航運代理企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型面臨的挑戰(zhàn)與解決措施

引言從航運代理業(yè)發(fā)展的形勢來看，在經(jīng)歷了2021年的運營高峰后，客戶貨物積壓出運需求持續(xù)降低，運價正在逐漸恢復(fù)正常，而行業(yè)競爭壓力卻在不斷加劇。財務(wù)管理水平關(guān)乎企業(yè)的運營狀態(tài)，在目前市場疲軟的情況下，航運代理企業(yè)有必要采取財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型措施，利用數(shù)字化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)進行財務(wù)管理模式的創(chuàng)新，助力業(yè)務(wù)與財務(wù)的深度融合，構(gòu)建線上辦公、結(jié)算的新型服務(wù)模式，從而提升客戶服務(wù)體驗，塑造市場競爭優(yōu)勢，促進戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。一、航運代理企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的內(nèi)外動因(一)外部動因1.與數(shù)字經(jīng)濟時代接軌的需要數(shù)字經(jīng)濟時代是繼農(nóng)業(yè)經(jīng)濟、工業(yè)經(jīng)濟之后的第三個大時代，根據(jù)工信部發(fā)布的統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，2012年至2021年期間，我國數(shù)字經(jīng)濟規(guī)模已從11萬億元增長到了45萬億元，全面覆蓋45個國民經(jīng)濟大類，數(shù)字經(jīng)濟已對各行各業(yè)的業(yè)態(tài)產(chǎn)生實質(zhì)影響。航運代理企業(yè)要想“求生存，謀發(fā)展”，就要主動與數(shù)字經(jīng)濟時代接軌，借助數(shù)字經(jīng)濟時代的“東風(fēng)”，實現(xiàn)跨越式發(fā)展。2.滿足監(jiān)管發(fā)展的需要在國家現(xiàn)代化建設(shè)的大背景下，治理思維、治理模式正在發(fā)生轉(zhuǎn)變，已經(jīng)開始拓展數(shù)字化治理領(lǐng)域，電子文件正在逐漸代替紙質(zhì)文件。例如：稅務(wù)部門推出電子發(fā)票、電子稅票；人民銀行試點數(shù)字貨幣；居民個人信息管理數(shù)字化[1]。數(shù)字化治理不僅會影響社會生活模式，還會影響市場經(jīng)濟的監(jiān)管模式，這勢必會進一步推動企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。(二)內(nèi)部動因1.提升企業(yè)運營效率經(jīng)濟全球化的大背景下，國際貿(mào)易市場規(guī)模持續(xù)擴大，航運代理業(yè)務(wù)需求激增，航運代理業(yè)取得了空前發(fā)展，根據(jù)《2020全球海運發(fā)展評述報告》的數(shù)據(jù)顯示，2020年全球船隊總運力為20.6億載重噸。隨著航運代理市場的日趨成熟，行業(yè)競爭進一步加劇，市場變化節(jié)奏越來越快，快節(jié)奏的市場環(huán)境要求航運代理企業(yè)必須要盡快提升自身的運營效率。而進行財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，可減少財務(wù)管理中多節(jié)點切換帶來的時間消耗，能有效提升航運代理企業(yè)運營的整體效率。2.為企業(yè)決策提供信息支持正確的決策需要有實時、準確的數(shù)據(jù)作為依據(jù)，企業(yè)要想根據(jù)市場環(huán)境的變化，作出正確的財務(wù)決策和運營決策，就要及時掌握相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)和信息[2]。實際上，新時代的商戰(zhàn)就是信息戰(zhàn)，誰能掌握更多信息資源，誰就能抓住商機、準確規(guī)避風(fēng)險，一條關(guān)鍵信息甚至可以改變企業(yè)命運。面對新經(jīng)濟環(huán)境，航運代理企業(yè)采取財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型措施，應(yīng)用全新數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)治理技術(shù)，提高自身信息管理、數(shù)據(jù)分析的能力，便可為決策提供更多依據(jù)，降低決策錯誤的可能性。3.降低企業(yè)整體成本傳統(tǒng)財務(wù)管理模式下，航運代理企業(yè)的分支機構(gòu)通常也需要設(shè)置財務(wù)部門，配備多名財務(wù)人員，這會造成企業(yè)機構(gòu)臃腫問題，導(dǎo)致人力成本、管理成本的增加[3]。而數(shù)字化的財務(wù)管理方式，構(gòu)建了一種自動化、智能化的業(yè)務(wù)數(shù)字化處理模式，利用財務(wù)共享中心集中管控收支，低價值、重復(fù)性工作由管理系統(tǒng)完成，分支機構(gòu)無需設(shè)置財務(wù)部門，可去掉部分傳統(tǒng)財務(wù)崗位，能直接降低航運代理企業(yè)的整體運營成本。顯然，數(shù)字化轉(zhuǎn)型是降低成本的有效措施，有利于航運代理企業(yè)成本優(yōu)勢的塑造，值得在航運代理業(yè)行業(yè)中推廣和應(yīng)用。二、航運代理企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型面對的常見問題(一)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型動力不足目前仍有很多航運代理企業(yè)沒有突破原有的財務(wù)理念框架，對財務(wù)信息化、數(shù)字化重視度不高，未正確理解為什么要進行財務(wù)轉(zhuǎn)型，管理重心主要集中在“如何在短期內(nèi)使企業(yè)獲得最大利益”。據(jù)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一項長期工程，投資大見效慢，需要長期推進，而大部分航運代理企業(yè)一味強調(diào)效益和成本，不想花精力研究財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型模式，不愿意投入過多的財力、物力、人力到數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，航運代理企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型基本停留在喊口號階段，難以真正建設(shè)起完善的財務(wù)數(shù)字化管理系統(tǒng)。(二)缺乏完善的財務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)字化的財務(wù)管理，需要業(yè)財深度融合，要構(gòu)建跨部門聯(lián)動的生態(tài)圈，對各子系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行整合。但部分航運代理企業(yè)信息意識淡薄，缺乏完善、健全的財務(wù)管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，現(xiàn)有的系統(tǒng)功能單一、落后，存在數(shù)據(jù)重復(fù)冗余、碎片化的情況，數(shù)據(jù)整合難度大，無法滿足企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的需求。而且由于系統(tǒng)不完善，數(shù)據(jù)鏈路未打通，給數(shù)據(jù)信息交互也造成了障礙，客戶在辦理業(yè)務(wù)時，通常需要長時間等待確認，造成部分業(yè)務(wù)難以順利納入數(shù)字化建設(shè)的范圍。(三)缺少相關(guān)專業(yè)財會人才財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，將應(yīng)用RPA、OCR、NLP、ML等數(shù)字化核算技術(shù)，財務(wù)工作模式、工作手段、工作內(nèi)容發(fā)生了根本性變化，對財務(wù)人員提出了新要求[4]。但航運代理企業(yè)的基層財務(wù)人員普遍缺乏數(shù)字化轉(zhuǎn)型思維，知識結(jié)構(gòu)單一，不了解數(shù)據(jù)分析技術(shù)，無法按要求進行數(shù)據(jù)“提純”，能力和素質(zhì)與轉(zhuǎn)型需求不匹配，無法為財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供支持。而且一些中層管理人員也對財務(wù)數(shù)字化一知半解，不了解數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用場景，往往是“趕鴨子上架”，為應(yīng)付上級領(lǐng)導(dǎo)的轉(zhuǎn)型要求，盲目推進轉(zhuǎn)型計劃，不僅難以實現(xiàn)預(yù)期目標，反而誘發(fā)了財務(wù)風(fēng)險問題。(四)數(shù)據(jù)治理與信息安全管理不到位財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型后，財務(wù)數(shù)據(jù)信息存儲會采用大量虛擬技術(shù)及分布式存儲技術(shù)，數(shù)據(jù)信息傳遞渠道以網(wǎng)絡(luò)和磁盤為主，易被競爭對手截取、修改。顯然，財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型必須面對信息安全問題。但目前航運代理企業(yè)的數(shù)據(jù)治理與信息安全管理普遍不到位，一些關(guān)鍵財務(wù)數(shù)據(jù)未進行加密處理，財務(wù)管理系統(tǒng)未設(shè)置操作權(quán)限限制，競爭對手、黑客隨時可利用計算機病毒，惡意竊取、修改會計信息，一旦關(guān)鍵財務(wù)數(shù)據(jù)丟失、外泄，會給航運代理企業(yè)造成巨大的經(jīng)濟損失[5]。(五)數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程脫離企業(yè)實際要想降低財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型所帶來的負面影響，正確規(guī)避財務(wù)轉(zhuǎn)型風(fēng)險，在財務(wù)轉(zhuǎn)型前就要做好頂層設(shè)計，制定配套轉(zhuǎn)型方案和管理制度，有序推進財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作。然而，部分航運代理企業(yè)財務(wù)數(shù)字化沒有制定科學(xué)、嚴謹?shù)霓D(zhuǎn)型計劃，要么“走一步看一步”，要么采取“一刀切”的轉(zhuǎn)型方式，財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程嚴重脫離實際情況，新舊制度過渡不暢，導(dǎo)致企業(yè)財務(wù)管理出現(xiàn)了諸多紕漏。另外，還有一些航運代理企業(yè)沒有根據(jù)財務(wù)轉(zhuǎn)型的需要，制定相關(guān)管理制度，會計體系建設(shè)更新不徹底，經(jīng)常出現(xiàn)管理制度與管理模式不匹配的情況。三、航運代理企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的具體措施(一)有序推動財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型數(shù)字經(jīng)濟時代，未來航運代理企業(yè)虛擬經(jīng)濟業(yè)務(wù)、在線業(yè)務(wù)會越來越多，財務(wù)信息將以數(shù)字的形式存儲在網(wǎng)絡(luò)和計算機中，企業(yè)財務(wù)管理走向數(shù)字化已經(jīng)成為必然趨勢。因此，航運代理企業(yè)要正確理解財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必要性，解決好為什么要轉(zhuǎn)型、如何進行轉(zhuǎn)型的問題，有序推動財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，科學(xué)建立數(shù)據(jù)驅(qū)動的財務(wù)管理體系。首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念，領(lǐng)導(dǎo)者是企業(yè)發(fā)展的舵手，其思想觀念決定著企業(yè)的發(fā)展方向，領(lǐng)導(dǎo)者自身要重視財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型給企業(yè)來的益處，站在戰(zhàn)略、全局、系統(tǒng)的角度思考財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的意義，在心理上、行動上給予足夠支持，積極主導(dǎo)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作。其次，設(shè)置財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型專項資金。財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要有配套的軟硬件設(shè)施，需要投入一定的建設(shè)資金，航運代理企業(yè)可結(jié)合本行業(yè)的特點、轉(zhuǎn)型的目標、轉(zhuǎn)型的計劃，設(shè)置財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型專項預(yù)算，投入足夠資金打造智慧財務(wù)整體框架。最后，要將財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型理念融入到企業(yè)文化中，利用企業(yè)文化向全體員工傳達財務(wù)管理的新理念、新要求，使員工可以逐步接受數(shù)字化的管理模式。(二)建設(shè)完善數(shù)字化管理平臺由于國際貿(mào)易規(guī)模持續(xù)擴大，海運物流需求不斷增長，航運代理企業(yè)財務(wù)管理工作量與日俱增，每年、每季度、每月、每周、每天都有大量重復(fù)性的流程工作要進行，傳統(tǒng)財務(wù)管理模式已無法滿足航運代理企業(yè)的發(fā)展需求。因此，航運代理企業(yè)應(yīng)構(gòu)建完善的數(shù)字化管理平臺，全面提升企業(yè)財務(wù)管理的信息化、數(shù)字化程度，讓各項工作脫離以往的紙面、手工的形式，利用管理系統(tǒng)智能統(tǒng)計數(shù)據(jù)、自動生產(chǎn)報表。航運代理企業(yè)可根據(jù)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的需要，完善在線商務(wù)結(jié)算系統(tǒng)、進口在線服務(wù)平臺，逐步推動業(yè)務(wù)的在線運營。通過在線商務(wù)結(jié)算系統(tǒng)、進口在線服務(wù)平臺，客戶可實時查看運費賬單，無需業(yè)務(wù)員發(fā)送賬單，提高了費用透明度，客戶通過在線服務(wù)渠道確認無誤后即可提交發(fā)票。再配合在線支付產(chǎn)品，客戶在拿到提貨單據(jù)后，便可進行在線支付、結(jié)算、提貨，無需長時間等待資金到賬認領(lǐng)，大幅度提升了航運代理企業(yè)的財務(wù)管理效率。顯然，這種數(shù)字化的財務(wù)管理模式，既提高了運營效率，又提升了客戶服務(wù)體驗，其優(yōu)勢是傳統(tǒng)財務(wù)管理模式所無法比擬的。(三)積極優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型離不開財務(wù)人員的參與，財務(wù)人員能力與素質(zhì)直接影響轉(zhuǎn)型效果，如果財務(wù)人員自身的知識、技能、工作能力不符合崗位要求，數(shù)字化轉(zhuǎn)型計劃就難以推進。航運代理企業(yè)應(yīng)正視財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型對人才的要求，基于崗位任職條件，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，解決好人才匱乏的問題。財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要的是具備大數(shù)據(jù)處理、電子商務(wù)管理、財務(wù)數(shù)據(jù)分析能力，懂?dāng)?shù)字化系統(tǒng)應(yīng)用的復(fù)合型人才。航運代理企業(yè)要根據(jù)人才實際需求情況，制定人才引進計劃，引進對財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型有一定了解，具備相關(guān)項目實踐經(jīng)驗的專業(yè)人才，為企業(yè)注入新鮮血液。另外，航運代理企業(yè)要根據(jù)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的不同階段，制定人才培養(yǎng)方案，建立財務(wù)人員能力模型，根據(jù)模型的要求對財務(wù)人員進行持續(xù)培訓(xùn)，利用培訓(xùn)幫助財務(wù)人員不斷完善知識體系，使其滿足財務(wù)數(shù)字化對財務(wù)人員的新要求。(四)做好數(shù)據(jù)安全治理工作數(shù)字經(jīng)濟時代，信息數(shù)據(jù)屬于新型生產(chǎn)要素，關(guān)鍵財務(wù)數(shù)據(jù)信息外泄，會給企業(yè)造成巨大威脅。因此，航運代理企業(yè)必須重視信息安全問題，做好數(shù)據(jù)安全治理工作，主動防范數(shù)據(jù)信息安全風(fēng)險。一方面，航運代理企業(yè)要采取內(nèi)控措施，制定保密條例，對財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型流程進行嚴格控制，限制信息共享范圍，避免財務(wù)信息外泄。例如：對價格信息、生產(chǎn)清單、項目信息等關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息進行分級、分離管理，對信息調(diào)取權(quán)限做出明確的規(guī)定，避免非授權(quán)人員直接接觸核心財務(wù)數(shù)據(jù)。另一方面，航運代理企業(yè)要從財務(wù)業(yè)務(wù)視角出發(fā)，對數(shù)字化業(yè)務(wù)的處理流程進行調(diào)研、分析，確定業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)關(guān)系、訪問的關(guān)鍵路徑、數(shù)據(jù)的流向及演變過程，明確管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的輸入與輸出節(jié)點，根據(jù)數(shù)據(jù)信息安全風(fēng)險防范的需要，建立數(shù)據(jù)安全監(jiān)測預(yù)警和安全事件通報制度，以便于及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險。(五)制定科學(xué)可行的轉(zhuǎn)型方案轉(zhuǎn)型方案脫離實際，會增加財務(wù)管理成本，影響財務(wù)管理機制的穩(wěn)定運行。因此，航運代理企業(yè)要根據(jù)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的實際需要，結(jié)合數(shù)字化平臺應(yīng)用的場景，選擇適合的轉(zhuǎn)型方案，分階段、分目標地有序推進財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的進程。具體來講，轉(zhuǎn)型前要咨詢優(yōu)質(zhì)公司，向強者“求援”，多學(xué)習(xí)其他企業(yè)的成功案例，充分了解財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，從而準確把握財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的價值創(chuàng)造模式，制定適合自身的轉(zhuǎn)型方案；轉(zhuǎn)型中航運代理企業(yè)要關(guān)注財務(wù)轉(zhuǎn)型過程的每一項細節(jié)，積極進行自我診斷，制定配套的管理制度，利用制度的約束力推動財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，構(gòu)建一種“財務(wù)會計+管理會計+數(shù)字技術(shù)”的財務(wù)新生態(tài)；而完成財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型后，要對轉(zhuǎn)型效果做出綜合評估，確認財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)