如何有效的匯報工作

如何有效的匯報工作

2021/5/91課程大綱工作匯報的形式有效報告的類型和運用規(guī)則有效報告的時機和原則有效報告工作前的準備工作工作匯報的重點領導喜歡的工作匯報方式PPT重點功能及操作講解互動環(huán)節(jié)2021/5/92工作匯報的形式工作匯報的形式1、口頭匯報2、書面匯報3、多媒體（PPT）匯報4、專題片匯報2021/5/93有效報告的類型和運用規(guī)則有效報告的類型和運用規(guī)則

1.告知性報告

2.請示性報告

3.建議性報告

4.協(xié)調性報告2021/5/94有效報告的類型和運用規(guī)則1.告知性報告

告知性報告是那些不涉及批示、請求的報告內容，通常屬于下屬自我職責范圍內工作情況的報告。比如，任務的完成情況、工作的動態(tài)以及一些突發(fā)事件等，盡管都屬于下屬自己有權決定的工作事項，但也需要讓領導了解進度和狀況。

2021/5/95有效報告的類型和運用規(guī)則2.請示性報告

當一項工作的處理方案、一個項目的立案工作或者是一筆財務的支出等必須經過領導的批示才能生效時，下屬要做的就是請示性報告。請示性報告與告知性報告最大的不同在于：前者是下屬沒有權限決定的，需要領導的批準；后者是有權限決定的，但需要主動接受領導的監(jiān)督。另外，請示性報告必須一文一事。

2021/5/96有效報告的類型和運用規(guī)則3.建議性報告

建議性報告就是向領導提出自己在執(zhí)行中產生的意見和建議。之所以說這是一種主觀的意見或建議，是因為大多數情況下，建議性報告都是在領導主動征詢意見或是領導已經有了大概的思路之后，向下屬聽取個人的參考意見。2021/5/97有效報告的類型和運用規(guī)則4.協(xié)調性報告

協(xié)調性報告是在被動的情況下，就領導的工作部署進行報告。從形式上看，這類報告也屬于告知性報告，但它涉及與其他崗位、其他部門或其他單位的合作關系。所以，對于事實的核對、對于報告的措辭更應慎重。如果對報告規(guī)則把握不當，常常會造成后續(xù)工作的被動局面，也極易造成領導、同事之間等各種人際關系的不協(xié)調。也就是說，必須在各種規(guī)則上更加精確地把握協(xié)調性報告。2021/5/98有效報告的時機和原則有效報告的時機

一般在工作進程中，至少有四種情況是需要進行報告的（1）完成工作計劃的時候

做好工作計劃時，可以先向領導報告，讓他先了解自己的計劃內容，并能借此機會向領導確認及討論一些問題；征求領導意見，接受領導的指示，修正自己的計劃，得到領導的認可，獲得領導的支持。

這里要注意，計劃是自己未來行動的藍圖，在得到領導認可之前，往往需經過多次向領導請示及修正報告的過程，千萬不要中途氣餒或失去信心。

（2）中間報告

對一些需要較長時間才能完成的工作，在工作進行的過程中，要及時向領導報告自己的進行狀況，一方面讓領導安心，另一方面也讓領導知道自己做了什么事情。

（3）緊急報告

工作進行期間，如果發(fā)生了自己無法解決或無法控制的重大的事件，如不可抗力等因素可能會嚴重影響到計劃的完成和目標的達成，這時必須向領導做緊急的報告。

（4）工作完成的時侯

工作終了時一定要向主管報告，否則辛苦的工作結果可能因失去時效而變得毫無價值。

2021/5/99有效報告的時機和原則工作報告是加強下屬與領導溝通的重要途徑，是個人職業(yè)發(fā)展必備的職業(yè)能力。通常情況下，領導會在報告反饋過程中了解下屬的工作進度，以此來增加自己管理的安全感。同時，領導還可以從中看出下屬的優(yōu)點和缺點，掌握下屬的工作特性，便于與下屬建立融洽的工作關系。

2021/5/910有效報告的時機和原則有效報告的原則

（1）價值性原則

從個人的心理反應特征來說，工作報告是一個積極的工作行為，是減少執(zhí)行偏差和誤解的有效手段。更重要的是，通過事前有效的磨合，在工作合作中將規(guī)避出現的各種問題，使事情獲得雙方滿意的積極成果，在這個基礎上，可以建立更加牢固的雙向信任關系。因此，報告時不僅要注意內容的價值性，還要關注報告對融洽上下級關系的價值性。

這種價值性一般反映在以下五個方面：

第一，報告能夠展示報告者積極主動的態(tài)度。在領導者看來，報告者的報告舉動是一種主動承擔責任、積極面對問題的職業(yè)品質。領導有理由相信，今后當同樣的問題出現時，報告者總是會及時地向自己提供方案，以此來產生管理的安全感。

第二，報告能夠展示報告者的深刻見解。有機會向領導展示自己對存在問題的理解、解決問題的能力，這正是領導深入認識報告者、了解報告者的最佳機會。

第三，報告能夠展示報告者的積極幫助，而不是將問題全部推到領導頭上。隨時把所有工作做在前面，既是下屬的本職，也是下屬對領導提供的幫助，讓領導省去對問題的思考，從而會得到領導由衷地贊賞。

第四，報告能夠展示報告者的尊重意識。作為下屬，即使有非常高明的想法，即使領導很信任自己，但如果總是擅做主張，而不事前報告、先斬后奏，那么，領導的不安全感是會大幅度攀升的。因為沒有人可以保證自己的工作永遠不會出錯，出了錯誤，領導還要承擔更大的責任，所以，主動報告工作是對領導的尊重和負責。

第五，報告能夠讓報告者獲得綜合價值的回報。通過完整的報告，領導會了解下屬下一步的計劃、方案，并給予指導和認可，這樣領導對下屬的信任感就會顯著增加，通常隨之而來的會是一系列的授權，讓下屬接受更大的挑戰(zhàn)，提升下屬的成長速度。

如果每次報告都能體現以上五項價值，那么無論是報告者還是領導，都會有所收獲。2021/5/911有效報告的時機和原則（2）技巧性原則

首先，要學會在報告中體察和面對領導的心理感受。有意識地進行換位思考，用同理心領會領導的感受。其次，要與領導建立良好的互動合作關系。把執(zhí)行做到位，是與領導合作關系的開始。第三，要掌握心理調節(jié)術，理性面對與領導的分歧。分歧是正常的、不可避免的，一定用積極的態(tài)度去面對，而不是回避。同時，應以就事論事的態(tài)度解決問題，不讓自己的情緒影響到工作。面對已經出現的矛盾和分歧，要從本質上解決問題，從自己出發(fā)，改變自己勝于說服領導。在個人問題或小問題上可以不拘小節(jié)，并注重理解和寬容的品質。（3）透明性原則

中國人是非常含蓄的，喜歡轉彎抹角，不像西方人，怎么想的就怎么說，是直來直去的方式。東西方文化的差異就在于中國人關注人情、面子，而西方人關注事情的本身，對事不對人。

中國人生活中如此，工作中亦是如此。很多時候，做事情，不是關注事情的輕重緩急，而是先揣摩領導的心思，先顧及是否對自己有利或不利。有時即使說了，也可能是蜻蜓點水，含糊其辭，讓領導去猜、去想。負責任的領導也許會深究下去，幫助下屬解決問題，但如果領導自己也很忙，很可能就忽略了。如果被忽略的事情是重要的工作，那就很可能造成重大問題。

還有些時候，出于謙虛的美德，下屬認為是自己分內的事，不好意思麻煩領導。他們只顧埋頭工作，總是認為自己還沒有成熟的想法、或者事情還沒有完成，先報告領導，生怕辦不成，被領導笑話。他們希望有朝一日能夠一鳴驚人，讓領導對自己刮目相看。

反之，有些人剛聽到一些風吹草動，未經核實分析，就立馬向領導報告，生怕落于人后，少了一次接近領導的機會。更有甚者，對壞消息的處理辦法，是盡可能長時間地隱瞞，并以一種間接的方式表達。2021/5/912有效報告工作前的準備工作一、報告素材的準備

1.限定問題和確定目標

2.資料的收集與梳理

二、報告提綱的準備

1.提綱要素

2.問題的分析與建議

3.潛在的問題和困難

三、消除緊張心理的準備

1.讓自己更從容的呈現方式

2.讓自己更從容的溝通方式2021/5/913有效報告工作前的準備工作內容清晰并且突出重點

——最好有相對固定的PPT模板陳述工具選擇準確（數字、表格、圖表、圖例等）

——借助有效表達工具，使工作匯報生動活潑問題分析與建議要具有改善的意義和價值

——問題分析要深入，改善建議要具有實操性2021/5/914

需要注意的是，如果確定書面報告內容涉及他人的問題或單位機密時，必須妥善處理好。必須確保書面報告不會泄露或擴散，否則就應該果斷地放棄書面報告，尋找適當時機向領導做口頭報告。

而且一些非正式的工作報告內容，未經領導同意，不應該讓第三人知道，這可能會陷領導于被動的局面，也會產生不必要的誤解。

書面報告還涉及一些文書技巧，這也是一項基本工作能力，不同的文書方式會給領導帶來不一樣的感受。2021/5/915

在現在這個競爭異常激烈的時代，要想讓別人接受您的一項計劃或建議，您首先必須清楚地向別人講述它們，精致而又引人入勝的演示文稿，將讓您能把自己的意思表達得更加完美。2021/5/916工作匯報的重點向領導匯報工作是一項重要的日常業(yè)務。匯報得體，事半功倍；匯報不當，事倍功半。如何增強匯報工作的藝術性，既完成工作，又贏得領導對自己能力的認可呢？2021/5/917工作匯報的重點一、言簡意賅概括主旨，讓領導知曉“是什么”

1.梳理匯報工作。向領導匯報工作之前，應將匯報的工作仔細梳理一下。有文件、材料的，要吃透吃準精神，做到心中有數；沒有文件材料的，需要打好腹稿，理好脈絡，分清層次，充分做好匯報準備工作，確保匯報時有的放矢。

2.簡要匯報主要內容。向領導匯報工作時，要用精練的語言概括來龍去脈，提綱挈領，綱舉目張，讓領導在最短的時間內知曉前因后果和輕重緩急，對匯報事宜有一個大致了解。

3.提醒關鍵環(huán)節(jié)和注意細節(jié)。簡明扼要向領導匯報完主要內容后，要向領導進一步匯報需要注意的關鍵環(huán)節(jié)和具體細節(jié)，如完成時限、具體標準等，讓領導有進一步的認識和理解，使匯報環(huán)環(huán)相連、絲絲相扣。2021/5/918工作匯報的重點二、結合實際擬定方案，讓領導知曉“為什么。1.擬定科學方案。匯報之前，應根據匯報任務要求，結合工作實際，多擬定幾條備選方案，供領導遴選采納，充分發(fā)揮參謀助手作用。要力戒不明就里式匯報，完全將決策任務推給領導，領導一問三不知，再研究再匯報，導致匯報效率低下。

2.仔細闡述記錄。向領導匯報備選方案時，不但要匯報方案的具體內容，也要匯報擬定方案的初衷、根據等，提高匯報的科學性。同時，認真記錄領導對方案的審批意見，采納哪一條方案，做了哪些改動，抑或提出新的方案，要全面記錄，不要漏掉任何一個細節(jié)。3.修改方案再匯報。根據領導的指示精神，充實、修改具體方案，貫徹領導的意圖。將修改后的方案再向領導做一次簡要匯報，重點匯報修改內容，待領導認可后具體落實。2021/5/919工作匯報的重點三、因事而異靈活處理，讓領導知曉“怎么樣”。1.事前提醒匯報。有的工作落實中需要領導簽字同意或是親自出席，這種情況下，應事前應主動提醒領導，好讓領導胸有成竹。2.事中主動匯報。有的工作延續(xù)性很強，要持續(xù)很長一段時間，期間上級會有新的精神，工作會遇到新的情況。這時應主動向領導請示匯報，安排部署下一階段工作。

3.事后匯報結果。有的工作只需要領導同意，不需要領導親自出席，若不及時匯報，領導可能不清楚成效如何。這種情況下，待工作結束后要及時向領導匯報工作取得的效果，讓領導掌握最終結果。2021/5/920工作匯報的重點借助PPT專業(yè)匯報工具軟件2021/5/921領導喜歡的工作匯報方式2021/5/922領導喜歡的工作匯報方式把領導當作是領導，但也不要忘記他也是普通人。在對外場合，或者領導的領導在的時候，不要在公開場合給領導出難題，有問題私下解決。在公司要認清領導永遠是你的領導，要擺清自己的問題。但也要意識到領導也是普通人，也有犯錯的時候,要學會對領導的錯誤以正確的方式及時指正提出自己的建議。2021/5/923領導喜歡的工作匯報方式不要挑戰(zhàn)自己的極限。一般來講，上司都很喜歡積極向自己做匯報的員工，更看重那種不訴苦能承受工作壓力的員工，這就造成兩種情況：活潑機靈，知道訴苦的職員，上司會更容易知道他實力有限，從而給出相對靈活的工作安排，而后一種員工，上司會認為你是能者多勞，把更多不容易解決的事情派給你。

及時、準確、有效的溝通非常必要，把自己面臨的困難和需要上司協(xié)助解決的問題一一列出，這絕對不是表示你能力不夠，而是為了更好地完成工作。否則，個人的能力固然被發(fā)揮到極限，情緒和體力上的壓力也大到極點，一旦被觸發(fā)，將會造成可怕崩潰——這，絕對不是長久、持續(xù)性的職業(yè)之道。2021/5/924領導喜歡的工作匯報方式學會察言觀色選擇正確的溝通方式。適應領導的脾氣和工作方法，總結一套合適的解決方案，讓你做事情和溝通方式更順手。比如已經知道他的脾氣是硬朗型的了，就不適合公事公辦地跟他說某事您做得不對，某人背后對您不滿。事實上你提出一個下午茶邀請，會更能放松他的精神，方便進諫。忠言總是逆耳，要選擇好時間地點環(huán)境氣氛，才能提高溝通成功的可能性。2021/5/925領導喜歡的工作匯報方式你的時間幫領導節(jié)省時間。領導的時間非常寶貴，要想任何辦法幫領導節(jié)省工作的時間。比如匯報工作的時候直接說結果，一些工作最好