采購過程控制程序

采購控制程序目的對采購過程進(jìn)行控制，以保證所采購的物料和服務(wù)符合規(guī)定的要求。范圍本程序適用于生產(chǎn)經(jīng)營所需物資（設(shè)備、備品備件、材料等）及服務(wù)的采購。職責(zé)3.1采購申請3.1.1需求部門申請人負(fù)責(zé)將《項(xiàng)目物資需求計(jì)劃表》交送該部門經(jīng)理、部門管理負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理審批同意。3.1.2經(jīng)過該項(xiàng)目物資需求計(jì)劃表所列物資詢價(jià)比價(jià)后，采購主管負(fù)責(zé)將《物資采購訂單》報(bào)送商務(wù)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、副總經(jīng)理和總經(jīng)理審批同意，并根據(jù)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出的采購意見進(jìn)行采購。3.1.3當(dāng)《項(xiàng)目物資需求計(jì)劃表》與《物資采購訂單》在數(shù)量上出現(xiàn)不一致時(shí)，相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)在訂單中作出書面?zhèn)渥⒄f明，并簽名。3.2商務(wù)部職責(zé)3.2.1負(fù)責(zé)公司生產(chǎn)經(jīng)營所需物資的采購管理工作。3.2.2負(fù)責(zé)組織物資采購管理制度的制定、檢查、監(jiān)督及考核。3.2.3負(fù)責(zé)物資需求計(jì)劃的接收、平衡庫存。3.2.4負(fù)責(zé)組織物資采購的詢比價(jià)、合同談判、擬訂合同及跟蹤合同執(zhí)行。3.2.5負(fù)責(zé)采購物資的付款、結(jié)算及合同歸檔。3.2.6負(fù)責(zé)供應(yīng)商的管理工作。3.3需求部門：指物資或服務(wù)的直接使用部門（生產(chǎn)管理部、項(xiàng)目部、安全技術(shù)部、財(cái)務(wù)綜合部等部門）。3.3.1負(fù)責(zé)填制生產(chǎn)需求物資計(jì)劃，確定需求物資品種、規(guī)格要求、估價(jià)和數(shù)量，物資到貨時(shí)，負(fù)責(zé)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)，若是首次采購的有一定技術(shù)含量的物資，并有賣方提供技術(shù)人員上門服務(wù)時(shí)，需求部門必須有一人在場。3.3.2負(fù)責(zé)落實(shí)需求物資的技術(shù)條件并向商務(wù)部提供采購技術(shù)支持，根據(jù)需要簽訂技術(shù)協(xié)議。3.3.3參與詢價(jià)供應(yīng)商名單推薦及供應(yīng)商考察、評價(jià)。3.3.4必要時(shí)參與合同談判。3.4財(cái)務(wù)綜合部負(fù)責(zé)物資采購款項(xiàng)的承付，必要時(shí)參與合同談判。程序要求4.1采購過程4.1.1供方的選擇4.1.1.1商務(wù)部對現(xiàn)有供方的質(zhì)量保證能力、交貨質(zhì)量、信譽(yù)進(jìn)行調(diào)查，表現(xiàn)良好的供方參加供方評價(jià)。4.1.1.2對因生產(chǎn)經(jīng)營需要新增加的供方，由需求部門建議，報(bào)商務(wù)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、副總經(jīng)理、總經(jīng)理同意后進(jìn)行試用，經(jīng)試用合格且需繼續(xù)使用的供方，可參加供方評價(jià)。4.1.2供方的評價(jià)4.1.2.1評價(jià)原則必須是在工商行政管理部門注冊并已取得正式營業(yè)執(zhí)照，具有法人和一般納稅人或小規(guī)模納稅人資格,具有獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力。具有履行合同所需的相關(guān)資質(zhì)。具有良好的商業(yè)信譽(yù)和健全的財(cái)務(wù)會計(jì)制度。具有履行合同所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力。有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄。在經(jīng)營活動中沒有違法記錄。符合相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定的其它條件。h)對與公司有經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來，信譽(yù)較好，可根據(jù)其以往為公司提供產(chǎn)品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨、服務(wù)、信譽(yù)等歷史績效來評價(jià)。i)對一次性購買或購買量很少的一般產(chǎn)品，可采用使用前對產(chǎn)品檢驗(yàn)或驗(yàn)證辦法，對供方做出評定。4.1.2.2評價(jià)內(nèi)容評價(jià)內(nèi)容分為供應(yīng)商整體實(shí)力考核評分和合同執(zhí)行考核評分兩部分：供應(yīng)商整體實(shí)力考核評分包括：財(cái)務(wù)資信狀況、質(zhì)量管理、市場競爭程度。合同執(zhí)行考核評分包括：質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、服務(wù)。4.1.2.3供方評價(jià)商務(wù)部每年組織需求部門等相關(guān)部門對供方進(jìn)行一次復(fù)評。4.1.3物資采購計(jì)劃表的提交及審批權(quán)限需求部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求及在明確公司實(shí)際庫存物資數(shù)量之后填寫《物資采購計(jì)劃表》，經(jīng)該部門經(jīng)理、部門管理負(fù)責(zé)人審批同意后，再報(bào)商務(wù)部進(jìn)行采購。評價(jià)等級分為甲、乙級。甲級：價(jià)格合理、服務(wù)周到交貨及時(shí)，能滿足質(zhì)量要求，按時(shí)交貨的供方；乙級：不能滿足質(zhì)量要求的供方。甲級供方為優(yōu)先采購方，乙級溝通后改進(jìn)合格為補(bǔ)充供方，否則為撤點(diǎn)采購方。4.1.4記錄保存緊急采購程序及審批權(quán)限4.2.5.1采購人員根據(jù)緊急需求落實(shí)能滿足現(xiàn)場需求的貨源及價(jià)格，填寫《緊急采購申請表》，經(jīng)審批后通知供應(yīng)商發(fā)貨,并于5個(gè)工作日內(nèi)完成后續(xù)工作：a)采購人員組織合同談判，形成合同談判紀(jì)錄。b)采購人員作出《物資采購報(bào)告》并報(bào)批。c)采購人員補(bǔ)簽合同及后續(xù)工作。4.2.5.2如果情況特別緊急，采購人員落實(shí)貨源后先向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報(bào)，征得領(lǐng)導(dǎo)同意后通知供應(yīng)商發(fā)貨與填報(bào)《緊急采購申請表》同時(shí)進(jìn)行。4.2.5.3審批權(quán)限?！毒o急采購申請表》由采購人員簽名，部門經(jīng)理、商務(wù)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)審核，最后由總經(jīng)理審批。4.3.56采購文件和資料由商務(wù)部負(fù)責(zé)保管和貯存。4.3驗(yàn)收和入庫4.3.1由倉庫管理人員和需求部門根據(jù)采購合同中質(zhì)量要求對入庫物料進(jìn)行驗(yàn)收，合格后入庫、登記，填寫《入庫單》。4.3.2倉庫管理人員負(fù)責(zé)物資的驗(yàn)收、入庫、標(biāo)識、發(fā)放等工作，商務(wù)部進(jìn)行監(jiān)督協(xié)調(diào)。附1：詢比價(jià)采購流程圖詢比價(jià)采購流程圖確定詢價(jià)供應(yīng)商：采購人員填報(bào)《詢價(jià)方案審批表》確定詢價(jià)供應(yīng)商：采購人員填報(bào)《詢價(jià)方案審批表》商務(wù)部經(jīng)理審批采購主管審核財(cái)務(wù)總監(jiān)審批總經(jīng)理審批財(cái)務(wù)總監(jiān)審批總經(jīng)理審批NOYES詢價(jià)：分別向供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)信函，限定報(bào)價(jià)日期、指定報(bào)價(jià)郵箱詢價(jià)：分別向供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)信函，限定報(bào)價(jià)日期、指定報(bào)價(jià)郵箱供應(yīng)商報(bào)價(jià)供應(yīng)商報(bào)價(jià)保密郵箱開標(biāo)：主責(zé)采購人員參與開標(biāo)并做《開標(biāo)記錄》保密郵箱開標(biāo)：主責(zé)采購人員參與開標(biāo)并做《開標(biāo)記錄》采購主管審核；需求部門、商務(wù)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審批采購主管審核；需求部門、商務(wù)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審批確定中標(biāo)供應(yīng)商及價(jià)格，采購人員編寫確定中標(biāo)供應(yīng)商及價(jià)格，采購人員編寫《物資采購報(bào)告》與中標(biāo)供應(yīng)商進(jìn)行相關(guān)合同內(nèi)容的談判，并填寫《合同談判記錄》YES與中標(biāo)供應(yīng)商進(jìn)行相關(guān)合同內(nèi)容的談判，并填寫《合同談判記錄》NO總經(jīng)理審批采購主管、需求部門、商務(wù)部、財(cái)務(wù)總監(jiān)會審總經(jīng)理審批采購主管、需求部門、商務(wù)部、財(cái)務(wù)總監(jiān)會審合同審批表YESNO簽訂合同/協(xié)議簽訂合同/協(xié)議附2：零星采購流程圖零星采購流程圖采購人員通過實(shí)地或網(wǎng)上尋找兩家以上供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)作出《采購對比報(bào)告》，采購人員通過實(shí)地或網(wǎng)上尋找兩家以上供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)作出《采購對比報(bào)告》，比質(zhì)比價(jià)確定供應(yīng)商及價(jià)格預(yù)估金額≤1萬元的采購采購主管根據(jù)采購主管根據(jù)《零星物資采購申請表》填寫《項(xiàng)目采購訂單》商務(wù)部、財(cái)務(wù)總監(jiān)、副總經(jīng)理簽批審核意見商務(wù)部、財(cái)務(wù)總監(jiān)、副總經(jīng)理簽批審核意見最后由總經(jīng)理審批采購人員填寫采購人員填寫《零星物資采購申請表》部門經(jīng)理、部門經(jīng)理、商務(wù)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)審核總經(jīng)理審批附3：緊急采購流程圖緊急采購流程圖部門經(jīng)理、商務(wù)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)審核總經(jīng)理審批采購人員落實(shí)貨源及價(jià)格，填寫《緊急采購申請表》部門經(jīng)理、商務(wù)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)審核總經(jīng)理審批采購人員落實(shí)貨源及價(jià)格，填寫《緊急采購申請表》需求部門提出采購申請（電話、郵件或申請單）通知供應(yīng)商制造/發(fā)貨通知供應(yīng)商制