外貿(mào)業(yè)務(wù)員工作流程

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1.整理報價：

針對不同客戶詢盤，供應(yīng)相關(guān)報價資料。其中，對于出口產(chǎn)品的報價主要包括：產(chǎn)品的質(zhì)量等級、產(chǎn)品的規(guī)格型號、產(chǎn)品是否有特別包裝要求、所購產(chǎn)品量的多少、交貨期的要求、產(chǎn)品的運(yùn)輸方式、產(chǎn)品的材質(zhì)等內(nèi)容。全部正式報價單需打印出來，并由經(jīng)理簽字存檔。

2.處理樣品：

制作具體樣品單，向工廠索取樣品，以免工廠錯誤打樣。收到樣品之后，應(yīng)核對樣品尺寸，質(zhì)量和照片，確保寄出的樣品同報價吻合，可以根據(jù)其生產(chǎn)。另，針對有的工廠的樣品費(fèi)用問題同工廠和客戶協(xié)商。并針對寄樣費(fèi)用，同客戶協(xié)商，協(xié)商不了的狀況下，匯報上級，達(dá)成解決之道。寄樣需記錄相關(guān)寄件信息，以便準(zhǔn)時追蹤和后查。

3.訂貨（簽約）：

貿(mào)易雙方就報價達(dá)成意向后，買方企業(yè)正式訂貨并就一些相關(guān)事項(xiàng)與賣方企業(yè)進(jìn)行協(xié)商，雙方協(xié)商認(rèn)可后，需要簽訂《購貨合同》。在簽訂《購貨合同》過程中，主要對商品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、包裝、產(chǎn)地、裝運(yùn)期、付款條件、結(jié)算方式、索賠、仲裁等內(nèi)容進(jìn)行商談，并將商談后達(dá)成的協(xié)議寫入《購貨合同》。合同需由業(yè)務(wù)和經(jīng)理審批，填入“出口合同審核表（訂單跟蹤表）”，盡可能將各種估計費(fèi)用都列明。通常狀況下，簽訂購貨合同一式兩份由雙方蓋本公司公章生效，雙方各保存一份。

4.收取訂金或信用證：

4.1：假如是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到，收到L/C后應(yīng)業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其它可能的問題，如有問題應(yīng)馬上請客人改證。

4.2：假如是T/T付款的客戶，要確認(rèn)定金已經(jīng)到賬。

5.下國內(nèi)生產(chǎn)定單：

在收到信用證或預(yù)付款的前提下，開頭進(jìn)行備貨。依據(jù)訂單制定生產(chǎn)方案單，經(jīng)過審批后，下達(dá)到生產(chǎn)部進(jìn)行生產(chǎn)。如需要，應(yīng)同時下條碼貼紙的生產(chǎn)單給工廠，此類印刷品應(yīng)要求工廠供應(yīng)倍品，并確保掃讀OK，以免影響出貨。

6.追蹤和驗(yàn)貨：

在備貨過程中，生產(chǎn)部同步進(jìn)行生產(chǎn)進(jìn)度匯報，對生產(chǎn)完的產(chǎn)品進(jìn)行入庫登記，以便業(yè)務(wù)人員把握整個訂單的生產(chǎn)進(jìn)度。一般在交貨期前一周，通知公司驗(yàn)貨員驗(yàn)貨。如客戶指定人員檢驗(yàn)。一般要在交貨期兩周前與驗(yàn)貨人聯(lián)系，預(yù)約驗(yàn)貨時間，確保在交貨期前支配好時間。確定后將驗(yàn)貨時間通知工廠。

注：每次新產(chǎn)品出貨，需有大貨樣品留底。

7.租船訂艙：

7.1．在備貨的同時，假如本票業(yè)務(wù)不為客戶指定貨代，則向貨運(yùn)代理公司詢

價，確定本次出運(yùn)的貨代公司。

7.2、在貨物全部生產(chǎn)、包裝完畢后，生產(chǎn)部制作裝箱單，業(yè)務(wù)人員依據(jù)報來的裝箱單，結(jié)合合同及信用證貨物明細(xì)描述，開列出倉通知單。通常在開船

一周前可拿到定倉紙。

7.3、單證儲運(yùn)部門依據(jù)出倉通知單、工廠制的裝箱單、信用證統(tǒng)一繕制全套的出運(yùn)單據(jù)。出運(yùn)單據(jù)包括出口貨物明細(xì)單、出口貨物報關(guān)單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單。

7.4、單證儲運(yùn)部門先將出口貨物明細(xì)單傳真給貨代公司進(jìn)行配船訂艙，確認(rèn)配船和費(fèi)用后，預(yù)備全套報關(guān)單據(jù)（出口貨物明細(xì)單、報關(guān)托付書、出口貨物報關(guān)單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、出口收匯核銷單等）寄到貨代公司用于報關(guān)、出運(yùn)；

7.5、在貨代公司確認(rèn)配船和費(fèi)用后，收到貨代公司送貨通知單（要求在指定日期前將貨物運(yùn)至指定倉庫）。

8.報檢：

國家法定商檢產(chǎn)品需拿到商檢證書。一般應(yīng)在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。貨物經(jīng)檢驗(yàn)合格，附報檢托付書、外銷合同、信用證復(fù)印件、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、紙箱證等單據(jù)取得商檢局出具換證憑單，寄到貨代公司用于報關(guān)。

9.申領(lǐng)核銷單：

單證人員憑出口貨物明細(xì)單在本公司申領(lǐng)核銷單。

10.出口報關(guān)：

在拖柜同時將報關(guān)所需資料交給合作報關(guān)行，托付出口報關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報關(guān)留出兩天時間（船截關(guān)前）。

10.1單證部門拿到核銷單后，將貨代公司報關(guān)所需的報關(guān)托付書、出口貨物報關(guān)單、出口收匯核銷單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、外銷合同用快件寄出。聯(lián)系并確認(rèn)貨代公司收到上述單據(jù)。

10.2公司負(fù)責(zé)商檢的人員將商檢換證憑單寄給貨代公司，貨代公司憑收到的商檢換證憑單，到出入境檢驗(yàn)檢疫局換取出境貨物通關(guān)單。

10.3公司依據(jù)貨代公司的送貨通知按時將貨物送到貨代公司指定的倉庫。報關(guān)通過后，貨代公司支配集裝箱拖貨至船公司指定的碼頭。

11.收款：

11.1.預(yù)備文件：督促船公司盡快出提單樣板及運(yùn)費(fèi)帳單。認(rèn)真核對樣本無誤后，向船公司書面確認(rèn)提單內(nèi)容。假如提單需客人確認(rèn)的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認(rèn)后再要求船公司出正本。并同時預(yù)備其他相關(guān)文件（商業(yè)發(fā)票/一般原產(chǎn)地證/裝箱單等）。

11.2.交單：

采納L/C收匯的，應(yīng)在規(guī)定的交單時間內(nèi)，備齊全部單證，并嚴(yán)格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。

采納T/T收匯的，在取得提單后立刻傳真提單給客人付款，確認(rèn)受到余款后再將提單正本及其它文件寄給客人。

12.核銷退稅：

一般在報關(guān)之日起90天內(nèi)核銷，核銷后公司方可到稅務(wù)局申報退稅。

13．業(yè)務(wù)登記/存檔：

每單出口業(yè)務(wù)在完成后要準(zhǔn)時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統(tǒng)計等。

14.售后問題的處理：

因出口產(chǎn)品供貨方緣由產(chǎn)生的出口產(chǎn)品錯發(fā)/漏發(fā)/質(zhì)量不合格導(dǎo)致客戶提出質(zhì)量、數(shù)量索賠的，業(yè)務(wù)人員應(yīng)準(zhǔn)時處理。

注：以上業(yè)務(wù)處理事宜：1/2/3/4/5/6/12/13/14，并應(yīng)同單證報關(guān)人員緊密協(xié)作工作，處理好相關(guān)交接工作，以免產(chǎn)生問題。

二．現(xiàn)有客戶維護(hù)和新客戶開發(fā)：

1.現(xiàn)有客戶關(guān)系維護(hù)

1）處理好定單和索賠問題，保證交貨期和產(chǎn)品質(zhì)量，協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系

2）適時對重點(diǎn)客戶制定相應(yīng)的促銷和優(yōu)待政策，并供應(yīng)肯定程度的廣宣支持，塑造良好的企業(yè)和品牌形象。

3）在國外的重要節(jié)假日里，需發(fā)送電子賀卡以示問候。

4）準(zhǔn)時向客戶供應(yīng)我司最新產(chǎn)品信息和產(chǎn)品名目。

2.新客戶開發(fā)

通過展會、網(wǎng)絡(luò)、走訪市場及其他途徑努力開拓市場，查找新的客源。

三．其他相關(guān)職責(zé)：

1.外事接待

2.建立客戶檔案，產(chǎn)品檔案，質(zhì)量信息反饋表和制定出口貨物統(tǒng)計臺帳。并對每筆定單的技術(shù)狀態(tài)表、形式發(fā)票、銷售合同及附件進(jìn)行備份，以備查用。

3.留意市場動態(tài)并收集相關(guān)產(chǎn)品和市場信息，統(tǒng)計、整理、歸檔。

4.提交月/季度報表和年度總結(jié)。

5.留意不斷提高業(yè)務(wù)員自身學(xué)問和素養(yǎng)。

辦理客戶業(yè)務(wù)前的預(yù)備工作

營業(yè)助理復(fù)查上次該客戶當(dāng)面所交代或來電來函所應(yīng)辦工作是否已完成,如未完成應(yīng)速辦妥。

(一)營業(yè)助理對客戶所寄來擬在仿制的原樣品,如需預(yù)備報價、樣品、印盒、紙?zhí)住?biāo)紙、標(biāo)頭、陳設(shè)箱、說明書等資料,應(yīng)即預(yù)備齊全,如有問題不能解決,應(yīng)即向主管經(jīng)理請示如何處理。

(二)營業(yè)助理須將客戶所欲購的項(xiàng)目,應(yīng)預(yù)備最新報價,以滿意客戶再訂購的需要。

(三)營業(yè)助理應(yīng)客戶所需,代訂飯店房間、并于前一天應(yīng)再與飯店聯(lián)絡(luò),不行有誤。

(四)營業(yè)助理須通知裝押助理,最遲于于客戶來前一日辦妥OOL。

(五)如需選購部有關(guān)科長協(xié)作預(yù)備工,營業(yè)助理應(yīng)協(xié)調(diào)妥當(dāng)對大客戶來應(yīng)預(yù)到公司日期。

□客戶接待工作

(一)如需到機(jī)場迎接,營業(yè)部助理應(yīng)向總務(wù)科支配接機(jī)事宜,并應(yīng)于飛機(jī)抵達(dá)前2小時與航空公司機(jī)場辦事處聯(lián)絡(luò)班機(jī)確定到達(dá)時間。必需提前5分鐘抵達(dá)機(jī)場或飯店將客人接來公司。

(二)如客戶需赴工廠察看,營業(yè)助理應(yīng)事先與工廠聯(lián)絡(luò),支配行程。

(三)如客戶需要巡游名勝古跡,營業(yè)助理應(yīng)事先支配觀光行程?！蹩蛻魜碓L接待

(一)赴機(jī)場或飯店接客戶前,營業(yè)助理應(yīng)將有關(guān)資料、檔案、樣品等置于業(yè)務(wù)洽談室。

(二)如客戶需要飲料、食品等,營業(yè)助理應(yīng)通知樣品室預(yù)備。

(三)如需選購部有關(guān)科長備詢時,營業(yè)助理應(yīng)事先通知待命?！蹩蛻艚忧I(yè)務(wù)

(一)營業(yè)部經(jīng)理及助理陪客戶選擇樣品。

(二)經(jīng)客戶選擇的有愛好產(chǎn)品,營業(yè)助理應(yīng)即記錄具體資料及產(chǎn)品編號、規(guī)格、包裝明細(xì)、材數(shù),最近工廠價格。如有必要,得與有關(guān)科長協(xié)調(diào)報價。如客戶是以CF或CIF條件選購者,應(yīng)即計算所擬報單位數(shù)量的運(yùn)費(fèi),如該產(chǎn)品客戶以前曾購買者,則應(yīng)記錄前次廠價與賣價。

(三)與客戶洽談中,對報價及客戶所特有要求的規(guī)格、形態(tài)、大孝尺寸、厚度、結(jié)構(gòu)材料、顏色、包裝、品質(zhì)、訂購數(shù)量等，營業(yè)助理均應(yīng)具體列入記錄,必要時畫上該產(chǎn)品草圖。

(四)如客戶當(dāng)日未能打算選購者,須待次日連續(xù)洽談時,營業(yè)助理應(yīng)將所選擇出來的樣品,留條叮囑樣品室暫保留于業(yè)務(wù)治談室架子內(nèi)。以免下次洽談時重復(fù)挑眩(保留期限不得超過一星期)。

(五)如客戶不予洽談或已洽商完畢的樣品,營業(yè)助理應(yīng)叮囑樣品室歸還原處。

(六)客戶如有任何詢問應(yīng)即查核答復(fù),如不能即時答復(fù),亦應(yīng)向客戶說明緣由并告以何時答復(fù)。

(七)與客戶洽談中,對客戶所交代的工作應(yīng)于下次洽談前完成。□整理報價單

(一)應(yīng)客戶需要,將洽談中感愛好的產(chǎn)品,營業(yè)助理與選購部有關(guān)科長協(xié)調(diào)整理報價單,經(jīng)主管理經(jīng)理核閱后打出交給客戶。

(二)客戶訂購產(chǎn)品,營業(yè)助理應(yīng)于客戶離公司的當(dāng)日或限內(nèi)將報價單單項(xiàng)總價及全部總價底稿整理妥當(dāng),呈主管經(jīng)理閱后,掃報價單所規(guī)定份數(shù)增加二份。如是CF或CIF時,報價單上的材數(shù)不予打出。

(三)營業(yè)助理,應(yīng)即核對報價單是否與底稿相符,如有錯誤即自行修改的確無誤,然后抽出一份報價單請示經(jīng)理后,開國內(nèi)訂單,連同國內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)一并交裝押助理。

(四)全部寄國外信件,報價單若其他一切文件須由營業(yè)助理核對,并在寄出份上經(jīng)理簽名處旁簽名和簽注日期,送交主管經(jīng)理發(fā)出,但報關(guān)文件由營業(yè)助理于結(jié)并前自行核對單價數(shù)量，必需在當(dāng)日內(nèi)完成。

□開國內(nèi)訂單

營業(yè)助理應(yīng)時常查核自存的報價單,并盡速請主管經(jīng)理睬同有關(guān)選購科長發(fā)出國內(nèi)訂單,并在存檔報價單及資料卡或PRICELIST上注明承制工廠、廠價、國內(nèi)訂單號碼及日期。

(一)訂單上嘜頭可采納下列方式:

1.刻章。

2.打字。

3.由營業(yè)助理書寫清晰。

(二)如國內(nèi)訂單上數(shù)量、價格、包裝、規(guī)格、嘜頭有變更時,即發(fā)出訂單更改通知,并與原國內(nèi)訂單留底聯(lián)裝訂一起。

(三)如是將國內(nèi)訂單改開另一工廠,則應(yīng)于國內(nèi)訂單留底聯(lián)、驗(yàn)貨聯(lián)、裝運(yùn)聯(lián)上注明,本訂單是原訂單號重開,原訂單作廢并于存檔報價單聯(lián)及資料卡或PRICELIST上更改國內(nèi)訂單號碼、日期、承制廠名稱價格,但在工廠聯(lián)及簽回聯(lián)上肯定不行注明該訂單是重開,并即將裝運(yùn)聯(lián)直接交裝運(yùn)押助理。

(四)原國內(nèi)訂