采購與配送管理課件

采購與配送管理6．1商品采購管理6．1．1中央采購制度6．1．2采購方法6．1．3采購控制6．1．1

中央采購制度

中央采購制度又稱為集中采購制度，是指采購權(quán)限高度集中于連鎖總部，由總部設(shè)置專門采購機(jī)構(gòu)統(tǒng)一采購所有門店經(jīng)營的商品，門店則專門負(fù)責(zé)銷售，與采購脫離。這是一種采購與銷售相分離的采購制度。

1．中央采購制度的優(yōu)點(diǎn)可以提高連鎖企業(yè)在與供應(yīng)商采購談判中的議價能力?？梢越档筒少徺M(fèi)用。中央采購有利于連鎖總部統(tǒng)一規(guī)劃、實(shí)施促銷活動，有助于保持企業(yè)統(tǒng)一形象.中央采購制度將采購職能集中于訓(xùn)練有素的采購人員手中，有利于保證采購商品的質(zhì)量和數(shù)量，提高采購效率；同時使各門店致力于銷售工作，提高店鋪的營運(yùn)效率；建立在中央采購基礎(chǔ)上的配送體系降低了連鎖門店倉儲、收貨等費(fèi)用。有利于規(guī)范企業(yè)采購行為。2．中央采購制度的缺陷購銷容易脫節(jié)。由于連鎖企業(yè)門店數(shù)量眾多，地理分布較分散，各門店所面對的消費(fèi)和需求偏好都存在一定程度的差異，中央采購制度很難滿足各門店的地方特色。采購人員與門店人員合作較困難，門店的積極性難以充分發(fā)揮，維持銷售組織的活力也較困難；責(zé)任容易模糊，不利于考核。如果門店經(jīng)營業(yè)績不佳，很難分清是采購的責(zé)任還是銷售的責(zé)任，最終難以找到解決問題的最佳辦法。3．缺陷的彌補(bǔ)方式

◆完善信息系統(tǒng)◆崗前培訓(xùn)◆經(jīng)常參觀門店◆委派專人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)◆權(quán)力適度下放◆加強(qiáng)部門間的聯(lián)系6．1．2

采購方法1．定時采購2．定點(diǎn)采購3．招標(biāo)采購4．聯(lián)合采購5．持續(xù)補(bǔ)貨1．定時采購

定時采購就是連鎖企業(yè)確定一個固定時間即采購周期，每隔一個采購周期就集中采購一批商品，此時采購商品的數(shù)量以這段時間銷售掉的商品為依據(jù)計(jì)算。

采購周期是根據(jù)企業(yè)采購該種商品的備運(yùn)時間、平均日銷售量及企業(yè)儲備條件、供貨商的供貨特點(diǎn)等因素而定，一般由企業(yè)預(yù)先固定。采購批量則不固定，每次采購前，必須通過盤點(diǎn)了解企業(yè)的實(shí)際庫存量，再訂出采購批量。計(jì)算公式為：

采購批量=平均日銷售量×采購周期+保險儲備量—實(shí)際庫存量上式中，保險儲備量是防止由消費(fèi)需要發(fā)生變化和延期交貨引起脫銷的額外庫存量。

例：某商店日銷售某商品30件，保險儲備定額為5天需求量，訂貨日實(shí)際庫存量為500件，進(jìn)貨周期為30天，則：

采購批量=30×30+5×30-500=550

從資料中可看出，進(jìn)貨周期為30天，一般情況下，采購批量應(yīng)為900件，而現(xiàn)在這批只需采購550件，說明實(shí)際庫存嚴(yán)重超儲，必須在采購時作適當(dāng)調(diào)整。

定時采購的優(yōu)缺點(diǎn)是：采購時間固定，因而可以作周密的采購計(jì)劃，便于采購管理，并能得到多種商品合并采購的好處；但由于這種采購方法不能隨時掌握庫存動態(tài)，易出現(xiàn)缺貨現(xiàn)象，盤點(diǎn)工作較復(fù)雜。

ABC分類管理法的操作步驟是將各種商品按金額大小順序排列，計(jì)算出各類商品的金額比重和品種比重（單項(xiàng)比重和累計(jì)比重），再將商品劃分ABC三種類別。A類商品是指獲利高或占銷售額比重大，而品種少的商品，一般金額比重為70%~80%，品種比重為5%~10%；C類商品是指獲利低或占銷售比重小，而品種多的商品，一般金額比重為5%~10%，品種比重為70%~80%；B類商品是處于A類和C類商品之間的商品，其金額比重為10%~20%。

ABC分類法的應(yīng)用

將商品劃分成ABC三類后，再根據(jù)分類結(jié)果實(shí)施不同采購方法。C類商品和B類部分商品可以采用定時采購法，由于這類商品所占銷售額比重較小，而品種比重較大，因而需要對每種商品的庫存量控制在最小限度內(nèi)，可以固定采購時間。而A類商品是重點(diǎn)商品，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)控制，要注意防止脫銷，因而不適合采用定時采購。2．定點(diǎn)采購

采購點(diǎn)的計(jì)算公式如下：

采購點(diǎn)=平均日銷售量×平均備運(yùn)時間+保險儲備量定點(diǎn)采購的采購批量可以參考經(jīng)濟(jì)采購批量的計(jì)算方法。經(jīng)濟(jì)采購批量就是使采購費(fèi)用與保管費(fèi)用之和減少到最小限度的采購批量。

定點(diǎn)采購也稱為采購點(diǎn)法，是指企業(yè)根據(jù)庫存水平降到某一點(diǎn)來確定采購時間。定點(diǎn)采購的特點(diǎn)是采購批量固定，采購時間不固定。

定點(diǎn)采購的優(yōu)缺點(diǎn)是：能隨時掌握商品變動情況，采購及時，不易出現(xiàn)缺貨現(xiàn)象。但是，由于各種商品的采購時間不一致，難以制定周密的采購計(jì)劃，不便于采購管理，也不能享受多種商品集中采購的價格優(yōu)惠。

例：某商品平均日銷售量為30件，備運(yùn)時間為10天，保險儲備額為150件。則：采購點(diǎn)=30×10+150=450（件）說明：當(dāng)該商品庫存量超過450件時，不考慮采購，當(dāng)降到450件時，就及時按預(yù)定的采購數(shù)量進(jìn)行采購。定點(diǎn)采購的采購批量可以參考經(jīng)濟(jì)采購批量的計(jì)算方法。3．招標(biāo)采購

招標(biāo)采購的優(yōu)點(diǎn)是：（1）可以使多家廠商競標(biāo)，大大降低進(jìn)貨成本和采購價格。（2）招標(biāo)采購使采購變得迅捷。招標(biāo)采購是在指定的時間和地點(diǎn)公開進(jìn)行，優(yōu)劣一目了然，交易雙方不必耗時耗力進(jìn)行反復(fù)磋商，沒完沒了地討價還價，是高效率的一種采購方式。

招標(biāo)采購是通過公開招標(biāo)的方式而進(jìn)行的大量采購。招標(biāo)采購主要用于政府和某項(xiàng)大型工程的大宗商品采購。4．聯(lián)合采購

這種采購方式實(shí)際上是同行業(yè)的合作采購，是自由連鎖組織最常用的采購方法。這是指一些中小型連鎖企業(yè)或獨(dú)立商店組織起來，為了獲得一定的規(guī)模優(yōu)勢，成立采購聯(lián)盟或加入第三方采購組織，實(shí)行共同進(jìn)貨。在這種情況下，小型連鎖企業(yè)的許多定單集中在一起，以便在與供應(yīng)商談判時爭取較低的價格，同時拓寬供貨渠道。5．持續(xù)補(bǔ)貨

這種采購方式是供應(yīng)鏈上企業(yè)之間的無縫合作方式。這種方式最早是由沃爾瑪和寶潔公司共同探討開發(fā)的，到了20世紀(jì)90年代中期，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，持續(xù)補(bǔ)貨系統(tǒng)得到進(jìn)一步完善和發(fā)展，成為了沃爾瑪核心競爭力所在。目前，越來越多的連鎖企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識到，與優(yōu)良的供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系對事業(yè)發(fā)展是至關(guān)重要的。

持續(xù)補(bǔ)貨是指連鎖企業(yè)與供應(yīng)商一體化運(yùn)作，連鎖企業(yè)無需下定單，而是供應(yīng)商根據(jù)信息系統(tǒng)掌握連鎖企業(yè)的門店銷售情況和庫存情況隨時向企業(yè)供貨，以保證商品持續(xù)供應(yīng)并降低庫存。這種運(yùn)作方式通常是兩家公司長期協(xié)作的結(jié)果。6．1．3采購控制1．流程控制2．指標(biāo)控制3．預(yù)算控制4．對供應(yīng)商定期考核1．流程控制

流程控制是指連鎖企業(yè)通過合理設(shè)計(jì)商品采購的各個環(huán)節(jié)以及每一環(huán)節(jié)上的相關(guān)組織和個人的權(quán)利與責(zé)任，將采購工作的全過程置于多重監(jiān)管之下，實(shí)現(xiàn)采購?fù)该骰?、流程科學(xué)化、責(zé)任明晰化，以杜絕采購權(quán)力的濫用導(dǎo)致的采購腐敗。采購流程是指連鎖企業(yè)從建立采購組織開始到商品引入商場正常銷售為止的整個過程。該流程主要環(huán)節(jié)如下：建立采購組織——制訂采購計(jì)劃——確定供應(yīng)商和貨源——談判及簽約——商品入場試銷——商品正式銷售。連鎖企業(yè)可以在每個流程中設(shè)計(jì)相應(yīng)的管理制度來約束采購員的行為。2．指標(biāo)控制

采購控制還必須建立考核采購人員的指標(biāo)體系對采購進(jìn)行細(xì)化的控制。采購考核指標(biāo)體系一般由以下指標(biāo)所組成。

◆銷售額指標(biāo)

◆商品結(jié)構(gòu)指標(biāo)

◆毛利率指標(biāo)

◆商品周轉(zhuǎn)天數(shù)指標(biāo)

◆商品到位率指標(biāo)

◆新商品引進(jìn)率指標(biāo)

◆商品淘汰率指標(biāo)

◆通道利潤指標(biāo)3．預(yù)算控制

第一步，計(jì)算一定時期某采購員負(fù)責(zé)品項(xiàng)的計(jì)劃采購額（一般為一年），計(jì)算公式如下：

計(jì)劃采購額=計(jì)劃銷售額+計(jì)劃扣減額+計(jì)劃期末存貨-期初存貨

第二步，計(jì)算本期的采購成本作為該采購員的采購預(yù)算。計(jì)算公式是：

計(jì)劃采購成本=計(jì)劃采購額×（1-毛利率）

第三步：計(jì)算采購限額，作為對本期采購員剩余采購權(quán)限的控制金額。采購限額是一定時期內(nèi)計(jì)劃采購成本與采購員承諾的購買款項(xiàng)（或應(yīng)付貨款）之間的差額，它代表采購員本期內(nèi)還留用的采購金額。

預(yù)算控制是通過制定采購預(yù)算，限制采購員一定時期內(nèi)的采購金額，并結(jié)合其他考核指標(biāo)而對采購工作的一種控制方法。4．對供應(yīng)商定期考核

由于采購工作是商品經(jīng)營的首項(xiàng)環(huán)節(jié)，直接關(guān)系著后續(xù)商品經(jīng)營活動的有效性，因此，采購控制不能僅僅是對采購員工作的控制，還必須定期評估進(jìn)場的商品和供應(yīng)商的表現(xiàn)，據(jù)此評估采購工作的好壞。評估內(nèi)容主要包括兩個方面：商品的評估和供應(yīng)商的評估。對于商品的評估，最重要的是看它能否暢銷以及對企業(yè)的貢獻(xiàn)，連鎖企業(yè)一般采取銷售量排行榜和利潤排行榜來進(jìn)行分析，并通過末位淘汰法及時淘汰滯銷商品，同時引入新商品。表6-1供應(yīng)商評估考核表項(xiàng)

目評

估

考

核

等

級ABCD商品質(zhì)量品質(zhì)佳（15）品質(zhì)尚可（8）品質(zhì)差（6）時常出現(xiàn)壞品（2）暢銷程度非常暢銷（10）暢銷（8）普通（6）滯銷（2）商品價格比競爭對手優(yōu)惠（20）與競爭對手相同（12）略高于競爭對手（8）大高于競爭對手（2）配送能力準(zhǔn)時（15）偶誤（10）常誤（8）經(jīng)常誤（2）促銷配合配合極佳（15）配合佳（10）配合差（5）配合極差（3）欠品率2%以下（15）2—5%（12）5—10%（8）10%以上（2）退貨服務(wù)準(zhǔn)時（10）偶誤（8）常誤（6）經(jīng)常誤（2）經(jīng)營潛力潛力極佳（10）潛力佳（8）普通（6）潛力?。?）得分110795320說明：對供應(yīng)商應(yīng)定時評估考核，一般隔半年或一季度進(jìn)行一次；得分80分以上為A，60—80分為B，50—60分為C，50分以下為D。A類供應(yīng)商應(yīng)給予表揚(yáng)和獎勵。

6．2配送中心及其管理6．2．1配送中心功能

6．2．2配送模式及配送中心規(guī)劃6．2．1

配送中心功能

連鎖企業(yè)內(nèi)部的配送中心可以劃分為三種模式：◆純物流配送模式，只是根據(jù)總部的要求進(jìn)行物流作業(yè)，不負(fù)責(zé)商品采購和商品組合、商品定價、批發(fā)銷售等職能；◆采購配送一體模式，不僅負(fù)責(zé)物流配送，還兼有采購職能，代表總部行使下訂單、選擇供應(yīng)商、確定商品價格的權(quán)力；◆獨(dú)立配銷模式，即獨(dú)立的物流事業(yè)部，不僅負(fù)責(zé)本企業(yè)的商品采購和商品配送，同時還可以對外承接企業(yè)外的物流配送業(yè)務(wù)。

配送是指將各門店所需貨物在規(guī)定時間安全、準(zhǔn)確地送達(dá)的活動。配送中心是從供應(yīng)商手中接受多種大量貨物，進(jìn)行分裝、儲存、加工、分揀和信息處理等作業(yè)，按照眾多需要者的訂貨要求備齊貨物，以令人滿意的服務(wù)水平進(jìn)行配送活動的設(shè)施或機(jī)構(gòu)。配送中心的功能：

1．集貨

2．儲存

3．加工

4．分裝

5．分揀、配貨

6．送貨

7．信息處理6．2．2

配送模式及配送中心規(guī)劃1．連鎖企業(yè)配送模式選擇2．配送中心的類型規(guī)劃3．配送中心的組建時機(jī)和規(guī)模1．連鎖企業(yè)配送模式選擇◆委托配送：這是指連鎖企業(yè)不設(shè)自身所有的配送中心，而是將企業(yè)的配送業(yè)務(wù)委托或外包給其他專業(yè)化物流配送公司。專業(yè)化配送中心主要有兩大類，一類其他連鎖企業(yè)的專業(yè)化配送公司，；另一類是專門從事配送的物流企業(yè)即第三方物流?！艄餐渌停哼@是指連鎖企業(yè)與其他公司聯(lián)合共同投資興建配送中心，共同經(jīng)營管理配送中心，并共享配送中心的服務(wù)。聯(lián)合的對象一般有兩類，一類是其他物流企業(yè)，共同利用其先進(jìn)設(shè)施與設(shè)備，以及多功能的服務(wù)水平，取得規(guī)模效益；另一類是其他連鎖企業(yè)，主要是受規(guī)模和資金限制沒有能力自建配送中心的中小型連鎖企業(yè)?！糇孕信渌停哼@是指連鎖企業(yè)根據(jù)自身門店規(guī)模和分布情況，選擇適宜的地點(diǎn)自己投資興建配送中心，主要為企業(yè)內(nèi)連鎖門店提供配送服務(wù)。配送中心作為連鎖企業(yè)的一個分部或分公司進(jìn)行管理，以企業(yè)的綜合利益為主，最大限度地滿足各連鎖門店的需求，使門店享受優(yōu)質(zhì)配送服務(wù)。2．配送中心的類型規(guī)劃配送中心類型

多功能配送中心少功能配送中心綜合型配送中心專業(yè)型配送中心

區(qū)域型配送中心城市型配送中心

儲存型配送中心流通型配送中心加工型配送中心

3．配送中心的組建時機(jī)和規(guī)模

一些實(shí)力雄厚的跨國連鎖企業(yè)，對某些市場志在必奪，往往不會考慮配送中心的建設(shè)時機(jī)問題，而是從其發(fā)展戰(zhàn)略出發(fā)，先考慮在何處建設(shè)配送中心，再逐漸考慮在其配送范圍內(nèi)布點(diǎn)開店。然而，對其他一些正在成長中的新興連鎖企業(yè)來說，由于配送中心投資巨大，不得不慎重考慮其建設(shè)時機(jī)問題。因此，一些新建的連鎖企業(yè)常是在連鎖店發(fā)展到一定程度時，再建立自有的配送中心，以求盡可能發(fā)揮配送中心的潛力。資料6-1：日本配送中心建立的時機(jī)日本店鋪專家認(rèn)為，配送中心應(yīng)建立在連鎖店鋪發(fā)展到相當(dāng)規(guī)模的時候，而不是一開始就建立。

10000平方米左右的綜合商店（GMS），擁有10個相同店鋪時，可考慮建立分貨配送（TC）、流通庫存（DC）、加工（PC）等三大功能齊全的配送中心。

1000平方米左右的超市連鎖店發(fā)展到10個時，可考慮建立分貨配送、流通庫存功能的配送中心，而將鮮活商品的加工移置于超市店內(nèi)。

300—500平方米的的便利型超市，發(fā)展到30家時，可考慮建立分貨配送、流通庫存型配送中心，而鮮活商品加工在店內(nèi)進(jìn)行。當(dāng)?shù)赇仈?shù)量達(dá)到100家時，加工量與配送量趨于穩(wěn)定，可考慮以加工功能為主的配送中心。

配送中心的規(guī)模并非越大越好，而是夠用就好，當(dāng)然也要考慮業(yè)務(wù)的未來發(fā)展。連鎖企業(yè)配送中心的建立往往是一個一個地建立，每一個配送中心規(guī)模大小，主要取決于兩個因素：一是所服務(wù)的門店經(jīng)營總規(guī)模，二是商品周轉(zhuǎn)速度。門店經(jīng)營總規(guī)模主要是指商品經(jīng)營總量。商品經(jīng)營量多少，直接影響著配送中心配送量和商品儲存量。商品經(jīng)營量越大，所需的配送中心規(guī)模就越大。商品經(jīng)營量與門店面積有著正相關(guān)關(guān)系，因此連鎖門店總面積與配送中心規(guī)模有著密切聯(lián)系。商品周轉(zhuǎn)速度也直接影響商品在配送中心停留的時間，速度慢，意味著占據(jù)配送中心空間的時間長，需要配送中心的規(guī)模就大；反之則需要相對小的配送中心。同時，從廠商直達(dá)門店的商品越多，要求配送中心倉庫面積越小。6．3采購與配送作業(yè)管理6．3．1訂貨作業(yè)6．3．2收貨作業(yè)6．3．3存貨作業(yè)6．3．4分揀配貨作業(yè)6．3．5其他作業(yè)6．3．1

訂貨作業(yè)1．訂貨作業(yè)流程

訂貨，是連鎖企業(yè)根據(jù)門店所需要的商品而向確定的廠商進(jìn)行叫貨或添貨的行動，即通常所說的下訂單。目前國內(nèi)連鎖企業(yè)訂貨大部分是通過“點(diǎn)菜員”（訂貨人員），以跑單、傳真、電話或電子信箱等方式將訂貨信息傳遞給供應(yīng)商，由他們在規(guī)定的時間送貨至配送中心或門店。訂貨可分成分散式訂貨和集中式訂貨兩種。分散式訂貨是指連鎖企業(yè)的門店被授權(quán)可以自行向廠商下訂單的一種訂貨流程；集中式訂貨是指連鎖企業(yè)的各門店將訂單傳至連鎖總部，由總部匯總后通知自己的配送中心進(jìn)行訂貨和配送。

2．合理訂貨量的確定準(zhǔn)確把握商品庫存量和其他信息實(shí)施細(xì)致的商品管理分析和把握商品銷售趨勢分析節(jié)假日和企業(yè)促銷活動對銷售的影響6．3．2

收貨作業(yè)

1．卸貨卸貨作業(yè)要盡量配合儲存作業(yè)的處理方式，以免增加不必要環(huán)節(jié)。儲存商品一般有托盤、箱子和小包三種形式，同樣貨車送貨時也有這三種形式。如何連接送貨與儲存兩者間的三種形式轉(zhuǎn)換是重要的。

2．商品核驗(yàn)直接核對法、障蔽核對法、半障蔽核對法

3．收貨記錄驗(yàn)收記錄是進(jìn)行商品驗(yàn)收的重要書面記載，內(nèi)容一般包括：收發(fā)貨單位名稱，憑證號碼，實(shí)收商品數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量，數(shù)量差額和質(zhì)量不符程度，驗(yàn)收日期、地點(diǎn)、驗(yàn)收人等。

6．3．3

存貨作業(yè)1．存貨方式定位儲存。即每一項(xiàng)商品都有固定的儲位，不同的商品按分類分區(qū)域管理的原則來存放，并用貨架放置，勿在指定的場所外放置商品。該方式特點(diǎn)是易于管理，搬運(yùn)時間少，但是需要較多的儲存空間。隨機(jī)儲存。即每一項(xiàng)商品的儲位不是固定的，而是隨機(jī)產(chǎn)生的。這種方法的優(yōu)點(diǎn)在于共同使用儲位，最大限度地提高了儲區(qū)空間的利用率。但對商品的出入庫存管理及盤點(diǎn)工作帶來困難。這種方法適用于空間有限以及商品品種少而體積小的情況。定位隨機(jī)儲存。這種方法是每一類貨物有固定的存放儲區(qū)，但在各類的儲區(qū)中，每個儲位的指定是隨機(jī)的。其優(yōu)點(diǎn)在于吸收定位儲存的部分優(yōu)點(diǎn)，同時又可節(jié)省儲位數(shù)量，提高儲區(qū)利用率。2．存貨原則周轉(zhuǎn)率原則相關(guān)性原則相容性原則先入先出原則堆高原則面對通道原則產(chǎn)品尺寸原則重量特性原則商品特性原則6．3．4

分揀配貨作業(yè)1．摘果式配貨這是按訂單為單位，對訂單中的商品進(jìn)行配貨后匯集成一個出庫單位的配貨方。這種方法主要適用于多品種、小批量的訂單。

2．播種式配貨這是將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中存貯的各個訂單內(nèi)容，以一天中一定時間段為訂單截止時間，按每一種商品的匯總進(jìn)行配貨清單的打印，然后從商品的保管場所將每種商品揀出，在商品分貨區(qū)將商品再按訂貨方進(jìn)行分配的方式。這種方法主要適用于品種少但是批量大的訂單。