XX局辦公樓物業(yè)檔案資料管理

第一節(jié)檔案管理運作 1一、資料的收集 1二、資料的整理和分類 2三、資料的歸檔管理 2四、文檔建立、使用、借閱流程圖 3五、檔案的銷毀 5第二節(jié)檔案資料的分類 5第三節(jié)檔案管理制度 6有效利用信息資源已成為現(xiàn)代物業(yè)管理的運作基本方法，在XX分局辦公樓的檔案建立與管理中，我們將運用先進的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式對檔案進行集中有序、標準規(guī)范的管理，充分發(fā)揮檔案靜態(tài)和動態(tài)的作用，為順利開展XX分局辦公樓物業(yè)管理工作提供及時、準確、翔實的信息資源。第一節(jié)檔案管理運作一、資料的收集我們將設(shè)立檔案室由專門人員負責管理。資料的收集堅持內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)可靠的原則，并根據(jù)管理的實際需求，擴大資料信息的來源渠道。1.與XX分局辦公樓的建筑的設(shè)計單位、施工單位積極合作，力爭全面準確地收集有關(guān)XX分局辦公樓建筑結(jié)構(gòu)、機電設(shè)備和輔助設(shè)施等原始資料。2.日常管理中收集和建立業(yè)戶檔案、本體維修檔案、設(shè)備運行檔案、投訴回訪記錄以及ISO9000質(zhì)量管理運行記錄、創(chuàng)優(yōu)達標記錄。并將檔案的收集、整理、匯總、歸檔、編目制度化。3.進出門登記記錄，進出車輛車牌及時間登記，疫情防控期間，進出人員登記及體溫測量數(shù)據(jù)。4.記錄巡視感覺不尋常的事件及時間。二、資料的整理和分類收集到的所有資料、質(zhì)量記錄統(tǒng)一由資料員統(tǒng)一整理，剔除無效部分，然后根據(jù)來源、內(nèi)容、表現(xiàn)形式等特點進行細分，做到條理清晰，分類合理，易于檢索。三、資料的歸檔管理1.歸檔就是將分類整理好的信息資料進行分類保存，檔案分三級：永久保存的檔案為一級檔案，長期保存的為二級檔案，保存期三年以下的為三級檔案。在XX城檔案管理中我們將原始資料歸檔，并要求做到電子文檔備份。2.一級檔案、加密檔案應(yīng)嚴格控制借閱，一級/加密檔案的電子文檔應(yīng)設(shè)置使用權(quán)限，確保一級/加密檔案的安全。3.檔案管理員應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類說明書及檔案目錄，并按內(nèi)容、部門、年度、保存期限及級別分類進行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。4.為保證檔案的完整和安全，檔案室應(yīng)隨時保持干燥、通風、清潔，并加裝防盜門和防盜網(wǎng)。同時配備合適的文件柜、文件盒以及除濕機、消防器材等，確保儲存地點符合防火、防蟲、防鼠、防潮等要求并定期巡查。5.檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管，檔案室禁止無關(guān)人員任意進出。四、文檔建立、使用、借閱流程圖（一）文檔使用、借閱權(quán)限1.管理中心文檔僅限內(nèi)部員工、認證機構(gòu)和相關(guān)方使用、借閱。2.一級文檔限領(lǐng)班以上員工借閱、認證機構(gòu)和相關(guān)方借閱文檔必須經(jīng)理批準。3.財務(wù)檔案除定期向業(yè)主公布外，僅限財務(wù)工作人員、外部審核人員、領(lǐng)導(dǎo)層使用、借閱。（二）建立文檔流程圖五、檔案的銷毀根據(jù)文件的保存期限和性質(zhì)，定期對過期和作廢的文檔進行剔除和銷毀，防止檔案堆積和混淆。對于已過存檔期的檔案，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準方可銷毀，同時建立已銷毀文檔清單備查。第二節(jié)檔案資料的分類名稱資料內(nèi)容保管期限備注產(chǎn)權(quán)與工程技術(shù)資料管理檔案資料ISO9000質(zhì)量管理檔案及創(chuàng)優(yōu)檔案甲方檔案車輛出入檔案人員進入登記貨物出入登記第三節(jié)檔案管理制度為了加強物業(yè)檔案科學化、規(guī)范化、標準化的管理，充分發(fā)揮物業(yè)檔案在物業(yè)管理活動中的作用，更好地為物業(yè)管理服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章特指定檔案管理制度。公司應(yīng)加強對所轄物業(yè)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，把物業(yè)檔案管理工作列入物業(yè)管理工作的重要內(nèi)容。設(shè)立相應(yīng)的檔案管理部門，配備專職人員和必要的專用庫房、裝具設(shè)備等，對物業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理。按規(guī)定整理、保管本單位本部門形成的物業(yè)檔案及有關(guān)資料，并做好提供利用。凡是歸檔的文件材料需保持文件材料的有機聯(lián)系，并做到完整、準確、系統(tǒng)。歸檔的文件材料應(yīng)以原件為主，復(fù)制的文件必須注明來源單位及時間，字跡工整，圖表圖像清晰。形成物業(yè)檔案的部門負責整理，經(jīng)檢查合格后，雙方在移交清單上簽字，雙方各保留一份。物業(yè)檔案管理人員，應(yīng)建立各類檔案總目錄、分類目錄和微機查詢目錄等檢索工具。物業(yè)檔案管理部門要進行物業(yè)檔案的整理、利用、鑒定、銷毀等情況的統(tǒng)計。凡需銷毀的檔案，必須經(jīng)過物業(yè)檔案所有權(quán)人，物業(yè)檔案管理人員的鑒定，編制銷毀清冊，提出銷毀報告，經(jīng)相關(guān)部門批準，在指定地點銷毀。物業(yè)管理的保管要有專用庫房，符合防火、防盜、防塵、防有害生物、防潮濕、防高溫等保管要求，并定期檢查檔案的保管情況，