商務(wù)數(shù)據(jù)分析基礎(chǔ) 課件 第七章 數(shù)據(jù)分析報(bào)告

第七章撰寫分析報(bào)告目錄1、分析報(bào)告概述2、分析報(bào)告的結(jié)構(gòu)、撰寫原則及注意事項(xiàng)1分析報(bào)告概述1.1

分析報(bào)告的作用1.2分析報(bào)告的類型及特點(diǎn)數(shù)據(jù)分析的最后一個(gè)步驟就是撰寫分析報(bào)告。分析報(bào)告是數(shù)據(jù)分析項(xiàng)目的結(jié)果展示,是數(shù)據(jù)分析結(jié)果的有效承載形式。通過(guò)報(bào)告,可以把數(shù)據(jù)分析的起因、過(guò)程、結(jié)果及建議完整地呈現(xiàn)出來(lái)。數(shù)據(jù)分析報(bào)告也是一種溝通與交流的形式,主要在于將分析的結(jié)果、可行性建議以及其他有價(jià)值的信息傳遞給決策者,從而讓決策者做出正確的理解、判斷和決策。一份思路清晰、言簡(jiǎn)意賅的分析報(bào)告能直戳問(wèn)題點(diǎn),提高溝通效率。我們一般用Word或PowerPoint來(lái)制作數(shù)據(jù)分析報(bào)告。1.1分析報(bào)告的作用數(shù)據(jù)分析報(bào)告主要有三個(gè)方面的作用,即展示分析結(jié)果、驗(yàn)證分析質(zhì)量,以及為決策者提供參考依據(jù)。(1)展示分析結(jié)果:分析報(bào)告以某一種特定的形式將數(shù)據(jù)分析結(jié)果清晰地展示給決策者,使他們能夠迅速理解所分析問(wèn)題的基本情況、結(jié)論與建議等內(nèi)容。(2)驗(yàn)證分析質(zhì)量:通過(guò)分析報(bào)告中對(duì)數(shù)據(jù)分析方法的描述、對(duì)數(shù)據(jù)結(jié)果的處理與分析等幾個(gè)方面來(lái)驗(yàn)證數(shù)據(jù)分析的質(zhì)量,并讓決策者感受到整個(gè)數(shù)據(jù)分析過(guò)程是科學(xué)并且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹?3)為決策者提供參考依據(jù):雖然做數(shù)據(jù)分析的人往往是沒(méi)有決策權(quán)的工作人員,但分析報(bào)告的結(jié)論與建議會(huì)被決策者重點(diǎn)閱讀,為決策者做最終決策提供參考依據(jù)。1.1分析報(bào)告的類型及特點(diǎn)由于數(shù)據(jù)分析報(bào)告的對(duì)象、內(nèi)容、時(shí)間、方法等有所不同,因而存在著不同類型的報(bào)告。常用的數(shù)據(jù)分析報(bào)告有專題分析報(bào)告、綜合分析報(bào)告、日常數(shù)據(jù)通報(bào)等。1.專題分析報(bào)告專題分析報(bào)告是對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)現(xiàn)象的某一方面或某一個(gè)問(wèn)題進(jìn)行專門研究的一種數(shù)據(jù)分析報(bào)告,它的主要作用是為決策者制定某項(xiàng)政策、解決某個(gè)問(wèn)題提供決策參考和依據(jù)。專題分析報(bào)告具有以下兩個(gè)特點(diǎn):單一性。專題分析報(bào)告不要求反映事物的全貌,主要針對(duì)某一方面或某一個(gè)問(wèn)題進(jìn)行分析,如用戶流失分析、提升用戶消費(fèi)分析、提升企業(yè)利潤(rùn)率分析等。深入性。由于專題分析報(bào)告內(nèi)容單一、重點(diǎn)突出,因此便于集中精力抓住主要問(wèn)題進(jìn)行深入分析。它不僅要對(duì)問(wèn)題進(jìn)行具體描述,還要對(duì)引起問(wèn)題的原因進(jìn)行分析,并且提出切實(shí)可行的解決辦法。這就要求對(duì)公司業(yè)務(wù)的認(rèn)知有一定的深度,由感性上升至理性,切忌蜻蜓點(diǎn)水,泛泛而談。2.綜合分析報(bào)告綜合分析報(bào)告是全面評(píng)價(jià)一個(gè)地區(qū)、單位、部門業(yè)務(wù)或其他方面發(fā)展情況的一種數(shù)據(jù)分析報(bào)告,如世界人口發(fā)展報(bào)告、全國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展報(bào)告、某企業(yè)運(yùn)營(yíng)分析報(bào)告。綜合分析報(bào)告具有以下兩個(gè)特點(diǎn):(1)全面性。綜合分析報(bào)告反映的對(duì)象,無(wú)論是一個(gè)地區(qū)、一個(gè)部門還是一個(gè)單位,都必須以這個(gè)地區(qū)、這個(gè)部門、這個(gè)單位為分析總體,站在全局的高度,反映總體特征,做出總體評(píng)價(jià),得出總體認(rèn)識(shí)。在分析總體現(xiàn)象時(shí),必須全面、綜合地反映對(duì)象各個(gè)方面的情況。(2)聯(lián)系性。綜合分析報(bào)告要把互相聯(lián)系的一些現(xiàn)象、問(wèn)題綜合起來(lái)進(jìn)行全面系統(tǒng)的分析。這種綜合分析不是對(duì)資料的簡(jiǎn)單羅列,而是在系統(tǒng)地分析指標(biāo)體系的基礎(chǔ)上,考察現(xiàn)象之間的內(nèi)部聯(lián)系和外部聯(lián)系。這種聯(lián)系的重點(diǎn)是比例關(guān)系和平衡關(guān)系,分析研究它們的發(fā)展是否協(xié)調(diào)、是否適應(yīng)。因此,從宏觀角度反映指標(biāo)之間關(guān)系的數(shù)據(jù)分析報(bào)告一般屬于綜合分析報(bào)告。3.日常數(shù)據(jù)通報(bào)日常數(shù)據(jù)通報(bào)是以定期數(shù)據(jù)分析報(bào)表為依據(jù),反映計(jì)劃執(zhí)行情況,并分析影響和形成原因的一種數(shù)據(jù)分析報(bào)告。這種數(shù)據(jù)分析報(bào)告一般是按日、周、月、季、年等時(shí)間階段定期撰寫的,所以也稱定期分析報(bào)告。日常數(shù)據(jù)通報(bào)可以是專題性的,也可以是綜合性的。這種分析報(bào)告的應(yīng)用十分廣泛,各個(gè)企業(yè)、部門都在使用。日常數(shù)據(jù)通報(bào)具有以下三個(gè)特點(diǎn):(1)進(jìn)度性。由于日常數(shù)據(jù)通報(bào)主要反映計(jì)劃的執(zhí)行情況,因此必須把計(jì)劃執(zhí)行的進(jìn)度與時(shí)間的進(jìn)展結(jié)合起來(lái)分析,觀察比較兩者是否一致,從而判斷計(jì)劃完成的情況。為此,需要進(jìn)行一些必要的計(jì)算,通過(guò)一些絕對(duì)數(shù)和相對(duì)數(shù)指標(biāo)來(lái)突出進(jìn)度。(2)規(guī)范性。日常數(shù)據(jù)通報(bào)基本上成為數(shù)據(jù)分析部門的例行報(bào)告,定時(shí)向決策者提供。所以這種分析報(bào)告就形成了比較規(guī)范的結(jié)構(gòu)形式,一般包括以下幾個(gè)基本部分:反映計(jì)劃執(zhí)行的基本情況、分析完成或未完成的原因、總結(jié)計(jì)劃執(zhí)行中的成績(jī)和經(jīng)驗(yàn)、找出存在的問(wèn)題、提出措施和建議。這種分析報(bào)告的標(biāo)題也比較規(guī)范,一般變化不大,有時(shí)為了保持連續(xù)性,標(biāo)題只變動(dòng)一下時(shí)間,如《××月××日業(yè)務(wù)發(fā)展通報(bào)》。(3)時(shí)效性。由日常數(shù)據(jù)通報(bào)的性質(zhì)和任務(wù)決定,它是時(shí)效性最強(qiáng)的一種分析報(bào)告。只有及時(shí)提供業(yè)務(wù)發(fā)展過(guò)程中的各種信息,才能幫助決策者掌握企業(yè)經(jīng)營(yíng)的主動(dòng)權(quán),否則將會(huì)喪失良機(jī)。對(duì)大多數(shù)公司而言,以上這些報(bào)告主要通過(guò)Word、Excel和PowerPoint系列軟件來(lái)表現(xiàn),以這三種軟件表現(xiàn)的報(bào)告各自的優(yōu)劣勢(shì)和適用范圍如表71所示。項(xiàng)目WordExcelPowerPoint

優(yōu)勢(shì)

易于排版可打印裝訂成冊(cè)可含有動(dòng)態(tài)圖標(biāo)結(jié)果可實(shí)時(shí)更新交互性更強(qiáng)可加入豐富的元素適合演示匯報(bào)增強(qiáng)展示效果

劣勢(shì)缺乏交互性不適合演示匯報(bào)

不適合演示匯報(bào)

不適合大篇文字

適用范圍綜合分析報(bào)告專題分析報(bào)告日常數(shù)據(jù)通報(bào)

日常數(shù)據(jù)通報(bào)

綜合分析報(bào)告專題分析報(bào)告2分析報(bào)告的結(jié)構(gòu)、撰寫原則及注意事項(xiàng)2.1分析報(bào)告的結(jié)構(gòu)2.2分析報(bào)告的撰寫原則2.3分析報(bào)告的注意事項(xiàng)1.1分析報(bào)告的結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)分析報(bào)告確實(shí)有特定的結(jié)構(gòu),但是這種結(jié)構(gòu)并非一成不變。根據(jù)不同的撰寫人員、不同的匯報(bào)對(duì)象、不同的研究對(duì)象、不同性質(zhì)的數(shù)據(jù)分析,最后產(chǎn)生的報(bào)告可能會(huì)有不同的結(jié)構(gòu)。最常用的報(bào)告結(jié)構(gòu)還是“總—分—總”結(jié)構(gòu),它主要包括開(kāi)篇、正文和結(jié)尾三大部分。在數(shù)據(jù)分析報(bào)告中,“總—分—總”結(jié)構(gòu)的開(kāi)篇部分包括標(biāo)題、目錄和前言(主要包括分析背景、目的與思路);正文部分主要包括具體分析過(guò)程與結(jié)果;結(jié)尾部分包括結(jié)論、建議及附錄。。1.標(biāo)題標(biāo)題頁(yè)需要寫明報(bào)告的題目,題目要精簡(jiǎn)干練,要求在一兩行內(nèi)。標(biāo)題是一種語(yǔ)言藝術(shù),好的標(biāo)題不僅可以表現(xiàn)數(shù)據(jù)分析的主題,而且能夠激發(fā)讀者的閱讀興趣,因此需要重視標(biāo)題的撰寫,以增強(qiáng)其藝術(shù)表現(xiàn)力。(1)標(biāo)題常用的類型。1)解釋基本觀點(diǎn)。這類標(biāo)題往往用觀點(diǎn)句來(lái)表示,點(diǎn)明數(shù)據(jù)分析報(bào)告的基本觀點(diǎn),如“不可忽視高價(jià)值客戶的保有”“語(yǔ)音業(yè)務(wù)是公司發(fā)展的重要支柱”等。2)概括主要內(nèi)容。這類標(biāo)題重在敘述數(shù)據(jù)反映的基本事實(shí),概括分析報(bào)告的主要內(nèi)容,讓讀者能抓住全文的中心,如“我公司銷售額比去年增長(zhǎng)30%”“2010年公司業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)情況良好”等。3)交代分析主題。這類標(biāo)題反映分析的對(duì)象、范圍、時(shí)間、內(nèi)容等情況,并不點(diǎn)明分析師的看法和主張,如“發(fā)展公司業(yè)務(wù)的途徑”“2010年運(yùn)營(yíng)分析”“2010年部門業(yè)務(wù)對(duì)比分析”等。4)提出問(wèn)題。這類標(biāo)題以設(shè)問(wèn)的方式提出報(bào)告所要分析的問(wèn)題,引起讀者的注意和思考,如“客戶流失到哪里去了”“公司收入下降的關(guān)鍵何在”“1500萬(wàn)利潤(rùn)是怎樣獲得的”。(2)標(biāo)題的撰寫要求。1)直接。數(shù)據(jù)分析報(bào)告是一種應(yīng)用性較強(qiáng)的文體,它直接用來(lái)為決策者的決策和管理服務(wù),所以標(biāo)題必須用毫不含糊的語(yǔ)言,直截了當(dāng)、開(kāi)門見(jiàn)山地表達(dá)基本觀點(diǎn),讓讀者一看標(biāo)題就能明白數(shù)據(jù)分析報(bào)告的基本精神,加快對(duì)報(bào)告內(nèi)容的理解。2)確切。標(biāo)題的撰寫要做到文題相符、寬窄適度,恰如其分地表現(xiàn)分析報(bào)告的內(nèi)容和對(duì)象的特點(diǎn)。3)簡(jiǎn)潔。標(biāo)題要直接反映數(shù)據(jù)分析報(bào)告的主要內(nèi)容和基本精神,就必須具有高度的概括性,用較少的文字集中、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔地進(jìn)行表述。4)藝術(shù)性。標(biāo)題的撰寫除了要符合直接、確切、簡(jiǎn)潔三點(diǎn)基本要求,還應(yīng)力求鮮明活潑、獨(dú)具特色、具有藝術(shù)性。要使標(biāo)題具有藝術(shù)性,就要抓住對(duì)象的特征展開(kāi)聯(lián)想,適當(dāng)運(yùn)用修辭手法給予突出和強(qiáng)調(diào),如“我的市場(chǎng)我做主”“我和客戶有個(gè)約會(huì)”等。有時(shí),報(bào)告的作者也要在題目下方出現(xiàn),或者在報(bào)告中要給出所在部門的名稱。為了將來(lái)方便參考,完成報(bào)告的日期也應(yīng)當(dāng)注明,這樣能夠體現(xiàn)出報(bào)告的時(shí)效性。2.目錄目錄可以幫助讀者方便地找到所需的內(nèi)容,因此,要在目錄中列出報(bào)告主要章節(jié)的名稱。如果是在Word中撰寫報(bào)告,在章節(jié)名稱后面還要加上對(duì)應(yīng)的頁(yè)碼,對(duì)于比較重要的二級(jí)目錄,也可以將其列出來(lái)。所以,從另一個(gè)角度說(shuō),目錄相當(dāng)于數(shù)據(jù)分析大綱,它可以體現(xiàn)報(bào)告的分析思路。但是目錄也不要太過(guò)詳細(xì),因?yàn)檫@樣閱讀起來(lái)讓人覺(jué)得冗長(zhǎng)并且耗時(shí)。此外,通常公司或企業(yè)的高層管理人員沒(méi)有時(shí)間閱讀完整的報(bào)告,他們僅對(duì)其中一些以圖表展示的分析結(jié)論有興趣,因此,當(dāng)書(shū)面報(bào)告中沒(méi)有大量圖表時(shí),可以考慮將各章圖表單獨(dú)制作成目錄,以便日后更有效地使用。3.前言前言的寫作一定要經(jīng)過(guò)深思熟慮,前言內(nèi)容是否正確,對(duì)最終報(bào)告是否能解決業(yè)務(wù)問(wèn)題,是否能夠給決策者決策提供有效依據(jù)起決定性作用。前言是分析報(bào)告的一個(gè)重要組成部分,主要包括分析背景、目的及思路三方面。(1)分析背景。對(duì)數(shù)據(jù)分析背景進(jìn)行說(shuō)明,主要是為了讓報(bào)告閱讀者對(duì)整個(gè)分析研究的背景有所了解。這部分內(nèi)容主要闡述此項(xiàng)分析的主要原因、分析的意義以及其他相關(guān)信息,如行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀等內(nèi)容。(2)分析目的。數(shù)據(jù)分析報(bào)告中陳述分析的目的是讓報(bào)告的閱讀者了解開(kāi)展此次分析能帶來(lái)何種效果,可以解決什么問(wèn)題。在實(shí)際寫作中,有時(shí)將研究背景和分析目的合二為一。(3)分析思路。分析思路用來(lái)指導(dǎo)數(shù)據(jù)分析師進(jìn)行一個(gè)完整的數(shù)據(jù)分析,即確定需要分析的內(nèi)容或指標(biāo)。這是分析方法論中的重點(diǎn),也是很多人常常感到困惑的問(wèn)題。只有在營(yíng)銷、管理理論的指導(dǎo)下,才能確保數(shù)據(jù)分析維度的完整性、分析結(jié)果的有效性及正確性。4.正文正文是數(shù)據(jù)分析報(bào)告的核心部分,它將系統(tǒng)全面地表述數(shù)據(jù)分析的過(guò)程與結(jié)果。撰寫正文報(bào)告時(shí),應(yīng)根據(jù)之前分析思路中確定的每項(xiàng)分析內(nèi)容,利用各種數(shù)據(jù)分析方法,一步步地展開(kāi)分析,通過(guò)圖表及文字相結(jié)合的方式,形成報(bào)告正文,方便閱讀者理解。正文通過(guò)展開(kāi)論題,對(duì)論點(diǎn)進(jìn)行分析論證,表達(dá)報(bào)告撰寫者的見(jiàn)解和研究成果的核心部分,因此正文占分析報(bào)告的絕大部分篇幅。一篇報(bào)告只有想法和主張是不行的,必須經(jīng)過(guò)科學(xué)嚴(yán)密的論證,才能確認(rèn)觀點(diǎn)的合理性和真實(shí)性,才能使別人信服。因此,報(bào)告主題部分的論證是極為重要的。報(bào)告正文具有以下幾個(gè)特點(diǎn):是報(bào)告最長(zhǎng)的主體部分,包含所有數(shù)據(jù)分析事實(shí)和觀點(diǎn),通過(guò)數(shù)據(jù)圖表和相關(guān)的文字結(jié)合分析,正文各部分具有邏輯關(guān)系。我們通常運(yùn)用金字塔原理來(lái)組織報(bào)告,比如整個(gè)報(bào)告的核心觀點(diǎn)是什么,核心又由哪些子觀點(diǎn)構(gòu)建,支持每個(gè)子觀點(diǎn)的數(shù)據(jù)是什么。5.結(jié)論與建議結(jié)論是以數(shù)據(jù)分析結(jié)果為依據(jù)得出的,通常以綜述性文字來(lái)說(shuō)明。它不是分析結(jié)果的簡(jiǎn)單重復(fù),而是結(jié)合公司實(shí)際業(yè)務(wù),經(jīng)過(guò)綜合分析、邏輯推理形成的總體論點(diǎn)。結(jié)論是去粗取精、由表及里而抽象出的共同、本質(zhì)的規(guī)律,它與正文緊密銜接,與前言相呼應(yīng),使分析報(bào)告首尾呼應(yīng)。結(jié)論應(yīng)該措辭嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確、鮮明。建議根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)論對(duì)企業(yè)或業(yè)務(wù)等所面臨的問(wèn)題提出改進(jìn)的方法,建議主要關(guān)注結(jié)論保持優(yōu)勢(shì)及改進(jìn)劣勢(shì)等方面。因?yàn)榉治鋈藛T所給出的建議主要是基于數(shù)據(jù)分析結(jié)果而得到的。會(huì)存在局限性,因此必須結(jié)合公司的具體業(yè)務(wù)才能得出切實(shí)可行的建議。6.附錄附錄是數(shù)據(jù)分析報(bào)告的一個(gè)重要組成部分。一般來(lái)說(shuō),附錄提供正文中涉及而未予闡述的有關(guān)資料,有時(shí)也含有正文中提及的資料,從而向讀者提供一條深入數(shù)據(jù)分析報(bào)告的途徑。它主要包括報(bào)告中涉及的專業(yè)名詞解釋、計(jì)算方法、重要原始數(shù)據(jù)、地圖等內(nèi)容。每個(gè)內(nèi)容都需要編號(hào),以備查詢。當(dāng)然并不是要求每篇報(bào)告都有附錄,附錄是數(shù)據(jù)分析報(bào)告的補(bǔ)充,并不是必需的,應(yīng)該根據(jù)各自的情況再?zèng)Q定是否需要在報(bào)告結(jié)尾處添加附錄。分析報(bào)告是整個(gè)分析過(guò)程的成果,是評(píng)定一個(gè)產(chǎn)品、一個(gè)運(yùn)營(yíng)事件的定性結(jié)論,很可能是產(chǎn)品決策的參考依據(jù)。一份完整的數(shù)據(jù)分析報(bào)告,應(yīng)當(dāng)圍繞目標(biāo)確定范圍,遵循一定的前提和原則,系統(tǒng)地反映存在的問(wèn)題及原因,從而進(jìn)一步找出解決問(wèn)題的方法。撰寫分析報(bào)告需要遵循以下四個(gè)原則。(1)規(guī)范性。數(shù)據(jù)分析報(bào)告中所使用的名詞術(shù)語(yǔ)一定要規(guī)范,標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一,前后一致,要與業(yè)內(nèi)公認(rèn)的術(shù)語(yǔ)一致。(2)重要性。數(shù)據(jù)分析報(bào)告一定要體現(xiàn)數(shù)據(jù)分析的重點(diǎn),在各項(xiàng)數(shù)據(jù)分析中,應(yīng)該重點(diǎn)選取關(guān)鍵指標(biāo),科學(xué)地進(jìn)行分析。此外,針對(duì)同一類問(wèn)題,其分析結(jié)果也應(yīng)當(dāng)按照問(wèn)題重要性的高低來(lái)分級(jí)闡述。(3)謹(jǐn)慎性。數(shù)據(jù)分析報(bào)告的編制過(guò)程一定要謹(jǐn)慎,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)必須真實(shí)、完整,分析過(guò)程必須科學(xué)、合理,分析結(jié)果要可靠,內(nèi)容要實(shí)事求是。(4)創(chuàng)新性。當(dāng)今科學(xué)技術(shù)的發(fā)展可謂日新月異,許多科學(xué)家也提出各種新的研究模型或者分析方法。數(shù)據(jù)分析報(bào)告需要適時(shí)地引入這些內(nèi)容,一方面可以用實(shí)際結(jié)果來(lái)驗(yàn)證或改進(jìn)它們,另一方面也可以讓更多的人了解全新的科研成果,使其發(fā)揚(yáng)光大。2.2分析報(bào)告的撰寫原則(1)分析結(jié)論要明確、精簡(jiǎn)、有邏輯性。如果沒(méi)有明確的結(jié)論,整個(gè)數(shù)據(jù)分析工作就失去了意義。很多時(shí)候分析就是為了發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,如果一個(gè)分析能發(fā)現(xiàn)一個(gè)重大問(wèn)題,就達(dá)到目的了。精簡(jiǎn)的結(jié)論也容易讓閱讀者接受,降低閱讀者的閱讀心理門檻。不要有猜測(cè)性的結(jié)論,太主觀的東西缺乏說(shuō)服力,一定要遵循“發(fā)現(xiàn)問(wèn)題—總結(jié)問(wèn)題原因—解決問(wèn)題”