公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度模版（四篇）

第頁共頁公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度模版公司人事檔案管理辦法第一章總則第一條為了規(guī)范公司人事檔案管理，保護員工隱私，提高整體管理效率，根據(jù)《中華人民共和國勞動法》等相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，制定本辦法。第二條公司人事檔案是公司對員工從入職到離職的全過程信息記錄和管理的文書資料，包括員工基本信息、入職登記、培訓(xùn)記錄、薪酬福利、職稱職務(wù)、考核評定、獎懲記錄、離職手續(xù)等內(nèi)容。第三條公司人事部門負責(zé)公司人事檔案的管理工作，并按照本辦法的規(guī)定進行操作。第二章檔案管理流程第四條公司人事檔案管理包括檔案建立、檔案存儲、檔案查詢、檔案維護、檔案銷毀等環(huán)節(jié)。第五條員工檔案建立1.員工入職時，人事部門需將其基本信息錄入公司人事檔案系統(tǒng)，并建立員工電子檔案。2.員工應(yīng)提交相關(guān)入職登記資料，包括個人身份證明、畢業(yè)證書、健康證明等相關(guān)材料，供人事部門進行核實。3.人事部門應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定保護員工隱私，對員工個人信息進行保密處理。第六條檔案存儲1.公司人事檔案分為電子檔案和紙質(zhì)檔案。電子檔案存儲在公司統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)中，紙質(zhì)檔案則存放在安全、干燥、防火的檔案室內(nèi)。2.公司人事部門應(yīng)制定存儲標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進行分類、編號、裝訂、封存，并定期檢查檔案的完整性和安全性。第七條檔案查詢1.公司員工及相關(guān)部門在需要時可以向人事部門提出檔案查詢申請，人事部門應(yīng)及時處理，并提供相關(guān)資料。2.涉及員工隱私的個人檔案資料，必須經(jīng)過員工本人或授權(quán)代理人同意后方可提供。第八條檔案維護1.公司人事部門應(yīng)當(dāng)嚴格遵守相關(guān)法律法規(guī)，對員工檔案進行保密，并制定相應(yīng)的安全措施，防止檔案信息外泄。2.公司應(yīng)定期對員工檔案進行整理、歸檔，并進行備份。對于有特殊要求的檔案，應(yīng)進行特殊處理，確保檔案的安全性和完整性。第九條檔案銷毀1.公司人事檔案根據(jù)國家法律法規(guī)的規(guī)定，應(yīng)保留一定的時間。對于已失效的檔案，應(yīng)及時處理。2.檔案銷毀必須經(jīng)過合規(guī)的程序，由專人負責(zé)，且需有相關(guān)記錄。第三章檔案管理責(zé)任第十條公司人事部門負責(zé)全面的人事檔案管理，包括檔案的建立、存儲、查詢、維護和銷毀等工作。第十一條公司領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作負有重要的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，應(yīng)確保人事檔案管理工作的順利進行。第十二條公司各部門應(yīng)積極配合人事部門進行人事檔案的管理工作，嚴禁私自移動、損毀檔案。第十三條人事部門應(yīng)定期進行內(nèi)部人事檔案的審查和整理，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。第十四條公司對人事檔案管理工作進行定期的檢查和評估，以提高檔案管理水平。第四章處罰與附則第十五條違反本辦法的人事檔案管理規(guī)定的，依據(jù)公司內(nèi)部規(guī)章制度進行相應(yīng)的處罰；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。第十六條本辦法自發(fā)布之日起生效，并適用于公司全體員工。第十七條本辦法的解釋權(quán)歸公司所有，如有需要修改或補充，由公司人事部門負責(zé)解釋。公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度模版（二）第一章總則第一條為規(guī)范公司人事檔案管理，保障檔案的完整性、真實性和保密性，提高人事管理效能，特制定本辦法。第二條公司人事檔案是對公司人力資源的重要信息載體，是反映員工個人從業(yè)情況和發(fā)展歷程的重要依據(jù)，是落實組織各項人事決策的基礎(chǔ)。第三條公司人事檔案管理遵循統(tǒng)一組織、分類鑒定、規(guī)范操作、合理利用、保密存檔的原則。第四條本辦法適用于公司各類人事檔案的管理。第二章檔案管理機構(gòu)第五條公司設(shè)立人事檔案管理機構(gòu)，負責(zé)公司人事檔案的管理工作，具體職責(zé)如下：（一）負責(zé)制定和完善人事檔案管理制度及操作規(guī)程；（二）負責(zé)公司人事檔案的歸檔、入庫、整理、檢索和借閱等工作；（三）負責(zé)編制人事檔案的格式、內(nèi)容及個人檔案編碼等規(guī)范；（四）負責(zé)保證公司人事檔案的安全和保密；（五）負責(zé)定期檢查和審計公司人事檔案的管理情況；（六）負責(zé)組織檔案資料的電子化和信息化建設(shè)；（七）負責(zé)員工離職及檔案的移交工作；（八）負責(zé)提供員工在職期間檔案資料的查詢和咨詢服務(wù)。第六條公司人事檔案管理機構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的管理人員，具備相關(guān)專業(yè)知識和技能，負責(zé)檔案管理工作的執(zhí)行和監(jiān)督。第三章檔案創(chuàng)建和歸檔第七條公司人事檔案按照員工進入公司后的流程和相關(guān)規(guī)定進行創(chuàng)建，包括但不限于招聘、入職、培訓(xùn)等環(huán)節(jié)。第八條公司人事檔案應(yīng)嚴格按照規(guī)定的內(nèi)容和格式進行歸檔，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。第九條公司人事檔案采用電子和實物兩種形式保存，電子檔案應(yīng)同實物檔案相對應(yīng)。實物檔案應(yīng)按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進行分類、整理和存儲。第十條歸檔的人事檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：（一）員工基本信息，包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯(lián)系方式等；（二）員工入職及離職相關(guān)材料，包括錄用意見、聘用合同、培訓(xùn)記錄、離職證明等；（三）員工工資、獎金、績效考核、職稱評定等相關(guān)資料；（四）員工獎懲、表彰、榮譽證書等；（五）員工健康體檢、社保繳納記錄、福利待遇等；（六）員工考勤記錄、請假、加班、調(diào)休等工作記錄。第四章檔案保密和使用第十一條公司人事檔案應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求，嚴格保密，不得泄露員工個人隱私。第十二條公司人事檔案的查閱、查詢和借閱均需要經(jīng)過正式申請，并由檔案管理機構(gòu)嚴格審批和授權(quán)。第十三條對于有關(guān)公司核心商業(yè)機密、人事決策等內(nèi)容的人事檔案，應(yīng)加強權(quán)限控制，嚴格限制查閱范圍和使用人員。第十四條公司人事檔案的使用應(yīng)符合正當(dāng)合理的用途，禁止濫用檔案信息和以檔案為借口進行各種形式的違規(guī)操作。第五章檔案變動和遷移第十五條公司人事檔案在以下情況下應(yīng)進行變動：（一）員工離職的，應(yīng)及時辦理檔案移交手續(xù)；（二）員工職務(wù)發(fā)生變動的，應(yīng)及時更新檔案信息；（三）員工個人信息發(fā)生變化的，應(yīng)及時調(diào)整檔案內(nèi)容；（四）員工涉及到人事決策的重大事項發(fā)生時，應(yīng)及時進行檔案調(diào)整。第十六條公司人事檔案的遷移應(yīng)按照規(guī)定程序和時限進行，遷移后應(yīng)進行相應(yīng)的檔案整理、歸檔和備份工作，確保檔案的安全和完整。第六章檔案保管和銷毀第十七條公司人事檔案應(yīng)按照規(guī)定的期限進行保管，期滿后按照相關(guān)規(guī)定選擇復(fù)制、續(xù)存、銷毀等處理方式。第十八條公司人事檔案的銷毀應(yīng)經(jīng)過嚴格的審批程序，確保檔案真實有效和信息安全。第十九條公司人事檔案的銷毀應(yīng)按照規(guī)定的銷毀時限進行，銷毀后應(yīng)進行相應(yīng)的記錄和備份工作。第七章法律責(zé)任第二十條未按照本辦法規(guī)定進行人事檔案管理的，將根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分和法律責(zé)任。第八章附則第二十一條本辦法的解釋權(quán)歸公司人事檔案管理機構(gòu)所有。如有需要，可根據(jù)實際情況進行適當(dāng)調(diào)整和補充。第二十二條本辦法自頒布之日起生效。公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度模版（三）第一章緒論第一條目的和依據(jù)為了規(guī)范公司人事檔案的管理，確保人事檔案的完整、準(zhǔn)確和安全，保護員工的合法權(quán)益，提高檔案查詢和使用效率，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，制定本辦法。第二條適用范圍本管理辦法適用于公司內(nèi)所有員工的人事檔案管理工作。第三條人事檔案的定義人事檔案是指記錄員工個人基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷、職稱、獎懲情況等有關(guān)資料的檔案。第二章檔案管理責(zé)任第四條人事部門的責(zé)任人事部門是公司人事檔案管理的主責(zé)部門，負責(zé)人事檔案的收集、整理、保存、歸檔、檢索和使用等工作。人事部門應(yīng)建立健全人事檔案管理制度，定期對人事檔案進行檢查和審核，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。第五條部門經(jīng)理的責(zé)任各部門負責(zé)人應(yīng)在員工入職時，負責(zé)檢查員工提交的相關(guān)檔案資料的真實性和完整性，并及時報送給人事部門。同時，各部門負責(zé)人應(yīng)定期與人事部門核對員工檔案的信息以確保檔案的準(zhǔn)確性。第六條員工的責(zé)任員工是人事檔案的主體，應(yīng)積極配合人事部門的工作，按時提交相關(guān)檔案資料，如個人基本信息變更、家庭住址變更等，并確保信息的真實性和準(zhǔn)確性。同時，員工需要認真了解公司的檔案管理制度，并妥善保管自己的個人檔案資料。第三章檔案管理流程第七條檔案的收集和整理1.入職時，員工需遞交個人身份證明文件、學(xué)歷證明、工作經(jīng)歷證明等相關(guān)材料；2.人事部門審核材料的真實性和完整性，并將其整理歸檔；3.人事部門將員工檔案信息錄入電子系統(tǒng)中。第八條檔案的保存和歸檔1.人事部門應(yīng)建立檔案庫，并對檔案進行分類、編號和歸檔；2.檔案應(yīng)按照員工姓名的字母順序歸檔，并設(shè)立訪問權(quán)限控制，確保檔案的安全。第九條檔案的檢查和審核1.人事部門應(yīng)定期對員工檔案進行檢查和審核，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性；2.發(fā)現(xiàn)檔案有誤或缺失的情況，應(yīng)及時與員工核實并進行補正。第十條檔案的使用1.檔案的使用需經(jīng)過人事部門審核并獲得相關(guān)權(quán)限；2.檔案的使用應(yīng)遵循保密原則，不得泄露員工的個人隱私信息；3.檔案的使用應(yīng)及時、準(zhǔn)確地回復(fù)相關(guān)部門的查詢。第四章檔案的安全保護第十一條檔案的存儲1.檔案應(yīng)存儲在封閉、干燥、防火和防腐蝕的環(huán)境中；2.檔案的存儲區(qū)域應(yīng)設(shè)有專門的監(jiān)控設(shè)備，確保檔案的安全。第十二條檔案的備份1.檔案應(yīng)定期進行備份，并儲存在安全地點；2.檔案備份的頻率應(yīng)根據(jù)實際情況制定。第十三條檔案的借閱1.員工需要查閱自己的檔案資料時，需向人事部門提出申請；2.檔案的借閱需經(jīng)過人事部門的審批，并留存借閱記錄。第十四條檔案的銷毀1.檔案的保管期限一般為五年，逾期的檔案應(yīng)及時銷毀；2.檔案的銷毀需經(jīng)過人事部門的審批，并按照相關(guān)法律法規(guī)進行銷毀。第五章附則第十五條本辦法的解釋權(quán)本辦法的解釋權(quán)歸公司人事部門所有。第十六條本辦法的修訂本辦法的修訂需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意，并報有關(guān)部門備案。第十七條本辦法的執(zhí)行時間本辦法自頒布之日起實施。公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度模版（四）通常包括以下幾個方面：1.檔案建立與歸檔：規(guī)定了員工入職時需要提供的必要資料，并規(guī)定了建立檔案的時間和流程，包括員工個人信息、教育背景、職業(yè)資格證書、勞動合同、履歷、獎懲記錄等。同時還規(guī)定了歸檔的方式和時間，以及檔案的保密措施。2.檔案查閱與使用：規(guī)定了員工可以向人事部門申請查閱自己的檔案的程序和方式，并強調(diào)了檔案的保密性。同時也規(guī)定了企業(yè)其他部門可以查閱檔案的條件和程序，以確保查閱的目的合法合規(guī)。3.檔案變更與銷毀：規(guī)定了員工信息發(fā)生變更時應(yīng)及時更新檔案，并規(guī)定了更新的程序。此外，還規(guī)定了檔案銷毀的