20140917文印管理試點(diǎn)實(shí)施項(xiàng)目匯報(bào)

文印管理試點(diǎn)實(shí)施工程匯報(bào)流程與IT部系統(tǒng)運(yùn)維中心2024/5/12122024/5/12一、集團(tuán)文印管理效勞現(xiàn)狀文印設(shè)備運(yùn)維難度大1、文印設(shè)備智能化低，運(yùn)維服務(wù)只能被動(dòng)響應(yīng)；2、文印設(shè)備型號(hào)、配件耗材種類(lèi)繁多，維護(hù)、維修技術(shù)面廣且復(fù)雜，成本控制困難；3、配件耗材安裝與文印設(shè)備維修工作交叉。文印資源浪費(fèi)明顯文印信息無(wú)法管控1、文印輸出無(wú)控制手段，點(diǎn)擊即打印，操作習(xí)慣、錯(cuò)誤打印、惡意軟件等造成紙張及耗材浪費(fèi)；2、文印無(wú)法作用戶(hù)識(shí)別，非美的員工或非授權(quán)人員也能使用文印設(shè)備；3、局部不具備網(wǎng)絡(luò)功能的文印設(shè)備利用率低，設(shè)備閑置浪費(fèi)明顯。1、機(jī)密文件打印難以控制，缺乏審計(jì)手段；2、機(jī)密文件打印輸出至公共文印設(shè)備，容易造成信息泄露。

32024/5/12二、實(shí)施文印管理是解決現(xiàn)狀的最正確途徑文印區(qū)域標(biāo)準(zhǔn)化文印輸出權(quán)限控制文印輸出審計(jì)文印設(shè)備集中監(jiān)控與員工身份綁定文印輸出按工作崗位標(biāo)準(zhǔn)輸出規(guī)格現(xiàn)場(chǎng)刷卡確認(rèn)輸出機(jī)密、敏感文件輸出預(yù)警文印紀(jì)錄審計(jì)文印信息留痕文印設(shè)備網(wǎng)絡(luò)共享文印設(shè)備主動(dòng)監(jiān)控、效勞文印信息統(tǒng)計(jì)文印區(qū)域設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)化文印設(shè)備安裝標(biāo)準(zhǔn)化文印管理系統(tǒng)主要適合辦公集中的區(qū)域，適用于標(biāo)準(zhǔn)方案打印。減少文印設(shè)備類(lèi)型，降低運(yùn)維難度，主動(dòng)服務(wù)。有效控制文印資源浪費(fèi)增加文印信息管控方法和手段文印管理系統(tǒng)改善后的效果42024/5/12三、文印管理系統(tǒng)實(shí)施目標(biāo)與策略目標(biāo)全集團(tuán)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的文印管理體系統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)先在辦公集中的總部大樓、辦公樓及研發(fā)部門(mén)實(shí)施策略效果統(tǒng)一價(jià)格/結(jié)算統(tǒng)一效勞體系一期試點(diǎn)區(qū)域和單位：總部大樓、生活電器事業(yè)部文印輸出權(quán)限控制文印輸出審計(jì)文印設(shè)備集中監(jiān)控文印區(qū)域標(biāo)準(zhǔn)化52024/5/12四、文印管理實(shí)施技術(shù)方案

專(zhuān)業(yè)報(bào)表刷卡驗(yàn)證記錄監(jiān)控輸出控制彩色打印黑白打印彩色打印黑白打印彩色打印黑白打印InputPIN保存的打印機(jī)域服務(wù)器打印復(fù)合機(jī)池異地園區(qū)1、集中管控，分級(jí)部署：在集團(tuán)總部搭建統(tǒng)一文印管理系統(tǒng)平臺(tái)〔包括集中數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和報(bào)表管理系統(tǒng)〕，采用雙機(jī)熱備高可用報(bào)障。各異地園區(qū)搭建二級(jí)文印管理效勞器，降低對(duì)網(wǎng)絡(luò)專(zhuān)線(xiàn)的依賴(lài)，在專(zhuān)線(xiàn)異常時(shí)不影響異地文印設(shè)備正常使用。2、分級(jí)管理：可根據(jù)園區(qū)、事業(yè)部、部門(mén)進(jìn)行分級(jí)授權(quán)管理，實(shí)施文印權(quán)限分級(jí)管理控制；3、用戶(hù)權(quán)限管理：對(duì)不同用戶(hù)群體可按不同的權(quán)限進(jìn)行管理。62024/5/12五、文印管理實(shí)施與推廣體系需求收集/確認(rèn)方案定制/實(shí)施運(yùn)營(yíng)/維護(hù)提升/推廣運(yùn)營(yíng)管理部門(mén)/IT經(jīng)理用戶(hù)需求收集、實(shí)施區(qū)域梳理實(shí)施方案及目標(biāo)確認(rèn)組織用戶(hù)參與使用培訓(xùn)，培養(yǎng)關(guān)鍵用戶(hù)。流程與IT部用戶(hù)需求分析，定制技術(shù)實(shí)施方案系統(tǒng)部署實(shí)施與切換制定用戶(hù)使用手冊(cè)，提供用戶(hù)使用培訓(xùn)。流程與IT部完善統(tǒng)一效勞支持體系建立主動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)財(cái)務(wù)部統(tǒng)一文印費(fèi)用預(yù)算簡(jiǎn)化結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)及流程經(jīng)營(yíng)管理部/流程與IT部推動(dòng)體系運(yùn)作用戶(hù)使用效果回訪(fǎng)、審核。效勞質(zhì)量回訪(fǎng)、監(jiān)控。系統(tǒng)功能完善及推廣72024/5/12用戶(hù)效勞/故障申報(bào)IT5000效勞中心〔一線(xiàn)支持〕效勞商駐場(chǎng)人員〔二線(xiàn)支持/現(xiàn)場(chǎng)效勞〕監(jiān)控系統(tǒng)〔設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)〕IT效勞管理系統(tǒng)〔ITSM〕七、文印管理運(yùn)維效勞模式82024/5/121、新增、退還文印設(shè)備統(tǒng)一MIP流程申請(qǐng)流程2、用戶(hù)報(bào)障統(tǒng)一使用ITSM事件管理流程〔統(tǒng)一效勞交付考核管理〕3、統(tǒng)一費(fèi)用結(jié)算流程〔全集團(tuán)統(tǒng)一費(fèi)用結(jié)算流程〕1、建立統(tǒng)一文印管理系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)2、建立統(tǒng)一文印設(shè)備效勞管理標(biāo)準(zhǔn)〔包括申請(qǐng)、使用、維護(hù)、退還等方面〕3、制訂統(tǒng)一用戶(hù)效勞指引流程化標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)維效勞體系1、明確統(tǒng)一用戶(hù)標(biāo)準(zhǔn)〔明確用戶(hù)守那么〕2、制定統(tǒng)一運(yùn)維管理標(biāo)準(zhǔn)3、制定統(tǒng)一的費(fèi)用結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)化重點(diǎn)：建立文印管理的效勞體系，落實(shí)效勞管理責(zé)任人，制訂與之配套的管理標(biāo)準(zhǔn)和效勞流程，簡(jiǎn)化用戶(hù)申請(qǐng)新增租賃設(shè)備、報(bào)障等環(huán)節(jié)，通過(guò)ITSM系統(tǒng)加強(qiáng)對(duì)效勞商的效勞過(guò)程管控，簡(jiǎn)化結(jié)算過(guò)程，降低不增值的實(shí)施本錢(qián)。八、文印管理運(yùn)維體系建立92024/5/12九、文印管理費(fèi)用結(jié)算模式集團(tuán)統(tǒng)籌簽訂文印管理效勞與結(jié)算框架，確定效勞與價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)確定租賃效勞合同標(biāo)準(zhǔn)模板各事業(yè)部制訂事業(yè)部文印管理預(yù)算根據(jù)實(shí)際使用情況簽訂租賃效勞合同按實(shí)際發(fā)生情況向統(tǒng)一效勞商支付效勞費(fèi)用完成事業(yè)部?jī)?nèi)部費(fèi)用分?jǐn)偨Y(jié)算原那么：按臺(tái)租賃，按量付費(fèi)，以事業(yè)部為單位支付。102024/5/12十、需各部門(mén)支持的工作

統(tǒng)一文印管理的預(yù)算及結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)---需集團(tuán)或事業(yè)部財(cái)務(wù)部支持實(shí)施前付款不統(tǒng)一，溝通本錢(qián)高：不同主體或不同部門(mén)以不同的發(fā)票抬頭獨(dú)立付款，帶來(lái)發(fā)票喪失、遺漏付款、采購(gòu)單據(jù)難核實(shí)等問(wèn)題。實(shí)施后確立統(tǒng)一的費(fèi)用支付標(biāo)準(zhǔn)流程與標(biāo)準(zhǔn)明確各事業(yè)部財(cái)務(wù)內(nèi)局部攤職責(zé)統(tǒng)一文檔標(biāo)識(shí)/水印標(biāo)準(zhǔn)---需管理部支持實(shí)施前目前集團(tuán)和部門(mén)事業(yè)部對(duì)公文有文檔標(biāo)識(shí)要求，但各單位要求不統(tǒng)一，也未明確的文檔水印管理標(biāo)準(zhǔn)。敏感信息文檔隨意打印，復(fù)印，無(wú)審核機(jī)制，存在信息平安隱患，且無(wú)法追溯。實(shí)施后集團(tuán)管理部門(mén)推動(dòng)全集團(tuán)統(tǒng)一文檔/水印管理標(biāo)準(zhǔn)，事業(yè)部管理部門(mén)推動(dòng)本領(lǐng)業(yè)部的文印管理標(biāo)準(zhǔn)；制定管理策略，形成文印管理運(yùn)營(yíng)機(jī)制，對(duì)文印輸出文檔敏感標(biāo)識(shí)和水印進(jìn)行管控。112024/5/12十一、文印管理建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

打印區(qū)域標(biāo)準(zhǔn)化原有設(shè)備處理設(shè)備運(yùn)營(yíng)人員數(shù)量30~60人放置1臺(tái)實(shí)際使用量10000張/月區(qū)域面積區(qū)域小于400平米依據(jù)實(shí)際情況作優(yōu)化、調(diào)整使用未到達(dá)2年的，調(diào)整至生產(chǎn)車(chē)間等零散使用，或與效勞商作返租談判不適合實(shí)施文印管理的設(shè)備調(diào)配到分散辦公的區(qū)域使用。122024/5/12十二、整體實(shí)施方案時(shí)間實(shí)施范圍初步預(yù)算備注2014年12月總部大樓、生活電器事業(yè)部195萬(wàn)1、一次性建設(shè)費(fèi)用（50萬(wàn)）：文印系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)，含軟件購(gòu)買(mǎi)費(fèi)用；2、框架協(xié)議租賃費(fèi)用(145萬(wàn)）：預(yù)計(jì)120臺(tái)設(shè)備，1100元/臺(tái)/月租賃費(fèi)（含設(shè)備維護(hù)、License及設(shè)備耗材，不含紙張）試點(diǎn)2015年順德所有事業(yè)部345萬(wàn)1、框架協(xié)議租賃費(fèi)用：預(yù)計(jì)260臺(tái)設(shè)備，1100元/臺(tái)/月租賃費(fèi)（含設(shè)備維護(hù)、License及設(shè)備耗材，不含紙張）推廣2016年蕪湖、合肥、無(wú)錫、武漢區(qū)域150萬(wàn)1、框架協(xié)議租賃費(fèi)用（130萬(wàn)）：預(yù)計(jì)90臺(tái)設(shè)備，1100元/臺(tái)/月租賃費(fèi)（含設(shè)備維護(hù)、License及設(shè)備耗材，不含紙張）2、異地文印系統(tǒng)異地部署費(fèi)（20萬(wàn)）：服務(wù)器及部署費(fèi)用推廣132024/5/12十三、試點(diǎn)工程實(shí)施方案1、10月1日完成文印管理平臺(tái)測(cè)試2、10月20日完成方案交流與評(píng)審1、10月31日完成立項(xiàng)文件的準(zhǔn)備；2、11月30日前完成工程招標(biāo)及合周簽訂。15年1月1日正式推廣實(shí)施1、9月20日完成工程需求收集和確認(rèn)需求階段方案選型階段供給商選型階段實(shí)施階段推廣階段1、11月10起開(kāi)始試點(diǎn)實(shí)施2、12月30日前確定詳細(xì)推廣方案及方案。謝謝！142024/5/12152024/5/12附件：實(shí)施文印管理預(yù)期到達(dá)的效果展示黑白復(fù)印黑白打印傳真掃描彩色復(fù)印彩色打印FAX無(wú)權(quán)限經(jīng)理兼職人員普通職員陌生人彩色掃描黑白復(fù)印彩色打印彩色掃描FAX文檔伺服器文檔伺服器文檔伺服器1、分級(jí)管理、權(quán)限管理162024/5/12附：實(shí)施文印管理預(yù)期到達(dá)的效果展示通過(guò)一個(gè)簡(jiǎn)單的界面配置,管理和監(jiān)控幾千臺(tái)設(shè)備，收集和顯示任務(wù)、設(shè)備訪(fǎng)問(wèn)、登錄和配置設(shè)備等信息。文印數(shù)量精準(zhǔn)統(tǒng)計(jì)，可以精準(zhǔn)到個(gè)人、部門(mén)。主動(dòng)了解設(shè)備健康狀態(tài)，變被動(dòng)效勞為主動(dòng)效勞。文印留痕，關(guān)鍵敏感字檢索并郵件知會(huì)相關(guān)人員，保密文件限制輸出。文件掃描自動(dòng)發(fā)郵件和自動(dòng)存檔。張先生打印方案書(shū)彩色3頁(yè)李先生打印報(bào)價(jià)單黑白1頁(yè)王小姐復(fù)印黑白2頁(yè)2、文印行為得到平安管控172024/5/12附件：實(shí)施文印管理預(yù)期到達(dá)的效果展示3、運(yùn)維體系得到簡(jiǎn)化用戶(hù)提交申請(qǐng)流程流程傳閱MIP效勞商交付設(shè)備或備機(jī)，以及現(xiàn)場(chǎng)效勞。直接領(lǐng)導(dǎo)審核需求IT5000效勞中心設(shè)備報(bào)障及投訴效勞派單和反響財(cái)務(wù)審核費(fèi)用++流程與IT部技術(shù)確認(rèn)ITSM系統(tǒng)監(jiān)管效勞的實(shí)施過(guò)程效勞商用戶(hù)流程與IT部監(jiān)管182024/5/123、工程組織成員的分工序號(hào)成員分工1項(xiàng)目經(jīng)理鄒傳書(shū)負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目方案的制定，項(xiàng)目進(jìn)度的把控、項(xiàng)目組資源的協(xié)調(diào)、項(xiàng)目組工作的安排、項(xiàng)目工作匯報(bào)，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施效果負(fù)責(zé)。2營(yíng)運(yùn)小組待定負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目從信息安全和規(guī)范文印的高度，在全集團(tuán)推廣文印管理租賃項(xiàng)目。3商務(wù)小組肖鵬、曠耀衡、羅偉負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目招標(biāo)方案的制定、招標(biāo)文件的編制和發(fā)放、招標(biāo)的現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施、招標(biāo)結(jié)果的流程提交、合同的簽訂。4安全小組楊浩宇、陳明源、徐志輝負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目安全策略的規(guī)劃、終端域管理的集成、文印服務(wù)器的郵箱設(shè)置、文印設(shè)備的IP地址分配、文印服務(wù)器的授權(quán)管理。5網(wǎng)絡(luò)小組萬(wàn)恩亮負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目的網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)段的分配6運(yùn)維小組袁華東、吳暉、IT5000、運(yùn)維派駐、異地區(qū)域IT服務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目運(yùn)維服務(wù)體系的搭建、制訂租賃設(shè)備的人機(jī)配比標(biāo)準(zhǔn)、制訂服務(wù)運(yùn)維標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范。7事業(yè)部項(xiàng)目小組事業(yè)部IT經(jīng)理、事業(yè)部財(cái)務(wù)、事業(yè)部營(yíng)運(yùn)管理、運(yùn)維派駐人員事業(yè)部IT經(jīng)理負(fù)責(zé)事業(yè)部實(shí)施項(xiàng)目小組的組建