倉庫物資管理制度

會(huì)計(jì)實(shí)操財(cái)稅文庫倉庫物資管理制度為加強(qiáng)物品申購、采購、保管、領(lǐng)用、核算的管理，對(duì)物品進(jìn)行有效的控制，保證管理處物業(yè)管理工作有序、高效地進(jìn)行，特制定本規(guī)程。1.物品的申購1.1物品使用部門要以經(jīng)核準(zhǔn)的費(fèi)用預(yù)算為依據(jù)，以必需、合理、節(jié)約為原則，提出下月所需物品的品名、規(guī)格及數(shù)量，填寫物品申購計(jì)劃單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可后，交接待部門倉庫保管員。1.2月底前，倉庫保管員將各部門申購計(jì)劃匯總統(tǒng)計(jì)后，根據(jù)庫存情況，增刪。計(jì)劃內(nèi)項(xiàng)目，填寫物品采購單。采購單采用三聯(lián)復(fù)寫方式，詳細(xì)注明采購物品名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、要求到貨日期等內(nèi)容。1.3采購單須經(jīng)接待主管、管理處經(jīng)理簽字認(rèn)可。一聯(lián)倉庫留底，一聯(lián)交分管。主管,一聯(lián)交采購員，按采購單上所列物品實(shí)施采購。1.4各部門急需的物品，如倉庫確無存貨，根據(jù)急事急辦原則，可由相關(guān)部門。直接向分管主管提出申購。事后由申購部門補(bǔ)填申購單，由倉庫補(bǔ)填采購單。2.物品的采購2.1采購員須了解供貨渠道，收集價(jià)格信息，掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)。根據(jù)品質(zhì)優(yōu)、價(jià)格廉、服務(wù)好的原則，按物品類別選定２－３家供應(yīng)商，建立長期供貨關(guān)系，并造冊(cè)登記，存于分管主管處。已報(bào)管理處經(jīng)理同意的長期供應(yīng)商，非經(jīng)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)，不得隨意變更。2.2采購貨款除零星小額采購（一般100元以下）支付現(xiàn)金外，均須使用支票結(jié)算；從長期供貨商處采購物品，爭(zhēng)取賒賬方式，每１－２個(gè)月結(jié)算付款一次。2.3月度申購單經(jīng)管理處經(jīng)理簽字后，一般在五個(gè)工作日內(nèi)完成采購。急需的物品必須立即采購，以確保物業(yè)管理工作的正常進(jìn)行。2.4采購員必須按經(jīng)審核批準(zhǔn)的月度采購單上物品所列的要求進(jìn)行采購，如有變動(dòng)要及時(shí)與分管主管和財(cái)務(wù)聯(lián)系。分管主管應(yīng)對(duì)每筆采購業(yè)務(wù)憑證進(jìn)行審核，嚴(yán)格把好第一道審核關(guān)，財(cái)務(wù)應(yīng)對(duì)采購業(yè)務(wù)進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)匯報(bào)處理。2.5采購員要根據(jù)發(fā)票所列的供應(yīng)商名稱、發(fā)票號(hào)碼、品名、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價(jià)、總金額填制一式三聯(lián)收料單，一并與所購物品送交倉庫簽收。2.6倉庫保管員（收貨人）對(duì)物品進(jìn)行清點(diǎn)驗(yàn)收后，在收料單上簽名，其中一聯(lián)倉庫保管員保存，作為物品收入憑證、“庫存材料”明細(xì)賬記賬憑證；一聯(lián)交財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)，作為“庫存材料”分類賬記賬憑證；一聯(lián)采購員留存。3.物品的保管3.1倉庫保管員應(yīng)按倉庫定位置放管理的要求，編制庫、架、層、位“四定位”方法，將采購入庫物品放入規(guī)定的倉位，并根據(jù)物品倉庫填寫貨卡。3.2物品保管要做到“四清、二齊”，即品名清、規(guī)格清、數(shù)量清、價(jià)格清；庫容齊、堆放齊。庫內(nèi)物品應(yīng)根據(jù)品種、規(guī)格、形狀、批次、成行、成堆、成串等各種形式擺放，做到擺放整齊穩(wěn)妥，便于點(diǎn)數(shù)、發(fā)貨。3.3各種物品的發(fā)放要按“先進(jìn)先出”的原則，以保證庫存物品質(zhì)量完好。3.4倉庫要加強(qiáng)防火防盜措施，必須配備消防用具，倉庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙。3.5每月末，倉庫保管員根據(jù)庫存物品明細(xì)賬對(duì)倉庫存貨進(jìn)行盤點(diǎn)，編制“庫存材料”盤點(diǎn)表，要做到帳、卡、物相一致，發(fā)現(xiàn)存貨有盤虧、報(bào)廢或三個(gè)月以上呆滯不動(dòng)的現(xiàn)象要分析原因，寫出書面報(bào)告并附盤點(diǎn)明細(xì)表一并交給分管主管，由分管主管提出處理意見后報(bào)管理處經(jīng)理審批。4.物品的領(lǐng)用4.1物品領(lǐng)用時(shí)，需填制一式三聯(lián)領(lǐng)料單，由領(lǐng)用人和部門負(fù)責(zé)人簽字。其中一聯(lián)交領(lǐng)料人，作為部門收入憑證；一聯(lián)由倉庫保管員轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)；一聯(lián)倉庫保管員留存。4.2個(gè)人領(lǐng)用工具(服裝)等物品，由倉庫保管員開具領(lǐng)料單并由領(lǐng)用人簽字，“倉庫領(lǐng)用（發(fā)料）登記冊(cè)”由倉庫保管員登記。第二次領(lǐng)用，必須以舊換新，領(lǐng)用人離職時(shí)要收回其領(lǐng)用的工具（服裝）等，如有遺失則照價(jià)賠償。4.3向倉庫借用工具或器具時(shí)，必須填寫經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字的物品借用單，使用完畢要及時(shí)歸還倉庫，以利周轉(zhuǎn)，倉庫保管員有催其及時(shí)歸還的責(zé)任。5.物品的控制5.1庫存物品既要做到物業(yè)管理所需材料的及時(shí)供給，保證物業(yè)管理工作的高效運(yùn)行，又要掌握庫存動(dòng)態(tài)，盡可能壓低庫存，減少資金占用。對(duì)于非日常消耗性的物品（如修理用備件、材料、工具等）要勤購少備，以避免日久銹蝕、變質(zhì)等原因造成的物品損失。5.2物品領(lǐng)用要按實(shí)領(lǐng)用，防止少用多領(lǐng)、假公濟(jì)私。在領(lǐng)用材料有剩余的情況下，一定要辦理退庫手續(xù)，按退庫物品的數(shù)量、金額和原領(lǐng)料單上填寫的用途開具