RPA 財務機器人在財務共享服務中心的應用研究

新興技術的不斷涌現(xiàn)與人工智能的快速發(fā)展，為財務管理變革賦能，推動其逐步從信息化向智能化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型。人工智能、大數(shù)據(jù)、云計算、機器學習以及機器人技術等是實現(xiàn)財務轉(zhuǎn)型的重要手段，將其結(jié)合在一起發(fā)揮的協(xié)同作用是不可預測的。當前，財務共享服務中心已成為大型企業(yè)集團普遍采用的領先、成熟的財務管理模式，其在降本增效、強化管控、防范風險以及推進財務轉(zhuǎn)型等方面的管理效益和優(yōu)勢得到了無數(shù)企業(yè)實踐的檢驗(ACCA、中興新云,2022)。然而,在實際的運作過程中，財務共享服務中心存在大量重復的基礎核算工作，會計人員的工作效率并不高，由此，基于RPA(機器人流程自動化)技術的財務機器人應運而生。實踐證明，將RPA財務機器人應用于財務共享服務中心，能夠大大提高工作效率與準確性，節(jié)約財務運營成本，強化風險管控力度，將會計人員從低附加值的重復工作中解放出來，轉(zhuǎn)向管理咨詢、數(shù)據(jù)分析和增值服務等工作，推動企業(yè)財務的智能化轉(zhuǎn)型。一、RPA技術的內(nèi)涵與特點（一）RPA技術的內(nèi)涵RPA(RoboticProcessAutomation)指機器人流程自動化，也稱“數(shù)字化勞動力”，是一種基于計算機編程和人工智能，根據(jù)預先制定的業(yè)務規(guī)則模擬人類在電腦界面上的操作行為，自動完成一系列工作流程及業(yè)務的智能化軟件，適用于高重復性、強規(guī)則性的工作任務。歐美國家很早之前便將RPA技術廣泛應用于企業(yè)管理中尤其是金融業(yè)、保險業(yè)、人力資源服務、供應鏈以及IT服務等領域。2017年國際四大會計事務所相繼推出財務機器人以及流程自動化解決方案，成為RPA技術應用于財會領域的開端。將RPA財務機器人應用于財務共享服務中心，大量專業(yè)化、標準化、流程化作業(yè)得到自動化處理，能夠有效降本增效，獲取更加可靠的數(shù)據(jù)，從而進一步發(fā)揮財務共享服務中心的價值，提高企業(yè)的財務管理能力。（二）RPA技術的特點RPA技術作為一種計算機腳本語言，能夠充分發(fā)揮人機協(xié)同效應，主要有以下特點:(1)業(yè)務流程自動化。RPA能夠模擬人類在計算機界面的操作行為，通過預先制定的規(guī)則進行業(yè)務流程的自動處理，高效執(zhí)行代碼程序，大大提高工作效率，減少人為出錯的概率。(2)全天候工作。RPA財務機器人能夠進行7×24的工作，不會出現(xiàn)因人工疲乏而影響工作質(zhì)量與進程的情況，能夠快速處理大量業(yè)務，減少低附加值的人力成本。(3)異構(gòu)系統(tǒng)并用。RPA財務機器人可同時登錄不同的應用系統(tǒng)，直接實現(xiàn)多個系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化與管理，提高數(shù)據(jù)的利用效率和準確性，解決系統(tǒng)間的信息孤島問題。(4)缺乏主觀判斷。RPA的運行依賴于特定規(guī)則的編排，并不適用于需要人類主觀判斷、結(jié)果不確定的工作任務(Moffittetal.,2018)目前無法主動判斷業(yè)務，依然需要人工運作與監(jiān)控。二、RPA財務機器人在財務共享服務中心的應用現(xiàn)狀財務共享服務中心將企業(yè)集團的各分子公司、下屬單位的財務業(yè)務集中起來，并借助ERP系統(tǒng)集成各個業(yè)務系統(tǒng)，如人員、物資、項目等，成為數(shù)據(jù)存儲與處理中心以及企業(yè)財務核算與內(nèi)部管理的平臺，對業(yè)務進行專業(yè)化、標準化處理。大量高度重復且規(guī)則統(tǒng)一的業(yè)務所具備的規(guī)模優(yōu)勢正好為RPA財務機器人提供了應用場景，以下對典型業(yè)務場景以及基本業(yè)務流程進行簡要梳理：（一）費用報銷RPA財務機器人結(jié)合OCR技術，能夠自動識別相關單據(jù)與附件，提取原始憑證信息，進行分類匯總與分發(fā)傳遞；根據(jù)預先制定好的審核規(guī)則進行報銷單據(jù)核對、預算控制規(guī)則匹配以及異常申請?zhí)崾镜?；財務機器人對通過審核的報銷費用自動付款，并根據(jù)會計規(guī)則自動生成付款憑證進行財務處理，對報銷費用進行實時分析。（二）資金結(jié)算RPA財務機器人取得銀行流水與財務數(shù)據(jù)，進行銀企對賬，并生成銀行余額調(diào)節(jié)表；自動登錄企業(yè)網(wǎng)銀，根據(jù)設定的資金對企業(yè)現(xiàn)金調(diào)撥信息進行數(shù)據(jù)錄入、整理、歸集與監(jiān)控；通過對企業(yè)訂單以及供應商的分析，確認雙方信息一致后，自動完成收款與付款；發(fā)出付款單時，根據(jù)銀行的支付指令自動獲取銀行回單。（三）采購到付款采購部根據(jù)訂單信息編制請款單，財務部核對信息無誤后，借助RPA財務機器人對請款單進行信息掃描，基于預先設定的邏輯規(guī)則自動匹配并校驗發(fā)票、合同、收貨單等，核對后將請款信息錄入財務系統(tǒng)；審核完成后將信息提交到付款系統(tǒng)，向供應商付款；付款后自動進行賬務處理，確認供應商的反饋信息進行對賬，自動查詢訂單狀態(tài)；將供應商信息傳輸?shù)较到y(tǒng)，便于掌握其詳細信息。（四）銷售到收款RPA財務機器人對訂單進行識別與信息錄入，并根據(jù)訂單信息抓取開票數(shù)據(jù)開具發(fā)票，自動發(fā)送郵件給相關業(yè)務人員；自動登錄網(wǎng)銀系統(tǒng)獲取銀行交易流水，錄入符合入賬條件的數(shù)據(jù)；將應收款項與相關數(shù)據(jù)對賬，若有差異單獨列示并返回，若對賬無誤則自動核銷賬款；將客戶信息的相關數(shù)據(jù)傳送至信用模塊，進行信用評級管理。（五）總賬到報表RPA財務機器人自動完成現(xiàn)金盤點、銷售收入確認等關賬工作，進行銀行對賬、應收款項對賬等，對賬無誤后自動進行賬務處理并結(jié)轉(zhuǎn)周期性賬務，進行憑證打印；匯總報表項目數(shù)據(jù)，完成合并抵消、外幣折算、關聯(lián)交易等財務處理，根據(jù)預先設定的模板出具財務報表。（六）預算管理RPA財務機器人根據(jù)預先制定的預算模型做好年份規(guī)劃預算、季度滾動預算以及月份調(diào)整預算，制定預算計劃；實時監(jiān)控預算實施過程，定時或不定時審查資金使用情況；結(jié)合歷史報告和市場數(shù)據(jù)編制預算報告，并進行儲蓄或盈余反饋。（七）稅務管理RPA財務機器人登錄系統(tǒng)，導出增值稅認證數(shù)據(jù)，獲取稅務數(shù)據(jù)以便編制納稅申報底稿；核對涉稅信息數(shù)據(jù)，對需要調(diào)整的進項稅、預繳稅款等進行調(diào)整，利用機器人根據(jù)提前設定的校驗公式、財稅科目進行數(shù)字校驗，對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一存放和統(tǒng)一命名；審核完成后導入底稿數(shù)據(jù)，生成申報表，自動填寫相關信息；編制稅務分錄，進行賬務處理，完成系統(tǒng)入賬工作；開具增值稅發(fā)票并驗證發(fā)票真?zhèn)?，對財務機器人的運行進行人工審查。此外，RPA財務機器人在財務共享服務中心的應用還體現(xiàn)在固定資產(chǎn)核算、成本核算、檔案管理等場景中，這充分釋放了財會領域流程自動化的潛能，推動了財務的智能轉(zhuǎn)型。三、RPA財務機器人在財務共享服務中心的應用挑戰(zhàn)（一）信息數(shù)據(jù)的安全問題RPA財務機器人作為一種信息技術的新型工具，若機器人腳本和創(chuàng)建的文件在存儲過程或傳輸過程中安全保護措施不到位，可能導致財務共享服務中心的敏感信息泄露。尤其是當機器人暴露于外部網(wǎng)絡環(huán)境時，重要數(shù)據(jù)泄露的可能性更大。另外，由于財務機器人在開發(fā)過程中可能在代碼編寫、系統(tǒng)架構(gòu)等方面存在技術缺陷，或者在運行過程中異常中斷，也會產(chǎn)生信息數(shù)據(jù)的安全風險。（二）管理架構(gòu)的調(diào)整問題RPA財務機器人會將財務共享服務中心簡單重復且規(guī)則性強的業(yè)務進行自動化處理，這會導致業(yè)RPA財務機器人會將財務共享服務中心簡單重務流程、組織結(jié)構(gòu)、人員調(diào)配與職責分工需要進行重新調(diào)整。若人員安排不當、分工不明確則會削弱內(nèi)部管理的有效性。此外，財務機器人作為虛擬員工，對于普通員工和管理人員都會帶來沖擊，同時也給企業(yè)增加新的管理對象，若權(quán)限設置不合理、工作質(zhì)量無法衡量，就會存在內(nèi)部控制風險與管理風險。（三）自主研判能力的缺乏RPA財務機器人依賴于預先編排的邏輯規(guī)則和模擬人工在電腦桌面的操作，對財務共享服務中心簡單重復、標準化高的工作進行自動化處理。但財務機器人不具備應變能力，不適用需要人工判斷的業(yè)務線，尤其是非結(jié)構(gòu)或高級結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)處理業(yè)務。目前來說，RPA財務機器人還不能進行自主學習，智能化自適應水平低，不能夠根據(jù)業(yè)務變化做出相應調(diào)整，缺乏自主研判能力，且與實物資產(chǎn)的聯(lián)系也不夠。四、RPA財務機器人在財務共享服務中心的應用建議（一）加強數(shù)據(jù)信息的保護與監(jiān)控為防止財務共享服務中心重要信息數(shù)據(jù)的泄露與丟失，企業(yè)應在業(yè)務處理前對原始數(shù)據(jù)進行備份，在執(zhí)行流程時及時保存存儲文件，并對敏感信息數(shù)據(jù)進行加密管理。對于接觸重要信息的財務機器人，應將其部署于內(nèi)網(wǎng)或者將需要連接外網(wǎng)的流程業(yè)務單獨設置外網(wǎng)機器人，再進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。同時，技術部門應對RPA財務機器人進行定期安全測試與軟件維護，實時監(jiān)控機器人和運行設備的物理環(huán)境。此外，對財務機器人的操作過程應全程錄屏，以便在發(fā)生異常的情況時進行回溯調(diào)查。（二）完善自動化流程管理制度財務共享服務中心應用RPA財務機器人時，企業(yè)應充分評估RPA財務機器人對業(yè)務流程帶來的潛在風險，重點關注財務機器人與人工操作的流程節(jié)點，進一步完善自動化流程管理制度。同時，財務人員應適應企業(yè)需求積極轉(zhuǎn)型，從基礎核算工作轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)分析、管理會計職能，逐漸適應人機交互的新模式，將財務機器人作為提高工作效率的有力工具。此外，企業(yè)可根據(jù)需求建立統(tǒng)一管理財務機器人的新組織(如財務機器人卓越中心)，加強管控。（三）推動RPA與AI的緊密結(jié)合AI技術能夠模擬人類大腦，賦予RPA認知能力，兩者的深度融合能夠彌補RPA財務機器人在自主性上的缺陷，提高財務機器人的智能學習能力。目前RPA與AI的結(jié)合還處于初級階段，主要體現(xiàn)在計算機視覺、自然語言處理、預測模型等場景，日后需要在場景應變能力和建立與實物資產(chǎn)的聯(lián)系等方面將兩者進一步結(jié)合，實現(xiàn)更好的智能處理效果，充分發(fā)揮財務共享服務中心的價值。五、結(jié)語數(shù)字化時代下，將智能自動化與新興技術應用到財會領域