辦公室6S管理實(shí)施方法與技巧

辦公室6S管理

實(shí)施方法與技巧3A企業(yè)管理顧問(wèn)有限公司2011年03月08日精選ppt規(guī)范高效辦公室6S細(xì)致專(zhuān)業(yè)追求目標(biāo):精選ppt辦公室6S的十六大要求一、OA機(jī)定位二、公私區(qū)分三、資料歸位四、柜架管理五、電腦文件六、表格管理七、桌面狀態(tài)八、桌底狀態(tài)九、抽屜狀態(tài)十、物品定位十一、線(xiàn)束整理十二、開(kāi)關(guān)標(biāo)識(shí)十三、空調(diào)狀態(tài)十四、張貼管理十五、看板管理十六、會(huì)議管理精選ppt1、清理不要物；2、公用的辦公設(shè)備（傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等）應(yīng)統(tǒng)一定位在各部門(mén)都方便使用的位置；3、明確管理責(zé)任人；一、OA(辦公自動(dòng)化)設(shè)備管理精選ppt精選ppt精選ppt二、“公私區(qū)分”1、清理不要物

2、私人用品和辦公用品分開(kāi)放置；

3、私人用品不宜過(guò)多，原則上不超過(guò)一個(gè)抽屜；

4、私人用品應(yīng)置于抽屜的下層；

5、標(biāo)識(shí)明確：辦公用品、常用資料、私人物品精選ppt1、清理過(guò)期的資料；2、每?jī)?cè)資料都需要有明確的標(biāo)識(shí)；①資料名稱(chēng)②定位標(biāo)識(shí)③管理者標(biāo)識(shí)3、每次使用過(guò)的資料都必須按指定的位置歸回原處；4、保持資料干凈整齊。三、資料\物品歸位精選ppt精選ppt精選ppt改善前改善后精選ppt1、清理不要物；

2、各文件、物品必須分層、分類(lèi)管理

標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)、記錄類(lèi)、通知類(lèi)、日常管理類(lèi)、規(guī)定規(guī)

范、參考資料、事務(wù)管理類(lèi)、品質(zhì)管理類(lèi)、生產(chǎn)

計(jì)劃類(lèi)、報(bào)告類(lèi)、人事管理、檔案類(lèi)、工藝文

件、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、空白表格……

3、各文件柜、架內(nèi)物品按輕重決定置于哪層。一般

輕的物品、文件放上層，重的放下層，

4、各文件柜、架內(nèi)物品按使用的頻率決定置于哪

層。一般使用頻率高的置于中間拿取方便的位

置。使用頻率低的置于偏高或偏低的層次；

5、標(biāo)識(shí)明確；

6、定期清掃，保持干凈無(wú)塵。四、柜架管理精選ppt文件柜分類(lèi)標(biāo)識(shí)精選ppt五.電腦文件6S1、建立電腦文件目錄文檔2、個(gè)人文件與公司文件區(qū)分放置，并標(biāo)識(shí)清楚3、公司文件要進(jìn)行文件分類(lèi)并標(biāo)識(shí)清楚（思路見(jiàn)后）4、公司文件加密與不加密的文件要用標(biāo)識(shí)區(qū)分清楚精選pptC盤(pán)我的文檔私人文件*****文件品質(zhì)文件培訓(xùn)文件JIT文件*****文件效率文件電腦文件分類(lèi)（例）：精選pptXXX公司JIT文件分類(lèi)實(shí)例精選ppt六、空白表單管理1、部門(mén)內(nèi)有多種表格時(shí)，需分類(lèi)管理；2、為了方便查找，建議用不同顏色標(biāo)識(shí)進(jìn)行區(qū)分3、為了防止急用時(shí)“空倉(cāng)”現(xiàn)象，建議有復(fù)印提示4、定期清理不用、過(guò)期的表格。精選ppt精選ppt

案例練習(xí)抽屜里放著《生產(chǎn)日?qǐng)?bào)》空白表格一疊，每天各班定時(shí)來(lái)這里取空表做生產(chǎn)日?qǐng)?bào)。有一天，張三取走了最后一張表格，心理暗自慶幸自己運(yùn)氣好……第二天，張三象往常一樣，來(lái)取空白表格，拉開(kāi)抽屜，發(fā)現(xiàn)表格沒(méi)有了，開(kāi)始四處尋找……思考：你會(huì)怎么樣解決這種問(wèn)題？精選ppt精選ppt1、清理不要物；2、可定置于桌面的物品為：電腦、文件欄、電話(huà)、筆筒、臺(tái)歷、茶杯，并要求定位；3、工作時(shí)可有需處理的文件資料等置于桌面，但人長(zhǎng)時(shí)間（0.5H以上）離開(kāi)時(shí)，文件、資料必須歸位；4、桌面文件狀態(tài)可按“待處理”、“已處理”、“處理中”5、保持桌面清潔七、桌面狀態(tài)精選ppt精選ppt精選ppt精選ppt精選ppt精選ppt1、清理不要物（包括私人鞋物）；2、文件資料/產(chǎn)品等不可直接置于桌底；3、離開(kāi)座位時(shí)，椅子要推近桌子；4、保持地面干凈。八、桌底狀態(tài)精選ppt精選ppt1、不要物的清理

2、辦公用品、文件資料、私人用品必須按類(lèi)別分

抽屜放置；

3、一個(gè)抽屜內(nèi)有幾種物品時(shí)，想辦法將物品固定，

避免來(lái)回開(kāi)關(guān)抽屜時(shí)物品亂動(dòng)

；

4、標(biāo)識(shí)清楚；

5、定期清理，保持干凈無(wú)塵。九、抽屜狀態(tài)精選ppt精選ppt精選ppt十、物品定位(隱形定位法)說(shuō)明：需定位的地面物品：碎紙機(jī)、衣架、書(shū)架、茶幾

\地面復(fù)印機(jī)\柜式空調(diào)\梯子等易移動(dòng)物品；定位線(xiàn)寬2CM左右，兩邊長(zhǎng)12CM,隔實(shí)物1CM貼附,

以免磨損，當(dāng)物品靠墻時(shí)，只需定外側(cè)；目的：提醒歸位1cm12cm傳真機(jī)精選ppt花盆定位精選ppt精選ppt1、電源線(xiàn)不可直接拖在地上。2、繞成大概15~20CM長(zhǎng)，用扎帶或套紐固定兩端；3、或?qū)⒕€(xiàn)束嵌入套管，露出部分用扎帶固定；（不可給其他操作、動(dòng)作造成障礙）4、插頭標(biāo)識(shí)清楚5、電源排插應(yīng)固定。十一、線(xiàn)束整理精選ppt精選ppt精選ppt精選ppt精選ppt精選ppt十二、開(kāi)關(guān)標(biāo)識(shí)1、保持干凈2、功能完好3、控制區(qū)域/功能明確精選ppt精選ppt精選ppt精選ppt十三、空調(diào)狀態(tài)1、明確管理責(zé)任人2、運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)目視管理3、確保功能完好精選ppt精選ppt精選ppt精選ppt1、清理過(guò)期的張貼物；2、所有張貼物都需定位,墻上張貼物要明確區(qū)域；3、公司通知、公告需統(tǒng)一貼附在看板中的規(guī)定位置上，不可隨處有張貼現(xiàn)象；4、工作臺(tái)需要的張貼物（備忘錄等）不可隨意貼，要求規(guī)定位置,規(guī)定數(shù)量貼附(不能超過(guò)2張A4紙位置),

玻璃窗上不宜張貼通知/資料；5、明示標(biāo)識(shí)崗位、職責(zé)6、保持張貼物的清潔。十四、張貼管理精選ppt精選ppt十五、看板管理內(nèi)容：通告/公告欄學(xué)習(xí)園地(初期可以展示6S基礎(chǔ)知識(shí))人員去向管理輪值管理6S責(zé)任區(qū)域布局圖6S日常點(diǎn)檢表精選ppt精選ppt十六、會(huì)議室1、“不要物”清理2、會(huì)議室標(biāo)識(shí)3、使用狀態(tài)標(biāo)識(shí)4、預(yù)約管理5、會(huì)議要求精選ppt精選ppt精選ppt

會(huì)議室懸掛物如：公司方針、環(huán)境方針、產(chǎn)品介紹、地圖……*要求:大小、高度盡量一致

會(huì)議室溫馨提示

*會(huì)議后椅子必須歸位、禁止吸煙等*請(qǐng)帶走會(huì)議后多余物

會(huì)議高效六條要求精選ppt出席會(huì)議六要求：

準(zhǔn)時(shí)出席，不任意離席。

發(fā)言遵守會(huì)議程序及規(guī)定，言簡(jiǎn)意賅。

討論時(shí)應(yīng)尊重對(duì)方的意見(jiàn)，對(duì)事不對(duì)人，勿傷和氣。

會(huì)議進(jìn)