淺議中外企業(yè)物資采購管理新規(guī)制度的差異

淺議中外企業(yè)物資采購管理制度差異

大慶油田審計處姜小兵

物資管理是企業(yè)管理活動關(guān)鍵組成部分，物資管理關(guān)鍵是物資采購管理?，F(xiàn)在，物資采購中存在很多問題急需處理，本文試就國外企業(yè)物資采購管理內(nèi)部控制和我們企業(yè)物資采購管理內(nèi)部控制進行對比分析，找出二者優(yōu)缺點，方便能夠揚長避短，愈加好地借鑒國外企業(yè)物資采購管理優(yōu)異經(jīng)驗，建立一套含有中國特色、科學(xué)合理物資采購管理制度。

這里所要分析物資采購管理制度，僅指物資采購管理工作關(guān)鍵部分，即物資需求計劃提出和確定，物資供貨渠道、采購價格選擇和確定這兩點，其它如簽署采購協(xié)議、驗收、付款等業(yè)務(wù)暫不包含。

一、物資采購計劃確實定階段

生產(chǎn)部門對物資需求，是采購計劃制訂根本依據(jù)。物資采購計劃要從生產(chǎn)需求開始，這一點中國外企業(yè)沒有什么不一樣，但其后審核同意程序，二者卻存在很大差異，所以產(chǎn)生了不一樣控制效果。

國外企業(yè)物資采購管理制度要求：首先由生產(chǎn)部門依據(jù)生產(chǎn)計劃或立即簽發(fā)生產(chǎn)通知提出請購單；第二步，將請購單交由倉儲部門保管人員審核，保管人員依據(jù)庫存情況核定采購數(shù)量，并經(jīng)倉儲部門主管簽字后，傳輸?shù)讲少彶块T；第三步，采購部門接到請購單后，審查是否反復(fù)采購，和是否存在其它不合理請購品種或數(shù)量等，審核同意后，依據(jù)已掌握市場價格，對采購所需資金做出估算，并將請購單交資金預(yù)算管理部門；第四步，資金預(yù)算管理人員依據(jù)企業(yè)經(jīng)營目標和資金預(yù)算審核請購物資是否在預(yù)算之內(nèi)，審核后再交還采購部門，采購部門方可依據(jù)各部門審核過請購單編制正式采購計劃。

相對而言，我們企業(yè)這方面制度比較簡單：首先，也是由生產(chǎn)部門依據(jù)生產(chǎn)計劃編制用料申請表，報送采購部門；其次，采購部門審查是否有超范圍、超限額品種和數(shù)量，并依據(jù)庫存情況審定采購數(shù)量；最終，編制正式采購計劃報主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

兩種制度差異在于：首先，業(yè)務(wù)步驟不一樣。國外企業(yè)制度相對復(fù)雜，要經(jīng)過四個部門審核、同意，有四個控制點；而我們企業(yè)只經(jīng)過兩個部門，加上主管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)，有三個控制點。其次，組織機構(gòu)設(shè)置不一樣。對生產(chǎn)部門請購單或用料申請計劃審核，國外企業(yè)增加了倉儲部門和資金預(yù)算管理部門參與，而倉儲部門和采購部門是完全獨立兩個部門；而我們企業(yè)機構(gòu)設(shè)置中，倉儲部門和采購部門同屬物資管理部門，是一個部門內(nèi)兩個相對獨立部門，倉儲部門通常不直接參與計劃審核，顯著處于次要地位。盡管兩種制度控制目標相同，但這些差異對內(nèi)控制度控制效果影響卻很大。其關(guān)鍵原因是，從內(nèi)部控制理論分析，內(nèi)部控制實質(zhì)就是內(nèi)部牽制，即一項業(yè)務(wù)由二個或二個以上人或部門經(jīng)手，其發(fā)生差錯和串謀舞弊機率就會大大降低。所以，在管理機構(gòu)設(shè)置上要求將不相容職務(wù)進行分離，將一項業(yè)務(wù)分由兩個或兩個以上部門控制。國外企業(yè)將請購單審核分由倉儲部門、采購部門、資金預(yù)算部門負責，而我們企業(yè)對物資用料申情計劃僅由物資管理一個部門審核，其控制效果肯定要弱。從另一個角度分析，即使我們企業(yè)物資管理部門內(nèi)部，采購部門和存放部門也是分開，含有相對獨立性，但她們同由一個部門管理，接觸機會較多，有共同部門利益，極難避免人際關(guān)系和部門利益等原因影響?？偠灾?，因為機構(gòu)設(shè)置上差異，國外企業(yè)內(nèi)部控制效果顯著優(yōu)于我們企業(yè)內(nèi)部控制。這一點在實際工作中已經(jīng)很明了。

另外，參與部門不一樣，對控制效果產(chǎn)生影響也不相同。國外企業(yè)要求，生產(chǎn)部門請購單首先經(jīng)倉儲部門保管人員審核，相當于我們企業(yè)要求采購人員做“庫平”工作。不一樣是，國外企業(yè)是由倉儲部門保管人員來完成，而我們是由采購人員依據(jù)保管人員提供庫存資料來完成。由倉儲部門保管人員直接負責和由采購人員間接負責，最終效果差異很大。如我們企業(yè)庫存通常全部存在令人頭痛積壓問題，對積壓物資使用、處理，應(yīng)是采購計劃中必需考慮關(guān)鍵原因，但因物資積壓和保管人員關(guān)系不大，所以保管人員并不會主動主動地去清理，而國外企業(yè)要求倉儲部門保管人員參與采購計劃審核，對物資積壓就負有直接責任，所以會主動主動地去處理積壓物資。這種管理方法能夠愈加好地避免積壓物資產(chǎn)生，這一點很值得我們借鑒。

二、選擇采購渠道，確定采購價格階段

采購渠道和采購價格確實定，是物資采購控制重中之重。它直接影響到企業(yè)經(jīng)濟效益，所以不管中外企業(yè)全部將其作為關(guān)鍵控制步驟。

國外企業(yè)要求：采購部門應(yīng)該依據(jù)市場情況和以往業(yè)務(wù)往來，建立供給商資信情況信息庫，或經(jīng)過中介機構(gòu)查詢相關(guān)供貨商資信情況，然后向兩家以上供給商索取采購物資價格和質(zhì)量指標，比較不一樣供給商所提供資料，選擇最有利于企業(yè)生產(chǎn)和價格最合理供給商。對于評選供給商，多數(shù)企業(yè)還會成立一個專門委員會，集體研究決定。選定供給商和采購價格后，采購部門就可填制正式訂貨單或采購協(xié)議，但還須將定貨單副本交由請購部門(生產(chǎn)部門)，證實定單內(nèi)容符合她們要求，同時還要將定貨單副本送收貨部門，方便驗收時使用。而我們企業(yè)在采購渠道及價格確定方面，即使通常也要求進行比價或招標，部分單位也設(shè)置了專門崗位或部門負責監(jiān)督，但實際上還是關(guān)鍵由采購人員和主管領(lǐng)導(dǎo)審定，比價或招標對多數(shù)單位來說還只是一個形式。

兩種制度相比，最大不一樣之處就在于，國外企業(yè)強調(diào)集體決議，弱化了管理者個人作用，也更易避免決議中個人行為。而我們企業(yè)選定采購渠道和價格決議中，強調(diào)主管領(lǐng)導(dǎo)作用。兩種制度表現(xiàn)了管理理念上差異，反應(yīng)出我們企業(yè)人治觀念重于法制觀念，而這種觀念更易產(chǎn)生個人行為。當然，這種觀念也有其客觀原因，就是我們市場不規(guī)范，依靠采購人員和領(lǐng)導(dǎo)個人經(jīng)驗較多等。

另外，國外企業(yè)和我們企業(yè)物資采購管理制度還存在其它方面差異，如對業(yè)務(wù)統(tǒng)計資料要求，國外企業(yè)很嚴格很規(guī)范，要歸檔備查。而我們企業(yè)對這方面很不重視，統(tǒng)計資料是為應(yīng)付檢驗而準備，即使規(guī)范但不真實。

總而言之，筆者認為，我們企業(yè)物資采購管理制度和國外企業(yè)內(nèi)部控制相比，還有顯著差距，國外企業(yè)內(nèi)部控制更完善、更科學(xué)合理，其控制理念、控制方法、控制手段等優(yōu)異做法，值得我們認真借鑒。期望能將其和我們實際情況有機結(jié)合，建立一套含有中國特色物資采購內(nèi)部控制體系。

淺談中小企業(yè)采購管理

伍玉東[本文背景]某企業(yè),深圳注冊之外資企業(yè),發(fā)展中中小規(guī)模,經(jīng)過了ISO9001認證,財務(wù)部監(jiān)控企業(yè)全盤采購工作.

[關(guān)鍵詞]采購管理;財務(wù)監(jiān)控;降低生產(chǎn)經(jīng)營成本,降低人為欺詐.

采購是企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品及維護正常運作而必需消耗物品及必需配置設(shè)施之購入活動總稱,是企業(yè)成本控制關(guān)鍵.不管是企業(yè)管理者還是財務(wù)部門,對采購工作存在風險全部有著很強敏感,這不僅因為采購是直接影響生產(chǎn)成本關(guān)鍵原因,而且有著很高人為欺詐可能.在日趨完善現(xiàn)代經(jīng)營管理模式中,企業(yè)管理當局越來越重視財務(wù)管理和財務(wù)運作有效性,那么,作為中小企業(yè),怎樣進行采購管理才能達成預(yù)期效果呢?以筆者所在企業(yè)經(jīng)歷表明,以財務(wù)職能控制采購不管是在理論上還是在實務(wù)中全部是直接可行而且行之有效路徑.

筆者曾任職深圳某企業(yè)財務(wù)經(jīng)理.上任后,經(jīng)對企業(yè)全盤財務(wù)運作及利潤分析,筆者發(fā)覺企業(yè)成本管理松弛,有降低成本空間.經(jīng)深入分析得出,造成企業(yè)成本松弛原因,很大一個方面為采購管理工作微弱和不到位,綜合后關(guān)鍵存在以下幾方面問題:1.沒有專門職能部門對企業(yè)采購活動進行全盤控制.2.沒有有效采購控制制度對企業(yè)采購工作進行規(guī)范和約束3.沒有對應(yīng)事前控制方法,即未經(jīng)同意即可辦理采購業(yè)務(wù)或采購業(yè)務(wù)發(fā)生后辦理補批手續(xù).4.采購單價和市場行情不盡相符,正面評價有議價不力情形,負面評價有些人為欺詐可能.5.采購員持有大筆企業(yè)現(xiàn)金流轉(zhuǎn),且未進行清結(jié)(其中一人一次借支5萬元采購工程物資,以后采取多個方法全部未有有效憑據(jù)平衡此帳),財務(wù)上隱藏著很大風險.6.采購員有跨月或跨數(shù)月采購報帳(有采購單據(jù)兩三個月后才報帳),月結(jié)供給商送貨單據(jù)有遺漏或跨月甚至跨兩三月入帳等.怎樣根本處理以上問題呢?結(jié)合企業(yè)實際情況,筆者圍繞著控制和降低生產(chǎn)經(jīng)營中必需成本及預(yù)防和降低人為欺詐兩個方面.將企業(yè)采購管理作為成本控制一個專題進行計劃,并形成了一套系統(tǒng)運作步驟進行落實實施,下面對此進行綜合簡述.

一.設(shè)置采購監(jiān)管部門.

針對沒有專門職能部門對企業(yè)全部采購活動進行控制,作為綜合性管理部門,筆者認為,財務(wù)部含有包含生產(chǎn)物料、工模材料、總務(wù)維護、設(shè)備維修、辦公用具、飯?zhí)没锸臣昂笄谟镁叩仍趦?nèi)全部采購活動全方面管理涵蓋面,因為企業(yè)任何活動全部以資金作為介質(zhì),所以,以財務(wù)職能來控制企業(yè)全盤采購是再適宜不過了..作為采購管理工作開始,首先對財務(wù)部在采購管理中飾演角色進行適宜定位.在其位,謀其職,只有名正了,才能言順,才能有些人信服和認可.企業(yè)管理當局在企業(yè)組織架構(gòu)上給予財務(wù)部為企業(yè)之采購監(jiān)控部門職能,即財務(wù)部負責相關(guān)采購政策制訂和采購實務(wù)監(jiān)控工作.管理當局明確授權(quán):財務(wù)部有權(quán)對企業(yè)任何采購事宜進行質(zhì)疑、調(diào)查、監(jiān)控和必需參予，并對不合理或不利于企業(yè)利益之采購事項否決或終止(有必需時,報請總經(jīng)理或管理委員會決定).財務(wù)部設(shè)專職(本文中取名采購管理會計)分管采購控制工作,此職位亦可由對應(yīng)崗位兼任,并直接向財務(wù)經(jīng)理負責.財務(wù)部之采購監(jiān)控工作直接向總經(jīng)理負責.

二.建立和實施制度化采購管理程序.

建立和實施制度化采購管理程序,這是采購管理工作有效進行根本確保.有法必依,違法必究,這是制度能切實落實實施確保.只有制度化了,才能在企業(yè)中使用方法治,而不是人治.采購管理程序關(guān)鍵包含以下方面:①要求采購條件.明確采購人員對供給商選擇、采購物品質(zhì)量、需求滿足確保等負完全責任,并明確采購主管人對下屬工作過程和結(jié)果監(jiān)控負責、采購物品必需是必需不可或缺,而且經(jīng)查對無庫存或庫存不足以滿足需要者.采購物品必需適量,不得超標積壓或不可用或根本不需用、采購物品單價須為掌握內(nèi)適宜單價,而且努力爭取是最低單價.實施價格不得高于企業(yè)核定價格或掌握現(xiàn)行市場價格.大數(shù)量或高單價物品采購必需有三家以上供給商報價選擇,并在采購事項未確定前傳送財務(wù)部、采購物品在條件相同前提下應(yīng)在正在發(fā)生業(yè)務(wù)或已確定之供給商處購置,即不宜隨意變更供給商.已經(jīng)有之供給商處沒有所需采購之物品,或因單價及質(zhì)量或因其它原因等原因,可變更或選擇新供給商,但應(yīng)將變更理由及相關(guān)事項通知財務(wù)部并取得財務(wù)部認可,同時向財務(wù)部提供[新增供給商資料卡片]、采購物品必需確保物有所值且物有所用,即相同質(zhì)量下價格最優(yōu)化是采購前提.②明確分工.企業(yè)下轄生產(chǎn)性原村料消耗裝配部和塑膠部等生產(chǎn)部門、工模材料消耗工模部、總務(wù)維修及工程材料消耗總務(wù)部、機械設(shè)備維修材料消耗設(shè)備維修部、辦公文具用具消耗信息部、職員伙食消耗人事部等很多采購部門，為明確采購員權(quán)利和責任,使各采購活動有條不紊并將責任歸落到人,必需對企業(yè)全部采購活動按類別進行明確分工并落實到對應(yīng)采購人員.采購人員必需是該種采購內(nèi)行者,如原材料及輔助材料由生產(chǎn)采購部負責,工程物資由總務(wù)部負責,設(shè)備維修材料由設(shè)備維修部負責,工模材料由工模部負責,電腦、精密儀器、電子設(shè)備、機器設(shè)備等由使用部門或?qū)I(yè)人員負責.③采購審批權(quán)限.全部采購報價、采購協(xié)議、采購辦理必需先同意后實施,有效同意者是總經(jīng)理.嚴禁未經(jīng)同意采購事宜,但突發(fā)性或臨時性急需物品(如工作中機械突損部件、臨時特采等)能夠由財務(wù)部確定后即由采購負責部門采購,但請購單上須注明急購字樣并說明理由,請購單由總經(jīng)理補批.④驗收職能.任何物品購入后須經(jīng)非采購者本人驗收并在送貨單、發(fā)票上署名作實.驗收人員由財務(wù)部指定或確定.驗收者必需核實進貨物品和訂貨單是否相符,對經(jīng)手驗收物品品種、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量等和采購發(fā)票或采購約定所載之要求相符性負責.只有完全合格或經(jīng)相關(guān)職能部門同意特殊放行物品才準驗收入庫.驗收無誤后,填制材料入庫單,連同供給商送貨單分送財務(wù)部作為結(jié)算貨款憑據(jù).為明確責任,結(jié)算憑據(jù)必需由采購員署名作實.⑤退貨和索賠.為避免損失，采購回廠物品因為質(zhì)量、規(guī)格不符,采購部門須立即辦理退貨,不管貨物是否退還給了供給商,均須立即書面通知財務(wù)部立即扣回對應(yīng)款項.凡檢驗結(jié)果為不良品來料檢驗匯報,品管部應(yīng)分發(fā)至采購部門和財務(wù)部,以有效追蹤,不致有遺漏退貨扣款事項發(fā)生.采購約定中必需明確索賠條款,對因供給商供貨期間、數(shù)量、質(zhì)量或相關(guān)原因未達成約定條件而產(chǎn)生直接損失和所以面造成產(chǎn)生其它損失,應(yīng)由采購部門依據(jù)實際應(yīng)由供給商負責損失以正式公函向供給商索賠，并由財務(wù)部在貨款中扣回對應(yīng)款項或收取現(xiàn)款.采購部門不能處理,企業(yè)能夠采取不排除以法律形式處理方法,以立即保護企業(yè)利益.⑥貨款結(jié)付政策.全部采購除零碎性或不常見無法采取月結(jié)付款和尤其情況需用現(xiàn)金支付外,均為月結(jié)付款方法.不能使用月結(jié),除小金額或零碎性因供給商不能來企業(yè)收款而由采購人員購置時直接付款外,均由供給商直接到企業(yè)財務(wù)部收款.嚴禁采購人員直接辦理現(xiàn)金支付事宜.月結(jié)供給商必需在要求期間內(nèi)(每個月5日前)提供對帳單至財務(wù)部對帳,此政策采購部門須明確知會供給商.貨款由財務(wù)部依據(jù)采購結(jié)算條件和資金流轉(zhuǎn)情況安排結(jié)付.為預(yù)防貨款已結(jié)付但事后出現(xiàn)質(zhì)量或數(shù)量等原所以給企業(yè)造成經(jīng)濟損失,采購部門應(yīng)盡可能避免即時結(jié)付現(xiàn)金,即對非月結(jié)大金額采購保留一周或半月等一定付款期間.在不影響企業(yè)商譽前提下,適度延長付款時間是企業(yè)進行信用融資財務(wù)政策.

三.加強和完善采購環(huán)境管理工作.

1.加強采購事前管理,建立完善材料價格信息檔案.為了有效地控制和降低采購成本,并確保采購材料質(zhì)量,企業(yè)采購員應(yīng)作好材料采購市場相關(guān)價格信息搜集和整理,立即地了解市場行情和動態(tài),并和已在采取采購價格進行比較和分析,同時進行對應(yīng)調(diào)整和更新.調(diào)整和更新后價格檔案應(yīng)同時分發(fā)采購管理會計確定并留存.如有必需,采購管理會計可直接經(jīng)過多種渠道搜集采購價格信息,同時知會采購員,由采購員深入確定后進行歸檔并實施.

2.建立健全供給商檔案.為全方面掌握企業(yè)全部供給商情況,并對供給商進行對應(yīng)資質(zhì)考評,應(yīng)對全部供給商按關(guān)鍵性和通常性分別建立供給商檔案.所謂關(guān)鍵性供給商,即在貨物質(zhì)量、價格、交貨期、配合能力、結(jié)算條件等方面均能達成企業(yè)接收標準，并和企業(yè)有持常性業(yè)務(wù)往來供給商，而通常性供給商是指只有偶發(fā)性或臨時性業(yè)務(wù)發(fā)生供給商.當通常性供給商因業(yè)務(wù)需要而進行持常性往來,且經(jīng)考評符合企業(yè)關(guān)鍵性供給商標準后,應(yīng)轉(zhuǎn)為關(guān)鍵供給商進行檔案管理.供給商考評須由品質(zhì)部、物控部、采購部及財務(wù)部聯(lián)合進行.供給商檔案應(yīng)有編號、具體地址和聯(lián)絡(luò)方法、結(jié)算條件、交貨條款、品質(zhì)評級、銀行帳號等，并定時或不定時更新，由專員負責管理,同時由財務(wù)部留存副本.標準上企業(yè)采購只選擇關(guān)鍵供給商進行.假如供給商在供給材料過程中存在質(zhì)量、交貨能力、人為欺詐等問題，企業(yè)可考慮對其酌情處理，嚴重者終止其業(yè)務(wù)往來，并保留追究法律責任權(quán)利.

3.對采購員進行考評、激勵和約束,這是防范采購中人為欺詐有效方法.采購員是采購實際實施者,在采購過程中起著至為關(guān)鍵作用,經(jīng)歷表明,采購員以和供給商串通抬價、采購實物和約定不符、采購相同物料能夠低價但不選擇低價采購等方法向供給商收受或索取回扣,這是采購中最普遍最易發(fā)生也是最難防范人為欺詐,而這則在很大程度上取決于采購人員職業(yè)道德、誠信敬業(yè)和行為操守，所以,一要重視考評采購員職業(yè)素養(yǎng),以企業(yè)制度約束其行為操守,能大大降低工作中弄虛作假和損公肥私行為發(fā)生.二是重視考評采購員專業(yè)能力,一個合格采購員既要熟悉企業(yè)生產(chǎn)運作和物料存放,又要了解物料本身屬性、市場行情等,這么才能預(yù)防受騙受騙或避免采購回不適用或根本不可用材料,使企業(yè)不會蒙受無須要損失.企業(yè)對采購員考評應(yīng)定時舉行,通常可采取六個月考評制，考評由人事部及采購部聯(lián)合進行，財務(wù)部同時參予.對考評結(jié)果優(yōu)良,完成或降低企業(yè)采購成本任務(wù)采購員按企業(yè)要求或適度標準進行精神和物質(zhì)獎勵,以提升采購員主動性,事實表明，只有適宜利益得取才是良好貢獻和抑制貪污主因.而對于考評結(jié)果不合格,不能完成要求任務(wù),或經(jīng)查證確有違規(guī)行為采購員,應(yīng)按企業(yè)要求或適度標準視不一樣情節(jié)處罰,如有必需,應(yīng)毫不猶豫地解聘,并保留追究法律責任權(quán)利.考評和獎懲結(jié)果歸入個人檔案.在對采購人員進行考評和激勵同時，應(yīng)對采購員進行操守約束.沒有約束權(quán)力最易產(chǎn)生貪污和腐敗,這是屢已驗證經(jīng)驗教訓(xùn).為確保企業(yè)正當利益不受侵害,也保護供給商正當利益不受侵害,在對采購員進行制度約束同時,應(yīng)對其進行道德約束,以降低人為欺詐動機.企業(yè)可建立職員操守守則使職員按守則條款進行操守承諾,總經(jīng)理應(yīng)向供給商頒發(fā)《操守承諾書》,以企業(yè)制度和法律責任明確嚴禁采購人員向供給商收受和索取任何形式不正當利益,同時嚴禁供給商向采購員以任何形式送贈有損企業(yè)利益不正當利益.

4.選擇合理采購方法.依據(jù)不一樣資質(zhì)不一樣類型材料,選擇適宜采購方法,這是降低采購價格良好路徑.①公開競爭招標.對于大宗材料采購,實施公開競爭招標方法,往往能經(jīng)過供給商相互比價,達成采購成本最低質(zhì)量最好目標.采購員應(yīng)聯(lián)絡(luò)三家或三家以上供給商,并遞交供給商報價、樣品、產(chǎn)品質(zhì)量及規(guī)格品種等資料，采購定價由市場供求關(guān)系確定，采取優(yōu)質(zhì)優(yōu)價和批量折扣相結(jié)合價格政策.②協(xié)議采購.對于持常性材料采購,可選擇信譽佳配合能力好供給商,和之簽訂長久協(xié)議.和老實、信譽佳供給商合作不僅能確保供貨質(zhì)量、預(yù)定交貨期，而且能得到付款及價格等方面關(guān)照.供給商為了維護自己商業(yè)信譽和利益,建立穩(wěn)定銷售渠道而不會摻假,并能保持良好合作關(guān)系和商業(yè)妥協(xié).③最低價格采購.為了以最低價格取得最優(yōu)質(zhì)材料,在價格確定前,采購員必需先調(diào)查市場行情.全部采購,應(yīng)有三家或三家以上供給商報價,并和供給商價格檔案進行比較核實,而且經(jīng)財務(wù)部認可.企業(yè)得到各供給商對多種材料報價后,不一定完全選擇最低價格,因為并不是最低價格就是最可取,應(yīng)考慮價格對應(yīng)質(zhì)量,并同時考慮和供給商長遠合作關(guān)系和其它材料總體價格等原因,選擇多數(shù)材料價格最低供給商,并和之協(xié)商,使總體材料采購價格達成最低最優(yōu)水平.

四.對采購工作進行嚴格日?？刂?

1.事前同意,并嚴格按采購審批權(quán)限實施.全部采購,必需事前取得同意.未經(jīng)計劃并報審核和同意,不得采購.采購員應(yīng)依據(jù)需求計劃選擇供給商和報價.報價單必需經(jīng)采購管理會計審核署名并經(jīng)財務(wù)經(jīng)理認可后送總經(jīng)理審批,審批后報價單作為依據(jù)由采購員填制正式采購訂單,同時分發(fā)采購管理會計留存?zhèn)洳?采購訂單經(jīng)采購管理會計審核無誤并簽字后由財務(wù)經(jīng)理簽字認可,然后送總經(jīng)理同意.總經(jīng)理同意后采購訂單才為實施采購有效憑據(jù),由財務(wù)部分發(fā)至采購部門及需求部門和倉存部門.全部采購審批,必需按權(quán)限和明確分工進行.

2.要求多種采購立即結(jié)算.①釷對采購員持有大筆企業(yè)現(xiàn)金流轉(zhuǎn)且未進行清結(jié)情況,要求全部采購員經(jīng)手現(xiàn)金采購,必需于采購發(fā)票日起5日內(nèi)到財務(wù)部報帳結(jié)算并進行款項清結(jié),報帳程序按財務(wù)部[報帳要求]辦理.嚴禁采購員自行墊支和預(yù)付訂金,用款時可憑已獲同意采購訂單向財務(wù)部辦理借支,借支經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審核后送總經(jīng)理同意.②釷對月結(jié)供給商貨款有跨月或遺漏入帳情況,要求月結(jié)供給商送貨單經(jīng)驗收入庫后,由采購員分類整理并于翌日10時前送采購管理會計.月結(jié)供給商帳單由采購管理會計整理并進行會計處理,月末統(tǒng)一編制[應(yīng)付帳款明細表],并送財務(wù)經(jīng)理審核認可.為清楚債權(quán)債務(wù),不使支付貨款時雙方有異議,每個月中旬和下旬,采購管理會計對每個供給商上個月貨款分別編制[供給商貨款確定表],經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審核后,作為結(jié)付貨款憑據(jù)傳達至供給商,如有不符立即處理,避免以后糾紛.

3.召開采購管理會議.針對采購工作中存在問題、相關(guān)采購管理政策修改或更新、重大采購事項等，財務(wù)部定時或不定時主持召開采購管理會議,采購管理會議能夠固定在每個月月末舉行,也能夠依據(jù)需要臨時性地召開,通常由財務(wù)經(jīng)理主持,各采購部門參與,有必需時請總經(jīng)理及相關(guān)主管人員參與.各部門能夠在會議上提出在采購工作中碰到自己無法處理或決定問題,大家經(jīng)過相互協(xié)調(diào)相互了解,在達成企業(yè)利益目標軌道上研究出可行處理方案.會議上經(jīng)過事項或決定各部門必需切實實施,不得形式化和兩面化,對不切實實施部門,在責令更正同時,不排除以行政手段追究對應(yīng)人員責任.作為工作實施和糾正方法追溯依據(jù),采購管理會議必需有會議統(tǒng)計存檔并以文件形式下發(fā)各相關(guān)部門.

經(jīng)過兩個月計劃、研究、形成文件，財務(wù)部于同年8月正式下發(fā)[采購管理措施],作為企業(yè)采購管理工作準繩和采購工作實施標準,財務(wù)部同時作為企業(yè)全部采購活動監(jiān)控部門正式進入采購管理角色.經(jīng)過兩年多運行,企業(yè)采購工作在企業(yè)制度控制和引導(dǎo)下逐步走入了規(guī)范化正軌,采購工作基礎(chǔ)上按筆者設(shè)想和思緒進行,且基礎(chǔ)上處理了筆者剛上任時企業(yè)采購工作中存在那些問題.經(jīng)過相關(guān)財務(wù)指標反應(yīng),企業(yè)成本水平比兩年前有了顯著下降.經(jīng)過對采購管理工作深入思索和探索,筆者認為,采購管理是一項圍繞降低成本和風險而進行管理工作,是企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)鍵控制步驟之一,含有長久性、連續(xù)性、系統(tǒng)性和過程性,不可操之過急,也不可能一步到位,只有持之以恒毫不松懈地進行,才能取得應(yīng)有績效.在財務(wù)監(jiān)控模式下,一步步培養(yǎng)各采購部門自我約束和自我管理工作意識和工作風格,是達成企業(yè)管理最好效果目標之一,也是財務(wù)管理期望達成理想目標之一,而要達成這個層面,良好企業(yè)文化、健全而嚴密管理制度和高層管理全力支持是不可或缺確保。（10月深圳）

工作程序：

4.1合格供方選擇和評定：

4.1.1.在選擇供方之前，物資企業(yè)應(yīng)廣泛搜集供方資料，了解其綜合情況，提供可供選擇供方。

4.1.2.品管部依據(jù)技術(shù)中心下發(fā)圖樣相關(guān)要求和標準，組織物資企業(yè)、技術(shù)中心、檢測中心對其進行評審，進行供方初選工作。對供方初選評審可就以下多個方面進行：

a.社會類別，經(jīng)營規(guī)模。

b.質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)安全健康確保體系及組織管理。

c.原材料起源，質(zhì)量確保及關(guān)鍵供給商。

d.產(chǎn)品范圍，銷售組織，銷售服務(wù)中心及關(guān)鍵用戶。

e.產(chǎn)品價格，交貨時間及付款條件。

f.f.關(guān)鍵生產(chǎn)設(shè)備及生產(chǎn)能力。

初選供方必需提供下列資料：

a.供方企業(yè)介紹；

b.國家認可審計部門頒發(fā)《計量合格證》；

c.國家認可檢驗部門提供《檢驗匯報》（A類物資廠家必需）；

各部門依據(jù)以上內(nèi)容對初選供方進行評審，填寫《供方評審表》，依據(jù)評審情況確定是否經(jīng)過初評。

4.1.3.物資依據(jù)其關(guān)鍵程度分為A、B、C三類，見《進貨物資關(guān)鍵程度分類表》。

4.1.4.若供方在上述項目中滿足我方條件，則初選供方依據(jù)圖樣要求在確定時間內(nèi)提供必需數(shù)量樣品。檢測中心對初選供方提供樣品進行檢測，若檢測不合格，可追加送樣，若連續(xù)三次送樣不合格，由物資企業(yè)收回所發(fā)圖樣，重新進行供方初選，樣品合格后，由檢測中心出具《樣品檢測匯報》。

4.1.5.樣品合格后，A、B類物資要由技術(shù)中心、檢測中心及生產(chǎn)部組織小批量試用，經(jīng)驗證合格后，可和C類物資相同，由物資企業(yè)填寫《新合格供方審批表》，連同《樣品檢測匯報》經(jīng)技術(shù)中心認可后進行審批。（分管技術(shù)、品管副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理同意。）經(jīng)審批后，該供方即成為我企業(yè)合格供方(小批量數(shù)量范圍附后)。若供方對本程序（4.1.3）中條件有一項不符合，則令其限期整改后繼續(xù)評定或重新選擇供方。

4.1.6物資企業(yè)將《新合格供方審批表》歸入合格供方檔案，依據(jù)審批后《新合格供方審批表》編制《年度合格供方清單》。

4.1.7.批量送貨：

1a.合格供方在批量送貨前，必需和我企業(yè)檢測中心簽定《質(zhì)量確保協(xié)議》。檢測中心將簽定好《質(zhì)量確保協(xié)議》提報品管部一份立案。

b.合格供方依據(jù)物資企業(yè)采購訂單送貨，材料到廠后，外檢人員和倉庫保管員分別負責質(zhì)量和數(shù)量檢驗，并將檢驗結(jié)果填寫在《驗收通知單》上。

c.物資企業(yè)將檢測中心及其它部門反饋信息，反饋至供方，限期整改；品管部、物資企業(yè)及檢測中心依據(jù)下一批材料或樣品驗收情況來評價更改有效性。

d物資企業(yè)應(yīng)主動保持和供方信息交流，對其意見、提議立即處理和回復(fù)。對供方活動和服務(wù)進行檢驗，立即糾正出現(xiàn)問題。對違反企業(yè)相關(guān)要求通知品管部，由品管部組織處罰，嚴重應(yīng)終止協(xié)議。

e材料驗收合格入庫后，如檢測中心或生產(chǎn)部在生產(chǎn)過程中發(fā)覺其對質(zhì)量有影響問題，應(yīng)限期整改后重新實施（4.1.7）程序。

4.1.8.建立合格供方檔案：

a.物