文件控制程序正式版

文件控制程序1目的公司對(duì)食品安全管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，保證文件的充分性和適宜性，并確保各使用場(chǎng)所獲得并使用有效版本文件。2適用范圍適用于公司各部門(mén)和食品安全管理體系有關(guān)的文件的控制，包括食品安全管理手冊(cè)、程序文件和作業(yè)文件等體系文件，以及相關(guān)外部文件的控制。3職責(zé)各部門(mén)參與本部門(mén)工作范圍內(nèi)與食品安全管理體系有關(guān)文件的編寫(xiě)。品保部是公司食品安全管理體系文件控制的主管部門(mén)，負(fù)責(zé)匯總、審核各部門(mén)編制的文件，以及體系文件的標(biāo)識(shí)、發(fā)放與回收、存檔管理。總經(jīng)理負(fù)責(zé)食品安全管理體系文件的批準(zhǔn)。4工作程序食品安全管理體系由食品安全手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件、HACCP體系文件、外來(lái)文件和記錄等組成。體系文件應(yīng)標(biāo)注文件的現(xiàn)行使用版本、狀態(tài)（受控狀態(tài)、標(biāo)識(shí)狀態(tài)X文件受控狀態(tài)受控文件定義：對(duì)文件的有效性進(jìn)行跟蹤管理的文件。公司內(nèi)部使用的食品安全管理體系文件均為受控文件。受控文件封面加蓋受控章,并注明受控發(fā)放號(hào)。公司應(yīng)建立食品安全管理體系受控文件清單，各部門(mén)編寫(xiě)各自受控體系文件清單。文件編制、審核和批準(zhǔn)文件的編制根據(jù)文件級(jí)別要求，必要時(shí)組成文件編寫(xiě)小組進(jìn)行。同級(jí)別、同類型文件的編寫(xiě)保持統(tǒng)一的格式、風(fēng)格，編寫(xiě)人、審核人、批準(zhǔn)人在原文件上簽名確認(rèn)。各部門(mén)參與本部門(mén)工作范圍內(nèi)與食品安全管理體系有關(guān)文件的編寫(xiě)。品保部是公司食品安全管理體系文件控制的主管部門(mén)，負(fù)責(zé)匯總、審核各部門(mén)編制的文件，以及體系文件的標(biāo)識(shí)、發(fā)放與回收、存檔管理?？偨?jīng)理負(fù)責(zé)食品安全管理體系文件的批準(zhǔn)。文件發(fā)放、保存和管理文件經(jīng)批準(zhǔn)正式發(fā)布，原版批準(zhǔn)文件由品保部負(fù)責(zé)保存，不得私自外借。442文件的發(fā)放范圍由食品安全小組確定，保證文件在使用的地方有相應(yīng)文件。品保部統(tǒng)一發(fā)放體系文件，文件封面加蓋受控章，注明發(fā)放受控號(hào)，并建立《文件發(fā)放回收記錄》，各部門(mén)文件使用人或部門(mén)主管簽收確認(rèn)。非本部門(mén)人員借閱文件，經(jīng)管理者確認(rèn)同意后，填寫(xiě)《文件借閱登記表》，文件管理人員負(fù)責(zé)借閱和追還工作?！扼w系文件受控清單》應(yīng)適時(shí)更新以反映實(shí)際情況。文件管理員應(yīng)定期對(duì)體系文件的保管、使用情況進(jìn)行檢查。每次內(nèi)部審核前應(yīng)對(duì)各部門(mén)體系文件進(jìn)行檢查，確保文件使用的有效性。因破損或陳舊需要更換新的文件，原分發(fā)號(hào)不變，并回收舊文件，加蓋"失效版本"印章。因丟失而補(bǔ)發(fā)的文件，應(yīng)設(shè)立新的分發(fā)號(hào)，并注明原有分發(fā)號(hào)文件失效，由文件管理員負(fù)責(zé)文件發(fā)放手續(xù)的辦理。文件更改文件更改由文件更改申請(qǐng)人或部門(mén)填寫(xiě)《文件更改申請(qǐng)單》，履行原文件的審核、批準(zhǔn)手續(xù)。更改文件的標(biāo)識(shí)：文件更改范圍和程度較小，僅限于幾行文件且涉及面較窄的,可采用換頁(yè)方式更改，只更改文件狀態(tài)，版本不變動(dòng)；對(duì)多次更改或涉及范圍較大時(shí)，應(yīng)升級(jí)版本號(hào)，修訂歸O0文件回收、作廢和銷毀當(dāng)文件不適用（文件修訂、更換新版等）時(shí)，由品保部負(fù)責(zé)將相應(yīng)的文件回收，在原《文件發(fā)放回收記錄》欄中注明?；厥盏奈募?，需要作廢的，由品保部填寫(xiě)《文件銷毀記錄》，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后集中銷毀。體系文件換版時(shí)，保留一份作為歷史資料，加蓋"失效版本"印章。外來(lái)文件國(guó)家法律、法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及可能影響公司整體作業(yè)的外來(lái)文件，由各職能部門(mén)識(shí)別、收集、獲取，并作《外來(lái)資料接收記錄》。經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，進(jìn)行編號(hào)和受控標(biāo)識(shí)，并按工作需要進(jìn)行分發(fā)，填寫(xiě)《文件分發(fā)回收記錄表》。外來(lái)文件應(yīng)編入單獨(dú)列表《受控文件清單》，并注明"外來(lái)文件"0外來(lái)文件使用部門(mén)應(yīng)當(dāng)追蹤外來(lái)文件的發(fā)展，當(dāng)外來(lái)文件有更新版本時(shí)，應(yīng)進(jìn)行換版更換，執(zhí)行4.5規(guī)定，并更新《受控文件清單》。公司內(nèi)部不對(duì)外來(lái)文件進(jìn)行修訂。文件使用和評(píng)審文件是活動(dòng)的依據(jù)，應(yīng)得到完全執(zhí)行。文件發(fā)布和更改應(yīng)進(jìn)行必要的培訓(xùn)，以確保人員對(duì)文件的理解。文件管理和使用部門(mén)都在內(nèi)部審核和管理評(píng)審會(huì)議上提出對(duì)現(xiàn)有食品安全管理體系文件進(jìn)行評(píng)審，必要時(shí)予以修改。每次內(nèi)部審核，應(yīng)包括審核所有受控文件的有效性，必要時(shí)進(jìn)行修改。記錄的管理記錄是一種特殊的文件，除遵守本程序的適用規(guī)定外，還應(yīng)依據(jù)《記錄控制程序》有關(guān)