文件、檔案、記錄管理制度及文檔管理系統(tǒng)方案

PAGE1-文件、檔案、記錄管理制度1.目的確保我局與管理體系運(yùn)行有關(guān)的各崗位員工活動(dòng)所依據(jù)的文件均為有效版本，防止使用作廢的文件,對(duì)文件要求的相關(guān)記錄進(jìn)行控制，保證管理體系運(yùn)行的有效性和可追溯性。2.適用范圍適用于我局所有與管理體系運(yùn)行有關(guān)的文件和資料的控制。3.主要職責(zé)3.1質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)組織管理體系文件的編制、修訂、發(fā)放和回收等工作，負(fù)責(zé)法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的備案管理。3.2各部門(mén)、單位及項(xiàng)目部負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)文件的編制、修訂、發(fā)放、回收、保管工作，對(duì)形成的記錄進(jìn)行控制。3.3辦公室負(fù)責(zé)公文的管理和科技檔案的保管。4.工作內(nèi)容及要求4.1文件的分類(lèi)文件分為管理文件、法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工程文件和公文。4.1.1管理文件管理文件包括：a)管理手冊(cè)b)管理目標(biāo)c)管理制度d)支持性文件e)管理過(guò)程中所形成的記錄4.1.2法律法規(guī)：適用的法律及地方法規(guī)及相關(guān)行政規(guī)章。4.1.3技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：適用于施工生產(chǎn)及各項(xiàng)管理的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范。4.1.4工程文件：項(xiàng)目在投標(biāo)及施工過(guò)程中產(chǎn)生的文件、記錄和相關(guān)部門(mén)發(fā)來(lái)的有關(guān)工程的文件。4.1.5公文：?jiǎn)挝辉趯?duì)內(nèi)實(shí)施管理和對(duì)外交往過(guò)程中，形成的具有管理效力或請(qǐng)示商洽工作性的規(guī)范體式文書(shū)。見(jiàn)《河北省水利工程局公文處理實(shí)施辦法》。4.2文件的編制、評(píng)審、批準(zhǔn)4.2.1《管理手冊(cè)》由質(zhì)量管理部編寫(xiě)，管理者代表審核，局長(zhǎng)批準(zhǔn)；管理制度由各主管職能部門(mén)編寫(xiě)，質(zhì)量管理部組織審核，管理者代表批準(zhǔn)，質(zhì)量管理部進(jìn)行發(fā)放。4.2.2法律法規(guī)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：局質(zhì)量管理部和總工辦分別負(fù)責(zé)建立全局的《法律法規(guī)清單》和《技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有效版本目錄清單》，各部門(mén)、單位、項(xiàng)目部需要從中識(shí)別出符合自身工作需求的法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并綜合其他途徑獲取的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)來(lái)建立本部門(mén)、單位、項(xiàng)目部的《法律法規(guī)清單》和《技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有效版本目錄清單》。4.2.3工程文件：項(xiàng)目部要做好文件的編制、審批、發(fā)放、落實(shí)。需要?dú)w檔的在工程結(jié)束后按照工程檔案管理要求隨竣工資料入檔管理。未入檔的有價(jià)值的文件、記錄資料應(yīng)由項(xiàng)目所轄單位自行保管至其沒(méi)有使用價(jià)值為止。4.2.4文件標(biāo)識(shí)應(yīng)保持唯一性，可以是編號(hào)或其他方式，如利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理記錄，應(yīng)按系統(tǒng)軟件的要求或相應(yīng)規(guī)定錄入。4.2.5當(dāng)我局的組織結(jié)構(gòu)、操作流程等發(fā)生改變或適用的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)對(duì)原文件重新進(jìn)行評(píng)審、修改、批準(zhǔn)，并保留評(píng)審記錄。4.3文件的收發(fā)過(guò)程中要做好收發(fā)文記錄。發(fā)文時(shí)不能只發(fā)放到中層領(lǐng)導(dǎo)為止，要做到下沉一級(jí)，使有需要人員均能獲得相應(yīng)文件。4.4文件的修訂4.4.1《管理手冊(cè)》由質(zhì)量管理部進(jìn)行修訂，經(jīng)管理者代表審核，局長(zhǎng)批準(zhǔn)；管理制度的修訂由原編制部門(mén)負(fù)責(zé)，管理者代表批準(zhǔn)。文件修訂時(shí)應(yīng)由提出修訂要求的人員填寫(xiě)《文件更改審批表》，說(shuō)明更改理由，按原審批程序進(jìn)行文件更改的審批。4.4.2法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)如有最新版本，各部門(mén)應(yīng)及時(shí)更新。4.5文件、記錄的使用和保管4.5.1文件記錄要進(jìn)行標(biāo)識(shí)，并保證記錄的內(nèi)容準(zhǔn)確可靠、字跡清晰、有可追溯性,按發(fā)生的順序與類(lèi)別進(jìn)行保存，以便于檢索查閱。查閱記錄時(shí)，需經(jīng)保管人員同意，保管要確保不損壞、丟失。4.5.2文件的借閱要經(jīng)文件管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，借用期間不得擅自復(fù)印，借閱人填寫(xiě)《文件借閱登記表》。4.5.3文件、資料的領(lǐng)用人要妥善保管好領(lǐng)用的文件和資料，未經(jīng)歸口管理部門(mén)同意不得將文件、資料復(fù)印或轉(zhuǎn)借他人。4.5.4當(dāng)文件遺失時(shí)，領(lǐng)用人要辦理申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)文件手續(xù)，經(jīng)歸口管理部門(mén)確認(rèn)無(wú)法尋找后，方可重新補(bǔ)發(fā)。4.5.5如有文件失效或作廢，由原文件發(fā)放部門(mén)以文件形式在其發(fā)放范圍內(nèi)通告，并將失效/作廢文件撤出工作場(chǎng)所或自行銷(xiāo)毀。對(duì)有參考價(jià)值的失效文件可加蓋“失效暫存”印章，隔離存放。4.5.6當(dāng)記錄需要更改時(shí)，可以劃改，但必須在更改處作出標(biāo)記，由更改人簽名。4.5.7各類(lèi)文件、記錄應(yīng)分類(lèi)存放在干燥、通風(fēng)、安全的地方。4.5.8對(duì)于超過(guò)保存期限的記錄，如因特殊需要以后查閱、考證之用時(shí)，應(yīng)標(biāo)明“失效暫存”，隔離存放。需要銷(xiāo)毀的記錄，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后以適當(dāng)?shù)姆绞戒N(xiāo)毀，并填寫(xiě)《記錄銷(xiāo)毀登記表》。4.5.9對(duì)法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)合訂本，如屬于部分作廢，應(yīng)在標(biāo)準(zhǔn)目錄相應(yīng)位置及章節(jié)首頁(yè)上加蓋“作廢”印章，或做出相應(yīng)的標(biāo)識(shí)。4.5.10工程施工過(guò)程記錄的歸檔，按有關(guān)文件規(guī)定執(zhí)行。4.5.11記錄分類(lèi)和保管期限序號(hào)記錄分類(lèi)分管部門(mén)保存期限1管理體系文件明確的記錄各主管部門(mén)3年2與管理體系有關(guān)的工作記錄各主管部門(mén)3年3工程歸檔資料工程、質(zhì)檢部門(mén)按規(guī)定執(zhí)行注：在工程施工中與管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄，工期大于3年的，保存期應(yīng)在保修期滿(mǎn)之后。5.記錄《文件更改審批表》《記錄銷(xiāo)毀登記表》《文件借閱登記表》《發(fā)文記錄》《收文記錄》《文件作廢記錄》《技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有效版本目錄清單》文檔管理系統(tǒng)解決方案TOC\h\z\t"標(biāo)題1,1,標(biāo)題2,2,標(biāo)題3,3,正文文本,1"1 概述 -4-1.1 系統(tǒng)目標(biāo) -4-1.2 系統(tǒng)框架 -4-2 設(shè)計(jì)方案 -5-2.1 系統(tǒng)管理 -5-2.1.1 組織機(jī)構(gòu) -5-2.1.2 人員管理 -5-2.1.3 編碼配置 -6-2.1.4 權(quán)限管理 -6-2.1.5 文檔后臺(tái)管理 -6-2.2 文檔管理主頁(yè) -6-2.2.1 文檔發(fā)布 -6-2.2.2 文檔排名 -6-2.2.3 文檔推薦 -6-2.2.4 文檔分類(lèi) -6-2.3 文檔管理功能 -6-2.3.1 文檔上傳 -7-2.3.2 文檔下載 -7-2.3.3 文檔閱讀 -7-2.3.4 文檔播放 -7-2.3.5 文檔查找 -8-2.3.6 文檔統(tǒng)計(jì) -8-2.4 系統(tǒng)接口 -8-2.4.1 提供的接口 -8-2.4.2 需要的接口 -8-

概述隨著企業(yè)信息化建設(shè)的推進(jìn)，企業(yè)已經(jīng)在兩個(gè)方面進(jìn)行了較多的信息化應(yīng)用，一方面是具體業(yè)務(wù)的數(shù)字化，一方面是以公文流轉(zhuǎn)為主的日常辦公信息化。隨著這些工作的開(kāi)展，企業(yè)電子信息數(shù)據(jù)主要以結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫(kù)和非結(jié)構(gòu)化的文檔數(shù)據(jù)庫(kù)為主，除開(kāi)這些數(shù)據(jù)外，像音頻、視頻、資料等電子文檔則沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范管理。為此，在企業(yè)構(gòu)建“統(tǒng)一”、“集中”的文檔管理系統(tǒng)顯得極為必要。系統(tǒng)目標(biāo)文檔管理系統(tǒng)總的目標(biāo)是建設(shè)集中、共享的企業(yè)文檔服務(wù)。其中要達(dá)到如下幾個(gè)要點(diǎn)。集中統(tǒng)一的管理：目前各部門(mén)都有相應(yīng)的文檔，各自存儲(chǔ)，存儲(chǔ)方式也不盡相同，容易丟失、查找困難。文檔管理系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)中心，集中進(jìn)行文檔管理。整個(gè)企業(yè)都采用這個(gè)文檔管理服務(wù)。信息共享與權(quán)限：文檔可以通過(guò)設(shè)置進(jìn)行共享，加快文檔的傳遞；對(duì)于機(jī)密文件和個(gè)人私密文件，可以通過(guò)權(quán)限控制杜絕他人訪問(wèn)或者允許個(gè)別訪問(wèn)。及時(shí)更新文檔發(fā)布：對(duì)于個(gè)人需要關(guān)注的、或者他人推薦的文檔第一時(shí)間反應(yīng)出來(lái)。合理完善的接口：通過(guò)接口使得其他系統(tǒng)能夠訪問(wèn)文檔系統(tǒng)，使得文檔系統(tǒng)成為企業(yè)唯一的文檔存儲(chǔ)、管理系統(tǒng)。一點(diǎn)登錄：通過(guò)登錄接口，允許從其他系統(tǒng)登錄后，自動(dòng)登錄文檔系統(tǒng)。系統(tǒng)框架設(shè)計(jì)方案系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理主要完成系統(tǒng)運(yùn)行相關(guān)后臺(tái)配置及登錄人員信息及前線的管理。組織機(jī)構(gòu)對(duì)企業(yè)涉及到電子文檔管理的相關(guān)部門(mén)進(jìn)行登記。以樹(shù)狀結(jié)構(gòu)方式體現(xiàn)組織的上下級(jí)管理。是人員和權(quán)限管理的基礎(chǔ)。人員管理在組織機(jī)構(gòu)下建立人員信息資料。并設(shè)置登錄缺省賬號(hào)和密碼。人員信息中做好與相關(guān)其他應(yīng)用系統(tǒng)一點(diǎn)登錄的對(duì)照關(guān)系。其他系統(tǒng)連接進(jìn)入文檔管理后能夠自動(dòng)完成登錄。編碼配置對(duì)系統(tǒng)中使用到的相關(guān)編碼、如部門(mén)類(lèi)別、文檔類(lèi)別等等需要選擇的編碼進(jìn)行配置。權(quán)限管理對(duì)系統(tǒng)中的人員進(jìn)行權(quán)限分配，主要分配的是文檔的管理權(quán)限。文檔的訪問(wèn)權(quán)限不在系統(tǒng)功能中配置，而是上傳者進(jìn)行配置。文檔后臺(tái)管理該功能由管理員或相應(yīng)權(quán)限的人，可以對(duì)系統(tǒng)中文件進(jìn)行刪除、訪問(wèn)權(quán)限配置、評(píng)論刪除等等。文檔管理主頁(yè)文檔發(fā)布文檔發(fā)布功能不是做文檔發(fā)布，而是新發(fā)布的文檔的信息。能夠及時(shí)反映文檔上傳的動(dòng)態(tài)。也讓相映的需要關(guān)心的人及時(shí)了解到信息。文檔排名文檔排名按照訪問(wèn)頻率進(jìn)行排名，并在主頁(yè)上顯示前10名。文檔推薦主頁(yè)上顯示有閱讀者推薦的文檔的前10名。文檔分類(lèi)文檔分類(lèi)則是列舉出重要的文檔分類(lèi)，如按照法律法規(guī)、工作規(guī)范、報(bào)表、音視頻等類(lèi)別。點(diǎn)擊后能夠按照時(shí)間順序顯示文檔，并進(jìn)行訪問(wèn)。文檔管理功能文檔管理實(shí)現(xiàn)文檔本身的各種操作，包括上傳、下載、于都、播放、查找、評(píng)論、推薦等等。文檔上傳文檔上傳首先需要登錄系統(tǒng)，沒(méi)有登錄系統(tǒng)不能進(jìn)行文件的操作。但是可以閱讀文件。上傳文件時(shí)需要進(jìn)行登記的內(nèi)容有：文件名、文件摘要、文件類(lèi)別，并確定文件的權(quán)限級(jí)別，權(quán)限包括：部門(mén)共享、部門(mén)及上級(jí)共享、部門(mén)及下級(jí)共享、全部共享、私有、指定共享，其中制定共享可以選擇本單位的人，只有指定的人才能訪問(wèn)。權(quán)限還包括設(shè)置是否允許下載，缺省設(shè)置為可以下載。對(duì)于自己上傳的文件，可以進(jìn)行覆蓋和刪除。文檔下載文檔下載是針對(duì)非音視頻文件，音視頻文件不能下載，紡織流量過(guò)大。文檔下載也由權(quán)限控制，對(duì)于完全共享的文件，無(wú)需登錄即可訪問(wèn)，部門(mén)共享的必須是發(fā)文者同部門(mén)的人才能訪問(wèn)；對(duì)于部門(mén)級(jí)上級(jí)共享的是本部門(mén)及上級(jí)管理部門(mén)可以訪問(wèn)；部門(mén)及下級(jí)共享是本部門(mén)及下級(jí)部門(mén)可以訪問(wèn)。文檔閱讀文檔閱讀的權(quán)限與文檔下載類(lèi)似。不同的是，即便是完全共享的文件，如果不登錄系統(tǒng)也不能下載。文檔閱讀針對(duì)的是PDF、Word、Excel等常見(jiàn)格式文件，不能識(shí)別的文件只能下載閱讀。這類(lèi)可以識(shí)別的文件，自動(dòng)采用內(nèi)嵌瀏覽的方式。文檔評(píng)論：在閱讀中，讀者可以加入自己的評(píng)論，評(píng)論會(huì)根據(jù)文件的權(quán)限自動(dòng)反饋到主頁(yè)中。文檔推薦：在閱讀時(shí)，讀者可以對(duì)文檔進(jìn)行推薦，推薦的文檔也會(huì)進(jìn)入主頁(yè)推薦文檔排名。文檔播放對(duì)于多媒體文檔，系統(tǒng)不運(yùn)行下載（可以通過(guò)管理員獲得文件），只能進(jìn)行在線播放。系統(tǒng)內(nèi)嵌播放組件。文檔查找文檔查找可以通過(guò)文件名、日期、大小、類(lèi)別、發(fā)布者、發(fā)布部門(mén)、摘要模糊查找文件。查找到文件后，可以進(jìn)行以上文件操作。文檔