社保所業(yè)務(wù)檔案管理辦法

25-社保所業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）第一條為加強和規(guī)范社保所業(yè)務(wù)檔案管理，維護民生檔案真實、完整和安全，發(fā)揮檔案服務(wù)民生作用，推進檔案管理工作規(guī)范化、制度化、信息化建設(shè)，使檔案管理工作與社保所業(yè)務(wù)工作同步發(fā)展，根據(jù)《北京市實施〈檔案法〉辦法》及市、區(qū)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我區(qū)實際，制定本辦法。第二條各社保所形成的業(yè)務(wù)檔案，適用本辦法。第三條本辦法所稱社保所業(yè)務(wù)檔案（以下簡稱業(yè)務(wù)檔案），是指社保所在辦理促進就業(yè)和社會保障業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價值的各種文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。第四條區(qū)人力社保局和區(qū)民政局共同負責(zé)全區(qū)社保所業(yè)務(wù)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)；區(qū)檔案局負責(zé)全區(qū)社保所業(yè)務(wù)檔案管理工作的協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)；區(qū)人力社保局、區(qū)民政局和區(qū)檔案局應(yīng)加強相關(guān)工作的溝通與配合。各鎮(zhèn)（街道）應(yīng)承擔(dān)并履行對社保所檔案工作的主體責(zé)任，具體負責(zé)對社保所業(yè)務(wù)檔案管理工作的組織實施，切實保障社保所開展檔案工作所需經(jīng)費并將其列入年度財政預(yù)算。各社保所負責(zé)業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、利用、移交等工作。第五條社保所須設(shè)置檔案室，配備?；蚣媛殭n案管理員和必要的設(shè)施，確保檔案管理的安全與統(tǒng)一。根據(jù)需要配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理要求的技術(shù)設(shè)備，保證檔案工作的正常開展。社保所應(yīng)按60平方米/萬卷配置業(yè)務(wù)檔案庫房，有條件的社保所，檔案庫房、閱覽室、辦公室應(yīng)按要求分設(shè)。檔案庫房應(yīng)滿足防盜、防火、防潮、防光、防塵、防鼠、防蟲、防高溫等檔案安全保管要求。按照保存檔案的載體類型，應(yīng)配備存放紙質(zhì)檔案的活動密集架、檔案柜，以及存放磁性載體檔案的防磁柜。配備檔案室專用的計算機、激光打印機、掃描儀、數(shù)碼相機、復(fù)印機、空調(diào)、防盜門窗、加濕機、吸塵器、空氣清新器等必要設(shè)備。第六條社保所在本鎮(zhèn)（街道）主管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下開展檔案工作，接受本鎮(zhèn)（街道）檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，各業(yè)務(wù)窗口應(yīng)明確一名兼職檔案員，負責(zé)本窗口業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和移交工作。社保所專（兼）職檔案員應(yīng)參加區(qū)檔案局舉辦的檔案人員崗位培訓(xùn)，并保持人員相對穩(wěn)定。檔案員調(diào)動或調(diào)整工作崗位時，需做好檔案交接手續(xù)，確保檔案的安全與完整。第七條社保所應(yīng)認真落實檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷毀等管理規(guī)定，制定檔案管理規(guī)章制度并加強監(jiān)督、檢（七）社會化退休管理類（八）社會保障卡管理類（九）醫(yī)藥費報銷管理類（十）征地轉(zhuǎn)非管理類（十一）勞動監(jiān)察管理類（十二）公益性就業(yè)組織管理類（十三）死亡喪葬管理類（十四）低收入和低保管理類第十條業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為30年、10年。具體歸檔范圍和保管期限，各社保所可結(jié)合《昌平區(qū)社保所業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍和保管期限表》和實際業(yè)務(wù)范圍進行劃定。保管期限的起始時間，為形成之日的次年1月1日。第十一條社保所須認真開展室藏檔案數(shù)字化工作，積極推行檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化，各鎮(zhèn)（街道）應(yīng)將社保所檔案信息化納入本單位信息化建設(shè)整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署，同步實施，在人力、財力、物力上統(tǒng)籌安排。第十二條社保所檔案員每年應(yīng)積極開展檔案編研工作，包括大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等。第十三條社保所應(yīng)嚴格落實《檔案借閱制度》。內(nèi)部工作人員需查閱業(yè)務(wù)檔案時，應(yīng)嚴格履行檔案借閱手續(xù)。外部人員需查閱檔案時，應(yīng)向形成檔案的社保所提出申請，經(jīng)同意后，由業(yè)務(wù)窗口工作人員按照《檔案借閱制度》有關(guān)要求辦理借閱手續(xù)。業(yè)務(wù)檔案一般不外借。因特殊情況需要將檔案借出時，須經(jīng)鎮(zhèn)（街道）主管領(lǐng)導(dǎo)批準，借出時間一般不超過十天。第十四條對已到期的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)定期進行鑒定。鎮(zhèn)（街道）檔案員應(yīng)組織成立由社保所相關(guān)負責(zé)人、業(yè)務(wù)人員和檔案員組成的業(yè)務(wù)檔案鑒定小組，負責(zé)鑒定已到期檔案并提出意見、建議。對確無保存價值的業(yè)務(wù)檔案逐一進行造冊登記后，履行相關(guān)程序，予以清理銷毀；對尚有保存價值的業(yè)務(wù)檔案，經(jīng)審查后重新立卷，并確定保管期限。第十五條對經(jīng)過鑒定可以銷毀的業(yè)務(wù)檔案，社保所應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)社保所負責(zé)人批準后分別報鎮(zhèn)（街道）和區(qū)人力社保局、區(qū)民政局備案，方可銷毀。未經(jīng)鑒定和批準的業(yè)務(wù)檔案，不得銷毀。社保所應(yīng)指派兩名以上人員監(jiān)督業(yè)務(wù)檔案銷毀工作。監(jiān)督人員須在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀方式和時間。銷毀清冊永久保存。第十六條社保所檔案員應(yīng)做好業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)計工作。永久保存的業(yè)務(wù)檔案，按照有關(guān)規(guī)定，須隨同鎮(zhèn)（街道）檔案一并向區(qū)檔案館移交。第十七條社保所檔案員應(yīng)充分發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案事后監(jiān)督、內(nèi)部控制的作用，發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)差錯或違規(guī)問題應(yīng)填寫《檔案監(jiān)督業(yè)務(wù)限期整改通知書》，通知相關(guān)窗口限期整改。第十八條社保所有下列行為之一的，由區(qū)檔案局、區(qū)人力社保局、區(qū)民政局和各鎮(zhèn)（街道）責(zé)令限期改正，并對直接負責(zé)人、主管人員和其他直接責(zé)任人員依法予以處理；給單位或者個人造成損失的，依法承擔(dān)賠償責(zé)任：（一）不按規(guī)定歸檔或者不按規(guī)定移交檔案的；（二）偽造、篡改、隱匿或者擅自銷毀檔案的；（三）玩忽職守，造成檔案遺失、損毀的；（四）違規(guī)提供、抄錄檔案，泄露用人單位或者個人信息的；（五）違反社會保險業(yè)務(wù)檔案和國家檔案法律、法規(guī)的其他行為。第十九條業(yè)務(wù)檔案中涉及會計、電子文檔等檔案材料，國家有特別規(guī)