金蝶KIS行政事業(yè)版憑證錄入操作方法

金蝶KIS行政事業(yè)版憑證錄入操作方法憑證錄入功能為用戶提供了一個仿真的憑證錄入環(huán)境，系統(tǒng)為您提供許多功能操作以方便您高效快捷地輸入記賬憑證。在這里，可以將您制作的記賬憑證錄入電腦，也可以根據(jù)原始單據(jù)直接制作記賬憑證。一、案例說明首先我們通過下面這個案例來了解一下輸入一張憑證的過程：案例：2000年03月31日通過銀行美金賬戶收到“上海一百”應(yīng)收貨款1000美金(即8500人民幣)。圖4-21、在“會計(jì)之家”主界面“賬務(wù)處理”模塊中，單擊〈憑證錄入〉按鈕，系統(tǒng)進(jìn)入憑證錄入窗口。2、順序號：系統(tǒng)預(yù)設(shè)。3、日期：可通過上下箭頭進(jìn)行修改，也可手工直接錄入，或者雙擊鼠標(biāo)，彈出日歷進(jìn)行選擇。需要注意的是憑證日期一定大于等于系統(tǒng)當(dāng)前期間，如果小于當(dāng)前期間，系統(tǒng)不允許保存憑證。我們雙擊鼠標(biāo)選取日期為2000.03.314、憑證字：通過下拉菜單進(jìn)行選取。由于是通過銀行收到貨款，我們選取“銀”字。5、憑證號：系統(tǒng)自動彈出當(dāng)前憑證字最大憑證號+1。目前“銀”字憑證最大號為2，所以這張憑證的憑證號為3號。6、附單據(jù)張數(shù)：可手工錄入，也可通過上下箭頭進(jìn)行修改。我們手工輸入1。7、摘要：可手工輸入，也可通過F7從摘要庫中提取，在F7調(diào)出界面中中我們也可以對憑證庫進(jìn)行維護(hù)，增加相應(yīng)的摘要類別，輸入具體的摘要。我們手工輸入“收到貨款”。8、錄入借方會計(jì)科目：會計(jì)科目的錄入，有3種方式，第一，輸入科目代碼回車，系統(tǒng)自動彈出科目名稱;還可輸入科目的助記碼，如“應(yīng)收賬款”科目的助記碼設(shè)置為YSZK，回車，系統(tǒng)自動彈出科目代碼及科目名稱;另外還可通過F7或上方的獲取按鈕進(jìn)行獲取。我們手工錄入113回車，由于“應(yīng)收賬款”科目下掛了核算項(xiàng)目并進(jìn)行了往來核算所以還要輸入核算項(xiàng)目和業(yè)務(wù)編號。9、錄入核算項(xiàng)目：通過F7或菜單上的“獲取”按鈕進(jìn)行選取，我們選擇“上海一百”。10、輸入業(yè)務(wù)編號：直接手工錄入。我們手工輸入“11”。11、輸入借方金額：手工錄入人民幣8500。12、錄入貸方科目：與8中的操作方式相同，我們用F7選擇“銀行存款—中行高新辦美元戶1188”，由于該科目核算外幣，因此系統(tǒng)自動切換到外幣錄入界面。13、幣別：系統(tǒng)自動彈出該科目核算的幣別，這里該科目核算的是美金。14、匯率：當(dāng)期的期初匯率，此匯率在此可以修改。我們使用系統(tǒng)默認(rèn)的匯率8.5。15、輸入貸方金額：輸入相應(yīng)的金額，系統(tǒng)自動根據(jù)金額和匯率計(jì)算出本位幣的金額，此金額的借貸方向可通過空格鍵進(jìn)行相應(yīng)的切換。如果您想錄入一個負(fù)數(shù)的金額，那么在錄入完正數(shù)后按負(fù)號即可。我們輸入1000，系統(tǒng)自動計(jì)算得出8500。16、由于貸方科目屬于結(jié)算類科目，我們還可以輸入結(jié)算方式、結(jié)算號和結(jié)算時間。在結(jié)算方式中選擇“支票”，結(jié)算號輸入“111”，結(jié)算日期輸入“2000.03.31”17、保存：輸入完憑證點(diǎn)擊左上方的“保存”按鈕即保存了這張憑證。下面我們就憑證錄入中一些菜單和重要功能進(jìn)行詳細(xì)講述：在圖4-1所示的賬務(wù)處理模塊中，單擊〈憑證錄入〉按鈕，系統(tǒng)進(jìn)入如圖4-3所示的憑證錄入窗口。在這個窗口中，您就可以開始錄入記賬憑證了。圖4-3二、憑證錄入菜單描述為了在記賬憑證錄入窗口中快捷有效地錄入記賬憑證，系統(tǒng)在菜單和工具條中提供了許多功能操作。由于菜單與工具條中的按鈕功能一致，我們在這里就放在一起一并進(jìn)行說明。(一)文件菜單系統(tǒng)在文件菜單中提供了“保存憑證”、“復(fù)原”、“審核”、“關(guān)閉”、“打印”、“打印預(yù)覽”等項(xiàng)功能，如圖4-4所示：圖4-41、“保存憑證”用于將已錄制好的憑證存入磁盤，在保存之前，系統(tǒng)會首先對憑證的合法性進(jìn)行檢查，要檢查憑證借貸是否平衡，科目代碼是否存在，是否最明細(xì)科目，以及記賬日期是否符合要求等。2、“復(fù)原”用于恢復(fù)本張記賬憑證修改之前的狀態(tài)。執(zhí)行此功能后，本次修改的內(nèi)容無效。3、“審核”執(zhí)行憑證審核功能。要注意的是：審核人與制單人必須不能為同一人。而且該功能只有在“更換操作員”后，進(jìn)入“會計(jì)分錄序時簿”窗口，執(zhí)行“審核”功能方可。詳情請參見“賬務(wù)處理”模塊中的“憑證審核”一節(jié)。4、“使用套打”該選項(xiàng)是根據(jù)您的需要而設(shè)置，套打如何設(shè)計(jì)，參見《套打設(shè)計(jì)使用說明》。5、“打印”將本次錄入的記賬憑證按照設(shè)定的格式從打印機(jī)打印出來。6、“打印預(yù)覽”將記賬憑證錄入窗口按照打印出來的樣式在屏幕上顯示出來，以便調(diào)整打印輸出的憑證樣式。7、“打印設(shè)置”圖4-5設(shè)置記賬憑證的打印格式，在文件菜單中選擇“打印設(shè)置”后，系統(tǒng)彈出圖4-5所示窗口。在打印設(shè)置窗口中，您可以設(shè)置記賬憑證的打印輸出格式、大小、字體及憑證欄寬度等參數(shù)。如果使用套打，當(dāng)選擇打印設(shè)置時，系統(tǒng)將彈出套打設(shè)置窗口，其具體設(shè)置參見《套打設(shè)計(jì)使用說明》。8、“關(guān)閉”關(guān)閉正在輸入的記賬憑證窗口，結(jié)束憑證輸入，返回會計(jì)之家。(二)編輯菜單在編輯菜單中可以執(zhí)行“插入分錄”、“刪除分錄”、“拷貝分錄”、“粘貼分錄”、“啟用科目預(yù)警”、“保持模式憑證”、“調(diào)入模式憑證”和“保存為模式憑證”等操作。圖4-61、插入分錄在當(dāng)前行的前面插入一條空白的記錄，此時可以錄入一條新的科目及金額等項(xiàng)數(shù)據(jù)。2、刪除分錄刪除當(dāng)前光標(biāo)所在的一條記錄。3、拷貝分錄、粘貼分錄在錄入記賬憑證分錄時，如果有一條或多條分錄摘要及會計(jì)科目相同，就可以使用拷貝分錄和粘貼分錄的功能。將光標(biāo)分別移至要拷貝的分錄和要粘貼的地方，再先后點(diǎn)擊編輯菜單中“拷貝分錄”和“粘貼分錄”即可，這樣就改善了只有金額和結(jié)算日期不同的分錄輸入。您只需修改金額和結(jié)算日期，方便操作，提高效率。4、啟用科目預(yù)警當(dāng)事先在工具菜單“科目預(yù)警設(shè)置”功能中進(jìn)行了預(yù)警條件的設(shè)置。則在憑證輸入或憑證修改窗口錄入或修改時，如果錄入或修改的分錄與憑證相關(guān)控制有沖突時，系統(tǒng)即時報(bào)警提示。關(guān)于科目預(yù)警的用法請參見本章第六節(jié)。5、保持模式憑證對當(dāng)前憑證所啟用的模式保持不變，不作修改。6、調(diào)入模式憑證當(dāng)調(diào)入模式憑證時，您可對圖4-7窗體中選取某模式憑證，在這個窗體中您可做增加、修改、刪除模式憑證。圖4-77、保存為模式憑證可以通過將當(dāng)前憑證的格式保存為模式憑證，并將第一條分錄的摘要作為模式憑證的名稱，此時您可對圖4-8所示的選項(xiàng)取舍，最后“確定”即可。圖4-8(三)查看菜單查看菜單中您可以執(zhí)行“第一張憑證”、“上一張憑證”、“下一張憑證”、“最后一張憑證”、“格式變換”、“獲取”、“科目余額”功能。圖4-91、記錄移動利用菜單中的“第一張憑證”、“上一張憑證”、“下一張憑證”、“最后一張憑證”功能選項(xiàng)來移動當(dāng)前所處理的會計(jì)記賬憑證。2、格式變換用于轉(zhuǎn)換記賬憑證的輸入格式。系統(tǒng)提供了兩種記賬憑證輸入查看格式：一種是一般格式，一種是外幣格式，系統(tǒng)一般默認(rèn)一般輸入格式，在一般格式中不顯示錄入憑證的外幣原幣及匯率數(shù)據(jù)，如果要查看全部憑證中的外幣匯率及原幣數(shù)據(jù)，可用此功能轉(zhuǎn)換成外幣格式查看。3、獲取獲取是憑證錄入中十分有用的一項(xiàng)功能，它是一種具有智能化的功能，它能根據(jù)光標(biāo)所在位置自動選擇您需要獲取的代碼內(nèi)容。獲取摘要從摘要庫中獲取摘要。選擇此項(xiàng)后，系統(tǒng)彈出憑證常用摘要庫，您可以在常用摘要庫中選取常用摘要。獲取科目從科目庫中獲取科目。選擇此項(xiàng)后，系統(tǒng)彈出會計(jì)科目表，您可以在會計(jì)科目表中選取要查找的會計(jì)科目。獲取核算項(xiàng)目從核算項(xiàng)目中獲取項(xiàng)目代碼。選擇此項(xiàng)后，系統(tǒng)彈出核算項(xiàng)目代碼表，您可以在核算項(xiàng)目代碼表中選取要查找的核算項(xiàng)目。獲取貨幣代碼從貨幣庫中獲取貨幣代碼。選擇此項(xiàng)后，系統(tǒng)彈出貨幣代碼表，您可以在貨幣代碼表中選取要查找的貨幣代碼。4、科目余額當(dāng)輸入科目名稱后，直接使用快捷鍵Ctrl+B或點(diǎn)擊此菜單，可查詢該科目的即時科目余額。例圖4-10所示：圖4-10(四)工具菜單工具菜單中只有“計(jì)算器”，其具體操作請參見第二章—第四節(jié)—第二點(diǎn)—(三)工具菜單—第4點(diǎn)的相關(guān)內(nèi)容。三、記賬憑證錄入(一)制單日期系統(tǒng)會自動給出上一次錄入的最后一張憑證的日期，可以修改。憑證錄入的日期若在當(dāng)前的會計(jì)期間之前，則系統(tǒng)不允許輸入;但允許輸入本期以后的任意期間的記賬憑證，在過賬時系統(tǒng)只處理本期的記賬憑證，以后期間的憑證不作處理。(二)憑證字是指實(shí)際工作中憑證的類別，如“收”、“付”、“轉(zhuǎn)”、“記”等。在憑證字輸入窗口中用下拉按鈕可調(diào)出在賬套選項(xiàng)中已經(jīng)設(shè)定的憑證字，從中選擇一個憑證字;如果賬套選項(xiàng)的‘憑證’選定為時，則此處‘憑證字’被隱藏。(三)憑證號憑證號系統(tǒng)會自動給出，按照當(dāng)前期間同類憑證的最大號加1給出。您可以修改此憑證號，但修改的憑證號不能與當(dāng)前已有的憑證號重復(fù);如果重號，系統(tǒng)會發(fā)出警告，重號憑證不能夠存盤。(四)摘要欄在摘要欄中輸入憑證摘要，在輸入憑證摘要時，如果每一行都輸入了摘要，在記賬時按科目前的摘要內(nèi)容記錄,如果科目前未輸入摘要，則在記賬時，系統(tǒng)會自動按第一條記錄中的摘要記賬。為了提高憑證錄入的速度，系統(tǒng)還設(shè)計(jì)了摘要庫，在錄入憑證過程中，當(dāng)光標(biāo)定位于摘要欄時，按F7或單擊〈獲取〉按鈕，即可調(diào)出憑證摘要庫，如圖4-11所示：圖4-11選擇所需的摘要即可，在這個窗口中，您還可以新增摘要或刪除已有的摘要。摘要處理窗口分為兩部分：1、摘要類別您可以將所需的憑證摘要按性質(zhì)內(nèi)容進(jìn)行分類，在這里可以增加、修改和刪除憑證摘要的類別。2、摘要內(nèi)容常用摘要的內(nèi)容，選擇不同的摘要類別會對應(yīng)顯示該類別中的常用摘要內(nèi)容。選定了要錄入的摘要，單擊〈確定〉按鈕即可將該項(xiàng)摘要復(fù)制到記賬憑證中去。您可以利用引入功能從其他賬套中引入常用摘要庫。進(jìn)入選擇“引入摘要的源賬套”窗口，如圖4-12：圖4-12源賬套必須是金蝶KIS行政事業(yè)版建立的賬套，且源賬套必須已關(guān)閉初始化。選擇完源賬套后，單擊“確定”按鈕開始從源賬套引入摘要。若源賬套無摘要，系統(tǒng)提示摘要庫為空。引入完畢后，系統(tǒng)提示引入摘要成功。單擊〈確定〉按鈕，即可在當(dāng)前賬套中使用引入的摘要。(五)會計(jì)科目欄錄入會計(jì)科目代碼，在科目欄中錄入會計(jì)科目的方法有多種。如果記得會計(jì)科目代碼，則可以直接錄入，在錄入過程中底部狀態(tài)欄會隨時動態(tài)提示代碼所對應(yīng)的科目名稱，供你錄入時檢查。如果輸入完代碼后，狀態(tài)欄中沒有科目名稱顯示，則說明輸入的代碼不全或有錯誤。在錄入會計(jì)科目及后面的核算項(xiàng)目過程中，需要看到底部狀態(tài)欄動態(tài)提示的當(dāng)前科目全名，則應(yīng)該將操作系統(tǒng)的顯示器分辨率設(shè)置為800×600。如果在科目設(shè)置中定義了助記碼，則可以在此處直接輸入助記碼，系統(tǒng)會根據(jù)助記碼查到您需要的科目，最簡便的方法是用系統(tǒng)提供的查看代碼功能，當(dāng)光標(biāo)定位于會計(jì)科目欄時，按F7鍵或用鼠標(biāo)單擊窗口中的〈獲取〉按鈕，即可調(diào)出會計(jì)科目代碼表，在科目代碼表用鼠標(biāo)或箭頭鍵選擇所要錄入的科目，雙擊鼠標(biāo)左鍵或回車鍵，或選定后單擊〈確定〉按鈕，即可獲取科目代碼。如果所選的科目下設(shè)核算項(xiàng)目，則在選定了該科目后，科目代碼欄中就會出現(xiàn)兩欄。前面的一欄中您可以輸入核算項(xiàng)目代碼。如果該科目選定了下設(shè)往來核算，則后面的一欄要求輸入業(yè)務(wù)編號，在這兩項(xiàng)中都能夠使用‘F7’功能鍵或‘查看代碼’功能查看并輸入相應(yīng)的代碼。當(dāng)用戶不用F7功能鍵，而是手工輸入核算項(xiàng)目代碼時，如果輸入了一個當(dāng)前系統(tǒng)不存在的代碼，系統(tǒng)會自動提示是否立即增加該核算項(xiàng)目。如果用戶手工輸入會計(jì)科目或核算項(xiàng)目的前面部分再按F7鍵，則系統(tǒng)會在選擇界面中依據(jù)部分輸入自動定位好相關(guān)的項(xiàng)目記錄，從而加速選擇輸入操作。如果會計(jì)科目中設(shè)定了“核算單一外幣”選項(xiàng)，則在輸入科目代碼之后，系統(tǒng)會顯示出外幣輸入格式，顯示出幣別代碼，匯率數(shù)據(jù)，要求您輸入原幣金額。如果選擇了“核算所有外幣”，在輸入外幣時還必須進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換。輸入原幣金額后，系統(tǒng)會自動根據(jù)匯率折算為折合本位幣金額并顯示在金額欄中，折合本位幣金額可以修改，若原幣乘以匯率不等于金額，系統(tǒng)會提示是否繼續(xù)。(六)金額欄在輸入完前面的項(xiàng)目以后，就可以輸入金額了，金額分為借方金額和貸方金額兩欄，每條分錄的金額只能在借方或貸方，不能在借貸雙方同時存在。如果要將已錄入的金額轉(zhuǎn)換到另一方，只需將光標(biāo)定位于要轉(zhuǎn)換的金額欄上，然后按“空格”鍵進(jìn)行切換。若要輸入負(fù)金額，在錄入數(shù)字后再輸入“-”號，系統(tǒng)即會以紅字顯示。如果在憑證錄入時需要對當(dāng)前分錄作自動借貸平衡可使用快捷鍵Ctrl+F7完成。(七)結(jié)算方式，結(jié)算號，結(jié)算日期如果所錄入的科目是銀行存款，并且在賬套選項(xiàng)中將銀行對賬選為“是”，您就可以在這里選擇結(jié)算方式，錄入結(jié)算號和結(jié)算日期。(八)數(shù)量，金額如果會計(jì)科目中選擇了下設(shè)數(shù)量金額核算，系統(tǒng)會要求您輸入數(shù)量和單價，系統(tǒng)會檢驗(yàn)數(shù)量單價的乘積是否與原幣金額相等，如不相等，系統(tǒng)會提示是否繼續(xù)。如果選擇“是”則按輸入的金額保存，若選擇“否”則系統(tǒng)要求修改相應(yīng)項(xiàng)目，以使金額=數(shù)量X單價。此外，系統(tǒng)還可以由數(shù)量、金額自動計(jì)算出單價。在憑證錄入、修改窗口中，如果憑證分錄中的會計(jì)科目為核算所有幣別或單一外幣屬性，則系統(tǒng)除了保持原來的由匯率、原幣算出金額外，還可以由匯率、金額自動算出原幣金額。在輸入了借方及貸方金額后，系統(tǒng)會自動將借方金額和貸方金額合計(jì)數(shù)分別顯示在合計(jì)欄中，只有借貸方合計(jì)欄數(shù)值相等，記賬憑證才能存盤。憑證錄入完畢后，單擊“存盤”按鈕系統(tǒng)即