XX科技公司行政管理流程分析與診斷

行政管理流程診斷

（討論稿）IT咨詢服務(wù)項(xiàng)目·夏偉內(nèi)容第一部分：項(xiàng)目目標(biāo)與工作計(jì)劃1.項(xiàng)目目標(biāo)2.工作計(jì)劃3.第I階段工作及產(chǎn)出物項(xiàng)目目標(biāo)第I階段KOA系統(tǒng)診斷與應(yīng)用推廣第II階段IT管理流程初步規(guī)劃第III階段ERP選型工作建議報(bào)告明確IT部門的定位。幫助IT部門完成對自身的組織和職能進(jìn)行優(yōu)化，建章立制，從而有效整合部門的有限資源，更好的為其它部門提供支持和服務(wù)。管理職能包括：規(guī)劃、信息標(biāo)準(zhǔn)制定、項(xiàng)目審批和管理、采購審批、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理等；服務(wù)職能包括：軟件系統(tǒng)維護(hù)、系統(tǒng)開發(fā)、硬件維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)及安全管理、采購執(zhí)行等。從流程規(guī)范和績效體系上幫助IT部門，以提高信息化建設(shè)和管理的效果。IT流程包括不定期流程和持續(xù)性流程。幫助制定電話網(wǎng)絡(luò)改造方案。第I-1階段：KOA系統(tǒng)的診斷與專家建議 幫助梳理行政辦公類流程，協(xié)助XXXXX實(shí)施OA流程導(dǎo)航工作，在推廣KOA系統(tǒng)在行政管理中的應(yīng)用提供咨詢服務(wù)和專家建議。第I-2階段：技術(shù)資料管理梳理與診斷 幫助構(gòu)建技術(shù)資料管理，并基于KOA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的過程中提供咨詢服務(wù)和專家建議。積極關(guān)注并參與XXXXX的ERP選型工作，并出具《ERP工作建議報(bào)告》。工作計(jì)劃已完成下一步第I階段工作及產(chǎn)出物I-1階段·詳細(xì)工作計(jì)劃行政管理訪談紀(jì)要行政流程梳理與分析文檔行政管理制度規(guī)范列表行政管理制度標(biāo)桿借鑒流程列表關(guān)鍵流程現(xiàn)狀描述改進(jìn)后的流程流程圖及表單基于IT實(shí)現(xiàn)的流程圖（含KOA使用推廣策略的建議）I-1階段·工作報(bào)告與匯報(bào)內(nèi)容第二部分：流程管理介紹1.流程的概念2.流程管理的思路3.流程管理的原則4.流程管理怎么做？“流程”概念的6個(gè)要素第二部分：流程管理介紹1.流程的概念2.流程管理的思路3.流程管理的原則4.流程管理怎么做？具體方法步驟流程優(yōu)化的思路與方法第二部分：流程管理介紹1.流程的概念2.流程管理的思路3.流程管理的原則4.流程管理怎么做？預(yù)期改進(jìn)的規(guī)模與范圍第二部分：流程管理介紹1.流程的概念2.流程管理的思路3.流程管理的原則4.流程管理怎么做？識別流程，建立流程清單對業(yè)務(wù)流程按一定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類是識別和描述業(yè)務(wù)流程的重要方法。一級流程是什么？二級流程是什么？三級流程是什么？價(jià)值鏈模型（內(nèi)部）流程穿過多少部門（組織）？流程包括多少活動或步驟？一級流程描述方法二級流程描述方法描述二級流程圖：供應(yīng)商：可以是外部或內(nèi)部。向域提供關(guān)鍵信息，材料或其他資源的人或群體；輸入物：供應(yīng)商提供的東西；流程：在該域中，使輸入物發(fā)生改變的一組步驟，每個(gè)步驟就是一個(gè)域過程；輸出物：該域的最終產(chǎn)品；顧客：接受輸出物的人、群體或其他域。文本 “銷售部負(fù)責(zé)核查客戶的信用度?！北砀窆δ芙M織單元關(guān)系核查信用度銷售部負(fù)責(zé)圖形核查信用度銷售部負(fù)責(zé)怎樣描述流程?部門間流程的描述流程描述符號體系在業(yè)務(wù)流程描述層次，我們采用當(dāng)前的流程描述方法，分部門/崗位和職能。三級流程描述內(nèi)容第三部分：行政流程的梳理與分析1.現(xiàn)狀與問題2.行政流程框架圖3.行政流程梳理現(xiàn)狀與問題行政管理現(xiàn)狀與問題參見訪談紀(jì)要1.行政管理部門內(nèi)部沒有明確責(zé)任，人員分工不清；2.人員結(jié)構(gòu)不能適應(yīng)行政管理工作的需要；3.行政管理制度不夠完善；4.需要挖掘整理現(xiàn)有的行政管理流程；5.部分行政管理職權(quán)仍留在業(yè)務(wù)部門內(nèi)部?！癟hevoiceofcustomers”現(xiàn)狀與問題KOA使用現(xiàn)狀與問題“Thevoiceofcustomers”參見訪談紀(jì)要1.OA系統(tǒng)定位不明確，需要界定KOA與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的邊界2.中層骨干對KOA推廣工作不夠重視，KOA綜合項(xiàng)目小組推動作用力度不夠，員工接受較慢3.目前在KOA上運(yùn)轉(zhuǎn)的行政流程太少4.KOA的模塊設(shè)置不符合公司現(xiàn)狀，員工具體模塊的功能還不夠清楚5.KOA的運(yùn)轉(zhuǎn)缺乏具體務(wù)實(shí)的推動措施?，F(xiàn)狀——行政管理制度#制度名稱目前狀況1員工手冊員工手冊.doc2保密制度人事保密制度.doc；計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全管理規(guī)定.doc3公司紀(jì)律規(guī)定員工手冊.doc4接待工作管理北京XXXXX前臺管理規(guī)定（試行）.doc5計(jì)算機(jī)管理規(guī)定計(jì)算機(jī)設(shè)備管理規(guī)定.doc6辦公用品采購《北京XXXXX有限公司財(cái)務(wù)報(bào)銷規(guī)定》7辦公設(shè)備管理《北京XXXXX有限公司財(cái)務(wù)報(bào)銷規(guī)定》8固定資產(chǎn)管理《北京XXXXX有限公司財(cái)務(wù)報(bào)銷規(guī)定》9費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定《北京XXXXX有限公司財(cái)務(wù)報(bào)銷規(guī)定》10車輛管理規(guī)定《北京XXXXX有限公司車輛管理及使用規(guī)定》現(xiàn)狀——行政管理流程（KOA）#流程名稱目前狀況1規(guī)章制度審批有流程；無規(guī)章制度2公文審批（行政公告、產(chǎn)品技術(shù)信息、早禮記錄、新聞）有流程；無規(guī)章制度3工作總結(jié)有流程；無規(guī)章制度4出差申請有流程；無規(guī)章制度5出差報(bào)告有流程；無規(guī)章制度6加班申請有流程；有規(guī)章制度《北京XXXXX有限公司員工加班規(guī)定》7普通請示或申請有流程；無規(guī)章制度（其他無法明確歸屬的請示或申請）8稟議傳閱文件有流程；無規(guī)章制度9會議審批無流程，目前僅是通知發(fā)布；無規(guī)章制度10休/請假申請有流程；休假同三天以上請假流程；有規(guī)章制度《員工手冊》－時(shí)間管理11差旅費(fèi)用報(bào)銷無流程；有規(guī)章制度《北京XXXXX有限公司財(cái)務(wù)報(bào)銷規(guī)定》12辦公用品的采購申請無流程；有規(guī)章制度《北京XXXXX有限公司財(cái)務(wù)報(bào)銷規(guī)定》13固定資產(chǎn)的采購申請無流程（預(yù)算內(nèi)、預(yù)算外）；有規(guī)章制度《北京XXXXX有限公司財(cái)務(wù)報(bào)銷規(guī)定》14銷售承兌匯票銷售部使用；有流程；無規(guī)章制度15價(jià)格裁決審批銷售部、業(yè)務(wù)部使用；無流程；無規(guī)章制度16部件故障報(bào)告流程制造部使用；有流程；無規(guī)章制度17車輛申請流程無流程，有制度《北京XXXXX有限公司車輛管理及使用規(guī)定》第三部分：行政流程的梳理與分析1.現(xiàn)狀與問題2.行政流程框架圖3.行政流程梳理行政管理制度歸類基礎(chǔ)規(guī)范事務(wù)管理非生產(chǎn)物資管理費(fèi)用管理員工手冊辦公行為規(guī)范保密制度公司紀(jì)律規(guī)定會議管理制度檔案管理規(guī)定印章（介紹信）管理辦法圖書、報(bào)刊管理辦法接待工作管理辦法公司內(nèi)刊的制定與發(fā)布管理規(guī)定計(jì)算機(jī)管理規(guī)定辦公用品采購辦公設(shè)備管理固定資產(chǎn)管理暫借款管理辦法費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定費(fèi)用開支管理辦法行政管理流程歸類公文處理內(nèi)部工作單處理事務(wù)處理

規(guī)章制度審批公文審批（行政公告、產(chǎn)品技術(shù)信息、早禮記錄、新聞）合理建議工作計(jì)劃審批工作總結(jié)出差申請出差報(bào)告加班申請普通請示或申請稟議傳閱文件會議審批圖書采購審批休/請假申請差旅費(fèi)用報(bào)銷暫借款管理流程名片印刷辦公用品的采購申請固定資產(chǎn)的采購申請銷售承兌匯票價(jià)格裁決審批部件故障報(bào)告流程車輛申請行政流程框架圖第三部分：行政流程的梳理與分析1.現(xiàn)狀與問題2.行政流程框架圖3.行政流程梳理行政管理制度建議（1）行政管理制度建議（2）行政管理制度建議（3）行政管理制度建議（4）行政管理流程建議：第一次E-S-I-A（面）關(guān)鍵行政管理流程列表注：頻率：流程在日常行政工作中的使用頻率；價(jià)值：流程在日常行政工作中的重要性、迫切性或使用范圍。統(tǒng)計(jì)范圍：管理課4份問卷，IT顧問1份問卷。根據(jù)權(quán)重，全選第一象限流程；由優(yōu)先級順序確定第二象限部分流程。不是要解決所有的問題簡化管理（E-S-I-A）E：以KOA系統(tǒng)的“內(nèi)部溝通”模塊代替以下工作流程：工作計(jì)劃審批（4）工作總結(jié)（5）I：對分散的流程進(jìn)行整合，以使流程順暢、連貫，更好的滿足管理活動，將現(xiàn)有的某些流程合并，并且對推動KOA的應(yīng)用起到制度約束作用。出差報(bào)告（7）+差旅費(fèi)用報(bào)銷（14）=差旅費(fèi)用報(bào)銷（14-NEW）內(nèi)容第四部分：討論——關(guān)鍵流程優(yōu)化第二次診斷1.現(xiàn)有流程2.未明確流程清除簡化整合自動化過量產(chǎn)出活動間的等待不必要的運(yùn)輸反復(fù)的加工多余庫存缺陷、失誤活動重復(fù)活動的重組反復(fù)的檢驗(yàn)跨部門的協(xié)調(diào)表格程序溝通物流活動團(tuán)隊(duì)顧客（流程上游方）供應(yīng)商（流程下游方）臟活累活乏味的活數(shù)據(jù)采集數(shù)據(jù)分析數(shù)據(jù)傳輸原則關(guān)鍵流程的現(xiàn)狀與改進(jìn)方向——現(xiàn)有流程#名稱流程圖（現(xiàn)狀）改進(jìn)方向19銷售承兌匯票申請人->總經(jīng)理審批->銷售支持課課長核對->財(cái)務(wù)會計(jì)執(zhí)行->抄送銷售擔(dān)當(dāng)表單：自動化填寫申請人（擔(dān)當(dāng)）？流程：核對環(huán)節(jié)是否必要？整合：將來可考慮與CRM系統(tǒng)集成，自動獲得客戶及信譽(yù)度信息，免除審批過程。軟件：催辦功能是否可用？20價(jià)格裁決審批裁決申請->業(yè)務(wù)部核算->總經(jīng)理審批表單：銷售部長簽字審批是否必要？流程：是否需要銷售部長審批環(huán)節(jié)？是否需要時(shí)間期限？整合：將來可考慮與ERP系統(tǒng)集成，自動獲得客戶信息、產(chǎn)品配置，自動生成報(bào)價(jià)。軟件：催辦功能是否可用？10稟議傳閱文件發(fā)起人->本部部長->副總經(jīng)理->常務(wù)副總->總經(jīng)理，所有返回都到發(fā)起人表單：取消董事長簽字；財(cái)務(wù)部與管理部的簽字職責(zé)是什么？文件管理部門的設(shè)置不明？流程：存檔部門沒有體現(xiàn)；各環(huán)節(jié)的轉(zhuǎn)移是否需要聲明時(shí)間期限？軟件：催辦功能是否可用？關(guān)鍵流程的現(xiàn)狀與改進(jìn)方向——現(xiàn)有流程#名稱流程圖（現(xiàn)狀）改進(jìn)方向6出差申請北京總部：員工出差申請：申請人->申請人的領(lǐng)導(dǎo)（課長）->本部長或副部長、部長助理（并行）->抄送HR公司領(lǐng)導(dǎo)出差申請（部長級）：申請人->總經(jīng)理->抄送HR、主管經(jīng)理各分公司辦事處：分公司員工出差申請：申請人->申請人領(lǐng)導(dǎo)（主任、副主任并行）->抄送楊政平、HR分公司領(lǐng)導(dǎo)出差申請：申請人->主管經(jīng)理->抄送HR、楊政平表單：人事部長不需要簽字，可改為抄送人事部。設(shè)計(jì)不同的表單對應(yīng)不同的出差申請。流程：抄送楊政平應(yīng)為職務(wù)，即維修部部長。并行節(jié)點(diǎn)應(yīng)加入判斷，避免重復(fù)簽字審批；或以通知/抄送的方式告知其他并行的負(fù)責(zé)人。是否必要抄送主管經(jīng)理？審批期限的限制？“本部長或副部長、部長助理（并行）”環(huán)節(jié)是否必要？如不必要，可以將現(xiàn)有的4個(gè)流程簡化為1個(gè)。軟件：催辦功能是否可用？關(guān)鍵流程的現(xiàn)狀與改進(jìn)方向——現(xiàn)有流程#名稱流程圖（現(xiàn)狀）改進(jìn)方向8加班申請北京總部-加班申請：申請人->申請人的領(lǐng)導(dǎo)（課長、本部長、副部長、部長助理）->抄送HR各分公司辦事處-加班申請：申請人->申請人領(lǐng)導(dǎo)（主任、副主任并行）->抄送楊政平、HR表單：總（副）經(jīng)理的簽字有無必要；所屬部長應(yīng)明確為“直屬領(lǐng)導(dǎo)”?！皩徍恕钡臍w屬不明確（HR/直屬領(lǐng)導(dǎo)）。流程：根據(jù)加班的性質(zhì)確定是否需要填寫申請（領(lǐng)導(dǎo)安排的加班/自主加班）？領(lǐng)導(dǎo)安排的加班直接由領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送HR，自主加班應(yīng)提出申請，并注明原因。未體現(xiàn)審核的環(huán)節(jié)。并行節(jié)點(diǎn)應(yīng)加入判斷，避免重復(fù)簽字審批；或以通知/抄送的方式告知其他并行的負(fù)責(zé)人。軟件：催辦功能是否可用？關(guān)鍵流程的現(xiàn)狀與改進(jìn)方向——現(xiàn)有流程#名稱流程圖（現(xiàn)狀）改進(jìn)方向13休/請假申請北京總部：員工休/請假（三天以內(nèi)）：申請人->申請人的領(lǐng)導(dǎo)->本單位部長、副部長（并行）->抄送HR員工休/請假（三天及以上）：申請人->申請人的領(lǐng)導(dǎo)->本單位部長、副部長（并行）->總經(jīng)理->抄送HR公司領(lǐng)導(dǎo)休/請假：申請人->總經(jīng)理->抄送HR、主管經(jīng)理各分公司辦事處：分公司員工休/請假（三天以內(nèi)）：申請人->申請人領(lǐng)導(dǎo)（主任、副主任并行）->抄送楊政平、HR分公司員工休/請假（三天及以上）：申請人->申請人領(lǐng)導(dǎo)（主任、副主任并行）->總經(jīng)理-抄送楊政平、HR分公司領(lǐng)導(dǎo)休/請假：申請人->主管經(jīng)理->抄送楊政平、HR表單：設(shè)計(jì)不同的表單對應(yīng)不同人員的申請。請假的性質(zhì)與實(shí)際表單不符。缺少實(shí)際準(zhǔn)假字段。流程：抄送楊政平應(yīng)為職務(wù)，即維修部部長。并行節(jié)點(diǎn)應(yīng)加入判斷，避免重復(fù)簽字審批；或以通知/抄送的方式告知其他并行的負(fù)責(zé)人。實(shí)際準(zhǔn)假應(yīng)返回申請人，同時(shí)抄送HR。關(guān)鍵流程的現(xiàn)狀與改進(jìn)方向——現(xiàn)有流程#名稱流程圖（現(xiàn)狀）改進(jìn)方向1規(guī)章制度審批財(cái)務(wù)制度：起草人-財(cái)務(wù)部部長、部長助理（并行）-管理課課長-管理部部長、副部長（并行）-總經(jīng)理管理制度：起草人-管理課課長-管理部部長、總經(jīng)理（并行）部門級規(guī)范制度：起草人-本課長-本部長、副部長、部長助理（并行）-抄送總經(jīng)理、管理部部長表單：設(shè)計(jì)審批過程的表單流程：缺少發(fā)布環(huán)節(jié)，考慮抄送系統(tǒng)管理員進(jìn)行發(fā)布。缺少存檔環(huán)節(jié)。并行節(jié)點(diǎn)缺少討論審核環(huán)節(jié)。審批簽字環(huán)節(jié)建議為正職負(fù)責(zé)人?！肮芾碚n課長-管理部部長、副部長（并行）”建議合并為一個(gè)環(huán)節(jié)。第四部分：討論——關(guān)鍵流程優(yōu)化第二次診斷1.現(xiàn)有流程2.未明確流程原則：以結(jié)果為導(dǎo)向，重新設(shè)計(jì)關(guān)鍵流程的現(xiàn)狀與改進(jìn)方向——未明確流程#名稱流程（討論稿）14差旅費(fèi)用報(bào)銷將“出差報(bào)告（7）”合并到“差旅費(fèi)用報(bào)銷（14）”成為一個(gè)新流程，以促進(jìn)積累知識（技術(shù)信息）。出差人->直接領(lǐng)導(dǎo)（審批出差報(bào)告和費(fèi)用）->管理部專人費(fèi)用審核（判斷：超標(biāo)、有交際費(fèi)，轉(zhuǎn)總經(jīng)理簽字）->報(bào)銷人貼票->財(cái)務(wù)部執(zhí)行。結(jié)合兩種差旅報(bào)銷單（維修業(yè)務(wù)專用報(bào)銷單，非維修業(yè)務(wù)專用報(bào)銷單）設(shè)計(jì)流程。15暫借款管理流程對因公出差：考慮與出差申請合并，在出差申請單中加入借款額度。在出差申請中加入財(cái)務(wù)審批、執(zhí)行（判斷）環(huán)節(jié)。對零星購物借款（借款限額為2,000元，預(yù)算外）：由采購部門作出書面采購計(jì)劃->經(jīng)各級主管審查、審核、