檔案管理軟件操作手冊(cè)

軟件運(yùn)行環(huán)境搭建Internet信息效勞〔iis〕的安裝InternetInformationServices〔IIS，互聯(lián)網(wǎng)信息效勞〕，是由微軟公司提供的基于運(yùn)行MicrosoftWindows的互聯(lián)網(wǎng)根本效勞。最初是WindowsNT版本的可選包，隨后內(nèi)置在Windows2000、WindowsXPProfessional和WindowsServer2003一起發(fā)行但在普遍使用的WindowsXPHome版本上并沒(méi)有IIS，也不能安裝單獨(dú)發(fā)行的IIS安裝包。由于文件通是基于瀏覽器的軟件，需要Windows中Internet信息效勞的支持，故主機(jī)必須安裝Internet信息效勞。介紹安裝IIS的步驟與方法。啟動(dòng)windows操作系統(tǒng)：將系統(tǒng)光盤(pán)插入計(jì)算機(jī)光驅(qū)：點(diǎn)擊“開(kāi)始”菜單--->“控制面板”，選擇“添加或刪除程序”，選擇“添加/刪除windows組件(A)”,進(jìn)入“windows組件向?qū)А?，拖?dòng)滾動(dòng)條，選中“應(yīng)用程序效勞器”〔小方格中出現(xiàn)“√”表示選中〕，點(diǎn)擊“詳細(xì)信息”，選中“Internet信息效勞管理單元”和“萬(wàn)維網(wǎng)效勞”，點(diǎn)擊“確定”回到“windows組件向?qū)А薄｜c(diǎn)擊“下一步”，即可進(jìn)入iis安裝過(guò)程，等系統(tǒng)完成iis安裝后，選擇“完成”，并關(guān)閉“添加或刪除程序”窗口，即可完成iis的安裝。IIs配置選擇“開(kāi)始”菜單--->“控制面板”進(jìn)入“控制面板”窗口，選擇“管理工具”，選擇“Internet信息效勞”，進(jìn)入“internet信息效勞(iis)管理器”,選擇“QT-201302260844〔本地計(jì)算機(jī)〕”雙擊展開(kāi)，如以下圖〔1〕，選擇“網(wǎng)站”雙擊展開(kāi)，如以下圖〔2〕〔1〕〔2〕選擇“默認(rèn)網(wǎng)站”，單機(jī)鼠標(biāo)右鍵，選擇“屬性”，進(jìn)入“默認(rèn)網(wǎng)站屬性”，選擇“網(wǎng)站”—>在“IP地址〔I〕”中，單擊右側(cè)向下箭頭，選擇IP地址，本機(jī)為“”，設(shè)置—>“TCP端口〔T〕”號(hào)，默認(rèn)為“80”〔為平安起見(jiàn)可更改此端口的值為500～65535之間的任何一個(gè)未啟用的端口號(hào)〕—>勾選“保持HTTP連接”和“啟用日志記錄”〔點(diǎn)擊向下箭頭和“屬性”，可更改日志文件格式〔默認(rèn)為W3C擴(kuò)展日志文件格式〕和存儲(chǔ)地址〔默認(rèn)為“C:\WINDOWS\system32\LogFiles”〕〕，最后選擇按鈕“應(yīng)用”，在“默認(rèn)網(wǎng)站屬性”窗口，選擇“主目錄”標(biāo)簽，選中“此計(jì)算機(jī)上的目錄(D)”，通過(guò)“本地路徑〔C〕”/“瀏覽”按鈕選擇系統(tǒng)所在目錄〔本機(jī)為“E:\檔案管理軟件\20130201-2”〕—>選擇“執(zhí)行權(quán)限”為“純腳本”，單擊“配置〔G〕”—>“調(diào)試”，勾選“啟用ASP效勞器端腳本調(diào)試〔E〕”和“啟用ASP客戶(hù)端腳本調(diào)試〔H〕”－>選中“向客戶(hù)端發(fā)送以下文本錯(cuò)誤信息〔T〕”〔可修改文本框中的信息〕－>點(diǎn)擊“確定”回到“主目錄”窗口，選擇“應(yīng)用”，如“圖16(b)”所示；在“默認(rèn)網(wǎng)站屬性”窗口，選擇“文檔”標(biāo)簽，選中“啟用默認(rèn)內(nèi)容文檔”—>“添加〔D〕…”，在彈出的“添加頁(yè)面內(nèi)容”對(duì)話(huà)框中輸入“default.aspx”—>“確定”—>選擇“上移”箭頭將參加的默認(rèn)頁(yè)面設(shè)置到最上端，選擇“應(yīng)用〔A〕啟用當(dāng)前設(shè)置，在“Internet信息效勞〔IIS〕管理器”中，單擊鼠標(biāo)右鍵，依次選擇“默認(rèn)網(wǎng)站”/“新建〔N〕”/“虛擬目錄〔V〕”，進(jìn)入“虛擬目錄創(chuàng)立向?qū)А贝翱?，選擇“下一步”，在“虛擬目錄別名對(duì)話(huà)框”中輸入該虛擬目錄的別名，選擇“下一步”，開(kāi)始創(chuàng)立“網(wǎng)站內(nèi)容目錄”，選擇“瀏覽”，通過(guò)“瀏覽文件夾”對(duì)話(huà)框找到該系統(tǒng)所在的根目錄，選擇“下一步”，開(kāi)始設(shè)置“虛擬目錄訪問(wèn)權(quán)限”，在“允許以下權(quán)限：”中勾選“讀取〔R〕”和“運(yùn)行腳本〔如ASP〕(S)”，選擇“下一步”，進(jìn)入“已成功完成虛擬目錄創(chuàng)立向?qū)А贝翱?，選擇“完成”即完成了虛擬目錄的設(shè)置，如“圖23”所示。返回“Internet信息效勞〔IIS〕管理器”窗口，此時(shí)依次展開(kāi)目錄樹(shù)：“SERVER〔本地計(jì)算機(jī)〕/網(wǎng)站/默認(rèn)網(wǎng)站”，剛剛創(chuàng)立的的虛擬目錄已經(jīng)出現(xiàn)“默認(rèn)網(wǎng)站”子樹(shù)下，選中默認(rèn)“默認(rèn)網(wǎng)站”，鼠標(biāo)右鍵單擊，選擇“啟動(dòng)”啟用網(wǎng)站效勞，即可進(jìn)入軟件。啟動(dòng)、登錄、退出啟動(dòng)軟件方式一：雙擊桌面快捷方式方式二：?jiǎn)?dòng)瀏覽器〔推薦InternetExplorer8.0〕在地址欄輸入軟件效勞器的IP地址+端口號(hào)，IP地址與端口號(hào)用“：”隔開(kāi)，如192.1468.1.100:808〔由于各單位情況不同，具體地址請(qǐng)致元泰客服咨詢(xún)/p>

〕方式三：?jiǎn)?dòng)瀏覽器在地址欄中輸入：，進(jìn)入軟件試用?！泊朔椒▋H用于試用〕登錄系統(tǒng)經(jīng)過(guò)上面的軟件啟用后，軟件正常啟動(dòng)后，應(yīng)出現(xiàn)如下登錄界面：第一步：在軟件的登錄頁(yè)面中，輸入正確的用戶(hù)名，密碼及驗(yàn)證碼〔即文本框下方的五位隨機(jī)數(shù)，此數(shù)值不是定值每次登錄都會(huì)發(fā)生改變，且如果長(zhǎng)時(shí)間停留在本頁(yè)面會(huì)導(dǎo)致驗(yàn)證碼失效，請(qǐng)先點(diǎn)擊刷新后輸入〕，單擊此圖標(biāo)即可登錄系統(tǒng)。注：登錄時(shí)如果用戶(hù)名或密碼錯(cuò)誤時(shí)，軟件登錄失敗，會(huì)出現(xiàn)：驗(yàn)證碼錯(cuò)誤或超時(shí)的話(huà)，軟件登錄失敗，會(huì)出現(xiàn)：退出軟件為平安起見(jiàn)，系統(tǒng)要求管理員只能同時(shí)在一臺(tái)計(jì)算機(jī)上登陸系統(tǒng)，管理員退出系統(tǒng)時(shí)一定要按導(dǎo)航區(qū)的“注銷(xiāo)”按鈕，從系統(tǒng)退出，如以下圖。點(diǎn)擊退出點(diǎn)擊關(guān)閉軟件點(diǎn)擊退出點(diǎn)擊關(guān)閉軟件用戶(hù)登陸后，一段時(shí)間沒(méi)有操作，系統(tǒng)會(huì)認(rèn)為管理員離開(kāi)了計(jì)算機(jī)，為平安起見(jiàn)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)注銷(xiāo)管理員帳戶(hù)，等管理員再操作時(shí)，會(huì)再次出現(xiàn)登陸窗口。軟件界面頁(yè)面說(shuō)明：軟件主頁(yè)面中共有七局部組成軟件名稱(chēng)：位于界面左上方，在正式版中還將顯示版本號(hào)。導(dǎo)航欄：通過(guò)這里的樹(shù)形結(jié)構(gòu)，用戶(hù)可以方便的找到軟件的響應(yīng)功能，鼠標(biāo)點(diǎn)擊工程前的三角箭頭，可以展開(kāi)看到詳細(xì)內(nèi)容。導(dǎo)航欄隱藏按鈕：通過(guò)點(diǎn)擊該按鈕可以實(shí)現(xiàn)導(dǎo)航欄的隱藏和展開(kāi)。當(dāng)前登錄用戶(hù)：這里顯示當(dāng)前正在登錄的用戶(hù)名稱(chēng)。標(biāo)簽欄：每點(diǎn)擊左側(cè)導(dǎo)航欄中的一個(gè)工程，將會(huì)翻開(kāi)一個(gè)新的標(biāo)簽，用戶(hù)可以通過(guò)標(biāo)簽來(lái)快速切換應(yīng)經(jīng)翻開(kāi)的工程。系統(tǒng)時(shí)間：這里顯示系統(tǒng)當(dāng)前的時(shí)間，方便用戶(hù)操作。退出系統(tǒng)：用戶(hù)操作完成后，或需要暫時(shí)離開(kāi)，出于平安原因，必須點(diǎn)擊突出系統(tǒng)按鈕退出系統(tǒng)，以防無(wú)關(guān)人員改動(dòng)數(shù)據(jù)，造成數(shù)據(jù)喪失，或者泄密事故發(fā)生。文件管理在文件管理模塊中，對(duì)文件〔也稱(chēng)為現(xiàn)行文件〕進(jìn)行管理?，F(xiàn)行文件由收文和發(fā)文組成，收文指收進(jìn)外部送達(dá)本機(jī)關(guān)、單位的公務(wù)文書(shū)和材料，包括文件、電報(bào)、信函、內(nèi)部刊物、資料，其他文字資料。發(fā)文指機(jī)關(guān)內(nèi)部為向外單位制發(fā)的公文。檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄。檔案是由文件有條件轉(zhuǎn)化而來(lái)的，檔案與文件的區(qū)別主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1.完成了文書(shū)處理程序的文件才能轉(zhuǎn)化為檔案2.具有日后查考價(jià)值的文件才能轉(zhuǎn)化為檔案3.經(jīng)過(guò)人們系統(tǒng)整理的文件才能轉(zhuǎn)化為檔案在元泰檔案管理軟件中，文件和檔案分別在文件管理和文書(shū)檔案兩局部管理。在多于100人的機(jī)關(guān)，檔案管理和文件登記常常由兩個(gè)人來(lái)承當(dāng)，從事檔案管理的是檔案員，負(fù)責(zé)文件登記的是機(jī)要人員，或稱(chēng)作內(nèi)勤。機(jī)要人員負(fù)責(zé)拆信封，在收文登記簿上登記外來(lái)文件，打印閱文單；在發(fā)文登記簿上登記本單位的發(fā)文，給發(fā)文分配文號(hào)。為此，元泰軟件特意為機(jī)要人員設(shè)計(jì)了文件管理模塊，包括文件添加、發(fā)文管理、收文管理和文件歸檔幾個(gè)局部。文件添加機(jī)要人員在收到外來(lái)文件和登記本機(jī)關(guān)發(fā)文時(shí)，要在文件添加局部工作，錄入的文件信息，如題名、責(zé)任者、發(fā)文日期、文號(hào)等。1、通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入文件添加功能〔即文件錄入〕。2、這里可將電子文檔或紙質(zhì)文檔通過(guò)掃描，錄入數(shù)據(jù)庫(kù)。3、文件題名、時(shí)間、文號(hào)、責(zé)任者〔即后面有“*”的文本框〕不能為空。注：文號(hào)：指文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。文號(hào)應(yīng)填全，如內(nèi)政辦發(fā)[1998]15號(hào)，不能簡(jiǎn)化錄入為[1998]15號(hào)。文號(hào)項(xiàng)可以錄入15個(gè)漢字。責(zé)任者：指對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造或負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個(gè)人，亦即文件的署名者，不是承辦文件的工作人員。不能只看文頭，要看公章，有的機(jī)關(guān)的部門(mén)有發(fā)文權(quán)，發(fā)文蓋部門(mén)公章，用有機(jī)關(guān)文頭的紙印刷，那么責(zé)任者就是該部門(mén)。在責(zé)任者這一項(xiàng)上能錄入15個(gè)漢字。頁(yè)數(shù)：指這份文件的頁(yè)數(shù)，以文件自身的最后一頁(yè)的頁(yè)碼為準(zhǔn)。文件共有幾頁(yè)就在頁(yè)數(shù)一欄中填幾。文件題名：可錄入60個(gè)漢字，假設(shè)文件題名的字?jǐn)?shù)超過(guò)了60個(gè)漢字，按《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》的要求，可對(duì)冗長(zhǎng)的題名進(jìn)行概括，自擬文件題名錄入主題詞：請(qǐng)根據(jù)所要上傳的文件對(duì)照《中國(guó)檔案主題詞表》輸入。4、按實(shí)際情況選擇收文還是發(fā)文，點(diǎn)擊前面的小圈選擇。〔收文：是指從其他部門(mén)收到的文件，發(fā)文：是指本部門(mén)發(fā)出的文件〕5、請(qǐng)按實(shí)際情況選擇開(kāi)放程度，開(kāi)放程度共分為“社會(huì)開(kāi)放全文”、“社會(huì)開(kāi)放目錄”、“內(nèi)部開(kāi)放全文”、“內(nèi)部開(kāi)放目錄”、“均不開(kāi)放”五種類(lèi)型?！舱?qǐng)謹(jǐn)慎操作本條，防止泄密事故發(fā)生〕注：公開(kāi)程度，指要錄入的文件在網(wǎng)上公開(kāi)的程度。如果文件通運(yùn)行在一臺(tái)不與其他計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)上，那么公開(kāi)程度一欄沒(méi)有意義，反正別的人也看不到，在錄入時(shí)不必進(jìn)行選擇。如果文件通運(yùn)行在單位的局域網(wǎng)上，那么選中社會(huì)開(kāi)放全文選項(xiàng)說(shuō)明該文件全文和目錄將被網(wǎng)上的匿名用戶(hù)看到；社會(huì)開(kāi)放目錄指這份文件的全文即使和目錄掛接上也不會(huì)被局域網(wǎng)上的匿名用戶(hù)看到；內(nèi)部開(kāi)放全文指掛接的全文和目錄能被本單位的任何人看到，內(nèi)部開(kāi)放目錄說(shuō)明只開(kāi)放到目錄級(jí)，全文即使上傳也不會(huì)被本機(jī)關(guān)工作在別的機(jī)構(gòu)〔或問(wèn)題〕的人看到；均不開(kāi)放指這份文件的全文和目錄對(duì)本單位其他機(jī)構(gòu)的人不開(kāi)放。不開(kāi)放說(shuō)明，對(duì)權(quán)限不夠的人來(lái)說(shuō)，在查詢(xún)、打印、導(dǎo)出等任何環(huán)節(jié)都不會(huì)看到這份文件的目錄或全文。6、請(qǐng)按實(shí)際情況選擇文件密級(jí)，密級(jí)共分為“普通”，“絕密”，“機(jī)密”，“秘密”?！舱?qǐng)謹(jǐn)慎操作本條，防止泄密事故發(fā)生〕填寫(xiě)錄入時(shí)間，時(shí)間格式請(qǐng)按照YYYY-MM-DD，如2013-01-31，或鼠標(biāo)單擊錄入文本框，通過(guò)彈出的日歷插件選擇日期。注：“<<”“>>”可控制年的推移。“>”，“<”可控制月的推移。通過(guò)“附件”功能上傳已有的電子文檔。A、單附件上傳單擊瀏覽，彈出選擇文件窗口。選擇你所要上傳的文件，單擊翻開(kāi)。單擊“上傳”按鈕，將文件上傳至效勞器。上傳完成后，附件前方將顯示已經(jīng)上傳成功的附件名稱(chēng)及大小，如果此時(shí)您發(fā)現(xiàn)上傳的附件有誤，可點(diǎn)擊刪除按鈕。B、多附件上傳單擊瀏覽，彈出選擇文件窗口。選擇你所要上傳的文件，單擊翻開(kāi)。單擊“上傳”按鈕，將文件上傳至效勞器。上傳完成后，附件前方將顯示已經(jīng)上傳成功的附件名稱(chēng)及大小，如果此時(shí)您發(fā)現(xiàn)上傳的附件有誤，可點(diǎn)擊刪除按鈕。再次點(diǎn)擊瀏覽，重復(fù)上面的動(dòng)作。通過(guò)掃描功能上傳紙質(zhì)文件掃描件。由于各單位使用的掃描儀器型號(hào)不同，操作步驟也略有不同，詳細(xì)方法，請(qǐng)致電元泰公司，與負(fù)責(zé)貴單位的技術(shù)工程師聯(lián)系。添加人：為當(dāng)前操作員，時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)標(biāo)注的，不可改動(dòng)。全部填寫(xiě)并以核對(duì)無(wú)誤后請(qǐng)點(diǎn)擊頁(yè)面下方的按鈕，即完成此次文件添加。掃描功能介紹。假設(shè)有多份文件可以一次性?huà)呙?，點(diǎn)擊箭頭所指即可。點(diǎn)擊上傳全部結(jié)果，即可。如要退出點(diǎn)擊取消掃描。注：以上操作只完成了文件的錄入，并未完成歸檔，如要進(jìn)行文件歸檔，請(qǐng)關(guān)注后面的介紹。掃描儀的使用掃描儀安裝將掃描儀通過(guò)USB鏈接線(xiàn)與電腦連接，翻開(kāi)掃描儀電源，使用自帶的驅(qū)動(dòng)光盤(pán)安裝掃描儀驅(qū)動(dòng)或使用驅(qū)動(dòng)精靈在線(xiàn)安裝對(duì)應(yīng)型號(hào)的驅(qū)動(dòng)程序，當(dāng)驅(qū)動(dòng)程序安裝完畢時(shí)，任務(wù)欄右下角會(huì)提示“”〔大多數(shù)品牌型號(hào)的掃描儀驅(qū)動(dòng)程序都不一樣，但安裝步驟都是通過(guò)運(yùn)行光盤(pán)中的驅(qū)動(dòng)程序，小編這里就不一一介紹了〕，成功安裝好掃描儀后任務(wù)欄右下角應(yīng)該彈出“硬件安裝已完成，并且可以使用了”的提示；掃描儀的運(yùn)用步驟一：翻開(kāi)圖像編輯軟件。在“文件”菜單下?lián)簟矮@得”從中選取“圖像”(如果你是第一次使用掃描儀，請(qǐng)記住在“選擇源文件”中選擇掃描儀配套的驅(qū)動(dòng)程序)。這時(shí)掃描驅(qū)動(dòng)的應(yīng)用窗口會(huì)自動(dòng)彈出。步驟二：將掃描圖像朝下放在掃描儀玻璃上,圖像的一角請(qǐng)對(duì)齊基點(diǎn)〔一般放置于掃描儀玻璃的邊角處〕。步驟三：在掃描儀驅(qū)動(dòng)軟件的窗口中點(diǎn)擊“預(yù)覽”按鈕。如果你“設(shè)置”菜單里選擇了“自動(dòng)預(yù)覽”,掃描儀將會(huì)自動(dòng)做一次預(yù)覽，然后你將可以看到預(yù)覽的掃描結(jié)果〔和最終的掃描結(jié)果一樣〕。如果必要的話(huà)，你可通過(guò)掃描儀配套的軟件上的菜單和工具改變圖像類(lèi)型及其他特性。選擇你所要掃描的圖像范圍，將鼠標(biāo)移至預(yù)覽范圍之內(nèi)定位于掃描區(qū)域的左上部,按住鼠標(biāo)將其拖至預(yù)覽區(qū)域的右下部，你會(huì)看見(jiàn)一個(gè)矩形選擇區(qū)域。你可通過(guò)改變及移動(dòng)此矩形來(lái)調(diào)節(jié)掃描范圍。點(diǎn)擊“掃描”按鈕后，掃描儀將開(kāi)始正式掃描，一般將掃描圖片假設(shè)干次以獲取掃描圖像的最終結(jié)果。步驟四：關(guān)閉掃描儀配套驅(qū)動(dòng)軟件窗口，返回圖像編輯軟件。你就獲得了你所需要的掃描圖片。考前須知1、一旦掃描儀通電后，千萬(wàn)不要熱插拔SCSI、EPP接口的電纜，這樣會(huì)損壞掃描儀或計(jì)算機(jī)，當(dāng)然USB接口除外，因?yàn)樗旧砭椭С譄岵灏巍?、掃描儀在工作時(shí)請(qǐng)不要中途切斷電源，一般要等到掃描儀的鏡組完全歸位后，再切斷電源，這對(duì)掃描儀電路芯片的正常工作是非常有意義的。3、由于一些CCD的掃描儀可以?huà)咝⌒土Ⅲw物品，所儀在掃描時(shí)應(yīng)當(dāng)注意：放置鋒利物品時(shí)不要隨便移動(dòng)以免劃傷玻璃，包括反射稿上的釘書(shū)針；放下上蓋時(shí)不要用力過(guò)猛，以免打碎玻璃。4、一些掃描儀在設(shè)計(jì)上并沒(méi)有完全切斷電源的開(kāi)關(guān)，當(dāng)用戶(hù)不用時(shí)，掃描儀的燈管依然是亮著的，由于掃描儀燈管也是消耗品〔可以類(lèi)比于日光燈，但是持續(xù)使用時(shí)間要長(zhǎng)很多〕，所以建議用戶(hù)在不用時(shí)切斷電源。5、掃描儀應(yīng)該擺放在遠(yuǎn)離窗戶(hù)的地方，應(yīng)為窗戶(hù)附近的灰塵比擬多，而且會(huì)受到陽(yáng)光的直射，會(huì)減少塑料部件的使用壽命。6、由于掃描儀在工作中會(huì)產(chǎn)生靜電，從而吸附大量灰塵進(jìn)入機(jī)體影響鏡組的工作。因此，不要用容易掉渣兒的織物來(lái)覆蓋〔絨制品，棉織品等〕，可以用絲綢或蠟染布等進(jìn)行覆蓋，房間適當(dāng)?shù)臐穸瓤梢苑乐够覊m對(duì)掃描儀的影響。使用技巧掃描儀憑借其低廉的價(jià)格以及優(yōu)良的性能，已經(jīng)成為人們心目中一種最實(shí)用的圖象輸入設(shè)備。但是，不可否認(rèn)的是，掃描儀使用比擬嬌氣，要想有效地使用它，您還必須學(xué)會(huì)一些“調(diào)教”技巧：

1、不能隨意拆卸掃描儀掃描儀是一種比擬精致的設(shè)備，它在工作時(shí)需要用到內(nèi)部的光電轉(zhuǎn)換裝置，以便把模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號(hào)，然后再送到計(jì)算機(jī)中。這個(gè)光電轉(zhuǎn)換設(shè)置中的各個(gè)光學(xué)部件對(duì)位置要求是非常高的，如果我們擅自拆卸掃描儀，不小心就會(huì)改動(dòng)這些光學(xué)部件的位置，從而影響掃描儀的掃描成像工作。因此大家遇到掃描儀出現(xiàn)故障時(shí)，不要擅自拆修，一定要送到廠家或者指定的維修站去；另外在運(yùn)送掃描儀時(shí)，一定要把掃描儀反面的平安鎖鎖上，以防止改變光學(xué)配件的位置，同時(shí)要盡量防止對(duì)掃描儀的震動(dòng)或者傾斜。

2、保護(hù)好光學(xué)成像部件光學(xué)成像部件是掃描儀中的一個(gè)重要組成局部，工作時(shí)間長(zhǎng)了光學(xué)部件上落上一絲灰塵也是很正常的，但是如果長(zhǎng)時(shí)間使用掃描儀而不注意維護(hù)的話(huà)，那么光學(xué)部件上的灰塵將越聚越多，這樣會(huì)大大降低掃描儀的工作性能的，例如反光鏡片、鏡頭上的灰塵會(huì)嚴(yán)重降低圖像質(zhì)量，出現(xiàn)斑點(diǎn)或減弱圖像比照度等。另外在使用過(guò)程中，手碰到玻璃平板而在平板上留下指紋，也是不可防止的，這些指紋同樣也會(huì)使反射光線(xiàn)變?nèi)酰瑥亩绊憟D片的掃描質(zhì)量。因此我們應(yīng)該定期地對(duì)其進(jìn)行清潔。清潔時(shí)，可以先用柔軟的細(xì)布擦去外殼的灰塵，然后再用清潔劑和水對(duì)其認(rèn)真地進(jìn)行清潔。接著我們?cè)賹?duì)玻璃平板進(jìn)行清洗，由于該面板的干凈與否直接關(guān)系到圖象的掃描質(zhì)量，因此我們?cè)谇逑丛撁姘鍟r(shí)，先用玻璃清潔劑來(lái)擦拭一遍，接著再用軟干布將其擦干擦凈。用完以后，一定要用防塵罩把掃描儀遮蓋起來(lái)，以防止更多的灰塵來(lái)侵襲。

3、正確安裝掃描儀掃描儀并不象普通的電腦外設(shè)一樣那么容易安裝，根據(jù)其接口的不同，掃描儀的安裝方法是不一樣的。如果掃描儀的接口是USB類(lèi)型的，大家就應(yīng)該先在計(jì)算機(jī)的“系統(tǒng)屬性”對(duì)話(huà)框中檢查一下USB裝置是否工作正常，然后再安裝掃描儀的驅(qū)動(dòng)程序，之后重新啟動(dòng)計(jì)算機(jī)，并用USB連線(xiàn)把掃描儀接好，隨后計(jì)算機(jī)就會(huì)自動(dòng)檢測(cè)到新硬件，大家接著根據(jù)屏幕提示來(lái)完成其余操作就可以了。如果掃描儀是并口類(lèi)型的，大家在安裝之前必須先進(jìn)入BIOS設(shè)置，在I/ODeviceconfiguration選項(xiàng)里把并口的模式改為EPP，然后連接好掃描儀，并安裝驅(qū)動(dòng)程序就可以了。

4、消除掃描儀的噪音掃描儀在長(zhǎng)期工作后，可能會(huì)在工作時(shí)出現(xiàn)一些噪音，如果噪音太大，大家應(yīng)該拆開(kāi)機(jī)器蓋子，找一些縫紉機(jī)油滴在衛(wèi)生紙上將鏡組兩條軌道上的油垢擦凈，再將縫紉機(jī)油滴在傳動(dòng)齒輪組及皮帶兩端的軸承上(注意油量適中)，最后適當(dāng)調(diào)整皮帶的松緊。

5、正確擺放掃描對(duì)象在實(shí)際使用圖象的過(guò)程中，我們有時(shí)希望能夠傾獲得斜效果的圖象，我們有很多設(shè)計(jì)者往往都是通過(guò)掃描儀把圖象輸入到電腦中，然后使用專(zhuān)業(yè)的圖象軟件來(lái)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)，以使圖象到達(dá)旋轉(zhuǎn)效果，殊不知，這種過(guò)程是很浪費(fèi)時(shí)間的，根據(jù)旋轉(zhuǎn)的角度大小，圖象的質(zhì)量會(huì)下降。如果我們事先就知道圖象在頁(yè)面上是如何放置的，那么使用量角器和原稿底邊在滾筒和平臺(tái)上放置原稿成精確的角度，會(huì)得到最高質(zhì)量的圖象，而不必在圖象處理軟件中再作旋轉(zhuǎn)。

6、選擇適宜的分辨率很多用戶(hù)在使用掃描儀時(shí)，常常會(huì)產(chǎn)生采用多大分辨率掃描的疑問(wèn)。其實(shí)，這還得由用戶(hù)的實(shí)際應(yīng)用需求決定。由于掃描儀的最高分辨率是由插值運(yùn)算得到的，用超過(guò)掃描儀光學(xué)分辨率的精度進(jìn)行掃描，對(duì)輸出效果的改善并不明顯，而且大量消耗電腦的資源。如果掃描的目的是為了在顯示器上觀看，掃描分辨率設(shè)為100即可；如果為打印而掃描，采用300的分辨率即可，要想將作品通過(guò)掃描印刷出版，至少需要用到300dpi以上的分辨率，當(dāng)然假設(shè)能使用600dpi那么更佳。

7、最好要進(jìn)行預(yù)掃許多用戶(hù)在掃描尺寸較大的照片或者文稿時(shí)，為了節(jié)約掃描時(shí)間，總會(huì)跳過(guò)預(yù)掃步驟。其實(shí)，在正式掃描前，預(yù)掃功能是非常必要的，它是保證掃描效果的第一道關(guān)卡。通過(guò)預(yù)掃有兩方面的好處，一是在通過(guò)預(yù)掃后的圖像我們可以直接確定自已所需要招描的區(qū)域，以減少掃描后對(duì)圖像的處理工序；二是可通過(guò)觀察預(yù)掃后的圖像，我們大致可以看到圖像的色彩、效果等，如不滿(mǎn)意可對(duì)掃描參數(shù)重新進(jìn)行設(shè)定、調(diào)整之后再進(jìn)行掃描。

8、選擇適宜的掃描類(lèi)型選擇適宜的掃描類(lèi)型，不僅會(huì)有助于提高掃描儀的識(shí)別成功率，而且還能生成適宜尺寸的文件。通常掃描儀可以為用戶(hù)提供照片、灰度以及黑白三種掃描類(lèi)型，大家在掃描之前必須根據(jù)掃描對(duì)象的不同正確選擇適宜的掃描類(lèi)型。“照片”掃描類(lèi)型適用于掃描彩色照片，它要對(duì)紅綠藍(lán)三個(gè)通道進(jìn)行多等級(jí)的采樣和存儲(chǔ)，這種方式會(huì)生成較大尺寸的文件；“灰度”掃描類(lèi)型那么常用于既有圖片又有文字的圖文混排稿樣，掃描該類(lèi)型兼顧文字和具有多個(gè)灰度等級(jí)的圖片，文件大小尺寸適中；“黑白”掃描類(lèi)型常見(jiàn)于白紙黑字的原稿掃描，用這種類(lèi)型掃描時(shí)，掃描儀會(huì)按照1個(gè)位來(lái)表示黑與白兩種像素，而且這種方式生成的文件尺寸是最小的。

9、正確掃描文稿現(xiàn)在不少人為了防止輸入漢字的麻煩，開(kāi)始使用掃描儀來(lái)輸入文稿；為了保證掃描儀有較高的識(shí)別率，大家應(yīng)該確保掃描的稿件要清晰，在其他條件相同的前提下，對(duì)一般印刷稿、打印稿等的識(shí)別率可以到達(dá)95％以上；而對(duì)復(fù)印件和報(bào)紙等不太清晰的文章進(jìn)行識(shí)別，大局部OCR軟件的識(shí)別率都不是太高。當(dāng)用戶(hù)需要掃描厚度較大的文稿時(shí)，假設(shè)直接掃描，難免會(huì)發(fā)生內(nèi)文因無(wú)法完全攤開(kāi)而導(dǎo)致局部文字不清晰及扭曲失真的情況，這樣的結(jié)果是OCR軟件無(wú)法正確識(shí)別的，大大降低識(shí)別率。因此在掃描前，大家最好將文稿拆成一頁(yè)頁(yè)的單張，然后再進(jìn)行掃描。對(duì)于一般的報(bào)紙，由于本身即是單張形式，因此不存在上述問(wèn)題，但由于報(bào)紙面積通常較大，無(wú)法一次掃描，因此預(yù)掃時(shí)事先框選掃描范圍，一次掃描一塊區(qū)域，這樣的辨識(shí)效果會(huì)大大提高。

10、調(diào)整好亮度和比照度為了能獲得較高的圖象掃描效果，大家應(yīng)該學(xué)會(huì)調(diào)整亮度和比照度，例如當(dāng)灰階和彩色圖像的亮度太亮或太暗時(shí)，可通過(guò)拖動(dòng)亮度滑動(dòng)條上的滑塊，改變亮度。如果亮度太高，會(huì)使圖像看上去發(fā)白；亮度太低，那么太黑。應(yīng)該在拖動(dòng)亮度滑塊時(shí)，使圖像的亮度適中。同樣的對(duì)于其他參數(shù)，我們可以按照同樣的調(diào)整方法來(lái)進(jìn)行局部修改，直到自己的視覺(jué)效果滿(mǎn)意為止。

11、巧妙掃描膠片大家知道用普通掃描儀是不能掃描透明膠片的，必須用具有透掃適配器的掃描儀才能進(jìn)行，不過(guò)具有這個(gè)功能的掃描儀價(jià)格比擬昂貴。那么我們能不能用普通掃描儀來(lái)掃描膠片呢？答案當(dāng)然是肯定的，不過(guò)我們需要對(duì)普通掃描儀進(jìn)行改造一下。首先我們要把普通掃描儀內(nèi)部的光源關(guān)閉〔這個(gè)步驟操作起來(lái)難度較大，電子水平不高的話(huà)不要輕易嘗試〕，然后在待掃膠片背部添加一光源就可以了。掃描時(shí)在掃描儀平臺(tái)的剩余局部要用黑紙遮住，以防露光。至于新增光源，可用最常見(jiàn)的日光燈。光源的位置不要離掃描儀太近，最好為8厘米左右。

12、校正好掃描色彩為了能使色彩豐富的彩照獲得更高的逼真度，我們?cè)趻呙鑳x之前應(yīng)該校正好掃描色彩位數(shù)。校正時(shí)，首先選擇好掃描儀標(biāo)稱(chēng)色彩位數(shù)，并掃描一張預(yù)定的彩照，同時(shí)將顯示器的顯示模式設(shè)置為真彩色，與原稿比擬一下，觀察色彩是否飽滿(mǎn)，有無(wú)偏色現(xiàn)象。要注意的是：與原稿完全一致的情況是沒(méi)有的，顯示器有可能產(chǎn)生色偏，以致影響觀察，掃描儀的感光系統(tǒng)也會(huì)產(chǎn)生一定的色偏。大多數(shù)高、中檔掃描儀均帶有色彩校正軟件，但僅有少數(shù)低檔掃描儀才帶有色彩校正軟件，請(qǐng)先進(jìn)行顯示器、掃描儀的色彩校準(zhǔn)，再進(jìn)行檢測(cè)。

13、計(jì)算機(jī)好輸出文件的尺寸當(dāng)大家掃描一幅照片時(shí)，掃描儀就會(huì)在硬盤(pán)上生成一個(gè)圖象文件。此文件所占據(jù)硬盤(pán)空間的大小是與所掃描照片的大小和復(fù)雜程度及您掃描時(shí)設(shè)置的分辨率直接相關(guān)聯(lián)，因此我們?cè)趻呙钑r(shí)應(yīng)該設(shè)置好文件尺寸的大小。通常，掃描儀能夠在預(yù)覽原始稿樣時(shí)自動(dòng)計(jì)算出文件大小，但了解文件大小的計(jì)算方法更有助于你在管理掃描文件和確定掃描分辨率時(shí)作出適當(dāng)?shù)倪x擇。二值圖像文件的計(jì)算公式是：水平尺寸×垂直尺寸×〔掃描分辨率〕2/8。彩色圖像文件的計(jì)算公式是：水平尺寸×垂直尺寸×〔掃描分辨率〕2×3。

14、善用透明片配件許多用戶(hù)發(fā)現(xiàn)掃描儀購(gòu)置回來(lái)后，還附帶一只透明片配件，這個(gè)配件到底是干什么用的呢？不少用戶(hù)感到很茫然，其實(shí)該配件是配合平板掃描儀來(lái)掃描透明片用的。為得到透明片或幻燈片的最正確掃描，從架子和幻燈片安裝架上取以下圖片并安裝其在玻璃掃描床上，反面朝下〔反面通常是毛面〕。用黑色的紙張剪出面具，覆蓋除稿件被設(shè)置的地方之外的整個(gè)掃描床。這將在掃描期間減少閃耀和過(guò)份暴光。

15、尋找理想掃描位置通常我們?cè)跀[放掃描稿時(shí)，都是沿著掃描平板的邊緣擺放，其實(shí)掃描平板的邊緣并不是最正確的掃描區(qū)域，那么掃描平板上的什么位置是最正確掃描區(qū)域呢？這個(gè)最正確掃描擺放位置是經(jīng)過(guò)屢次測(cè)試和尋找得到的，其具體尋找方法為：首先將掃描儀的所有控制設(shè)成自動(dòng)或默任狀態(tài)，選中所有區(qū)域，接著再以低分辨率掃描一張空白，白色或不透明塊的樣稿；然后再用專(zhuān)業(yè)的圖象處理軟件Photoshop來(lái)翻開(kāi)該樣稿，使用該軟件中的均值化命令〔Equalize菜單項(xiàng)〕對(duì)樣稿進(jìn)行處理，處理后我們就可以看見(jiàn)在掃描儀上哪兒有裂紋，條紋，黑點(diǎn)。我們可以打印這個(gè)文件，剪出最好的區(qū)域〔也就是最穩(wěn)定的區(qū)域〕，以幫助我們放置圖象。收/發(fā)文管理收文管理發(fā)文管理通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入收文管理和發(fā)文管理功能。用戶(hù)在該頁(yè)面，可通過(guò)“文號(hào)”，“題名關(guān)鍵字”、“登記時(shí)間”進(jìn)行收〔發(fā)〕文的檢索。注：文號(hào)：所要檢索的文件的文號(hào)中的某些字。如內(nèi)政辦發(fā)[1998]15號(hào)，只需填寫(xiě)“內(nèi)政辦”或“1988”或“15”等即可檢索。題名關(guān)鍵字：所要檢索的文件的文件題名中的某些字。如關(guān)于加強(qiáng)檔案工作的通知，只需填寫(xiě)“關(guān)于”或“檔案工作”等即可檢索。提示：文號(hào)和題目關(guān)鍵字越詳細(xì)越好。通過(guò)點(diǎn)擊打印登記薄，用戶(hù)可將檢索到的收〔發(fā)〕問(wèn)列表，打印成登記薄。檢索和打印實(shí)例：檢索：檢索結(jié)果：打印登記薄：您可點(diǎn)擊直接翻開(kāi)進(jìn)行下一步打印也可點(diǎn)擊下載下載到自己電腦進(jìn)行打印。File1.doc的內(nèi)容：用戶(hù)可以對(duì)檢索到的收〔發(fā)〕文文件進(jìn)行編輯、下載附件等操作，點(diǎn)擊文件列表后面的編輯按鈕，即可進(jìn)入編輯頁(yè)面，編輯頁(yè)面操作方式與“文件錄入”相同。點(diǎn)擊【修改】：做出對(duì)應(yīng)的修改之后點(diǎn)擊保存即可，假設(shè)無(wú)需修改點(diǎn)擊返回即可。點(diǎn)擊【下載附件】：點(diǎn)擊附件后面的下載即可下載相應(yīng)的附件。點(diǎn)擊【打印傳閱單】：點(diǎn)擊【刪除】：如果確定要?jiǎng)h除此文件，點(diǎn)擊【確認(rèn)】即可，假設(shè)不想刪除點(diǎn)擊【取消】即可。文件歸檔通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入文件歸檔功能。可以通過(guò)“機(jī)構(gòu)問(wèn)題”、“保管期限”、“年度”、“題名關(guān)鍵字”來(lái)檢索需要?dú)w檔的文件。如未進(jìn)行檢索，系統(tǒng)將列出所有未歸檔的文件。點(diǎn)擊文檔列表后的歸檔按鈕，即可彈出歸檔頁(yè)面，在該頁(yè)面中完善檔案信息。并可對(duì)文件附件進(jìn)行編輯和刪除。操作方式與“文件錄入”相同。點(diǎn)擊【歸檔】：選擇文件狀態(tài)后，單擊頁(yè)面下方的保存按鈕即可完成操作。未歸檔：保存當(dāng)前修改，但不對(duì)文件進(jìn)行歸檔操作，文件依然保存在未歸檔列表中。已歸檔：保存當(dāng)前修改，并對(duì)文件進(jìn)行歸檔操作。不歸檔：保存當(dāng)前修改，不對(duì)文件進(jìn)行歸檔操作，并從未歸檔列表中刪除，以后不再提示未歸檔。文書(shū)檔案文書(shū)檔案是反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案。它記錄了一個(gè)社會(huì)組織所從事的各類(lèi)管理活動(dòng)，如黨群管理、財(cái)務(wù)管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理等。文書(shū)檔案通常是由辦理完畢的有保存價(jià)值的文書(shū)轉(zhuǎn)化而成，文件是法定機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和個(gè)人在各種活動(dòng)中，為互相聯(lián)系和處理事務(wù)等實(shí)際需要，用文字、圖表等方式直接記錄下來(lái)的具有完整體式和處理程序的信息材料。文書(shū)檔案歸檔整理操作方法檔案分為文書(shū)檔案、科技檔案〔根本建設(shè)、科學(xué)研究、設(shè)備儀器、產(chǎn)品〕、會(huì)計(jì)檔案、干部職工檔案〔人事檔案〕、訴訟檔案、還有照片檔案、音像檔案、電子檔案等等，不同種類(lèi)，不同載體的檔案有不同的整理方法和要求。但整理原那么是相同。即“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”。根本要求：要整理好文書(shū)檔案就必須學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)那么》〔DA/T22-2000〕和《海南省歸檔文件整理規(guī)那么實(shí)施細(xì)那么》。根本概念：〔一〕歸檔文件：立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的，辦理完畢應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的紙質(zhì)文件材料?！捕硽w檔文件的整理，將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、加蓋歸檔章〔編號(hào)〕、編目〔編制歸檔文件目錄〕、裝盒，使之有序化的過(guò)程。歸檔的意義：歸檔是文件向檔案轉(zhuǎn)化的標(biāo)志，是文書(shū)處理的終點(diǎn)、檔案管理的起點(diǎn)?！踩橙冢褐敢粋€(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、團(tuán)體或其它的組織、個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體，設(shè)立全宗的主要資格是立檔單位具有獨(dú)立的法人資格，可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文。一般來(lái)說(shuō)，一個(gè)立檔單位的全部檔案就是一全宗?！菜摹橙谔?hào)：是檔案館給立檔單位的代號(hào)。文件級(jí)錄入通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入文件級(jí)錄入功能。該操作是由檔案員直接錄入文件，并進(jìn)行歸檔。是文件管理中【文件添加】與【文件歸檔】?jī)身?xiàng)操作的結(jié)合，其操作方式與【文件添加】和【文件歸檔】相同。注：該操作提交之后，文件直接歸檔?！舱?qǐng)謹(jǐn)慎操作〕件號(hào)：案卷內(nèi)文件的順序號(hào)。順序號(hào)指以卷內(nèi)文件排列先后順序填寫(xiě)的序號(hào)，亦即件號(hào)，或者說(shuō)是一份文件在卷內(nèi)排列的順序號(hào)。順序號(hào)決定一份文件在卷內(nèi)排列的位置，每一卷都從0001開(kāi)始，有多少份文件排多少號(hào)，即一卷一流水。第一份文件必須編0001，第二份為0002，而不能編為1或全角的１，依此類(lèi)推，每開(kāi)始立新的一卷，重新從0001開(kāi)始編順序號(hào)，否那么將無(wú)法正確排列卷內(nèi)文件。檔號(hào)：檔案館(室)在整理和管理檔案的過(guò)程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。全宗號(hào)：檔案館(室)給定每個(gè)全宗的代碼。目錄號(hào)：全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。案卷號(hào)：案卷排列的順序號(hào)。案卷號(hào)除有實(shí)際檢索意義外，還在打印時(shí)，決定相同案卷號(hào)并同一保管期限的文件能被打印在同一卷內(nèi)目錄里。案卷號(hào)有3位，案卷號(hào)超3位的，即案卷號(hào)上千的，按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《檔號(hào)編制規(guī)那么》的要求，必須另起一個(gè)目錄號(hào)，重新從001號(hào)開(kāi)始編起。案卷號(hào)缺乏3位的，要在案卷號(hào)前用之半角狀態(tài)的數(shù)字“0”，如案卷號(hào)是十位的，如36號(hào)卷，應(yīng)在案卷號(hào)一欄填036，案卷號(hào)是個(gè)位的，如6號(hào)卷，應(yīng)填006。立卷改革后，不存在案卷，完成立卷改革的單位可不填案卷號(hào)。注：這里使用的名詞術(shù)語(yǔ)全部符合國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)ＧＢ９７０５－８８《文書(shū)檔案案卷格式》和國(guó)家檔案局１９８７年下發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》、2000年下發(fā)的《歸檔文件整理規(guī)那么》的要求，對(duì)不懂的名詞，用戶(hù)可查閱以上文件。機(jī)構(gòu)問(wèn)題：檔案的發(fā)行機(jī)構(gòu)。大機(jī)關(guān)在區(qū)分處室或問(wèn)題立卷時(shí)選擇此項(xiàng)，中小機(jī)關(guān)單位可忽略。插入：檔案編制原那么：1．1唯一性原那么檔案館(室)內(nèi)檔案檔號(hào)應(yīng)指代單一。不同編號(hào)對(duì)象應(yīng)賦予不同代碼，一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號(hào)對(duì)象。1．2合理性原那么檔號(hào)結(jié)構(gòu)必須與館藏的整理分類(lèi)體系相適應(yīng)。1．3穩(wěn)定性原那么檔號(hào)一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變。1．4擴(kuò)充性原那么檔號(hào)必須留有適當(dāng)?shù)倪f增容量，以便適應(yīng)不斷擴(kuò)充檔案的需要。1．5簡(jiǎn)單性原那么檔號(hào)力求簡(jiǎn)短明了，以便減少代碼過(guò)失，節(jié)省存貯空間，提高處理效率。檔號(hào)的結(jié)構(gòu)：2．1第一種結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)——案卷目錄號(hào)——案卷號(hào)——件、頁(yè)(張)號(hào)。即：××××……×××××××××全宗號(hào)案卷目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)頁(yè)(張)號(hào)2．2第二種結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)——類(lèi)別號(hào)——案卷號(hào)——件、頁(yè)(張)號(hào)即：×××××××……n××××××全宗號(hào)類(lèi)別號(hào)案卷號(hào)件號(hào)、頁(yè)(張)號(hào)2．3第三種結(jié)構(gòu)為：類(lèi)別號(hào)——工程號(hào)——案卷號(hào)——件、頁(yè)(張?zhí)?即：××××……n×××…n××××××類(lèi)別號(hào)工程號(hào)案卷號(hào)件號(hào)、頁(yè)(張)號(hào)2．4檔號(hào)中左邊為上位代碼，右邊為下位代碼，連寫(xiě)時(shí)上、下代碼之間用“—”(短橫)相隔。2．5件號(hào)、頁(yè)(張)號(hào)可根據(jù)檔案保管和使用的需要，選擇一項(xiàng)編號(hào)。全宗號(hào)的結(jié)構(gòu)：3．1全宗號(hào)的編制方法全宗號(hào)用四位代碼標(biāo)識(shí)。其中第一位用漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí)全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)某一組類(lèi)全宗的順序號(hào)。全宗號(hào)的格式是：××××全宗屬類(lèi)代碼全宗順序號(hào)3．1．1全宗屬類(lèi)代碼的編制方法3．1．1．1在一個(gè)檔案館內(nèi)，全宗屬類(lèi)代碼不應(yīng)重復(fù)。3．1．1．2全宗屬性單一的檔案館可以“0”作屬類(lèi)代碼。例一：某省檔案館藏新民主主義革命歷史檔案第13號(hào)全宗，標(biāo)識(shí)為：“X013”。例二：某市檔案館藏舊政權(quán)檔案第4號(hào)全宗，標(biāo)識(shí)為：“J004”。例三：某縣檔案館藏建國(guó)后檔案第127號(hào)全宗，標(biāo)識(shí)為“0127”。例四：河北省檔案館藏原熱河省第123號(hào)全宗，可識(shí)標(biāo)為“R123”。例五：四川省檔案館藏已撤銷(xiāo)的川東行署003號(hào)全宗，可標(biāo)識(shí)為“D003”。例六：中國(guó)第一歷史檔案館藏明清檔案第74號(hào)全宗，標(biāo)識(shí)為“0074””3．1．2全宗順序號(hào)的編制方法3．1．2．1全宗屬類(lèi)的各個(gè)全宗按排列次序流水編號(hào)。3．1．2．2在一個(gè)屬類(lèi)內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的全宗順序號(hào)。3．2案卷目錄號(hào)的編制方法案卷目錄號(hào)以三位阿伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。3．2．1案卷目錄號(hào)應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置，可按不同時(shí)間，不同組織機(jī)構(gòu)，不同保管期限，不同專(zhuān)題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號(hào)。3．2．2每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量缺乏100時(shí)，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號(hào)；案卷數(shù)量超過(guò)1000時(shí)，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號(hào)。3．2．3在一個(gè)全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號(hào)。3．3類(lèi)別號(hào)的編制方法3．3．1類(lèi)別號(hào)由漢字、漢語(yǔ)拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識(shí)。3．3．2不同級(jí)位的類(lèi)別之間可用間隔符“?”分開(kāi)。不產(chǎn)生誤解時(shí)，可省略間隔符。類(lèi)別號(hào)一般不應(yīng)超過(guò)三級(jí)。3．3．3在一個(gè)檔案館(室)內(nèi)或一個(gè)全宗內(nèi)，不應(yīng)有重復(fù)的類(lèi)別號(hào)。3．4工程號(hào)的編制方法工程號(hào)引用有關(guān)管理部門(mén)編制的工程代號(hào)。3．5案卷號(hào)的編制方法3．5．1案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。3．5．2目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。3．5．3每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號(hào)。如一個(gè)目錄出現(xiàn)兩個(gè)以上(含兩個(gè))案卷流水順序號(hào)時(shí)應(yīng)重新編案卷號(hào)或分設(shè)案卷目錄；如一個(gè)案卷流水順序號(hào)分登兩個(gè)以上(含兩個(gè))案卷目錄時(shí)應(yīng)合并為一個(gè)目錄號(hào)或目錄分編相應(yīng)數(shù)目的案卷流水號(hào)。3．6件號(hào)的編制方法3．6．1不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件必須單件裝訂編號(hào)。3．6．2件號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。3．6．3卷內(nèi)文件按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。3．6．4件號(hào)前必須同時(shí)列寫(xiě)案卷號(hào)及其以前各號(hào)。。3．7頁(yè)(張)號(hào)的編制方法。3．7．1頁(yè)(張)號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。3．7．2卷內(nèi)文件各(頁(yè))張按排列次序流水編號(hào)。不應(yīng)有空號(hào)。文件級(jí)管理通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入文件級(jí)管理功能。該功能下的相關(guān)操作：a、件號(hào)修改：選中修改項(xiàng)：即將所要修改項(xiàng)前面的單項(xiàng)選擇框選中。注意注意點(diǎn)擊向上：注意此處變化注意此處變化點(diǎn)擊向下：注：修改件號(hào)時(shí)，應(yīng)注意相同年份，且保管期限一致時(shí)件號(hào)不可以相同。插入：如果您是第一次操作，可能需要安裝控件，安裝方式如下，〔1〕當(dāng)您點(diǎn)擊打印設(shè)計(jì)或打印維護(hù)時(shí)，會(huì)彈出如下頁(yè)面，點(diǎn)擊執(zhí)行安裝〔2〕點(diǎn)擊下載，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)下載：〔3〕下載完成后，關(guān)閉下載器。〔4〕關(guān)閉瀏覽器，重新翻開(kāi)或是刷新一下即可。b、打印預(yù)覽：c、直接打?。狐c(diǎn)擊保存將文件保存下來(lái)，需要時(shí)打印即可。d、打印設(shè)計(jì)：在此處元泰試用了最新推出的lodop打印控件。元泰打印的優(yōu)勢(shì)：使用簡(jiǎn)單、易上手，在js中通過(guò)函數(shù)的調(diào)用就可以實(shí)現(xiàn)一項(xiàng)復(fù)雜打印任務(wù)的開(kāi)發(fā)，極大地減少了打印功能開(kāi)發(fā)量。網(wǎng)頁(yè)中的任何內(nèi)容都是打印輸出時(shí)的裁減素材，使用js語(yǔ)句將當(dāng)前網(wǎng)頁(yè)中某區(qū)域超文本現(xiàn)實(shí)在既定打印布局中輸出，其在打印布局中的位置即可程序控制，也可由使用者在操作時(shí)調(diào)整。各類(lèi)調(diào)整和打印設(shè)置等控制內(nèi)容全部本地自動(dòng)保存，徹底解決了一個(gè)大型軟件工程工程中打印機(jī)類(lèi)型繁雜時(shí)的精確套打問(wèn)題。使用插件技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)web打印，插件安裝方式不僅簡(jiǎn)單，而且成功率高。功能：修改文本框內(nèi)容，字體顏色，大小，粗細(xì)，傾斜，對(duì)齊方式等：將鼠標(biāo)點(diǎn)擊到可編輯出將鼠標(biāo)點(diǎn)擊到可編輯出修改字體顏色：選擇顏色，點(diǎn)擊確定即可。修改字體，和大小也是同樣的方法：修改位置：可編輯處可編輯處選中要修改位置的局部〔即修改處呈現(xiàn)八點(diǎn)圍繞狀〕點(diǎn)擊移動(dòng)箭頭即可移動(dòng)，或直接進(jìn)行鼠標(biāo)拖拽。添加文本框：在此處可以插入文本：插入矩形線(xiàn)：插入實(shí)心矩形：插入橢圓線(xiàn)：插入實(shí)心橢圓：插入斜上直線(xiàn)：插入斜下直線(xiàn)：插入圖表：點(diǎn)擊您想要的即可：例如設(shè)置打印屬性：背景圖設(shè)置：選擇想要添加的背景圖點(diǎn)擊翻開(kāi)?？赡艹霈F(xiàn)的問(wèn)題：點(diǎn)擊調(diào)整背景圖選擇紙張大小，然后確定?；謴?fù)：點(diǎn)擊即可恢復(fù)。預(yù)覽，打印。綜合運(yùn)用：A、插入單位logo：轉(zhuǎn)載背景圖時(shí)選擇公司logo：移動(dòng)文本使其呈現(xiàn)自己想要的樣式：注：想要預(yù)覽的時(shí)候也還有背景圖，需進(jìn)行如下操作：點(diǎn)擊預(yù)覽含背景圖：以上為預(yù)覽圖：B、插入檔號(hào)：插入條碼：?jiǎn)螕粲益I單擊右鍵修改條碼屬性：這里可以固定條碼的位置：將此處的數(shù)字改為文檔的檔案號(hào)將此處的數(shù)字改為文檔的檔案號(hào)點(diǎn)擊確定：預(yù)覽如下：f、打印維護(hù)：此功能下只可對(duì)文本抗的位置控件的大小進(jìn)行編輯：例如：文件級(jí)查詢(xún)通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入文件級(jí)查閱功能。該頁(yè)面功能與【文件級(jí)管理】根本相同，去除了編輯、刪除和打印目錄功能。此頁(yè)面可為匿名用戶(hù)提供效勞。在此頁(yè)面功能下，可對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)查詢(xún)和模糊查詢(xún)。a、詳細(xì)查詢(xún)：默認(rèn)情況下為詳細(xì)查詢(xún)選擇機(jī)構(gòu)，保管期限，年度，責(zé)任者等點(diǎn)擊搜索/刷新即可進(jìn)行詳細(xì)查詢(xún)。b、模糊查詢(xún)：點(diǎn)擊模糊查詢(xún)即可進(jìn)入模糊查詢(xún)：開(kāi)始時(shí)間：你想要查詢(xún)檔案的簽發(fā)時(shí)間中的最早時(shí)間。結(jié)束時(shí)間：你想要查詢(xún)檔案的簽發(fā)時(shí)間中的最晚時(shí)間。例如：想要查詢(xún)2011年1月13日到2012年10月20日內(nèi)的檔案。這時(shí)開(kāi)始時(shí)間選擇：2011-1-13，結(jié)束時(shí)間選擇：2012-10-20.選擇開(kāi)始時(shí)間，結(jié)束時(shí)間，年度，關(guān)鍵字等點(diǎn)擊搜索/刷新即可。案卷錄入通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入案卷錄入功能。該頁(yè)面提供檔案錄入功能，按提示錄入相關(guān)信息后，單擊提交按鈕即可?！布t色星號(hào)局部為必填內(nèi)容〕相關(guān)輸入項(xiàng)介紹：案卷題名：即案卷標(biāo)題，用以概括揭示卷內(nèi)公文的主要內(nèi)容與成分的詞組。其作用是：有助于文書(shū)部門(mén)快捷的處理公文；作為公文檢索的重要標(biāo)識(shí)；也是案卷編目和編制各種檢索工具的主要依據(jù)。解密劃控：對(duì)文件的密級(jí)和開(kāi)放范圍進(jìn)行重新劃定的工作。案卷號(hào)：目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)，在同一案卷內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)。檔號(hào)：以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。檔號(hào)通常包括全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)、頁(yè)號(hào)。年度：該案卷所屬年限。錄入者：錄入該案卷的檔案管理者或檔案管理部門(mén)?！苍摴δ芟落浫胝邽檐浖卿浾咔忆浫胝邽椴豢尚薷捻?xiàng)〕頁(yè)數(shù)：該案卷有多少頁(yè)。件數(shù)：該案卷包括多少文件。檔案門(mén)類(lèi)：她是檔案的一種分類(lèi)方式，通常包括文書(shū)檔案，會(huì)計(jì)檔案，科技檔案，照片檔案等。立檔單位：它是與全宗號(hào)相對(duì)而言的，是指檔案能夠構(gòu)成檔案全宗的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人。起始日期：該案卷中文件的日期中最早的日期。截止日期：該案卷中文件的日期中最晚的日期。案卷目錄號(hào)：全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號(hào)，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)。備注：包括對(duì)案卷內(nèi)部文件的詳細(xì)介紹，案卷的特點(diǎn)介紹，案卷成分介紹，錄入者介紹，解密劃控介紹等。重置按鈕效果：做入下添加：點(diǎn)擊重置：案卷管理1、通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入案卷管理功能。2、該頁(yè)面可對(duì)已經(jīng)錄入的案卷信息進(jìn)行檢索、編輯、刪除操作。文件級(jí)回收站通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入文件回收站功能。該頁(yè)面中可對(duì)已刪除的檔案進(jìn)行恢復(fù)，相當(dāng)于電腦中的回收站功能。選中想要恢復(fù)的文檔，點(diǎn)擊恢復(fù)。未點(diǎn)擊回復(fù)前：〔文件級(jí)管理功能〕點(diǎn)擊后：〔文件級(jí)管理功能〕注意此項(xiàng)變化注意此項(xiàng)變化進(jìn)入頁(yè)面后，可通過(guò)“機(jī)構(gòu)問(wèn)題”，“保管期限”，“年度”，“責(zé)任者”對(duì)已刪除的檔案進(jìn)行檢索，否那么將會(huì)顯示所有已刪除的檔案。選中需要恢復(fù)的檔案〔可多項(xiàng)選擇〕，單擊全部恢復(fù)，即可恢復(fù)刪除的檔案。選項(xiàng)中畫(huà)勾的將全部刪除選項(xiàng)中畫(huà)勾的將全部刪除注意：如果文件級(jí)回收站內(nèi)進(jìn)行“徹底刪除”操作，檔案將永久刪除，請(qǐng)謹(jǐn)慎操作。檔案目錄導(dǎo)出通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入檔案目錄導(dǎo)出功能。說(shuō)明：返回上一級(jí)查找刷新選擇頁(yè)文件顯示大小導(dǎo)出檔案目錄的導(dǎo)出：目錄導(dǎo)出格式：選擇你想要導(dǎo)出的檔案目錄格式：點(diǎn)擊保存即可得到你想要的檔案目錄表。蒙文文書(shū)檔案文件級(jí)錄入通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入文件級(jí)錄入功能。此功能下的操作與文書(shū)檔案下的文件級(jí)錄入操作方式相同。文件級(jí)查詢(xún)1、通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入文件級(jí)查詢(xún)功能。2、此功能下的操作與文書(shū)檔案下的文件級(jí)查詢(xún)操作方式相同。案卷級(jí)錄入1、通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入案卷級(jí)錄入功能。2、此功能下的操作與文書(shū)檔案下的案卷級(jí)錄入操作方式相同。案卷級(jí)查詢(xún)通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入案卷級(jí)查詢(xún)功能。此功能下的操作與文書(shū)檔案下的案卷級(jí)查詢(xún)操作方式相同。注：本軟件下的蒙文模塊其功能與上面的相同，當(dāng)使用此模塊時(shí)需要本地還有蒙文字體才可以正常操作。沒(méi)有蒙文字體時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)以下情況：科技檔案電子文件入庫(kù)通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入電子檔案文件入庫(kù)功能。電子文件上傳方式：點(diǎn)擊選擇文件，選擇您所要上傳的電子文件，點(diǎn)擊翻開(kāi)，如果確定是該文件點(diǎn)及上傳，否那么點(diǎn)擊取消。注：這里可以一次性上傳多份電子文件，操作方式〔屢次執(zhí)行上面的操作〕。檔號(hào)可以自行填寫(xiě)如果不加以填寫(xiě)將會(huì)以文件名作為該文件的檔號(hào)。電子文件掛接1、通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入電子文件掛接功能。文件檢索：此功能下可以通過(guò)檔號(hào)，及電子文件上傳時(shí)間檢索你想要的電子文件進(jìn)行操作。文件編輯：選擇您想要編輯的文件，點(diǎn)擊右鍵，選擇編輯，進(jìn)入編輯頁(yè)面〔在編輯頁(yè)面下，您盡可以修改檔號(hào)〕，編輯完成后點(diǎn)擊保存即可。文件掛接：選擇您想要掛接的文件，點(diǎn)擊右鍵，選擇掛接，進(jìn)入文件掛接頁(yè)面點(diǎn)擊檔案后面的文本框，選擇該文件所屬的檔案，點(diǎn)擊確定即可。文件刪除：選擇您想要?jiǎng)h除的文件，點(diǎn)擊右鍵，選擇刪除，點(diǎn)擊是即可。文件級(jí)錄入注：此功能已被添加到案卷管理功能下，如想要進(jìn)行文件級(jí)添加，請(qǐng)關(guān)注以下說(shuō)明。文件級(jí)管理此功能與文書(shū)檔案中的文件級(jí)管理功能操作方式及功能相同，如有所需請(qǐng)瀏覽上面的文書(shū)檔案管理功能介紹。案卷錄入通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入案卷錄入功能。相關(guān)信息介紹。微縮號(hào)：文件微縮的時(shí)候的編號(hào)。存放地點(diǎn)：該案卷存放的單位，房間號(hào)，架號(hào)等。案卷管理通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入案卷管理功能。案卷檢索：此功能下用戶(hù)可通過(guò)分類(lèi)，保管期限，年度，題名關(guān)鍵字等進(jìn)行案卷檢索。案卷編輯：選擇您所想要編輯的案卷，點(diǎn)擊其后對(duì)應(yīng)的編輯，進(jìn)入編輯頁(yè)面，修改錯(cuò)誤項(xiàng)，確認(rèn)無(wú)誤后點(diǎn)擊提交即可。案卷內(nèi)部文件管理：選擇文件所填案卷，點(diǎn)擊其后對(duì)應(yīng)的管理卷內(nèi)文件，1〕文件添加：點(diǎn)擊按鈕進(jìn)入文件添加頁(yè)面，鍵入文件的相關(guān)信息，點(diǎn)擊添加即可。插入：此功能下用戶(hù)還可以瀏覽到您將鍵入的文件所屬案卷的相關(guān)信息，您只需點(diǎn)擊案卷信息后面對(duì)應(yīng)的展開(kāi)即可，2〕文件編輯：點(diǎn)擊所要編輯文件后面對(duì)應(yīng)的編輯，進(jìn)入該文件所對(duì)應(yīng)的的編輯頁(yè)面，編輯完成后點(diǎn)擊修改即可。3〕附件下載：點(diǎn)擊附件所對(duì)應(yīng)的文件后面的下載附件，進(jìn)入以下頁(yè)面，點(diǎn)擊下載〔您可選擇翻開(kāi)進(jìn)行下一步瀏覽，也可選擇保存以供它需〕，4〕文件刪除：點(diǎn)擊所要?jiǎng)h除文件后面對(duì)應(yīng)的刪除，點(diǎn)擊確認(rèn)文件將會(huì)被刪除。5〕件號(hào)修改：選中件號(hào)錯(cuò)誤的文件前面對(duì)應(yīng)的文本框，點(diǎn)擊按鈕修改件號(hào)。6〕文件目錄打?。狐c(diǎn)擊進(jìn)入文件打印頁(yè)面，此功能下還可進(jìn)行案卷目錄打印，案卷目錄刪除等：會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案的概念什么是會(huì)計(jì)檔案？會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)核算是對(duì)會(huì)計(jì)對(duì)象進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、完整的記錄和計(jì)算。一個(gè)年度會(huì)計(jì)核算工作結(jié)束，它所產(chǎn)生的材料——憑證、賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告即是會(huì)計(jì)檔案。需要注意的是：會(huì)計(jì)部門(mén)形成的材料很多，只有會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)核算材料才是會(huì)計(jì)檔案。財(cái)會(huì)部門(mén)經(jīng)辦的有關(guān)財(cái)會(huì)工作的方針、政策、制度、預(yù)算、預(yù)算指標(biāo)、方案、工作總結(jié)、報(bào)告以及來(lái)往文書(shū)都不屬于會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍，應(yīng)按照文書(shū)檔案管理方法執(zhí)行。案卷級(jí)錄入通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入案卷級(jí)錄入功能。該頁(yè)面提供檔案錄入功能，按提示錄入相關(guān)信息后，單擊提交按鈕即可?！布t色星號(hào)局部為必填內(nèi)容〕注：錄入者不可以自行改動(dòng)。案卷級(jí)管理通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入案卷級(jí)管理功能。該頁(yè)面可對(duì)已經(jīng)錄入的案卷信息進(jìn)行檢索、編輯、刪除操作。照片檔案照片檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說(shuō)明三局部。機(jī)關(guān)數(shù)碼照片檔案管理的一般知識(shí)數(shù)碼照片是機(jī)關(guān)檔案室中第一種誕生之時(shí)就是電子形式的新型文件，只能以電子的形式管理。除局部數(shù)碼照片需要沖洗出來(lái)保存外，大局部需要用光盤(pán)保存，用機(jī)讀目錄來(lái)著錄。要理解數(shù)碼照片檔案的管理，需要有一年以上的檔案工作經(jīng)歷，會(huì)按《歸檔文件整理規(guī)那么》整理檔案；有一定的電腦使用技能，熟練使用Windows資源管理器，會(huì)刻光盤(pán)。概念數(shù)碼照片是指用數(shù)碼照相機(jī)〔DigitalStillCamera〕拍攝獲得的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。不用膠卷，有元數(shù)據(jù)。只讀光盤(pán)，即被寫(xiě)入數(shù)據(jù)之后只可以讀取而無(wú)法再次寫(xiě)入的光盤(pán)。能存600多兆，如果單純存放文字，一張CD-ROM相當(dāng)于15萬(wàn)張16開(kāi)的紙，足以容納數(shù)百部大部頭的著作。不要用可擦寫(xiě)盤(pán)，不要追加數(shù)據(jù)。所以要分年度保存檔案，不好拆分。如果有人問(wèn)，因?yàn)楣獗P(pán)容量很大，為什么不年年續(xù)當(dāng)年的照片，只到光盤(pán)滿(mǎn)為止，而是每年刻錄一張盤(pán)？答案是，光盤(pán)是一次刻錄的，當(dāng)年的數(shù)碼照片只能一次刻成，不能年年續(xù)著刻。EXIF數(shù)據(jù)，數(shù)碼照片在拍攝時(shí)產(chǎn)生和被自動(dòng)記錄在數(shù)碼照片本身的數(shù)據(jù)，有光圈、快門(mén)、拍攝時(shí)間、曝光、相機(jī)型號(hào)，甚至有地理位置、鏡頭方向等內(nèi)容，就是數(shù)碼照片的元數(shù)據(jù)。經(jīng)過(guò)軟件處理過(guò)的相片沒(méi)有EXIF數(shù)據(jù)。檔案級(jí)光盤(pán)，是耐久性到達(dá)特定要求的可記錄光盤(pán)，其個(gè)項(xiàng)技術(shù)優(yōu)于工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，檔案級(jí)光盤(pán)的歸檔壽命大于20年。資源管理器管理中元數(shù)據(jù)有標(biāo)題、主題、作者、關(guān)鍵字和備注，可輔助理解數(shù)碼照片檔案。光盤(pán)為數(shù)碼照片檔案的載體。目前文書(shū)檔案的電子文件都是在硬盤(pán)上掛接上去的，隱藏著數(shù)據(jù)喪失和不能認(rèn)可檔案屬性的風(fēng)險(xiǎn)。硬盤(pán)不是檔案的載體，只有光盤(pán)才是照片檔案的載體，光盤(pán)有光盤(pán)號(hào)，而硬盤(pán)沒(méi)有。文件格式按文件要求，只有jpg和tiff兩種格式的來(lái)能歸檔。別的格式的照片要轉(zhuǎn)成這兩種格式。要區(qū)分格式，主要看文件名的后綴?，F(xiàn)對(duì)現(xiàn)有的圖片格式進(jìn)行一下介紹。TIFF格式：TIFF〔TaggedImageFileFormat〕是一個(gè)保存圖像的格式。它最初是Aldus公司〔該公司于1994年被Adobe公司兼并〕和微軟公司為掃描圖像開(kāi)發(fā)的。它是印刷工業(yè)上重要的文件交換格式。該標(biāo)準(zhǔn)有系列文檔，均可免費(fèi)自由使用，標(biāo)準(zhǔn)號(hào)ISO12234-2-2001，中文名稱(chēng)電子靜止圖象成像-可去除存儲(chǔ)器-第2局部:TIFF/EP圖像數(shù)據(jù)格式。TIFF格式很適合于印刷。對(duì)檔案工作者關(guān)心的圖像質(zhì)量問(wèn)題，TIFF格式規(guī)定了幾種壓縮比例，當(dāng)壓縮比例為零時(shí)，可以做到無(wú)損壓縮，一個(gè)TIFF文件可以包含多個(gè)頁(yè)面。JPEG格式：JPEG〔JointPhotographicExpertsGroup，聯(lián)合圖像專(zhuān)家組〕應(yīng)用一種有損壓縮算法的圖像格式。它是國(guó)家檔案局規(guī)定的允許使用的兩種圖片格式之一，具有圖片尺寸小，有明確的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的特點(diǎn)。數(shù)碼照片的歸檔過(guò)程建立分類(lèi)方案某檔案局照片檔案分類(lèi)方案〔例如〕類(lèi)目編號(hào)類(lèi)目名稱(chēng)1檢查指導(dǎo)2日常活動(dòng)3會(huì)議4宣傳提問(wèn)：這么幾個(gè)類(lèi)能把照片許多的照片的內(nèi)容概括嗎？文件夾結(jié)構(gòu)每個(gè)場(chǎng)景只收集一張，放入本年度的相應(yīng)保管期限的文件夾中。年度文件夾下設(shè)保管期限文件夾，在保管期限文件夾內(nèi)，不再設(shè)類(lèi)目〔組〕的文件夾，如“工作會(huì)議”文件夾。課堂提問(wèn)：不設(shè)類(lèi)目文件夾，不同類(lèi)目的照片都放在一個(gè)文件夾里，會(huì)不會(huì)混？剩下的不歸檔的照片可以作為刻盤(pán)，作為資料保存，不必詳細(xì)著錄。不能只收集會(huì)議照片，有領(lǐng)導(dǎo)的照片，反映機(jī)關(guān)工作的照片更加珍貴。照片命名數(shù)碼照片文件采用“保管期限——年度——組〔類(lèi)目〕——張?zhí)枴备袷矫Ｌ釂?wèn)：為什么要這樣命名，也不是按剛剛講的文件結(jié)構(gòu)那種年度—保管期限的結(jié)構(gòu)?因?yàn)閿?shù)碼照片的命名是為了對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行排序，就是歸檔章一樣，必須采用《歸檔文件整理規(guī)那么》定下的規(guī)那么。例如永久—2009—會(huì)議—1.jpg永久—2009—會(huì)議—2.jpg…30年—2009—日常活動(dòng)—1.jpg建議使用Office自帶的PictureManager軟件來(lái)命名，這樣便于操作。注意：類(lèi)目〔組〕只用于照片檔案的命名，不用來(lái)命名文件夾。類(lèi)目分類(lèi)方案中一組相關(guān)文件組成一個(gè)類(lèi)目。照片檔案排序在計(jì)算機(jī)文件夾內(nèi)，按照片的文件名、拍攝時(shí)間、照片尺寸等排序，人無(wú)法調(diào)整，也不必調(diào)整。如何顯示文件夾中隱藏的列？如何按攝影者排序？照片檔案刻錄把同一年度不同保管期限的照片，集中在一個(gè)文件夾，填寫(xiě)盤(pán)內(nèi)照片說(shuō)明.txt，也放在這個(gè)文件夾內(nèi)，啟動(dòng)刻錄軟件，刻盤(pán)。刻完后應(yīng)再刻一張，作為查閱用盤(pán)使用。照片檔案裝盒光盤(pán)面上要作標(biāo)記，全宗號(hào)—目錄號(hào)—光盤(pán)號(hào)光盤(pán)盒上要貼封面。封面內(nèi)容包括：全宗號(hào)、目錄號(hào)、光盤(pán)號(hào)、形成時(shí)間、照片張數(shù)、套別、制作人、審核人、制作時(shí)間等。照片檔案錄入翻開(kāi)軟件，錄入全宗號(hào)、保管期限、年度、部門(mén)、組、張?zhí)?、參?jiàn)號(hào)、攝影者、時(shí)間、題名、文字說(shuō)明、存儲(chǔ)文件名、開(kāi)放狀態(tài)。一個(gè)年度的照片超過(guò)一張光盤(pán)的情況現(xiàn)在的數(shù)碼照片大約3到5兆一張，一張光盤(pán)600多兆，一張光盤(pán)大約能存200張相片。如果同一年度的照片在一張光盤(pán)放不下，那么將同一年度，不同保管期限的照片放在不同的光盤(pán)中。如“2009—永久”一張光盤(pán)，“2009—30年”一張光盤(pán)。200930年200930年無(wú)元2009永久無(wú)元素材添加通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入素材添加功能。填寫(xiě)檔案屬性。注：必填項(xiàng)有：題名，保管期限，年度，部門(mén)，組，張?zhí)?，攝影者，文字說(shuō)明如果時(shí)間未加選擇的話(huà)，默認(rèn)為當(dāng)前時(shí)間。開(kāi)放狀態(tài)默認(rèn)為，不開(kāi)放〔否〕。如果將以上內(nèi)容填好的話(huà)，點(diǎn)擊更新到數(shù)據(jù)庫(kù)中將會(huì)同時(shí)實(shí)現(xiàn)照片歸檔。再次功能下，可以一次性上傳多張相片。具體步驟如下點(diǎn)擊此處可以一次性上傳多張相片點(diǎn)擊此處可以一次性上傳多張相片點(diǎn)擊此處點(diǎn)擊此處注：按住ctrl鍵，一次性選擇多張。當(dāng)再次出現(xiàn)表示上傳完成。注：以上多張上傳操作只是將素材導(dǎo)入到素材庫(kù)中假設(shè)想要將此素材進(jìn)行歸檔，請(qǐng)進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)功能。素材庫(kù)通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入素材庫(kù)功能。實(shí)現(xiàn)素材歸檔的方法：點(diǎn)擊要?dú)w檔圖片后面的編輯：將上面所說(shuō)的必填項(xiàng)填好，且將是否歸檔后的文本框選中填寫(xiě)方式參考：如確定要將圖片歸檔點(diǎn)擊更新按鈕，否那么點(diǎn)擊取消。歸檔后請(qǐng)?jiān)谡掌瑱n案查詢(xún)功能下操作。照片檔案查詢(xún)通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入照片檔案查詢(xún)功能。在此功能下可實(shí)現(xiàn)照片檔案的檢索和修改。照片檔案檢索：此功能下可通過(guò)部門(mén)，保管期限，年度，攝影者，關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索。照片檔案修改：a、選擇所要修改的圖片檔案，點(diǎn)擊圖片進(jìn)入圖片信息瀏覽b、點(diǎn)擊編輯對(duì)圖片檔案進(jìn)行編輯c、修改完成后，點(diǎn)擊提交即可照片的顯示模式點(diǎn)擊這里點(diǎn)擊這里點(diǎn)擊顯示列表模式：照片檔案目錄通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入照片檔案目錄功能。在此功能下可實(shí)現(xiàn)目錄打印，導(dǎo)出照片。目錄打印。選擇年度，保管期限，組點(diǎn)擊打印目錄翻開(kāi)File1.doc打印即可導(dǎo)出照片。注：照片檔案1歸檔范圍1.1記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的數(shù)碼照片。1.1.1領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的數(shù)碼照片。1.1.2本單位組織或參加的重要活動(dòng)的數(shù)碼照片。1.1.3反映本單位重點(diǎn)工程工程、重點(diǎn)科研工程的數(shù)碼照片本單位、系統(tǒng)勞動(dòng)模范、先進(jìn)人物及其典型活動(dòng)的數(shù)碼照片本單位榮獲的榮譽(yù)性獎(jiǎng)狀、證書(shū)、錦旗的數(shù)碼照片本單位歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員的數(shù)碼照片1.2記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的數(shù)碼照片。1.3記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的數(shù)碼照片。1.4其它具有保存價(jià)值的數(shù)碼照片。2保管期限數(shù)碼照片檔案的保管期限按照數(shù)碼照片的價(jià)值劃定為永久或定期，其中定期一般為30年或10年。3歸檔時(shí)間數(shù)碼照片在拍攝完成后，應(yīng)及時(shí)整理和歸檔，最遲在第二年6月底前完成歸檔。4歸檔要求4.1歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件，除調(diào)整亮度、比照度、飽和度等為提高畫(huà)面質(zhì)量、增強(qiáng)畫(huà)面效果的處理外，一般不能進(jìn)行修改。經(jīng)過(guò)添加、合成、挖補(bǔ)等修改內(nèi)容的處理過(guò)的數(shù)碼照片不能歸檔。4.2對(duì)反映同一內(nèi)容的假設(shè)干張數(shù)碼照片，應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的數(shù)碼照片歸檔，所選數(shù)碼照片應(yīng)能反映該項(xiàng)活動(dòng)的全貌，且主題鮮明，影像清晰、完整。反映同一場(chǎng)景的數(shù)碼照片一般只歸檔一張。4.3歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)為JPEG或TIFF格式。其它格式的數(shù)碼照片應(yīng)在保證分辨率不變和EXIF信息不喪失的前提下，將其轉(zhuǎn)換成JPEG或TIFF格式進(jìn)行歸檔。4.4歸檔的數(shù)碼照片和照片組應(yīng)附加文字說(shuō)明。文字說(shuō)明應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示該張數(shù)碼照片或照片組所反映的主要內(nèi)容。4.5數(shù)碼照片可通過(guò)存儲(chǔ)到符合要求的脫機(jī)載體上進(jìn)行離線(xiàn)歸檔，也可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線(xiàn)歸檔。各單位可根據(jù)實(shí)際情況選擇相應(yīng)的歸檔方式。4.6歸檔時(shí)，應(yīng)對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行真實(shí)、完整、可用、平安方面的鑒定、檢測(cè)。具有永久保存價(jià)值的數(shù)碼照片檔案，應(yīng)轉(zhuǎn)換出一套紙質(zhì)照片同時(shí)歸檔。5照片檔案命名方式數(shù)碼照片文件采用“保管期限——年度——組〔類(lèi)目〕——張?zhí)枴备袷矫?。提?wèn)：為什么要這樣命名，也不是按剛剛講的文件結(jié)構(gòu)那種年度—保管期限的結(jié)構(gòu)?因?yàn)閿?shù)碼照片的命名是為了對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行排序，就是歸檔章一樣，必須采用《歸檔文件整理規(guī)那么》定下的規(guī)那么。例如永久—2009—會(huì)議—1.jpg永久—2009—會(huì)議—2.jpg…30年—2009—日?；顒?dòng)—1.jpg說(shuō)明：1、數(shù)碼照片檔案管理方法在不同單位的應(yīng)用針對(duì)同一個(gè)數(shù)碼照片檔案管理方法，由于單位情況不同，有不同的歸檔和錄入方法。2、檔案員自己整理的單位指檔案員自己收集照片，自己寫(xiě)目錄的單位。檔案員用U盤(pán)或光盤(pán)在各處室收集照片，在電腦硬盤(pán)的根目錄上建“數(shù)碼照片檔案”總文件夾，在總文件夾內(nèi)按不同保管期限和不同年度建立層級(jí)文件夾，并以保管期限和年度命名層級(jí)文件夾，將同一年度的照片放在一個(gè)文件夾中，統(tǒng)一命名，命名時(shí)表達(dá)組的概念。檔案室把“數(shù)碼照片檔案”總文件夾上的同一年度，不同管理期限的照片拷貝到一個(gè)文件夾中，瀏覽文件夾內(nèi)的照片，填寫(xiě)盤(pán)內(nèi)照片說(shuō)明.txt，確認(rèn)不再增加照片后，刻錄到光盤(pán)上，編光盤(pán)號(hào)，做兩份光盤(pán)，一份歸檔，一份提供利用。打印光盤(pán)封面，填寫(xiě)光盤(pán)封面。在軟件內(nèi)填寫(xiě)完目錄后。完成歸檔任務(wù)。3、數(shù)碼照片歸檔的復(fù)雜之處通過(guò)上面的例子可以歸納出，數(shù)碼照片歸檔的條件有4個(gè)，即所有照片正確地通過(guò)命名〔正確的類(lèi)目、年度、保管期限、順序號(hào)〕固定了在光盤(pán)中的順序，所有照片已保存到一個(gè)文件夾內(nèi)，文件夾內(nèi)有寫(xiě)好了盤(pán)內(nèi)照片說(shuō)明.txt，錄入目錄的人知道照片的內(nèi)容。為便于理解，講一講照片檔案管理和歸檔文件整理規(guī)那么的關(guān)聯(lián)。數(shù)碼照片的整理與紙質(zhì)照片不同，是按歸檔文件整理規(guī)那么整理的，而不是按紙質(zhì)照片檔案的原那么整理的，沒(méi)有案卷的說(shuō)法。數(shù)碼照片檔案文書(shū)檔案照片號(hào)歸檔號(hào)文件名歸檔章沒(méi)有案卷級(jí)，也無(wú)案卷級(jí)目錄沒(méi)有案卷級(jí)，也無(wú)案卷級(jí)目錄不對(duì)光盤(pán)編目錄不對(duì)盒編目錄按照片號(hào)確定在哪個(gè)光盤(pán)內(nèi)按順序號(hào)確定在哪個(gè)盒內(nèi)歸檔時(shí)攝影者不知數(shù)碼照片在光盤(pán)內(nèi)的排列位置歸檔時(shí)處室人員不知文件在盒內(nèi)的位置檔案員光看照片不一定能寫(xiě)目錄檔案員可看著文件寫(xiě)目錄強(qiáng)調(diào)一下光盤(pán)的刻錄。光盤(pán)一次只能一次刻成，不能追加，光盤(pán)有容量限制，一般的CD存100-400多張相片，DVD存700-2800張相片；要刻在光盤(pán)上的文件要先在硬盤(pán)上收集好，命名完畢后，或先錄入電腦，再刻盤(pán)，或先刻盤(pán)，再編目錄，不管怎樣，錄入完成后再增加新的照片就麻煩了。不同處室的人形成同一類(lèi)目〔組〕的照片。同一次會(huì)議，可能會(huì)有幾個(gè)人照相，形成的照片要放在命名時(shí)以同一類(lèi)目〔組〕命名。文書(shū)檔案一般是，一個(gè)處室的文件不與其它處室混。這個(gè)處室的人不參與別的處室的事。要有一個(gè)方法，讓不同處室的人照的同一類(lèi)目的照片歸在一起。在歸檔前，照片和照片說(shuō)明不能“裝訂”〔固定〕在一起。在使用紙質(zhì)照片的時(shí)代，當(dāng)檔案員自己不寫(xiě)說(shuō)明，而由攝影者寫(xiě)說(shuō)明時(shí)，攝影者寫(xiě)的說(shuō)明可以用別針固定在照片上，而在數(shù)碼時(shí)代，沒(méi)有這樣的別針。在刻錄在光盤(pán)之前，照片的存儲(chǔ)的位置會(huì)屢次變動(dòng)。把一張光盤(pán)的內(nèi)容分別刻錄在兩張盤(pán)時(shí)，會(huì)導(dǎo)致重新編制光盤(pán)號(hào)，更改目錄，而因?yàn)槭侵蛔x光盤(pán)，對(duì)光盤(pán)上的檔案進(jìn)行更改光盤(pán)號(hào)和目錄很難。與文書(shū)檔案不同，檔案員不一定能自己為照片編目錄。文件上有字，處室送來(lái)的文件經(jīng)整理后，檔案員一看便知題名、責(zé)任者是什么，自己就能登記，但對(duì)照片卻不行，檔案員常常不知道主席臺(tái)上坐著的經(jīng)常上鏡的領(lǐng)導(dǎo)參加的是哪次會(huì)。如果沒(méi)有會(huì)標(biāo)，有時(shí)攝影者也不知道。一般讓攝影者錄目錄比擬好。如果照片全是攝影者自己照、自己清楚照片檔案類(lèi)目，自己刻盤(pán)、自己錄入電腦，就沒(méi)什么問(wèn)題。如果照片由多人照，一個(gè)人〔檔案員或一個(gè)宣傳干事〕收集，這個(gè)人刻盤(pán)，就存在著有些照片需要?jiǎng)e的人寫(xiě)說(shuō)明的情況。4、多個(gè)兼職攝影者整理且有網(wǎng)絡(luò)的單位區(qū)分年度和保管期限，建多個(gè)網(wǎng)絡(luò)文件夾，允許別人寫(xiě)入文件。網(wǎng)絡(luò)文件夾可建在單位的文件效勞器上，也可以建在檔案員自己的電腦上。每天要翻開(kāi)電腦。在網(wǎng)絡(luò)文件夾上建“數(shù)碼照相檔案”的文件夾，通知各處室人員先按規(guī)那么命名數(shù)碼照片，往相應(yīng)年度和保管期限的文件夾里上傳照片，并設(shè)定上傳截止日期。如果命名有沖突，可讓處室人員加漢語(yǔ)拼音等代字，但類(lèi)目〔組〕要一直保存。各處室人員在上傳時(shí)要考慮要上傳的照片是關(guān)于一個(gè)類(lèi)目的還是關(guān)于幾個(gè)類(lèi)目的。如果照片都是關(guān)于一個(gè)類(lèi)目的，那么數(shù)碼照片的命名都一樣，只是數(shù)字不一樣。如果有幾組照片，要按組+數(shù)字的方法命名，然后上傳。有時(shí)會(huì)有這樣的情況，一次文藝活動(dòng)有幾個(gè)處室的人照了相，這些照片都值得歸檔，用相同的組來(lái)命名數(shù)碼照片。截止日期到后，檔案員將網(wǎng)絡(luò)文件夾的寫(xiě)入權(quán)限關(guān)閉，文件上傳結(jié)束。檔案員審查收到的照片，刪除不合要求的，重復(fù)的照片。有必要時(shí)通過(guò)命名調(diào)整照片所在的組。將照片刻盤(pán)，刻一張盤(pán)或幾張盤(pán)，賦予光盤(pán)號(hào)，在光盤(pán)上寫(xiě)標(biāo)記，寫(xiě)光盤(pán)盒標(biāo)簽，再?gòu)?fù)制一份光盤(pán)。檔案員通過(guò)打了解所傳相片的內(nèi)容，自己寫(xiě)目錄，這時(shí)軟件可以是單機(jī)版的?；?qū)⒍嗫痰墓獗P(pán)交給攝影者，讓他們寫(xiě)說(shuō)明，錄入照片檔案管理軟件，這時(shí)要求軟件是網(wǎng)絡(luò)版。5、檔案員不寫(xiě)目錄，多位攝影者編目且無(wú)網(wǎng)絡(luò)的單位第一種方法單位指定一人專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)照片檔案的收集和編目，一般是單位的宣傳干事，宣傳干事將模板文件夾、機(jī)照顧片檔案分類(lèi)方案分發(fā)給各處室，模板文件夾中年度—保管期限的文件夾結(jié)構(gòu)。處室配備照片檔案管理軟件。照片檔案管理軟件還應(yīng)具備導(dǎo)出功能。處室人員將照片命名，存入相應(yīng)年度和保管期限的文件夾。將從各處室收集上來(lái)的照片合并到一個(gè)文件夾中，檢查文件名是否沖突。如不沖突，寫(xiě)盤(pán)內(nèi)照片說(shuō)明.txt，刻盤(pán)，把盤(pán)返回各遞交照片的處室，讓其分別在軟件上寫(xiě)目錄。宣傳干事將各處室的目錄收集起來(lái)，在照片檔案管理軟件中編目錄。將說(shuō)明導(dǎo)出到一個(gè)文件中，起一個(gè)有意義的名字，如“一處2009年照片檔案目錄”等。將照片和目錄交給檔案員。檔案員將照片和目錄導(dǎo)入自己的照片檔案管理軟件中。要求檔案管理軟件有導(dǎo)入導(dǎo)出功能。聚集成一個(gè)文件，連同保存著照片的光盤(pán)，交檔案室。第二種方法處室不安裝軟件，利用照片的屬性頁(yè)，把目錄〔說(shuō)明〕寫(xiě)在屬性頁(yè)中。如果沒(méi)有屬性頁(yè)，轉(zhuǎn)成有屬性頁(yè)的jpg格式。此方法正在研究之中。高等院校在高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法的照片檔案名下，增加子類(lèi)目。企業(yè)在本企業(yè)檔案分類(lèi)法之中增加照片檔案的類(lèi)目。用戶(hù)管理用戶(hù)添加1、通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入用戶(hù)添加功能。該頁(yè)面必須由系統(tǒng)管理員系統(tǒng)，其他用戶(hù)無(wú)權(quán)限。該頁(yè)面用于創(chuàng)立新用戶(hù)?！膊僮鲉T或其它瀏覽用戶(hù)〕登錄賬戶(hù)不得小于3個(gè)字符，必須字母開(kāi)頭且不能包含特殊字符或漢字。按頁(yè)面的要求填寫(xiě)用戶(hù)其它信息后，點(diǎn)擊頁(yè)面下方的添加按鈕，即可添加用戶(hù)。用戶(hù)列表通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入用戶(hù)列表功能。該頁(yè)面中列出了當(dāng)前系統(tǒng)內(nèi)所有用戶(hù)的姓名、登錄名、工作單位、職務(wù)、學(xué)歷、入職時(shí)間、號(hào)碼、證件類(lèi)型、證件號(hào)碼等信息，并可對(duì)其進(jìn)行修改。該頁(yè)面必須由系統(tǒng)管理員操作，其它用戶(hù)無(wú)權(quán)限。管理員可在本頁(yè)面重置其他用戶(hù)密碼。用戶(hù)權(quán)限通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入用戶(hù)權(quán)限功能。本頁(yè)面為系統(tǒng)開(kāi)發(fā)時(shí)預(yù)留的高級(jí)管理界面，用于設(shè)置用戶(hù)組權(quán)限。不建議用戶(hù)自行更改，具體事宜請(qǐng)致電元泰公司技術(shù)部咨詢(xún)。權(quán)限修改操作：A、點(diǎn)擊想要修改的角色后面的編輯：例如：修改軟件測(cè)試員的權(quán)限：B、點(diǎn)擊權(quán)限對(duì)應(yīng)的文本框：C、選中想要添加的權(quán)限前面對(duì)應(yīng)的文本框，點(diǎn)擊確定。假設(shè)要選中全部權(quán)限點(diǎn)擊全選，全部清空點(diǎn)擊取消。D、確定要添加此權(quán)限，點(diǎn)擊更新。角色添加操作：輸入角色名稱(chēng)，頁(yè)面權(quán)限〔見(jiàn)上文〕，選擇檔案權(quán)限，說(shuō)明可以不填點(diǎn)擊添加。例如：添加角色測(cè)試，控制所有頁(yè)面。即可。檔案移交檔案移交文件生成通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入檔案移交文件生成功能。生成目錄文件通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入生成目錄文件功能。生成的文件在站點(diǎn)根目錄下的res目錄中，假設(shè)想要瀏覽可以自行拷貝。系統(tǒng)管理修改密碼通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入修改密碼功能。由于添加用戶(hù)時(shí)用戶(hù)的密碼都被默認(rèn)為123，所以建議用戶(hù)在第一次登錄就進(jìn)行密碼修改，以確保系統(tǒng)平安。此頁(yè)面僅用于修改當(dāng)前登錄用戶(hù)的密碼。方法：機(jī)構(gòu)問(wèn)題管理通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入機(jī)構(gòu)問(wèn)題管理功能。該頁(yè)面可對(duì)系統(tǒng)中“機(jī)構(gòu)〔問(wèn)題〕”工程進(jìn)行添加、編輯、刪除操作。注：如果在您的單位執(zhí)行的是保管期限—機(jī)構(gòu)分類(lèi)法，也就是說(shuō)，全部檔案先分保管期限，再分年度，再分機(jī)構(gòu)，就要先添加機(jī)構(gòu)；如果在您的單位執(zhí)行的是保管期限—問(wèn)題分類(lèi)法，也就是說(shuō)，全部檔案先分保管期限，再分年度，再分問(wèn)題，就要在這里添加問(wèn)題，而不是添加機(jī)構(gòu)；如果您的單位小，執(zhí)行的是保管期限—年度分類(lèi)法，只是檔案員一個(gè)人整理全單位的檔案，可以不添加機(jī)構(gòu)。如果添加了機(jī)構(gòu)，會(huì)在錄入界面上顯示機(jī)構(gòu)選項(xiàng)，便于以后查詢(xún)。部門(mén)信息維護(hù)通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入部門(mén)信息維護(hù)功能。該頁(yè)面可對(duì)系統(tǒng)中“部門(mén)信息”工程進(jìn)行添加、編輯、刪除操作。部門(mén)信息：是為了更詳細(xì)的了解照片素材的來(lái)源判斷是否該將此素材歸檔，也為了便于照片素材在素材庫(kù)中的檢索而設(shè)立的。照片組管理通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入照片組管理功能。該頁(yè)面可對(duì)系統(tǒng)中“照片組”工程進(jìn)行添加、編輯、刪除操作。注：照片組：有密切聯(lián)系的假設(shè)干張數(shù)碼照片的集合。如一次會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)、一個(gè)工程等反映同一問(wèn)題或事由的假設(shè)干張數(shù)碼照片為一個(gè)照片組。1檔案整理1.1前期整理合理確定檔案數(shù)字化的范圍，區(qū)分掃描件與非掃描件。對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并視需要做出標(biāo)識(shí)。根據(jù)擬數(shù)字化檔案的數(shù)量情況，估算數(shù)字化后所需要的存儲(chǔ)空間。1.2目錄建庫(kù)已經(jīng)建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并且使用條形碼設(shè)備和軟件的單位，可以在檔案實(shí)體上粘貼條形碼，使條形碼能夠正確反映檔案數(shù)據(jù)條目與實(shí)體的對(duì)應(yīng)關(guān)系，確保檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)掛接時(shí)的質(zhì)量和效率。沒(méi)有建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的單位，可以按照集團(tuán)公司檔案管理著錄規(guī)那么的要求，確定檔案著錄項(xiàng)并進(jìn)行著錄。所選定的數(shù)據(jù)格式，應(yīng)能直接或間接地通過(guò)DBF文件格式或XML文檔，與集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。1.3撤除裝訂物去除影響掃描工作的裝訂物，保證掃描的順序，確保數(shù)字化后正確歸卷并不損壞檔案。1.4檔案修復(fù)破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)。折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理〔壓平或熨平等〕后再進(jìn)行掃描。1.5建立作業(yè)單制作并填寫(xiě)數(shù)字化加工作業(yè)單，全程監(jiān)控掃描過(guò)程，并記錄整理數(shù)字化過(guò)程中各種相關(guān)情況。1.6裝訂圖像質(zhì)檢完成后，撤除過(guò)裝訂物的檔案應(yīng)該按檔案原貌及保管的要求重新裝訂，做到平安、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。2技術(shù)要求2.1檔案掃描2.1.1掃描方式根據(jù)檔案幅面的大小〔A4、A3、A0等〕和紙張質(zhì)量選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀進(jìn)行掃描。數(shù)量較少的大幅面檔案，可采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理；如果數(shù)量較多那么使用寬幅工程掃描儀進(jìn)行掃描。紙張狀況較差，以及過(guò)薄、過(guò)軟或超厚的檔案，或者不宜拆裝的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式。紙張狀況好并且可以拆裝的檔案，可采用高速掃描方式以提高工作效率。2.1.2掃描色彩模式掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等，通常采用黑白二值。頁(yè)面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁(yè)面為多色文字的檔案，可以采用灰度模式掃描。頁(yè)面中插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖、印章等帶色彩標(biāo)志的檔案，可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。底圖可視需要采用灰度或彩色模式進(jìn)行掃描。如需要進(jìn)行OCR識(shí)別的，應(yīng)采用黑白二值掃描。2.1.3掃描分辨率采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率應(yīng)≥200DPI。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。如需要進(jìn)行OCR識(shí)別的，掃描分辨率應(yīng)≥300DPI。2.1.4掃描登記認(rèn)真填寫(xiě)檔案掃描情況登記表單，登記掃描的頁(yè)數(shù)，核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與檔案整