公文寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)

關(guān)于公文寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)一、概述1、公文的定義公文是黨政機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中為行使職權(quán)、實(shí)施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定效用和規(guī)范體式的文件，屬于機(jī)關(guān)應(yīng)用文的一個(gè)重要組成部分。第2頁(yè),共35頁(yè)，2024年2月25日，星期天2、公文的特點(diǎn)是特定的作者制定和發(fā)布的。具有法定的現(xiàn)行執(zhí)行效用。具有規(guī)范的文體、結(jié)構(gòu)和格式。需要履行法定的程序。文字必須莊重、樸實(shí)、準(zhǔn)確、精煉。第3頁(yè),共35頁(yè)，2024年2月25日，星期天3、公文的分類(lèi)

按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。按其時(shí)限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規(guī)公文。按其時(shí)限要求，可分為絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文、普通公文。

第4頁(yè),共35頁(yè)，2024年2月25日，星期天二、常用公文文種

第5頁(yè),共35頁(yè)，2024年2月25日，星期天（一）我國(guó)現(xiàn)行黨政機(jī)關(guān)使用的文種

我國(guó)現(xiàn)行黨和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)使用的文件有14個(gè)：決議、決定、指示、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要。國(guó)家行政機(jī)關(guān)使用的公文種類(lèi)有13個(gè):命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要。上述文件共27個(gè)，其中9個(gè)是相同的，即：決定、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要；不同的有9個(gè)，其中屬黨的機(jī)關(guān)的有5個(gè)，即：公報(bào)、指示、決議、條例、規(guī)定；屬國(guó)家行政機(jī)關(guān)有4個(gè)，即：命令（令）、議案、通告、公告。由于這18個(gè)文件是黨和國(guó)家在公文管理法規(guī)中明確規(guī)定的，一般稱(chēng)為法定文種。

第6頁(yè),共35頁(yè)，2024年2月25日，星期天（二）學(xué)校常用的主要公文種類(lèi)

1、決定（1）功能 適用于重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。第7頁(yè),共35頁(yè)，2024年2月25日，星期天

（2）分類(lèi)A.法規(guī)政策性決定。如《關(guān)于懲治虛開(kāi)、偽造和非法出售增值稅專(zhuān)用發(fā)票犯罪的決定》B.重要事項(xiàng)的決定。如《中共中央關(guān)于加強(qiáng)同人民群眾聯(lián)系的決定》C.獎(jiǎng)懲決定。如《國(guó)務(wù)院關(guān)于處理“渤海二號(hào)”事故的決定》

第8頁(yè),共35頁(yè)，2024年2月25日，星期天2．通告

（1）功能適用于公布社會(huì)有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)第9頁(yè),共35頁(yè)，2024年2月25日，星期天（3）分類(lèi)法規(guī)性通告知照性通告通告不寫(xiě)抬頭，無(wú)主送單位。通告與公告的區(qū)別內(nèi)容重要性不同對(duì)發(fā)文機(jī)關(guān)限制性有較大不同發(fā)布范圍有所不同第10頁(yè),共35頁(yè)，2024年2月25日，星期天3．通知

（1）

功能

適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)。（2）分類(lèi)

a.發(fā)布指示的通知

第11頁(yè),共35頁(yè)，2024年2月25日，星期天

b.頒發(fā)規(guī)章的通知因在行政公文文種中沒(méi)有條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則、方案等文種，所以在發(fā)布這類(lèi)規(guī)章性文件時(shí)，都要用通知，也就是加一個(gè)文件頭。如人事部關(guān)于印發(fā)《人事?tīng)?zhēng)議處理辦案規(guī)則》和《人事?tīng)?zhēng)議仲裁員管理辦法》的通知被發(fā)布規(guī)章全文附在通知后，但不作附件處理。

c.批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知

d.曉諭性通知

e.任免通知（人事任免用決定和通知的區(qū)別）第12頁(yè),共35頁(yè)，2024年2月25日，星期天4．通報(bào)

（1）功能

適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。（2）分類(lèi)表彰通報(bào)：介紹先進(jìn)事跡＋先進(jìn)事跡意義＋表彰決定＋希望號(hào)召批評(píng)通報(bào)：錯(cuò)誤事實(shí)＋錯(cuò)誤性質(zhì)分析＋懲罰措施＋提出希望要求情況通報(bào)：緣由目的＋情況信息＋希望要求

第13頁(yè),共35頁(yè)，2024年2月25日，星期天5．意見(jiàn)

（1）功能

適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。（2）分類(lèi)規(guī)劃性意見(jiàn)實(shí)施意見(jiàn)具體工作意見(jiàn)第14頁(yè),共35頁(yè)，2024年2月25日，星期天6.批復(fù)

（1）功能適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)與其他文種不同的是，往往在標(biāo)題主要內(nèi)容中明確表示對(duì)請(qǐng)示事件的意見(jiàn)如《國(guó)務(wù)院關(guān)于同意陜西省撤消榆林地區(qū)設(shè)立地級(jí)榆林市的批復(fù)》主送機(jī)關(guān)一個(gè)，即發(fā)出請(qǐng)示的下級(jí)機(jī)關(guān)以上6種為下行文。第15頁(yè),共35頁(yè)，2024年2月25日，星期天7．報(bào)告

（1）功能適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問(wèn)。（2）類(lèi)型a、工作報(bào)告b、情況報(bào)告c、建議報(bào)告d、答復(fù)報(bào)告e、報(bào)送報(bào)告

第16頁(yè),共35頁(yè)，2024年2月25日，星期天8、請(qǐng)示

（1）功能運(yùn)用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)（2）應(yīng)用范圍a、遇到問(wèn)題無(wú)法解決，需要上級(jí)指示b、處理較為重要的事件和問(wèn)題，要上報(bào)批準(zhǔn)c、遇到問(wèn)題，雖有解決方法，但沒(méi)有權(quán)力或能力實(shí)施，需要上級(jí)幫助d、對(duì)有關(guān)方針、政策和上級(jí)發(fā)布指示有疑問(wèn)，要上級(jí)解答e、下級(jí)機(jī)關(guān)之間在重要問(wèn)題上出現(xiàn)意見(jiàn)分岐，要上級(jí)仲裁f、請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參加活動(dòng)，指導(dǎo)工作第17頁(yè),共35頁(yè)，2024年2月25日，星期天（3）分類(lèi)a、請(qǐng)求指示的請(qǐng)示b、請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示主送機(jī)關(guān)只能有一個(gè)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送的形式只能主送上級(jí)機(jī)關(guān)，不能送領(lǐng)導(dǎo)者本人不得越級(jí)請(qǐng)示，必須由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)，要留下聯(lián)系人聯(lián)系電話

常用結(jié)語(yǔ)（當(dāng)否，請(qǐng)批示，妥否，請(qǐng)批復(fù)，以上請(qǐng)示，請(qǐng)予審批，特此請(qǐng)示，請(qǐng)予批復(fù)等）以上兩種為上行文第18頁(yè),共35頁(yè)，2024年2月25日，星期天9.函（1）功能

適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽合作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（2）分類(lèi)a.

公函和便函 b.

發(fā)函和復(fù)函函是平行文，寫(xiě)法特別要注意用語(yǔ)分寸。

第19頁(yè),共35頁(yè)，2024年2月25日，星期天10．會(huì)議紀(jì)要

（1）功能

適用記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。（2）分類(lèi)a.

決策型b.

交流型c.

研討型

第20頁(yè),共35頁(yè)，2024年2月25日，星期天三、公文的格式

1．公文格式的組成公文格式的組成要素包括：（1）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)（版頭、紅頭） （2）公文份數(shù)序號(hào)（3）密級(jí) （4）發(fā)文字號(hào)（5）簽發(fā)人（主要用于請(qǐng)示） （6）標(biāo)題（7）主送機(jī)關(guān)（內(nèi)發(fā)可省略） （8）正文（9）附件 （10）發(fā)文機(jī)關(guān)署名（11）成文日期 （12）印章（13）附注（此件發(fā)至XX級(jí)） （14）主題詞（15）抄送單位 （16）印刷機(jī)關(guān)和印刷時(shí)間印刷用紙和技術(shù)要求：用A4型紙（297X210），正文用3號(hào)仿宋體，每頁(yè)22行，每行28個(gè)字。第21頁(yè),共35頁(yè)，2024年2月25日，星期天2．發(fā)文字號(hào)編寫(xiě)發(fā)文字號(hào)原則：包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)。注意：年份不能省略，兩邊用六角括號(hào)；序號(hào)不編虛位，不加第。3．公文標(biāo)題標(biāo)準(zhǔn)式：發(fā)文機(jī)關(guān)+發(fā)文事由+文種 凡是有紅色版頭的文件，因已表明發(fā)文機(jī)關(guān)， 故發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)可省略。特殊形式：（1）發(fā)文機(jī)關(guān)+文種。如《中華人民共和國(guó)主席令》（2）發(fā)文機(jī)關(guān)+轉(zhuǎn)發(fā)文件名+文種，也稱(chēng)轉(zhuǎn)文式標(biāo)題，用于轉(zhuǎn)發(fā)文件。

第22頁(yè),共35頁(yè)，2024年2月25日，星期天4．成文日期成文日期確定原則：（1）會(huì)議通過(guò)的決定、決議以會(huì)議通過(guò)日期為準(zhǔn)。（2）領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。（3）聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。（4）法規(guī)性文件以文件批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)。（5）一般信函、電文以實(shí)際發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期必須寫(xiě)年月日，且要用漢字。

第23頁(yè),共35頁(yè)，2024年2月25日，星期天5．主題詞《條例》和《方法》都明確規(guī)定：上報(bào)的文件應(yīng)當(dāng)按照上級(jí)的要求和《公文主題詞表》標(biāo)注主題詞。《上海市人民政府公文主題詞表》使用說(shuō)明中規(guī)定：（1）一份公文標(biāo)引的主題詞，除類(lèi)別詞外，最多不超過(guò)五個(gè)。

標(biāo)引主題詞的順序?yàn)橄葮?biāo)類(lèi)別詞，再標(biāo)類(lèi)屬詞。在標(biāo)類(lèi)屬詞時(shí)，先標(biāo)反映公文內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映公文形式的詞。如《上海市人民政府關(guān)于做好本市農(nóng)村扶貧工作的通知》，先標(biāo)類(lèi)別詞“農(nóng)業(yè)”，再標(biāo)反映公文內(nèi)容的類(lèi)屬詞“扶貧”，最后標(biāo)反映公文形式的類(lèi)屬詞“通知”。（2）一份公文有兩個(gè)以上主題內(nèi)容時(shí)，先集中對(duì)第一個(gè)主題內(nèi)容標(biāo)注，再對(duì)第二個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)注，最后標(biāo)文種。（3）根據(jù)需要，可將不同類(lèi)主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。（4）在《公文主題詞表》中找不到準(zhǔn)確反映公文內(nèi)容的類(lèi)屬詞時(shí)，可用類(lèi)別詞替代。

第24頁(yè),共35頁(yè)，2024年2月25日，星期天6．用印一般的用印方法是：騎年壓月，上大下小。國(guó)標(biāo)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，只標(biāo)成文時(shí)間。當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，僅以下弧壓在成文時(shí)間上，當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時(shí)間上。

第25頁(yè),共35頁(yè)，2024年2月25日，星期天四、我校公文中常見(jiàn)問(wèn)題分析1．文種的誤用

主要表現(xiàn)在報(bào)告和請(qǐng)示的錯(cuò)用

報(bào)告和請(qǐng)示同屬上行文，但是性質(zhì)截然不同的兩類(lèi)文種。

a.行文目的不同報(bào)告以陳述情況為主，不要求上級(jí)批復(fù)；請(qǐng)示以請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)事項(xiàng)為主，要求上級(jí)批復(fù)。

b.公文內(nèi)容不同請(qǐng)示可圍繞請(qǐng)求事項(xiàng)反映情況，說(shuō)明理由，不排除含有一定的情況匯報(bào)，但報(bào)告中不能夾雜請(qǐng)示事項(xiàng)。第26頁(yè),共35頁(yè)，2024年2月25日，星期天c.規(guī)范性用語(yǔ)不同報(bào)告用“

以上報(bào)告如有不妥，請(qǐng)指示”，“特此報(bào)告”等；請(qǐng)示用“當(dāng)否，請(qǐng)批復(fù)”，“特此請(qǐng)示，請(qǐng)批復(fù)”。目前，這兩種文種的濫用主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。a.請(qǐng)示、報(bào)告混用如《關(guān)于請(qǐng)校領(lǐng)導(dǎo)出席畢業(yè)典禮的報(bào)告》b.請(qǐng)示、報(bào)告并用如《關(guān)于召開(kāi)新一屆學(xué)代會(huì)的請(qǐng)示報(bào)告》第27頁(yè),共35頁(yè)，2024年2月25日，星期天2.隨意請(qǐng)報(bào)

“請(qǐng)報(bào)”指以單位名義向上級(jí)報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見(jiàn)”“報(bào)告”。隨意請(qǐng)報(bào)主要有三種情況：

a.主送個(gè)人，如“x書(shū)記”、“x校長(zhǎng)”。

b.多頭主送，如“教務(wù)處、科技處并實(shí)驗(yàn)室管理處”

c.越級(jí)上報(bào)3.公文組成要素不全

a.上行文缺簽發(fā)人，“請(qǐng)示”缺聯(lián)系人姓名、電話。

b.缺附件說(shuō)明。

c.成文日期不全，如“二OO六年一月”、“06年1月14日”等。

d.缺主題詞或主題詞不全，如缺類(lèi)別詞、文種等。第28頁(yè),共35頁(yè)，2024年2月25日，星期天4.公文標(biāo)題病誤

a.標(biāo)題缺少行文單位公文標(biāo)題通式為：行文單位+關(guān)于+事由+的+文種

b.標(biāo)題無(wú)文種將一般公文誤作為法定公文，致使標(biāo)題無(wú)文種。如《……關(guān)于……的規(guī)劃》、《……關(guān)于……的總結(jié)》。轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)性通知文種被放棄，致使標(biāo)題無(wú)文種。如《……關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)……的方案》。第29頁(yè),共35頁(yè)，2024年2月25日，星期天c.不倫不類(lèi)的標(biāo)題兩個(gè)文種并用如請(qǐng)示報(bào)告、任免決定的通知等。混用文種將“請(qǐng)示”錯(cuò)用成“申請(qǐng)”。d.標(biāo)題中事由表達(dá)不全如《華東理工大學(xué)關(guān)于申請(qǐng)劃撥上海市“十五”配套經(jīng)費(fèi)的報(bào)告》e.標(biāo)題中亂用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)第30頁(yè),共35頁(yè)，2024年2月25日，星期天

公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。公文中亂用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)主要表現(xiàn)在：

a.轉(zhuǎn)發(fā)和頒發(fā)法規(guī)、規(guī)章，不用書(shū)名號(hào)而用引號(hào)。

b.不必用其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)而隨意使用。如《關(guān)于對(duì)1999年“全民文明禮貌月活動(dòng)”安排的通知》。第31頁(yè),共35頁(yè)，2024年2月25日，星期天5.語(yǔ)言結(jié)構(gòu)和文字方面問(wèn)題

a.段落層次不清，主次不分。不善于用結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，如一、二、……，1.、2.、……。

b.不合公文文體，出現(xiàn)描述性語(yǔ)言和客套話。

c.繁瑣冗長(zhǎng)，多套話。如根據(jù)……精神，在……指導(dǎo)下，在……關(guān)懷下等。

d.主語(yǔ)謂語(yǔ)搭配不當(dāng)。如：人民的生活水平普遍增加了。（提