殯葬禮儀服務(wù)檔案管理方案

第一節(jié)檔案管理人員及職責(zé) 1第二節(jié)檔案管理工作流程 4第三節(jié)檔案管理工作規(guī)范 6第四節(jié)殯葬服務(wù)業(yè)務(wù)檔案管理辦法 15第一節(jié)檔案管理人員及職責(zé)一、人員配備主要人員配備表職務(wù)姓名持何種資格證件已承擔(dān)項目情況證書名稱級別共計人數(shù)二、崗位職責(zé)（一）工作人員分工分管領(lǐng)導(dǎo)：辦公室主任：檔案管理員：兼職檔案員：（二）各成員職責(zé)1.分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)（1）領(lǐng)導(dǎo)本項目的檔案管理工作。（2）審定本項目檔案管理各項制度，并監(jiān)督貫徹執(zhí)行。（3）解決檔案工作中的實際問題。2.主管檔案工作辦公室主任（1）組織制定檔案管理制度，并認(rèn)真執(zhí)行。（2）抓好本項目檔案建設(shè)與管理工作。（3）定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。3.檔案管理員崗位（1）對各個辦公室形成的各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。（2）負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理各種門類和載體的檔案以及有關(guān)資料。（3）貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)及各項方針政策，建立健全檔案室的各項規(guī)章制度。（4）對檔案實行科學(xué)管理，熟悉所藏檔案情況，積極提供利用，為各項工作服務(wù)。（5）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。4.兼職檔案員責(zé)任制（1）協(xié)助檔案管理員做好本項目各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作。（2）負(fù)責(zé)檔案信息微機(jī)錄入及信息化管理工作。（3）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。（三）檔案室工作職責(zé)1.貫徹執(zhí)行上級關(guān)于檔案工作的方針、政策，自覺遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，制定檔案工作的相應(yīng)制度，并組織實施。2.貫徹執(zhí)行相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，認(rèn)真做好檔案的安全、保密和保護(hù)工作。3.制定檔案室工作計劃，做好檔案目標(biāo)管理工作。4.按不同類別的歸檔范圍，做好各類檔案文件材料的收集、整理、鑒定工作，并按各自要求及時歸檔。5.對新接收的檔案進(jìn)行分類入庫，積極做好檔案信息資源的開發(fā)工作；熟悉掌握檔案室各類檔案儲藏情況，做到準(zhǔn)確迅速地提供利用。6.準(zhǔn)確及時地搞好各類檔案的轉(zhuǎn)遞、銷毀和統(tǒng)計工作。7.嚴(yán)格執(zhí)行檔案室有關(guān)查（借）閱制度，做好檔案的查閱、借閱工作，為有關(guān)部門提供檔案的有關(guān)情況。8.負(fù)責(zé)檔案室?guī)旆康娜粘９芾砉ぷ鳎瑖?yán)格按照八防的要求，保證檔案庫房的安全和衛(wèi)生。9.加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷總結(jié)經(jīng)驗，提高服務(wù)質(zhì)量，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。第二節(jié)檔案管理工作流程一、立卷歸檔檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機(jī)讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。二、借閱1.本單位人員借閱檔案由本人提出書面申請——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找有關(guān)檔案——借閱人填寫借閱檔案登記薄——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。2.外單位人員查閱檔案查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請借閱檔案審批單——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找——查閱人填寫借閱檔案登記薄——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。三、收集、交接、整理、統(tǒng)計工作1.立卷部門兼職檔案員（資料員）根據(jù)單位制定的檔案歸檔范圍，平時做好文件材料的形成、收集、保存，確保歸檔文件材料完整。2.兼職檔案員（資料員）根據(jù)不同各類文件材料的特點，按規(guī)定的案卷類目歸卷。3.次年初，兼職檔案員（資料員）對收集、積累的文件材料進(jìn)行整理（初步立卷）。4.三月上旬檔案室對各部門初步立卷的文件材料進(jìn)行檢查、指導(dǎo)。5.兼職檔案員（資料員）按立卷要求立卷。6.兼職檔案員（資料員）填寫移交清單，并向單位檔案室移交檔案。7.檔案室對案卷進(jìn)行分類、整理。8.編制檔號。9.編制案卷目錄等各種檢索工具。10.入庫。11.做好檔案的統(tǒng)計。12.開展檔案的利用。13.進(jìn)行文件匯編，對檔案信息進(jìn)行二次、三次加工四、鑒定銷毀檔案銷毀提出申請——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案鑒定小組（由主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員共同組成）進(jìn)行鑒定——檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員逐項照冊登記——辦公室主任簽字批準(zhǔn)——主管領(lǐng)導(dǎo)裁簽字批準(zhǔn)——一把手簽字批準(zhǔn)——檔案室及相關(guān)部門到指定地點2人以上監(jiān)銷——檔案室及相關(guān)部門辦理銷毀清冊——檔案室歸檔。第三節(jié)檔案管理工作規(guī)范一、目的加強(qiáng)文件檔案管理，規(guī)范項目文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保項目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。二、適用范圍適用于公司項目部檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。三、職責(zé)1.綜合管理部：（1）負(fù)責(zé)項目部檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；（2）建立健全項目部檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；（3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管項目部的檔案和其他資料；（4）負(fù)責(zé)項目部檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保項目部檔案的安全；（5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；（6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。2.其他各部門相關(guān)人員：（1）負(fù)責(zé)在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知綜合管理部；（2）向綜合管理部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；（3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔；（4）財務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；3.各部門檔案主管人員負(fù)責(zé)部門檔案的管理。4.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對部門檔案管理監(jiān)督檢查。五、工作程序1.檔案資料的收集（1）項目部相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。（2）項目部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每季度向綜合管理部移交。1）歸檔范圍及移交時間：每季度結(jié)束后次月25日前。2）檔案資料的標(biāo)識項目對保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見后。3）檔案資料的日常管理：電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時存放于指定電腦硬盤內(nèi)。文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識，整齊排放在文件／檔案柜中。4）檔案借閱借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時，必須當(dāng)面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告直接上級；借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；借檔人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；5）檔案銷毀對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可銷毀。執(zhí)行銷毀任務(wù)時，必須由綜合管理部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。2.檔案管理細(xì)則（1）檔案資料的歸檔范圍1）項目人員資料。2）退役軍人相關(guān)資料。3）培訓(xùn)課程相關(guān)資料。4）培訓(xùn)考核成績相關(guān)資料。5）成本等項目財務(wù)資料。（2）檔案資料的歸檔時間1）即時歸檔認(rèn)為需要即時歸檔的資料。2）定期歸檔項目部應(yīng)在每月25日前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交綜合管理部；3）電子聲像檔案的歸檔重要電子聲像檔案應(yīng)實時進(jìn)行、隨辦隨歸。一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機(jī)保管。（3）檔案保管1）檔案編號檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補之用。檔案分類及編號的增補、修訂等由綜合管理部結(jié)合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。文件（合同）管理記錄目錄序號文件（合同）編號標(biāo)題需抄送的相關(guān)部門接收部門原/復(fù)接收人備注123456789101112移交目錄記錄編號：日期：年月日序號文件（合同）編號標(biāo)題名稱頁數(shù)原/復(fù)備注移交單位移交人日期收件單位收件人日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份檔案移交清單表記錄編號：日期：移交性質(zhì)□離職□調(diào)崗□歸檔檔案所屬年度檔案類別保管期限數(shù)量永久長期短期

合計

移交說明移交人：接收意見

接收人：移交人（部門）

經(jīng)辦人：移交日期：年月日接收人（部門）

經(jīng)辦人：接收日期：年月日見證人：日期：年月日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案借閱審批單記錄編號：日期：年月日借閱部門借閱人借閱部門經(jīng)理使用目的總經(jīng)理主管副總行政部序號借閱內(nèi)容復(fù)印借閱歸還日期經(jīng)辦人1234備注第四節(jié)殯葬服務(wù)業(yè)務(wù)檔案管理辦法

1.為了加強(qiáng)殯葬服務(wù)單位業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，更好地為殯葬事務(wù)管理服務(wù)，維護(hù)公民、法人和其他組織的合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《殯葬管理條例》，制定本辦法。

2.本辦法所稱殯葬服務(wù)單位業(yè)務(wù)檔案（以下簡稱殯葬檔案），是指殯儀館、火葬場、公墓、骨灰堂等殯葬服務(wù)單位，在提供遺體火化、遺體安葬、骨灰安放（葬）等殯葬服務(wù)過程中形成的具有保存價值的各種載體和形式的歷史記錄。2.各級人民政府民政部門應(yīng)當(dāng)將殯葬檔案工作納入殯葬管理和民政檔案工作中，加強(qiáng)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

3.殯葬檔案工作接受檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。

4.殯葬服務(wù)單位應(yīng)當(dāng)履行下列檔案工作職責(zé)：（1）貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，建立健全本單位殯葬檔案管理的各項規(guī)章制度，保證殯葬檔案工作的有序開展；

（2）明確負(fù)責(zé)殯葬檔案工作的機(jī)構(gòu)和人員，統(tǒng)一管理本單位的殯葬檔案；

（3）采用科學(xué)的管理方法，確保殯葬檔案的安全保管；（4）提供殯葬檔案查閱服務(wù)，依據(jù)檔案出具有關(guān)證明。5.遺體火化過程中形成的下列文件材料應(yīng)當(dāng)歸檔：

（1）死亡證明原件或者復(fù)印件；

（2）火化證明存根；（3）喪事承辦人簽名的遺體火化處理表、骨灰領(lǐng)取證明；

（4）喪事承辦人的有效身份證件復(fù)印件；（5）其他應(yīng)當(dāng)歸檔的材料。

6.提供土葬服務(wù)的公墓在遺體安葬過程中形成的下列文件材料應(yīng)當(dāng)歸檔：

（1）死亡證明原件或者復(fù)印件；（2）遺體安葬合同；

（3）喪事承辦人簽名的遺體安葬處理表、業(yè)務(wù)流程單等；

（4）喪事承辦人的有效身份證件復(fù)印件；（5）補充簽訂的合同或者協(xié)議；（6）其他應(yīng)當(dāng)歸檔的材料。

7.骨灰安放（葬）過程中形成的下列文件材料應(yīng)當(dāng)歸檔：（1）死亡證明或者火化證明的復(fù)印件；（2）骨灰安放（葬）合同；

（3）喪事承辦人簽名的骨灰安放（葬）處理表、業(yè)務(wù)流程單等；

（4）喪事承辦人的有效身份證件復(fù)印件；（5）補充簽訂的合同或者協(xié)議；（6）其他應(yīng)當(dāng)歸檔的材料。

8.殯葬文件材料的歸檔應(yīng)當(dāng)符合以下要求：

（1）歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)齊全完整；

（2）歸檔的文件材料中有照片或者復(fù)印件的，應(yīng)當(dāng)圖文清晰；

（3）殯葬文件材料應(yīng)當(dāng)在相關(guān)手續(xù)辦理完畢后10個工作日內(nèi)整理歸檔。

9.歸檔的殯葬文件材料按照類別——年度進(jìn)行整理。殯葬檔案的類別分為遺體火化、遺體安葬和骨灰安放（葬）三類。

遺體火化類的年度以遺體火化證明上所記載的時間為準(zhǔn)；遺體安葬類和骨灰安放（葬）類的年度以初次簽訂安放（葬）合同的時間為準(zhǔn)。

10.殯葬文件材料的整理應(yīng)當(dāng)符合以下原則與方法：（1）遺體火化文件材料以被火化的死者為單位整理，一個被火化的死者一卷；遺體安葬材料和骨灰安放（葬）材料以墓穴（格位）為單位整理，一個墓穴（格位）一卷。

（2）按照本辦法第九條的規(guī)定對案卷進(jìn)行分類，各類案卷按照形成時間順序排列；卷內(nèi)文件材料分別按照本辦法第五、六、七條規(guī)定的順序排列。

（3）卷內(nèi)文件材料一律用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁連續(xù)編寫頁號，頁號編寫在有文字頁面的正面右上角；照片、圖表等正面難以編寫頁號的，可以編在背面左上角。

（4）在每卷檔案內(nèi)首頁上端的空白處（或者檔案封套和檔案袋的封面）加蓋歸檔章，并填寫有關(guān)內(nèi)容（歸檔章式樣見附件1）。

（5）為每一卷殯葬檔案編制卷內(nèi)文件目錄，置于卷內(nèi)首頁之前（卷內(nèi)文件目錄式樣見附件2）；填寫卷內(nèi)備考表，置于卷末（卷內(nèi)備考表式樣見附件3）。

（6）每卷檔案及其卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)備考表應(yīng)當(dāng)以無酸紙封套或者檔案袋等有利于保管和利用的方式加以固定。

（7）按照室編卷號的順序?qū)⒚烤頇n案依次裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊的項目（檔案盒封面式樣、檔案盒盒脊式樣分別見附件4、5）。

（8）按類別分別編制殯葬檔案目錄（遺體火化檔案目錄式樣、遺體安葬檔案目錄式樣、骨灰安放（葬）檔案目錄式樣分別見附件6、7、8）。

（9）一個年度內(nèi)的殯葬檔案目錄加封面后裝訂成冊，一式三份，并編制目錄號（殯葬檔案目錄封面式樣見附件9）。11.遺體火化檔案的保管期限為50年。保管期限自遺體火化后的次年1月1日起開始計算。

遺體安葬檔案和骨灰安放（葬）檔案的保管期限為自初次簽訂安放（葬）合同之日起，