老年人能力評估服務服務檔案管理

第一節(jié)檔案管理人員及職責 2一、人員配備 2二、崗位職責 3三、檔案資料管理的要點 5第二節(jié)檔案管理流程 7一、目的 7二、適用范圍 7三、術語和定義 7四、職責 8五、工作程序 9六、相關記錄 15第三節(jié)檔案管理制度 21一、檔案人員崗位責任制 21二、檔案保管制度 22三、檔案復制制度 23四、檔案借閱制度 24五、檔案庫房管理制度 24六、檔案立卷歸檔制度 25七、文書材料歸檔制度 26八、檔案移交制度 29九、檔案保密制度 30十、檔案鑒定銷毀制度 31十一、檔案利用制度 32十二、檔案統(tǒng)計制度 33第四節(jié)評估服務檔案管理 34一、建立健全檔案管理制度 34二、抓好檔案管理四個環(huán)節(jié) 35三、建立電子檔案 36四、提高檔案管理人員的素質 38第一節(jié)檔案管理人員及職責一、人員配備主要人員配備表職務姓名持何種資格證件已承擔項目情況證書名稱級別共計人數(shù)二、崗位職責（一）工作人員分工分管領導：辦公室主任：檔案管理員：兼職檔案員：（二）各成員職責1.分管檔案工作領導（1）領導本公司的檔案管理工作。（2）審定本公司案管理各項制度，并監(jiān)督貫徹執(zhí)行。（3）解決檔案工作中的實際問題。2.主管檔案工作辦公室主任（1）組織制定檔案管理制度，并認真執(zhí)行。（2）抓好本公司檔案建設與管理工作。（3）定期組織檔案管理人員學習檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務技能。3.檔案管理員崗位（1）對公司各個辦公室形成的各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進行監(jiān)督和指導。（2）負責集中統(tǒng)一管理本公司各種門類和載體的檔案以及有關資料。（3）為黨和國家積累檔案財富，按規(guī)定將具有長遠保存價值的檔案向縣檔案館移交。（4）貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)及各項方針政策，建立健全檔案室的各項規(guī)章制度。（5）對檔案實行科學管理，熟悉所藏檔案情況，積極提供利用，為全鄉(xiāng)各項工作服務。（6）辦理領導交辦的其他檔案業(yè)務工作。4.兼職檔案員責任制（1）協(xié)助檔案管理員做好本機關各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作。（2）負責檔案信息微機錄入及信息化管理工作。（3）辦理領導交辦的其他檔案業(yè)務工作。（三）檔案室工作職責1.貫徹執(zhí)行上級關于檔案工作的方針、政策，自覺遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，制定本單位檔案工作的相應制度，并組織實施。2.貫徹執(zhí)行黨和國家關于保守黨和國家機密的規(guī)定，認真做好檔案的安全、保密和保護工作。3.制定檔案室工作計劃，做好檔案目標管理工作。4.按不同類別的歸檔范圍，做好各類檔案文件材料的收集、整理、鑒定工作，并按各自要求及時歸檔。5.對新接收的檔案進行分類入庫，積極做好檔案信息資源的開發(fā)工作；熟悉掌握檔案室各類檔案儲藏情況，做到準確迅速地提供利用。6.準確及時地搞好各類檔案的轉遞、銷毀和統(tǒng)計工作。7.嚴格執(zhí)行檔案室有關查（借）閱制度，做好檔案的查閱、借閱工作，為有關部門提供檔案的有關情況。8.負責檔案室?guī)旆康娜粘９芾砉ぷ?，嚴格按照八防的要求，保證檔案庫房的安全和衛(wèi)生。9.加強業(yè)務學習，不斷總結經(jīng)驗，提高服務質量，完成政府領導交辦的其他有關檔案業(yè)務工作。檔案銷毀提出申請——辦公室主任審核——主管領導簽字批準——檔案鑒定小組（由主管領導、辦公室主任、檔案管理人員及相關部門業(yè)務人員共同組成）進行鑒定——檔案管理人員及相關部門業(yè)務人員逐項照冊登記——辦公室主任簽字批準——主管領導裁簽字批準——一把手簽字批準——檔案室及相關部門到指定地點2人以上監(jiān)銷——檔案室及相關部門辦理銷毀清冊——檔案室歸檔。三、檔案資料管理的要點（一）重要的檔案資料的交接必須經(jīng)過服務中心經(jīng)理或其指定責任人驗收，完善交接手續(xù)后方能分卷立檔。（二）檔案保管由專人負責，以達到文件管理要求，做到檔案標識清晰，分類明確，易查找；檔案出室由具備資格的人員經(jīng)過登記后方可借出，文件借閱者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毀等，否則追究相關責任；檔案入室時經(jīng)過檢查，如有輕微破損應立即修補，損壞嚴重需追究借閱人員的責任。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況，以便及時收回在外文件。（三）檔案資料實行嚴格的借閱登記制度，歸還入檔時，必須經(jīng)過審核檢查，如有輕微破損應立即修補，損壞嚴重的須追究借閱人員的責任。檔案管理人員須定時檢查檔案借閱情況，以便及時收回在外文件，防止因管理疏忽導致文件流失。（四）檔案資料管理實行嚴格的鑒定制度。檔案資料的鑒定必須由服務中心經(jīng)理或其指定的責任人負責，對檔案是否有效、作廢以及保存數(shù)量等作出決定。當文件狀況有所變動時，應及時調整目錄的有關數(shù)據(jù)，以保證查閱者及時找到有效文件。（五）檔案資料的管理必須做到“七防”即防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲、防變質、防高溫。必須配置有效的滅火器材，潮濕天氣需放置生石灰等防潮物，檔案管理人員須定期檢查和清理，保證檔案資料環(huán)境條件符合要求。（六）采用各種形式的文檔儲存方式，如電腦磁盤、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖表等，并采用相適應的保管、儲存方法。（七）盡可能把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存，便于查找和利用。（八）電腦文件由專人按照規(guī)定設置子目錄進行分類管理，并定期清除過期失效文件。（九）原始文件按照文件使用性質及重要性進行分類，并編制相應的文件目錄。當文件狀況有所變動時，應及時調整目錄的有關數(shù)據(jù)，以保證查閱者及時找到有效的文件。（十）檔案的鑒定由管理處經(jīng)理或其他指定人員負責，對檔案是否有效、作廢、復印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等作出決定，其他未經(jīng)授權人士無權決定。（十一）檔案按不同業(yè)務性質分塊，以內容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，最好按不同業(yè)務部分分柜保存，為工作方便可設置部門開架檔案。第二節(jié)檔案管理流程一、目的加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。二、適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。三、術語和定義（一）檔案指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。（二）檔案管理就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。四、職責（一）綜合管理部1.負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；2.建立健全公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；3.收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；4.負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；5.提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；6.負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。（二）其他各部門相關人員：1.負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知綜合管理部；2.向綜合管理部移交合同或文件資料原件或復印件；3.負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；4.財務部負責按規(guī)定獨立建檔保管財務檔案資料；（三）各部門檔案主管人員負責部門檔案的管理。（四）各部門負責人負責對部門檔案管理監(jiān)督檢查。五、工作程序（一）檔案資料的收集1.各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。2.各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》每季度向綜合管理部移交。3.歸檔范圍及移交時間：每季度結束后次月25日前。（二）檔案資料的標識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見后。（三）檔案資料的日常管理1.電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于指定電腦硬盤內。2.文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。3.文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。（四）檔案借閱1.借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權限由相關領導批準；2.檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應立即報告直接上級；3.借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；4.借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞；（五）檔案銷毀1.對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門總經(jīng)理批準，批準后方可銷毀。2.執(zhí)行銷毀任務時，必須由綜合管理部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準手續(xù)文件，一并存檔永久保存。（六）檔案管理細則1.檔案資料的歸檔范圍（1）公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；（2）公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；（3）本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；（4）公司領導的批示、指示等；（5）重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；（6）反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；（7）公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統(tǒng)計報表及簡報；（8）本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；（9）本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；（10）本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；（11）本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；（12）外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；（13）財務檔案資料；（14）各種實物檔案；（15）其他具有利用和保存價值的文件資料。2.檔案資料的歸檔要求（1）歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。（2）一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，綜合管理部以影印本歸檔。（3）聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。（4）子文件應有相應的紙質文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。（5）各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。3.檔案資料的歸檔時間（1）即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時歸檔：公司規(guī)定的密級文件；重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；合同、協(xié)議書等正本及過程資料；公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料；其他認為需要即時歸檔的資料。（2）定期歸檔部門應在每月25日前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交綜合管理部；部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司綜合管理部；（3）電子聲像檔案的歸檔重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。每年3月底前必須向綜合管理部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，綜合管理部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。4.歸檔文件的等級劃分及保管期限需歸檔的文字、音像及實物材料的分級、保管期限如下：文件等級文件類型保管期限一級秘密文件公司各項規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質證書、榮譽、經(jīng)營計劃、管理決策，單位往來發(fā)文，人事方面的各種文件，公司內部人員任免、獎勵、處分等文件材料，財務報表、賬冊、資產(chǎn)核算，合同及司法文書等永久二級重要文件會議記錄、重要談話、各種總結、報告、請示批復、企劃方面的宣傳方案、形象展示、涉及工程的文件等五年以上三級普通文件員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、倉庫管理方面的材料進出登記、核算、保管、檔案方面的管理指導、檔案保管、核算、借閱、銷毀，后勤方面的費用申請、辦公用品管理、采購、出車及維修三年5.檔案交接（1）部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，綜合管理部見證。（2）檔案移交公司的流程經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；綜合管理部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；6.檔案保管檔案編號檔案按類別應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增多時，隨時增補之用。檔案分類及編號的增補、修訂等由綜合管理部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。六、相關記錄（一）《文件（合同）管理記錄目錄》（二）《文件檔案移交目錄》（三）《檔案移交清單表》（四）《檔案借閱審批單》（五）《檔案分類編號表》（六）《檔案管理流程》文件（合同）管理記錄目錄序號文件（合同）編號標題需抄送的相關部門接收部門原/復接收人備注123456789101112記錄編號：日期：移交目錄記錄編號：日期：年月日序號文件（合同）編號標題名稱頁數(shù)原/復備注移交單位移交人日期收件單位收件人日期注：本表一式兩份，移交人、收件人各執(zhí)一份檔案移交清單表記錄編號：日期：移交性質□離職□調崗□歸檔檔案所屬年度檔案類別保管期限數(shù)量永久長期短期合計移交說明移交人：接收意見接收人：移交人（部門）經(jīng)辦人：移交日期：年月日接收人（部門）經(jīng)辦人：接收日期：年月日見證人：日期：年月日注：本表一式兩份，移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案目錄卷宗號： 目錄號： 部門：日期：年月日案卷順序號立卷類目號案卷標題起止日期卷內張數(shù)保管期限備注檔案借閱審批單記錄編號：日期：年月日借閱部門借閱人借閱部門經(jīng)理使用目的總經(jīng)理主管副總綜合管理部序號借閱內容復印借閱歸還日期經(jīng)辦人1234備注檔案管理流程圖相關部門/部門負責人綜合管理部分管副總/總經(jīng)理配合完成監(jiān)督檢查工作對不符合項進行整改立卷歸檔整理編目鑒定執(zhí)行相關檔案管理制度收集資料配合完成監(jiān)督檢查工作對不符合項進行整改立卷歸檔整理編目鑒定執(zhí)行相關檔案管理制度收集資料審核驗收監(jiān)督檢查完成檢查報告否是保管利用建立、完善檔案管理制度審核驗收監(jiān)督檢查完成檢查報告否是保管利用建立、完善檔案管理制度否審核驗收是否審核驗收是第三節(jié)檔案管理制度一、檔案人員崗位責任制（一）努力學習政治理論和專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務技能和管理水平。忠于職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業(yè)務培訓，并經(jīng)考核取得崗位資格證書。（二）認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》，貫徹執(zhí)行黨和國家及本系統(tǒng)（行業(yè)）有關檔案工作的法規(guī)和規(guī)章，認真履行本單位各項檔案管理規(guī)章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為的，要及時向領導報告，并根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關規(guī)定，追究當事人和直接領導人的行政責任或刑事責任。（三）熟悉本單位和本系統(tǒng)業(yè)務工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。（四）切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質量，力爭達到標準化、規(guī)范化的要求，逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。（五）同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑒定，對已到保管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報告，經(jīng)領導批準后，和有關人員一起進行認真負責地銷毀。（六）保持庫房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認真做好檔案“八防”工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調控工作。定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。（七）編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好咨詢服務工作和檔案利用工作，嚴格執(zhí)行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。（八）積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業(yè)務工作的需要。（九）積極參加本單位組織的科研課題鑒定會、單位工程驗收會、初步竣工驗收會、竣工驗收會等活動，認真接收上述活動形成的應該歸檔的文件材料，并整理歸檔。（十）做好檔案的統(tǒng)計工作，建立統(tǒng)計臺賬，及時、準確地向檔案管理部門填報機關檔案工作統(tǒng)計年報及其他調查統(tǒng)計表。（十一）在做好單位內部檔案管理的同時，還要對單位內部各科室和所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。二、檔案保管制度（一）收進、移出檔案和資料，必須認真清點，嚴格履行交接手續(xù)。（二）保管檔案和資料，必須使用符合國家標準和規(guī)范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。（三）檔案資料庫房必須堅固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直射、防有害氣體等“十防”設施。（四）隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風、溫濕度調節(jié)，并適時進行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。（五）檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開，但要相對集中，便于管理。（六）庫房專管人員進出庫房，應隨手關門上鎖，非專管人員，不得隨意進入庫房。（七）必須定期檢查、清點庫藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)檔案霉爛、褪變、破損或賬物不符時，必須及時追查、處理和修復。因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規(guī)嚴肅處理。（八）檔案管理人員工作變動時，必須將所保管的檔案和資料清點移交，否則不予辦理調離手續(xù)。三、檔案復制制度（一）要遵循保密原則，凡涉及保密的檔案不得復制。（二）復制檔案中的內容，須經(jīng)處領導同意，由檔案管理人員進行復制。（三）破損的檔案，檔案員要及時修改和復制。（四）對利用較多的檔案，可復制數(shù)份，以利用使用，并保護原檔案，減少檔案的磨損。四、檔案借閱制度（一）本著方便工作、滿足利用的原則，檔案資料一般不予借出，須在檔案室、閱文室內查閱。（二）本公司有關部門因工作需要需借閱檔案，原則上只能在閱文室內查閱，確實要借出的檔案，必須經(jīng)分管部長簽批，方可辦理借閱手續(xù)，借閱時間一般不超過一周。（三）外單位來查找利用檔案者，一律憑單位介紹信，經(jīng)本處領導簽字同意，有關部門派人陪同，方可查閱。（四）借閱者不準在檔案材料上劃杠、打圈、勾畫，不準涂改撕毀，不準將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準將檔案保密內容外泄。（五）查閱檔案時，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。（六）借閱者歸還檔案時，應填寫利用效果信息反饋，認真履行交接簽字手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)有撕毀、涂改和損壞現(xiàn)象，按照檔案法規(guī)有關條款及追究責任。五、檔案庫房管理制度為了加強檔案庫房管理，做好檔案的保管和保護工作，確保檔案的完整與安全，特制定本制度。（一）保持庫房內保潔衛(wèi)生，整齊美觀，堅持不定期查庫，并認真做好記載。（二）注意庫房安全。庫內嚴禁存放易燃、易爆物品及雜物。進出庫房隨時關門上鎖，不允許非庫房管理人員進入庫內。（三）定時測量記錄庫內溫度。要求庫內溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45-60%范圍內，并注意做好空調機和去濕機的定時開關工作。（四）搞好庫內防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。（五）遇有特殊情況，及時向分管領導和職能部門報告，保護現(xiàn)場不受破壞。六、檔案立卷歸檔制度（一）歸檔范圍凡是本單位在各項活動中直接形成的具有查考利用價值的各種門類、各種載體的文件材料、圖表、賬簿、聲像、照片、實物以及上級印發(fā)需要本單位長期執(zhí)行和落實的各項規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。（二）歸檔時間1.各項管理工作形成的文件材料，各部門應在工作完成后及時向綜合檔案室移交。2.財務會計檔案，由財務科按照歸檔要求整理裝訂成冊，保管一年后移交給綜合檔案室。3.歸檔要求（1）歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發(fā)文、基建項目檔案一式一份，項目檔案按上級要求制定份數(shù)。（2）自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書寫，禁止圓珠筆、復寫紙書寫，粘貼裝訂要符合檔案技術保護要求。（3）歸檔的文件材料必須整齊、保潔、字跡清楚，便于利用。（4）歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規(guī)律。（5）歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準確地反映各職能部門在各項活動中真實內容的歷史過程。4.歸檔手續(xù)移交檔案時要認真履行交接手續(xù)，填寫檔案移交登記表，一式兩份，經(jīng)清點無誤，雙方簽字后，各自保管一份，以備查找、負責。七、文書材料歸檔制度（一）本單位形成的各種專業(yè)內容、各種載體（紙張、膠卷、磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即照片、錄像、錄音等）各類檔案均須及時送本機關綜合檔案室歸檔。（二）文書檔案，應于檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。（三）會計檔案，應于形成年度為單位，于決算批準后，繼續(xù)在財會部門保存一年期滿時，向綜合檔案室移交。（四）其他各種專業(yè)檔案，均必須按其形成規(guī)律，遵守上級檔案部門或專業(yè)部門的規(guī)定及時歸檔。（五）凡屬本處職能工作所應當負責貫徹執(zhí)行及憑借指導本機關職能工作的，凡記述本處實際工作或生產(chǎn)技術活動歷史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）電報、圖紙（含底圖）圖表、報表簿冊（即各種登記簿、賬簿、名冊）和錄音、錄像、照片等均須向綜合檔案室歸檔。（六）歸檔工作，務須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份數(shù)以及每件文件的頁數(shù)均須齊全完整。（七）凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯(lián)”的同時按文件的保存價值（即永久、長期、短期）組成保管單位（案卷）編目歸檔。（八）歸檔文件材料中的文件與電報應逐一分類立卷。正件與附件、印件與定稿、請示與批示、轉發(fā)文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開立卷。（九）按年度歸檔的檔案（如文書、會議……檔案等），跨年度的請示與批復一并歸入復文件，沒有復文的請示歸入請示年；跨年度的規(guī)劃歸入針對的第一年；跨年度的會議文件歸入會議開幕年；非訴訟案材料，歸入結案年。（十）卷內文件必須排列有序。一般按責任者——問題——時間排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后；非訴訟案件卷，結論、決定、判決性的文件材料在前依據(jù)材料在后。（十一）卷內文件，應安排列順序逐件逐頁編所在頁號或件號。即：裝訂的卷，在有文字的每頁文件的下面右上角，背面左上角編全卷文件統(tǒng)一的順序頁號；不裝訂的卷，應在每份文件首頁右上角加蓋檔號章，在章內填上順序件號；圖表和聲像材料，應在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。（十二）凡歸檔案卷，不論永久、長期和短期保存價值，均須按規(guī)定格式逐卷填寫內文件目錄和備考表。1.填寫目錄時，不得隨便改變和簡化文件題名（即標題）。2.對沒有題名或題名（如通知）不能反映文件實質內容的文件，應根據(jù)文件內容予以擬制。3.對沒有責任者（即作者），年、月、日的文件，要考證清楚，補齊后填入有關項內。4.會議記錄、應填寫每次會議的時間和主要內容。5.填寫卷內文件目錄的字跡要工整。6.填寫卷內文件的情況說明，應逐項填寫在備考表內；無需說明的卷，亦應將立卷人、檢查人的姓名和立卷的時間填上。7.卷內文件目錄置于卷首，備考表置于卷尾。8.聲像材料應用文字標出所攝聲像的人、物名稱、身份（或職務）及其活動時間、地點、中心內容和攝錄者。9.凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針等金屬物；如有破損者，應按裱糊技術要求托裱；如有字跡擴散褪變者，應復制，復制件與原件一并歸檔。10.凡歸檔的文件、材料，均須裝訂。凡裝訂的案卷，須按卷內文件目錄在其首、備考表在其尾，卷內文件依預先后排列的順序理齊，做到右、下側齊整；采直徑1-1.5毫米粗細的紗繩和用“三孔一線”裝訂法裝訂；凡不裝訂的案卷，應用細線和縫紉機裝卷內文件逐件裝訂。11.歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內文件目錄、備考表、案卷目錄等，必須符合檔案部門規(guī)定的標準和規(guī)范，并按規(guī)定格式和要求填寫清楚。12.歸檔案卷的標題要簡明、確切地反映卷內文件內容，一般應由卷內文件的負責者（即作者）、內容和名稱等部門組成，對責任者簡稱地使用，要通俗易懂，保持一致。八、檔案移交制度（一）國家規(guī)定應向當?shù)貦n案館移交的永久和長期保管檔案，本處必須按規(guī)定時間辦理移交手續(xù)，并妥善保管交接憑證，還應在檢索工具上注明。（二）檔案工作人員調離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦理調離手續(xù)。（三）對檔案收進、移出、利用銷毀的情況要認真登記，為統(tǒng)計和移交工作做好準備。（四）移交登記要本著實事求是的原則，既要有綜合性的報表，又要有詳細的明細表，要做到賬物相符、賬表相符。九、檔案保密制度（一）檔案工作人員應嚴格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī)，遵守保密紀律，明確保密職責，維護檔案的安全的完整。（二）保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，必須按照國家有關制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要單獨保管。（三）檔案庫房設施應符合“八防”的要求，要安裝鐵門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節(jié)日應提前對庫房的安全保密設施進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（四）不該說的國家秘密不說，不該知道的國家秘密不問，不該看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。（五）不準私自或在無保密保障的情況下復制、使用、存放、銷毀于國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準將屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。（六）不準借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應履行審批手續(xù)，并限于保密室或檔案室內閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內容。（七）不準攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料的物品外出開會、參觀、學習、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經(jīng)保密部門審查批準，同時指定專人保管。（八）不準向家屬、子女、親友及其他不應知悉者談論國家秘密。（九）定期進行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告。（十）不準隱瞞泄密事件，對于造成失密、泄密的人員或事件要及時報告，并視其情節(jié)依法追究責任。十、檔案鑒定銷毀制度（一）成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領導任組長，成員由檔案人員及有關部門的人員組成。（二）鑒定小組以專業(yè)主管部門確定的檔案價值鑒定原則和標準為準繩，以檔案的保管期限為依據(jù)，及時組織對到期檔案進行鑒定。（三）鑒定工作結束后，要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組負責人簽名并注明日期，對無保存價值需要銷毀的檔案及文件材料，要造出清冊，提出銷毀報告，經(jīng)分管領導批準，并報送有關檔案部門備案，然后方可銷毀。（四）對已超過保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保管利用價值需要延長保管期限的，應重新規(guī)定保管期限，其保管期限從第一次鑒定的年限算起。（五）經(jīng)過鑒定，對延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達到劃定保管期限準確，保管單位質量達到標準規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整，檔案部門要及時向領導匯報，責成有關部門或責任人負責修改、補充。（六）銷毀檔案時，監(jiān)銷人員不得少于2人，應由檔案室和有關業(yè)務部門派員在指定地點共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀以前，應認真進行清點核實，銷毀后要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將銷毀情況報告領導。（七）銷毀檔案時，必須注意保密，監(jiān)銷人員在檔案尚未安全毀掉時不得離開現(xiàn)場。（八）情況特殊的專門檔案另有銷毀規(guī)定的按有關規(guī)定執(zhí)行。十一、檔案利用制度（一）本單位檔案僅限于本單位及本系統(tǒng)工作人員利用。凡查借閱檔案，必須履行登記手續(xù)，填寫查借閱登記表和利用效果登記表，并將利用結果及時向檔案室反饋，任何人不得例外。（二）外單位來查閱檔案資料的人員，必須持有單位介紹信，檢驗查閱人員的身份和問清查閱的目的、范圍，經(jīng)分管領導批準后方可查閱。（三）查閱檔案人員應在閱文室、保密室內查詢，并保持安靜、衛(wèi)生，不得在室內吸煙、喝水，以防損壞檔案。（四）查閱秘密文件必須履行審批手續(xù)，嚴格遵守保密規(guī)定。（五）借閱檔案時間一般不超過3天，延長時間需辦理續(xù)借手續(xù)，最多不得超過7天，借用份數(shù)每人每次不得超過3份。（六）借閱者應維護檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫亂畫，不得轉借和影印、復制、拆換、涂改及污損，違者必究。（七）借閱檔案歸還時，檔案管理人員要認真清點，仔細檢查，并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長期離崗必須在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保管和利用。（八）凡遇節(jié)假日特殊情況，檔案室有權隨時收回借出的檔案、材料，以利安全保密等工作。（九）凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失，污損或不歸還者，應按《中華人民共和國檔案法》及有關規(guī)定嚴肅處理。（十）復制、抄錄檔案資料，要經(jīng)領導批準，抄錄復制的檔案由檔案員核對無誤，加蓋公章，方可有效。（十一）檔案人員應根據(jù)本單位工作的特點按照室藏檔案的內容、種類和結構，編制科學的檢索工具和有參考價值的檔案資料，以提高檔案的查全率。十二、檔案統(tǒng)計制度（一）檔案統(tǒng)計要符合《中華人民共和國統(tǒng)計法》及其他有關法規(guī)、規(guī)章要求。（二）檔案統(tǒng)計包括登記和統(tǒng)計兩個部分。檔案室要建立檔案工作統(tǒng)計臺賬，檔案人吶喊要認真細致地做好檔案收進、移出、整理、鑒定、銷毀、搶救、清理、保管的數(shù)量、狀況及結構的登記和統(tǒng)計，還要做好檔案檢索、編研和利用情況的登記和統(tǒng)計。（三）檔案統(tǒng)計內容與指標要保持一致性、穩(wěn)定性和連續(xù)性，不得隨意更改。（四）統(tǒng)計數(shù)字要準確無誤，情況要真實，結論要正確，各項數(shù)字一律用阿拉伯數(shù)字書寫，字跡工整、清楚、不得潦草和模糊。（五）及時、準確向檔案行政管理部門填寫單位檔案工作統(tǒng)計年報及其他檔案調查統(tǒng)計表，統(tǒng)計表要由領導簽字蓋章后方能上報或歸檔。（六）堅持做好溫濕度記錄、掌握庫房溫度變化情況，定期分析研究，采取科學的降溫去濕措施，使庫內溫濕度控制達到國家和本省規(guī)定的標準。（七）檔案室要定期對檔案統(tǒng)計資料進行歸納整理，定期對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行必要的綜合、分析和研究，從而及時發(fā)現(xiàn)問題，糾正錯誤，更好地認識和了解機關檔案管理的現(xiàn)狀，掌握發(fā)展規(guī)律，分析發(fā)展趨勢，提高管理水平。第四節(jié)評估服務檔案管理一、建立健全檔案管理制度規(guī)范評估服務檔案管理工作，要建立健全檔案管理制度，例如檔案收集歸檔制度、檔案鑒別歸檔制度、檔案保管制度、保密制度、檔案查閱制度、借閱制度以及檔案管理人員崗位管理制度等；把檔案管理工作納入機構年度經(jīng)營目標；檔案收集、保管等要由專人負責，明確其工作職責范圍，做到歸檔有范圍、立卷有標準、借閱有規(guī)定、保密有條例、庫房管理有措施、檔案利用有效率高；每年定期對檔案管理工作進行對標自查，將檔案管理工作與經(jīng)濟考核指標掛鉤；充分發(fā)揮規(guī)章制度的作用，用制度促進檔案管理水平的提升。二、抓好檔案管理四個環(huán)節(jié)1.收集環(huán)節(jié)，注重“勤”收集工作是檔案管理的第一個環(huán)節(jié)，是檔案管理的基礎。老年人能力評估服務過程中的計劃、方案、文字、圖片、錄音、錄像等，具有極其重要的保存價值。嚴格檔案管理，就要從收集資料開始把關建檔關口。檔案管理人員：一要做到主動收集，要主動聯(lián)系機構相關部門、服務對象或相關代理人，積極收集相關檔案，不能坐等檔案上門。二要做到隨時收集。有些資料不是一次就能收集齊全的，需要隨時積累，要隨時掌握信息，集中收集，提前通知相關部門及人員，統(tǒng)一報送。收集檔案要求做到全面、及時、準確、真實，檔案歸檔易產(chǎn)生漏檔的情況，如果沒有及時收集，再去找服務對象索要相關檔案資料就為時已晚，從而給檔案管理工作造成相當大的困難。因此，檔案的收集要不分巨細，要悉數(shù)保存。這是在收集環(huán)節(jié)中應注意的問題。2.整理環(huán)節(jié)，注重“細”收集到的檔案材料，先用簡易袋子裝好保管，按照學員姓名、所選專業(yè)分類進行整理，可按材料屬性、材料形成的時間排序或內容主次關系分類。整理工作要求檔案管理人員要耐心、細致，在大量收集材料的基礎上，去粗取精，做到不錯失、不殘缺。每年九月份定期進行核查，發(fā)現(xiàn)缺少材料或材料不符合要求，要逐一登記，集中進行補缺工作。3.鑒別環(huán)節(jié)，注重“準”鑒別的原則是取之有據(jù)、舍之有理，判斷材料是否在歸檔范圍，審查歸檔材料是否齊全、完整、真實、手續(xù)完備，去偽存真，去雜存整，去劣存優(yōu)，確保檔案材料的準確性和有序性。對不在歸檔范圍的資料，要果斷從材料中剔除，另行造冊登記，存入相關檔案，或退還相關部門或本人。4.歸檔環(huán)節(jié)，注重“齊”歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料必須經(jīng)過認真的鑒別，材料要完整、齊全、真實、文字清楚、對象明確，有承辦單位蓋章或個人署名，有形成材料的日期。一旦發(fā)現(xiàn)材料不符合歸檔要求，或歸檔材料不實、不全、有疑問的，應及時落實、認定，補齊后再進行歸檔。材