高速公路建設(shè)、營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)檔案綜合管理規(guī)范

ICS01.140.20

CCSA14

32

江蘇省地方標(biāo)準(zhǔn)

DB32/TXXXX—XXXX

高速公路建設(shè)、營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)檔案

綜合管理規(guī)范

Specificationforthecomprehensivemanagementofexpresswayconstruction,

operationandmaintenancearchives

（送審稿）

XXXX-XX-XX發(fā)布XXXX-XX-XX實(shí)施

江蘇省市場(chǎng)監(jiān)督管理局發(fā)布

DB32/TXXXX—XXXX

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定

起草。

請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利，本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別專利的責(zé)任。

本文件由江蘇省檔案局提出并歸口。

本文件起草單位：江蘇交通控股有限公司、南京大學(xué)、江蘇省檔案館。

本文件主要起草人：黃玲玲、吳建華、孫鵬、李夢(mèng)嬌、張西亞、左永輝、姚森林、欒寧麗、桂若棣、

孫明霞、張帆、張鳳霞、湯海學(xué)、繆紅亞、肖太琴。

II

DB32/TXXXX—XXXX

高速公路建設(shè)、營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)檔案

綜合管理規(guī)范

1范圍

本文件確立了高速公路建設(shè)、營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)檔案管理工作的總體原則和要求，規(guī)定了其組織管理、文

件形成與歸檔、檔案綜合管理以及檔案信息化建設(shè)的要求。

本文件適用于高速公路建設(shè)、營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)檔案的綜合管理工作。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T9704黨政機(jī)關(guān)公文格式

GB/T10609.3技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法

GB/T11821照片檔案管理規(guī)范

GB/T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

GB/T26163.1信息與文獻(xiàn)文件管理過(guò)程文件元數(shù)據(jù)第1部分:原則

GB/T29194電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求

GB/T31914電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)指南

GB/T39784電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求

CJJ/T117建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范

CJJ/T187建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)

DA/T18檔案著錄規(guī)則

DA/T22歸檔文件整理規(guī)則

DA/T28建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范

DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范

DA/T46文書(shū)類電子文件元數(shù)據(jù)方案

DA/T47版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求

DA/T48基于XML的電子文件封裝規(guī)范

DA/T50數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范

DA/T54照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案

DA/T56檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)規(guī)范

DA/T63錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案

DA/T77紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件光學(xué)字符識(shí)別（OCR）工作規(guī)范

JGJ25檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范

DB32/T1086江蘇省高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

1

DB32/TXXXX—XXXX

3術(shù)語(yǔ)和定義

下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。

3.1建設(shè)文件與建設(shè)檔案

3.1.1

建設(shè)文件recordsforconstruction

建設(shè)項(xiàng)目自立項(xiàng)開(kāi)始至竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的具有保存和查考利用價(jià)值的文字、圖表、聲像等不

同形式與載體的真實(shí)記錄。

3.1.2

建設(shè)檔案archivesforconstruction

經(jīng)規(guī)范整理并歸檔的建設(shè)文件。

3.2營(yíng)運(yùn)文件與營(yíng)運(yùn)檔案

3.2.1

營(yíng)運(yùn)文件recordsforoperation

在營(yíng)運(yùn)管理和營(yíng)運(yùn)信息化管理等營(yíng)運(yùn)活動(dòng)過(guò)程中形成的以及與工程營(yíng)運(yùn)計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和

控制活動(dòng)相關(guān)的，具有保存和查考利用價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式與載體的真實(shí)記錄。

3.2.2

營(yíng)運(yùn)檔案archivesforoperation

經(jīng)規(guī)范整理并歸檔的營(yíng)運(yùn)文件。

3.3養(yǎng)護(hù)文件與養(yǎng)護(hù)檔案

3.3.1

養(yǎng)護(hù)文件recordsformaintenance

在養(yǎng)護(hù)活動(dòng)，包括檢測(cè)、設(shè)計(jì)、咨詢、監(jiān)理、施工、交竣工驗(yàn)收及評(píng)估等工作環(huán)節(jié)過(guò)程中形成的以

及與工程養(yǎng)護(hù)管理相關(guān)的，具有保存和查考利用價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式與載體的真實(shí)記錄。

3.3.2

養(yǎng)護(hù)檔案archivesformaintenance

經(jīng)規(guī)范整理并歸檔的養(yǎng)護(hù)文件。

3.4科研文件與科研檔案

3.4.1

科研文件recordsforscientificresearch

在科研項(xiàng)目的立項(xiàng)論證、研究實(shí)施及過(guò)程管理、結(jié)題驗(yàn)收及績(jī)效評(píng)價(jià)、成果管理等過(guò)程中形成的，

具有保存和查考利用價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式與載體的真實(shí)記錄。

3.4.2

科研檔案archivesforscientificresearch

經(jīng)規(guī)范整理并歸檔的科研文件。

3.5高速公路電子文件與電子檔案

3.5.1

高速公路電子文件electronicrecordsforexpressway

高速公路建設(shè)單位、管理單位及其他相關(guān)單位在高速公路建設(shè)、營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)、科研四個(gè)過(guò)程中，通

過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄。

3.5.2

高速公路電子檔案electronicarchivesforexpressway

具有保存和查考利用價(jià)值并歸檔保存的高速公路電子文件。

2

DB32/TXXXX—XXXX

3.6

高速公路檔案綜合管理comprehensivemanagementforexpresswayarchives

以高速公路檔案為對(duì)象，涵蓋高速公路建設(shè)、營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)三大業(yè)務(wù)模塊，統(tǒng)籌高速公路檔案收集、

整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研八大工作環(huán)節(jié)，實(shí)施檔案標(biāo)準(zhǔn)化和信息化管理，建立高速

公路建設(shè)、營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)檔案超前管理、實(shí)體管理與信息管理的一體化管理機(jī)制。

3.7

高速公路經(jīng)營(yíng)管理單位expresswayoperationandmanagementunits

以高速公路營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)為基本職能的管理單位。

4總體原則和要求

4.1總體原則

4.1.1高速公路檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一要求，分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于高速公路

經(jīng)營(yíng)管理單位等的管理與利用。

4.1.2高速公路檔案管理工作堅(jiān)持根據(jù)實(shí)際，明確職責(zé)的原則。高速公路經(jīng)營(yíng)管理單位應(yīng)加強(qiáng)高速公

路檔案管理工作，確保檔案工作正常開(kāi)展。

4.2總體要求

4.2.1高速公路建設(shè)、營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)職能活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的文件應(yīng)納入歸檔范圍，

進(jìn)行鑒定并判定保管期限，當(dāng)職能活動(dòng)增減時(shí)應(yīng)根據(jù)相應(yīng)情況動(dòng)態(tài)調(diào)整歸檔范圍與保管期限。

4.2.2橋梁、隧道等結(jié)構(gòu)物的高速公路檔案保管期限應(yīng)長(zhǎng)于結(jié)構(gòu)使用年限，具體保管期限根據(jù)現(xiàn)實(shí)情

況適當(dāng)調(diào)整，原則上只延長(zhǎng)，不短于本規(guī)定要求。

4.2.3高速公路文件經(jīng)過(guò)收集、鑒定、整理后定期移交檔案部門(mén)保存，歸檔文件應(yīng)真實(shí)、齊全、完整，

有合法有效的簽名或蓋章，在業(yè)務(wù)活動(dòng)中同步生成，能系統(tǒng)地反映高速公路建設(shè)、營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)實(shí)際狀況

及全過(guò)程。

4.2.4應(yīng)根據(jù)本單位檔案管理情況，依據(jù)附錄A，制定并細(xì)化本單位的分類方案，從而與已有檔案分

類編目體系對(duì)接。在本文件實(shí)施之日前形成的已歸入其他類目中的檔案，以目錄形式（內(nèi)容包括檔號(hào)、

題名、保管期限等必要信息）替代。

4.2.5在高速公路建設(shè)、營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)業(yè)務(wù)過(guò)程中應(yīng)重視科研文件和檔案的管理工作?？蒲形募蜋n案

的管理工作參照《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》執(zhí)行?？蒲形募蜋n案根據(jù)附錄A的相關(guān)內(nèi)容，作為高

速公路建設(shè)、營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)文件和檔案的組成部分統(tǒng)一管理。

4.2.6高速公路經(jīng)營(yíng)管理單位下屬單位每年向高速公路經(jīng)營(yíng)管理單位移交檔案時(shí)，可根據(jù)實(shí)際情況只

提交案卷目錄，兩年后再向高速公路經(jīng)營(yíng)管理單位檔案部門(mén)移交檔案。電子檔案在電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)

行后按設(shè)定規(guī)則通過(guò)歸檔接口實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)移交，確保來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。

4.2.7應(yīng)開(kāi)展業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能建設(shè)及電子檔案管理平臺(tái)建設(shè)，建立健全符合國(guó)家、省級(jí)有關(guān)規(guī)范的

檔案信息化管理體系，確保紙質(zhì)檔案與電子文件、電子檔案，特別是涉密檔案的實(shí)體安全、信息安全、

環(huán)境安全，保證其真實(shí)有效、可控可讀。

4.2.8應(yīng)建立“人防、物防、技防”三位一體的防范體系，建立符合“九防”要求，即“防水、防火、

防盜、防蟲(chóng)、防高溫、防潮、防強(qiáng)光、防鼠、防塵”的檔案室，配備適合檔案工作需要的硬件設(shè)施設(shè)備。

4.2.9應(yīng)建立健全突發(fā)事件檔案安全應(yīng)急處置機(jī)制。

5組織與管理

3

DB32/TXXXX—XXXX

5.1組織建設(shè)

5.1.1應(yīng)建立檔案工作責(zé)任制，明確檔案崗位及人員的職責(zé)與要求，做好高速公路文件及檔案的收集、

整理和歸檔等工作。

5.1.2高速公路檔案管理人員應(yīng)具備檔案專業(yè)知識(shí)和技能，具有檔案專業(yè)知識(shí)技能培訓(xùn)經(jīng)歷，定期參

與培訓(xùn)，并了解建設(shè)、營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)管理和相關(guān)工程專業(yè)知識(shí)。

5.1.3應(yīng)將建設(shè)檔案的接收和營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)文件的形成、收集、整理、歸檔工作，同建設(shè)、營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)

工作流程、進(jìn)度計(jì)劃、階段建設(shè)目標(biāo)、考核與競(jìng)賽、評(píng)定與驗(yàn)收等相結(jié)合，同步部署檔案工作目標(biāo)、計(jì)

劃與要求，同步實(shí)施檔案管理、檔案檢查與考核、監(jiān)督整改與糾偏，直至達(dá)到檔案工作既定目標(biāo)與要求。

5.1.4應(yīng)將文件的形成、收集、整理、歸檔工作納入績(jī)效考核，將重大項(xiàng)目檔案工作與資金撥付審簽

管理相關(guān)聯(lián)，建立并不斷完善檔案管理制度，明確崗位職責(zé)劃分，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，確保檔案的齊全完整。

5.1.5高速公路檔案管理人員應(yīng)參加工作例會(huì)、重大會(huì)議和活動(dòng)、階段性檢查、竣工驗(yàn)收等建設(shè)、營(yíng)

運(yùn)、養(yǎng)護(hù)活動(dòng)中的重要工作。

5.2管理職責(zé)

5.2.1應(yīng)配備專職或兼職檔案管理人員負(fù)責(zé)收集和保管建設(shè)、營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)工作過(guò)程中形成的文件。

5.2.2應(yīng)按照本文件的要求和工作實(shí)際，修訂符合本單位實(shí)際的高速公路文件歸檔范圍與檔案保管期

限表。

5.2.3應(yīng)完成高速公路文件的收集、整理、歸檔工作，確保所提供的文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效和

規(guī)范。

5.2.4應(yīng)定期對(duì)電子文件歸檔進(jìn)行真實(shí)性、可讀性檢查，對(duì)存在持續(xù)可讀性風(fēng)險(xiǎn)的電子檔案進(jìn)行長(zhǎng)期

保存管理，定期形成電子檔案檢測(cè)報(bào)告。

5.2.5應(yīng)與建設(shè)單位建立協(xié)同工作機(jī)制，共同參與審查建設(shè)文件歸檔的完整性和整理的規(guī)范性、系統(tǒng)

性，為建設(shè)檔案的后續(xù)管理對(duì)接創(chuàng)造有利條件；高速公路經(jīng)營(yíng)管理單位負(fù)責(zé)所轄高速公路建設(shè)檔案的接

收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用工作。

5.2.6高速公路經(jīng)營(yíng)管理單位下屬單位負(fù)責(zé)營(yíng)運(yùn)文件的形成、收集、整理、歸檔工作，高速公路經(jīng)營(yíng)

管理單位負(fù)責(zé)營(yíng)運(yùn)檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用工作。

5.2.7各設(shè)計(jì)、檢測(cè)、施工、監(jiān)理單位及高速公路經(jīng)營(yíng)管理單位下屬單位按照要求，完成養(yǎng)護(hù)文件的

收集、整理、歸檔工作，按時(shí)向上一級(jí)單位或高速公路經(jīng)營(yíng)管理單位移交；各高速公路經(jīng)營(yíng)管理單位負(fù)

責(zé)養(yǎng)護(hù)檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用工作。

5.2.8高速公路經(jīng)營(yíng)管理單位負(fù)責(zé)所承擔(dān)科研項(xiàng)目的科研文件的形成、收集、整理、歸檔工作以及科

研檔案的接收、整理、保管、鑒定工作。

5.3檔案檢查

5.3.1應(yīng)至少每年度開(kāi)展一次檔案檢查工作，確保帳實(shí)相符。

5.3.2應(yīng)接受和配合上級(jí)檔案部門(mén)組織實(shí)施檔案檢查，報(bào)送自我檢查情況，并在上級(jí)檔案部門(mén)的督促

指導(dǎo)下制定相應(yīng)的整改措施。

5.3.3應(yīng)每年定期開(kāi)展對(duì)營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)業(yè)務(wù)部門(mén)及高速公路經(jīng)營(yíng)管理單位下屬單位的檔案工作的檢查，

并就檔案檢查結(jié)果提出整改建議。

6高速公路建設(shè)、營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)文件形成與歸檔

6.1建設(shè)文件形成與歸檔

4

DB32/TXXXX—XXXX

建設(shè)文件的形成與歸檔工作應(yīng)符合DB32/T1086的規(guī)定。

6.2營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)文件形成

6.2.1應(yīng)在營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)活動(dòng)中按照有關(guān)程序和要求形成歸檔文件材料。

6.2.2營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)文件應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰整潔、編號(hào)規(guī)范、簽字及蓋章手續(xù)完備并滿足長(zhǎng)

期保存要求。

6.3營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)文件積累

6.3.1文件收集、積累范圍包括高速公路建設(shè)過(guò)程中形成的對(duì)營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)工程管理工作有參考利用價(jià)

值的文件，以及高速公路經(jīng)營(yíng)管理單位在管理過(guò)程中形成的與營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)工作有關(guān)的、具有保存利用價(jià)

值的文件。

6.3.2應(yīng)將附錄A中明確的歸檔范圍內(nèi)以及高速公路經(jīng)營(yíng)管理單位自行細(xì)化的歸檔范圍內(nèi)的營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)

護(hù)文件收集齊全，確保完整。

6.3.3應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定，收集、積累本單位在高速公路建設(shè)、營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)過(guò)程中形成、辦理的文本、

圖像、音頻、視頻、多媒體等不同形式的應(yīng)歸檔電子文件，并進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性及安全性檢

測(cè)。

6.3.4在電子文件形成、辦理過(guò)程中，應(yīng)采集必要的背景、結(jié)構(gòu)、簽署、時(shí)間、業(yè)務(wù)行為等元數(shù)據(jù)，

元數(shù)據(jù)各要素應(yīng)符合DA/T46、CJJ/T187、DA/T54、DA/T63的規(guī)定。

6.3.5收集、采集、積累的應(yīng)歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)格式，應(yīng)符合DA/T47、DA/T48、CJJ/T187、

GB/T18894、CJJ/T117的規(guī)定。

6.4營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)文件整理

6.4.1文件組織

6.4.1.1營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)文件應(yīng)參考附錄A進(jìn)行科學(xué)分類，合理組卷，遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文

件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。養(yǎng)護(hù)文件應(yīng)遵循成套性原則組卷。養(yǎng)護(hù)文件

的整理組卷應(yīng)符合GB/T11822、DA/T28、DB32/T1086的規(guī)定。具體要求如下：

a)立項(xiàng)文件、招投標(biāo)文件、合同文件、工程交（竣）工驗(yàn)收文件、安全管理文件等有關(guān)文件材

料由高速公路經(jīng)營(yíng)管理單位匯總，按問(wèn)題、時(shí)間等要素組卷；

b)設(shè)計(jì)類文件按原有裝訂形式由高速公路經(jīng)營(yíng)管理單位負(fù)責(zé)組卷；

c)施工文件由施工單位負(fù)責(zé)匯總，按工程的劃分結(jié)合工藝流程進(jìn)行組卷；

d)監(jiān)理文件由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)匯總，按問(wèn)題、時(shí)間等要素組卷；

e)竣工文件由施工單位以單位、分部、分項(xiàng)工程為單位組卷。

6.4.1.2應(yīng)參考附錄A對(duì)營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)文件進(jìn)行初步鑒別，確定文件保管期限。高速公路電子檔案保管

期限，一般為永久、定期（30年、10年）。

6.4.2案卷排列

案卷應(yīng)按高速公路營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)工作各階段排列，具體按附錄A規(guī)定的類目和次序進(jìn)行案卷排列，并

按案卷順序號(hào)裝入檔案盒內(nèi)。

6.4.3案卷編目

案卷編目相關(guān)具體式樣應(yīng)符合GB/T11822的規(guī)定，內(nèi)容主要包括以下方面。

5

DB32/TXXXX—XXXX

a)檔號(hào)的編制，檔號(hào)由目錄代號(hào)、年度、分類號(hào)、案卷號(hào)組成，各項(xiàng)之間用“-”連接，檔號(hào)構(gòu)

成示意如下：

1)目錄代號(hào)：根據(jù)附錄A檔案分類大類確定代號(hào)；

2)年度：檔案的形成年度；

3)分類號(hào)：附錄A暫以C、X、Y和Z分別為建設(shè)檔案、營(yíng)運(yùn)檔案、養(yǎng)護(hù)檔案和科研檔案的

分類號(hào)，高速公路經(jīng)營(yíng)管理單位可根據(jù)自身已有的檔案分類方案自行調(diào)整高速公路檔案

的分類號(hào)；

4)案卷號(hào)：同一分類號(hào)下的案卷流水號(hào)，用3位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足3位的以0補(bǔ)足，

如“001”。

b)案卷封面的編制：

1)立卷單位：指文件材料的組卷單位；

2)起止日期：指卷內(nèi)文件材料形成的最早日期與最遲日期，日期格式采用8位阿拉伯?dāng)?shù)字

標(biāo)注；

3)保管期限：填寫(xiě)其劃定的保管期限，分為10年、30年、永久三種；

4)密級(jí)：案卷內(nèi)有涉密文件時(shí)，密級(jí)依據(jù)國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定（絕密、機(jī)密、秘密）確定并

填寫(xiě)，當(dāng)同一案卷內(nèi)有不同密級(jí)的文件時(shí)，應(yīng)以最高密級(jí)為本卷密級(jí)；

5)案卷題名：應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容，應(yīng)包括卷內(nèi)文件的主要責(zé)任者（或項(xiàng)目

名稱）、內(nèi)容特征、文種（或技術(shù)文件名稱等）；

6)檔號(hào)：由四級(jí)類目組成，可用鉛筆填寫(xiě)，其中，一級(jí)類目：目錄代號(hào)，具體參照附錄A；

二級(jí)類目：年度，填寫(xiě)4位數(shù)字；三級(jí)類目：分類號(hào)，具體參照附錄A；四級(jí)類目：案

卷號(hào)，同一分類號(hào)下的案卷流水號(hào)，用3位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足3位的以0補(bǔ)足，如

“001”。

c)卷內(nèi)目錄的編制：

1)序號(hào)：填寫(xiě)文件排列的順序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次編寫(xiě)；

2)文件編號(hào)：填寫(xiě)文件材料的原始編號(hào)或圖號(hào)，原始文件沒(méi)有編號(hào)的，可不填寫(xiě)；

3)責(zé)任者：填寫(xiě)文件材料的直接形成單位或第一責(zé)任者，可采取通用的標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)稱，一份文

件材料由兩個(gè)單位共同形成的，應(yīng)填寫(xiě)兩個(gè)單位的標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)稱；

4)文件題名：應(yīng)填寫(xiě)文件材料標(biāo)題的全稱，沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不能說(shuō)明文件材料內(nèi)容的，應(yīng)

自擬標(biāo)題，并用“[]”符號(hào)加于區(qū)分；

5)日期：應(yīng)填寫(xiě)文件材料形成的最后日期，格式采用8位阿拉伯?dāng)?shù)字；

6)頁(yè)數(shù)：填寫(xiě)每份文件在卷內(nèi)所排的起止頁(yè)號(hào)，中間用“-”隔斷；

7)備注：填寫(xiě)需說(shuō)明的情況。

d)卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)填寫(xiě)，應(yīng)在有文字和圖樣材料正面的右下角、反面的左下角，用阿拉伯?dāng)?shù)字逐

頁(yè)填寫(xiě)，頁(yè)號(hào)可使用鉛筆填寫(xiě)。各卷之間不連續(xù)編頁(yè)號(hào)。

e)卷內(nèi)備考表應(yīng)注明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁(yè)數(shù)及圖紙、照片的張數(shù)，復(fù)印件歸入檔案的原因和原

件的存放地，以及在組卷和使用過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題。備考表應(yīng)排列在卷內(nèi)文件材料的尾

頁(yè)之后。

f)卷盒脊背應(yīng)填寫(xiě)盒內(nèi)案卷的起止檔號(hào)，可使用鉛筆填寫(xiě)。

g)案卷目錄的編制：

1)序號(hào)：填寫(xiě)登錄案卷的流水順序號(hào)；

2)檔號(hào)、案卷題名、起止時(shí)間、保管期限填寫(xiě)方法同6.4.3b；

3)總頁(yè)數(shù)：填寫(xiě)案卷內(nèi)全部文件的頁(yè)數(shù)之和；

4)備注：可根據(jù)管理需要填寫(xiě)案卷的互見(jiàn)號(hào)或存放位置等信息。

6

DB32/TXXXX—XXXX

6.4.4案卷裝訂

6.4.4.1案卷裝訂順序?yàn)椋喊妇矸饷妗韮?nèi)目錄→文件材料→備考表。

6.4.4.2應(yīng)按照三孔一線方式進(jìn)行裝訂，裝訂時(shí)應(yīng)去掉金屬物、塑膠、塑封等材料，案卷的組合厚度

應(yīng)根據(jù)具體情況靈活掌握，一般不超過(guò)20mm。

6.4.4.3大于A3的圖紙可不裝訂，應(yīng)符合GB/T10609.3的規(guī)定，每張圖紙應(yīng)加蓋檔號(hào)章后依次裝入

檔案盒。

6.4.5特殊載體文件整理

6.4.5.1照片文件管理應(yīng)符合GB/T11821的規(guī)定。

6.4.5.2數(shù)碼照片文件在刻錄光盤(pán)保存的同時(shí)，應(yīng)選擇性沖印出紙質(zhì)照片并連同說(shuō)明一并歸檔，相關(guān)

工作應(yīng)符合DA/T50的規(guī)定。

6.4.5.3光盤(pán)及其他實(shí)物載體以件為單位貼上標(biāo)簽。光盤(pán)標(biāo)簽上應(yīng)注明檔號(hào)、光盤(pán)內(nèi)容、編制單位、

編制人、編制日期等，并做相應(yīng)的目錄。

6.4.5.4錄音錄像文件管理應(yīng)符合DA/T78的規(guī)定。

6.5營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)文件歸檔

6.5.1歸檔原則

6.5.1.1凡具有查考利用價(jià)值的營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)文件都應(yīng)及時(shí)歸檔。

6.5.1.2營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)文件按照“誰(shuí)形成誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，由營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)文件的形成單位或部門(mén)負(fù)責(zé)歸

檔。

6.5.1.3營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)歸檔文件需經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理。歸檔文件目錄式樣參見(jiàn)附錄B圖B.1、圖B.2。

6.5.1.4具有保存價(jià)值的高速公路電子文件應(yīng)經(jīng)過(guò)收集、鑒定、整理后交檔案部門(mén)保存并提供利用。

6.5.1.5高速公路電子文件歸檔和電子檔案管理應(yīng)遵循全程管理、前端控制、統(tǒng)一管理原則。各階段

高速公路檔案數(shù)字化管理登記表見(jiàn)附錄C。

6.5.1.6應(yīng)安排專人主動(dòng)收集照片、錄音錄像等特殊載體檔案及實(shí)物檔案。特殊載體檔案及實(shí)物檔案

的數(shù)量應(yīng)與業(yè)務(wù)規(guī)模和工程規(guī)模相匹配。

6.5.2歸檔范圍

6.5.2.1反映營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)工作管理全過(guò)程的各種載體、門(mén)類的文件都應(yīng)收集歸檔。

6.5.2.2應(yīng)根據(jù)附錄A中對(duì)應(yīng)的文件歸檔清單明確本單位的歸檔范圍并予以實(shí)施。

6.5.2.3電子文件的歸檔范圍和電子檔案保管期限表的明確應(yīng)符合GB/T11821、GB/T11822的規(guī)定，

并根據(jù)本單位業(yè)務(wù)范圍和工作性質(zhì)，及時(shí)增補(bǔ)、完整歸檔，具體歸檔清單見(jiàn)附錄A。

6.5.3歸檔時(shí)間

6.5.3.1營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)管理類文件在次年6月底前連同目錄歸檔。

6.5.3.2項(xiàng)目類文件按項(xiàng)目性質(zhì)分階段或項(xiàng)目完成后2個(gè)月內(nèi)連同目錄（審計(jì)類文件等報(bào)告出具后1

個(gè)月內(nèi)）歸檔。

6.5.3.3對(duì)在高速公路建設(shè)、營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)過(guò)程中辦結(jié)的具有保存價(jià)值的電子文件應(yīng)隨辦隨歸或定期歸

檔，導(dǎo)入相應(yīng)的電子檔案管理系統(tǒng)，并由本單位檔案部門(mén)負(fù)責(zé)管理。

6.5.4歸檔方式

6.5.4.1高速公路電子文件可通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線歸檔，也可以存儲(chǔ)在脫機(jī)載體上進(jìn)行離線歸檔。

7

DB32/TXXXX—XXXX

6.5.4.2歸檔電子文件應(yīng)直接采用電子歸檔形式，法律、法規(guī)另有規(guī)定的除外。行政審批的結(jié)論性文

件中具有永久保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔。

6.5.4.3應(yīng)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件擬制、辦理過(guò)程中完成電子文件的收集歸檔，聲像類電子文件、在單

臺(tái)計(jì)算機(jī)中經(jīng)辦公、繪圖等應(yīng)用軟件形成的電子文件的收集歸檔應(yīng)由電子文件形成單位基于電子檔案管

理系統(tǒng)自動(dòng)或手工完成。

6.5.4.4以公務(wù)電子郵件附件形式傳輸、交換的電子文件，應(yīng)下載并收集、歸入業(yè)務(wù)系統(tǒng)或存儲(chǔ)文件

夾中。

6.5.4.5在電子文件擬制、辦理過(guò)程中應(yīng)同步采集文書(shū)、科技、專業(yè)等類電子文件的元數(shù)據(jù)，或在歸

檔前統(tǒng)一采集元數(shù)據(jù)一并歸檔。

6.5.4.6在單臺(tái)計(jì)算機(jī)中經(jīng)辦公、繪圖等應(yīng)用軟件形成的各門(mén)類電子文件元數(shù)據(jù)，包括聲像類電子文

件元數(shù)據(jù)，可使用電子表格或電子檔案管理系統(tǒng)按照要求的格式進(jìn)行著錄、采集。

6.5.4.7數(shù)碼照片應(yīng)以JPG格式進(jìn)行保存，原則上照片分辨率不低于1200*1600像素。具體的歸檔工

作應(yīng)符合DA/T50的規(guī)定。

6.5.4.8錄音電子文件歸檔格式為WAV、MP3、AAC等，音頻采樣率不低于44.1kHz。錄像電子文件歸

檔格式為MPG、MP4、FLV、AVI等，視頻比特率不低于8Mbps，珍貴的錄像電子文件可以MXF格式歸檔。

具體的歸檔工作應(yīng)符合DA/T78的規(guī)定。

6.5.5質(zhì)量要求

6.5.5.1收集歸檔的營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)文件應(yīng)能夠全面準(zhǔn)確地反映營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)工作的實(shí)際過(guò)程。

6.5.5.2收集歸檔的營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)文件應(yīng)為原件。

6.5.5.3營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)文件應(yīng)內(nèi)容規(guī)范，簽署完備，用表規(guī)范，格式統(tǒng)一，字跡清楚，圖樣清晰，圖表

整潔，紙張優(yōu)良。

6.5.5.4應(yīng)使用碳素墨水等耐久性好的書(shū)寫(xiě)材料，不應(yīng)使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料（紅色墨水、純藍(lán)墨水、

圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆等）書(shū)寫(xiě)、簽批、繪制。

6.5.5.5復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量的要求。

6.5.5.6歸檔電子文件及其組件應(yīng)齊全、完整，電子文件內(nèi)容信息與其形成時(shí)保持一致，符合以下要

求：

a)電子文件應(yīng)齊全、完整，并在技術(shù)上保證其載體的有效以及數(shù)據(jù)、文件的可讀、可用、安全

和可控；電子公文的正本、正文與附件、定稿或修改稿、公文處理單等應(yīng)齊全、完整，電子

公文格式要素應(yīng)符合GB/T9704的規(guī)定；

b)在計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)和制造過(guò)程中形成的產(chǎn)品模型圖、裝配圖、工程圖、物料清單、工藝卡片、

設(shè)計(jì)與工藝變更通知等電子文件及其組件應(yīng)齊全、完整；

c)聲像類電子文件能客觀、完整地反映營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)工作的主要內(nèi)容、人物和場(chǎng)景等；

d)郵件、網(wǎng)頁(yè)類電子文件的文字信息、圖像、動(dòng)畫(huà)、音視頻文件等應(yīng)齊全、完整，網(wǎng)頁(yè)版面格

式保持不變；

e)以專有格式存儲(chǔ)的電子文件不能轉(zhuǎn)換為通用格式時(shí)，應(yīng)同時(shí)收集專用軟件、技術(shù)資料、操作

手冊(cè)等。

6.5.5.7電子文件形成部門(mén)在向本單位檔案管理部門(mén)歸檔電子文件之前，以及本單位檔案管理部門(mén)在

接收電子文件時(shí)，電子文件交接雙方均應(yīng)對(duì)電子文件進(jìn)行檢測(cè)，檢測(cè)合格后方可歸檔交接。

6.5.5.8電子文件的檢測(cè)應(yīng)從可用性、完整性、安全性等方面進(jìn)行，并符合相關(guān)規(guī)定。

7高速公路建設(shè)、營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)檔案綜合管理

8

DB32/TXXXX—XXXX

7.1高速公路檔案接收與收集

7.1.1建設(shè)檔案接收

7.1.1.1在與建設(shè)工程招標(biāo)及勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時(shí)，應(yīng)對(duì)文件材料形成

質(zhì)量、檔案整理要求、檔案交接時(shí)間等提出明確要求。

7.1.1.2應(yīng)負(fù)責(zé)接收由建設(shè)單位移交的建設(shè)項(xiàng)目檔案，在接收前，高速公路經(jīng)營(yíng)管理單位應(yīng)派專人清

點(diǎn)核查所有移交檔案、檢索工具的數(shù)量、質(zhì)量，對(duì)不符合DA/T28、DB32/T1086規(guī)定的檔案提出限期

整改意見(jiàn)。

7.1.1.3高速公路建設(shè)檔案接收范圍應(yīng)當(dāng)參照附錄A制定執(zhí)行。

7.1.2營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)檔案收集

7.1.2.1應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集形成的營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)歸檔文件材料，并指定人員保管。

7.1.2.2應(yīng)當(dāng)編制本單位高速公路營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。高速公路經(jīng)營(yíng)管

理單位編制的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表經(jīng)上級(jí)檔案部門(mén)審查同意后施行。單位業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生

變化時(shí)應(yīng)當(dāng)及時(shí)修訂，經(jīng)重新審查同意后施行。

7.1.2.3高速公路營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)檔案收集范圍應(yīng)當(dāng)參照附錄A制定執(zhí)行，均應(yīng)收集齊全。

7.1.2.4需在每年6月份收集高速公路經(jīng)營(yíng)管理單位下屬單位報(bào)送的上一年度營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)檔案的案卷

目錄。

7.1.2.5應(yīng)與其下屬單位辦理營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)檔案移交與接收手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙

張數(shù)等，并有完備的核驗(yàn)、簽字等交接手續(xù)。歸檔文件移交清單參見(jiàn)附錄B表B.1。

7.1.2.6應(yīng)按照本文件的要求，接收高速公路電子檔案。

7.1.2.7接收電子檔案的范圍，參照附錄A執(zhí)行。

7.1.2.8應(yīng)建立電子檔案接收平臺(tái)，對(duì)高速公路電子檔案進(jìn)行在線接收和離線接收。在線服務(wù)平臺(tái)保

存的電子檔案，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線接收。線下窗口保存的電子檔案，可存儲(chǔ)在脫機(jī)載體上進(jìn)行離

線接收。

7.1.2.9應(yīng)按照規(guī)定的格式和質(zhì)量要求，檢測(cè)應(yīng)接收的高速公路經(jīng)營(yíng)管理單位高速公路電子檔案，檢

測(cè)不合格的，應(yīng)退回移交單位重新處理。

7.1.2.10接收和移交電子檔案應(yīng)辦理交接手續(xù)。

7.2高速公路檔案整理與鑒定

7.2.1檔案整理

7.2.1.1高速公路檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)分類，具體參考附錄A。

7.2.1.2高速公路檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同

價(jià)值，便于保管和利用。

7.2.1.3應(yīng)根據(jù)檔案類型逐卷或逐件編制檔號(hào)。具體工作參照本文件6.1和6.3執(zhí)行。

7.2.1.4應(yīng)當(dāng)編制檢索工具，滿足手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索需要。

7.2.1.5檔案整理應(yīng)符合GB/T11822、DA/T22、DA/T28、DA/T50和DB32/T1086的規(guī)定，對(duì)應(yīng)歸

檔電子文件進(jìn)行排序、編號(hào)等系統(tǒng)整理，組成保管單位，對(duì)電子檔案進(jìn)行命名和有序存儲(chǔ)，保持檔案之

間的有機(jī)聯(lián)系。

7.2.1.6電子文件形成單位的業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置整理歸檔功能，并能按照預(yù)先設(shè)置的電子文件分類方案，

對(duì)各級(jí)類目和文件的元數(shù)據(jù)進(jìn)行捕獲和整理。

9

DB32/TXXXX—XXXX

7.2.1.7電子文件形成或辦理部門(mén)應(yīng)記錄電子文件歸檔情況，并交由檔案部門(mén)審核，電子文件歸檔登

記表參見(jiàn)附錄D表D.1。

7.2.2檔案鑒定

7.2.2.1應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門(mén)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(huì)（或小組），

負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌檔案鑒定工作。

7.2.2.2應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。經(jīng)檔案鑒定委員會(huì)（或小組）鑒定，仍需繼續(xù)保存

的檔案應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)保管期滿確無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)登記造冊(cè)，填寫(xiě)銷毀清冊(cè)，經(jīng)單位法定

代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)督銷毀。銷毀清冊(cè)永久保存。銷毀清冊(cè)參見(jiàn)附錄B表B.4。

7.2.2.3涉密檔案密級(jí)的變更和解密，應(yīng)當(dāng)依照《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》等相關(guān)法律法規(guī)

規(guī)定辦理。

7.3高速公路檔案保管、統(tǒng)計(jì)與利用

7.3.1檔案保管

7.3.1.1保管環(huán)境

7.3.1.1.1檔案室地面均布活荷載應(yīng)不小于5KN/m2，當(dāng)采用密集架時(shí)，應(yīng)不小于8KN/m2，檔案室面

積、容量應(yīng)符合30年的存儲(chǔ)需要。

7.3.1.1.2檔案室應(yīng)保持干凈、整潔，做好防水、防火、防盜、防蟲(chóng)、防高溫、防潮、防強(qiáng)光、防鼠、

防塵等“九防”工作。溫濕度應(yīng)符合JGJ25、GB/T18894對(duì)各類檔案的保管規(guī)定。

7.3.1.2檔案排架

7.3.1.2.1檔案應(yīng)按照從里到外、自上至下、從左至右排架，系統(tǒng)反映高速公路檔案的順序。

7.3.1.2.2歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與歸檔文件分類方案一致，排架方法應(yīng)避免頻

繁倒架。

7.3.1.2.3按年度-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）-保管期限分類的歸檔文件，每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）序列依

次上架。按年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類的歸檔文件，每年形成的檔案按保管期限依次上架。

7.3.1.3電子檔案保存

7.3.1.3.1應(yīng)根據(jù)高速公路電子檔案的重要程度以及利用需要，選擇符合規(guī)范的在線存儲(chǔ)和離線存儲(chǔ)

方式存儲(chǔ)電子檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)和各類管理日志。電子檔案離線存儲(chǔ)介質(zhì)管理登記表參

見(jiàn)附錄D表D.2。

7.3.1.3.2各級(jí)電子檔案保管單位應(yīng)定期檢查電子檔案讀取、處理設(shè)備。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)電子

檔案存儲(chǔ)媒體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行存儲(chǔ)媒體轉(zhuǎn)換，原存儲(chǔ)媒體保留時(shí)間不應(yīng)少于3

年。

7.3.1.3.3各級(jí)電子檔案保管單位應(yīng)對(duì)保存的電子檔案進(jìn)行定期檢查。

7.3.1.3.4應(yīng)按照相關(guān)規(guī)范，制訂高速公路電子文件檔案的備份策略，開(kāi)展在線備份和離線備份工作。

7.3.2檔案統(tǒng)計(jì)

7.3.2.1應(yīng)對(duì)各門(mén)類檔案的管理情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，便于統(tǒng)計(jì)分

析。

7.3.2.2應(yīng)當(dāng)編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)，匯總分析當(dāng)年檔案工作情況形成年度報(bào)告，為決策提供參

考。

10

DB32/TXXXX—XXXX

7.3.3檔案利用

7.3.3.1應(yīng)健全檔案利用制度，對(duì)檔案利用范圍、利用對(duì)象、審批手續(xù)等作出具體規(guī)定。

7.3.3.2利用者查閱或復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和分管檔案工作責(zé)任人批準(zhǔn)，辦理相關(guān)借閱手續(xù)，

檔案借閱表參見(jiàn)附錄B表B.2。查閱人對(duì)所利用檔案的內(nèi)容安全和實(shí)體安全負(fù)責(zé)，妥善保管、及時(shí)歸還。

7.3.3.3應(yīng)對(duì)高速公路檔案信息進(jìn)行分類匯總，形成專題匯編，如高速公路專題文件匯編等。

7.3.3.4應(yīng)對(duì)高速公路檔案進(jìn)行綜合整理，編制專題材料，如高速公路建設(shè)大事記、年鑒、科研成果

簡(jiǎn)介、工程項(xiàng)目簡(jiǎn)介等。

7.3.3.5應(yīng)對(duì)高速公路檔案信息進(jìn)行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年高速公路經(jīng)營(yíng)管理指標(biāo)

統(tǒng)計(jì)分析、重大事件原因研究分析、高速公路道路發(fā)展史等。

7.3.3.6應(yīng)利用高速公路檔案舉辦檔案陳列或展覽，主動(dòng)提供檔案服務(wù)。

7.3.3.7涉及戰(zhàn)略、戰(zhàn)備等保密內(nèi)容或敏感信息的檔案應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行保管和利用。

7.3.3.8應(yīng)以權(quán)限管理為基礎(chǔ)，提供高速公路電子檔案的多途徑、多角度利用，利用方式包括瀏覽、

檢索、復(fù)制、下載、打印、借閱、接口調(diào)用等，電子檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案利用和保密安全的相關(guān)

規(guī)定。

7.3.3.9高速公路電子檔案利用服務(wù)過(guò)程中，應(yīng)做好利用登記和利用審批，記錄利用效果。檔案利用

效果登記表參見(jiàn)附錄B表B.3。

8高速公路建設(shè)、營(yíng)運(yùn)、養(yǎng)護(hù)檔案信息化建設(shè)

8.1基本要求

8.1.1應(yīng)將檔案信息化建設(shè)納入本單位信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等

檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。

8.1.2應(yīng)推進(jìn)檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)，與業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接。

8.1.3應(yīng)在各層面推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，推動(dòng)檔案數(shù)字資源跨部門(mén)、跨單位共享利用。

8.1.4應(yīng)制定并實(shí)施檔案信息化管理應(yīng)急處置預(yù)案，明確職責(zé)分工和保障措施，建立預(yù)防預(yù)警、應(yīng)急

響應(yīng)和獎(jiǎng)懲等應(yīng)急處置機(jī)制。

8.2高速公路檔案數(shù)字化

8.2.1檔案數(shù)字化范圍

高速公路檔案數(shù)字化應(yīng)符合DA/T31的規(guī)定。附錄A中載體形式包括“電子”的紙質(zhì)文件和檔案原則

上都應(yīng)做到數(shù)字化處理，高速公路經(jīng)營(yíng)管理單位可根據(jù)自身實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程示

例參見(jiàn)附錄C圖C.1。

8.2.2檔案出庫(kù)

8.2.2.1應(yīng)按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案確定的數(shù)字化對(duì)象開(kāi)展檔案調(diào)取、清點(diǎn)、登記等前期準(zhǔn)備工

作，并提交檔案出庫(kù)申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)責(zé)任人批準(zhǔn)后，嚴(yán)格按照檔案庫(kù)房管理規(guī)定為數(shù)字化對(duì)象辦理出庫(kù)相

關(guān)手續(xù)，并與數(shù)字化部門(mén)共同清點(diǎn)無(wú)誤后，對(duì)檔案進(jìn)行交接出庫(kù)。紙質(zhì)檔案數(shù)字化審批書(shū)參見(jiàn)附錄C

表C.1。

8.2.2.2紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)設(shè)置距離數(shù)字化加工場(chǎng)所較近的保管庫(kù)用以臨時(shí)存放紙質(zhì)檔案，

并對(duì)紙質(zhì)檔案的領(lǐng)取與歸還進(jìn)行嚴(yán)格管理，認(rèn)真做好檢查、清點(diǎn)、登記等工作，確保紙質(zhì)檔案的安全。

8.2.3數(shù)字化前處理

11

DB32/TXXXX—XXXX

8.2.3.1確定掃描頁(yè)

原則上宜將確定為數(shù)字化對(duì)象的紙質(zhì)檔案全部掃描，不宜進(jìn)行挑掃。如有不要掃描的頁(yè)面應(yīng)加以標(biāo)

注。

8.2.3.2編制頁(yè)號(hào)

8.2.3.2.1應(yīng)對(duì)沒(méi)有頁(yè)號(hào)或頁(yè)號(hào)不正確的檔案重新編制頁(yè)號(hào)。

8.2.3.2.2重新編制頁(yè)號(hào)時(shí)，應(yīng)在統(tǒng)一位置書(shū)寫(xiě)頁(yè)號(hào)，且不壓蓋檔案內(nèi)容。

8.2.3.2.3書(shū)寫(xiě)頁(yè)號(hào)所使用的筆、墨等不應(yīng)破壞檔案原件或?qū)n案長(zhǎng)期保存造成影響。

8.2.3.2.4應(yīng)將破損頁(yè)面、缺頁(yè)等特殊情況進(jìn)行登記。

8.2.3.3目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

8.2.3.3.1按照目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立時(shí)制定的數(shù)據(jù)規(guī)則，對(duì)照檔案原件內(nèi)容，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。

8.2.3.3.2對(duì)需在目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行標(biāo)記的情況進(jìn)行標(biāo)記。

8.2.3.4拆除裝訂

以紙質(zhì)檔案的保護(hù)為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物，應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害，并對(duì)排

列順序不準(zhǔn)確的檔案進(jìn)行重排。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復(fù)的檔案，在拆除裝訂物時(shí)應(yīng)采用拍照等方

式記錄檔案原貌。

8.2.3.5技術(shù)修復(fù)

8.2.3.5.1破損嚴(yán)重或其他無(wú)法直接進(jìn)行掃描的紙質(zhì)檔案，應(yīng)先由專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)修復(fù)。

8.2.3.5.2折皺不平影響掃描質(zhì)量的紙質(zhì)檔案應(yīng)先進(jìn)行壓平等相應(yīng)技術(shù)處理。

8.2.3.6質(zhì)量檢查

應(yīng)對(duì)確定為數(shù)字化對(duì)象的紙質(zhì)檔案進(jìn)行總體質(zhì)量檢查，填寫(xiě)數(shù)字化前處理工作單。紙質(zhì)檔案數(shù)字化

前處理工作單參見(jiàn)附錄C表C.2。

8.2.4目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立

8.2.4.1應(yīng)制定目錄數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)規(guī)則，包括數(shù)據(jù)字段長(zhǎng)度、字段類型、字段內(nèi)容要求等。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)

數(shù)據(jù)規(guī)則的制定應(yīng)符合DA/T18對(duì)檔案著錄的規(guī)定。在紙質(zhì)檔案目錄準(zhǔn)備與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立工作中均應(yīng)

嚴(yán)格遵守。

8.2.4.2數(shù)據(jù)庫(kù)選擇宜考慮轉(zhuǎn)換為通用數(shù)據(jù)格式。

8.2.4.3數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)應(yīng)注意保持檔案的內(nèi)在聯(lián)系。

8.2.4.4將紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作中對(duì)紙質(zhì)檔案目錄進(jìn)行修改、補(bǔ)充的結(jié)果錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，形成準(zhǔn)

確、完整的目錄數(shù)據(jù)。

8.2.4.5可采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)校對(duì)與人工校對(duì)相結(jié)合的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量進(jìn)行檢查，包括著錄項(xiàng)

目的完整性、著錄內(nèi)容的規(guī)范性和準(zhǔn)確性等。發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改。

8.2.5檔案掃描

8.2.5.1基本要求

8.2.5.1.1檔案掃描應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實(shí)際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)條

件等選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備，并進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整應(yīng)保證掃描后數(shù)字圖像清

12

DB32/TXXXX—XXXX

晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。

8.2.5.1.2紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件光學(xué)字符識(shí)別（OCR）工作應(yīng)符合DA/T77的規(guī)定。

8.2.5.1.3檔案掃描應(yīng)如實(shí)記錄掃描頁(yè)數(shù)、掃描特殊情況以及總體質(zhì)量檢查情況，填寫(xiě)紙質(zhì)檔案掃描

單。紙質(zhì)檔案掃描工作單參見(jiàn)附錄C表C.3。

8.2.5.2掃描設(shè)備

8.2.5.2.1掃描設(shè)備的選擇應(yīng)特別注意對(duì)檔案實(shí)體的保護(hù)，盡量采用對(duì)檔案實(shí)體破壞性小的掃描設(shè)備

進(jìn)行數(shù)字化。

8.2.5.2.2超出所使用掃描儀掃描尺寸的檔案可采用更大幅面掃描儀進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃

描儀分幅掃描后以圖像拼接的方式處理。分幅掃描時(shí)，相鄰圖像之間應(yīng)留有足夠的重疊，并且采用標(biāo)板

等方式明確說(shuō)明分幅方法；若后期采用軟件自動(dòng)拼接的方式，重疊尺寸建議不小于單幅圖像對(duì)應(yīng)原件尺

寸的1/3。

8.2.5.2.3對(duì)于極其珍貴且尺寸不規(guī)則的檔案，為方便直觀顯示原件大小，可采用標(biāo)板、標(biāo)尺等方式

標(biāo)識(shí)原件大小等信息。

8.2.5.2.4應(yīng)遵循相關(guān)設(shè)備的使用規(guī)律進(jìn)行定期維護(hù)、保養(yǎng)。

8.2.5.3掃描色彩模式

應(yīng)采用彩色模式進(jìn)行掃描。

8.2.5.4掃描分辨率

8.2.5.4.1掃描分辨率的選擇應(yīng)保證掃描后圖像的清晰、完整，并綜合考慮數(shù)字圖像后期利用方式等

因素。

8.2.5.4.2掃描分辨率應(yīng)不小于300dpi。文字偏小、密集、清晰度較差時(shí)，建議掃描分辨率不小于

600dpi。如因各方面條件限制無(wú)法滿足前述規(guī)定時(shí)，在不影響掃描件正常使用的前提下，掃描分辨率可

不小于200dpi，并對(duì)具體情況作附錄說(shuō)明。

8.2.5.4.3如有COM輸出（數(shù)字檔案信息輸出到縮微膠片）、仿真復(fù)制、印刷出版等其他用途時(shí)，可

根據(jù)需要調(diào)整掃描分辨率。需要進(jìn)行COM輸出的檔案，掃描分辨率建議不小于300dpi；需要進(jìn)行高精

度仿真復(fù)制的檔案，掃描分辨率建議不小于600dpi；需要進(jìn)行印刷出版的檔案，可結(jié)合檔案幅面、印

刷出版幅面、印刷精度要求等選擇合適的分辨率。

8.2.5.5存儲(chǔ)格式

8.2.5.5.1紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像長(zhǎng)期保存格式為T(mén)IFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，圖像壓縮率的選

擇可根據(jù)實(shí)際應(yīng)用的需求而定。

8.2.5.5.2對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進(jìn)行利用時(shí)，也可從網(wǎng)絡(luò)瀏覽速度、易操作性、存儲(chǔ)空間占用等方面

進(jìn)行綜合考慮，將圖像轉(zhuǎn)換為OFD、PDF等其他格式。

8.2.5.5.3同一批檔案應(yīng)采用相同的存儲(chǔ)格式。

8.2.5.6圖像命名

8.2.5.6.1應(yīng)以檔號(hào)為基礎(chǔ)對(duì)數(shù)字圖像命名。圖像命名方式的選擇應(yīng)確保圖像命名的唯一性。

8.2.5.6.2宜將數(shù)字圖像存儲(chǔ)為單頁(yè)文件，并按檔號(hào)與圖像流水號(hào)的組合對(duì)圖像命名。

8.2.5.6.3數(shù)字圖像確需存儲(chǔ)為多頁(yè)文件時(shí)，可采用該檔案的檔號(hào)對(duì)圖像命名。

8.2.5.6.4應(yīng)科學(xué)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的存儲(chǔ)路徑，確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性。

13

DB32/TXXXX—XXXX

8.2.6圖像處理

8.2.6.1圖像拼接

分幅掃描形成的多幅數(shù)字圖像拼接時(shí)應(yīng)確保拼接處平滑地融合，拼接后整幅圖像無(wú)明顯拼接痕跡。

8.2.6.2旋轉(zhuǎn)及糾偏

對(duì)不符合閱讀方向的數(shù)字圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原。對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺(jué)上

基本不感覺(jué)偏斜為準(zhǔn)。

8.2.6.3裁邊

如需對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行裁邊處理，應(yīng)在距頁(yè)邊最外延至少2mm至3mm處裁剪圖像。

8.2.6.4去污

如需對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行去污處理，去除在掃描過(guò)程中產(chǎn)生的污點(diǎn)、污線、黑邊等影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，

應(yīng)遵循展現(xiàn)檔案原貌的原則，處理過(guò)程中不應(yīng)去除檔案頁(yè)面原有的紙張褪變斑點(diǎn)、水漬、污點(diǎn)、裝訂孔

等痕跡。

8.2.6.5圖像質(zhì)量檢查

8.2.6.5.1數(shù)字圖像不完整、無(wú)法清晰識(shí)別或圖像失真度較大時(shí)，應(yīng)重新掃描。

8.2.6.5.2對(duì)于漏掃、重掃、多掃等情況，應(yīng)及時(shí)改正。

8.2.6.5.3數(shù)字圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

8.2.6.5.4對(duì)數(shù)字圖像拼接、旋轉(zhuǎn)及糾偏、裁邊、去污等處理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要

求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像處理。

8.2.6.5.5圖像處理流程完畢后應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)數(shù)字圖像處理工作單，如實(shí)記錄圖像處理完成情況、圖像

處理特殊情況以及總體質(zhì)量檢查情況。數(shù)字圖像處理工作單見(jiàn)參見(jiàn)附錄C表C.4。

8.2.7數(shù)據(jù)掛接

8.2.7.1借助相關(guān)軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的目錄數(shù)據(jù)與其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進(jìn)行掛接。

8.2.7.2逐條對(duì)掛接結(jié)果進(jìn)行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字圖

像與實(shí)際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開(kāi)等，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)進(jìn)行糾正，并填寫(xiě)數(shù)據(jù)錄入工

作單。數(shù)據(jù)錄入工作單參見(jiàn)附錄C表C.5。

8.2.8數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交

8.2.8.1驗(yàn)收方式

8.2.8.1.1應(yīng)成立專門(mén)的驗(yàn)收組對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收。

8.2.8.1.2應(yīng)采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)與人工檢驗(yàn)相結(jié)合的方式對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收檢驗(yàn)。

8.2.8.2驗(yàn)收內(nèi)容

紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果驗(yàn)收內(nèi)容應(yīng)包括以下方面：

a)目錄數(shù)據(jù)驗(yàn)收：主要包括數(shù)據(jù)庫(kù)中各條目的內(nèi)容、格式等的準(zhǔn)確程度、必填項(xiàng)是否填寫(xiě)等；

b)元數(shù)據(jù)驗(yàn)收：主要包括元數(shù)據(jù)元素的完整性和賦值規(guī)范性等；

14

DB32/TXXXX—XXXX

c)數(shù)字圖像驗(yàn)收：主要包括數(shù)字化參數(shù)、存儲(chǔ)路徑、命名的準(zhǔn)確性、圖像的完整性、排列順序

的準(zhǔn)確性、圖像質(zhì)量等；

d)數(shù)據(jù)掛接驗(yàn)收：主要包括目錄數(shù)據(jù)與其對(duì)應(yīng)的數(shù)字圖像的掛接的準(zhǔn)確性等；

e)工作文件驗(yàn)收：主要包括工作文件的完整性、規(guī)范性等；

f)存儲(chǔ)載體驗(yàn)收：主要包括載體的可用性、有無(wú)病毒等。

8.2.8.3驗(yàn)收指標(biāo)

8.2.8.3.1能夠采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的項(xiàng)目應(yīng)采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的方式進(jìn)行100%檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格率

應(yīng)為100%。

8.2.8.3.2無(wú)法用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的項(xiàng)目，可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進(jìn)行人工檢驗(yàn)。

抽檢比率不應(yīng)低于5%，對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)條目與數(shù)字圖像內(nèi)容對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性，抽檢合格率應(yīng)為100%，其他內(nèi)

容的抽檢合格率應(yīng)不低于95%。

8.2.8.4驗(yàn)收結(jié)論

8.2.8.4.1每批紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量檢驗(yàn)達(dá)到7.2.8.2和7.2.8.3的要求，予以驗(yàn)收“通過(guò)”。

驗(yàn)收未通過(guò)應(yīng)視情況進(jìn)行返工或修改后，重新進(jìn)行驗(yàn)收。

8.2.8.4.2驗(yàn)收完成后應(yīng)經(jīng)驗(yàn)收組成員簽字。驗(yàn)收“通過(guò)”的結(jié)論，應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有

效。

8.2.8.5移交

驗(yàn)收合格的數(shù)據(jù)應(yīng)按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案及時(shí)移交，并履行交接手續(xù)。數(shù)字化成果移交清單

參見(jiàn)附錄C表C.6。

8.2.9檔案歸還入庫(kù)

8.2.9.1檔案裝訂

紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作完成后，拆除過(guò)裝訂物的檔案如需再次裝訂，應(yīng)注意保持檔案原貌，做到安全、

準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。

8.2.9.2檔案歸還入庫(kù)

按照檔案入庫(kù)相關(guān)要求對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行處理和清點(diǎn)，并履行檔案入庫(kù)手續(xù)。

8.3基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

8.3.1機(jī)房建設(shè)

應(yīng)充分利用自身現(xiàn)有信息化基礎(chǔ)條件，通過(guò)改造、添置設(shè)備等方式，建設(shè)滿足檔案信息化管理要求

的機(jī)房。涉密機(jī)房建設(shè)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定。

8.3.2網(wǎng)絡(luò)設(shè)施

網(wǎng)絡(luò)設(shè)施應(yīng)與電子文件收集、歸檔和電子檔案管理、利用需要相適應(yīng)，網(wǎng)絡(luò)帶寬等性能應(yīng)符合圖像、

音頻、視頻等各類數(shù)據(jù)的傳輸要求。

8.3.3硬件設(shè)備

15

DB32/TXXXX—XXXX

應(yīng)根據(jù)檔案信息化系統(tǒng)及基礎(chǔ)軟件系統(tǒng)部署和配備高效穩(wěn)定運(yùn)行的服務(wù)器。根據(jù)科學(xué)、可行的存儲(chǔ)

備份策略，配備穩(wěn)定與適當(dāng)冗余的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份設(shè)備。配備滿足工作需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相

機(jī)、打印機(jī)以及刻錄機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等設(shè)備。

8.3.4基礎(chǔ)軟件

應(yīng)結(jié)合自身信息化的現(xiàn)狀，在統(tǒng)籌利用業(yè)已運(yùn)行的基礎(chǔ)軟件系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)檔案信息化系

統(tǒng)開(kāi)發(fā)和運(yùn)行的需要，配備正版或經(jīng)過(guò)規(guī)范測(cè)試、登記的自主開(kāi)發(fā)的國(guó)產(chǎn)基礎(chǔ)軟件，如操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)

庫(kù)管理系統(tǒng)、中間件、全文檢索工具、光學(xué)字符識(shí)別軟件等。

8.3.5其他設(shè)施

應(yīng)根據(jù)需要配備相對(duì)獨(dú)立、符合安全保密要求的檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所和電子檔案閱覽場(chǎng)所。

8.4檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)與運(yùn)行維護(hù)

8.4.1元數(shù)據(jù)管理

8.4.1.1管理原則

高速公路檔案元數(shù)據(jù)是檔案數(shù)字化、電子文件、電子檔案不可缺少的組成部分，在數(shù)字化成果驗(yàn)收

及后續(xù)管理、電子文件歸檔和電子檔案管理中具有重要的作用，應(yīng)與數(shù)字化成果同時(shí)移交，與電子文件

同時(shí)歸檔。

8.4.1.2管理要求

應(yīng)制定電子文件元數(shù)據(jù)管理制度或元數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，定義各類檔案數(shù)字化成果、電子文件及電

子檔案元數(shù)據(jù)項(xiàng)。不同存儲(chǔ)格式電子檔案元數(shù)據(jù)項(xiàng)的制定應(yīng)符合DA/T46的規(guī)定。

8.4.1.3管理方法

系統(tǒng)開(kāi)發(fā)時(shí)應(yīng)對(duì)元數(shù)據(jù)捕獲節(jié)點(diǎn)進(jìn)行規(guī)劃，明確業(yè)務(wù)系統(tǒng)、檔案信息化系統(tǒng)需捕獲的元數(shù)據(jù)項(xiàng)及其

捕獲方式。常用電子文件和電子檔案元數(shù)據(jù)項(xiàng)及捕獲節(jié)點(diǎn)應(yīng)符合DA/T46、DA/T54的規(guī)定。管理需要做

好規(guī)劃，管理內(nèi)容具體包括：

a)基于電子檔案管理系統(tǒng)，在項(xiàng)目電子檔案管理全過(guò)程中持續(xù)開(kāi)展必要的電子檔案背景、結(jié)構(gòu)、

簽署、時(shí)間、業(yè)務(wù)行為等元數(shù)據(jù)的采集、備份、轉(zhuǎn)換和遷移等管理活動(dòng)。元數(shù)據(jù)各要素應(yīng)符

合DA/T46、DA/T54、DA/T63的規(guī)定；

b)實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)升級(jí)或更新、電子檔案格式轉(zhuǎn)換等管理活動(dòng)時(shí)，自動(dòng)采集新增的項(xiàng)目

電子檔案背景、結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)，包括信息系統(tǒng)描述、格式信息、音頻編碼標(biāo)準(zhǔn)、視頻編碼標(biāo)準(zhǔn)、

技術(shù)參數(shù)等；

c)持續(xù)并自動(dòng)采集電子檔案管理過(guò)程元數(shù)據(jù)應(yīng)符合GB/T26163.1的規(guī)定，記錄的項(xiàng)目電子檔案

管理過(guò)程包括登記、格式轉(zhuǎn)換、遷移、鑒定、銷毀、移交等。電子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記

表、移交與接收登記表、銷毀登記表分別參見(jiàn)附錄D表D.3～表D.5；

d)通過(guò)備份、格式轉(zhuǎn)換、遷移等措施管理項(xiàng)目電子檔案元數(shù)據(jù)，包括項(xiàng)目電子文件歸檔接收的

以及歸檔后形成的項(xiàng)目電子檔案元數(shù)據(jù)；

e)對(duì)題名、責(zé)任者、文件編號(hào)、日期、人物、保管期限、密級(jí)等元數(shù)據(jù)的修改應(yīng)符合管理規(guī)定，

在日志文件中記錄修改操作，不應(yīng)修改項(xiàng)目電子檔案背景、結(jié)構(gòu)和管理過(guò)程元數(shù)據(jù)；

f)確保電子檔案與其元數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系得到維護(hù)。

16

DB32/TXXXX—XXXX

8.4.2檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)

8.4.2.1建設(shè)和完善檔案綜合管理系統(tǒng)的功能應(yīng)符合GB/T29194、GB/T31914、GB/T39784的相關(guān)規(guī)

定。

8.4.2.2系統(tǒng)結(jié)構(gòu)具備開(kāi)放性，可實(shí)現(xiàn)與其他系統(tǒng)的功能集成、數(shù)據(jù)共享與交換。

8.4.2.3系統(tǒng)功能具備可擴(kuò)展性，滿足當(dāng)前及可預(yù)見(jiàn)的時(shí)間內(nèi)的業(yè)務(wù)需求，可方便地進(jìn)行功能擴(kuò)展。

8.4.2.4系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)具備靈活性，支持電子檔案管理的業(yè)務(wù)模式、工作流程和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等的靈活定義與

部署。

8.4.2.5系統(tǒng)運(yùn)行安全可靠，保存電子檔案管理關(guān)鍵業(yè)務(wù)過(guò)程記錄，根據(jù)需要采取電子簽名、數(shù)字加

密和安全認(rèn)證等技術(shù)手段，保障電子檔案安全，防止非授權(quán)訪問(wèn)。

8.4.2.6系統(tǒng)依據(jù)電子檔案保存和利用的業(yè)務(wù)要求分別建立相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)。

8.4.2.7系統(tǒng)能夠管理符合國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的多種門(mén)類、多種格式的電子檔案。

8.4.2.8系統(tǒng)具備對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行輔助管理的功能。應(yīng)具備各門(mén)類紙質(zhì)檔案管理功能，包括對(duì)電子檔

案和紙質(zhì)檔案同步編目、排序、編制檔號(hào)等功能。

8.4.2.9系統(tǒng)基本功能和可選功能應(yīng)符合GB/T29194以及同級(jí)國(guó)家綜合檔案館的規(guī)定。

8.4.2.10系統(tǒng)具備的基本功能要求包括：接收登記、分類組織、鑒定處置、權(quán)限控制、檢索利用、安

全備份、統(tǒng)計(jì)打印、移交輸出、系統(tǒng)管理等基本功能。

8.4.2.11系統(tǒng)應(yīng)具備紙質(zhì)檔案數(shù)字化以及紙質(zhì)檔案數(shù)字副本管理功能。

8.4.2.12系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)功能完善、適度前瞻，滿足電子檔案真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性管理要求。

8.4.3檔案信息化系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)

檔案信息化系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)涉及工作籌備、策劃、實(shí)施、檢查和改進(jìn)等環(huán)節(jié)，具體工作應(yīng)符合DA/T56

的規(guī)定。

8.5檔案信息化系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)銜接

8.5.1業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)要求

8.5.1.1系統(tǒng)實(shí)施時(shí)盡可能采用符合歸檔要求的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和文件存儲(chǔ)格式作為系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)的存儲(chǔ)格式，

如確實(shí)無(wú)法采用符合歸檔要求的格式，應(yīng)在系統(tǒng)實(shí)施時(shí)對(duì)所運(yùn)用的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和文件存儲(chǔ)格式進(jìn)行歸檔格

式可轉(zhuǎn)換性評(píng)估。電子文件無(wú)法轉(zhuǎn)換成符合電子檔案存儲(chǔ)要求格式的業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)謹(jǐn)慎使用。

8.5.1.2對(duì)元數(shù)據(jù)捕獲節(jié)點(diǎn)與內(nèi)容進(jìn)行規(guī)劃，將應(yīng)由業(yè)務(wù)系統(tǒng)捕獲的電子文件元數(shù)據(jù)全部形成并捕獲。

有關(guān)要求可參考8.3有關(guān)內(nèi)容。

8.5.1.3根據(jù)系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)選擇可行的電子文件歸檔方式，具體方式見(jiàn)8.4.2。

8.5.1.4確定業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成電子文件歸檔時(shí)的數(shù)據(jù)包格式。

8.5.2系統(tǒng)銜接

8.5.2.1電子文件歸檔和電子檔案管理主要借助信息系統(tǒng)的功能來(lái)實(shí)現(xiàn)，應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的檔案信息化系

統(tǒng)來(lái)執(zhí)行。采用獨(dú)立的檔案信息化系統(tǒng)需要開(kāi)發(fā)接口來(lái)實(shí)現(xiàn)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的銜接。歸檔接口應(yīng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)

同設(shè)計(jì)、同開(kāi)發(fā)、同測(cè)試和同實(shí)施，實(shí)施時(shí)未開(kāi)發(fā)歸檔接口的業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)及時(shí)通過(guò)二次開(kāi)發(fā)實(shí)現(xiàn)。

8.5.2.2業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔接口應(yīng)具備以下功能：

a)對(duì)待歸檔的電子文件及其元數(shù)據(jù)的真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性進(jìn)行檢測(cè)，防止存在瑕

疵的電子文件歸檔；

b)歸檔前將待歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)按指定格式封裝成歸檔數(shù)據(jù)包；

c)將封裝好的歸檔數(shù)據(jù)包傳輸至指定位置，傳輸過(guò)程中歸檔數(shù)據(jù)包信息不丟失、不被非法更改；

17

DB32/TXXXX—XXXX

d)接收歸檔數(shù)據(jù)包接收方的反饋消息，包括歸檔成功消息與失敗消息；

e)對(duì)歸檔成功的電子文件進(jìn)行已歸檔標(biāo)記以防止重復(fù)歸檔，并能取消標(biāo)記，在人工干預(yù)下重新

歸檔。

8.5.2.3接收電子文件歸檔的電子檔案管理系統(tǒng)接口應(yīng)具備以下功能：

a)向業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)送歸檔數(shù)據(jù)包存儲(chǔ)位置信息；

b)接收業(yè)務(wù)系統(tǒng)傳遞來(lái)的數(shù)據(jù)包；

c)對(duì)歸檔數(shù)據(jù)包進(jìn)行正確解析，并將解析后的電子文件及其元數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在指定位置；

d)向業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)送電子文件歸檔成功或失敗消息；

e)在歸檔數(shù)據(jù)包接收、解析和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等過(guò)程中，信息不丟失、不被非法更改。

8.5.2.4為保證電子文件真實(shí)性、完整性、可靠性、可用性，應(yīng)將盡可能多的功能嵌入歸檔接口，減

少人工干預(yù)；歸檔接口開(kāi)發(fā)時(shí)應(yīng)進(jìn)行反復(fù)測(cè)試，確認(rèn)功能及要求可以實(shí)現(xiàn)。

8.5.3接口實(shí)現(xiàn)方案

應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)情況選擇接口的實(shí)現(xiàn)方式。對(duì)于現(xiàn)存業(yè)務(wù)系統(tǒng)，由于在前期實(shí)施時(shí)大多未考慮

其形成電子文件的歸檔問(wèn)題，無(wú)歸檔接口，應(yīng)聯(lián)系業(yè)務(wù)系統(tǒng)原開(kāi)發(fā)商或組織自有力量，進(jìn)行開(kāi)發(fā)。對(duì)于

新實(shí)施的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，應(yīng)在系統(tǒng)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)初期或?qū)嵤┏跗冢瑢n案部門(mén)納入實(shí)施團(tuán)隊(duì)，提出電子文件歸檔

要求，并對(duì)歸檔功能進(jìn)行測(cè)試確認(rèn)。

8.6檔案信息化管理安全與保密

8.6.1安全與保密要求

高速公路檔案信息化管理中的安全與保密包括物理安全與保密、系統(tǒng)安全與保密、信息安全與保密。

管理過(guò)程中應(yīng)實(shí)施全方位的安全與保密措施，并納入高速公路經(jīng)營(yíng)管理單位的安全保密管理體系。

8.6.2備份安全

高速公路信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備可靠的備份設(shè)備和備份機(jī)制，以保障系統(tǒng)安全。

8.6.3涉密電子檔案管理

8.6.3.1涉密高速公路電子檔案應(yīng)在涉密檔案信息化管理系統(tǒng)中進(jìn)行管理。

8.6.3.2涉密檔案信息化管理系統(tǒng)部署、運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離；非涉密檔案管理系統(tǒng)部署、

運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)邏輯隔離。

8.6.3.3涉密檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)通過(guò)國(guó)家有關(guān)機(jī)構(gòu)評(píng)測(cè)合格后方可投入使用。

8.6.4檔案信息化管理系統(tǒng)安全與保密

8.6.4.1檔案信息化管理系統(tǒng)安全管理應(yīng)參