Office應(yīng)用技能培訓(xùn)課件

辦公軟件應(yīng)用技能培訓(xùn)微軟認(rèn)證講師：盧景德強(qiáng)勁美觀規(guī)范我們將討論的問題…運(yùn)用PowerPoint制作演示文稿運(yùn)用Excel提高數(shù)據(jù)運(yùn)算和分析能力運(yùn)用Word創(chuàng)建規(guī)范化文檔2精選課件PartI

公文文檔處理

使用Word快速便捷處理工作文檔修飾文字格式創(chuàng)建文檔目錄設(shè)置文檔結(jié)構(gòu)運(yùn)用郵件合并文檔修訂比較3精選課件修飾文字格式格式工具欄字體、字號(hào)、顏色Ctrl+

[縮小字號(hào)Ctrl+]放大字號(hào)4精選課件修飾段落格式對(duì)齊方式：左、中、右、兩端對(duì)齊縮進(jìn)方式：首行縮進(jìn)、懸掛縮進(jìn)通過標(biāo)尺調(diào)節(jié)格式段落縮進(jìn)段落間距段前、段后距離行間距5精選課件利用樣式統(tǒng)一段落格式樣式的作用利用樣式簡化重復(fù)的操作利用樣式快速修飾段落格式保證段落格式的統(tǒng)一應(yīng)用樣式的方法：格式樣式6精選課件為文檔創(chuàng)建目錄創(chuàng)建目錄的條件：為標(biāo)題應(yīng)用標(biāo)題樣式為標(biāo)題應(yīng)用多級(jí)編號(hào)應(yīng)用標(biāo)題樣式格式

樣式和格式標(biāo)題1、標(biāo)題2、標(biāo)題3為標(biāo)題應(yīng)用多級(jí)編號(hào)格式項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)7精選課件創(chuàng)建目錄為文檔創(chuàng)建目錄插入—索引目錄—目錄修改目錄文檔修改后，更新目錄在目錄上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇更新域8精選課件Word文檔結(jié)構(gòu)分頁Ctrl+Enter在當(dāng)前位置插入分頁符用命令插入分頁符:插入分隔符分頁符分欄格式分欄插入分隔符分欄符分節(jié)插入—分隔符分節(jié)符9精選課件給文檔分節(jié)插入分節(jié)符：分節(jié)符分類：連續(xù)、下一頁、奇數(shù)頁、偶數(shù)頁分節(jié)的作用:可以有不同的頁面設(shè)置文件頁面設(shè)置應(yīng)用于本節(jié)不同的頁眉頁腳頁眉頁腳去掉與上節(jié)相同按鈕不同的分欄設(shè)置10精選課件設(shè)置頁眉頁腳視圖頁眉頁腳插入自動(dòng)圖文集插入頁碼、日期時(shí)間等插入圖片（如：加入公司圖標(biāo)）為文檔首頁設(shè)置不同頁眉頁腳為不同節(jié)設(shè)置不同頁眉頁腳總結(jié)：可以將頁眉頁腳當(dāng)成另一種視圖，可以忘其中添加任意對(duì)象。如制作水印效果11精選課件理解郵件合并可以批量創(chuàng)建套用信函、郵件標(biāo)簽、信封或電子郵件當(dāng)需要?jiǎng)?chuàng)建多個(gè)具有相同版式的文檔，但每個(gè)文檔又具有個(gè)性化信息時(shí)可以使用郵件合并創(chuàng)建郵件合并需要有一個(gè)數(shù)據(jù)源，例如Excel表格、Access數(shù)據(jù)庫、文本文件數(shù)據(jù)、Outlook聯(lián)系人等可以為數(shù)據(jù)源中的每一條記錄，按照特定的版式排版打印12精選課件使用郵件合并工具—信函與郵件—郵件合并信函電子郵件信封標(biāo)簽如果希望在一頁或者多頁打印數(shù)據(jù)源中的一條記錄則使用信函，如果希望在一頁紙上打印數(shù)據(jù)源中的多條記錄就是用標(biāo)簽。13精選課件郵件合并的基本過程14精選課件案例Ｉ:批量創(chuàng)建信封創(chuàng)建主文檔（應(yīng)用信封格式）選擇數(shù)據(jù)源從數(shù)據(jù)庫選擇地址列表主文檔與數(shù)據(jù)源合并插入合并域郵件合并合并到新文件合并到打印機(jī)15精選課件案例II:創(chuàng)建打印標(biāo)簽創(chuàng)建主文檔選擇數(shù)據(jù)源從數(shù)據(jù)庫選擇標(biāo)簽項(xiàng)列表對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選主文檔與數(shù)據(jù)源合并郵件合并合并到新文檔合并到打印機(jī)16精選課件郵件合并小記:郵件合并是指將用戶組織的數(shù)據(jù)列表合并到通用文檔中,即將不同的文檔合并為一,生成多個(gè)帶有個(gè)性化信息的文檔.郵件合并不一定真的是指信函郵件的合并17精選課件請(qǐng)他人修定文檔進(jìn)入文稿修訂工作狀態(tài)工具修訂在修訂狀態(tài)下批改文檔使用修改狀態(tài)編輯文稿添加批注信息查看修訂信息整合修改文稿（接受或拒絕）18精選課件我的文檔哪里被改變了？比較合并文檔可以比較出兩個(gè)或多個(gè)文檔的不同要求必須是出自同一個(gè)文件的不同拷貝.方法:工具比較并合并文檔19精選課件PartII

PowerPoint演示文稿的展示

方便快捷的制作演示文稿幻燈片結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)模板與母版放映方式的設(shè)置為演示文稿添加動(dòng)畫20精選課件演示文稿創(chuàng)建流程21精選課件幻燈片模板的運(yùn)用應(yīng)用設(shè)計(jì)模板調(diào)整幻燈片的配色方案母版的使用22精選課件應(yīng)用設(shè)計(jì)模板格式幻燈片設(shè)計(jì)設(shè)計(jì)模板在應(yīng)用設(shè)計(jì)模板對(duì)話框選擇并應(yīng)用模板應(yīng)用模板到當(dāng)前幻燈片應(yīng)用模板到所有幻燈片23精選課件將現(xiàn)有文件模板保存至個(gè)人電腦以公司模板文件為例，保存至個(gè)人電腦，以備以后作為標(biāo)準(zhǔn)模板創(chuàng)建幻燈片使用。打開公司模板文件刪除所有幻燈片內(nèi)容文件另存為保存類型選擇PPT模板24精選課件應(yīng)用配色方案方法:格式幻燈片設(shè)計(jì)配色方案選擇配色方案編輯配色方案25精選課件幻燈片的母版作用：用于設(shè)置每張幻燈片的預(yù)設(shè)格式這些格式包括：文本或圖形；文本的大小、位置以及文本的顏色項(xiàng)目符號(hào)的樣式背景顏色等26精選課件幻燈片的組成內(nèi)容文字圖片、圖形表格、圖表其他媒體項(xiàng)目數(shù)據(jù)1數(shù)據(jù)2數(shù)據(jù)2項(xiàng)目1xxx項(xiàng)目2xxx項(xiàng)目3xxx項(xiàng)目4xxx27精選課件幻燈片的創(chuàng)建創(chuàng)建文字幻燈片設(shè)置文字級(jí)別通過大綱創(chuàng)建幻燈片項(xiàng)目符號(hào)與編號(hào)處理28精選課件幻燈片的排版減少眼睛掃描的次數(shù)少用長句子（引用名言除外）小標(biāo)題—短語詞組構(gòu)成少用多級(jí)小標(biāo)題29精選課件幻燈片排版字體控制30精選課件幻燈片排版空間分配每頁幻燈片不超過8行31精選課件圖片、圖形的運(yùn)用圖片的插入與排版圖片的壓縮使用自選圖形圖形對(duì)象的格式化與修飾32精選課件使用圖示美化幻燈片組織結(jié)構(gòu)圖目標(biāo)圖循環(huán)圖棱錐圖射線圖維恩圖圖示：方便我們制作如：組織結(jié)構(gòu)圖、目標(biāo)圖、循環(huán)圖、棱錐圖、射線圖、維恩圖等等，有了這項(xiàng)功能的幫助，相信我們?cè)趥鬟_(dá)訊息上將會(huì)更加容易

33精選課件表格的運(yùn)用創(chuàng)建PowerPoint表格設(shè)置表格布局插入來自Excel的表格鏈接表格截至季度第1季度第2季度第3季度第4季度總計(jì)2003財(cái)年收入$7,746$8,541$7,835$8,065$32,187毛利潤6,4026,4046,5616,76126,128凈收入2,0411,8652,1421,4837,531每股基本收益0.190.170.20.140.7每股攤薄收益0.190.170.20.140.692004財(cái)年收入$8,215$10,153$9,175$9,292$36,835毛利潤6,7357,8097,7647,81130,119凈收入2,6141,5491,3152,6908,168每股基本收益0.240.140.120.250.76每股攤薄收益0.240.140.120.250.7534精選課件使用Excel圖表表現(xiàn)數(shù)據(jù)35精選課件使用組合圖表創(chuàng)建組合圖表直接在圖表系列上更改圖表類型處理多個(gè)坐標(biāo)軸創(chuàng)建次數(shù)值軸36精選課件為幻燈片添加動(dòng)畫效果幻燈片切換效果幻燈片放映–幻燈片切換項(xiàng)目動(dòng)畫幻燈片放映–自定義動(dòng)畫添加效果類型：進(jìn)入、強(qiáng)調(diào)、退出、動(dòng)作路徑37精選課件AnimationShowThefollowingslidescontainmoreinformationthattheSampleofAnimationslideandabsorbingpresentation.Waiting................文字動(dòng)畫應(yīng)用案例38精選課件CUTTINGCOSTS&INEFFICIENCIESIMPROVINGRESPONSIVENESS圖片—文字應(yīng)用案例HR:“Employeesinremoteofficesfeeloutoftouch.

Moraleislow,traveltoheadquartersisfrequent.CanMicrosofthelp?”ADMIN/FINANCE:“Unwantedemailisaburden.Customermailsarebeinglost,andwefearrestrictedinformationisbeingsenttothewrongpeople.”SALES:“Thefirmweacquiredusesadifferentsalesreportingsystem.

BeforeIcanunifythesalesgroups,Ineedoneintegratedsystem.”ENGINEERING:“Wetalkaboutreducingtime-to-market.

Butmydevelopmentorgspans4continents.”O(jiān)PERATIONS:“Youwantamoreresponsiveoperationsteam?Giveusvisibilityintocustomertrends.”39精選課件案例—?jiǎng)赢嫷倪\(yùn)用40精選課件常見的控制方法幻燈片頁面演播控制定時(shí)播放連續(xù)播放循環(huán)播放繪圖筆的應(yīng)用使用改變顏色擦除筆跡41精選課件面對(duì)演講稿，不夠熟練怎么辦？為幻燈片添加備注信息只允許我自己查看幻燈片備注信息42精選課件PartIII

企業(yè)數(shù)據(jù)處理能力提升篇

電子表格軟件在企業(yè)中的應(yīng)用電子表格應(yīng)用技巧公式與函數(shù)的使用企業(yè)數(shù)據(jù)的匯總與分析數(shù)據(jù)的圖形化展示43精選課件修飾數(shù)值格式設(shè)置數(shù)字精確值負(fù)值突出顯示設(shè)置數(shù)字貨幣格式日期型數(shù)字格式文本型數(shù)字格式自定義數(shù)字格式44精選課件表格的基本操作選擇區(qū)域用鼠標(biāo)直接拖動(dòng)選中矩形區(qū)域在行列標(biāo)記上單擊選中整行整列再拖動(dòng)鼠標(biāo)的同時(shí)按住Ctrl鍵選擇不連續(xù)區(qū)域按住Shift鍵可以選中兩點(diǎn)之間區(qū)域按快捷鍵Ctrl+Shift+8（或Ctrl+*）可以選中當(dāng)前單元個(gè)周圍連續(xù)的矩形區(qū)域45精選課件選擇表格續(xù)快速移動(dòng)光標(biāo)Ctrl+home將光標(biāo)移動(dòng)到第一個(gè)單元格Ctrl+End將光標(biāo)移動(dòng)到表格最后一個(gè)單元格Ctrl+

將光標(biāo)移動(dòng)到當(dāng)前區(qū)域最右列(其他方向箭頭依此類推)則Ctrl+Shift+向下箭頭,選擇當(dāng)前單元格至當(dāng)前區(qū)域最后一行的內(nèi)容．46精選課件表格的編輯和調(diào)整序列填充填充柄：選中區(qū)域右下角的黑點(diǎn)拖拽填充柄可實(shí)現(xiàn)序列填充，如：January,February,March等一切和數(shù)字有關(guān)的數(shù)據(jù)都有序列功能反向拖動(dòng)填充柄相當(dāng)于刪除自定義填充序列：工具

選項(xiàng)

自定義序列其他填充：編輯填充序列47精選課件條件格式的使用什么是條件格式對(duì)選定區(qū)域中符合指定條件的數(shù)據(jù)以指定格式顯示如何設(shè)置條件格式格式條件格式使用條件格式顯示單元格的數(shù)據(jù)例：將表格中大于500的數(shù)字以紅色顯示目的：突出顯示滿足某個(gè)條件數(shù)據(jù)48精選課件在Excel中編輯公式點(diǎn)擊等號(hào)（=）開始編輯公式在公式中可以使用加、減、乘、除四則混合運(yùn)算，括號(hào)、乘方（^2表示2次方）等字符運(yùn)算使用“&”符號(hào)連接字符公式復(fù)制過程中存在的問題相對(duì)引用案例絕對(duì)引用和應(yīng)用案例49精選課件簡單函數(shù)的使用用函數(shù)進(jìn)行計(jì)算的必要性幾種常用函數(shù)介紹SUM，AVERAGEMAX，MINCOUNT，CountA，CountBlankRound,Roundup,Rounddown50精選課件日期函數(shù)的使用函數(shù)功能Today取得計(jì)算機(jī)當(dāng)前日期Year根據(jù)日期值，取出日期所屬年份根據(jù)生日求年齡=year(today())-year(生日)Month根據(jù)日期值，取出日期所屬月份Date根據(jù)年、月、日值返回特定日期值Datedif兩個(gè)日期值間的差工齡=Datedif(參加工作日期,today(),”Y”)51精選課件常用統(tǒng)計(jì)函數(shù)的使用Sumif對(duì)滿足指定條件的數(shù)值求和CountIF計(jì)算區(qū)域中滿足給定條件的單元格的個(gè)數(shù)52精選課件條件判斷函數(shù)--IF工資表的編制格式稅金的計(jì)算級(jí)數(shù)應(yīng)納稅工薪收入上一范圍上限稅率扣除數(shù)1不超過500元的05%02超過500元至2000元部分50010%253超過2000元至5000元部分200015%1254超過5000元至20000元部分500020%3755超過20000元至40000元部分2000025%13756超過40000元至60000元部分4000030%33757超過60000元至80000元部分6000035%63758超過80000元至100000元部分8000040%103759超過100000元部分10000045%1537553精選課件高級(jí)查詢函數(shù)的使用VLOOKUP()函數(shù)在表格的最左列查找某個(gè)數(shù)值，并返回該值右邊所對(duì)應(yīng)的第N列的數(shù)值HLOOKUP()函數(shù)在表格的首行查找指定的數(shù)值，并由此返回該值下方所對(duì)應(yīng)的第N行的數(shù)值54精選課件對(duì)表格數(shù)據(jù)的排序表格數(shù)據(jù)的排序組合數(shù)據(jù)表規(guī)則排序規(guī)則排序方法單一條件排序多重條件排序自定義排序55精選課件對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總分類匯總(數(shù)據(jù)分類匯總)：按照數(shù)據(jù)表格的某個(gè)字段進(jìn)行分類，并計(jì)算每個(gè)類別的匯總信息分類匯總操作的基本原則在分類匯總之前，

需要先按匯總列進(jìn)行排序56精選課件對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行合并計(jì)算合并計(jì)算將結(jié)構(gòu)類似、位于不同位置（可以是不同的工作表或工作簿）的表格合并