實驗室檔案管理制度

實驗室檔案管理制度實驗室檔案管理制度1第一條實驗室檔案是反映實驗室全貌的歷史記錄，是實驗室的寶貴財富。為了加強實驗室檔案的科學(xué)管理，根據(jù)學(xué)校檔案管理制度，結(jié)合實驗室情況，制定本辦法。第二條實驗室主任主管實驗室檔案工作，實驗員負責實驗室檔案的收集、整理、分類和存檔等工作。歸檔材料要求齊全、準確、完整。第三條實驗室檔案是指在教學(xué)實驗、科學(xué)研究、技術(shù)開發(fā)與儀器設(shè)備運行等活動中形成的書面材料與科技材料（包括文字材料、圖紙、報表、照片、音像資料、電子文檔等），具體內(nèi)容為：1、人事檔案：實驗室人員基本情況表、實驗室人員職責及分工細則，考核、培訓(xùn)、獎懲等材料。2、教學(xué)檔案：實驗教學(xué)過程中的各種文件材料、實驗教學(xué)大綱、實驗教學(xué)計劃、實驗教材、實驗指導(dǎo)書、實驗課表、實驗項目表、實驗教學(xué)CAI盤，教師試做的實驗報告、備課教案、實驗室運行記錄、實驗室開放情況記錄等。3、學(xué)生學(xué)習(xí)檔案：預(yù)習(xí)報告、原始記錄、實驗報告及實驗成績記錄（包括考試或考核）等。4、教改檔案：實驗教學(xué)改革情況，自制儀器設(shè)備，實驗研究論文成果，學(xué)生的小發(fā)明、小制造等資料。5、物資檔案：儀器設(shè)備采購計劃、低值易耗品采購計劃；設(shè)備的訂貨合同；（如設(shè)備驗收單、調(diào)撥單、報廢單）等。6、實驗室各種規(guī)章制度：包括歷年來有關(guān)實驗室的文件及各種實驗室管理規(guī)章制度和崗位責任制度等。7、其他材料檔案：實驗室用房及設(shè)施、環(huán)境的全部資料，易燃、劇毒等危險品領(lǐng)用記錄，三廢（廢氣、廢液、廢渣）處理記錄，實驗室的建設(shè)規(guī)劃、工作計劃、工作總結(jié)、會議記錄、請示報告、上級批復(fù)，實驗室各種統(tǒng)計報表等。第四條實驗室檔案的保管工作由專人負責，其主要任務(wù)是做好檔案信息材料的收集、整理、歸檔、存放、安全、管理，同時做好實驗室各種檔案的收進、移出、借閱、丟失、銷毀情況的詳細記錄，便于查找，統(tǒng)計上報。實驗室檔案保管人員更替時，交接手續(xù)必須嚴格，要有雙方經(jīng)手人簽字，并注明交接日期和交接材料清單。第五條本制度由教務(wù)處負責解釋。實驗室檔案管理制度2為完善我院實驗室的規(guī)范化管理，提高實驗室設(shè)備的利用率，適應(yīng)實驗教學(xué)的改革和發(fā)展，特制定本制度。一、實驗室工作檔案內(nèi)容1.實驗室教學(xué)文件：實驗教學(xué)大綱，實驗課程及項目，每學(xué)期實驗教學(xué)任務(wù)及實驗實際開出記錄，實驗教學(xué)課表及實驗項目統(tǒng)計、實驗教學(xué)的考核辦法及實驗報告等有關(guān)記錄、報表。2.實驗室儀器設(shè)備、低值品及材料：儀器設(shè)備的'固定資產(chǎn)賬卡、驗收報告、使用維修記錄、分類分戶賬及各種憑證；低值品的分戶帳及憑證等；大型精密儀器設(shè)備的論證報告、訂貨合同、安裝驗收報告、損壞維修記錄、使用記錄、說明書；消耗品及材料的領(lǐng)用記錄等。3.實驗室管理制度和工作記錄：學(xué)院和主管部門下發(fā)有關(guān)實驗教學(xué)和實驗室工作的文件；實驗室制定的各項崗位責任制、分工細則及管理制度；實驗室工作日志；實驗室研究活動記錄；人員考核記錄；安全、衛(wèi)生檢查記錄；培訓(xùn)計劃及實施情況；實驗室工作計劃；研究論文、成果鑒定證書；自制或改造的實驗儀器設(shè)備裝置的驗收報告；實驗室改造情況等資料。4.實驗室經(jīng)費使用：實驗室年度儀器設(shè)備購置、實驗消耗、儀器設(shè)備維修等經(jīng)費支出情況統(tǒng)計；實驗室年度科研項目、對外培訓(xùn)、測試、技術(shù)協(xié)作、勞務(wù)等收入情況統(tǒng)計等。二、實驗室工作檔案管理1.實驗室檔案建立和管理由實驗科和設(shè)備處負責業(yè)務(wù)指導(dǎo)，各中心、實驗室要有專人負責此項工作。新建實驗室應(yīng)建立工作檔案。2.專兼職人員、教師應(yīng)根據(jù)各中心、實驗室工作檔案的內(nèi)容，有責任有義務(wù)做好有關(guān)事項的記錄，并將有關(guān)資料提供給負責檔案工作的人員。3.各部門根據(jù)實驗室工作檔案的內(nèi)容進行統(tǒng)計整理、編目、立卷、定期歸檔，并保存在本部門。4.各部門應(yīng)指定人員負責實驗室工作檔案的管理工作。5.實驗室工作檔案向院內(nèi)外提供利用。凡需實驗室工作檔案的單位或個人，應(yīng)經(jīng)所在實驗室主任批準并辦理借閱手續(xù)，妥善保管不得遺失和損壞，用后及時歸還。實驗室檔案管理制度3一、凡在實驗室及實習(xí)工場（室）管理及教學(xué)實驗和實習(xí)活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲象為載體的材料均屬實驗室及實習(xí)工場（室）的工作的檔案。二、各實驗室及實習(xí)工場（室）須明確一名兼職檔案員，教務(wù)主任或校實訓(xùn)主任應(yīng)把涉及相關(guān)范圍的檔案工作，列入自己的職責范圍，并督促兼職檔案員認真做好工作。三、歸檔具體范圍1、上級有關(guān)實驗室及實習(xí)工場（室）的文件；2、實驗室及實習(xí)工場記證，評估，申明報，審批材料；3、實驗室及實習(xí)工場建設(shè)計劃，簡報，總結(jié)材料；4、實驗室及實習(xí)工場任務(wù)及人員情況；5、實驗室及實習(xí)工場儀器設(shè)備申購、驗收、使用、維修、改造各環(huán)節(jié)材料及增減變動情況。五、每年12月20日應(yīng)向教務(wù)處或?qū)嵱?xùn)處上報儀器設(shè)備增減變動情況，實驗室及實習(xí)工場任務(wù)及人員情況。大型精密儀器設(shè)備（單價五萬元以上）年使用情況報表。實驗室檔案管理制度4為加強實驗室建設(shè)，發(fā)揮檔案對實驗室管理和評估工作的作用，提高實驗室教學(xué)和科研水平及投資效益，更好的為培養(yǎng)人才服務(wù)，特制定本制度。(一)、實驗室工作檔案是指實驗室在日常管理以及實驗教學(xué)活動中形成的、有保存價值的文字、圖表、磁帶等不同形式的紀錄。(二)、歸檔范圍：1、實驗教學(xué)基本文件：實驗教學(xué)計劃、實驗教學(xué)大綱、實驗教材、實驗指導(dǎo)書、實驗教學(xué)課表、實驗題目、實驗項目卡片、有關(guān)獎勵證明及相關(guān)資料等。2、實驗教學(xué)記錄：實驗報告樣本、實驗項目開出率、新開實驗試作記錄、首次指導(dǎo)實驗教師試作記錄、歷屆學(xué)生在實驗中存在問題及解決方法，實驗技術(shù)人員崗位日志，實驗中心教研活動記錄。3、實驗室建設(shè)與管理文件資料及各項規(guī)章制度：①實驗室建設(shè)與管理、儀器設(shè)備管理等規(guī)章制度;②實驗室建設(shè)規(guī)劃、重點實驗室建設(shè)方案、評估、論證、申報、審批材料;③設(shè)計性、綜合性、開放性實驗題目落實情況;④實驗室評估材料;⑤實驗室占用的房間數(shù)及面積;⑥每年實驗室上報的各種統(tǒng)計表;⑦實驗室承擔的其它工作及有關(guān)資料。4、實驗中心(室)工作人員情況;①每屆實驗中心(室)主任、實驗技術(shù)人員的自然情況;②實驗技術(shù)人員培訓(xùn)及考核記錄。5、實驗設(shè)備及低值耐用品：①實驗設(shè)備及低值耐用品的數(shù)量及價值;②精密儀器隨機技術(shù)資料、申購計劃、論證報告、驗收報告;③實驗設(shè)備的實驗說明書、附表、圖表等;④設(shè)備運行的使用記錄、借用記錄和主要設(shè)備維修記錄，事故分析、處理意見等;⑤儀器設(shè)備技術(shù)改造和開發(fā)過程中形成的技術(shù)文件材料;⑥自制實驗設(shè)備申請書、合同書、鑒定證書。6、其他與實驗室工作相關(guān)材料。(三)、實驗室工作檔案管理;1、實驗中心主任要認真負責檔案管理及監(jiān)督檢查工作;2、每個實驗室要設(shè)專人負責檔案收集、整理、匯編及存檔工作;3、嚴格實驗室檔案借閱手續(xù)，實驗室主任及具體管理人員工作變動時，及時辦理移交手續(xù);4、實驗室工作檔案，從建立之日起，開始建檔，并逐年積累，嚴加保管。實驗室檔案管理制度5—、實驗室工作檔案包括實驗室行政管理檔案、實驗教學(xué)檔案和教學(xué)研究檔案、儀器設(shè)備檔案三大類，為保證實驗教學(xué)和科研的，正常開展，應(yīng)做好檔案的管理工作。二、實驗室行政管理檔案的歸檔1、實驗室每學(xué)期所制定的工作計劃、工作總結(jié)、實驗室建設(shè)項日、人員安排等基本情況，除整理上報外應(yīng)及時復(fù)制留底。2、實驗室專職人員的崗位日志、實驗室會議記錄、實驗室安全檢查記錄、實驗室衛(wèi)生檢查記錄等工作記錄每學(xué)期收集整理—次，作為實驗室工作檔案保存。3、實驗室工作人員的考核、評比材料在考核結(jié)束后應(yīng)及時存檔。三、實驗教學(xué)和教學(xué)研究檔案的歸檔：1、實驗室應(yīng)備齊開設(shè)實驗課所需的教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、實驗教材、授課計劃表和根據(jù)學(xué)校統(tǒng)一安排的實驗教學(xué)課表。實驗室根據(jù)學(xué)校課表安排各分室的實驗教學(xué)，每學(xué)期結(jié)束后，將課表整理存檔。2、實驗時，實驗指導(dǎo)教師應(yīng)認真填寫實驗開出記錄。對要記錄實驗數(shù)據(jù)的實驗，應(yīng)讓學(xué)生在原始數(shù)據(jù)記錄紙上記錄原始數(shù)據(jù)，實驗結(jié)束后，交給指導(dǎo)教師，作為批改實驗報告的依據(jù)。學(xué)期結(jié)束時，實驗指導(dǎo)教師負責將實驗開出記錄和原始實驗數(shù)據(jù)交實驗室存檔。3、實驗指導(dǎo)教師可根據(jù)需要索取某門實驗課的實驗資料卡，實驗結(jié)束后應(yīng)對實驗資料卡進行充實，并交實驗室以充實教學(xué)檔案。4、實驗教學(xué)的項目管理采用北京化工大學(xué)實驗室綜合管理軟件進行，根據(jù)學(xué)校管理部門的要求統(tǒng)一實驗項目，實驗室對上報材料復(fù)制留檔。5、教師利用實驗室進行的教學(xué)研究工作結(jié)項后，應(yīng)向?qū)嶒炇姨峤挥嘘P(guān)資料，作為實驗教研工作檔案內(nèi)容。所提供的資料應(yīng)真實、全面，反映該項目的先進性。對應(yīng)用性成果，實驗室將協(xié)助進行推廣。四、實驗室儀器設(shè)備檔案的歸檔：1、實驗室儀器設(shè)備檔案包括原始檔案和使用檔案，原始檔案如裝箱單、儀器說明書等，大型儀器還包括設(shè)備購置論證報告、訂貨合同、驗收記錄等；使用檔案如沒備卡片、儀器使用記錄等。2、儀器設(shè)備的原始檔案由實驗室統(tǒng)—保存，儀器使用人