企業(yè)檔案工作規(guī)范樣本

公司檔案工作規(guī)范DA／T42—(國(guó)家檔案局11月2日發(fā)布，1月1日實(shí)行)1范疇

本原則確立了公司檔案工作原則、組織和制度規(guī)定，給出了公司檔案業(yè)務(wù)工作、檔案信息化建設(shè)、檔案工作設(shè)施設(shè)備配備等方面辦法與技術(shù)指南。

本原則合用于大中型工業(yè)公司，其她類(lèi)型公司及事業(yè)單位可參照使用。

2規(guī)范性引用文獻(xiàn)

下列文獻(xiàn)中條款通過(guò)本原則引用而成為本原則條款。凡是注日期引用文獻(xiàn)，其隨后所有修改單(不涉及勘誤內(nèi)容)或修訂版均不合用于本原則，然而，勉勵(lì)依照本原則達(dá)到合同各方研究與否可使用這些文獻(xiàn)最新版本。凡是不注日期引用文獻(xiàn)，其最新版本合用于本原則。

GB／T9705文書(shū)檔案案卷格式

GB／T11821照片檔案管理規(guī)范

GB／T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成普通規(guī)定

GB／T17678.1CAD電子文獻(xiàn)光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理規(guī)定

GB／T18894電子文獻(xiàn)歸檔與管理規(guī)范

DA／T1檔案工作基本術(shù)語(yǔ)

DA／T12全宗卷規(guī)范

DA／T13檔號(hào)編制規(guī)則

DA／T15磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范

DA／T22歸檔文獻(xiàn)整頓規(guī)則

DA/T28國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文獻(xiàn)歸檔規(guī)定與檔案整頓規(guī)范

DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范

DA/T32公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則

DA/T43縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范

JGJ25檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范

ISO15489.1信息與文獻(xiàn)一文獻(xiàn)管理：通則

IS015489.2信息與文獻(xiàn)一文獻(xiàn)管理：指南3術(shù)語(yǔ)和定義

DA／T1—確立以及下列術(shù)語(yǔ)和定義合用于本原則。

3.1

公司檔案businessrecords

公司在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成有保存價(jià)值各種形式文獻(xiàn)。

3.2

公司檔案工作businessrecordsmanagement

公司履行檔案管理職責(zé)行為和活動(dòng)。

3.3

電子檔案electronicrecords

具備保存價(jià)值歸檔電子文獻(xiàn)及相應(yīng)元數(shù)據(jù)、背景信息和支持軟件。3.4

檔案信息化archivalinformationization

運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)歸檔文獻(xiàn)、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進(jìn)行采集、整合、維護(hù)、處置和提供運(yùn)用服務(wù)檔案管理提高過(guò)程和工作方式。

4檔案工作總則

4.1公司檔案是公司知識(shí)資產(chǎn)和信息資源重要構(gòu)成某些。公司檔案工作是公司研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)基本性管理工作。

4.2公司檔案工作應(yīng)以公司資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一原則。

4.3公司檔案工作應(yīng)以滿足公司各項(xiàng)活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面需求為導(dǎo)向，運(yùn)用當(dāng)代技術(shù)與管理辦法，通過(guò)資源整合和開(kāi)發(fā)，為公司研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。

4.4公司應(yīng)維護(hù)檔案完整、精確、系統(tǒng)與安全。

5檔案工作組織

5.1組織系統(tǒng)建設(shè)

5.1.1檔案工作領(lǐng)導(dǎo)

公司應(yīng)擬定檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，擬定各職能或承辦部門(mén)、各項(xiàng)目檔案工作負(fù)責(zé)人，擬定檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人。

5.1.2檔案機(jī)構(gòu)設(shè)立

公司應(yīng)依照規(guī)模和管理模式設(shè)立專(zhuān)門(mén)檔案機(jī)構(gòu)，或指定負(fù)責(zé)檔案工作機(jī)構(gòu)。大型公司應(yīng)設(shè)立檔案館。

5.1.3檔案人員配備

公司應(yīng)配備與公司研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理相適應(yīng)專(zhuān)職檔案人員；各部門(mén)、各項(xiàng)目應(yīng)配備專(zhuān)職或兼職檔案人員。公司應(yīng)保持檔案人員相對(duì)穩(wěn)定。

5.1.4檔案工作體系

公司應(yīng)建立以檔案部門(mén)為核心，各職能或承辦部門(mén)、各項(xiàng)目專(zhuān)兼職檔案人員為基本公司檔案工作體系。

5.2公司管理職責(zé)

5.2.1公司應(yīng)貫徹國(guó)家關(guān)于檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納入公司發(fā)展規(guī)劃和工作籌劃，為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障。

5.2.2公司應(yīng)將文獻(xiàn)形成、積累和歸檔規(guī)定納入各部門(mén)、項(xiàng)目及專(zhuān)項(xiàng)工作職責(zé)和關(guān)于人員崗位職責(zé)，并對(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及關(guān)于人員職責(zé)履行狀況進(jìn)行考核。

5.2.3公司應(yīng)采用必要辦法，維護(hù)和保證檔案完整、精確、系統(tǒng)和安全。

5.2.4公司資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)時(shí)應(yīng)做好檔案處置工作，國(guó)有公司應(yīng)依照檔發(fā)字[1998]6號(hào)文獻(xiàn)規(guī)定進(jìn)行，其她公司可參照。

5.2.5公司應(yīng)對(duì)檔案工作中做出成績(jī)集體或個(gè)人予以表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違背關(guān)于規(guī)定導(dǎo)致檔案損失有關(guān)人員予以處分。

5.3公司部門(mén)職責(zé)

5.3.1公司各職能或承辦部門(mén)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本部門(mén)或項(xiàng)目歸檔文獻(xiàn)完整和系統(tǒng)負(fù)責(zé)。

5.3.2公司各職能或承辦部門(mén)及項(xiàng)目文獻(xiàn)形成者應(yīng)負(fù)責(zé)積累文獻(xiàn)，并對(duì)歸檔文獻(xiàn)齊全、精確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)。

5.3.3專(zhuān)兼職檔案人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整頓應(yīng)歸檔文獻(xiàn)，對(duì)歸檔文獻(xiàn)整頓質(zhì)量負(fù)責(zé)。

5.3.4公司各職能或承辦部門(mén)及項(xiàng)目對(duì)文獻(xiàn)管理責(zé)任，見(jiàn)ISO15489.1第七章、ISO15489.2和檔發(fā)[]5號(hào)文獻(xiàn)規(guī)定。

5.4檔案部門(mén)職責(zé)

5.4.1統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案工作，制定公司文獻(xiàn)歸檔和檔案鑒定、整頓、保管、記錄、運(yùn)用、移送等關(guān)于規(guī)章制度。

5.4.2負(fù)責(zé)公司檔案收集、整頓、保管、鑒定、記錄和提供運(yùn)用工作。

5.4.3指引公司各部門(mén)、項(xiàng)目及專(zhuān)項(xiàng)工作文獻(xiàn)形成、積累、整頓及歸檔工作。

5.4.4監(jiān)督、指引、檢查公司所屬單位(涉及派出機(jī)構(gòu)和投資全資、控股公司)檔案工作。

5.4.5依照關(guān)于規(guī)定向國(guó)家檔案館或關(guān)于單位移送檔案。

5.5檔案人員規(guī)定

5.5.1檔案人員應(yīng)遵紀(jì)守法、忠于職守、具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)。

5.5.2檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)具備中級(jí)以上專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)或大學(xué)本科以上學(xué)歷。

5.5.3檔案人員應(yīng)具備大學(xué)專(zhuān)科以上學(xué)歷或同等學(xué)識(shí)水平。

5.5.4檔案人員應(yīng)定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

6檔案工作制度

6.1工作規(guī)章

6.1.1明確公司文獻(xiàn)形成、歸檔責(zé)任。公司在制定關(guān)于規(guī)章、原則和制度中應(yīng)提出相應(yīng)文獻(xiàn)收集、整頓和歸檔責(zé)任規(guī)定。

6.1.2制定公司檔案工作規(guī)定。公司檔案工作規(guī)定是公司檔案工作基本規(guī)定，其重要內(nèi)容應(yīng)涉及：檔案工作原則及管理體制，文獻(xiàn)形成、積累與歸檔職責(zé)規(guī)定，檔案收集、鑒定、整頓、保管、記錄、運(yùn)用規(guī)定，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置原則，解釋權(quán)限等。

6.1.3建立檔案工作責(zé)任追究制度。對(duì)有關(guān)崗位人員違背文獻(xiàn)收集、歸檔及檔案管理制度，發(fā)生檔案泄密、導(dǎo)致檔案損毀等行為，公司應(yīng)提出責(zé)任追究和懲罰辦法，并將關(guān)于規(guī)定納入有關(guān)管理制度。

6.1.4制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案。對(duì)也許發(fā)生突發(fā)事件和自然災(zāi)害，公司應(yīng)制定檔案急救應(yīng)急辦法，涉及組織構(gòu)造、急救辦法、急救程序、保障辦法和轉(zhuǎn)移地點(diǎn)等。對(duì)檔案信息化管理軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)維護(hù)、防災(zāi)和恢復(fù)，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案。

6.2管理制度

6.2.1文獻(xiàn)歸檔制度。應(yīng)明確文獻(xiàn)歸檔范疇及保管期限、歸檔時(shí)間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量規(guī)定以及歸檔控制辦法。

6.2.2檔案保管制度。應(yīng)明確各門(mén)類(lèi)檔案保管條件、特殊載體檔案保管方式、檔案清點(diǎn)檢查辦法、對(duì)受損檔案處置辦法、檔案進(jìn)(出)庫(kù)規(guī)定、庫(kù)房管理規(guī)定和庫(kù)房管理員職責(zé)。

6.2.3檔案鑒定銷(xiāo)毀制度。應(yīng)明確鑒定、銷(xiāo)毀工作組織、職責(zé)、原則、辦法和時(shí)間等規(guī)定。

6.2.4檔案記錄制度。應(yīng)明確記錄內(nèi)容、記錄規(guī)定和記錄數(shù)據(jù)分析規(guī)定。

6.2.5檔案運(yùn)用制度。應(yīng)明確檔案提供運(yùn)用方式、辦法，規(guī)定查(借)閱檔案權(quán)限和審批手續(xù)，提出接待查(借)閱檔案規(guī)定。

6.2.6檔案保密制度。應(yīng)明確檔案形成者、檔案管理者、檔案運(yùn)用者應(yīng)承擔(dān)保密責(zé)任。

6.2.7電子檔案管理制度。應(yīng)對(duì)公司各信息系統(tǒng)中形成電子文獻(xiàn)提出歸檔、管理和運(yùn)用規(guī)定。

6.2.8檔案管理系統(tǒng)操作制度。應(yīng)明確檔案管理系統(tǒng)操作人員職責(zé)、檔案管理系統(tǒng)軟件、硬件操作規(guī)定。

6.3業(yè)務(wù)規(guī)范

6.3.1文獻(xiàn)、檔案整頓規(guī)范。應(yīng)明確文獻(xiàn)立卷與檔案整頓原則、整頓辦法、檔號(hào)編制規(guī)定和檔案裝具規(guī)定等。

6.3.2檔案分類(lèi)方案。應(yīng)明確分類(lèi)根據(jù)、類(lèi)別標(biāo)記、類(lèi)目范疇。

6.3.3文獻(xiàn)歸檔范疇和保管期限表。應(yīng)明確各類(lèi)文獻(xiàn)歸檔范疇及其相相應(yīng)保管期限。

6.3.4特殊載體檔案管理規(guī)范。應(yīng)明確不同載體檔案收集、整頓規(guī)定和保管條件。

7檔案業(yè)務(wù)工作

7.1公司檔案工作與業(yè)務(wù)活動(dòng)

7.1.1公司檔案工作是公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動(dòng)有機(jī)構(gòu)成某些，應(yīng)納入公司領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入公司規(guī)章制度及工作流程，納入公司部門(mén)和關(guān)于人員經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。

7.1.2公司檔案部門(mén)或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收等活動(dòng)，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文獻(xiàn)完整、系統(tǒng)。

7.1.3公司下達(dá)項(xiàng)目籌劃任務(wù)應(yīng)同步提出項(xiàng)目文獻(xiàn)歸檔規(guī)定；檢查項(xiàng)目籌劃進(jìn)度應(yīng)同步檢查項(xiàng)目文獻(xiàn)積累狀況；驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果應(yīng)同步驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文獻(xiàn)歸檔狀況；項(xiàng)目總結(jié)應(yīng)同步做好項(xiàng)目文獻(xiàn)歸檔交接。

7.2文獻(xiàn)形成、積累

7.2.1文獻(xiàn)形成時(shí)應(yīng)使用耐久、可靠記錄載體和記錄方式。

7.2.2文獻(xiàn)形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價(jià)值文獻(xiàn)及時(shí)交本部門(mén)、項(xiàng)目或?qū)ｍ?xiàng)工作檔案人員保管。

7.3文獻(xiàn)整頓與歸檔

7.3.1文獻(xiàn)整頓

文獻(xiàn)立卷整頓應(yīng)遵循文獻(xiàn)形成規(guī)律，區(qū)別保管期限，保持文獻(xiàn)間有機(jī)聯(lián)系。文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)、人事等門(mén)類(lèi)文獻(xiàn)整頓，應(yīng)分別符合GB9705、DA／T22、GB／T11822、財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)、勞力字[1992]33號(hào)等原則及文獻(xiàn)規(guī)定；音像、電子等載體形態(tài)文獻(xiàn)整頓，應(yīng)分別符合GB／T11821、DA／T15、GB／T18894、DA／T32等原則規(guī)定。

7.3.2文獻(xiàn)歸檔范疇

7.3.2.1公司在籌辦、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成具備保存價(jià)值各種載體形式文獻(xiàn)都應(yīng)納入歸檔范疇。國(guó)有公司文獻(xiàn)歸檔范疇?wèi)?yīng)符合檔發(fā)[]4號(hào)文獻(xiàn)規(guī)定。

7.3.2.2歸檔文獻(xiàn)重要來(lái)源有：

——本公司形成文獻(xiàn)；

——本公司引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等接受文獻(xiàn)；

——所屬單位及參股公司應(yīng)向本公司提交文獻(xiàn)；

——本公司參加合伙項(xiàng)目，合伙單位按規(guī)定應(yīng)向本公司提交文獻(xiàn)；

——本公司執(zhí)行、辦理外來(lái)文獻(xiàn)。

7.3.2.3公司應(yīng)依照經(jīng)營(yíng)管理范疇和業(yè)務(wù)活動(dòng)類(lèi)型制定文獻(xiàn)歸檔范疇和保管期限表。擬定文獻(xiàn)歸檔范疇和保管期限可參照、但不限于附錄A。項(xiàng)目建設(shè)類(lèi)文獻(xiàn)應(yīng)根據(jù)公司在項(xiàng)目建設(shè)中性質(zhì)擬定，建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位文獻(xiàn)歸檔詳細(xì)范疇參見(jiàn)DA／T28；服務(wù)類(lèi)型公司各類(lèi)文獻(xiàn)歸檔范疇及公司中專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)業(yè)務(wù)活動(dòng)文獻(xiàn)歸檔范疇，應(yīng)結(jié)合公司活動(dòng)和專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)編制。7.3.3文獻(xiàn)歸檔時(shí)間

7.3.3.1經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成文獻(xiàn)普通應(yīng)在辦理完畢后次年一季度歸檔。

7.3.3.2科研開(kāi)發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)文獻(xiàn)應(yīng)在其項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收前歸檔，周期長(zhǎng)可分階段、單項(xiàng)歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。

7.3.3.3產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同合同、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文獻(xiàn)應(yīng)隨時(shí)歸檔；外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目文獻(xiàn)應(yīng)在開(kāi)箱驗(yàn)收或接受后即時(shí)登記歸檔。

7.3.3.4會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門(mén)整頓歸檔，保管一年后向檔案部門(mén)移送。

7.3.3.5電子文獻(xiàn)邏輯歸檔宜定期進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門(mén)類(lèi)或內(nèi)容其她載體歸檔時(shí)間一致。

7.3.3.6磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式文獻(xiàn)應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致。

7.3.3.7更新、補(bǔ)充文獻(xiàn)，公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和干部職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)應(yīng)清退文獻(xiàn)，公司資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成文獻(xiàn)，其她活動(dòng)中形成文獻(xiàn)等，應(yīng)隨時(shí)歸檔。

7.3.4文獻(xiàn)歸檔規(guī)定

7.3.4.1公司應(yīng)實(shí)行部門(mén)、項(xiàng)目及專(zhuān)項(xiàng)工作文獻(xiàn)收集、整頓、歸檔責(zé)任制。各部門(mén)、項(xiàng)目及專(zhuān)項(xiàng)工作專(zhuān)兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文獻(xiàn)整頓后歸檔。

7.3.4.2歸檔文獻(xiàn)應(yīng)完整、精確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有助于長(zhǎng)期保存，圖文筆跡應(yīng)符合形成文獻(xiàn)設(shè)備(打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等)標(biāo)稱(chēng)質(zhì)量規(guī)定。

7.3.4.3歸檔文獻(xiàn)應(yīng)為原件。因故無(wú)原件可將具備憑證作用復(fù)制件歸檔。

7.3.4.4非紙質(zhì)文獻(xiàn)應(yīng)與其文字闡明一并歸檔。外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文，應(yīng)一并歸檔，無(wú)譯文要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。

7.3.4.5歸檔文獻(xiàn)普通一式一份。重要、運(yùn)用頻繁和有專(zhuān)門(mén)需要可恰當(dāng)增長(zhǎng)份數(shù)。

7.3.4.6兩個(gè)以上單位合伙完畢項(xiàng)目，應(yīng)以合同、合同等形式商定文獻(xiàn)歸檔規(guī)定。主辦單位普通應(yīng)保存全套文獻(xiàn)，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)有關(guān)正本文獻(xiàn)。

7.3.4.7文獻(xiàn)形成部門(mén)應(yīng)就歸檔文獻(xiàn)填寫(xiě)《檔案交接登記表》(見(jiàn)附錄B表B.1)。重要項(xiàng)目文獻(xiàn)歸檔時(shí)應(yīng)由項(xiàng)目管理部門(mén)編寫(xiě)歸檔闡明，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字。

7.4檔案收集工作

7.4.1文獻(xiàn)歸檔交接

7.4.1.1文獻(xiàn)形成部門(mén)應(yīng)按期將《檔案交接登記表》隨同已整頓文獻(xiàn)向檔案部門(mén)移送。

7.4.1.2檔案部門(mén)接受時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，并檢查檔案質(zhì)量。雙方在《檔案交接登記表》簽字后各保存一份。

7.4.2檔案與資料收集

7.4.2.1公司應(yīng)接受所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動(dòng)后屬本公司所有檔案。

7.4.2.2公司應(yīng)依照資產(chǎn)管理權(quán)限接受無(wú)法人資格所屬單位檔案。

7.4.2.3公司可依照需要收集宣傳報(bào)道本單位新聞資料。

7.4.2.4公司可依照研發(fā)和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)需要收集與公司經(jīng)營(yíng)范疇有關(guān)資料。

7.4.2.5公司可依照需要向社會(huì)、離退休人員征集檔案、資料。

7.5檔案整頓工作

7.5.1檔案部門(mén)應(yīng)區(qū)別全宗進(jìn)行檔案分類(lèi)、排列與編目。

7.5.2分類(lèi)方案應(yīng)根據(jù)公司管理職能，結(jié)合檔案形成特點(diǎn)制定，并應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定性和可擴(kuò)充性。分類(lèi)方案應(yīng)附有分類(lèi)闡明。

7.5.3類(lèi)別號(hào)可采用阿拉伯?dāng)?shù)字、英文字母、拼音字母中一種或兩種混合辦法設(shè)定。

7.5.4全宗內(nèi)檔案按類(lèi)分別集中排列，類(lèi)別內(nèi)檔案按類(lèi)目條款順序依次排列編號(hào)。

7.5.5依照分類(lèi)方案和排列順序編制檔號(hào)。檔號(hào)應(yīng)指代單一，具備唯一性。檔號(hào)編制辦法見(jiàn)DA／T13。

7.5.6檔號(hào)可采用“[全宗號(hào)—]分類(lèi)號(hào)(或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào))—案卷號(hào)(或件號(hào)或盤(pán)、盒、張?zhí)?”([]表達(dá)可選)構(gòu)造。

全宗號(hào)由公司依照對(duì)所屬單位集中統(tǒng)一管理檔案需要和公司產(chǎn)權(quán)變更狀況自行設(shè)定。

7.5.7紙質(zhì)檔案應(yīng)與相應(yīng)非紙質(zhì)載體檔案設(shè)立互見(jiàn)號(hào)。

互見(jiàn)號(hào)是反映同一內(nèi)容其她載體檔案保管單位檔號(hào)。

7.5.8按全宗、類(lèi)別、保管期限編制檔案目錄。

7.5.9檔案部門(mén)應(yīng)對(duì)每個(gè)全宗建立全宗卷。全宗卷可單獨(dú)管理。全宗卷重要內(nèi)容和編制辦法見(jiàn)DA／T12。

7.6檔案保管工作

7.6.1檔案存儲(chǔ)應(yīng)根據(jù)檔案載體選取檔案柜架。底圖不適當(dāng)折疊；磁性載體應(yīng)選取防磁設(shè)施。重要檔案應(yīng)異地備份。

7.6.2檔案入庫(kù)前普通應(yīng)去污、消毒。受損檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)救。對(duì)于易損制成材料和筆跡，應(yīng)采用復(fù)制手段加以保護(hù)。

7.6.3庫(kù)房管理

7.6.3.1庫(kù)房應(yīng)保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護(hù)功能(見(jiàn)JGJ25)。

7.6.3.2庫(kù)房溫、濕度應(yīng)符合JGJ25、GB／T18894和DA／T15對(duì)各類(lèi)檔案載體保管規(guī)定，并有溫濕度登記(登記表參見(jiàn)附錄B表B.2)。

7.6.3.3庫(kù)房設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)狀況應(yīng)定期檢查，并及時(shí)排除隱患。

7.6.3.4庫(kù)藏檔案應(yīng)定期清理核對(duì)，做到賬物相符。庫(kù)藏檔案數(shù)量發(fā)生變化時(shí)應(yīng)記錄闡明。

7.7檔案鑒定工作

7.7.1公司應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門(mén)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和檔案人員構(gòu)成檔案鑒定委員會(huì)(或小組)，負(fù)責(zé)擬定文獻(xiàn)保管期限和到期檔案鑒定。

7.7.2檔案保管期限應(yīng)依照文獻(xiàn)對(duì)公司、國(guó)家和社會(huì)所具備現(xiàn)實(shí)和此后工作查考、憑證作用，以及歷史研究?jī)r(jià)值擬定。

7.7.3檔案保管期限普通分為永久和定期兩種。會(huì)計(jì)檔案保管期限執(zhí)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。

7.7.4永久保管檔案。凡是反映本公司重要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)本公司、國(guó)家和社會(huì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)運(yùn)用價(jià)值文獻(xiàn)，列為永久保管。

7.7.5定期保管檔案。凡是反映本公司普通工作活動(dòng)，在一定期間對(duì)本公司各項(xiàng)工作有參照運(yùn)用價(jià)值文獻(xiàn)，列為定期保管。定期保管檔案年限可依照其參照運(yùn)用價(jià)值分為30年和。

7.7.6公司應(yīng)定期對(duì)已到保管期限檔案進(jìn)行鑒定。經(jīng)檔案鑒定委員會(huì)鑒定，仍需繼續(xù)保存檔案應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)保管期滿確無(wú)保存價(jià)值檔案應(yīng)登記造冊(cè)，填寫(xiě)銷(xiāo)毀清冊(cè)(參見(jiàn)附錄B表B.3)，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)督銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保存。

7.8檔案記錄工作

7.8.1檔案部門(mén)應(yīng)及時(shí)、精確地填報(bào)本公司檔案工作年報(bào)及關(guān)于記錄報(bào)表。

7.8.2建立檔案工作記錄臺(tái)賬，重要內(nèi)容涉及：檔案館(室)藏狀況；年度入出庫(kù)狀況；檔案運(yùn)用狀況；檔案專(zhuān)兼職人員狀況；檔案設(shè)施、設(shè)備狀況；檔案銷(xiāo)毀狀況等。

7.8.3檔案記錄工作應(yīng)保持持續(xù)性。

7.9檔案運(yùn)用工作

7.9.1檔案部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，及時(shí)、有效地提供檔案運(yùn)用服務(wù)。

7.9.2公司應(yīng)依照保密規(guī)定和知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理規(guī)定，設(shè)定運(yùn)用者權(quán)限。超越權(quán)限運(yùn)用需經(jīng)關(guān)于領(lǐng)導(dǎo)審批。’

7.9.3運(yùn)用檔案應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行登記(借閱登記表參見(jiàn)附錄B表B.4)。運(yùn)用效果突出宜進(jìn)行登記(運(yùn)用效果登記表參見(jiàn)附錄B表B.5)。

7.9.4可采用直接查閱、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱等方式提供運(yùn)用原件、復(fù)制件、縮微件和電子檔案。

7.9.5公司宜對(duì)檔案信息進(jìn)行分類(lèi)匯總，形成專(zhuān)項(xiàng)匯編，如規(guī)章制度匯編、專(zhuān)項(xiàng)文獻(xiàn)匯編等。

7.9.6公司宜對(duì)檔案信息進(jìn)行綜合整頓，形成專(zhuān)項(xiàng)材料，如大事記、年鑒、組織沿革、產(chǎn)品性能比較、科研成果簡(jiǎn)介、工程項(xiàng)目簡(jiǎn)介、設(shè)備更新?lián)Q代、市場(chǎng)變化等。

7.9.7公司宜對(duì)檔案信息進(jìn)行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)指標(biāo)記錄分析、重大事故因素研究分析、公司史志等。

7.9.8公司可運(yùn)用檔案舉辦檔案陳列或展覽。

8檔案信息化建設(shè)

8.1檔案信息化目的與原則

8.1.1公司檔案信息化應(yīng)以增進(jìn)、完善公司信息化和提高檔案管理當(dāng)代化水平為總目的。

8.1.2公司檔案信息化應(yīng)堅(jiān)持技術(shù)與管理并重、與公司信息化協(xié)調(diào)和同步原則。

8.1.3公司各信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與實(shí)行應(yīng)充分考慮檔案管理規(guī)定。

8.2電子文獻(xiàn)歸檔

8.2.1電子文獻(xiàn)歸檔規(guī)定及功能應(yīng)嵌入文獻(xiàn)生成系統(tǒng)。公司各信息系統(tǒng)生成文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類(lèi)型電子文獻(xiàn)歸檔范疇?wèi)?yīng)參照紙質(zhì)文獻(xiàn)歸檔范疇擬定。音頻、視頻、多媒體等類(lèi)型電子文獻(xiàn)及數(shù)據(jù)庫(kù)歸檔范疇?wèi)?yīng)依照有關(guān)規(guī)定和需要擬定。

8.2.2公司各信息系統(tǒng)所形成電子文獻(xiàn)元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文獻(xiàn)格式軟件等應(yīng)與電子文獻(xiàn)一并歸檔。

8.2.3歸檔電子文獻(xiàn)數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識(shí)讀、遷移。電子文獻(xiàn)通用格式見(jiàn)GB／T18894第6章。

8.2.4電子文獻(xiàn)應(yīng)經(jīng)鑒定、整頓、審核后歸檔。電子文獻(xiàn)整頓、鑒定與歸檔規(guī)定參見(jiàn)GB／T17678.1和GB／T18894。

8.2.5加密電子文獻(xiàn)歸檔時(shí)普通應(yīng)解密，必要加密歸檔電子文獻(xiàn)應(yīng)與其解密軟件和闡明文獻(xiàn)一并歸檔。

8.2.6文獻(xiàn)形成部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)保證歸檔電子文獻(xiàn)具備真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。

8.3老式載體檔案數(shù)字化

8.3.1公司可依照檔案保管和運(yùn)用實(shí)際需要，有選取地對(duì)老式載體檔案實(shí)行數(shù)字化。

8.3.2紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)符合DA／T31規(guī)定，縮微膠片數(shù)字化應(yīng)符合DA／T43規(guī)定。

8.3.3照片檔案和聲像檔案數(shù)字化文獻(xiàn)格式見(jiàn)DA／T32附錄B。

數(shù)字化生成檔案副本檔號(hào)應(yīng)與原檔案相應(yīng)。

8.4電子檔案保管

8.4.1電子檔案應(yīng)參照紙質(zhì)檔案分類(lèi)方案進(jìn)行整頓。

8.4.2電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)到脫機(jī)載體上。其存儲(chǔ)載體見(jiàn)DA／T32附錄C，保管規(guī)定見(jiàn)GB／T188949.4。

8.4.3脫機(jī)存儲(chǔ)電子檔案載體或裝具上應(yīng)貼有注明載體序號(hào)、電子檔案號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等內(nèi)容標(biāo)簽，電子檔案載體應(yīng)設(shè)立成禁止寫(xiě)操作狀態(tài)。

8.4.4存儲(chǔ)在脫機(jī)載體上電子檔案應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供運(yùn)用。

8.4.5超過(guò)保管期限電子檔案鑒定和銷(xiāo)毀，按照紙質(zhì)檔案關(guān)于規(guī)定執(zhí)行，其刪除和銷(xiāo)毀應(yīng)符合GB／T18894中9.8有關(guān)規(guī)定。對(duì)確認(rèn)銷(xiāo)毀電子檔案應(yīng)有銷(xiāo)毀文獻(xiàn)目錄存檔。

8.5檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)

8.5.1公司應(yīng)建立館(室)藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，并逐漸實(shí)現(xiàn)檔案全文檢索。

8.5.2對(duì)數(shù)字化檔案和各信息系統(tǒng)歸檔電子文獻(xiàn)，檔案部門(mén)應(yīng)依照設(shè)定運(yùn)用權(quán)限提供及時(shí)有效網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。

8.5.3涉密檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理斷開(kāi)，非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯(lián)網(wǎng)邏輯隔離。

8.5.4檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采用身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加裝防火墻等安全保密辦法。

8.5.5檔案管理服務(wù)器應(yīng)采用可靠備份、恢復(fù)辦法。

8.5.6各信息系統(tǒng)應(yīng)有生成電子文獻(xiàn)自動(dòng)歸檔功能模塊或接口。

8.6檔案管理系統(tǒng)軟件

8.6.1檔案管理系統(tǒng)軟件配備應(yīng)滿足本公司實(shí)際工作需