檔案室集中統(tǒng)一管理管控。各單位或個人拿到應及時移交檔案室保管，不得私存。工作需要時由檔案室負責復印后分發(fā)到各有關分場、班組使用。6、設備開箱各生產部門應及時通知檔案室人員參加，以便于收集技術文件歸檔和復印分發(fā)，為安全生產服務。7、設備開箱時如不通知檔案室有關人員參加，凡發(fā)生技術文件滯留在部門、個人手中，要及時填寫移交目錄交檔案室；如有丟失，視情節(jié)輕重，并按經濟責任制追究有關人員的責任。8、參加設備開箱驗收的單位要以設備裝箱單中所附的裝箱文件目錄為依據，共同檢查設備到貨的各種技術文件，由參加開箱的技術人員會同檔案室人員共同清點、登記并歸檔。9、對引進設備及重要設備的開箱驗收，要把協(xié)議合同合約列入開箱驗收合適的內容，并按協(xié)議合適的內容驗收。10、設備開箱要填寫設備開箱驗收單，參加驗收單位的人員要在驗收單上簽字，并各執(zhí)一份以備查。11、開箱后如發(fā)現有缺少的技術文件，由設備購進單位負責追查補齊。12、設備開箱前生產廠家寄來的技術文件要及時按規(guī)定歸檔，其余的按主管部門意見分發(fā)。13、設備在安裝過程中所產生的技術文件，有關單位要按歸檔標準向檔案室移交，以保證科技檔案的齊全、完整。14、如發(fā)現設備開箱驗收有關單位沒按此制度執(zhí)行，按績效考核扣發(fā)其獎金。第十六條檔案工作責任追究制度1、未依法建立檔案機構或者配備檔案人員，依據有關法律、法規(guī)，追究單位主要負責人的責任，并接受同級或上級檔案行政管理管控部門的處罰。2、未依法對各種門類、各種載體檔案實行集中統(tǒng)一管理管控，依據有關法律、法規(guī)，追究分管檔案工作領導人的責任，并接受同級或上級檔案行政管理管控部門的處罰。3、將公務活動中的應當歸檔的文件資料，據為已用或拒絕向檔案部門移交的，追究主管人員的直接責任，并限期改正，對限期內不改正者，給予行政處分視情況給予經濟處罰。4、所保存的檔案存在安全隱患，知情而不采取有效保護措施的，追究主管負責人和直接責任人的責任，并責令迅速采取有效挽救措施；造成檔案損毀的，視情節(jié)給予行政處分和經濟處罰。5、玩忽職守造成檔案丟失、失密，追究相關人員的責任，給予行政處分，并依據檔案的價值，責令賠償損失。6、擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有檔案的，追究直接負責的主管人員或其他直接責任人的責任，給予行政處分。7、涂改、偽造檔案的，追究直接責任的和相關人員的行政責任或經濟責任。8、擅自出賣或轉讓檔案的，給予警告、罰款，并沒收非法所得。9、不按規(guī)定辦理檔案登記，或不向省檔案行政管理管控部門報送檔案統(tǒng)計報表，追究主管負責人和直接責任人的責任，責令限期改正。10、上述所列各條合適的內容中，如有構成犯罪的，依法追究刑事責任。本辦法由公司綜合辦公室負責解釋。公文管理管控辦法第6章為規(guī)范公司的公文管理管控，特制定本辦法。第一條公文的種類公司正式文件為“格林蘭德（山西）礦業(yè)裝備有限公司文件”（以下簡稱“公司文件”）。（一）公司文件常用的種類主要有：1、決定適用于對重要事項或重大行動作出安排。2、規(guī)定、辦法“規(guī)定”適用于對某項工作或活動作出安排，提出具體管理管控措施。“辦法”適用于對某項工作或活動制定具體作法和要求。3、通知適用于發(fā)布規(guī)章；批轉所屬單位的公文；轉發(fā)上級和不相隸屬單位的公文；要求辦理和需要有關單位周知或共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部。4、通報適用于表彰先進；批評錯誤；傳達重要精神或情況。5、報告適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級單位的詢問。6、請示適用于向上級單位請求指示、批準。7、批復適用于答復所屬單位請示事項8、函適用于不相隸屬單位之間、投資或合作伙伴之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向其它業(yè)務主管部門請求批準等。9、會議紀要適用于記載和傳達會議情況和議定事項。10、意見適用于對某項工作提出改進措施和建設性意見；答復對方征求某項工作的意見。（二）辦理例行公事與應急公務等用便函。便函不同于函，不屬于專門文種，它不同于正式公文，格式較為靈活，但也是公文的一種。公司便函使用帶有公司名稱的信函紙。（三）通知緊急事項或聯(lián)系具體業(yè)務等，用傳真文件。第二條公文的格式公文一般由發(fā)文單位、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、主題詞、抄送單位、公文印制版等部分組成。（一）發(fā)文單位應寫單位全稱或規(guī)范化簡稱，聯(lián)合行文，主辦單位應當排列在前。（二）有保密要求的公文，應根據保密程度，在公文首頁右上角標明“絕密”、“機密”、“秘密”字樣。字型選用3號黑體。（三）緊急公文，應根據緊急程度，在公文首頁右上角標明“特急”、“急件”字樣。字型選用3號黑體。（四）發(fā)文字號一般包括：代字、年號、序號。發(fā)文單位代字一般不應超過6個字，字型選用3號仿宋體。聯(lián)合行文只標明主辦單位發(fā)文字號。公司部門的發(fā)文代字不得與公司發(fā)文代字相混同。公司部門的發(fā)文代字規(guī)定為“格林蘭德×字”,×為部門名稱的第一個漢字（擬定）。公文的發(fā)文字號一般標注在發(fā)文單位之下，橫線上方居中；便函的發(fā)文字號標注在橫線下方右側。（五）公文應在發(fā)文字號右側空兩格注明簽發(fā)人（寫作：簽發(fā)人：XXX），字型選用3號仿宋體。聯(lián)合行文時，聯(lián)合行文單位各簽發(fā)人姓名的排列順序，應與聯(lián)合行文單位的文頭排序一致。便函不標印簽發(fā)人和簽發(fā)人姓名。（六）公文標題應準確、簡要地概括公文的主要合適的內容，并準確標明公文種類。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名外，一般不用標點符號。轉發(fā)文件的標題，除轉發(fā)的文種為“通知”時省略外，其它文種，可保留一級。如“轉發(fā)XX批復的通知”；轉發(fā)的文種是通知時，為“轉發(fā)XX的通知”。(七)公文如有附件，應在正文之后，成文期之前注明附件的順序和名稱。附件應在正文之后另起行空兩格打印，末尾不用標點符號。（八）公文除會議紀要（以會議紀要名稱為文頭的）外，一律加蓋印章。聯(lián)合發(fā)文，聯(lián)合單位都應當加蓋印章。聯(lián)合發(fā)文的蓋章順序，應與文頭單位排列順序相同，并按從左至右和自上而下的順序排列。（九）成文日期，以領導人簽發(fā)的日期為準，會議通過的文件，以通過日期為準，并在標題之下、正文之前注明會議名稱和通過日期。（十）文件應當標注主題詞。主題詞應按公文所涉及的范圍、合適的內容、文種的順序標注，一般不超過五個詞匯，字型選用3號黑標宋體。(十一)公文印制版記包括公文印發(fā)（翻?。C關名稱、印發(fā)日期和份數，標注在抄送域細實線下，用一條細實線與頁碼域分隔開。文字從左至右橫寫、橫排；用紙統(tǒng)一按國際標準為A4型，左側裝訂。標題用2號小標宋體字。正文用3號仿宋體字，版面設22行，每行28個字。第三條行文規(guī)則行文關系，應根據各自的隸屬關系和職權范圍確定：（一）公司在職權范圍內，可以對所屬單位行文。（二）公司各部門辦理本部門職權范圍內的具體業(yè)務，凡符合下列條件的，可以發(fā)部門文件：1、行文對象為公司所屬單位；2、文件所涉及的事項不需要征得其他部門同意或請公司領導作出決定。（三）各專業(yè)會議通知以及以部門的具體業(yè)務為主要合適的內容的會議紀要、轉發(fā)文件、經驗介紹等，應以部門名義行文；總經理辦公會議發(fā)專題紀要。（四）一般不得越級行文。因特殊情況必須越級行文時，應抄送超過的單位。向下級單位的重要行文，應同時抄送直接上級單位。（五）公司內部門之間對有關問題未經協(xié)商一致，不得行文。（六）同級單位、合作伙伴可以聯(lián)合行文。（七）請示的公文應一文一事，一般只寫一個主送單位，如需同時送其他單位，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級單位；對可行性研究報告、初步設計審核意見等業(yè)務性較強的公文，在報請上級或業(yè)務主管部門審批的同時，可抄送有關單位。（八）報告中不得夾帶請示事項。除領導直接交辦的事項外，請示不得直接送領導者個人。（九）公司內部重要規(guī)范性文件，須經法律顧問組會簽。第四條公文辦理（一）收文收文一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。1、分辦（1）公司收文，凡需辦理的，綜合辦公室提出擬辦意見。主管部門，重要客戶和合作伙伴等單位或部門發(fā)來的文件，按重要程度，先送總經理批示或按工作分工直接送總經理、副總經理、總工程師、總會計師等人批示。涉及幾個部門共同辦理的文件，擬辦時應確定主辦部門，由主辦部門協(xié)商有關部門會辦。（2）對不屬于本單位職權范圍或者不適宜由本部門辦理的，應迅速退回交辦的部門并說明理由。（3）各部門收到重要的或領導批示的文電，都要先經部門領導閱批，再交承辦人辦理或傳閱。凡涉及其他部門的問題，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商辦理。（4）文件除絕密和有特殊要求的傳閱后收回外，其他均由各單位保管；凡需要辦理的，由主辦部門辦后歸檔。（5）凡屬公司領導和各部門傳閱的文件，由綜合辦公室組織傳閱，有關部門均不得積壓，也不得橫傳。2、催辦（1）對重要的和有時限要求的文電，綜合辦公室要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。（2）除綜合辦公室負責催辦外，承辦單位的領導要及時催辦，并將辦理情況向有關方面反饋。（二）發(fā)文發(fā)文一般包括擬稿、會簽、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。1、擬稿發(fā)公司文件，一律填寫統(tǒng)一格式的發(fā)文卡片。公文正文用打印件，用紙為A4型。擬稿人應按發(fā)文卡片上的欄目要求填寫清楚，并簽署日期。草擬公文應做到：（1）要符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策，符合公司的實際情況和有關規(guī)定。（2）情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。（3）人名、地名、數字、引文準確。日期應寫具體的年月日。引用公文應先引標題，后引發(fā)文字號，并加括號；使用簡稱時，一般先用全稱，并注明簡稱；使用英文字母縮寫時，應先用中文全稱并注明英文縮寫。（4）結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層“（1）”。（5）必須使用國家法定計量單位。（6）公文中的數字，除成文時間，部分結構層次序數和詞、詞組慣用語、縮略語等必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。（7）文稿擬就后，公司發(fā)文應先由擬搞人所在部門領導審稿，部門發(fā)文擬稿人所在處室領導審稿，并請審稿人在“擬稿部門領導”欄內簽注姓名和日期。2、會簽（1）發(fā)文合適的內容凡涉及其他部門業(yè)務的應事先會簽；公司發(fā)文應由有關部門領導會簽。（2）為加速文件運轉，應在發(fā)文卡中注明會簽時間和退文時間。（3）會簽時如有具體意見應在會簽卡片的會簽意見中注明，并簽注姓名和日期。3、核稿各級領導要對文電稿進行全面審核，嚴格把關。公司發(fā)文，主辦部門擬就文件并根據需要完成核簽或會簽后，必須經綜合辦公室主任核稿，由綜合辦公室送公司領導簽發(fā)。綜合辦公室核稿改動量較大的文件，各部門承辦人員要重新修改校正，并將原修改稿附后備查。對不符合要求的文件應及時退經辦人修改或重辦。核稿的重點是：（1）是否需要行文；（2）有關部門、單位是否已協(xié)商、會簽；（3）提出的要求、辦法和措施是否明確具體、切實可行；（4）公文合適的內容、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關規(guī)定。未經核稿的文件，不得送領導簽發(fā)，領導也不得簽發(fā)。4、簽發(fā)（1）公司重要的請示、報告先送有關副總經理核簽后，再送總經理簽發(fā)。（2）公司一般公文按分工送總經理或副總經理簽發(fā)。發(fā)文合適的內容如涉及其他領導分管的工作，應送其他領導核簽。（3）授權簽發(fā)：a、公司便函、賀電、唁電等授權綜合辦公室主任代簽；b、公司管理管控的干部離退休、參加工作時間和待遇變更以及人事、勞動統(tǒng)計報表、工商登記注冊等，授權人力資源部主任代簽；c、審計通知書和復議受理通知書，授權財務部主任代簽。5、審批公文，主批人應當明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。其它審批人圈閱，應當視為同意。6、草擬、修改和簽批公文，用碳素或藍黑墨水筆書寫，不得使用純藍墨水、紅墨水、圓珠筆和鉛筆書寫。不得在文稿裝訂線外書寫。7、凡經綜合辦公室核稿、領導簽發(fā)后的公文，任何部門和個人一律不準改動文中的合適的內容、文字和數字，否則將追究其責任。已簽發(fā)的文稿，如需改動，必須重新請示原簽發(fā)人許可。（三）印制、校對和封發(fā)1、經公司領導簽發(fā)的文件，務于接文當日送到綜合辦公室由綜合辦公室統(tǒng)一代字編號、打印。在打出清樣后直接通知文件擬稿人進行校對（一般應三校），擬稿人在校完后要在打印稿上簽注姓名和日期以示定稿。無校對人簽字的文稿，綜合辦公室不予印刷。送綜合辦公室的文稿，一般在1-2天內印制完畢。急件由綜合辦公室主任批注后，務必在當天或按發(fā)文要求的時限印制完畢。2、印制好的文件，發(fā)給公司領導的應由總經理工作部當日送到。發(fā)往公司本部以外的，綜合辦公室最遲應在24小時內寄出。3、公文用印要建立用印登記及原稿留存制度，用印份數要與原稿標印的份數相同。（四）翻印上級單位標有密級的公文，除絕密和注明不準翻印的以外，經本單位負責人或者綜合辦公室主任批準，可以翻印，翻印件同正式文件一樣管理管控。翻印時，要注明翻印機關、時間、份數和印發(fā)范圍。（五）電報及傳真文件的收發(fā)和處理1、公司及部門發(fā)出的傳真文件由公司領導或部門領導簽發(fā)，經綜合辦公室統(tǒng)一登記后由主辦部門負責發(fā)出。2、屬于需要辦復的電報及傳真文件，應及時送公司領導或主辦部門閱辦，急件隨到隨辦，不得積壓。3、草擬傳真文件，應做到簡明扼要，文字清楚，說明問題。（六）簽報辦理（一）公司各部門向公司領導報告重要事項用簽報，并按一事一報的原則辦理。（二）綜合辦公室為簽報的管理管控部門。（三）涉及兩個及兩個以上部門的事項的簽報，應由主辦部門與協(xié)辦部門協(xié)商后共同起草簽報稿，主辦部門與協(xié)辦部門領導需在簽報稿上簽字認可。部門間如有分歧意見應在簽報中注明。第五條公文立卷、歸檔和銷毀公文辦完后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和有關規(guī)定，及時將公文定稿、正本和有關材料（包括音像）整理好。公司發(fā)文由綜合辦公室統(tǒng)一送歸檔，部門發(fā)文和收文處理由各主辦、承辦部門立卷歸檔后按歸檔要求歸檔。（一）公文歸檔要根據其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，保證歸檔文件材料的齊全、完整，能準確反映本部門主要工作情況，以便于保管和利用。（二）聯(lián)合辦理的公文，定稿和主辦單位立卷歸檔。（三）具有長期或永久保存價值的電子文件，如沒有紙質等拷貝件的，必須制成紙質文件。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質文件一并歸檔。（四）沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒別和主管領導批準，可定期銷毀。銷毀秘密公文，要進行登記，由兩人監(jiān)銷，保證不丟失，不漏銷。七、外事等有特殊要求的公文處理，可按照有關部門的規(guī)定辦理。八、對于公司黨群系統(tǒng)的管理管控，應根據有關要求參照本法執(zhí)行。本辦法由公司綜合辦公室負責解釋。第7章非生產車輛使用和管理管控辦法為了進一步規(guī)范公司的車輛管理管控工作，提高車輛使用效率，確保行車安全，嚴格控制成本，減少經費開支，特做出如下規(guī)定：第一條、非生產性車輛使用范圍（一）公司領導上下班接送及公務用車；（二）公司員工上下班接送通勤用車；（三）公司員工銀行提款、市郊聯(lián)系業(yè)務、必要的出差接送用車等；（四）公司賓客接送用車；（五）其它緊急和特殊用車。第二條、車輛管理管控（一）公司所有非生產性用車輛均由綜合辦公室統(tǒng)一管理管控、統(tǒng)一調配使用。綜合辦公室是所有非生產用車的日常管理管控機構，負責車輛保險、養(yǎng)路費、年審、派車、修車、過路停車費審核及駕駛員管理管控等工作。（二）未經總經理批準，公司車輛不得借予公司以外的單位和個人使用。否則要追究相關責任人責任，并給予一定的經濟處罰。（三）未經總經理同意，公司車輛不得擅自私用。否則要追究相關責任人責任，并給予一定的經濟處罰。（四）公司領導因業(yè)務工作需要配備專車。（五）公司非生產性車輛長途出車，須經分管副總經理同意后，由總經理批準，綜合辦公室統(tǒng)一安排。第三條、非生產用車加油量規(guī)定為了進一步規(guī)范非生產汽車加油量，實行集中與相關計劃加油。具體辦法為：（一）、對每月行駛線路固定的黃海大轎車，實行集中加油，指定專人負責管理管控加油卡；加油量根據百公里耗油量和行駛里程來作為基數計算，實行定額控制，超出部分自負。（二）、對非生產用小車實行相關計劃加油。即當月加油量以上月所跑里程為基數，根據每部車的百公里耗油量來確定。實行定額控制。若當月里程超過上月里程，但還不到發(fā)油卡時可適當追加油量。若當月里程低于上月所跑里程，在下月加油量中相應核減當月所加的油量；（三）每月15日由小車隊統(tǒng)一登記每部車的里程，核算油量，將加油相關計劃報采供部，采供部據此下發(fā)加油卡。第四條、車輛保養(yǎng)及損壞后的修理（一）車輛根據不同規(guī)格和要求及規(guī)定的里程到公司指定保養(yǎng)廠定期保養(yǎng)。（二）車輛于行使途中發(fā)生故障或其它耗損急需修復、更換零件時，需征得綜合辦公室主任同意后，方可視實際需要進行修理。未經批準擅自修車公司不予結算。（三）公司所有車輛實行定點修理制。汽車出現故障后，經車輛修理鑒定組做技術鑒定，確定維修范圍和需要更換的部件，由綜合辦公室安排待修車輛到指定修理廠維修。（四）公司汽車外修后，由相關負責人及時統(tǒng)一報財務審批程序進行結算。第五條、駕駛員管理管控（一）綜合辦公室嚴格按基層交安委規(guī)定，管理管控好公司全部駕駛員。（二）駕駛員憑用車申請單出車，未經領導批準不得用公車辦私事。（三）駕駛員工作應積極主動，服從分配，同事之間搞好團結，有事提前請假，不得無故缺勤。（四）駕駛員應嚴格遵守交通規(guī)則，時刻遵循安全第一的原則，不違章，嚴禁酒后駕車。未經批準，不準擅自互換車輛。（五）駕駛員未經批準不得擅自出車，否則造成交通事故，一切責任自負。第六條、違規(guī)與事故管理管控（一）在無證駕駛、未經許可將車借予他人使用而違反交通法規(guī)或發(fā)生事故的，由駕駛員承擔一切費用，并予以記過或解聘處分。（二）違反交通法規(guī)，其罰款由駕駛人負擔。（三）各種車輛如在公務途中遇到不可抗拒的車禍發(fā)生時，應向附近警察機關報案，并立即報告綜合辦公室及主管經理。（四）因意外事故造成車輛損壞，其損失在扣除保險金后，再根據交警部門作出責任劃分意見進行處理。（五）發(fā)生責任事故造成經濟損失時，根據公司績效考核辦法中安全責任考核部分的具體規(guī)定執(zhí)行。第七條、通勤車管理管控（一）綜合辦公室負責通勤車輛的全面管理管控工作，根據市區(qū)居住員工具體方位，優(yōu)化確定通勤車的停車站點、到達時間及行駛路線，并提前予以公告。（二）通勤車駕駛員要嚴格遵守公司規(guī)章制度，保持良好個人形象，文明行車，熱情服務，保持服裝整潔，車輛衛(wèi)生，維護公司的良好形象。（三）嚴格按照公司規(guī)定的發(fā)車時間，保證各站點的到達時間，確保行車安全正點運行。（四）駕駛員應監(jiān)督上下通勤車的人員。（五）為了保證乘車通勤車員工的身體健康，除保持車輛的日常清潔外。（六）通勤車每晚和休息天不出勤時應存放于規(guī)定的停放地。嚴禁司機私自出車，相關負責人應做好統(tǒng)計，根據里程表數據控制私自出車。一旦發(fā)現駕駛員私自出車，退回待崗中心。本辦法由公司綜合辦公室負責解釋。第8章印章、介紹信使用管理管控辦法為保證印章、介紹信使用的合法性、嚴肅性和可靠性，有效地維護公司利益，杜絕違法行為的發(fā)生，特制定本辦法。第一條印章的刻制（一）公司印章刻制均須報總經理批準，由綜合辦公室憑公司介紹信到當地公安機關辦理刻制手續(xù)。（二）印章的形體和規(guī)格，按國家有關規(guī)定執(zhí)行。第二條印章的啟用（一）新印章要做好戳記，并留作保存，以便備查。（二）印章啟用應事先頒發(fā)啟用通知，注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍。啟用印模應用藍色印油，以示首次使用。第三條印章的保管、交接和停用（一）公司各類印章必須有專人保管。1、公司的正式印章、專用印章、鋼印、名章應指定總經理工作部主任保管；2、各部門印章由各部門指定專人負責保管；3、印章保管須有記錄、注明印章名稱、頒發(fā)機關、枚數、收到日期、啟用日期、領取人、保管人、批準人、圖樣等信息。（二）印章保管必須安全可靠，須加鎖保存。印章要在辦公室使用，不得擅自拿出辦公室和隨身攜帶，不準委托他人代管。（三）印章保管有異?，F象或遺失，應保護現場，及時匯報，配合保衛(wèi)部門查處。（四）印章移交須辦理手續(xù)，簽署移交證明，注明移交人、接收人、監(jiān)交人、移交時間、圖樣等信息。（五）出現下列情況，印章須停用：1、機構變動或機構名稱改變；2、上級部門通知改變印章圖樣；3、印章使用損壞；4、印章遺失或被竊，聲明作廢。（六）印章停用要提出處理辦法，并報經領導批準，及時將停用印章送制發(fā)機關封存或銷毀，建立印章上交、清退、存檔、銷毀的登記檔案。第四條印章的使用（一）使用范圍1、凡屬以公司名義對外發(fā)文、開具介紹信、報送報表等一律加蓋公司印章；2、凡屬公司內部行文、通知，一律使用公司印章；3、凡屬部門業(yè)務范圍內加蓋部門印章；4、凡屬財務會計業(yè)務的用財務專用章。（二）使用印章，一律實行審批制度。凡經領導批準方可蓋印，其權限分級掌握，使用哪級印章，由哪級領導批準，并由其負責。凡不符合用印需要的，均應拒絕蓋印。用印人填寫用印登記簿，領導在該表上簽批。（三）使用印章，一律實行登記制度，注明用印事由、數量、申請人、批準人、用印日期。（四）代章，因工作急需而又無合適印章，可以采用借章辦法，借章要在落款處加注“借印”、“代”字樣。（五）使用印章時，保管人應對蓋印的文書合適的內容、手續(xù)、格式把關檢查，發(fā)現問題及時請示領導，妥善解決。（六）嚴禁在空白的信箋、介紹信、合同合約上用印，印章保管人長期外出時須將印章妥善移交，以免貽誤工作。第五條介紹信管理管控（一）介紹信種類。1、存根介紹信；2、信簽介紹信3、證明信（材料）（二）介紹信一般由綜合辦公室負責保存。（三）介紹信開具要嚴格履行審批手續(xù)。一般事宜由部門主任簽字后綜合辦公室審批；重要事宜需由各級主管簽署意見后，報總經理審批。（四）嚴禁開出空白介紹信。未按本辦法要求使用印信和保管印信，造成丟失、盜用、仿制等，依情節(jié)輕重，對責任者分別進行批評教育、行政處分、經濟處罰直至追究法律責任。本辦法由公司綜合辦公室負責解釋。第9章辦公物品管理管控辦法為加強公司辦公物品的管理管控，嚴格控制行政費用開支，特制定本辦法。第一條辦公物品范圍本辦法管理管控的物品范圍為日常辦公用品、文具、印刷品、低值易耗品和辦公事務用家具。第二條管理管控體制（一）公司綜合辦公室為辦公物品的采購、管理管控部門。財務部為核算監(jiān)督部門。（二）公司設立物品明細帳和庫存統(tǒng)計表進行管理管控。第三條辦公物品的采購和入庫（一）凡公司或部門需使用的物品，每月均須填寫購物申請，報綜合辦公室匯總審核，根據每月核定費用實施采購。（二）采購要本著節(jié)省成本、價廉物美、急需急辦原則，不得謀取私利。（三）對于超相關計劃采購，必須請示總經理同意。（四）采購物品后，要辦理入庫手續(xù)，填制有關物品帳目。憑發(fā)票和入庫單向財務部辦理報銷手續(xù)。辦公物品的領用與管理管控（一）在庫物品由綜合辦公室專人保管。（二）在庫物品，按月或按季定期盤點，填寫庫存統(tǒng)計表，注明盈虧值，說明原因，報財務核檢。（三）公司發(fā)放辦公物品可分定期、一次性領用和隨時領用。領用人要填寫領料單。（四）物品報廢時應由使用部門填寫情況說明，交綜合辦公室和財務部審核注銷；職工調離，須歸還物品的應交回原物，否則按規(guī)定折價賠償。（五）綜合辦公室應定期統(tǒng)計物品采購、庫存、發(fā)放、使用情況。在保證辦公效率的情況下，使庫存資金最小化，壓縮行政費用。第五條辦公物品發(fā)放領用辦法（一）、發(fā)放標準1、機關管理管控人員及車間管理管控人員，每人每月10元2、機關一般人員，每人每月6元。3、工人每人每月3元。（二）、發(fā)放辦法1、根據辦公文具發(fā)放標準，各部門每月25日前應將本部門下發(fā)文具用品的相關計劃報綜合辦公室。由綜合辦公室核定條約條款后，根據每月核定的費用總額，統(tǒng)一購置，每月10-15日發(fā)放。2、公司綜合辦公室、人力資源部、黨群部門等專項工作的信材、檔案袋等用品，經主管領導批準后可另外計發(fā)。3、各部門應嚴格按發(fā)放標準領用辦公文具。各車間辦公文具費用自行負擔。第六條辦公耗材發(fā)放辦法（一）辦公耗材特指自動化辦公所用的打印紙張、墨盒、色帶。（二）發(fā)放辦法各部門須在每月15日，將本部門下月辦公耗材用量相關計劃，報綜合辦公室。綜合辦公室根據每月費用總額采購，發(fā)放到各部門。各車間的辦公耗材費用由車間自行負擔。本辦法由公司綜合辦公室負責解釋。文印、傳真使用規(guī)定為規(guī)范文印、傳真使用，特制定本規(guī)定。第一條部門需打印材料時，需經綜合辦公室主任簽字后按重要性及先后順序安排打印。打字材料要填寫登記表。第二條部門需要復印文件時，要辦理登記審批手續(xù)，詳細填寫復印時間、份數，經綜合辦公室主任簽字后送文印室復印。第三條為確保復印機的安全運轉，每天下班前10分鐘關機。第四條不得擅自復印絕密文件和個人材料，復印機密文件需經公司領導批準。各部門需傳真文件時，須經綜合辦公室主任簽字方可傳真。表。第10章第10章第11章員工保密管理管控規(guī)定為加強公司保密工作，特制定本規(guī)定。第一條第二條保密工作原則：積極防范，突出重點，嚴肅紀律。第三條全體員工應做到：不該看的不看、不該問的不問、不該說的不說。第四條文件和資料保密（一）擬稿。文稿的擬訂者應準確定出文稿的密級。（二）印制。文件統(tǒng)一由綜合辦公室印制。（三）復印。復印秘密文件，由主管經理批準。（四）遞送。攜帶秘密文件外出，由兩人同行，并包裝密封。（五）保管。秘密文件由綜合辦公室統(tǒng)一保管，個人不得保存。（六）歸檔。沒有解密的的文件和材料存檔時要在扉頁上注明原定密級，并按有關規(guī)定執(zhí)行。（七）銷毀。按檔案管理管控的有關規(guī)定執(zhí)行。第五條保密合適的內容按以下三級劃分（一）絕密級：1、公司領導的電傳、傳真、書信；2、非公開的規(guī)章制度、相關計劃、報表及重要文件；3、公司領導個人情況；4、政治研究的經營相關計劃與具體合適的方案。機密級：1、公司電傳、傳真、合同合約；2、生產工藝及指導生產的技術性文件和資料；3、員工檔案；4、組織狀況、人員編制；5、人員任免（未審批）。（三）秘密級：公司的經營數據、策劃合適的方案及有關公司利益的其他事項。第12章公司督辦工作制度為了使公司各部門全面準確領會總經理及公司決策指令的意圖，準確傳遞領導的指令，做到政令暢通。將總經理工作指示、公司會議安排事項及管理管控指令及時落實到實處，特制定本制度。

第一條、督辦工作的合適的內容

督辦合適的內容包括公司總經理工作指示、公司會議安排的事項及管理管控指令等涉及公司生產、經營、建設、規(guī)劃及管理管控的重要決策、重大事項、突出事宜和急情要事。

第二條、督辦工作實施部門

督辦工作實施部門為公司綜合辦公室。

第三條、督辦程序

督辦程序包括：督辦事項的責任部門分類、立項、下發(fā)督辦通報、責任部門承辦和辦理、綜合辦公室催辦、辦理結果的現狀評估、呈閱督辦工作專報、領導批示、督辦工作完成、督辦工作專報歸檔等。

第四條、督辦工作細則

（一）、督辦工作必須有時限要求，做到被督辦工作及時、準確、徹底的得以落實。

（二）、如被督辦工作的責任部門在辦理執(zhí)行過程中存在實際困難和需上級領導或其他部門協(xié)助解決相關問題，綜合辦公室要積極向相關領導請示匯報，并積極協(xié)助責任部門解決辦理過程中的實際困難。

（三）、對辦理時間較長或某些長期久施不決的事宜，采取連續(xù)督辦的方式，直到督辦事項辦結落實為止。

（四）、每月督辦事項完成情況，要在月末的績效考核中對相關責任部門予以兌現。值班管理管控制度切實加強對公司值班工作的管理管控，特制定本辦法。第一條公司分廠和有關部門值班由本部門自行安排。第二條公司領導干部值班由綜合辦公室安排。第三條值班時間：從當日上午8:00至次日上午8:00時。第四條值班人員應按照規(guī)定時間在指定場所連續(xù)工作，不得隨意外出。第五條公司領導干部值班有權處理與協(xié)調當班期間公司生產、經營、后勤、安全消防等方面的一切失誤。遇有重大事情發(fā)生時，必須報總經理。值班人員對處理的事情應作好記錄。第六條值班人員對處理的事情應作好記錄。第七條值班人員因病或其他原因不能值班時，應先行請假，由分廠或有關部門自行調整，綜合辦公室及時調整。第八條公司每天晚上應保證突發(fā)事件用車，值班司機由值班領導調配。第13章第14章信息管理管控制度為利用現代網絡通信技術，提高公司的辦公效率，挖掘企業(yè)內部與外部信息的利用價值，為公司決策提供及時、準確、全面的信息服務，特制定本辦法。網絡建設信息（一）通信網絡建設1、采用適宜的通信網絡技術，滿足公司日常內部與外部通信的要求；2、配合電信服務商做好通信網絡運行環(huán)境的技術維持；3、按時做好公司通訊計費工作，合理控制公司的通訊費用。（二）企業(yè)網站建設1、以宣傳企業(yè)優(yōu)勢、樹立企業(yè)形象、促進商務活動開展和營建企業(yè)文化為出發(fā)點建設公司的網站；2、網站合適的內容應反映公司建設發(fā)展的動態(tài)信息，并及時發(fā)布有關產品供求信息；3、有關信息提供：由綜合辦公室提供有關政策信息和公司動態(tài)信息；由市場部提供市場和行業(yè)動態(tài)信息；由采供部提供物料采購方面的信息；由銷售部提供產品銷售方面的信息；由人力資源部提供有關人力資源信息、人才政策和企業(yè)宣傳的新聞圖片及文字性材料等；其它部門配合做好有關信息的提供和收集。4、政策及行業(yè)信息應以國家權威部門或傳媒發(fā)布的信息為準，并認真核實后方可上傳公司網頁，公司動態(tài)新聞須經公司領導或有關部門審核通過后方可上傳；5、網站合適的內容要及時進行更新，用戶反饋的信息和提出的意見、建議等應由網站管理管控員收集整理后傳遞給有關部門，并及時做出回復和處理；6、做好網站運行的維護工作。第二條、信息的搜集、整理與應用（一）、信息的搜集1、分類別進行搜集按照公司內外部信息性質或合適的內容的不同，分為以下三類：政策信息：國家出臺的電解鋁行業(yè)政策、稅收政策、信貸政策、工商法規(guī)等；市場信息：行業(yè)的調整與發(fā)展、市場行情、同行業(yè)企業(yè)發(fā)展狀況、新產品新技術信息等；內部信息：公司產品銷售與物資供應、相關項目的策劃與運作、經營狀況與評價等。2、搜集方法利用互聯(lián)網、報刊雜志、廣播電視等開放性傳媒搜集；從企業(yè)間的往來資料信函、會議及商務洽談活動紀要中整理提??；有目的、有相關計劃地進行市場調查，就某一專題搜集更為深入準確的信息。（二）、信息的整理加工1、對不同渠道來源的信息進行分類，從中篩選、提取有利用價值或有提示作用的信息；2、在原始信息的基礎上，進行適當的文字加工、信息提要和分類處理；3、對信息的真?zhèn)闻c價值含量多少進行認真辨別與核實；4、對同類別及相關類別信息進行整合，形成較全面的信息資料，在此基礎上進行專業(yè)分析，提出具有可行性或可操作性的合適的方案；5、加工后的信息以信息周報、信息轉遞或專題分析等形式予以反映。（三）、信息的反饋搜集整理或加工后的信息應及時反饋給公司領導和有關部門，根據信息合適的內容和特點與有關部門進行交流，以進一步做好信息的追蹤分析與深加工。（四）、信息的儲存對搜集整理或加工后的信息，按照其來源、合適的內容、時間或機密性進行分類后，采取適宜的方法進行編目，并妥善保存。（五）、信息的保密對于機密性信息的有關文字資料和電子文檔要進行專門管理管控，查閱時辦理登記手續(xù)。第15章訴訟與非訴訟案件管理管控制度總則第一條、為進一步規(guī)范格林蘭德（山西）礦業(yè)裝備制造有限公司（下稱本公司）訴訟與非訴訟案件管理管控工作，維護本公司的合法權益，根據國家有關法律法規(guī)、規(guī)章，特制定本辦法。第二條、本辦法適用于本公司上級部門委托本公司管理管控的公司或其他經濟組織（下稱被管理管控組織）。第三條、本辦法所稱的訴訟是指以本公司及被管理管控組織為一方當事人，通過人民法院以訴訟方式解決糾紛的活動，這些訴訟包括民事訴訟、行政訴訟以及涉及單位犯罪的刑事訴訟。本辦法所稱的非訴訟是指以格林蘭德及被管理管控組織為一方當事人，采取協(xié)商、調解、仲裁等方式，處理有關糾紛或爭議的活動。第四條、本公司總經理及被管理管控組織，是本單位訴訟與非訴訟案件的第一負責人，有權親自或委托代理人參加訴訟非訴訟活動。第五條、訴訟與非訴訟活動實行分級管理管控和法律事務機構歸口管理管控的原則。第二章訴訟與非訴訟案件管理管控機構及職責第六條、本公司綜合辦公室是格林蘭德訴訟與非訴訟工作的歸口管理管控部門，其職責是：1、對本公司及被管