信息化促全面預(yù)算管理效能實現(xiàn)

信息化促全面預(yù)算管理效能實現(xiàn)文/王浩銘某企業(yè)全面預(yù)算面臨的問題及挑戰(zhàn)隨著近幾年大跨步的發(fā)展，某企業(yè)并行實施的項目越來越多，使得公司管理人員的精力和管控成本越來越高。網(wǎng)絡(luò)時代的到來使得企業(yè)管理者意識到：應(yīng)借助互聯(lián)網(wǎng)及信息化的手段來優(yōu)化內(nèi)部的管理，尤其是對于公司全面預(yù)算的管理，如果還是依靠傳統(tǒng)的人盯人管控的手段，很難把公司積累的預(yù)算經(jīng)驗復(fù)制、標準有效地執(zhí)行到位、多項目的預(yù)算執(zhí)行監(jiān)管及時、核算準確無誤，如果管理不到位甚至造成公司資源浪費、成本增加。通過信息化的手段可以在全面預(yù)算中對預(yù)算的標準制定、執(zhí)行控制、過程監(jiān)管、項目核算進行更有效的全面應(yīng)用開展，把全面預(yù)算的管理思想通過信息化手段進行落地，從而提升企業(yè)的競爭力，對企業(yè)的戰(zhàn)略進行有效支撐。某企業(yè)結(jié)合自身管理特點，分析出：對于全面預(yù)算核心難點不在于收入預(yù)算及固定費用預(yù)算管理，最主要的是對于項目上的預(yù)算難以管理，主要表現(xiàn)為以下幾個方面。項目預(yù)算制定缺乏有效的歷史數(shù)據(jù)參考，優(yōu)秀的預(yù)算經(jīng)驗難以復(fù)制。某企業(yè)在項目預(yù)算編制時，主要由工程部對分包預(yù)算進行制定，生產(chǎn)部對于材料設(shè)備預(yù)算進行編制，而這些預(yù)算在制定后，公司管理層無法結(jié)合以往簽約的歷史合同價格及歷史項目預(yù)算經(jīng)驗，準確評估預(yù)算金額的準確性及合理性，最終只能依靠項目的預(yù)計毛利潤給出框架性的指導(dǎo)意見，這樣，企業(yè)希望通過預(yù)算的方式壓低項目成本，就成為了口號。項目目標成本預(yù)算沒有進行深化，預(yù)算顆粒度無法有效滿足執(zhí)行。某企業(yè)在制定目標成本預(yù)算時，只是依靠投標報價預(yù)算作為了最終目標成本預(yù)算，這樣在沒有進行深化圖紙時，分包的工作量及材料采購的顆粒度不夠，而且預(yù)算制定人員也沒有逐點與現(xiàn)場的項目經(jīng)理及設(shè)計人員進行討論，導(dǎo)致項目預(yù)算缺乏真正的指導(dǎo)意義，在項目執(zhí)行時經(jīng)常變更。預(yù)算控制缺乏有效的控制監(jiān)管手段，公司預(yù)算制度與實際執(zhí)行兩張皮。某企業(yè)在預(yù)算執(zhí)行時，需要對材料采購、施工分包及項目費用報銷三個方面進行控制，對于材料采購來說，項目上需要進行分批采購、分批發(fā)貨，目前人工的管理方式很難在過程中去追蹤目前預(yù)算中剩余數(shù)量及簽約單價是否超出了預(yù)算內(nèi)容，目前只是在簽訂合同時，進行了預(yù)算金額與簽約金額的總價評估，這樣造成后續(xù)在進行材料采購時經(jīng)常發(fā)生成本超出預(yù)算的情況。施工分包部分也沒有充分結(jié)合深化圖紙內(nèi)容及預(yù)算內(nèi)容，只是為了趕工期就把分包廠商選定，導(dǎo)致后續(xù)施工內(nèi)容產(chǎn)生了大量的追加和變更。項目費用部分，因為項目現(xiàn)場發(fā)生的內(nèi)容公司也無法得知，雖然制度上有明確規(guī)定項目費用需要在多長時、司內(nèi)進行報銷，但制定的管理辦法難以推行，造成制度與執(zhí)行兩張皮，導(dǎo)致項目上的報銷滯后，項目核算不準確，很多費用報銷都是項目快結(jié)束或者項目已經(jīng)結(jié)項，項目報銷單還在不斷產(chǎn)生，費用發(fā)生“先斬后奏”。預(yù)算調(diào)整隨意，更多是領(lǐng)導(dǎo)一句話。預(yù)算調(diào)整流程、變更流程及預(yù)算外執(zhí)行流程，這些在制度梳理時雖然都有了明確的描述和授權(quán)范圍，但執(zhí)行時還是依靠公司中與一些領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系進行特批，而領(lǐng)導(dǎo)也站在項目成功的角度，不走特批怕影響項目的進度及質(zhì)量，批了影響預(yù)算的執(zhí)行要求，陷入兩難境地。某企業(yè)借助信息化系統(tǒng)提升全面預(yù)算管理效果建立預(yù)算標準庫及材料標準庫，實現(xiàn)預(yù)算標準的落地。某企業(yè)預(yù)算管理建設(shè)初期，首先是對項目中不同部門產(chǎn)生的費用科目重新進行梳理和歸集。明確各個部門產(chǎn)生的預(yù)算內(nèi)容和職責后，在系統(tǒng)中建立預(yù)算標準庫，通過系統(tǒng)實現(xiàn)對每一次項目產(chǎn)生的預(yù)算金額及實際發(fā)生金額進行自動匯總及歸集，通過多次項目數(shù)據(jù)的積累，在進行加權(quán)平均形成各個部門每個科目的預(yù)算標準，同時這些標準也會不斷隨著項目的積累而發(fā)生變化，讓標準可以更有效地指導(dǎo)預(yù)算的制定。而對于材料及分包預(yù)算，通過系統(tǒng)建立材料的標準庫，某企業(yè)材料分類很雜、很多，所以在建設(shè)初期首先是把經(jīng)常使用的材料及影響成本最大的材料進行入庫分類，這樣不僅減少了材料標準的制定難度，而且使得標準使用可以更有效地執(zhí)行，減輕了初始化及錄入的工作量。在標準制定后，隨著每一次材料及分包預(yù)算的制定及支出合同簽訂都會自動往材料庫中進行數(shù)據(jù)的記錄，這樣在后續(xù)編制時，可以有效地起到動態(tài)的指導(dǎo)作用，讓編制人員可以一目了然地清楚目前的公司預(yù)算制定的標準。在預(yù)算審批時，通過信息化的在線審核方式讓領(lǐng)導(dǎo)可以快速進行審批，同時在審批時，也會為領(lǐng)導(dǎo)提供數(shù)據(jù)上的支撐，對于高出標準價格的預(yù)算項，系統(tǒng)會快速標紅提示給管理者，讓管理者也可以從原有的利潤總額控制快速有效的過度到量、價控制。優(yōu)化預(yù)算制定體系，形成二級預(yù)算體系。通過信息化固化的先進的管理思想，某企業(yè)也進行了有效的借鑒，把原有一級預(yù)算體系（投標預(yù)算指導(dǎo)項目執(zhí)行），變?yōu)樯罨A(yù)算形成目標成本指導(dǎo)預(yù)算執(zhí)行，更有效、更準確地進行預(yù)算制定，切實讓預(yù)算對指導(dǎo)項目的開展起到了作用。建立預(yù)算執(zhí)行監(jiān)管平臺，整合采購、分包及費用管理資源。某企業(yè)通過預(yù)算管理平臺，順利地把預(yù)算與采購職能、預(yù)算與分包職能、預(yù)算與費用職能進行了三方面資源的無縫打通。對采購控制，首先預(yù)算制定后，由項目經(jīng)理進行采購單的下達，就必須要從預(yù)算制定的范圍內(nèi)選擇，如果沒有規(guī)定的采購內(nèi)容，項目經(jīng)理則無法進行采買，有效地控制采買范圍，其次在購買數(shù)量選擇時，預(yù)算平臺會自動記錄目前采購在途數(shù)量、歷史購買數(shù)量及可購買數(shù)量，這樣形成采買的數(shù)量控制，最后在采購合同時，會自動對比采買清單內(nèi)容與預(yù)算清單內(nèi)容單價，當超出單價時，則會自動進行公司高級流程審核，從而保證了預(yù)算的單價控制。對于分包控制，則在分包招標文件或者分包合同評審中，與預(yù)算進行范圍、單價、工程量的對比，保證分包簽訂量、價在預(yù)算量、價范圍內(nèi)。對于項目費用控制，首先是對報銷時間的控制，在系統(tǒng)中強制對費用實際發(fā)生時間與報銷時間進行對比，同時結(jié)合公司的管理制度規(guī)定，當超出一個月以后的費用報銷，則公司不予報銷，系統(tǒng)中則自動檢測兩方時間，一旦超出則強制不能進行報銷單的提報，有效地解決了項目核算的執(zhí)行及準確性。其次是報銷金額控制，當報銷內(nèi)容超出項目預(yù)算規(guī)定的科目可用成本時，則系統(tǒng)自動啟動預(yù)算外審批，這樣減少了人對于流程的干擾，同時公司層面也規(guī)定報銷不走紙質(zhì)單據(jù)，只認系統(tǒng)單據(jù)不認線下單據(jù)，從而實現(xiàn)了公司制度流程的強落地。某企業(yè)管理層通過預(yù)算執(zhí)行平臺，對項目發(fā)生的成本也可以進行過程中的快速核算，不用天天找財務(wù)要數(shù)據(jù)也能了解到項目上最真實的成本情況，減少了財務(wù)部門核對數(shù)據(jù)的壓力，大大提高了企業(yè)對于項目成本掌控的能力，讓管理層可以隨時隨地準確了解項目發(fā)生的成本和項目目前的利潤，有效地進行過程控制及核算，讓花費的每一筆錢做到心中有數(shù)。形成在線的任務(wù)分發(fā)及電子審批，固化權(quán)責流程。某企業(yè)對于預(yù)算變更進行了詳細分類，同時對每一種分類的變更進行了不同策略的變更控制，如：對于甲方承擔費用的變更，則可以進行快速上報即可；對于公司需要承擔費用的變更，則需要進行相關(guān)部門會簽；對于供應(yīng)商承擔費用，則還需觸發(fā)合同變更流程；對于多種復(fù)雜執(zhí)行策略，目前通過系統(tǒng)平臺對每一種變更進行了固化，執(zhí)行人只需要根據(jù)實際發(fā)生的變更原因進行確認后，由系統(tǒng)自動對后續(xù)