文件管理制度范文

第第頁文件管理制度范文文件管理制度范文（精選8篇）文件管理制度范文篇1電子技術(shù)文件管理制度一、總則1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠連續(xù)發(fā)展并在市場上連續(xù)強(qiáng)勢競爭力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司全部。2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保管等相關(guān)的資料，確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理，特訂立本制度。3、適用范圍：適用于本廠的技術(shù)文件的管理。二、技術(shù)文件的編制1、技術(shù)文件包含：技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。實(shí)在包含：1）開發(fā)計(jì)劃階段：方案設(shè)計(jì)、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計(jì)開發(fā)計(jì)劃書、檢驗(yàn)要求。2）開發(fā)設(shè)計(jì)階段：原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動(dòng)程序、設(shè)計(jì)評(píng)審記錄表。3）產(chǎn)品調(diào)試階段：產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗(yàn)證記錄。4）產(chǎn)品維護(hù)階段：設(shè)計(jì)開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等務(wù)必貼合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對(duì)應(yīng)部門編制，各部門應(yīng)對(duì)技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。三、技術(shù)文件的提交1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個(gè)周期中，設(shè)計(jì)人員務(wù)必依照技術(shù)文件規(guī)范認(rèn)真進(jìn)行各項(xiàng)文件的編寫工作，以保證技術(shù)文件的完整性。2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個(gè)階段，設(shè)計(jì)人員都務(wù)肯定時(shí)提交設(shè)計(jì)文件，并保管在公司的服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計(jì)文件發(fā)生重點(diǎn)更改后，設(shè)計(jì)人員都務(wù)必重新提交文件，以便更新服務(wù)器中的文件，保證開發(fā)工作的可靠性。3、設(shè)計(jì)文件的提交以starteam為準(zhǔn)，設(shè)計(jì)人員須依照提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的目錄。4、對(duì)于已提交的文件，任何人員不得有意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。四、技術(shù)文件的歸檔1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn)；技術(shù)文件的編制務(wù)必嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對(duì)、審核三級(jí)把關(guān)制度；明確各級(jí)的責(zé)、權(quán)、利。2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號(hào)、名稱、日期，設(shè)計(jì)、校對(duì)、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標(biāo)簽上進(jìn)行總體簽署。4、各類歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無誤而且簽署完畢后，方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司服務(wù)器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。5、用來存儲(chǔ)歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上須注明光盤的大概信息，如名稱、編號(hào)、簽署信息等。6、歸檔文件時(shí)，須填寫《設(shè)計(jì)項(xiàng)目歸檔資料清單》，并對(duì)歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規(guī)范性檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后方可予以存檔。五、技術(shù)文件的借閱1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法連續(xù)不具權(quán)限的文件。2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《借閱登記表》，然后方可透過獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進(jìn)行查閱。3、對(duì)于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。4、如有特殊情形需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時(shí)，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件，并增補(bǔ)完整《借閱文件記錄表》。六、職責(zé)追究各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將依據(jù)有關(guān)保密規(guī)定予以罰金懲罰和公司內(nèi)部記過懲罰，情節(jié)嚴(yán)重者公司將保存追究法律職責(zé)的權(quán)利。文件管理制度范文篇2文件管理制度第一條管理要點(diǎn)1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的引導(dǎo)作用。2、文件管理的范圍包含:上級(jí)下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策引導(dǎo)類文件、各類合同文件等。3、制度類文件依照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質(zhì)；正文部分寫明題目、時(shí)間、發(fā)文部門、資料等信息；措辭規(guī)范，表達(dá)無歧義。4、依據(jù)文件屬性、類別，對(duì)全部文件進(jìn)行編號(hào)，依據(jù)編號(hào)定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。第二條制度規(guī)范1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。2、公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利重要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。3、公司對(duì)內(nèi)公開文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā)；各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草，行政人事部負(fù)責(zé)審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對(duì)，校對(duì)無誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。5、機(jī)密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門主管。6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對(duì)有密級(jí)程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。7、辦公室管理人員對(duì)文件借閱情形進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。8、定時(shí)間、資料、部門、名稱等資料分門別類進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。9、依據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必需性對(duì)文件進(jìn)行銷毀，需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn)，依照文件管理制度進(jìn)行處理。第三條文件管理流程設(shè)計(jì)1、內(nèi)部文件管理流程:起草文件審查編號(hào)審批、簽發(fā)打印文件下發(fā)文件文件存檔2、外部文件管理流程:外部收文文件整理文件存檔清退文件存檔文件銷毀3、借閱流程:提出申請(qǐng)，辦理手續(xù)批準(zhǔn)借閱清退文件存檔文件銷毀（二）文書管理制度第一條管理要點(diǎn)1、為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行，保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書在各項(xiàng)工作中的引導(dǎo)作用。2、文書管理范圍包含:一般性文書（通知、公告、提案看法、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)匯編）、行政人事部發(fā)文文書（學(xué)習(xí)資料、各類簡報(bào)）、宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重點(diǎn)事項(xiàng)文書資料。3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但務(wù)必標(biāo)有頁眉頁腳，文本資料可依據(jù)文書實(shí)在資料進(jìn)行調(diào)整。4、依據(jù)文書性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)整理，定期對(duì)文書進(jìn)行歸檔整理，連續(xù)紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。第二條制度規(guī)范1、依據(jù)公司實(shí)際需要及上級(jí)布置，起草編寫內(nèi)部公開文書，張貼公示學(xué)習(xí)。2、依照文書管理范圍，行政人事部的發(fā)文依據(jù)需要填寫《發(fā)文簿》，全部文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。3、行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書，需附上學(xué)習(xí)進(jìn)度表；閱讀者需認(rèn)真學(xué)習(xí)并簽名備注。4、定時(shí)間、資料等降序排列，整理歸檔，堅(jiān)持平常歸檔與年終歸檔相結(jié)合，對(duì)照編號(hào)列出整理清單。5、依據(jù)文書的時(shí)效性和保管的價(jià)值性，對(duì)文書進(jìn)行整理銷毀；須上級(jí)審批同意，方可銷毀。6、辦公室負(fù)責(zé)人為第一職責(zé)人，若發(fā)現(xiàn)文書丟失，辦公室人員務(wù)必查明原因，如實(shí)向主管部門報(bào)告，若未查明原因，則由辦公室負(fù)責(zé)承當(dāng)。7、違反以上規(guī)定者依照相關(guān)規(guī)定予以懲罰。第三條流程設(shè)計(jì)起草文書填寫《發(fā)文簿》（需要時(shí)）張貼存檔更新目錄（紙質(zhì)檔與電子檔）借閱清退審批銷毀（三）檔案管理制度第一條管理要點(diǎn)1、為了維護(hù)檔案的真實(shí)性和可查閱性，使檔案管理更科學(xué)、更專業(yè)，及時(shí)分類、整理、修改、傳遞文書資料，提高檔案管理質(zhì)量與效率。2、檔案管理范圍:公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。3、依據(jù)文書整理和文件整理編號(hào)，對(duì)對(duì)應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理、備注，并存入特地的檔案文件柜保管。第二條制度規(guī)范1、應(yīng)歸檔的文件、料子由辦公室人員負(fù)責(zé)收集，份數(shù)齊全，包含附件、批復(fù)、定稿等。2、全部歸檔文書料子經(jīng)過初步整理，依據(jù)時(shí)間先后次序再按同一項(xiàng)目文書料子集中整理，并貼上標(biāo)簽。3、堅(jiān)持平常歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，對(duì)照編目，列出清單。4、各部門需借閱相關(guān)檔案，須由行政人事部主管簽字，審核透過后方可借閱，不得謄錄、復(fù)制或借出。5、檔案管理人員務(wù)必遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，個(gè)性是員工個(gè)人信息、公司圖片等重要資料的保管，確保檔案安全與完整。6、檔案接收、移交，務(wù)必依據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。第三條流程設(shè)計(jì)依據(jù)文件、文書目錄整理需要?dú)w檔的檔案排序整理，編制編目存檔借閱清退二、辦公用品管理制度第一條管理要點(diǎn)1、為了加強(qiáng)辦公用品管理，規(guī)范辦公用品管理各項(xiàng)程序，節(jié)省辦公經(jīng)費(fèi)，提高利用效率。2、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)辦公用品的處理和管理工作，權(quán)責(zé)全都嚴(yán)格要求，無私自挪用現(xiàn)象。3、辦公用品保管實(shí)行“日清月結(jié)，出入庫等量、年終查存統(tǒng)計(jì)”原則。4、辦公用品的采購，應(yīng)進(jìn)行多方比較，保證性價(jià)比和質(zhì)量，擇優(yōu)選用，合理開支。第二條制度規(guī)范1、公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫登記由行政辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)。2、辦公用品購置應(yīng)遵從以下程序:每月27號(hào)之前各部門將所需辦公用品報(bào)至辦公室，行政辦公室依據(jù)各部門的需求計(jì)劃和月末辦公用品清算單中的物品實(shí)際庫存和用量，做出采購計(jì)劃，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部簽字后方可采購。對(duì)急用品的采購，可依據(jù)實(shí)在實(shí)際進(jìn)行敏捷處理，但務(wù)必經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。3、依據(jù)物品所屬類別，對(duì)辦公用品進(jìn)行及時(shí)出入庫登記，注明名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價(jià)、出入庫時(shí)間等，做到賬物相符。4、各部門申領(lǐng)的辦公用品需及時(shí)發(fā)放，并做好填表記錄；因特殊情形急需領(lǐng)用未填表登記，事后須及時(shí)補(bǔ)填。5、任何人未經(jīng)允許不得進(jìn)入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。6、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)收發(fā)入、離職人員的辦公用品。7、辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬，每年進(jìn)行一次匯總普查。8、管理員定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤查，核實(shí)庫存，保證出入庫等量。文件管理制度范文篇3機(jī)要文件管理制度機(jī)要文件是傳遞黨中央、國務(wù)院和省委、省政府密級(jí)較高的文件，機(jī)要文件的管理要做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密。一、辦理程序（一）機(jī)要文件由機(jī)要人員簽收、啟封、核對(duì)、登記后，送辦公室主任提出擬辦看法報(bào)重要領(lǐng)導(dǎo)或主持工作的領(lǐng)導(dǎo)簽批，文件應(yīng)于當(dāng)日處理，電報(bào)、急件隨到隨處理。（二）按領(lǐng)導(dǎo)簽批的范圍進(jìn)行傳閱。（三）需辦理的，按局領(lǐng)導(dǎo)指示及時(shí)傳閱有關(guān)科室辦理。（四）歸檔，交上級(jí)部門。二、傳閱（一）傳閱文件要嚴(yán)格履行登記手續(xù)，依照文件閱讀范圍進(jìn)行傳閱。（二）機(jī)要人員要隨時(shí)掌握文件行蹤和傳閱進(jìn)度，避開中途積壓、漏傳、橫傳。（三）對(duì)局領(lǐng)導(dǎo)閱后所作的批示，要及時(shí)通知有關(guān)科室辦理，并做好機(jī)要文件管理，防止文件丟失。三、保密（一）機(jī)要人員要忠于職守，認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)守保密規(guī)定，做到不應(yīng)說的不說。（二）對(duì)于機(jī)要文件，要單獨(dú)存放，嚴(yán)加保管。（三）借閱機(jī)密、秘密級(jí)文件，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)；絕密級(jí)文件一般不外借，確需借閱，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)保密規(guī)定，不得將涉密文件留在辦公室過夜或帶回宿舍閱讀。（五）涉密文件，不得復(fù)制或摘抄。四、歸檔（一）傳閱和辦理完畢的文件，應(yīng)及時(shí)清理收回，分類整理，連續(xù)乾凈、清潔。（二）凡參加會(huì)議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應(yīng)及時(shí)送交機(jī)要室登記歸檔。（三）干部出差、調(diào)動(dòng)工作或離退休時(shí)務(wù)必將本身使用或傳閱的機(jī)要文件全部退回機(jī)要室。（四）機(jī)要人員按上級(jí)要求及時(shí)將機(jī)要文件收回。文件管理制度范文篇4一、總則1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠連續(xù)發(fā)展并在市場上連續(xù)強(qiáng)勢競爭力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司全部。2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保管等相關(guān)的資料，確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理，特訂立本制度。3、適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理。二、技術(shù)文件的編制1、技術(shù)文件包含:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。實(shí)在包含:1）開發(fā)計(jì)劃階段:方案設(shè)計(jì)、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計(jì)開發(fā)計(jì)劃書、檢驗(yàn)要求。2）開發(fā)設(shè)計(jì)階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動(dòng)程序、設(shè)計(jì)評(píng)審記錄表。3）產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗(yàn)證記錄。4）產(chǎn)品維護(hù)階段:設(shè)計(jì)開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等務(wù)必貼合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對(duì)應(yīng)部門編制，各部門應(yīng)對(duì)技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。三、技術(shù)文件的提交1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個(gè)周期中，設(shè)計(jì)人員務(wù)必依照技術(shù)文件規(guī)范認(rèn)真進(jìn)行各項(xiàng)文件的編寫工作，以保證技術(shù)文件的完整性。2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個(gè)階段，設(shè)計(jì)人員都務(wù)肯定時(shí)提交設(shè)計(jì)文件，并保管在公司的服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計(jì)文件發(fā)生重點(diǎn)更改后，設(shè)計(jì)人員都務(wù)必重新提交文件，以便更新服務(wù)器中的文件，保證開發(fā)工作的可靠性。3、設(shè)計(jì)文件的提交以starteam為準(zhǔn)，設(shè)計(jì)人員須依照提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的目錄。4、對(duì)于已提交的文件，任何人員不得有意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。四、技術(shù)文件的歸檔1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn)；技術(shù)文件的編制務(wù)必嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對(duì)、審核三級(jí)把關(guān)制度；明確各級(jí)的責(zé)、權(quán)、利。2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號(hào)、名稱、日期，設(shè)計(jì)、校對(duì)、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標(biāo)簽上進(jìn)行總體簽署。4、各類歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無誤而且簽署完畢后，方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。5、用來存儲(chǔ)歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上須注明光盤的大概信息，如名稱、編號(hào)、簽署信息等。6、歸檔文件時(shí)，須填寫《設(shè)計(jì)項(xiàng)目歸檔資料清單》，并對(duì)歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規(guī)范性檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后方可予以存檔。五、技術(shù)文件的借閱1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法連續(xù)不具權(quán)限的文件。2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《借閱登記表》，然后方可透過獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進(jìn)行查閱。3、對(duì)于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。4、如有特殊情形需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時(shí)，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件，并增補(bǔ)完整《借閱文件記錄表》。六、職責(zé)追究各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將依據(jù)有關(guān)保密規(guī)定予以罰金懲罰和公司內(nèi)部記過懲罰，情節(jié)嚴(yán)重者公司將保存追究法律職責(zé)的權(quán)利。文件管理制度范文篇5為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的引導(dǎo)作用，特訂立本制度。一、文件管理內(nèi)容重要包含：上級(jí)函、電、來文，同級(jí)函、電、來文，本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。依照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。二、公文的簽收1.凡來公司公啟文件（除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由辦公室登記簽收。2.公文的編號(hào)保管（1）、辦公室對(duì)上級(jí)來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號(hào)、保管。（2）、公司外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交辦公室進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保管。3.公文的閱批與分轉(zhuǎn)（1）、凡正式文件均需由辦公室依據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由辦公室分送承辦部門閱辦，緊要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避開文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要立刻辦。（2）、一般文、函、電等，分別由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。（3）、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超出2天（特殊情況例外）。4.文件的傳閱與催辦（1）、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場合，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未轉(zhuǎn)達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。（2）、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件送回辦公室，閱批文件一般不得超出2天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”，“擬辦看法”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。（3）、文件閱完后，應(yīng)送交辦公室，切忌橫傳。（4）、辦公室對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立刻指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)依照公司有關(guān)規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。文件管理制度范文篇6第一條管理要點(diǎn)1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的引導(dǎo)作用。2、文件管理的范圍包含：上級(jí)下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策引導(dǎo)類文件、各類合同文件等。3、制度類文件依照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質(zhì)；正文部分寫明題目、時(shí)間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息；措辭規(guī)范，表達(dá)無歧義。4、依據(jù)文件屬性、類別，對(duì)全部文件進(jìn)行編號(hào)，依據(jù)編號(hào)定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。第二條制度規(guī)范1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。2、公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利重要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。3、公司對(duì)內(nèi)公開文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā)；各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草，行政人事部負(fù)責(zé)審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對(duì)，校對(duì)無誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。5、機(jī)密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門主管。6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對(duì)有密級(jí)程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。7、辦公室管理人員對(duì)文件借閱情況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。8、定時(shí)間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。9、依據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必需性對(duì)文件進(jìn)行銷毀，需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn)，依照文件管理制度進(jìn)行處理。第三條文件管理流程設(shè)計(jì)1、內(nèi)部文件管理流程：起草文件審查編號(hào)審批、簽發(fā)打印文件下發(fā)文件文件存檔2、外部文件管理流程：外部收文文件整理文件存檔清退文件存檔文件銷毀3、借閱流程：提出申請(qǐng)，辦理手續(xù)批準(zhǔn)借閱清退文件存檔文件銷毀文件管理制度范文篇7為了更好地規(guī)范各類文件的起草、收發(fā)、報(bào)送、保管等環(huán)節(jié)，特訂立本制度。一、上級(jí)來文和外單位來文。辦公室人員對(duì)上級(jí)來文和外單位來文首先要在收文登記簿上認(rèn)真登記，來文單位、日期、份數(shù)、密級(jí)、字號(hào)等要登錄清楚，其次填寫好文件閱辦卡并粘貼于原文上面，并送總經(jīng)理批示，總經(jīng)理批示后送有關(guān)人員傳閱，總經(jīng)理有批辦看法的，辦公室應(yīng)提示有關(guān)人員批示閱辦結(jié)果，并將閱辦結(jié)果送總經(jīng)理閱。全部傳閱人閱畢交辦公室應(yīng)及時(shí)將文件收回，分類別分單位存入檔案袋。二、本單位各類文件包含簡報(bào)的起草均有辦公室人員負(fù)責(zé)起草，部門專業(yè)文件由各部門專業(yè)人員保起草，凡以文件或紀(jì)要簡報(bào)名義上報(bào)或下發(fā)的文件均由辦公室填寫發(fā)文卡，由簽發(fā)人即總經(jīng)理簽發(fā)后，并認(rèn)真填寫發(fā)文登記簿方可復(fù)印并存檔，沒有總經(jīng)理簽發(fā)的文件不能發(fā)出和存檔。三、上報(bào)和發(fā)往其他單位的文件應(yīng)填寫文件送達(dá)登記簿，由接收文件人簽字后方可，否則，不能擅自將文件交予他人，而不辦理簽收手續(xù)。四、報(bào)告、請(qǐng)示、匯報(bào)、制度、規(guī)定等均應(yīng)以文件形式印發(fā)，宣傳活動(dòng)類一般應(yīng)以簡報(bào)形式印發(fā)，每周例會(huì)的紀(jì)要內(nèi)容均以紀(jì)要形式印發(fā)。落實(shí)公司會(huì)議精神的情況匯報(bào)應(yīng)以文件形式上報(bào)。五、凡打印的錯(cuò)文件應(yīng)及時(shí)銷毀，以免機(jī)密外泄。六、借閱文件超出八小時(shí)的應(yīng)辦