訂貨及出入庫管理詳細(xì)規(guī)定及作業(yè)流程

訂貨及出入庫管理步驟及要求貨物訂購步驟：（一）、標(biāo)準(zhǔn)機(jī)型訂購步驟：訂單跟進(jìn)表用戶信息簽署協(xié)議客服部《內(nèi)部訂單》銷售人員或銷售助理訂單跟進(jìn)表用戶信息簽署協(xié)議客服部《內(nèi)部訂單》銷售人員或銷售助理有存貨供給商采購助理無存貨供給商采購助理銷售人員或銷售助理接到用戶訂單信息后，首先和用戶確定好用戶要求交貨時間后，查詢庫存，有庫存直接和用戶簽署銷售協(xié)議，假如是銷售助理和用戶確定協(xié)議必需通知銷售人員確定簽字。待用戶回傳協(xié)議后，由銷售助理或銷售人員填寫《內(nèi)部訂單》并注明庫存，同時由銷售助理更新到《訂單跟進(jìn)表》中，由銷售助理依據(jù)付款方法幫助開單發(fā)貨。無存貨情況下，先由銷售助理依據(jù)銷售人員提供或用戶要求貨期交采購助理問詢供給商，銷售人員依據(jù)貨期和用戶及供給商達(dá)成一致后，和用戶簽署銷售協(xié)議。待用戶回傳協(xié)議后，由銷售助理或銷售人員填寫《內(nèi)部訂單》并注明庫存，同時由銷售助理更新到《訂單跟進(jìn)表》中，由銷售助理依據(jù)付款方法幫助開單發(fā)貨。備注：1、《內(nèi)部訂單》必需填寫完整，字跡清楚，不得涂改；假如不清楚，采購助理有權(quán)要求重新填寫；2、《內(nèi)部訂單》標(biāo)準(zhǔn)上由銷售人員填寫，尤其是新用戶及特殊要求用戶訂貨，假如由銷售助理代寫，銷售人員必需簽字確定。2、如廠家提供交貨時間不能達(dá)成用戶要求，銷售人員必需上報給上級主管，由上級主管出面協(xié)調(diào)；不能未經(jīng)同意強(qiáng)行下單，不然產(chǎn)生費用由銷售人員和采購助理各負(fù)擔(dān)50%。（二）、非標(biāo)機(jī)訂購步驟：企業(yè)技術(shù)供給商采購助理銷售人員用戶信息企業(yè)技術(shù)供給商采購助理銷售人員用戶信息簽署協(xié)議《內(nèi)部訂單》銷售助理簽署協(xié)議《內(nèi)部訂單》銷售助理銷售人員收到用戶相關(guān)非標(biāo)機(jī)型訂購信息，首先確定好用戶要求（多種技術(shù)參數(shù)、安裝形式、外形、圖紙等具體要求），交由采購助理和供給商確定后回復(fù)銷售人員，銷售人員依據(jù)用戶要求、供給商回復(fù)和我企業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行最終確定。待確定后，交由采購助理進(jìn)行詢價及貨期（附上相關(guān)技術(shù)要求和圖紙等）；采購助理將廠家問詢價格報給客服部經(jīng)理，由客服經(jīng)理指導(dǎo)進(jìn)行報價。由銷售助理做協(xié)議給用戶，待用戶回傳后方能下單。、特價訂單訂購步驟：當(dāng)銷售人員所報價格低于本身權(quán)限價時，必需向上級主管申請價格，經(jīng)同意后方可和用戶簽署協(xié)議；采購助理依據(jù)客服經(jīng)理指示向供給商申請?zhí)貎r。、貨運方法變更處理步驟：任何訂單或協(xié)議條款變更必需以書面形式通知供給商更改：如需要提前貨期需要選擇空運或快線需要付費貨運方法，必需填寫《貨運方法變更申請》提交部門主管同意，如需要企業(yè)負(fù)擔(dān)費用必需經(jīng)總經(jīng)理同意后方可。未經(jīng)同意而產(chǎn)生費用，由其自行負(fù)擔(dān)。如供給商貨期需要延后，由采購助理通知銷售助理和用戶及銷售人員重新確定時間，由客服部經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)督實施。二、入庫操作步驟：（一）、正常訂貨入庫操作步驟：銷售助理客服部經(jīng)理審核編制《入庫單》采購助理查對儲運主管清點司機(jī)取回貨物銷售助理客服部經(jīng)理審核編制《入庫單》采購助理查對儲運主管清點司機(jī)取回貨物儲運主管依據(jù)司機(jī)貨物貨運單查收貨物，并清點數(shù)量和型號，編制好點貨清單；儲運主管將點貨清單傳給采購助理依據(jù)廠家發(fā)貨單進(jìn)行查對，對于有問題進(jìn)行雙方確定修改后反饋一份給儲運主管，儲運主管依據(jù)其進(jìn)行庫存賬建立；采購助理將查對好點貨清單給銷售助理簽字并進(jìn)行登記后編制財務(wù)《采購入庫單》，采購助理將點貨清單交客服部經(jīng)理核價并過單。、非正常訂貨入庫步驟：1、當(dāng)?shù)卣{(diào)貨入庫步驟：（1）、當(dāng)?shù)卣{(diào)貨，需要回倉庫，由采購助理負(fù)責(zé)調(diào)貨，并負(fù)責(zé)和儲運主管確定其收到貨，由采購助理依據(jù)儲運主管點貨清單查對好后，編制《采購入庫單》交客服經(jīng)理審核。（2）、當(dāng)?shù)卣{(diào)貨，不回倉庫，由采購助理編寫點貨清單，并編制《采購入庫單》。備注：如有供給商《送貨單》需將《送貨單》附到點貨清單后。未回倉庫貨物入庫步驟及要求：、供給商直發(fā)用戶，由采購助理依據(jù)供給商發(fā)貨清單在供給商發(fā)貨5天之內(nèi)編制《采購入庫單》，同時通知銷售助理跟進(jìn)用戶收貨并開銷售出庫單。、其它所訂回貨物未回庫房，直接送達(dá)用戶情況。由采購助理直接編制《采購入庫單》，待入庫后通知銷售助理開銷售出庫單。售后機(jī)入庫步驟參考《售后服務(wù)制度》。、商品入庫中出現(xiàn)問題處理：1、數(shù)量不符：商品規(guī)格相同但實際數(shù)量和送貨單上所列數(shù)量不符時，請示采購助理，經(jīng)同意收貨后按實際數(shù)量簽收，并在供給商送貨單上注明實收數(shù)量，并請送貨人簽字證實。2、質(zhì)量問題：不符合質(zhì)量要求和驗收標(biāo)準(zhǔn)，不予收貨，并立即通知采購助理，依據(jù)其處理方案確定是否辦理入庫或退貨手續(xù)。3、包裝問題：如外觀或包裝影響銷售，不予收貨，并立即通知采購助理，依據(jù)其處理方案確定是否辦理入庫或退貨手續(xù)。如外觀或包裝不影響銷售，酌情收貨.同時反應(yīng)給采購助理。4、單、貨不符或單證不全問題：單貨不符（指貨物品名、型號、規(guī)格不符）時，嚴(yán)禁在送貨單上簽收，需請示相關(guān)客服部同意后能夠收貨，但應(yīng)開具收條（一式兩份）給供給商（注明具體品名、規(guī)格、數(shù)量）。5、如貨物非我企業(yè)所訂貨物，不予收貨。6、對有貨無單，應(yīng)先請示客服部，經(jīng)同意后按實收數(shù)開具收條（一式兩份）給供給商，并督促供給商補(bǔ)辦相關(guān)單據(jù)手續(xù)。7、如因貨運企業(yè)造成貨物損壞要立即在簽收單上注明數(shù)量及損毀程度并立即通知采購助理同廠家協(xié)商處理此事.依據(jù)處理結(jié)果進(jìn)行下一步工作。銷售出庫操作步驟：（一）、正常出庫步驟：客服部經(jīng)理審核銷售助理填《開單通知》儲運主管備貨客服部經(jīng)理審核銷售助理填《開單通知》儲運主管備貨用戶儲運部銷售助理開單員開單用戶儲運部銷售助理開單員開單銷售助理依據(jù)用戶協(xié)議交貨期和用戶付款方法，填寫《開單通知》經(jīng)客服部經(jīng)理簽字審核后，交開單員開單并同時傳到庫房提前備貨。用戶部經(jīng)理審核后，銷售助理將開單通知交開單員開單并登記后返回給銷售助理，由銷售助理將單據(jù)傳輸給儲運部或?qū)?yīng)人員，并負(fù)責(zé)回收單據(jù)將開票聯(lián)分配給對應(yīng)人員，其它聯(lián)交開單員回收裝訂，由財務(wù)部進(jìn)行跟進(jìn)檢驗并保留。（二）、非正常情況出庫：1、已開《銷售出庫單》情況：儲運部依據(jù)客服經(jīng)理簽字《開單通知》要求型號、數(shù)量、時間和包裝要求出貨，提貨人提貨必需簽字，不然不許可放貨。用戶提貨后需將用戶簽字《銷售出庫單》返回給銷售助理；未開《銷售出庫單》情況：儲運部依據(jù)客服部經(jīng)理簽字《開單通知》填寫手寫《送貨單》，并交用戶簽字后返回給銷售助理；銷售助理需將手開《送貨單》附到《銷售出庫單》后留存。3、售后機(jī)出庫步驟參考《售后服務(wù)制度》（三）、單據(jù)傳輸及出貨步驟：1、開單通知注意事項：（1）、銷售助理依據(jù)采購助理到貨信息，查對用戶應(yīng)收賬款及付款方法，如用戶不符合出貨條件，通知銷售人員通知上報客服部經(jīng)理是否送貨。銷售助理不能私自放貨。（2）、新增加用戶，銷售助理必需完整填寫《開單通知》，包含歸屬人及用戶完整名稱等信息。開單員必需完整錄入財務(wù)系統(tǒng)。（3）、除了長久合作老用戶，其它用戶均應(yīng)填寫用戶付款方法。備注：1、全部開單通知不得涂改；2、全部開單通知必需客服部經(jīng)理簽字后方可開單；物流安排及單據(jù)傳輸：、采購助理將到貨信息匯總到客服部經(jīng)理處；、銷售助理將送貨信息匯總到客服部經(jīng)理處。、客服部依據(jù)匯總信息和售后方面發(fā)貨信息和企業(yè)車輛情況，確定第二日物流安排；、客服部經(jīng)理將物流信息安排到儲運部，由儲運部負(fù)責(zé)實施。、銷售助理每日下班前需將審核后《開單通知》傳到庫房，同時將《銷售出庫單》傳輸?shù)綆旆?；收款或單?jù)簽收：、假如結(jié)算方法是：貨到票到付款或貨到付款；貨到票到付款：銷售助理在開單時，需同時寫申請到財務(wù)部開票，并和銷售人員及用戶溝通好后，將發(fā)票、收據(jù)及銷售出庫單等傳輸?shù)綄?yīng)送貨人員手中，并跟進(jìn)其收回貨款，負(fù)責(zé)交回財務(wù)部。貨到付款：銷售助理負(fù)責(zé)對應(yīng)單據(jù)傳輸同時根進(jìn)收款人根據(jù)要求金額收回貨款。、結(jié)算方法是其它方法：貨到票到xx天付款：送貨時必需帶上發(fā)票及銷售出庫單交用戶簽收。其它長久合作方法