綜合項目文檔管理標準規(guī)范v

項目文檔管理規(guī)范文件類別○手冊○過程文件/程序文件●指南文件/作業(yè)指導○其它簽字公布版本號1.0公布日期密級●一般○秘密金蝶建筑和房地產事業(yè)部實施管理部目錄TOC\o"1-3"\h\z1. 目標 32. 范圍 33. 文檔公布標準 34. 文檔變更標準 45. 文檔歸檔標準 46. 項目文檔范圍 57. 文檔審計標準 6附件 10目標在項目生命周期中會形成很多文檔資料，包含工作文檔和技術文檔。這些文檔資料是未來進行系統維護、升級和提供運維服務所必需，是項目管理中很關鍵一部分工作。為加強項目過程中風險控制，維護金蝶企業(yè)利益，特制訂本規(guī)范對項目各類文檔進行規(guī)范管理。從法律角度來看，項目生命周期中產出文檔代表了金蝶企業(yè)作為服務提供方根據協議約定完成交付義務標志，含相關鍵證據作用；同時也代表了用戶方對金蝶企業(yè)提供服務接收和確定。范圍此規(guī)范適適用于組織內全部項目標文檔管理活動，而且各企業(yè)設置了對應項目管理辦公室（PMO）管理項目，各企業(yè)可依據本身實際情況進行修改選擇。文檔公布標準為了規(guī)范項目文檔格式、結構、范圍和填寫標準等，金蝶房地產實施管理部參考企業(yè)開發(fā)方法論和實施方法論，整理了項目各階段需要提交文檔名稱和模板，經過評審后進行公布，全部在建項目均須使用標準模板。步驟說明：項目管理專員參考企業(yè)實施方法論和開發(fā)方法論制訂文檔模板；PMO對文檔進行評審，部門經理對文檔進行會審；審核經過后，項目管理專員經過OA和郵件公布。注：PMO為項目管理辦公室，文檔模板見實施工具包中，參考選擇。文檔變更標準在文檔使用過程中，假如發(fā)覺文檔模板或提交方法等有問題，能夠提交變更需求，由PMO進行評審，評審經過后，由PMO修改并進行公布應用。步驟說明：顧問或項目經理將變更需求提交給部門經理審核；部門經理匯總后提交PMO評審；項目管理專員依據需求修改標準模板，并公布應用。文檔歸檔標準通常而言，項目生命周期中關鍵文檔全部需用戶方項目經理簽字并加蓋公章。但考慮到文檔關鍵性不一樣和實際情況復雜性，不一樣性質文檔確實定標準也有所不一樣。需要用戶簽字或蓋章確定各項目結果、文檔和文件一律采取書面形式提交PMO，不得經過口頭、電子郵件等其它形式。紙質文檔提交同時，需要提交版本一致電子檔（在蓋章審批時候作為附件提交即可），以供PMO進行項目配置管理。步驟說明：項目經理將經用戶項目經理簽字蓋章項目文檔原件提交部門經理；部門經理審查確定后，將文檔（原件）提交PMO；PMO蓋章后，留一份存檔，同時更新文檔服務器（VSS）；PMO將經企業(yè)蓋章文檔返回給項目經理。項目文檔范圍實施類項目周期關鍵包含項目計劃、藍圖設計、系統建設、系統切換和連續(xù)支持五個階段，開發(fā)類項目周期關鍵包含計劃、設計、編碼、上線和驗收五個階段，各個階段工作任務不一樣，所包含和需要提交文檔也有所不一樣。實施類文檔清單：序號階段文檔清單數量確定方法1項目計劃《項目開啟會會議紀要》一式兩份簽字＋蓋章《項目組組員名單》一式兩份簽字＋蓋章《項目主計劃》一式兩份簽字2藍圖設計《需求分析匯報》一式兩份簽字＋蓋騎縫章《處理方案》一式兩份簽字＋蓋騎縫章3系統建設《系統測試匯報》一式兩份簽字＋蓋騎縫章4切換準備5系統切換《上線切換匯報》一式兩份簽字＋蓋騎縫章《初驗匯報》一式兩份簽字6連續(xù)支持《驗收匯報》一式兩份簽字＋蓋騎縫章《系統運行問題跟蹤統計單》一式兩份簽字7其它《項目變更單》一式兩份簽字＋蓋章《產品安裝確定匯報》一式兩份簽字＋蓋章《關鍵階段會議會議紀要》一式兩份簽字開發(fā)類文檔清單：序號階段文檔清單數量確定方法1項目計劃《項目開啟會會議紀要》一式兩份簽字＋蓋章《項目組組員名單》一式兩份簽字＋蓋章《項目主計劃》一式兩份簽字2設計《需求分析匯報》一式兩份簽字＋蓋騎縫章《設計方案》一式兩份簽字＋蓋騎縫章3編碼4上線《系統測試匯報》一式兩份簽字＋蓋騎縫章《初驗匯報》一式兩份簽字5驗收《驗收匯報》一式兩份簽字＋蓋騎縫章《系統運行問題跟蹤統計單》一式兩份簽字6其它《項目變更單》一式兩份簽字＋蓋章《實施日志》一式兩份簽字《關鍵階段會議會議紀要》一式兩份簽字備注及說明：全部文檔一式兩份，一份企業(yè)存檔，一份用戶存檔；文檔頁數≦2頁時每頁全部須蓋章；文檔頁數﹥2頁時，首頁和未頁須蓋章，其它蓋騎縫章；項目立項時，可依據評審情況合適淘汰。文檔審計標準PMO設置項目管理專員，定時（每個季度不少于一次）依據《文檔審計標準》審計項目文檔，并出具《文檔審計匯報》，審計匯報發(fā)：項目經理、部門經理、PMO經理?！段臋n審計匯報》發(fā)出后，項目經理有2周整改時間，2周后PMO再組織審計，其作為階段審計結果，納入項目KPI考評，最終審計結果影響KPI。為了表現文檔審計可操作性和標準性，本規(guī)范建立了審計評分規(guī)則，根據標準模板設置Checklist點和對應分值，對顧問提交上來文檔逐項進行打分，從而判定文檔是否合格，打分結果納入項目KPI考評。文檔審計評分標準（滿分100分，不合格項扣分）文檔名稱蓋章Checklist分值評價《項目開啟會會議紀要》★是否使用PMO標準模板2采取非標模板得0分會議決議內容：是否指定雙方項目經理和項目組組員名單；是否明確說明項目范圍；項目計劃是否和客方確定；關鍵階段驗收標準和時間是否和客方確定。4缺一項扣1分，不明確作為決議得0分。雙方是否簽字蓋章。4無得0分，只簽字得2分《項目主計劃》無是否使用PMO標準模板2無得0分包含內容：是否有項目編碼和項目名稱；是否有項目范圍和驗收標準；是否有項目組織架構和組員名單；是否有項目計劃；是否有些人力投入計劃。5缺一項扣1分。PMO是否確定3無得0分《項目組組員名單》★是否使用PMO標準模板2采取非標模板得0分包含內容：是否明確雙方項目經理和項目總監(jiān)；是否包含姓名、項目角色、聯絡方法；項目組織結構是否清楚；項目組名單是否得到用戶確定。4缺一項扣1分。雙方是否簽字蓋章。4無得0分，只簽字得2分《需求分析匯報》★是否使用PMO標準模板2采取非標模板得0分包含內容：是否有調研活動總結；是否有業(yè)務步驟描述；是否有需求分析；是否得到用戶方項目經理確定。4缺一項扣1分。是否簽字，并蓋騎縫章4無得0分，只簽字得2分《處理方案》（實施類）★是否使用PMO標準模板2采取非標模板得0分包含內容：是否有處理方案概述；是否明確方案目標和范圍；方案是否具體、完整；是否得到用戶方項目經理確定。4缺一項扣1分。是否簽字，并蓋騎縫章4無得0分，只簽字得2分《設計方案》（開發(fā)類）★是否使用PMO標準模板2采取非標模板得0分包含內容：是否有處理方案概述；是否明確方案目標和范圍；方案是否具體、完整；是否得到用戶方項目經理確定。4缺一項扣1分。是否簽字，并蓋騎縫章4無得0分，只簽字得2分《上線切換匯報》★是否使用PMO標準模板2無得0分包含內容：是否明確上線模塊和范圍；是否有實施過程回顧；是否有判定上線決議；是否得到用戶方項目經理確定。4缺一項扣1分。是否蓋騎縫章4無得0分，只簽字得2分《驗收匯報》★是否使用PMO標準模板2無得0分檢驗內容：是否明確驗收模塊和范圍；是否有實施過程回顧；是否有階段結果產出物；是否有明確表示項目終驗；遺留問題及處理方法。4缺一項扣1分。是否蓋騎縫章4無得0分，只簽字得2分《系統運行問題跟蹤統計單》無是否使用PMO標準模板2無得0分檢驗內容：是否填寫項目名稱；是否填寫提交時間；是否填寫維護人員；是否填寫問題類型；是否填寫問題現在狀態(tài)。5缺一項扣1分。用戶方項目經理是否簽字3無得0分《實施日志》是否使用PMO標準模板1無得0分檢驗內容：是否填寫用戶名稱；是否填寫部門；是否填寫工作內容；是否填寫起始日期、完成日期；是否填寫實際工時。是否天天填寫一張實施日志；是否每個顧問獨自填寫；7缺一項扣1分。用戶是否簽字確定。2無得0分文檔審計評分標準（加分部分，滿分20分，合格項加分）文檔名稱蓋章Checklist分值評價《系統測試匯報》無是否