談?wù)勅绾芜M(jìn)行時(shí)間管理

談?wù)勅绾芜M(jìn)行時(shí)間管理時(shí)間管理的重要性體現(xiàn)在三個(gè)關(guān)鍵問題上：確定優(yōu)先事項(xiàng)、處理他人關(guān)系、有效規(guī)劃時(shí)間。詢問“你是否很忙？”所得到的答案往往是相似的，通常是一種無(wú)奈的承認(rèn)。在當(dāng)今社會(huì)，無(wú)論是管理者、知識(shí)工作者還是專業(yè)人士，每個(gè)人都感受到了時(shí)間的緊迫性。忙碌有三種形態(tài)：一種是沒有掌控時(shí)間的忙碌，這些人總覺得被無(wú)情的時(shí)間表所壓迫；第二種是忙碌但懂得取舍；第三種則是表面上的忙碌，因?yàn)槲覀兺衙β岛统晒Α⒖臻e和失敗聯(lián)系在一起。“你忙嗎？”這句話通常被當(dāng)作寒暄，但很少有人認(rèn)識(shí)到其背后的時(shí)間管理問題。很多時(shí)候，時(shí)間管理被認(rèn)為是基礎(chǔ)技能，或者被歸入激勵(lì)心靈的范疇，被視為一種不太受歡迎的小把戲。然而，現(xiàn)在我們必須重新認(rèn)識(shí)時(shí)間管理的重要性?？梢哉f，時(shí)間管理的重要性至少與戰(zhàn)略規(guī)劃、創(chuàng)新能力、領(lǐng)導(dǎo)力等看似更為重要的管理議題相當(dāng)，甚至更為重要。不論是戰(zhàn)略制定、創(chuàng)新推進(jìn)還是日常運(yùn)營(yíng)，都需要人去執(zhí)行，也就是說，需要投入時(shí)間和精力。對(duì)于管理者和專業(yè)人士來說，最大的限制就是時(shí)間，而他們可支配的時(shí)間是有限的。通常情況下，他們無(wú)法簡(jiǎn)單通過雇傭更多人來獲得更多時(shí)間。如果管理層過多，可能會(huì)相互干擾，因此不得不花費(fèi)大量時(shí)間來解決沖突和摩擦，而且管理層過多也會(huì)阻礙信息的流通。對(duì)于專業(yè)人士來說，人員增加會(huì)帶來更多的溝通成本，一旦人數(shù)超過某個(gè)小團(tuán)隊(duì)的限制，可能會(huì)帶來更多弊端。工廠可以通過雇傭更多工人來增加產(chǎn)量，數(shù)量可以達(dá)到幾千甚至幾萬(wàn)，但對(duì)于軟件開發(fā)團(tuán)隊(duì)或咨詢項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)來說，十個(gè)人幾乎已經(jīng)是團(tuán)隊(duì)規(guī)模的上限（這里指的是共同完成具體任務(wù)的團(tuán)隊(duì)）。過去，組織往往沒有將時(shí)間管理納入視野，因此也沒有在思維中給予其重視。時(shí)間管理被視為個(gè)人問題，個(gè)人需要自行管理時(shí)間，培養(yǎng)時(shí)間管理技能。然而，現(xiàn)在的趨勢(shì)是“除了任務(wù)目標(biāo)之外，讓知識(shí)工作者自己決定工作的一切”，這更加使得組織放棄了在時(shí)間管理上的職責(zé)。組織最多在任務(wù)分配時(shí)會(huì)考慮每個(gè)人的時(shí)間利用情況，這不僅與戰(zhàn)略無(wú)關(guān)，甚至被認(rèn)為是最基本的問題。對(duì)于技術(shù)知識(shí)和管理技能，組織從未持有這種看法。在這些方面，它們采用內(nèi)部培訓(xùn)、輔導(dǎo)制度以及派員工參加外部課程等方式來幫助員工提升能力。瓶頸管理理論認(rèn)為，改善績(jī)效的最佳方法不是改進(jìn)每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)步驟，而是改進(jìn)“瓶頸”（即最大的約束因素），因?yàn)檎麄€(gè)系統(tǒng)的績(jī)效取決于瓶頸。而時(shí)間正是管理者和專業(yè)人士最大的約束因素。更重要的是，過度忙碌的管理者和專業(yè)人士可能會(huì)陷入精疲力竭的狀態(tài)，可能會(huì)因?yàn)檫^于忙碌而失去思考的時(shí)間，從而導(dǎo)致工作和生活的不平衡，這些問題最終可能導(dǎo)致嚴(yán)重后果，包括失去工作能力。如何進(jìn)行時(shí)間管理給予應(yīng)有的重要地位，時(shí)間管理就已經(jīng)解決了一半。接下來，我們不是討論具體工具和細(xì)節(jié)，而是關(guān)注時(shí)間管理的一個(gè)重要前提準(zhǔn)備與三個(gè)關(guān)鍵問題。實(shí)際上，由于時(shí)間管理是一個(gè)每天都要進(jìn)行的活動(dòng)，復(fù)雜的工具只會(huì)讓人們?cè)诙虝旱氖褂弥蠓艞?。瓶頸管理的提出者高德拉特對(duì)所有復(fù)雜的解決方案都心存懷疑：“復(fù)雜的解決方法是行不通的?！敝挥兄边_(dá)問題核心，也就是聚焦于關(guān)鍵問題，才能進(jìn)行有效的時(shí)間管理。時(shí)間管理的一個(gè)重要準(zhǔn)備任務(wù)是“了解你的時(shí)間是怎么花掉的”。為什么要這樣做不需解釋，但它可能會(huì)被認(rèn)為是一個(gè)非常簡(jiǎn)單的任務(wù)，認(rèn)為簡(jiǎn)單回想一下就可以了。需要強(qiáng)調(diào)它的原因正在于此，對(duì)于這個(gè)問題，我們的“想象”和“現(xiàn)實(shí)”常常有很大的差異，甚至完全不同。管理大師彼得。德魯克曾經(jīng)描述他所做的研究：他請(qǐng)管理者將自己怎樣使用時(shí)間的'情況寫下來，又請(qǐng)人記錄這些管理者是如何使用時(shí)間的。一個(gè)公司董事長(zhǎng)很確定地告訴研究者，根據(jù)他的感覺，他的時(shí)間分三個(gè)部分，分別用在公司高級(jí)管理人員、重要客戶、地區(qū)社會(huì)活動(dòng)上。歷時(shí)6周的實(shí)際記錄結(jié)果是，他把大部分時(shí)間用在調(diào)度工作上了，隨時(shí)了解他所認(rèn)識(shí)的客戶的訂貨情況，還為他們的訂貨打電話給工廠。他開始無(wú)法相信這些記錄，但在很多次看到類似記錄之后，他相信，“關(guān)于時(shí)間的使用問題，記錄要比記憶可靠得多。”記錄你的時(shí)間是怎么花掉的，是時(shí)間管理的開始，但它絕不是一次性的任務(wù)，在整個(gè)時(shí)間管理過程中，我們可能需要不斷地重新記錄，以便了解最新的時(shí)間使用情況，譬如一個(gè)月專門挑一天來記錄當(dāng)天的時(shí)間使用情況。按照某些時(shí)間管理工具的要求，有的人能夠堅(jiān)持每天以15分鐘為間隔記錄時(shí)間使用情況，這有它的益處，但是，這樣做或許花了太多時(shí)間在“磨刀”上了，過于頻繁記錄的時(shí)間表也會(huì)讓人感到巨大的壓力，帶來負(fù)面影響。什么事是必須做的？這是時(shí)間管理的第一個(gè)關(guān)鍵問題。時(shí)間管理的錯(cuò)誤做法基本上都可以歸結(jié)為，把時(shí)間花在那些不是必須做的事情之上。對(duì)組織來說，最重要的是要讓員工知道什么是重要的、必須做的任務(wù)，也就是說，什么是用來衡量他們績(jī)效的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)個(gè)人來說，這個(gè)問題可解釋為“我能夠?yàn)榻M織做出什么貢獻(xiàn)？”找出最重要的一件事，然后去做。有個(gè)比較接近的通俗化說法是，“重要的事先做”（FirstThingFirst）。在今年7月份的《哈佛商業(yè)評(píng)論》上，德魯克在最新的一篇文章以他96年的豐富經(jīng)歷非?？隙ǖ卣f：“我還沒有碰到過哪位經(jīng)理人可以同時(shí)處理兩個(gè)以上的任務(wù)，并且仍然保持高效?！笔冀K做重要的事還在于，它可以讓我們避免掉進(jìn)“嗜急成癮”的陷阱。我們的事情可以分為緊急的與不緊急的、重要的與不重要的，以“輕－重”、“緩－急”兩個(gè)維度區(qū)分，我們把事情分為四個(gè)類別，可以把我們面臨的事情分成四個(gè)象限：重要且緊急；重要不緊急；不重要緊急；不重要不緊急。許多時(shí)候，迫于壓力，我們常常把緊急的事情放在第一位，雖然我們知道那些“重要但不緊急”的事有著深遠(yuǎn)影響，那些重要且緊急的事常常正是因?yàn)槲覀冊(cè)谒鼈儾痪o急時(shí)沒有做。剛開始，我們?nèi)匀恢乐匾暿虑榈闹匾潭龋茸瞿切熬o急且重要的”，但慢慢地，習(xí)慣了這種緊急狀態(tài)之后，我們常不由自主地喜歡上“到處救火”的感覺，轉(zhuǎn)而去做那些“緊急但不重要的事”了。如何看待他人？時(shí)間管理的第二個(gè)關(guān)鍵問題是關(guān)于“人”的。許多時(shí)間管理方法教管理者學(xué)會(huì)授權(quán)，讓別人去分擔(dān)你的事情。實(shí)際上，在時(shí)間管理中，許多人傾向于把別人當(dāng)成自己提高效率多做事的資源??或者障礙、干擾者。它帶來的問題就是，我們傾向于控制他人，讓他們按照我們的要求做事，或者讓他們不要妨礙我們做事，可惜，他人是控制不了的，這種方式無(wú)法真正起作用。我們應(yīng)該更關(guān)注與別人一起工作帶來的其他東西，譬如新知識(shí)、關(guān)系等等。在時(shí)間管理中，我們必須隨時(shí)自問，我們是如何看待他人的？如何統(tǒng)籌規(guī)劃出大塊的時(shí)間？對(duì)于管理者和專業(yè)人士來說，他們常常需要整塊整塊的時(shí)間去完成重要的任務(wù)，譬如思考重要決策或?qū)懸环輬?bào)告。這些任務(wù)通常正是剛才提到的那些“為組織做出的貢獻(xiàn)”。在進(jìn)行這些任務(wù)的過程中間不能被打斷，因?yàn)槊看伪淮驍啵夹枰荛L(zhǎng)的時(shí)間才能重新進(jìn)入深度思考與完全工作狀態(tài)。如何在繁忙的時(shí)間表中統(tǒng)籌規(guī)劃出整塊的時(shí)間以便完成這些任務(wù)是時(shí)間管理的第三個(gè)關(guān)鍵問題。據(jù)說，比爾。蓋茨每年會(huì)有幾周時(shí)間處于完全的封閉狀態(tài)，完全脫離日常事務(wù)的煩擾，思考一些對(duì)公司、技術(shù)非常重要的問題。只要意識(shí)到有這個(gè)需要，我們一定有辦法安排好各種事務(wù)，分配出大塊的時(shí)間以便完成這些最重要的任務(wù)。最后的方法也就是，在某一天把辦公室門關(guān)上，拔掉電話，把其他事情都推到一邊，這可能帶來一些小小的