如何提高工作效率

1第一部分談?wù)劰ぷ餍蕟栴}

一、與工作效能有關(guān)聯(lián)的幾個(gè)概念

二、為什么要提高工作效率

三、影響工作效率的有關(guān)因素

四、提高工作效率的有關(guān)方法

2一、與工作效能有關(guān)聯(lián)的幾個(gè)概念

效率：單位時(shí)間內(nèi)完成的工作量。（量）泛指日常工作中所消耗的勞動(dòng)量與所獲得的勞動(dòng)效果的比率。（質(zhì)）量和質(zhì)的統(tǒng)一，速度和效果的統(tǒng)一3組織：指兩個(gè)或兩個(gè)以上的個(gè)體以一定的方式有意識(shí)地聯(lián)系在一起，為達(dá)到共同的目標(biāo)而按一定的規(guī)則從事活動(dòng)的群體或社會(huì)單位1．組織是一個(gè)群體，至少有兩個(gè)人才談的上組織；2．組織有一定的結(jié)構(gòu)方式，組織內(nèi)的個(gè)體是有意識(shí)

地聯(lián)系在一起，組織不是烏合之眾；3．組織是有目的的，組織的存在是有具體意義的；4．組織是以一定的規(guī)則進(jìn)行活動(dòng)的。4管理：美國管理學(xué)家H·孔茨：管理就是設(shè)計(jì)并保持一種良好環(huán)境，使人在群體里高效率地完成既定目標(biāo)的過程管理的特征面向集體的要為一道工作的人們創(chuàng)造一種良好的環(huán)境為了完成預(yù)定的使命和目標(biāo)5其他觀點(diǎn)：管理就是讓別人同自己一起工作并通過別人來達(dá)到組織的目標(biāo)的過程。管理的實(shí)質(zhì)就是使別人為組織的目標(biāo)工作管理者：在一個(gè)現(xiàn)代的組織里，如果一位工作者能夠憑借其職位和知識(shí)，對(duì)該組織有貢獻(xiàn)的責(zé)任，因而能實(shí)質(zhì)地影響該組織的效能和成果，那么他就是一位管理者6管理的基本職能：計(jì)劃：編制計(jì)劃包括選擇任務(wù)、目標(biāo)和完成計(jì)劃的行動(dòng)組織：管理工作的一部分，旨在建立一個(gè)經(jīng)過策劃的角色結(jié)構(gòu)，分配給機(jī)構(gòu)中的每一個(gè)成員人事：給組織結(jié)構(gòu)設(shè)置編制、配備人員和保持滿員7領(lǐng)導(dǎo)：領(lǐng)導(dǎo)工作是對(duì)工作人員施加影響，使他們對(duì)組織和集體的目標(biāo)做出貢獻(xiàn)。控制：控制工作是衡量和糾正下屬人員的各種活動(dòng)，從而保證事態(tài)的發(fā)展符合計(jì)劃要求8領(lǐng)導(dǎo)：領(lǐng)導(dǎo)是指帶領(lǐng)和指導(dǎo)組織中成員去實(shí)現(xiàn)共同確定的組織目標(biāo)的各種活動(dòng)過程的總和領(lǐng)導(dǎo)者：擔(dān)負(fù)領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)、負(fù)責(zé)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)過程的個(gè)人基本職能：通過領(lǐng)導(dǎo)使組織成員協(xié)調(diào)一致的工作去實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)設(shè)法滿足組織成員的需要，幫助他們實(shí)現(xiàn)個(gè)人的目標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)是管理的補(bǔ)充，但不能取代管理9二、為什么要提高工作效率

1．效率延長生命“剪時(shí)間尺”游戲60寸（60歲）-20寸（1~20歲）=40寸（歲）40寸-13寸（睡眠）=2727-4（就餐）=2323-2.5（交通）=20.520.5-1.5（閑談）=1919-5（看電視）=14（年）提高效率能相對(duì)延長人生，提高人對(duì)社會(huì)和家庭的貢獻(xiàn)價(jià)值。102．效率降低成本每小時(shí)工作的貨幣價(jià)值國外會(huì)議成本的粗略算法：會(huì)議成本=2A*B*T

A:每小時(shí)單位薪金的3倍（等于附加價(jià)值，勞動(dòng)產(chǎn)值比工資高）

B:參加會(huì)議的人數(shù)

T:時(shí)間（以小時(shí)計(jì)）113．效率贏得機(jī)會(huì)貝爾與格雷研制電話4．效率影響履職我們履職的效果和成績?nèi)绾危c我們的工作效率非常有關(guān)我們每一個(gè)人的工作效率高低，直接影響著我們所在組織的效率高低，影響著組織的成效125．效率轉(zhuǎn)變企業(yè)之風(fēng)企業(yè)之風(fēng)風(fēng)主要是由高層、中層管理人員的工作作以及基層員工的工作作風(fēng)組成。管理人員的工作效率和工作作風(fēng)，對(duì)引領(lǐng)企業(yè)風(fēng)氣，對(duì)于管理員工，培養(yǎng)高素質(zhì)的員工，都具有重要作用6．效率克服陋習(xí)

13三、影響工作效率的有關(guān)因素個(gè)人因素工作意愿動(dòng)機(jī)責(zé)任心思維方式工作方法工作能力時(shí)間利用知識(shí)儲(chǔ)備團(tuán)結(jié)精神工作壓力個(gè)人性格健康狀況家庭狀況工作情緒14任務(wù)因素任務(wù)的復(fù)雜性明確性連續(xù)穩(wěn)定性工作量和質(zhì)的要求度任務(wù)與能力的匹配性管理體制激勵(lì)機(jī)制管理制度領(lǐng)導(dǎo)者行為物理環(huán)境辦公設(shè)備信息資源組織文化組織因素環(huán)境因素15對(duì)有關(guān)因素的一點(diǎn)分析時(shí)間管理者的時(shí)間往往只屬于別人，而不屬于自己長時(shí)間工作也會(huì)影響工作效率諾斯科特?帕金森：《帕金森定律》日常事務(wù)思想觀念知識(shí)人們?cè)趯?shí)踐中獲得的認(rèn)識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)16能力我們從事各種活動(dòng)，適應(yīng)生存所必須而且影響活動(dòng)效果的心理特征的總和心智能力（智力）和軀體能力性格人們對(duì)客觀事物的相對(duì)穩(wěn)定的態(tài)度體系和習(xí)慣化了的行為方式遺傳和環(huán)境塑造的合成物，并且在具體的情景中生成各種變式分類從理性的成分看：理智型、情緒性從活動(dòng)的傾向看：外向型、內(nèi)向型從獨(dú)立的程度看：獨(dú)立型、依賴型17人際關(guān)系主要是指組織內(nèi)外人與人之間的關(guān)系。這里面包括上下級(jí)關(guān)系，同級(jí)關(guān)系，與組織外部人員的關(guān)系組織內(nèi)外人員關(guān)系協(xié)調(diào)、通暢與否，工作互相配合、支持與否，人與人之間心情順暢與否，和諧氣氛如何，對(duì)工作效率具有很大的影響18工作壓力工作壓力對(duì)工作動(dòng)機(jī)的激發(fā)具有雙面性耶基斯–多德森法則的倒U型曲線19四、提高工作效率的有關(guān)方法

一般來說，大家普遍才智較高，想象力豐富，并具有較高的知識(shí)水準(zhǔn)。但一個(gè)人的工作效率高低，與他的智力、想象力或知識(shí)之間，并不是有直接的關(guān)聯(lián)。一個(gè)人的才能，只有通過有條理、有系統(tǒng)的工作，掌握提高效率的方法，才能產(chǎn)生效益。

201．有效管理時(shí)間

彼德.德魯克：“不能管理時(shí)間，便一切也不能管理?！?/p>

有效管理時(shí)間兩個(gè)步驟要記錄時(shí)間管理時(shí)間找出什么事情根本不必去做記錄上的哪些事情可以由別人去做而又不會(huì)影響效果我們不要浪費(fèi)別人的時(shí)間有效管理時(shí)間，還必須將我們能夠利用的時(shí)間集中起來使用，集中處理若干件工作212．明確工作崗位的主要職責(zé)3．制定工作計(jì)劃根據(jù)我們的工作職責(zé)和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的工作要求，對(duì)工作任務(wù)在完成的時(shí)間、達(dá)到的目標(biāo)、人員分配、資源分配等方面，進(jìn)行系統(tǒng)的分解和安排工作計(jì)劃可以分為長期、中期和短期等一般我們可按照年度、月、周、天等時(shí)間斷來安排工作計(jì)劃，以便于逐次實(shí)現(xiàn)小計(jì)劃（小目標(biāo)），中計(jì)劃（中目標(biāo)），最終達(dá)到大計(jì)劃（大目標(biāo)）224．按照“要事優(yōu)先”的方法處理工作

將工作按照重要程度和緊急程度，進(jìn)行分類排序，重要的、緊急的工作優(yōu)先處理帕累托法則：生活中80%的結(jié)果

幾乎源于20%的活動(dòng)20%的效果80%的效果80%的非重要工作20%的重要工作23事情輕重緩急排序重要但不緊急重要且緊急重要緊急ABCD既不緊急也不重要緊急但不重要24例子：麥肯錫30秒電梯理論艾維.李六點(diǎn)優(yōu)先工作法擺在你面前有4樣?xùn)|西：一個(gè)瓶子，石塊，鵝卵石和沙子。怎么樣才能讓這個(gè)瓶子最大容量的裝載東西呢？

255．將工作進(jìn)行分類處理按工作的相關(guān)性和工作的屬地性進(jìn)行分類相關(guān)性主要指不要將某一件任務(wù)孤立地看待工作屬地性是指將工作地點(diǎn)相同的業(yè)務(wù)盡量歸并到一塊完成，這樣可以減少因?yàn)楣ぷ鞯攸c(diǎn)變化造成時(shí)間浪費(fèi)6．思考出效率磨刀不誤砍柴工勤于思考出效率267．溝通協(xié)調(diào)溝通協(xié)調(diào)是管理工作的核心“法約爾橋”原理278．常規(guī)工作案例化9．提高管理技能

羅伯特.卡茨三種基本的管理技能技術(shù)技能：我們從事所擔(dān)負(fù)的工作必須具備的專門知識(shí)和技能