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第頁(yè)共頁(yè)人事檔案管理制度模版第一章總頸第一條為了加強(qiáng)企業(yè)的人事檔案管理工作,確保人事檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確和安全,依據(jù)《勞動(dòng)合同法》、《勞動(dòng)法》和其他相關(guān)法律法規(guī),制定本制度。第二章文件歸檔第二條企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)立人事檔案室,由專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理。第三條企業(yè)的人事檔案包括員工入職資料、合同資料、培訓(xùn)記錄、晉升調(diào)動(dòng)記錄、考核評(píng)價(jià)記錄等。第四條新員工入職后,應(yīng)當(dāng)提交相關(guān)的入職資料,包括身份證復(fù)印件、學(xué)歷證明、健康證明等。企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時(shí)歸檔,確保檔案的完整性。第五條合同資料應(yīng)當(dāng)按照員工姓名拼音首字母的順序歸檔,并附有相應(yīng)的編號(hào)。第六條培訓(xùn)記錄、晉升調(diào)動(dòng)記錄、考核評(píng)價(jià)記錄等應(yīng)當(dāng)按照實(shí)際發(fā)生的時(shí)間順序歸檔,并附有相應(yīng)的編號(hào)。第七條企業(yè)應(yīng)當(dāng)確保檔案的安全保密,不得隨意透露員工的個(gè)人信息。第八條企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期檢查人事檔案,確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。第三章檔案借閱第九條檔案室負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)制定檔案借閱申請(qǐng)流程,包括填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。第十條檔案室負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)確保檔案的安全性,對(duì)借閱檔案的人員進(jìn)行嚴(yán)格登記和管理。第十一條檔案應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還,未經(jīng)許可不得私自保留檔案。第十二條對(duì)于重要的檔案,借閱人員應(yīng)當(dāng)簽訂相關(guān)的保密協(xié)議,并負(fù)有保密責(zé)任。第四章檔案保存第十三條檔案室應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的保存期限保存檔案,并及時(shí)銷(xiāo)毀過(guò)期的檔案。第十四條檔案室應(yīng)當(dāng)定期對(duì)檔案進(jìn)行整理和清理,確保檔案信息的完整性和可讀性。第十五條檔案室應(yīng)當(dāng)采取措施防止火災(zāi)、水災(zāi)等事故對(duì)檔案造成損壞。第五章檔案?jìng)浞莸谑鶙l檔案室應(yīng)當(dāng)定期對(duì)檔案進(jìn)行備份,確保檔案信息的安全性。第十七條備份的檔案應(yīng)當(dāng)保存在不同的地點(diǎn),以防止意外災(zāi)害造成的損失。第六章檔案檢索第十八條對(duì)于需要檢索的檔案,借閱人員應(yīng)當(dāng)向檔案室提出申請(qǐng),并提供相應(yīng)的證明文件。第十九條檔案室應(yīng)當(dāng)及時(shí)提供借閱人員需要的檔案,并對(duì)借閱人員進(jìn)行登記和管理。第七章違紀(jì)處罰第二十條對(duì)于檔案管理工作中的違規(guī)行為,應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的處罰,包括警告、記過(guò)、降職、開(kāi)除等。第八章附則第二十一條本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)所有,如有修訂、補(bǔ)充或解釋?zhuān)瑧?yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)的審批。以上是人事檔案管理制度的主要內(nèi)容,企業(yè)可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整和補(bǔ)充。希望對(duì)您有所幫助!人事檔案管理制度模版(二)人事檔案管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司的人事檔案管理工作,保障員工的權(quán)益,提高人力資源管理的效率,特制定本制度。第二條本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理工作。第三條人事檔案是指公司對(duì)員工的個(gè)人資料、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、評(píng)價(jià)報(bào)告等相關(guān)材料的記錄和管理。第四條公司將嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī),對(duì)員工的個(gè)人信息進(jìn)行保密,保障員工的隱私權(quán)和信息安全。第五條公司將建立人事檔案管理系統(tǒng),提供便捷、準(zhǔn)確、高效的人事檔案管理服務(wù)。第六條公司將定期開(kāi)展檔案巡查工作,以保障檔案的完整性和及時(shí)性。第七條公司將定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、歸檔和備份,確保檔案的安全性和可靠性。第八條公司將組織相關(guān)人員進(jìn)行人事檔案管理培訓(xùn),提升管理人員的專(zhuān)業(yè)能力和素質(zhì)。第二章人事檔案的建立與維護(hù)第九條公司的人事檔案由人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)建立、維護(hù)和管理。第十條所有員工入職后,應(yīng)向人力資源部提供相關(guān)的個(gè)人資料,并簽署檔案管理協(xié)議。第十一條所有員工的個(gè)人資料必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整,并及時(shí)更新。第十二條公司將根據(jù)員工的個(gè)人情況建立對(duì)應(yīng)的檔案分類(lèi),如員工分類(lèi)、崗位分類(lèi)等。第十三條公司將采用數(shù)字化管理方式,電子存檔和實(shí)物存檔相結(jié)合,建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。第十四條員工的人事檔案內(nèi)容包括但不限于以下內(nèi)容:1.個(gè)人身份證件(身份證、護(hù)照等);2.入職申請(qǐng)表及相關(guān)材料;3.勞動(dòng)合同及續(xù)簽協(xié)議;4.工作經(jīng)歷證明材料;5.培訓(xùn)記錄和證書(shū);6.績(jī)效評(píng)價(jià)和考核報(bào)告;7.獎(jiǎng)懲記錄;8.任職文件和晉升記錄;9.離職手續(xù)和離職材料。第十五條公司將嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī),對(duì)員工的個(gè)人信息進(jìn)行保密,不得泄露或?yàn)E用。第三章人事檔案的使用與查詢(xún)第十六條員工可以在規(guī)定的時(shí)間和程序內(nèi),向人力資源部查詢(xún)自己的人事檔案。第十七條公司在處理與員工相關(guān)的各種事務(wù)時(shí),可以合法使用員工的人事檔案資料。第十八條公司將對(duì)使用人事檔案的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理,確保信息的安全性和機(jī)密性。第十九條公司將建立合理的人事檔案查詢(xún)流程,提供便捷高效的查詢(xún)服務(wù)。第二十條員工查詢(xún)檔案時(shí),應(yīng)填寫(xiě)查詢(xún)申請(qǐng)表并提供相關(guān)身份證明材料。第四章人事檔案的保管與歸檔第二十一條公司的人事檔案應(yīng)按照一定的規(guī)范要求進(jìn)行保管和歸檔。第二十二條公司將建立專(zhuān)門(mén)的人事檔案室,負(fù)責(zé)人事檔案的存放和管理工作。第二十三條公司將建立人事檔案的保管制度,明確檔案管理人員的職責(zé)和權(quán)限。第二十四條人事檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、安全的環(huán)境,嚴(yán)禁吸煙、有火源等。第二十五條每位員工的個(gè)人檔案都將有唯一編碼,并建立相應(yīng)的檔案目錄和索引。第二十六條公司將根據(jù)檔案的重要性和緊急程度,確定檔案的保管期限和歸檔周期。第二十七條檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行整理和排序,確保檔案的完整性和可檢索性。第五章人事檔案的保密與安全第二十八條公司將建立完善的人事檔案信息安全制度,保障檔案的安全性和機(jī)密性。第二十九條檔案室的進(jìn)入權(quán)限將進(jìn)行嚴(yán)格管理,未經(jīng)授權(quán)人員不得隨意進(jìn)入。第三十條檔案室應(yīng)布置監(jiān)控設(shè)備,確保檔案室的安全。第三十一條人事檔案室應(yīng)備份檔案數(shù)據(jù),以防數(shù)據(jù)丟失或損壞,并定期進(jìn)行測(cè)試。第三十二條人事檔案室應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查和防火檢查,確保檔案的安全。第六章人事檔案的調(diào)閱與銷(xiāo)毀第三十三條檔案的調(diào)閱應(yīng)滿(mǎn)足合法、合理的要求,同時(shí)要保護(hù)員工的隱私權(quán)和信息安全。第三十四條對(duì)于提出調(diào)閱請(qǐng)求的人員,應(yīng)填寫(xiě)調(diào)閱申請(qǐng)表并提供相關(guān)身份證明材料。第三十五條檔案室應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提供調(diào)閱服務(wù),并記錄好調(diào)閱的相關(guān)信息。第三十六條檔案室將根據(jù)檔案的保管期限和歸檔周期,制定合理的檔案銷(xiāo)毀計(jì)劃。第三十七條檔案銷(xiāo)毀前,應(yīng)進(jìn)行合法、合規(guī)的審批程序,并記錄相關(guān)銷(xiāo)毀信息。第三十八條檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采取安全可靠的方式,確保檔案的徹底銷(xiāo)毀。第三十九條檔案銷(xiāo)毀后,應(yīng)填寫(xiě)銷(xiāo)毀記錄并妥善保管,以備后續(xù)審計(jì)或檢查。第七章附則第四十條本制度從
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