材料采購管理制度

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原材料選購管理制度

1．原材料選購合同管理制度

物資選購合同管理制度

第一章總則

第一條目的。

為了規(guī)范選購合同簽訂的管理，保證交易的牢靠有效，降低選購風(fēng)險，最大限度維護公司利益，特制定本管理制度。

第二條適用范圍。

本制度適用于生產(chǎn)所需的各種原材料、外協(xié)加工、設(shè)備及備件、模具、辦公用品等選購。

第三條權(quán)責(zé)劃分。

1．供應(yīng)部負(fù)責(zé)合同條款的商討、草擬和合同的履行跟蹤。

2．生產(chǎn)總調(diào)、質(zhì)量管理部、技術(shù)部和財務(wù)部參加合同條款的公審。

3．項目經(jīng)理或其授權(quán)人負(fù)責(zé)合同簽訂的批準(zhǔn)。

4．財務(wù)部負(fù)責(zé)合同資金的預(yù)備與結(jié)算

5、檔案室負(fù)責(zé)合同原件的保管。

第二章合同擬定、審批和簽署

第四條合同擬訂。

1．合同擬訂必需在進行供應(yīng)商調(diào)查和詢價、比價的基礎(chǔ)上進行。

2．選購合同部門主管應(yīng)依據(jù)對方資信狀況，起草符合本制度規(guī)定的選購合同。

3、選購合同應(yīng)本著先A級后B級，特出狀況下經(jīng)批準(zhǔn)才能啟動C級供應(yīng)商。

第五條合同必要條款。

1．交貨地點、方式。

2．交貨期。

3．產(chǎn)品包裝要求。

4．規(guī)格、特性指標(biāo)含量。對于有特別品質(zhì)要求或內(nèi)在性能較為簡單的原料和設(shè)備，如設(shè)備、非標(biāo)準(zhǔn)件、原料的特別性要求等，應(yīng)做具體要求，必要時簽訂技術(shù)指標(biāo)含量必備協(xié)議書。

5．驗收。

（1）供應(yīng)商應(yīng)嚴(yán)格遵守合同商定，按期、如數(shù)、保質(zhì)于指定地點交貨。

（2）供應(yīng)商供應(yīng)的貨品必需為完好合格品。

（3）驗收工作由集團質(zhì)量管理部和檢測中心進行，供應(yīng)商可供應(yīng)必要的技術(shù)支持，但對集團的最終判決不得持有異議。對長期合作的供應(yīng)商可將抽樣方式、樣品試驗、判定基準(zhǔn)與對方溝通清晰。并且可以邀請供應(yīng)商參與抽樣和檢驗。

6．標(biāo)識要求。

對不同批號混用可能導(dǎo)致品質(zhì)問題或帶來生產(chǎn)不便的貨品如套管、鋼筋或易于混淆的貨品，應(yīng)要求明確標(biāo)識，以便進行區(qū)分管理。

7．不合格品處理。

（1）不合格品應(yīng)由供應(yīng)商取回，并由企業(yè)另定期限補齊。

（2）鑒別不合格品時所產(chǎn)生的人工費用由供應(yīng)商擔(dān)當(dāng)。

（3）集團降低驗收水準(zhǔn)接受供應(yīng)商的貨品時，貨款應(yīng)酌情折讓。（詳細(xì)標(biāo)準(zhǔn)見附件）

（4）因貨品不合格所產(chǎn)生的一切損失及費用由供應(yīng)商負(fù)擔(dān)。

（5）不合格產(chǎn)品應(yīng)準(zhǔn)時通知供應(yīng)商，通知發(fā)出后在規(guī)定時間內(nèi)公司不收取保存費用，超出通知時間的倉儲部門應(yīng)根據(jù)每噸每天20元的費用收取保存費。此項費用應(yīng)交財務(wù)部門另立財務(wù)科目歸帳。

8．保密條款。

供應(yīng)商不得泄露集團訂購物品或估價的材料規(guī)格、設(shè)備型號、數(shù)量、貨物及其他業(yè)務(wù)機密。

9．付款方式。

（1）貨款支付結(jié)算采納貨到后每月按特定時間段按比例付款的方式；

（2）如實行付定金10%，貨到付驗收合格在一個月后付70%的方式，原則上定金不超過10%，最終一筆款在原材料使用后的下個月支付。

（3）款到發(fā)貨的方式應(yīng)盡量避開，不得已時也應(yīng)以此為條件爭取折扣。

第六條合同審批。

1．針對大的供應(yīng)合同或資金較高的供應(yīng)合同，供應(yīng)部將擬訂的合同初稿交相關(guān)部門審核并使之提出建議。

2．公司財務(wù)部主要負(fù)責(zé)對合同價款的形成依據(jù)、款項收取或支付條件等條款進行審查并提出意見。

3．公司法律顧問主要對合同內(nèi)容條款的合法性進行審查并提出審查意見。

4．公司常務(wù)副總負(fù)責(zé)對合同所涉內(nèi)容進行全面審查并提出審查意見。

5．公司項目經(jīng)理依據(jù)相關(guān)部門所提意見、辦理程序的規(guī)范性以及其他認(rèn)為需要審查的內(nèi)容對合同進行批閱并簽署意見。也可以授權(quán)常務(wù)副總審核簽發(fā)。

6．公司供應(yīng)部依據(jù)公司項目經(jīng)理或授權(quán)的常務(wù)副項目經(jīng)理的審查意見修改合同文本，并將審查意見、合同簽署相關(guān)附件等文件再次報送審查后，由公司項目經(jīng)理或受項目經(jīng)理托付授權(quán)的的合同簽署代理人常務(wù)副總正式簽署合同。

第七條長期合同。

1．對于長期、穩(wěn)定的供應(yīng)商，可實行簽訂一份總合同（如一年期），此后以每一選購單作為合同附件的方式進行交易。

2．選購經(jīng)辦人與供應(yīng)商談妥合同條款后，應(yīng)擬訂合同，將合同評審表提請公司合同審核辦公室審核，后報項目經(jīng)理項目經(jīng)理或授權(quán)人審核、批準(zhǔn)。

第三章合同履行

第八條合同履行。

1．合同生效即具有法律約束力，公司必需按合同商定全面履行規(guī)定的義務(wù)，遵守誠懇信用原則，依據(jù)合同性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、幫助、保密等義務(wù)。

2．在合同履行過程中，合同承辦單位應(yīng)對合同的履行狀況以履約管理臺賬形式做具體、全面的書面記錄，并保留相關(guān)能夠證明合同履行狀況的原始憑證。如合同履行困難，必需準(zhǔn)時向相關(guān)參加合同管理的部門通報和報告相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)。

第九條合同變更。

嚴(yán)格根據(jù)合同商定維護公司權(quán)利和履行相關(guān)義務(wù)。在合同履行中消失下列狀況之一的，執(zhí)行機構(gòu)應(yīng)準(zhǔn)時報告公司，并根據(jù)國家法律法規(guī)和公司有關(guān)規(guī)定及合同商定與對方當(dāng)事人協(xié)商變更或解除合同。

1．由于不行抗力致使合同不能履行的。

2．由于對方在合同商定的期限內(nèi)沒有履行合同所規(guī)定的義務(wù)。

3．因狀況變更，致使我方無法按商定履行合同，或雖能履行但會導(dǎo)致我方重大損失的。

4．其他合同商定的或法律規(guī)定的情形消失。

第十條合同發(fā)生糾紛時，會同法律顧問與合同對方協(xié)商解決，協(xié)商不成需進行仲裁或訴訟的，幫助法律顧問辦理有關(guān)事宜。

第四章合同保管

第十一條供應(yīng)部部簽署合同后，應(yīng)將合同原件送檔案室和財務(wù)部進行分別保管。

第十二條供應(yīng)部留存選購合同的復(fù)印件備查，同時將合同復(fù)印件送生產(chǎn)總調(diào)、質(zhì)量管理部、技術(shù)部各一份。

2．原材料選購作業(yè)實施方法

原材料選購實施方法

第一章總則

第一條目的。為加強本公司的選購工作管理，規(guī)范物資選購作業(yè)事務(wù)，提高物資選購效率，特制定本方法。

第二條選購基本要求。

1．選購對象。選購前對廠方材料質(zhì)量、性能、供應(yīng)商報價水平、交貨期限、售后服務(wù)等作出評價，以供選擇時參考。

2．價格、質(zhì)量。以合理價格選購較高品質(zhì)的材料。

3．時限。協(xié)作使用部門需要日期及需要量，聯(lián)絡(luò)廠方即時供應(yīng)。

第三條選購方式。

供應(yīng)部門應(yīng)依據(jù)材料使用狀況、用量低、選購頻率、市場供需狀況、交易習(xí)慣及價格穩(wěn)定性等因素，選擇最有利的選購作業(yè)方式辦理選購作業(yè)。

1．定期合同選購：對于常常使用且生產(chǎn)過程中不行或缺的或常常使用且市場價格穩(wěn)定的材料，應(yīng)選用本方式辦理。

2．特約廠商選購：對于用量、費用不太高的單項材料，可簡化選購作業(yè)，由供應(yīng)部門擇定特約廠商，介紹使用部門徑向該廠洽購。但在付款前應(yīng)送供應(yīng)部門審核。

3．一般選購：供應(yīng)部門按請購部門提出的請購單，逐筆詢價、議價，并了解交易條件后訂購。

第二章確定選購需求

第四條請購單。

1．請購應(yīng)根據(jù)存量管制基準(zhǔn)和用料預(yù)算，并參考庫存情形開立請購單，在請購單上逐項注明材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及留意事項，經(jīng)本單位主管審核后按規(guī)定逐級呈核并編號，最終送供應(yīng)部門。

2．來源與需用日期相同的物品材料，可以一單多品方式提出請購。

3．特別狀況需按緊急請購辦理時，可在《請購單》“備注”欄注明緣由，以急件遞送。

4．公務(wù)用品由集團綜合辦按月實際耗用狀況，并考慮庫存條件，填《請購單》辦理請

購。

5．以下物品可免開清單，而以《辦公用品申請單》托付供應(yīng)部門辦理，例如款待用品、書報、名片、文具、報表，以及小額選購的材料等。

第五條期限。

1．供應(yīng)部門應(yīng)根據(jù)請購部門提出的“需要日”辦理選購。為達(dá)到這一要求，把握適當(dāng)選購時機，供應(yīng)部門應(yīng)召集有關(guān)部門按材料特性、選購地區(qū)及市場供需狀況等擬訂各項材料選購作業(yè)處理期限，呈項目經(jīng)理核準(zhǔn)后公布實施。原則上應(yīng)以供貨合約擬定的交貨期限為準(zhǔn)，加計請購呈批及驗收所需時間。

2．原訂選購作業(yè)處理期限變更時，供應(yīng)部門應(yīng)專函報告詳細(xì)緣由，呈項目經(jīng)理核準(zhǔn)后，通知各有關(guān)單位，以利于存量管制及適時提出請購。

第三章實施選購

第六條權(quán)限。

特約廠家或A類原材料選購項目合同書需申報給項目經(jīng)理核批，辦公用品涉及資金超過2000元的選購，需呈項目經(jīng)理審批。

第七條供應(yīng)商選擇。

1．各項材料的供應(yīng)商至少應(yīng)有三家（獨家供應(yīng)或總代理等特別狀況下除外），各家背景及交易資料應(yīng)記載于《供應(yīng)廠商資料卡》上存檔備用。對于未達(dá)本公司標(biāo)準(zhǔn)的材料，供應(yīng)部門應(yīng)開發(fā)新供應(yīng)商，或報送主管部門擬訂開發(fā)方案。

2．新供應(yīng)商的開發(fā)，由技術(shù)部、生產(chǎn)總調(diào)、質(zhì)量管理部會同供應(yīng)部實地考察生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、生產(chǎn)力量、產(chǎn)品質(zhì)量等以后，填制《供應(yīng)廠商資料卡》（若由于選購時效而由選購人員自行開發(fā)，則由選購人員填制）呈項目經(jīng)理核準(zhǔn)后，列為備選廠商。

3．對于交貨質(zhì)量不良、無法按期交貨或停止?fàn)I業(yè)的供應(yīng)商應(yīng)予撤銷設(shè)定。屆時由供應(yīng)部門以簽呈方式說明緣由，送生產(chǎn)總調(diào)復(fù)查，并呈項目經(jīng)理核準(zhǔn)后，通