《文秘》-常用事務(wù)文書的擬寫

常用事務(wù)文書的擬寫◆◆備忘錄◆事務(wù)性通知◆邀請信◆感謝信◆賀信◆請柬

技能要求：通過本節(jié)的學(xué)習(xí)，能夠★在具體公務(wù)中正確選用、備忘錄、事務(wù)性通知、邀請信、感謝信、賀信、請柬★準(zhǔn)確擬寫、備忘錄、事務(wù)性通知、邀請信、感謝信、賀信、請柬

知識要求：通過本節(jié)的學(xué)習(xí)，掌握★事項性通知(事務(wù)通知、會議通知)的知識與擬寫★禮儀文書的知識與擬寫一、1、概念：是各級機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位與社會團(tuán)體通過有線電、無線電或國際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)傳送的一種文書。2、特點(diǎn)：1〕真實，既傳送的是文書原件的真跡；2〕便捷，即操作便當(dāng)，傳遞迅速；3〕可靠，既所傳遞是圖象信息，不會出現(xiàn)文字的改動和錯漏。天地公司傳真收件人：鐘宜單位：寰宇運(yùn)輸公司抄送：傳真號：（021）123456發(fā)件人：初萌日期：2006/6/15傳真號：（010）654321電話：（010）654322頁數(shù)：共1頁主題：聯(lián)系倉儲運(yùn)輸

□緊急□請審閱□請批注□請答復(fù)□請傳閱寰宇運(yùn)輸公司：我公司現(xiàn)有100噸硝酸銨化肥急需運(yùn)往寧夏災(zāi)區(qū)，請貴公司速與我聯(lián)系有關(guān)倉儲運(yùn)輸事宜。天地公司（公章）2006年6月15日√這是一份首頁，標(biāo)題通常是“公司名稱+文種”。正文的首部寫明收件人姓名、單位、抄送人姓名、號及發(fā)件人的姓名、發(fā)件日期、總頁數(shù)、號、、主題及回復(fù)要求選項等。的語言要簡潔，格式標(biāo)準(zhǔn)。通常公司的紙是統(tǒng)一印刷的，在信紙上方或下方印有公司名稱，地址及公司的標(biāo)志圖標(biāo)。二、備忘錄

1、概念：備忘錄通信的簡化書面形式，用于各級機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位與社會團(tuán)體內(nèi)部人員之間的交流。在英文中“備忘錄”通?？s寫為menmo。2、特點(diǎn)：1〕形式靈活多樣，它一般裝訂成溥冊，或放置案頭，或隨身攜帶；2〕寫法不拘一格，只要寫清楚，能起到提醒，備忘的作用即可。發(fā)給：初萌———秘書發(fā)自：施林———行政部經(jīng)理日期：2006年1月6日內(nèi)容：總經(jīng)理來京行程安排

總經(jīng)理將于2006年1月8日星期一到達(dá)北京，并將于1月10日下午離開返回香港。希望你安排一下總經(jīng)理在北京期間的行程，并經(jīng)我確認(rèn)后發(fā)到香港辦公室。本卷須知：在備忘錄中不需要簽名或表示敬意的結(jié)束語。三、事務(wù)性通知

1、事項通知事項通知，可以平行，也可以下行，其目的主要是為了讓對方了解某件事情或某些情況，一般不要求執(zhí)行或辦理?！?〕事項通知的適用范圍當(dāng)發(fā)文單位需要向有關(guān)方面知照某一事項或交流某些信息時，可使用這種通知，如成立、合并、撤銷、調(diào)整某一機(jī)構(gòu)，啟用新的印章，更換單位名稱，更正某一次發(fā)文的過失等，都需要用到這種通知。〔2〕事項通知的寫法這種通知的正文結(jié)構(gòu)比較簡單，要開宗明義，直敘其事，寫得清楚實在，使對方不僅能了解到有關(guān)情況動態(tài)，而且還能從中受到啟發(fā)和教益，對工作有所推動和改進(jìn)。這類通知的特點(diǎn)是實用性強(qiáng)，時效性短，政策性弱。不用于發(fā)布法規(guī)，也不用于批轉(zhuǎn)公文，多是針對一些臨時性的事務(wù)，只起告知和溝通的作用。這類通知在形成時大都不編發(fā)文號，用過之后，也無須立卷歸檔。2．非正式公文類通知１〕啟事型通知這種通知與啟事相近。當(dāng)需要把一些臨時發(fā)生的情況和準(zhǔn)備采取的措施告知有關(guān)單位和個人時，多使用這種通知書，如《ＸＸ辦事處關(guān)于報送２００５年衛(wèi)生工作總結(jié)的通知》。２〕憑證型通知這種通知既起告知有關(guān)情況的作用，又起證明對方身份的作用。其行文對象都是與某一事項有關(guān)的單位或個人。比方，某單位要主持召開一個全省乃至全國范圍內(nèi)的學(xué)術(shù)討論會、產(chǎn)品鑒定會等，總要事先向有關(guān)單位或個人發(fā)出通知。一方面告知與會議有關(guān)的單位和個人做好準(zhǔn)備，一方面又作為其參加會議的憑證。3、會議通知寫好會議通知的關(guān)鍵是要把與會議有關(guān)的事項一次性地交待清楚，這樣既可防止一次又一次地補(bǔ)充通知，又免得與會人員反復(fù)詢問。會議通知應(yīng)開門見山，直述其事，把會議通知的有關(guān)要素寫清楚。1〕把召開會議的根據(jù)、原因?qū)懬宄羌毙杞鉀Q工作中的某一問題，還是上級布置了一個新的工作任務(wù)。2〕把會議名稱寫清楚，是代表會、座談會，還是協(xié)商會、工作例會。3〕把會議的主持單位〔主持人〕寫清楚，是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)主持，還是辦公部門主持，還是主管部門主持。4〕把會議的內(nèi)容或主要目的寫清楚。5〕把會議的起止時間寫清楚，如果會議結(jié)束的時間難以確定，也一定要把會議開始的時間寫清楚。6〕把與會人員寫清楚，會議通知中的與會人員有兩種：一種是直接點(diǎn)出具體與會人員的姓名，一種是給與會人員劃定一個范圍和界限，如果是干部會，可寫“召開副科級以上干部會議”，如果是黨干部會，可寫成：“召開黨員干部會議”。7〕把對與會人員的具體要求寫清楚。常見的有這樣一些內(nèi)容：與會人員需要準(zhǔn)備哪些公文、材料、證件等。8〕把聯(lián)系〔聯(lián)系人〕、聯(lián)系寫清楚。會議通知發(fā)出后，收到通知的單位或個人在準(zhǔn)備赴會過程中，由于各方面原因，可能還會遇到一些不太清楚的問題，這就需要通過、電傳、書信或當(dāng)面詢問等形式向會議主持單位打聽。把主辦單位落款、時間寫清楚。上述九個方面的內(nèi)容，并不要求每次的通知都具備，其排列順序也可以有所變化。但不管怎么寫，都要做到簡潔、清楚、周密。四、邀請信

1、概念：邀請信是各級機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位與社會團(tuán)體舉辦重要活動、召開重要大會，邀請上級領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)作單位和有關(guān)人士參加所用的信函。邀請信與請柬有相似之處，但使用的范圍比請柬更廣泛，信息容量更大，一些重大的商業(yè)活動經(jīng)常以邀請信形式邀請社會各界人士參加。例文分析2006年中國國際人才交流暨工程洽談會邀請信各專家組織、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)：由中國國家外國專家局主辦，XX省人民政府協(xié)辦，中國國際人才交流協(xié)會、XX省外國專家局承辦的“2006年中國國際人才才交流暨工程洽淡會“將于今年11月6日至9日在中國XX市國際展覽中心舉行。隨著中國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的開展和參加世界貿(mào)易組織的臨近，中國市場擁有十分旺盛的國際人才交流需求。國家外國專家局作為中國聘請外國專家和出國培訓(xùn)歸口管理的政府部門，舉辦此次大會旨在加強(qiáng)全國各省市有聘請外國專家和出國培訓(xùn)需求的單位，與國際……有關(guān)報名注冊等事宜會議組委會秘書處將與你們聯(lián)系。聯(lián)系人分別為：經(jīng)濟(jì)技術(shù)專家事務(wù)，XXX：0512-XXXXXX教科文衛(wèi)專家事務(wù)，XXX：0512-XXXXXX出國培訓(xùn)事務(wù)，XXX：0512-XXXXXX，：XXXXXX中國國際人才交流協(xié)會會議秘書組：XXXXXX：XXXXXX專此奉達(dá)，并頌秋祺

中國國際人才交流協(xié)會副主席兼秘書長XXX2006年6月6日這是一封商業(yè)邀請信，標(biāo)題是“會議名稱+文種”，正文較為詳盡地說明了邀請的原因和活動內(nèi)容，介紹了活動安排的細(xì)節(jié)，因受文單位廣泛，信息含量較大，故不采用“請柬”形式。邀請信的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+稱謂+正文+落款+成文日期五、感謝信1、概念：感謝信是各級機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體和個人，對幫助、支持自己工作的單位或個人表示感謝的信函。這種信函的寫作者一般是受助者本身或受助一方的代表，寫信的目的在于表示不忘對方的關(guān)愛和幫助，肯定對方的事跡和風(fēng)格，表達(dá)自己的感謝和謝意。2、特點(diǎn)：1〕真實性。一是感謝的對象要真實，如下面例文中出租汽車司機(jī)的姓名、車號等；、二是表達(dá)的事情要真實，如事情發(fā)生的時間，地點(diǎn)、經(jīng)過和結(jié)果等。2〕感召性感謝信中充滿了熱情洋溢的感謝之情，可使被感謝的一方受到鼓舞和鞭策，感謝一方從中也受到教育和鼓勵，對其他人也有一定的感染力和號召力。例文分析感謝信XX出租車司機(jī)：6月6日下午我公司經(jīng)理劉XX乘坐貴公司“贛H25035”號出租汽車時，不慎將皮包喪失，內(nèi)有人民幣10萬余元、身份證一個、護(hù)照一本、空白支票三張及各種票據(jù)苦干張。在我們焦急萬分之時，貴公司司機(jī)洪XX同志主動將拾到的皮包送至我公司，使我公司防止了一次重大損失。為此，我們再三表示感謝并拿出1萬元作為酬謝，洪XX同志卻說：“這是我應(yīng)當(dāng)做的”，表示不能接受。洪XX這種拾金不昧的高尚品德，表達(dá)了社會主義社會良好的道德風(fēng)氣，對我們?nèi)w工作人員是一次很好的教育。在此特致函貴公司，深表謝意，并建議對洪同志的高尚行為予以表揚(yáng)。此致敬禮

XX公司二00六年六月六號這是一篇對拾金不昧行為表示感謝的信，格式標(biāo)準(zhǔn)。例文首先簡要地表達(dá)了事情的經(jīng)過，然后強(qiáng)調(diào)了這一行為對失物一方的重要意義，最后向拾金不昧者及其所在單位表示了真摯的贊美和感謝。感謝信的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+稱謂+落款+成文日期六、賀信〔電〕1、概念：賀信〔電〕是表示祝賀、贊頌的函電，一般用于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位或個人對取得巨大成績、做出桌越奉獻(xiàn)的集體或個人表示祝賀，或者對國際、國內(nèi)發(fā)生的重大喜事，對一些重要會議、節(jié)日、婚禮、壽辰表示祝賀。賀信〔電〕的篇幅一般比較簡短，感情充分，文字明快。2、特點(diǎn)：1〕祝賀性。賀信〔電〕的使用目的主要表達(dá)在“賀”字上，祝賀者通過這種形式表達(dá)對他人的祝賀和贊頌，這種由衷的祝愿可以增進(jìn)了解、加深友誼、促進(jìn)團(tuán)結(jié)合作。2〕信電性。賀信〔電〕是通過書信的投遞和電文的拍發(fā)到達(dá)祝賀目的，慶賀者無法當(dāng)面宣讀，而由受賀者收后閱讀，這就要求語言熱烈真摯又要做到篇幅短小。例文分析賀信XX公司全體員工：喜聞十月一日是貴公司成立10周年紀(jì)念日，謹(jǐn)此表示熱烈祝賀！10年來貴公司全體員工發(fā)揚(yáng)了自力更生、艱苦創(chuàng)業(yè)、同心同德、銳意創(chuàng)新的可貴精神，不僅在國產(chǎn)計算機(jī)芯片領(lǐng)域獲得了重大突破，而且培養(yǎng)了大批技術(shù)人才，支援了兄弟單位。多年來，貴公司在技術(shù)力量方面，給我公司以無私的幫助和支援。為此我們表示衷心地感謝，并決心以實際行動向貴公司全體職工學(xué)習(xí)，努力鉆研技術(shù)，提高產(chǎn)品質(zhì)量，為到達(dá)同行業(yè)的先進(jìn)水平而努力。最后，祝貴公司在新的世紀(jì)中取得更輝煌的成就。此致敬禮 天地公司總經(jīng)理XXX二00六年六月六日這封賀信首先寫明了祝賀的內(nèi)容、祝賀原因，并給予對方高度的贊頌。語言熱烈真摯，起到了增進(jìn)友誼，促進(jìn)合作的重要作用。賀電XX科技公司欣聞貴公司在第16屆巴黎科技博覽會上摘取科技創(chuàng)造金獎，我謹(jǐn)代表華夏集團(tuán)公司向你們表示熱烈的祝賀并致辭以崇高的敬意。你們今天取得的輝煌成績是你們多年來倡導(dǎo)的“求實、拼搏、進(jìn)取、創(chuàng)新”精神的最好表達(dá)。希望你們繼續(xù)發(fā)揚(yáng)這種精神，在科學(xué)的道路上勇攀頂峰。為我國微電子科學(xué)事業(yè)的開展作出新的奉獻(xiàn)。天地公司總經(jīng)理XXX二00六年六月六日這封賀電首先熱烈地祝賀XX科技公司在第16屆巴黎科技博覽會上取得的輝煌成績，繼而表揚(yáng)了XX科技公司的優(yōu)良傳統(tǒng)和作風(fēng)，最后提出殷切的希望。篇幅短小，層次清楚，感情充分，文字簡約。一方面向XX科技公司表示祝賀，另一方面對XX科技公司“求實、拼搏、進(jìn)取、創(chuàng)新精神進(jìn)行了歌頌和贊揚(yáng)，具有很大的鼓舞意義。賀信的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+稱謂+正文+落款+成文日期。七、請柬1、請柬的概念與特點(diǎn)請柬，也稱請貼。它是各級機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體或個人邀請有關(guān)人員參加某項活動而專門制發(fā)的信柬。請柬的使用范圍十分廣泛，雖屬