歸檔和文件保管制度

歸檔和文件保管制度1.總則為保證企業(yè)內(nèi)部文件的整理、歸檔和保管工作的規(guī)范化和高效性，提高企業(yè)管理效率和信息安全性，訂立本《歸檔和文件保管制度》（以下簡稱“本制度”）。2.適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)全部部門的文件歸檔和保管工作。3.文件歸檔3.1歸檔要求依照文件類型和內(nèi)容，將文件進(jìn)行分類，并在文件上標(biāo)明文件類別、文件編號(hào)、文件名稱和歸檔時(shí)間；歸檔文件應(yīng)進(jìn)行電子備份，并在備份數(shù)據(jù)上注明備份時(shí)間和操作人員；歸檔文件要求盡量減少使用紙質(zhì)文件，優(yōu)先使用電子文件形式并加密保護(hù)。3.2歸檔程序部門負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)訂立和審批本部門文件歸檔計(jì)劃，并明確歸檔負(fù)責(zé)人；歸檔負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對文件進(jìn)行歸檔，確保文件的正確性和完整性；歸檔文件應(yīng)依照歸檔計(jì)劃進(jìn)行整理、裝訂，并記錄歸檔信息；歸檔信息包含文件類別、文件編號(hào)、文件名稱、歸檔時(shí)間、歸檔人員和歸檔位置；歸檔信息應(yīng)及時(shí)錄入電子數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行備份。3.3歸檔管理歸檔文件應(yīng)妥當(dāng)保管，防止文件遺失、損壞和泄露；歸檔文件應(yīng)存放在特地的文件柜或文件庫中，分類存放并做好標(biāo)識(shí)；歸檔文件柜或文件庫應(yīng)定期進(jìn)行清理和整理，確保文件的有序性和完整性；歸檔文件的存放位置和管理情況應(yīng)定期進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，并記錄檢查結(jié)果。4.文件保管4.1文件歸檔與保管的關(guān)系文件歸檔是文件保管的前提，只有歸檔后的文件才略進(jìn)行保管工作。4.2保管責(zé)任部門負(fù)責(zé)人應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件保管工作，并明確保管人員的責(zé)任和權(quán)限；文件保管人員應(yīng)具備保密意識(shí)和責(zé)任感，嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定；文件保管人員應(yīng)確保文件安全，并避開未經(jīng)授權(quán)的人員接觸和使用文件。4.3文件保管措施文件保管人員應(yīng)對文件進(jìn)行編號(hào)，并建立相應(yīng)的登記制度；文件保管區(qū)域應(yīng)設(shè)有安全防護(hù)設(shè)施，如安全門、監(jiān)控設(shè)備等；文件保管區(qū)域應(yīng)定期清理和消毒，確保文件的安全和衛(wèi)生；緊要文件應(yīng)進(jìn)行備份，并保管在不同的物理位置，確保備份文件的可用性。4.4文件移交和借閱文件移交應(yīng)按程序進(jìn)行，移交單應(yīng)明確移交人、接收人、移交文件及其他相關(guān)信息；文件移交應(yīng)記錄移交時(shí)間、移交人員和接收人員，并歸檔移交單；文件借閱應(yīng)填寫借閱單，明確借閱人、借閱文件、借閱時(shí)間和歸還時(shí)間；文件借閱時(shí)間應(yīng)限定，超期借閱需及時(shí)與保管人員協(xié)商并延期。4.5文件銷毀文件的保管期限到期后，應(yīng)及時(shí)依照規(guī)定進(jìn)行銷毀；文件銷毀應(yīng)通過合法渠道進(jìn)行，確保文件的安全和環(huán)保；文件銷毀應(yīng)記錄銷毀時(shí)間、銷毀方式和銷毀人員，并歸檔銷毀記錄。5.文件安全和保密5.1文件安全文件保管區(qū)域應(yīng)設(shè)有防火、防水等安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)；文件傳輸應(yīng)加密傳送，防止信息泄露和竄改；文件電子備份應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器上，并進(jìn)行定期備份和恢復(fù)測試。5.2文件保密文件保密應(yīng)依據(jù)文件內(nèi)容和等級(jí)進(jìn)行分類，訂立相應(yīng)的保密措施；保密文件應(yīng)設(shè)定訪問權(quán)限，只有經(jīng)授權(quán)人員才略查看和使用；文件保密期限到期后應(yīng)進(jìn)行銷毀，嚴(yán)禁泄露。6.監(jiān)督與管理6.1監(jiān)督機(jī)構(gòu)企業(yè)內(nèi)設(shè)立文件管理監(jiān)督機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)文件歸檔和保管工作的監(jiān)督和管理。6.2監(jiān)督措施監(jiān)督人員應(yīng)定期進(jìn)行文件的抽查和抄核，確保文件的完整性和歸檔規(guī)范；監(jiān)督人員應(yīng)收集和整理文件管理工作中的問題和不足，并提出改進(jìn)措施；監(jiān)督人員應(yīng)定期組織文件管理工作的培訓(xùn)和考核，提高文件管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。7.出口與實(shí)施本制度自頒布之日起生