淺談新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化獲獎科研報告

淺談新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化獲獎科研報告摘

要：在近年來，檔案管理工作的工作方式發(fā)生了變化，檔案的具體應用方式也隨之出現(xiàn)變化。在新的要求下，檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，成為相關專業(yè)人員的關注目標。需要對檔案管理工作的特殊意義有所認識，結合現(xiàn)階段存在的實際問題，對檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展展開探究。

關鍵詞：新形勢下;檔案管理工作;規(guī)范化發(fā)展

引言

檔案管理工作是行政單位內部的關鍵工作，檔案管理工作能夠為其他事務提供憑據(jù)，幫助判斷決策。在現(xiàn)代的檔案管理工作中，涉及到的內容較多，這使得檔案管理工作具有一定的復雜性。隨著信息化技術的應用，現(xiàn)階段檔案管理工作的方式也在發(fā)生變化。要根據(jù)整體的工作需求，研究檔案管理工作的工作質量與工作效率提升策略，為日常的工作運行提供更為穩(wěn)定的保障。

一、檔案管理工作的特殊意義

檔案管理工作需要對各種檔案信息內容進行管理，根據(jù)檔案的類型展開分類，在分類中還需要對檔案應用的便利性有所關注。行政單位的日常決策工作，往往都需要應用到檔案管理工作中保存的各種類型檔案，檔案管理能夠為管理決策提供更為精準的信息，使得決策的準確性以及決策的效率有所提升。

新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，需要在考慮信息化技術的前提下展開，配合檔案的直接應用方式，實現(xiàn)信息化的檔案管理、檔案分類以及檔案的應用。由于受到信息化這一特征的影響，在檔案管理中需要做好檔案的保密工作，避免內部檔案的泄露與外流[1]。

二、目前檔案管理工作中存在的問題

1、未能夠建立適應于需求的檔案管理體系

當前所應用的檔案管理體系，需要包括兩個方面，首先是紙質檔案的管理。這一類型的檔案，應用率有所降低，然而在重要的工作中仍舊是重要的檔案憑據(jù)。其次，是對于信息化檔案的整理與管理，信息化檔案管理需要借助于一個相應的管理系統(tǒng)。這一系統(tǒng)的構建主要存在兩個方面的問題，其一，沒有重視系統(tǒng)的構建，未能引進信息化系統(tǒng);其二，信息化系統(tǒng)的構建方式，與本單位中系統(tǒng)的應用需求不相符合。

2、對于檔案管理工作的重視程度不足

首先，管理層對于檔案管理工作的重視程度不足，會導致檔案管理中的資金投入、人才投入都存在缺失的情況。其次，單位中其他部門人員對于檔案管理工作的配合程度，會受到管理層人員的態(tài)度影響，重視不足則難以形成對工作的良好配合;即便是檔案管理相關人員，也會受到整體環(huán)境與自身職業(yè)水平的影響，不重視本職工作。

三、檔案管理工作的優(yōu)化策略

1、建立完善的檔案管理工作系統(tǒng)

檔案管理工作系統(tǒng)地建立，需要考慮到紙質檔案與電子檔案的共同管理。在目前，紙質檔案需要專門的存儲地點，為了使得紙質檔案便于應用與查找。在電子檔案的信息中，要對于紙質檔案的所在位置進行標注，通過這種方式使得紙質檔案與電子檔案之間的結合更為緊密，促進二者的一體化發(fā)展。

一般情況下，要根據(jù)實際的應用需求，引進檔案管理的系統(tǒng)。在系統(tǒng)的引進應用過程中，要注意系統(tǒng)與本單位工作需求之間的適應性?？梢詤⒖纪愋托姓挝恢袡n案管理系統(tǒng)的應用與構建狀況，引進一種適應于檔案管理與檔案應用的系統(tǒng)。在有特殊需求的狀況下，需要對單位中檔案管理系統(tǒng)進行個性化構建，增加管理與應用的類型，完善系統(tǒng)構建[2]。

這種類型的檔案管理系統(tǒng)，不僅檔案管理工作的專職人員在應用，其他部門的人員也需要通過系統(tǒng)獲取相應的信息，與傳統(tǒng)的檔案應用方式相比，系統(tǒng)的應用能夠充分的提升檔案應用工作的效率。因此，要重視培訓其他部門人員應用檔案系統(tǒng)的能力。

2、提升對檔案管理工作的重視程度

首先，對于管理層的人員來說，需要重視檔案管理工作，為檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，提供足夠的資金，引進相關的檔案管理專業(yè)人才。其次，對于單位中其他部門的人員來說，要掌握檔案管理系統(tǒng)的應用方式，在自我的檔案應用權限內使用相關的資料，重視資料的保密，防止內部信息的外泄。

3、重視檔案管理的人才引進與人才培養(yǎng)

在檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展中，要重視檔案管理工作中人才的以引進與人才的培養(yǎng)。目前，高校中有相關的專業(yè)，需要重視檔案管理相關人員的知識教育背景，招收具有專業(yè)背景的檔案管理人才。對于本單位中原有的檔案管理人員，要采取繼續(xù)培訓的方式，提升其職業(yè)技能以及檔案管理工作水平。本單位中原有人員所具有的工作經(jīng)驗是不容忽視的。通過合作工作的方式，使得不同類型的檔案管理人員能發(fā)揮其各自的優(yōu)勢[3]。

結束語

新形勢下實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范非常重要，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范