企業(yè)檔案管理指南

檔案管理手冊（試行版）

目錄

一、分類方案

1.1檔案分類方案

1.2檔案分類、歸檔范圍與保管期限表

二、管理措施

2.1歸檔文獻整頓措施

2.2員工人事檔案管理措施

2.3建設(shè)工程檔案管理措施

2.4聲像檔案管理措施

2.5會計檔案管理措施

三、規(guī)章制度

3.1檔案保密制度

3.2檔案保管制度

3.3檔案記錄制度

3.4檔案運用查閱制度

3.5檔案鑒定制度

3.6檔案銷毀制度

3.7檔案庫房管理制度

3.8檔案防火安全制度

3.9檔案管理的工作流程

四、其他

附表一案卷封面

附表二卷內(nèi)文獻目錄

附表三備考表

附件四聲像檔案目錄

附表五案卷封面

附表六卷內(nèi)目錄

一、分類方案

1.1檔案分類方案

1.1.1目的

為了加強浙江環(huán)球集團企業(yè)檔案工作整體建設(shè)與科學(xué)化、規(guī)范化、原則化管理，增進檔案信息的開發(fā)

運用，根據(jù)企業(yè)檔案管理規(guī)定，使檔案資源更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，結(jié)合檔案管理工作的實際狀況，

特制定本分類方案。

L1.2合用范圍

本方案重要合用于浙江環(huán)球集團企業(yè)集團本部。檔案的分類整頓、組織案卷和排架管理，是各子企業(yè)

(版塊)檔案分類的基本根據(jù)?？蓞⒄請?zhí)行。

LL3定義

(1)企業(yè)檔案一是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保留價值的多種形

式的文獻材料。

(2)類號一是指類目的標(biāo)識符號。用以表達類目在分類體系中的位置和排列次序。

1.1.4管理職責(zé)

(1)浙江環(huán)球集團企業(yè)行政部負(fù)責(zé)制定《企業(yè)檔案分類方案》。

(2)浙江環(huán)球集團企業(yè)所屬各子企業(yè)參照執(zhí)行《企業(yè)檔案分類方案》。

1.L5分類原則

(1)浙江環(huán)球集團企業(yè)企業(yè)檔案分類原則是以企業(yè)所有檔案為對象，根據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合企業(yè)

檔案構(gòu)成的內(nèi)容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯(lián)絡(luò)，既可滿足企業(yè)檔案分類管理的需要，又合適考

慮了此后發(fā)展的需要，具有一定的包容性和延伸性，便于科學(xué)管理和開發(fā)運用。

（2）浙江環(huán)球集團企業(yè)企業(yè)檔案分類以辦公職能為基礎(chǔ)，類目設(shè)置考慮了企業(yè)檔案的實際狀況。為

了便于管理運用，本方案只設(shè)到二級類目。二級如下類目的設(shè)置，根據(jù)有關(guān)規(guī)定或?qū)嶋H狀況可自行調(diào)整。

LL6類目的設(shè)置

（1）浙江環(huán)球集團企業(yè)企業(yè)檔案分類設(shè)置五級類目。即：行政管理類、經(jīng)營管理類、建設(shè)工程類、

會計檔案類、特殊載體。一級類目應(yīng)保持穩(wěn)定，不得變動。

（2）浙江環(huán)球集團企業(yè)企業(yè)檔案分類二級類目按照企業(yè)管理職能和檔案特點設(shè)置?！稒n案分類、歸檔

范圍與保管期限表》中所設(shè)二級類目是企業(yè)檔案分類的基本二級類目，一般不予變動。

（3）二級如下類目的設(shè)置，各子企業(yè)可根據(jù)有關(guān)規(guī)定和自身實際，參照《檔案分類、歸檔范圍與保

管期限表》中基本范圍自行確定，一般不適宜超過三級。

（4）類目的級位表達上下位的從屬關(guān)系。檔案數(shù)量少的單位，可只分到一級或二級類目。沒有檔案

實體的類目可空號不用。

1.1.7分類措施

（1）行政管理類的歸檔文獻采用：問題一年度一保管期限進行分類。

（2）經(jīng)營管理類的I二級類目按工程程序設(shè)置，三級類目按建設(shè)項目先后設(shè)置。

（3）建設(shè)工程類的二級類目按工程開發(fā)先后次序設(shè)置。

（4）會計檔案類的二級類目按文種設(shè)置。

1.1.8標(biāo)識符號

（1）浙江環(huán)球集團企業(yè)企業(yè)檔案分類中的類目的識符號，一律采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。

（2）浙江環(huán)球集團企業(yè)企業(yè)檔案分類一級類目阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。即：

行政管理類---------------------------0

經(jīng)營管理類---------------------------1

建設(shè)工程類2

會計檔案類---------------------------3

特殊載體--------------------------------4

1.1.9檔號編制與排列

(1)文書立卷以文獻級排列，示例：0.2.2023-1

IIII案卷次序號

III年度

I二級類號

I一級類號

(2)文書以外按分類體系排列，示例：1.2.4-1

IIII卷內(nèi)次序號

III三級類號

I二級類號

I一級類號

(3)行政管理類的歸檔文獻以件為單位進行整頓，編號排列措施為：

①歸檔文獻在分類措施最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議記錄、紀(jì)要等成套

性文獻可集中排列。

②歸檔文獻依分類措施和排列次序逐件編號，在文獻首頁上端時空白位置加蓋歸檔章并填寫有關(guān)內(nèi)

容。

(4)經(jīng)營管理類、建設(shè)工程類的編號排列措施為：

①均采用按大類流水分屬類的排列措施，即在每個二級類目內(nèi)按項目開發(fā)先后次序編號排列。

②均不考慮案卷的保管期限與年度特性，以維護文獻材料日勺系統(tǒng)和完整性，便于記錄、鑒定、運用等

工作。

（5）會計檔案類的編號排列措施：

①按大類分屬類編號排列，即在會計檔案類下分別按財務(wù)報表、帳簿、憑證、其他等四個二級類目次

序排列，每個二級類目內(nèi)再分別按年度次序排列。

②案卷編號排列采用按屬類內(nèi)年度流水編號。

（6）各類檔案的案卷排列，均按該類檔案分類編號體例依次排列，即按各類案卷次序排列。個別企

業(yè)由于檔案形成規(guī)律和運用特點不一樣，為以便提供運用，在保持檔案有機聯(lián)絡(luò)和成套性的原則下，可以

采用靈活的排列措施，但必須做到系列規(guī)律，井然有序。

1.2檔案分類、歸檔范圍及保管期限表

一級類目保管

類目名稱基本范圍備注

類別編號期限

0股權(quán)管理1.企業(yè)章程及修正案；

2.股東會、董事會、監(jiān)事會形成的多種決

策、決定；

3.股本構(gòu)造及有關(guān)權(quán)益確實定調(diào)整、股東永久

紅利分派等

4.董事長出具的授權(quán)委托書、證明、函等視文獻

有效期

行

限

政

權(quán)證1.非現(xiàn)行使用的營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、永久

管

商標(biāo)證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書及工商資

理

質(zhì)申報資料；

類

企業(yè)沿革本企業(yè)機構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱變更、組織沿革、永久

大事記

A

行政文獻1.我司向上級單位報送的行政類請示及批長期

復(fù)，現(xiàn)平級單位的函等，支下級祈求或匯

報的批復(fù)等。

2.企業(yè)與外單位的法律糾紛訴訟案資料，勞

動協(xié)議糾紛案件資料等。

3.規(guī)章制度、規(guī)范性文獻，上級單位下發(fā)時

規(guī)范性文獻

4.與外單位簽訂的行政類協(xié)議、協(xié)議；短期

5.我司發(fā)文。

會議活動1.各類會議、文娛活動的告知。短期

2.政府重要領(lǐng)導(dǎo)人、著名人事視察本企業(yè)的長期

題詞；3.總辦公會議記錄、紀(jì)要；

3.其他重要行政專題會議紀(jì)要、記錄。

資產(chǎn)設(shè)備自有產(chǎn)權(quán)房產(chǎn)證、土地證原件（復(fù)印件）、購永久

房協(xié)議

2.固定資產(chǎn)購置與租賃審批、登記卡（簿）、

清單、使用闡明書、交接憑證；

3.房屋租賃協(xié)議長期

人事勞資1.員工名冊（每月）、企業(yè)任免文獻；永久

2.人員錄取、轉(zhuǎn)正、調(diào)配、退休、考核晉升長期

等申批記錄、聘任、獎懲文獻；

3.勞動工資年報、分派方案、員工職稱、社

保材料

一級類目保管

類目名稱基本范圍備注

類別編號期限

4.員工教育培訓(xùn)記錄短期

1綜合類1.借貸、擔(dān)保、信用協(xié)議（資金類）長期

2.企業(yè)宣傳冊、刊物、產(chǎn)品樓書、廣告、宣傳報永久

道的定稿及樣本；

3.產(chǎn)品定價、調(diào)價請示及批復(fù)，

4.各類記錄報表

經(jīng)5.小區(qū)交接驗收記錄、交接明細(xì)表；長期

營6.重要投訴處理記錄、客戶關(guān)系管理記錄；

管7.營銷籌劃書、展會等促銷活動記錄、購房優(yōu)惠短期

理審批記錄、房屋交貨驗收記錄。

類銷售協(xié)議類L商品房買賣協(xié)議；商品房補充協(xié)議；車庫買賣永久

協(xié)議；協(xié)議等

2.產(chǎn)品闡明書

3.質(zhì)量保證書；

4.明碼標(biāo)價書等

2建設(shè)工程L我司開發(fā)的所有樓盤的竣工資料和竣工圖（電永久

建

子文檔）

設(shè)

2.在建工程的前期和與工程施工同步的一系列資

工

料

程

3.市政工程招投標(biāo)資料、竣工資料和竣工圖

類

（電子文檔）

3會計檔案L會計憑證類、會計賬簿、財務(wù)報表、財務(wù)有關(guān)按保

會

制度等；管期

計??I_

4■業(yè)2.審計匯報、清算資料、會計年度預(yù)結(jié)算、種類限規(guī)

記錄月、年報及分析、企業(yè)年檢匯報、成本管理定

案

材料、經(jīng)濟核算及根據(jù)材料等

類

4聲像檔案1.政府重要領(lǐng)導(dǎo)人、著名人事視察我司形成的聲永久

像資料；

2.我司有關(guān)人員參與外界組織的重要會議，會見

以及外事活動形成的聲像資料；

特3.我司組織的重要會議、活動、比賽、表揚等形

種成的聲像資料；

載記錄我司重大項目、經(jīng)典樓盤建設(shè)及竣工的聲像

體資料；其他樓盤的調(diào)研資料；

類4.我司廣告宣傳活動、產(chǎn)品推薦會的聲像資料；

5.我司每次總辦會錄音資料等。

一級類目類目名稱基本范圍保管備注

類別編號期限

電子檔案1.我司0A系統(tǒng)中形成的永久和長期類文獻（與

紙質(zhì)文獻同）；永久

2.工程建設(shè)中形成的材料；

特3.我司使用的多種數(shù)據(jù)文獻；

利14.我司設(shè)備運行中所需要的操作系統(tǒng)；

載5.企業(yè)在重要外事、文娛活動、產(chǎn)品宣傳活動中

體形成的材料；

類6.企業(yè)每次總辦會的PPT

實物檔案多種榮譽證書、獎狀、獎牌、錦旗等永久

闡明:本表供子企業(yè)（版板）參照執(zhí)行，也可根據(jù)實際狀況自行調(diào)整或另行制定

二、管理措施

2.1歸檔文獻整頓措施

2.1.1目的

為適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需要，規(guī)范簡化歸檔文獻整頓工作，提高檔案工作的效率和質(zhì)量，根據(jù)國家

檔案局《歸檔文獻整頓規(guī)則》(DA/T22-2023)、《歸檔文獻整頓工作指南》(ISBN7-5000-6444-6),結(jié)合浙

江環(huán)球集團企業(yè)詳細(xì)狀況，特制定本措施。

2.1.2合用范圍

本措施合用于浙江環(huán)球集團企業(yè)、各子企業(yè)辦公文獻歸檔的整頓。

2.1.3定義

(1)歸檔文獻一是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保留的多種紙質(zhì)

文獻材料。

(2)歸檔文獻整頓一是將歸檔文獻以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有

序化的過程。

(3)件一是指歸檔文獻日勺整頓單位。一般以每份文獻為一件，文獻正本與定稿為一件，正文與附件

為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件，來文與

復(fù)文可為一件。

2.1.4管理職責(zé)

(1)集團檔案室負(fù)責(zé)歸檔文獻整頓工作的指導(dǎo)、檢查。

(2)各子企業(yè)職能部門負(fù)責(zé)歸檔文獻的整頓和歸檔工作。

2.1.5整頓規(guī)定和整頓范圍

（1）遵照文獻日勺形成規(guī)律，保持文獻之間的有機聯(lián)絡(luò)，辨別不一樣價值，便于保管和運用。

（2）反應(yīng)本單位職能活動，具有查考運用價值的文獻材料均應(yīng)整頓歸檔。執(zhí)行《檔案分類、歸檔范

圍與保管期限表》。

2.1.6整頓

（1）質(zhì)量規(guī)定

①歸檔文獻應(yīng)齊全完整。已破損的文獻應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文獻應(yīng)予復(fù)制。

②整頓歸檔文獻所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護規(guī)定。

（2）裝訂、分類、排列、編號、編目

①裝訂

歸檔文獻應(yīng)按件裝訂。

A.裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)

發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。

B.裝訂時，盡量保持文獻的原始面貌。采用左上角裝訂，應(yīng)將左、上側(cè)對齊；采用左側(cè)裝訂，應(yīng)將左、

下側(cè)對齊。用線或無酸紙封套等符合檔案保護規(guī)定的材料。

②分類

A.歸檔文獻按照企業(yè)檔案分類方案進行分類。即：問題一年度一保管期限，其中問題內(nèi)只設(shè)一級類目。

B.形成的文獻數(shù)量少，內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置簡樸的小單位可簡化分類方案。歸檔文獻可以采用年度、機構(gòu)（問

題）、保管期限等特性進行分類，或?qū)⑸鲜鎏匦越Y(jié)合使用。

C.每個立檔單位內(nèi)的歸檔文獻只能采用一種分類方案，同一全宗應(yīng)保持分類方案穩(wěn)定。

③排列

歸檔文獻應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文獻、記錄報表

等成套性文獻可集中排列。

④編號

歸檔文獻應(yīng)依分類方案和排列次序逐件編號，在文獻首頁上加案卷封面（見附表一），并填寫有關(guān)內(nèi)

容。填寫歸檔章時應(yīng)使用符合檔案保護規(guī)定的書寫材料。

A.件數(shù)；案卷內(nèi)文獻數(shù)。

B.年度：文獻形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“自2023年01月至2023年12月”。

C.保管期限：歸檔文獻保管期限的簡稱或代碼。簡稱“永、長、短”，代碼為“Y、C、D”。

D.頁數(shù)：每一件歸檔文獻的頁數(shù)。文獻中有圖文的頁面為一頁。當(dāng)歸檔文獻上有頁碼時，無需重編；

當(dāng)歸檔文獻上無頁碼時，需要編頁碼。一般使用阿拉伯?dāng)?shù)字，每件從“1”開始流水編制，正頁編在文獻

的右下角，反頁編在文獻的左下角。

E.歸檔號：文獻的分類編號。

⑤編目

歸檔文獻應(yīng)根據(jù)浙江環(huán)球集團企業(yè)檔案分類方案和室編件號次序編制歸檔文獻目錄。歸檔文獻應(yīng)逐件

編目；來文與復(fù)文作為一件時，只對復(fù)文進行編目。歸檔文獻目錄（見附表二）設(shè)置次序號、責(zé)任者、文號、

題名、日期、頁號、備注項目。

卷內(nèi)文獻目錄附表二

次

序文號責(zé)任者題名日期頁號備注

號

A.次序號：填寫卷內(nèi)文獻次序號。一種文獻一種號。

B.責(zé)任者：制發(fā)文獻的組織或個人，即文獻的發(fā)文機關(guān)或簽名者。填寫責(zé)任者項時使用全稱或通用簡

稱，不能使用“本部”、“本局”、“我司”等含義不明、難以判斷的簡稱。

C.文號：文獻的發(fā)文字號。填寫文號項時應(yīng)照實抄錄，不能省略。

D.題名：文獻標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號。

E.日期：文獻時形成時間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如2023年9月9日，標(biāo)注為“20230909”。

F.頁號：每一件歸檔文獻的I頁號。

G.備注：注釋文獻需闡明的狀況。

（3）紙張尺寸、編制封面、電子版歸檔

①歸檔文獻目錄取紙幅面尺寸采用國際原則A4型（長X寬為297mmX210mm）。

②歸檔文獻目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面，目錄編制成冊的方式與分類方案一致。歸檔文獻目錄封面設(shè)

置全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等項目。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱

或規(guī)范化簡稱。

③各子企業(yè)檔案部門應(yīng)同步保留歸檔文獻目錄的電子版，并以年度為單位將歸檔文獻目錄刻制光盤保

留。

（4）裝盒

將歸檔文獻按室編件號次序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。不一樣年度、保管

期限、機構(gòu)（問題）的歸檔文獻不應(yīng)放入同一檔案盒內(nèi)，裝不滿一盒時，應(yīng)通過使用不一樣厚度的檔案盒來

處理，使文獻不至彎曲受損。

①檔案盒尺寸、著錄項

A.項基本原則檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mmX220mm（長X寬），盒脊厚度可

以根據(jù)需要設(shè)置為20nlm、30mm、40mm、50nlm等。

B.檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不一樣，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）、起止

件號、盒號等項。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文獻和最終一件文獻的件號，中間用“一”號連接；盒

號即：檔案盒的排列次序號，沒有進館任務(wù)的企業(yè)可不用填寫。

②備考表（見附表三）

A.備考表置于盒內(nèi)文獻之后，項目包括盒內(nèi)文獻狀況闡明、整頓人、檢查人和日期。

B.盒內(nèi)文獻狀況闡明：填寫盒內(nèi)文獻缺損、修改、補充、移出、銷毀等狀況。

C.整頓人：負(fù)責(zé)整頓歸檔文獻的人員姓名。

D.檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文獻整頓質(zhì)量的人員姓名（子企業(yè)為各辦公室主任）。

E.日期：歸檔文獻整頓完畢的日期。

2.2員工人事檔案管理措施

2.2.1總則

（1）為加強企業(yè)職工檔案管理，有效地保護和運用檔案，提高科學(xué)管理水平，根據(jù)《中華人民

共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)定。

（2）企業(yè)職工檔案是企業(yè)人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中

形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作體現(xiàn)以及工作變動等狀況的文獻材料。

2.2.2機構(gòu)和職責(zé)

（1）集團企業(yè)職工檔案由集團企業(yè)人力資源職能機構(gòu)管理。子企業(yè)（版塊）職工檔案由其辦公室管理。

（2）職工離職、退休后，其檔案由原所在企業(yè)（版塊）在手續(xù)辦妥5日內(nèi)移交集團人力資源部保管，

并需裝訂成冊放入專門的檔案盒。人力資源部每月的25號前移交集團檔案室保管。

（3）企業(yè)職工檔案管理部門的職責(zé):

①保管職工檔案；

②搜集、鑒別和整頓職工檔案材料；

③辦理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；

④登記職工工作變動狀況；

⑤為有關(guān)部門提供職工狀況；

⑥做好職工檔案的安全、保密、保護工作；

⑦定期向集團檔案室移交檔案（指離職、退休）。

⑧辦理其他有關(guān)事項。

2.2.3檔案的內(nèi)容

（1）企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類：

①履歷材料；

②自傳材料；

③鑒定、考核、考察材料；

④評估崗位技能和學(xué)歷材料（包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評估技能的考績、審批等材料）;

⑤政審材料；

⑥參與中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料；

⑦獎勵材料；

⑧處分材料；

⑨招用、勞動協(xié)議，調(diào)動、聘任、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料；

⑩其他可供企業(yè)參照的材料。

2.2.4職工檔案材料的編目

每卷職工檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄。

(1)按照類別排列次序及檔案材料目錄格式，逐份逐項地進行填寫。

(2)每類目錄之后，須留出適量的空行(6-10行)，供補充檔案材料時使用。

(3)目錄填寫要對的，字跡要工整美觀。

(4)填寫目錄后，要檢查查對，做到精確無誤。

(5)目錄各欄目的填寫。

①類別日勺填寫。類號用中文，次序號用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。如：第一類履歷材料用中文“一”表達、第

一類材料的第一件用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”表達。

②材料名稱的填寫。根據(jù)材料題目填寫材料名稱。無題目的材料，應(yīng)確定題目；材料的題目過長，可

合適簡化。確定或簡化題目，必須確切反應(yīng)材料的重要內(nèi)容或性質(zhì)特點。凡原材料題目不符合實際內(nèi)容時,

須另行確定題目。

③材料形成時間時填寫。一般采用材料落款標(biāo)明的最終時間。復(fù)制的檔案材料，采用原材料形成時間。

④.材料份數(shù)的填寫。以每份完整的材料(包括正文和附件)為一份，用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。

⑤材料頁數(shù)的填寫。填寫材料的實際頁數(shù)。

2.2.5企業(yè)職工檔案材料的技術(shù)加工

為便于裝訂、保管和運用，延長檔案材料的壽命，對某些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料，應(yīng)

進行技術(shù)加工。其重要措施：

(1)對超過A4規(guī)格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下，可酌情進行剪裁；不

能剪裁的I材料，須進行折疊。折疊時，要根據(jù)材料的I詳細(xì)狀況，采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折

疊等措施。折疊后的檔案材料，要保持整個案卷的平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。

(2)對破損、卷角、折皺和不大于A4規(guī)格的檔案材料，要進行裱糊。裱糊用的襯紙，必須采用白紙;

漿糊和膠水必須能防蟲蝕、不腐蝕紙張；裱糊后日勺檔案材料要晾干，不得在陽光下暴曬或使用高溫燙烤。

(3)對過窄或破損未空出裝訂線的I檔案材料，須加邊，保證裝訂，不壓字、不損害材料內(nèi)容。

(4)拆除檔案材料上的大頭針、回引針、訂書釘?shù)冉饘倨?，以防止氧化銹毀材料。

2.2.6企業(yè)職工檔案材料裝訂

每個職工的檔案材料，必須裝訂成卷，做到案卷整潔、平整、裝訂牢固，詳細(xì)措施：

(1)目錄置于卷首，材料排列次序與目錄相符。

(2)將目錄與材料查對無誤。

(3)理齊檔案材料。材料條件好的應(yīng)做到四邊整潔，條件較差的，以左邊和下邊兩邊為齊。

(4)打孔。在材料左側(cè)1.5厘米處豎直等間距打三個孔，孔距7.3厘米，用專用檔案裝訂線裝訂。

(5)使用國家統(tǒng)一規(guī)定的原則職工檔案卷皮。檔案卷皮須書寫檔案人的姓名。

(6)裝盒。將裝訂好的案卷裝入職工檔案盒中，填寫姓名、檔案號和籍貫。

(7)職工檔案整頓裝訂成卷后，必須進行認(rèn)真細(xì)致的檢查。

2.2.7企業(yè)職工檔案書寫質(zhì)量規(guī)定

企業(yè)職工檔案必須保證書寫質(zhì)量，字跡要工整、清晰，使用碳素墨水或黑色簽字筆，不得使用鉛筆、

圓珠筆、紅色墨水、純藍墨水及復(fù)寫紙等不利于檔案永久保管的書寫材料。

2.2.8整頓工作的注意事項

企業(yè)職工檔案整頓工作人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家

秘密法》和《企業(yè)檔案管理制度》。

(1)不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。

(2)不得私自處理或銷毀檔案材料。整頓中按規(guī)定剔出的檔案材料，須進行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查同意

后分別狀況予以處理。

(3)在整頓檔案過程中，要加強對檔案材料的管理，防止損毀、丟失檔案材料和泄露檔案內(nèi)容，保證檔

案安全。

(4)后續(xù)檔案材料的整頓。后續(xù)職工檔案材料，每三個月整頓一次，將材料內(nèi)容填寫到對應(yīng)的目錄中，

并將經(jīng)手人員姓名和日期填寫在備注欄內(nèi)，將材料裝訂到案卷中。

2.2.9檔案的搜集、保管和銷毀

(1)人力資源職能機構(gòu)對職工進行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲、薪酬等所形成的材料要及時搜集，整頓立

卷，保持檔案的完整。

(2)立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實、文字清晰、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查蓋

章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

(3)企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用A4規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。

(4)按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)同意。

(5)集團人力資源職能機構(gòu)按2.2.3內(nèi)容結(jié)合既有職工人事檔案的詳細(xì)內(nèi)容制作目錄。各子企業(yè)(版塊)

參照。

(6)嚴(yán)禁任何人私自保留他人檔案或運用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者，應(yīng)視情節(jié)輕重，嚴(yán)厲處理。

對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。

(7)職工檔案管理部門應(yīng)建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。

2.2.10檔案時提供運用

因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：

(1)外單位人員查閱檔案應(yīng)憑蓋有單位公章的簡介信。

(2)檔案除特殊狀況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應(yīng)事先提交匯報，闡明理由，經(jīng)游總或潘

總同意，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并按期償還。

(3)任何個人不得查閱或借用本人的檔案。

(4)因工作需要從檔案中取證的，須請示游總或潘總簽字同意后才能復(fù)制辦理。

2.3建設(shè)工程檔案管理措施

2.3.1目的

為加強房地產(chǎn)檔案管理，維護房地產(chǎn)權(quán)利人的合法權(quán)益，更好地為房地產(chǎn)管理工作服務(wù)，根據(jù)《中華

人民共和國檔案法》、《中華人民共和國都市房地產(chǎn)管理法》、《建設(shè)工程文獻歸檔整頓規(guī)范》、《都市建設(shè)檔

案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，制定本措施。

2.3.2定義

建設(shè)工程檔案是指在工程項目的建設(shè)、使用、管理等工作中形成的具有保留價值的文字、圖表、聲像

等不一樣形式的歷史記錄。

2.3.3合用范圍

本措施合用于浙江環(huán)球集團企業(yè)建設(shè)工程檔案的管理。

2.3.4管理原則與管理職能

(1)管理原則

①建設(shè)工程檔案管理工作以權(quán)屬檔案管理為關(guān)鍵，遵照統(tǒng)一組織、分級負(fù)責(zé)、分類歸檔、多套分存、

授權(quán)使用的原則。

(2)管理職能

①浙江環(huán)球集團企業(yè)負(fù)責(zé)制定建設(shè)工程檔案管理措施，指導(dǎo)和監(jiān)督房產(chǎn)企業(yè)的工程項目檔案管理工

作。

2.3.5歸檔范圍按《建設(shè)工程文獻歸檔范圍》、結(jié)合工程實際。

建設(shè)工程文獻歸檔范圍

保留單位和保管期限

序

歸檔文獻建設(shè)施工設(shè)計監(jiān)理城建

號

單位單位單位單位檔案館

工程準(zhǔn)備階段文獻

一立項文獻

1項目提議書永久V

2項目提議書審批意見及前期工作告知書永久V

3可行性研究匯報及附件永久V

4可行性研究匯報審批意見永久V

5有關(guān)立項有關(guān)的會議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言永久V

6專家提議文獻永久V

7調(diào)查資料及項目評估研究材料長期V

二建設(shè)用地、征地、拆遷文獻

1選址申請及選址規(guī)劃意見告知書永久V

2用地申請匯報及縣級以上人民政府城鎮(zhèn)建設(shè)用地同意書永久V

3拆遷安頓意見、協(xié)議、方案等長期V

4建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件永久V

5劃撥建設(shè)用地文獻永久V

6國有土地使用證永久V

三勘察、測繪、設(shè)計文獻

1工程地質(zhì)勘察匯報永久永久V

2水文地質(zhì)勘察匯報、自然條件、地震調(diào)查永久永久V

3建設(shè)用地釘樁告知單（書）永久V

4地形測量和拔地測量成果匯報永久永久V

5申報的規(guī)劃設(shè)計條件和規(guī)劃設(shè)計條件告知書永久長期V

6初步設(shè)計圖紙和闡明長期長期

7技術(shù)設(shè)計圖紙和闡明長期長期

8審定設(shè)計方案告知書及審查意見長期長期V

有關(guān)行政主管部門（人防、環(huán)境保護、消防、交通、園林、市政、

9文物、通訊、保密、河湖、教育、白蟻防治、衛(wèi)生等）同意文獻或永久V

獲得的有關(guān)協(xié)議。

10施工圖及其闡明長期長期

11設(shè)計計算書長期長期

12政府有關(guān)部門對施工圖設(shè)計文獻的審批意見永久長期V

四招投標(biāo)文獻

1勘察設(shè)計招投標(biāo)文獻長期

2勘察設(shè)計承包協(xié)議長期長期V

3施工招投標(biāo)文獻長期

4施工承包協(xié)議長期長期V

5工程監(jiān)理招投標(biāo)文獻長期

6監(jiān)理委托協(xié)議長期長期V

五動工審批文獻

1建設(shè)項目列入年度計劃日勺申報文獻永久V

2建設(shè)項目列入年度的批復(fù)文獻或年度計劃項目表永久V

3規(guī)劃審批申報表及報送的文獻和圖紙永久

4建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附件永久V

5建設(shè)工程動工審查表永久

6建設(shè)工程施工許可證永久V

7投資許可證、審計證明、繳納綠化建設(shè)費等證明長期V

8工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)長期V

六財務(wù)文獻

1工程投資估算材料短期

2工程設(shè)計概算材料短期

3施工圖預(yù)算材料短期

4施工預(yù)算短期

七建設(shè)、施工、監(jiān)理機構(gòu)及負(fù)責(zé)人

1工程項目管理機構(gòu)（項目經(jīng)理部）及負(fù)責(zé)人名單長期V

2工程項目監(jiān)理機構(gòu)（項目監(jiān)理部）及負(fù)責(zé)人名單長期長期V

3工程項目施工管理機構(gòu)（施工項目經(jīng)理部）及負(fù)責(zé)人名單長期長期V

監(jiān)理文獻

1監(jiān)理規(guī)劃

(1)監(jiān)理規(guī)劃長期短期V

(2)監(jiān)理實行細(xì)則長期短期V

(3)監(jiān)理部總控制計劃等長期短期

2監(jiān)理月報中的有關(guān)質(zhì)量問題長期長期V

3監(jiān)理會議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題長期長期V

4進度控制

(1)工程動工/復(fù)工審批表長期長期V

(2)工程動工/復(fù)工暫停令長期長期V

5質(zhì)量控制

(1)不合格項目告知長期長期V

(2)質(zhì)量事故匯報及處理意見長期長期V

6造價控制

(1)預(yù)付款報審與支付短期

(2)月付款報審與支付短期

(3)設(shè)計變更、洽商費用報審與簽認(rèn)長期

(4)工程竣工決算審核意見書長期V

7分包資質(zhì)

(1)分包單位資質(zhì)材料長期

(2)供貨單位資質(zhì)材料長期

(3)試驗等單位資質(zhì)材料長期

8監(jiān)理告知

(1)有關(guān)進度控制的監(jiān)理告知長期長期

(2)有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理告知長期長期

(3)有關(guān)造價控制的監(jiān)理告知長期長期

9協(xié)議與其他事項管理

(1)工程延期匯報及審批永久長期V

(2)費用索賠匯報及審批長期長期

(3)協(xié)議爭議、違約匯報及處理意見永久長期V

(4)協(xié)議變更材料長期長期V

10監(jiān)理工作總結(jié)

(1)專題總結(jié)長期短期

(2)月報總結(jié)長期短期

(3)工程竣工總結(jié)長期長期V

(4)質(zhì)量評價意見匯報長期長期V

施工文獻

一建設(shè)安裝工程

（一）土建（建筑與構(gòu)造）工程

1施工技術(shù)準(zhǔn)備文獻

(1)施工組織設(shè)計長期

(2)技術(shù)交底長期長期

(3)圖紙會審記錄長期長期長期V

(4)施工預(yù)算的編制和審查短期短期

(5)施工日志短期短期

2施工現(xiàn)場準(zhǔn)備

(1)控制網(wǎng)設(shè)置資料長期長期V

(2)工程定位測量資料長期長期V

(3)基槽開挖線測量資料長期長期V

(4)施工安全措施短期短期

(5)施工環(huán)境保護措施短期短期

3地基處理記錄

(1)地基釬探記錄和釬探平面布點圖永久長期V

(2)驗槽記錄和地基處理記錄永久長期V

(3)樁基施工記錄永久長期V

(4)試樁記錄長期長期V

4工程圖紙變更記錄

(1)設(shè)計會議會審記錄永久長期長期V

(2)設(shè)計變更記錄永久長期長期V

(3)工程洽商記錄永久長期長期V

5施工材料預(yù)制構(gòu)件質(zhì)量證明文獻及復(fù)試試驗匯報

砂、石、不專、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料、輕集

(1)長期V

料試驗匯總表

砂、石、傳、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料、輕集

(2)長期V

料出廠證明文獻

砂、石、成、水泥、鋼筋、防水材料、輕集料、焊條、瀝青復(fù)試試

⑶長期

驗匯報

(4)預(yù)制構(gòu)件（鋼、混凝土）出廠合格證、試驗記錄長期V

(5)工程物質(zhì)選樣送審表短期

(6)進場物質(zhì)批次匯總表短期

(7)工程物質(zhì)進場報驗表短期

6施工試驗記錄

(1)土壤（素土、灰土）干密度試驗匯報長期V

(2)土壤（素土、灰土）擊實試驗匯報長期V

(3)砂漿配合比告知單長期

(4)砂漿（試塊）抗壓強度試驗匯報長期V

(5)混凝土配合比告知單長期

(6)混凝土（試